Arquitectura de Proyectos

INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Katherine Angélica Rafael Chuquimango

Mtro. Julio Héctor Rico Negrón

14 de Octubre del 2015

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................... 2

1.1 Propósito del entregable.....................................................................................................2

1.2 Definición de enfoque.........................................................................................................2

DESARROLLO.................................................................................................................................. 3

2.1 Exposición del tema................................................................................................................. 3

2.2 Comparación y contraste..........................................................................................................6

CONCLUSIÓN................................................................................................................................... 7

3.1 Resumen general.....................................................................................................................7

3.2 Conclusiones personales.........................................................................................................8

BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................................. 9

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INTRODUCCIÓN

1.1 Propósito del entregable

En este entregable buscamos conocer más a profundidad el tema de la Dirección de Proyectos y aprender qué enfoque debemos usar para gestionar cualquier proyecto ya sea grande o pequeño, complejo o muy simple o si dura poco o mucho, pero antes que nada debemos saber los conceptos básicos de un proyecto y todo lo que conlleva a ello, es por eso, que a continuación presentaré un ensayo donde se tratará de explicar de manera breve y concisa los capítulos 1 y 2 de la Guía del PMBOK que es la guía que nos ayudará a ver como evoluciona un proyecto en sus etapas y del cómo llevar a cabo las tareas que se deben realizar para cumplir los objetivos.

Del primer capítulo se hablará de lo que es la Guía del PMBOK, el significado de Proyecto, la Dirección de Proyectos, Dirección de Portafolios, Dirección de Programas, la Gestión de Operaciones, la Estructura Organizacional, el rol que tiene un Project Manager ya que depende de su capacidad y de sus habilidades para llevar a cabo un proyecto con éxito. Del segundo capítulo se hablará de la Influencia que tiene la Organización en la Dirección de Proyectos y el Ciclo de Vida/Fases de un Proyecto. A continuación se hará una comparación/contraste de estos temas con otros y con situaciones de la vida real.

Por último se hará un breve resumen general de ambos capítulos y de cómo manejar la Dirección de Proyectos en nuestra vida profesional y así adquirir todos los conocimientos y habilidades aprendidos para ponerlos en práctica.

1.2 Definición de enfoque

La Dirección de Proyectos es un área que tiene una gran potencia dentro del entorno empresarial y consiste en la aplicación de todos los conocimientos, habilidades, metodologías, herramientas y técnicas para cumplir los requisitos que exige un proyecto y que, uno como Líder tiene que definir, planificar y realizar todas las actividades o procesos con el fin de transformar todo esto en ideas u objetivos en realidad. Un Líder de Proyecto no sólo debe conocer las herramientas o las técnicas en la Dirección de Proyectos, sino que también debe usar sus habilidades propias para ver los intereses del equipo del proyecto, analizarlos y juntos conseguir un camino para realizar el objetivo del proyecto.

El enfoque de este entregable es desarrollar una amplia visión de los conocimientos de la Guía del PMBOK con respecto al tema de Dirección de Proyectos y ejercer una capacidad de análisis para identificar los factores que afectan a un proyecto, su entorno y como llevarlo a cabo para evitar fracasos y lograr más éxitos.

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DESARROLLO

2.1 Exposición del tema

Para empezar a hablar de nuestros temas tenemos que saber que nos basaremos en la Guía del PMBOK, que es quien define las técnicas y las habilidades que se usan en los proyectos y el cual puede garantizar un buen desarrollo y éxito en los proyectos. Esta guía se toma como marco de referencia en la Dirección de Proyectos, pero no obstante, los responsables de establecer lo correcto o lo apropiado para el proyecto es la organización, el líder y el equipo de trabajo.

Antes de entrar más a fondo, primero debemos saber lo que es un proyecto. Un proyecto es un esfuerzo temporal que se realiza para crear un bien, servicio o simplemente un resultado en específico. Siempre tendrá un inicio y un final, el inicio es cuando se plasman los requerimientos y se plantean los objetivos a cometer y el final cuando éstos se cumplen o cuando no se cumplen, o simplemente cuando el proyecto termina por alguna razón en especial. Un proyecto puede tener una duración larga, media o corta dependiendo del tamaño de éste. Ejemplos de proyectos puede ser el crear un nuevo producto de alguna marca, hacer el cambio de una estructura o modernizarlo, desarrollar un nuevo sistema de información en el área de TI, etc.

En definitiva, podemos decir que la Dirección de Proyectos es la aplicación de todos estos conocimientos, técnicas, herramientas (que nos puede dar el PMBOK) y habilidades (que un líder nato los tiene) para cumplir las necesidades del mismo. Para que un proyecto se lleve de manera organizada, en tiempo y en forma se aplican 47 procesos de la Dirección de Proyectos, los cuales a su vez se dividen en 5 grandes grupos: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo/Control y Cierre. Estos grupos también se les pueden llamar como Fases del Proyecto. Un proyecto implica identificar los requisitos del cliente y las necesidades de los interesados, así mismo, equilibrar las restricciones como el alcance, el presupuesto, los recursos, la calidad, crear un cronograma y establecerlo y conocer los riesgos por los que puede pasar. Todos estos factores se relacionan entre sí y es aquí la importancia de cumplirlos porque basta con que uno cambie y los otros factores se vean afectados de alguna manera. Es por ello que un proyecto debe ser elaborado de manera gradual y monitoreado de tal manera que se puedan ver ciertos detalles o ciertos cambios a tiempo y corregirlos.

También hemos escuchado dos conceptos ligados a un proyecto que es el de un portafolio y el de un programa. Estos tres conceptos se relacionan entre sí porque, un Programa es un grupo de proyectos relacionados, manejados y coordinados de tal forma que se obtienen beneficios no disponibles si se manejan de forma independiente. Un Portafolio es el conjunto de programas y proyectos que pueden estar relacionados o no. La Dirección de estos tres son impulsadas por las estrategias organizacionales, pero cada organización la maneja de manera diferente de acuerdo a sus propios objetivos estratégicos. La Dirección de Portafolios selecciona los programas o proyectos de acuerdo a prioridades y la provisión de recursos mientras que la Dirección de Programas busca a través de un proyecto un medio para alcanzar las metas u objetivos propuestos de acuerdo a un plan estratégico. La Dirección de Proyectos desarrolla y ejecuta planes para lograr un alcance dado. En cuanto a la entidad que da apoyo para la Dirección de Proyectos (estructura de Apoyo), o se hace responsable de dirigir un proyecto directamente (estructura de Directiva) o quien proporciona el soporte y exigen que se cumplan marcos o metodologías (estructura de Control) es la Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), éstos proyectos pueden recibir apoyo estén o no relacionados. Los directores del proyecto y las oficinas de gestión de proyectos

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persiguen objetivos diferentes y, por lo tanto, responden a necesidades diferentes. Un ejemplo es que el Director de Proyectos se encarga de la gestión del alcance, cronograma, costo, calidad, etc., mientras que la PMO de gestionar las metodologías, normas, riesgos, etc. La importancia de la PMO dentro de una organización radica en que no sólo da las herramientas para administrar un proyecto sino que establece un estándar de trabajo dentro del equipo de trabajo, es decir, se hará proyectos más alineados y acertados, en tiempo, con bajo presupuesto y aprovechamiento máximo de los recursos, satisfaciendo así las necesidades reales ya sea del cliente o de los interesados de la organización.

Por otro lado, existe una gran relación entre la Dirección de Proyectos, la Gestión de las Operaciones y la Estrategia Organizacional. Estas 3 áreas tienen el propósito de alcanzar muchos objetivos, pero se debe dejar en claro que los proyectos son temporales y las operaciones son continuas y constantes y se sostienen a lo largo del tiempo. Lo que une la Dirección de Proyectos a la Gestión de Operaciones es por ejemplo en el cierre de cada fase, cuando se desarrolla un nuevo producto, el cambio o la mejora de un producto, en el proceso de monitoreo y control de procesos o hasta el final del ciclo de un producto. La relación de la Dirección de Proyectos y la Estrategia Organizacional, es que éste último establece los objetivos, el propósito y las acciones necesarias para guiar todo ciclo y desarrollo del proyecto. Como se mencionó anteriormente, mientras un proyecto esté alineado a las normas, metodologías o a un plan estratégico desde un inicio, las posibilidades de éxito aumentan.

Otro punto central es en la persona que dirigirá un proyecto hasta alcanzar sus objetivos, un Líder, Project Manager o Director de Proyecto. Ésta persona tiene un rol importante dentro de una organización y dentro del proceso de un proyecto. Es ésta persona la que tiene las habilidades necesarias para competir y sacar adelante un proyecto junto con la aplicación de metodologías adecuadas. El Director de Proyecto tiene un rol diferente de un Gerente de Operación o de un Gerente Funcional ya que trabaja de la mano con un Director de Programa o de Portafolio. Las características que debe poseer es tener conocimiento de lo que hace, tener un alto desempeño dentro del equipo de trabajo y como persona para que al momento de ejecutar el proyecto muestren confianza, liderazgo, comunicación con los interesados y motiven a los otros alcanzar los objetivos de la organización y del proyecto.

Ya mencionados los conceptos anteriores, podemos hablar detalladamente todo lo que lleva un proyecto. En un proyecto no sólo trabajan el Líder y el equipo, también influyen muchas cosas en su ejecución como:- Culturas y Estilos de la Organización, que influyen en el alcance de los objetivos. Cada organización tienen sus propias visiones, normas, valores, ética laboral, políticas, etc.- Comunicaciones, que debe ser efectiva en sus diferentes formas (presencial o electrónica) ya que con ello se facilita la toma de decisiones.- Estructura de la Organización, donde están las jerarquías donde cada empleado tiene un superior claramente definido. Se dividen en Matriciales Débiles donde el rol de un Director de Proyecto es más como de un coordinador, las Matriciales Fuertes donde el Director de Proyecto trabaja en tiempo completo y la Matricial Equilibrada donde se necesita un Director de Proyecto pero no su autoridad plena en el proyecto.- Activos de los Procesos, que son los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento que una organización ejecuta y utiliza. A su vez se dividen en dos grupos:

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Procesos/Procedimientos para realizar el trabajo del proyecto y las Bases de Conocimiento para almacenar y recuperar información.- Factores Ambientales, son cuestiones que no están bajo el control del equipo de trabajo pero que influyen de cierta manera o restringen el proyecto. Un ejemplo puede ser el impacto ecológico o las condiciones del mercado.

Otro aspecto importante son los Interesados que tienen una gran influencia al inicio del proyecto. Son personas u organizaciones que tienen un rol activo en el proyecto y cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativamente de acuerdo al desarrollo del proyecto. Entre ellos están:- Clientes/Usuarios, personas u organizaciones que usaran el bien o servicio y que pueden ser internos o externos a la organización.- Patrocinador, la persona o grupo que proporciona los recursos a la organización. También pueden verse involucrados en la autorización de algún cambio o de alguna revisión hasta el final de un proyecto.- Directores del Portafolio, revisan cada proyecto desde el punto de vista financiero, del valor que tiene el proyecto y los riesgos en su ejecución.- Directores de Programa, responsables de la gestión de los proyectos relacionados para obtener beneficios ya que por sí solos no son posibles.- Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), que es la organización que ayuda o maneja directamente los proyectos, ofrece funciones como de capacitación, mentoría y asesoría.- Directores del Proyecto, que son designados por la organización para alcanzar los objetivos del proyecto.- Equipo de Proyecto, son las personas que desarrollan el trabajo pero que no necesariamente participan en la Dirección del Proyecto.- Gerentes Funcionales, que manejan la parte de la Gestión del Proyecto dentro del área administrativa o funcional de la organización.- Gerentes de Operaciones, que manejan la parte de la Gestión del Proyecto dentro del área medular de la empresa (desarrollo, diseño, pruebas o mantenimiento).Toda esta relación de Interesados, el Equipo de Proyecto y el Líder de Proyecto en conjunto y en constante trabajo hace depender de ellos y de sus conocimientos el éxito de un proyecto.

Por último, es indispensable saber acerca de las fases o etapas de un ciclo de un proyecto ya que así prevenimos futuros riesgos, reducimos incertidumbres, saber en qué etapas hay que poner mayor fuerza de trabajo, controlar mejor todas las fases del proyecto y en síntesis buscar en qué etapa del proyecto es clave para poder hacer una gestión eficaz . El ciclo de vida de un proyecto es un conjunto de fases o etapas de procesos secuenciales y que se adaptan a las necesidades de gestión y control de la organización. El ciclo de vida del proyecto es un marco de referencia para la Dirección de Proyectos. Dentro de las características de un proyecto tenemos que:- Los niveles de costo y de personal son bajos al inicio del proyecto y a medida que avanza llegan a su punto máximo.- Los interesados, riesgos e incertidumbre son mayores al inicio del proyecto.Con respecto a las fases de un proyecto es cierto que pueden dividirse en cualquier número de fases pero depende de cada organización y de cada Project Manager cuales y cuántas fases usar de acuerdo a las necesidades del cliente. Generalmente estas fases se basan en los 5 grandes Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento/Control y Cierre.

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2.2 Comparación y contraste

Una de las comparaciones que pueden existir es la del Proyecto y el Trabajo Operativo, ya que muchas organizaciones hacen trabajos con la intención de alcanzar un objetivo y en muchas ocasiones el trabajo puede verse como un proyecto o una operación. Los proyectos y las operaciones tienen diferencias en cuanto a que un proyecto es temporal al igual que la gente involucrada y sus recursos, y un trabajo es más operativo por ser algo continuo y por un periodo de tiempo mucho más largo y constante. Las operaciones hacen el ambiente donde se realizan los proyectos.Un ejemplo puede ser en la realización de un proyecto donde se tiene que crear un producto nuevo. El Project Manager junto con otros Directores Operativos tendría ver cuestiones de producción para la fabricación del nuevo producto y establecer sobre todo el momento más adecuado.

Otro punto es sobre el Proyecto y la Planificación Estratégica, como bien sabemos, el objetivo de un proyecto es cumplir con un plan estratégico. Un ejemplo puede ser un fin ecológico, donde una empresa de pañales para bebés busca concretar un proyecto para crear un producto nuevo que serían pañales biodegradables, que costarían un poco más pero su duración sería más larga y aportaría mucho al medio ambiente.Por lo tanto, las organizaciones gestionan los portafolios junto a un plan estratégico donde se priorizan los portafolios, programas o proyectos involucrados. Aquí la importancia de que un plan estratégico debe estar bien establecido porque es quien guía las inversiones en los proyectos.

Otros puntos que se relacionan son el ciclo de vida de un Producto y el ciclo de vida de un Proyecto. Son similares porque dentro de la creación o modificación de un producto pueden llevarse uno o muchos proyectos, no obstante, si ambos van por el mismo camino se puede lograr el incremento de éxito del proyecto.

Para finalizar, puedo decir que hay más relación entre todos los conceptos que diferencias, ya que todos estos elementos en conjunto logran que un proyecto sea centralizado y más poderoso y por ende, más exitoso.

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CONCLUSIÓN

3.1 Resumen general

La Dirección de Proyectos es la aplicación de todos los conocimientos, habilidades y técnicas para realizar los proyectos de manera eficaz. Como ayuda para la Gestión existe la Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) que es quien da las normas y lineamientos, como también existen muchos marcos de referencia que nos ayudarán a entender y a mejorar en esta área. Uno de estos marcos es la Guía del PMBOK que es quien define las técnicas y las habilidades y el cual nos puede garantizar (si se practica) un buen desarrollo y éxito en los proyectos.

Un buen líder de proyecto debe ser íntegro en habilidades y conocimientos. Deber ser una persona que motive al resto del equipo de trabajo, que inspire esa confianza, que mantenga comunicación constantemente, entre otras habilidades. Dentro del proyecto debe saber definir el alcance, tener los objetivos tanto del proyecto como de la organización muy planteadas, saber planificar, integrar, desarrollar, evaluar y dirigir un proyecto.

Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear o cambiar un producto, servicio o simplemente un resultado en específico. Tiene un inicio y un final. Un proyecto tiene fases o etapas que generalmente son el Ciclo de Vida de un Proyecto que son: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento/Control y Cierre. Hay elementos que influyen dentro o fuera de él que pueden ser las Culturas y Estilos de la Organización, las Comunicaciones, la Estructura, los Activos y los Factores Ambientales. Los Interesados son parte fundamental dentro de un Proyecto ya que son las personas o las organizaciones que tendrán un rol activo y cuyos intereses pueden afectarse positivamente o negativamente de acuerdo a como se gestione el proyecto con el tiempo. Entre ellos están los Clientes/Usuarios, Patrocinadores, Directores de Portafolio, de Proyecto y de Programa, la PMO, el Equipo de Proyecto, Gerentes Funcionales y de Operaciones, entre otros interesados como Vendedores, etc.

Finalmente, las etapas o fases de un proyecto son de gran importancia porque están tan relacionados que si uno se retrasa o se pierde puede afectar a las otras fases y así afectar al proyecto totalmente. Si vemos a detalle cada fase podremos encontrar los riesgos que puedan surgir y prevenirlos, reducir las incertidumbres, ver en donde tenemos que invertir más presupuesto o minimizar, donde organizar nuestros costos, valorar la calidad, etc., y así dividiendo en fases podemos identificar las tareas, establecer un cronograma de acuerdo a ello y tener la secuencia de lo que se hará día a día. Una mala decisión puede no satisfacer las necesidades del cliente, tener excesos de costos y retrasos durante el proyecto. Es responsabilidad del Project Manager evitar esos errores planeando desde un principio posibles prevenciones y soluciones.

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3.2 Conclusiones personales

La importancia de la Dirección de Proyectos es fundamental para administrar procesos tanto internos como externos del proyecto. A veces, cuando un proyecto es pequeño ignoramos que se requieran habilidades para desarrollarlo, y es así cuando surgen los problemas y las pérdidas. Ante todas estas situaciones es indispensable contar con una persona que gestione todo esto para lograr un control total de los recursos y así optimizarlos para obtener un rendimiento en el menor tiempo posible y con un costo reducido.

Como estudiantes de la maestría en Dirección de Proyectos creo que vamos por un buen camino, en la primera materia aprendimos lo básico de los Fundamentos con la Guía del PMBOK y ahora en esta nueva materia por comenzar sé que aprenderemos todo acerca de los Proyectos y como dirigirlos al éxito. Un proyecto sin ser administrado o gestionado no sirve y sería un fracaso total, y como dicen por ahí: “Lo barato sale caro”, y si tenemos que invertir en todo lo que un proyecto contiene (invertir tanto en un Project Manager, un buen equipo de trabajo e interesados) valdrá la pena porque ante cualquier situación crítica sabremos afrontarlas y obtener resultados de inmediato.

En lo personal, el comienzo de esta maestría me ha servido para exámenes de conocimientos sobre Proyectos o la Administración de éstos en las entrevistas de trabajo a las que he asistido ya que es un área (y más aún si existe una certificación de por medio) de gran competencia por su gran grado de complejidad y de importancia en una organización.

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BIBLIOGRAFÍA

Project Management Institute, Inc. (2013). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) – Quinta Edición. 14 Campus Boulevard Newton Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.

Adriano Coronel (2012) Introducción a la Gestión de Proyectos en Gestión de Proyectos 2, Wiki Eoi. Fecha de consulta: 14 de Octubre del 2015. Recuperado de: http://www.eoi.es/wiki/index.php/INTRODUCCI%C3%93N_A_LA_GESTI%C3%93N_DE_PROYECTOS_en_Gesti%C3%B3n_de_proyectos_2#Direcci.C3.B3n_de_Proyectos_vs_Direcci.C3.B3n_Estrat.C3.A9gica_y_de_Operaciones

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