InfoveranstaltungMS Outlook 201317.05.2017
Küster-Schumann, PC Schulungen & Coaching
17.05.2017Universität Stuttgart 2
Dauer 1 Std
Anpassungen der Oberfläche
• Symbolleiste anpassen
• KW anzeigen lassen
• Aufgabenleiste einblenden
• Lesebereich, Unterhaltungen
Nicht migrierte Elemente
• Signatur/en einrichten
• Abwesenheitsnotiz einrichten
• Regeln definieren
• Adressierung Neu
Kalendermöglichkeiten
• Darstellung
• Termine erstellen
• Besprechungsplanung
• Kalenderfreigabe
Strukturierung der Veranstaltung
Anpassung und Darstellung der Oberfläche
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Die Standarddarstellung der Outlook OberflächeAnpassungen der Oberfläche
Symbolleiste für den Schnellzugriff
Navigationsbereich
Wechsel zw. Outlook Bereichen
Lesebereich
Menüband
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Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassenAnpassungen der Oberfläche
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Aufgabenleiste dauerhaft einblendenAnpassungen der Oberfläche
• Registerkarte Datei
• Befehl Optionen
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KW (Kalenderwoche) im Datumswechsler anzeigen lassenAnpassungen der Oberfläche
SORTIEREN
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Sortierung, Gruppierung und UnterhaltungsansichtAnpassungen der Oberfläche
GRUPPIEREN UNTERHALTUNGSANSICHT
Nicht migrierte Elemente einrichten
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Signatur/en erstellen und Standardsignatur festlegenNicht migrierte Elemente einrichten
1. Bestehende Signatur aus einer Beispielmail in die Zwischenablage kopieren Strg+C2. Neue Mail erstellen3. Signaturen….4. Neu5. Namen für die Signatur vergeben6. In den Textteil klicken und mit Strg+V
den kopierten Inhalt einfügen7. Als Standardsignatur für Neue Nachrichten
festlegen
• Registerkarte Datei
• Automatische Antworten
• Anklicken: Automatische Antworten senden
• Anklicken: Nur in diesem Zeitraum senden und denZeitraum definieren
• Text ins Textfeld schreiben, dann markierenund mit Strg+C kopieren
• In Außerhalb meiner Organisation klicken unddort mit Strg+V einfügen
• Evtl. Regeln definieren
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Automatische Antworten (Der Abwesenheitsassistent)Nicht migrierte Elemente einrichten
• Mit Regeln kann man z.B. Mails von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Wörtern im Betreff und/oder Text automatisch in einen definierten Ordner verschieben lassen
• Datei
• Regeln und Benachrichtigungen verwalten
•
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Regeln definieren (Teil 1)Nicht migrierte Elemente einrichten
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Regeln definieren mit Vorlage (Teil 2)Nicht migrierte Elemente einrichten
Blau unterstricheneElemente definieren
Regel mit einer Vorlagebeginnen
• Den Regelassistent durchlaufen
• Definieren Sie die Bedingung/en für die die Regel gelten soll
• Klicken Sie im unteren Teil die blau unterstrichenen Werte an und definieren Sie diese
• Legen Sie fest, welche Aktion/en mit den Mails passieren sollen
• Klicken Sie im unteren Teil die blau unterstrichenen Werte an und definieren Sie diese
• Regelname vergeben und bestätigen
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Regeln definieren ohne Vorlage (Teil 3)Nicht migrierte Elemente einrichten
Regel ohneVorlagebeginnen
• Erstellen Sie eine neue Mail
• Globale Adressliste aufrufen über
• Wechsel zu den eigenen Kontaktenüber das Auswahlfeld bei Adressbuch
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Adressierung neuNicht migrierte Elemente einrichten
Kalendermöglich-keiten
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Darstellung des KalendersKalendermöglichkeiten
Anzeigevarianten
Eigener undFremde Kalender
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Termine erstellen (Alternativmöglichkeiten)
Direkteingabe in den Kalender
Klicken Sie an eine Stelle des Kalenders und schreiben Sie los
Ergibt einen 30 MinTermin
Direkteingabe mit Markierung
Markieren Sie einen Zeitrahmen im Kalender und schreiben Sie los
Termindauer ist schon korrekt
Terminkarte
Klicken Sie auf Neuer Termin und machen Sie die Eingaben in die Terminkarte Alle Details möglich
Termin aus E-Mail
Ziehen Sie eine Mail mit gedrückter rechter Maus auf Kalender
dann ist die Mail inder Terminkarte
Kalendermöglichkeiten
1 2 3 4
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Die TerminkarteKalendermöglichkeiten
Privater Termin
Wie soll der Termin bei der Besprechungs-planung für andere angezeigt werden
Termin-details
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TerminserienKalendermöglichkeiten
• Wählen Sie im Kalender den Befehl Neue Besprechung
• Wählen Sie übers Adressbuch die gewünschten Teilnehmer undüber Räume den gewünschten Raum aus
• Tragen Sie den Betreff, das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein, fügen Sie wenn gewünscht Anhänge bei und schreiben Sie eine kleine Einladung im Notizbereich
• Wechseln Sie dann zum Terminplanungs-Assistent
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Besprechungsplanung: Besprechung erstellen (Teil 1)Kalendermöglichkeiten
• Kontrollieren Sie, ob die Teilnehmer Zeit haben und der Raum ebenfalls frei ist.
• Verschieben Sie den Termin falls Terminkonflikte auftreten
• Klicken Sie auf Senden, um die Besprechungseinladung zu verschicken
• Der Termin ist in Ihrem Kalender bereits eingetragen
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Besprechungsplanung: Besprechung erstellen (Teil 2)Kalendermöglichkeiten
• Die Teilnehmer erhalten die Besprechungsanfrage und klicken eine der angebotenen Möglichkeiten an.
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Besprechungsplanung: Besprechung erstellen (Teil 3)Kalendermöglichkeiten
• Wechseln Sie mit Doppelklick in die Terminkarte der Besprechung
• Ändern Sie Datum und/oder Uhrzeit, schreiben Sie eineInformation warum der Termin geändert wird und klicken Sie auf
• Die Besprechungsteilnehmer erhalten dann die korrigierte Besprechungsanfrage und können erneut entscheiden, ob sie teilnehmen möchten
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Besprechungsplanung: Besprechung verschiebenKalendermöglichkeiten
• Wechseln Sie mit Doppelklick in die Terminkarte der Besprechung
• Wählen Sie den Befehl
• Schreiben Sie eine kleine Information warum der Termin abgesagt wird und klicken Sie auf Absage senden
• Die Besprechungsteilnehmer erhalten die Absageim Posteingang und klicken auf Aus Kalender entfernen
17.05.2017Universität Stuttgart 25
Besprechungsplanung: Besprechung absagenKalendermöglichkeiten
• Klicken Sie Ihren Kalender an und wählen Sie den Befehl
• Schicken Sie an die Personen für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten die Freigabeeinladung. Legen Sie bei Details die Berechtigung fest.
• Wenn Sie selbst eine Freigabeeinladung erhalten, klicken Sie auf
17.05.2017Universität Stuttgart 26
Kalender freigeben: LeseberechtigungKalendermöglichkeiten
• Klicken Sie Ihren Kalender an undwählen Sie den Befehl
• Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie die ge-wünschte Person aus. Markieren Sie die Person danachin der Liste und wählen Sie die Berechtigungsstufe.
• Im unteren Bereich sehen Sie die genauen Berechti-gungen die mit der jeweiligen Stufe verbunden sind.
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Kalender freigeben: Weitergehende Berechtigungen (Teil 1)Kalendermöglichkeiten
• Im Dialogfeld Kalenderberechtigungen ist auch dieStandardberechtigung für Ihren Kalender voreinge-stellt.
Für Beschäftigte und Beamten/innen istdie Standardeinstellung Frei/Gebucht Zeit
• Gastaccounts bzw. Studenten/innen können die Kalender nicht einsehen und haben keine Berechti-gung darauf
17.05.2017Universität Stuttgart 28
Kalender freigeben: Standardberechtigungen (Teil 2)Kalendermöglichkeiten
Wichtige Links
Outlook Web Access• https://mail.uni-stuttgart.de/owa/
UniMail Portal• https://mail.uni-stuttgart.de/umstellung/
TIK: Technische Informations- und Kommunikationsdienste• http://www.tik.uni-stuttgart.de/dienste/email/unimail/
17.05.2017Universität Stuttgart 30
Wichtige Links
E-MailTelefon +49 (0) 711 685-Fax +49 (0) 711 685-
Universität Stuttgart
Vielen Dank!
Gabriele Küster-Schumann