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INFORME DE GESTIÓN
2010
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EJES ESTRATÉGICOS
• RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL.
• MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS.
• FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (SNA).
• FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
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EJES ESTRATÉGICOS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN
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TEMA DE INVESTIGACIÓN % DE AVANCE A DICIEMBRE/10
1.Implementación de metodologías analíticas para caracterización de muestras de papel. Fase II
100%
2.Efecto de la inclusión de agentes antioxidantes en la estabilización de tintas ferrogálicas.
100%
3.Evaluación de la actividad microbiana del extracto de Allium Sativum y su efecto sobre algunas propiedades de fotografías en blanco y negro.
100%
CUMPLIMINETO DE MESTAS SIGOB 2010
Programa: INVESTIGACIONES EN ANTROPOLOGÍA, LINGÜÍSTICA Y ARCHIVÍSTICA
Indicador: Investigaciones en antropología, lingüística y archivística realizadas
Meta 2008: Sector 17, AGN 3
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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Restauración de15.929 unidades deconservación, entrefolios, bulas y tomosde Fondosrelacionados con elBICENTENARIO.
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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Descripción de 60.857 folios del AGN , delFondo Ministerio de Gobierno -AsuntosIndígenas.
Atención de 32.073 consultas, en los fondosdocumentales, protocolos notariales ybiblioteca especializada, con un total de 5.660usuarios.
Atención de 109 visitas guidas con 2.889visitantes.
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RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Digitalización de1.273.733imágenesrelativas a losFondos delBicentenario.
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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
CAPACITACIONES CANTIDAD
CURSOS BASICOS NIVELES I, II, III 9
TALLERES: Microfilmación y Digitalización, Elaboración y Aplicación de TRD,Conservación Documental, Descripción Documental y Organización deFondos Acumulados.
6
VIDEOCONFERENCIAS: Evaluación de Tablas de Retención Documental(TRD), Socialización de la Cartilla apuntes para la organización de historiasclínicas, socialización de la cartilla series documentales para laadministración municipal, norma NTC 15489, digitalización en archivos,pautas para la utilización, seguridad industrial y ocupacional en el manejode archivos, inspección, control y vigilancia.
6
CAPACITACIÓN POR DEMANDA: La comisión de Regulación de AguaPotable CRA, Fonproculdes, Organización Internacional para lasMigraciones, Universidad Surcolombiana, Corporación Desarrollo para laPaz del Pie de monte Oriental-Cordepaz, Departamento del Valle delCauca, Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses,Proactiva(ONG), Instituto de Medicina Legal, Cámara de Comercio dePasto, Alcaldía de Cali, Policía Nacional, SENA-Cúcuta, Departamento deAmazonas.
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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
SNA EN LA REGIÓN:CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVO
-Visitas de Acompañamiento a Gobernaciones.-Visitas de Acompañamiento a Alcaldías
COMITÉS TÉCNICOS DE ARCHIVO
Reuniones de Comités Técnicos
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FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
INSPECCIÓN Y VIGILANCIA ENTIDADES VISITADAS
Inspección a Entidades reportadas por la ContraloríaGeneral de la República por no fenecimiento de lacuenta. 90
Seguimiento y Control de Ejecución de planes demejoramiento archivístico a entidadesinspeccionadas en las vigencias 2005, 2006,2007,2008 y 2009.
100
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MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
APROBACIONDE TRD RESOLUCION
Empresa Pública de Alcantarillado de Santander S.A
No. 129 y 130,del28/05/2010
Servicios Postales Nacionales 472 No. 129 y 130, del 29/05/2010
Gobernación de Antioquia No. 227, del 22/07/2010
Instituto Colombiano de Antropología e Historia
No. 301, del 22/09/2010
Almagrario S.A No. 333, del 4/10/2010
Gobernación de Risaralda No. 420, del 18/11/2010
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MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
APROBACIONDE TVD RESOLUCION
Fondo Ganadero del Caquetá No. 045,del 02/03/2010
Leasing Bancoldex No. 045,del 02/03/2010
Icetex No. 045,del 02/03/2010
Telecom No. 045,del 02/03/2010
Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía
No. 334,del 04/10/2010
Procuraduría General de la Nación No. 647 del 15/12/2010
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DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACION
DIVISIÓN DE PROGRAMASESPECIALES
DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN
DIVISIÓN DE SERVICIOSAL PÚBLICO
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECCIÓN GENERAL
SECRETARÍA GENERAL Y DE ASUNTOS JURÍDICOS
COMITÉ DEARCHIVOS
OFICINA DE PLANEAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO
DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
GRUPO DE TALENTO HUMANO
GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA
GRUPO DE CONTABILIDAD
GRUPO DE MICROFILMACIÓNY DIGITALIZACIÓN
GRUPO DE CAPACITACIÓNY ASESORÍA DEL SNA
GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS
DEL SECTOR PÚBLICO
GRUPO DE SERVICIOS GENERALES
UNIDAD DECONTROL INTERNO
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
COMITÉEVALUADOR
DE DOCUMENTOS
NIVEL No. CARGOS
DIRECTIVO 2
ASESOR 1
EJECUTIVO 6
PROFESIONAL 32
TÉCNICO 27
ASISTENCIAL 29
TOTAL CARGOS 97
FUENTE:
DECRETO 163 DE 1992
REORGANIZACIÓN DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO EN EL AGN
RESOLUCIÓN No. 297 DE NOVIEMBRE 19 DE 2009.
RESOLUCIÓN No. 021 DE ENERO 27 DE 2010.
RESOLUCIÓN No. 121 DE MAYO 26 DE 2010
RESOLUCIÓN No. 213 DE JULIO 13 DE 2010
ELABORADO POR: OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO
Fecha: 2010-07-27 Organigrama : V8
COMITÉDE DIRECCIÓN
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN
GRUPO DE SISTEMAS
GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS
COMITÉ DE CONTROL INTERNO
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL AGN
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FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
PLAN DE RENOVACIÓN ORGANIZACIONAL
No. RESOLUCIÓN
FECHA OBJETIVO
0046 Marzo 2 de 2010 Por la cual se conforma un grupo de trabajo para elaborar el estudio técnico y apoyo jurídico para la modificación de estructura , planta de personal y Manual de Funciones y de Requisitos del AGN
•1ª vez en 6 años que se llega a la instancia del PRAP.
•Estudio a “cero” costo.
•30% personal administrativo y 70% misional.
•En noviembre 18 se radicó versión final del estudio para su
aprobación.
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INFORME DE GESTIÓN JURÍDICO -ADMINISTRATIVO
2009 -2010
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CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS EN EJECUCIÓN
CONVENIOS VALOR CONVENIOS
CajaAgraria02–AdministraciónIntegral. 9.553.941.828
Banco Central Hipotecario –BCH en Liquidación. 1.419.012.674
Compañía de Financiamiento Comercial –COFINPRO Liquidado.
181.413.117
Instituto de Fomento Industrial –IFI en Liquidación. 878.776.070
Fiduciaria del Estado –FIDUESTADO en Liquidación 409.449.793
Banco Cafetero –BANCAFE en Liquidación. 207.917.473
Banco del Estado –BANESTADO en Liquidación. 66.907.037
Ministerio de Agricultura 1.542.800.000
Superintendencia de Puertos y Transportes 831.858.779
FES (Fundación para la educación y el desarrollo social)
1.134.424.429
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CONVENIOS VALOR CONVENIO
Ministerio de la Protección Social (No. 478/2010) 31.800.000
Fondo Ganadero del Caquetá 464.623.739
Dirección de Justicia Penal Militar 516.999.081
Ministerio del Interior y de Justicia 236.204.000
DANSOCIAL (Departamento Administrativo de Economía Solidaria)
300.000.000
Ministerio de Defensa Nacional (No. 340/2010) 1.730.000.000
Ministerio de Protección Social (No. 438/2010) 300.000.000
Ministerio de Defensa Nacional (No. 358/2010) 2.492.771.928
Fondo Rotatorio del DAS 1.792.800.000
Superintendencia de Notariado y Registro 499.999.869
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS EN EJECUCIÓN
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CONTRATACIÓN
CLASESDE CONTRATOS CANTIDAD
Consultoría 4
Suministros 3
Servicios de Mantenimiento 17
Compraventa 10
Arriendo 1
Seguros 1
Prestación de Servicios y de Apoyo a la Gestión de la Entidad
460
Contrato de Obra 1
Convenios Interadministrativos 8
Comodatos 7
Total 512
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MODALIDADES DE SELECCIÓN
MODALIDADES DE SELECCIÓN CANTIDAD
Licitación Pública 4
Selección Abreviada 29
Concurso de Meritos 4
Contratación Directa 460
Convenios Interadministrativos 8
Comodatos 7
Total 512
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AVANCE MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)
ETAPA AVANCE %
Planeación, diseño e implementación 92 %
Diseño e implementación del Modelo 90%
Evaluación a la implementación del MECI 80%
Normo grama SCI 95%
AVANCE PROMEDIO 89%
•Se realizó Pre auditoría en el mes de Agosto con miras
al proceso de certificación.
•Certificación en NTC GP 1000 se proyecta para el 2011.
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AVANCE GESTIÓN DE CALIDAD
ETAPA PESO TOTAL
DESCRIPCIÓN AVANCE
PLANIFICACIÓN 5%Política de calidad 2.5%
5%Objetivos de calidad 2.5%
IMPLEMENTACIÓN(Desarrollo y Documentación)
50%
Modelo de operación por procesos 20%
48%Manual de calidad15%
Sensibilización y Socialización 13%
VALIDACIÓN 45%Auditoría Interna 17%
43%Revisión por la alta dirección 26%
100% 96%
Nota: Esta tabla de avance está basada según directriz del
Ministerio de Cultura para reporte.
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RESPONSABILIDAD SOCIAL
TIPO PRESENTADOS RESPUESTAS
Derechos de Petición 102 102
Quejas, Reclamos y Sugerencias 33 33
Conceptos de correo postal y electrónico
800 773
Conceptos Pagina Web 139 136
Totales 1.074 1.044
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INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA
2009 -2010
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CIFRAS PRESUPUESTALES
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CIFRAS PRESUPUESTALES
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EJECUCIÓN PRESUPUESTAL INVERSIÓN PROYECTOS
PROYECTO DNPASIGNADO 2010 AVANCE A
DICIEMBRE 31 DE 2010
% AVANCE A DICIEMBRE 31 DE 2010
PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO
1.527.006.460 1.507.274.353 98.7%
IMPLANTACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
5.197.517.940 5.104.251.563 98.2%
RENOVACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
673.124.654 672.884.642 99.9%
REMODELACIÓN Y ADQUISICIÓN DEL INMUEBLE ALEDAÑO AL EDIFICIO -PREVIO CONCEPTO
165.828.802 165.828.729 100%
MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LAS INSTALACIONES DEL AGN
143.100.880 100.261.162 70.0%
MEJORAMIENTO, DOTACIÓN Y ADECUACIÓN DEL INMUEBLE PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PÚBLICAS LIQUIDADAS
430.499.064 430.499.064 100%
TOTAL PLAN DE ACCIÓN 2010 8.137.077.800 7.980.999.513 98.1%
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EJECUCIÓN PRESUPUESTAL A DICIEMBRE DE 2010
CONCEPTO APROPIACIÓN COMPROMISOS % CERTIFICADO %
Gastos de Funcionamiento
5.790.801.080 5.100.567.445 88 5.102.090.181 88
Gastos de Inversión
8.137.077.800 7.953.306.541 98 7.980.999.583 98
Total Presupuesto
13.927.878.880 13.053.873.986 94 13.083.089.764 94