Introducción a los Sistemas
José Luis Dominikow
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definición
Veamos….
que es un sistema?
José Luis Dominikow
según la real academia española…
“Sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo.”
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características de un sistema
La finalidad de un sistema es su razón de existir...
un sistema legislativoPara estudiar los problemas de los
ciudadanos y aprobar las leyes que los resuelvan.
sistema de encendido de un autoQuemar combustible para generar energía
que utilizan los demás sistemas de un auto.
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qué es un subsistema ?
En general se puede señalar que cada una de las partes que encierra un sistema puede ser considerado como subsistema, así los subsistemas son sistemas más pequeños dentro de sistemas mayores, o en su defecto de un Supersistema.
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cuales son los elementos ?
Los componentes del sistema.Las relaciones entre ellos, que determinan la
estructura del sistema.El objetivo del sistema.El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro
del cual está ubicado.Los límites del sistema: la frontera entre lo que es el
sistema y lo que constituye el entorno.
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gráficamente…
Entrada Salida
Realimentación
Límites o contorno
Entorno
Sistema
En muchos sistemas la salida influye en el estado del sistema (realimentación).
Gráficamente
José Luis Dominikow
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ejemplos
Sistema nervioso:CerebroMedula espinalNerviosCélulas sensoriales
Todos estos componentes interaccionan para que podamos recibir sensaciones (frío, calor, etc.)
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ejemplos
Sistema económicoBienesServiciosIntercambio
Obtención de un beneficio
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ejemplos
Sistema OrganizaciónManufacturaVentasInvestigaciónDespachoContabilidad
Creación de utilidades para empleados y accionistas.
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clasificación
Sistemas cerradosNo interactúan con el medioambiente y existen solo como concepto.
Sistemas abiertosPara alcanzar su objetivo interaccionan con el medioambiente, que esta formado por todos los objetos que están fuera del sistema.
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Teoría General de Sistemas
Análisis de sistemas ( VON BERTALANFFY )
1. Definición del problema2. Comprensión y definición del sistema
Descomposición jerárquica en subsistemas3. Elaboración de alternativas4. Elección de una de las alternativas definidas en el
paso anterior5. Puesta en práctica de la solución elegida6. Evaluación del impacto de los cambios introducidos en
el sistema
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sistema de Información (SI)
“Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones)
para desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio.”
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sistema de Información (SI)
Otras definiciones de SI enfatizan que el objetivo es proporcionar información de calidad:
“El objetivo del SI es ayudar al desempeño de las actividades en todos los niveles de la organización, mediante el suministro de la información adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato más útil para el receptor.”
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veamos un ejemplo…
Procesos
Validación de entradas Cálculo de valor de stock Control de cajeras Cálculos estadísticos Impresión de informes Impresión de pagos Estudios de márketing Emisión de pedidos Informes varios
Datos de cajas
Datos de almacén
Ventas de perecederos
Caducidad
Fecha
Pedidos
Órdenes de almacén
Pagos
Datos para contabilidad
Estadística
Mejoras en la eficacia
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eficacia y eficiencia
La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos.
La eficienciaen cambio, se enfoca a los recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible.
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eficacia y eficiencia
¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz?
¿Y ser eficaz sin ser eficiente?
La respuesta es
SI
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eficacia y eficiencia
McDonalds ejemplificó durante la primera mitad del 2001, un caso de eficacia –ineficiencia.
La companía, en 2001 abrió su primer “McCafe” en la ciudad de Chicago, es socio de la companía “Food.com” y con utilidades reportadas a nivel mundial de $16.4 billones de dólares en el segundo cuarto de operaciones del año 2001, todo esto nos habla de su eficacia.
Sin embargo, un sondeo efectuado entre sus consumidores en los Estados Unidos reflejó que el servicio proporcionado por la compañía tiene grandes deficiencias.
Los consumidores mencionaron lo siguiente: empleados malhumorados, los juguetes que acompañan a los paquetes “Happy Meals” frecuentemente agotados, restaurantes sucios, errores en el despacho de órdenes y lentitud en el servicio; esto como muestra de su ineficiencia.
Se demuestra pues, que no basta alcanzar el objetivo de obtención de utilidades si a cambio se está sacrificando la imagen, prestigio y lealtad de los consumidores, que actualmente no suelen tolerar ser ignorados por mucho tiempo.
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eficacia y eficiencia
Aunque el contenido de la película fue pobre, “The Blair Witch Project” fue todo un hit de mercadotecnia.
La cinta alcanzó niveles insospechados de popularidad y ventas cuyo efecto en uno y otro aspecto
Contando con solo tres actores principales y filmada con una video cámara High-8 comprada en Circuit City por $500 dolares, ilmada casi en su totalidad en blanco y negro y sin música de fondo,los costos totales de la cinta fueron por debajo de los $35,000 dólares y gano mas de 50 millones.
El éxito de la película se apoyó principalmente en la promoción y publicidad que de ella hicieron los directores Daniel Myrick and Eduardo Sánchez a través de la internet y con el apoyo de la compañía “Artisan”, que compró la película para su proyección en cines.
Se lanzó el web site de la película que se encargó de sugestionar y convencer a muchas personas de que la historia era verdadera.
La eficacia y la eficiencia se ejemplifican en este caso.
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eficacia y eficiencia
Aunque los anteriores ejemplos ilustran la posibilidad de trabajar eficaz o eficientemente, prescindiendo de una u otra habilidad, lo ideal es ser eficiente y eficaz para poder ser productivos:
Eficiencia +
Eficacia =
Productividad
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En síntesis...
para matar un mosquito puedo utilizar
ser eficaz con ambas pero con la segunda sería eficiente....
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dato e información
Los datos están constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos, transacciones, etc.
La información implica que los datos estén procesados de tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor de los mismos.
Los datos se pueden considerar la materia prima para obtener la información.
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dato e información
13336060054-11-13336060
1212200912-12-2009
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(SIA) sistema de información automatizado
Un SI no necesita, para existir, estar obligatoriamente basado en el uso de ordenadores.
El SI existe siempre, esté mecanizado o no.
La aplicación del ordenador a los SI produce los sistemas de información basados en computadora o Sistemas de Información Automatizados (SIA).
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ejemplos de sistemas de información
Sistemas ERP (Enterprise-resource planning)Sistemas de flujo de trabajo (Workflow management
systems)Sistemas de trabajo cooperativo (Groupware systems)Sistemas de comercio electrónico (E-commerce systems)Sistemas EDI (Electronic Data Interchange)
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Organización, SI y SIA
SIA
SI
Negocio/empresa
Sistema informático de soporte
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ejemplos de sistemas de información
Algunas funciones que hay que desarrollar en la empresa:Controlar y gestionar el empleo de los recursos
financieros, del dinero, a través de la función (o sistema) contable y de gestión económica.
Comercializar de manera óptima los productos o servicios en los que la empresa basa su negocio: la actividad comercial y de ventas.
Fabricar productos o crear servicios que vender en el mercado: se trata de la función o departamento de producción.
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estructura de un SI
INF. RESUMIDA YABSTRACTA, DEÁMBITO MÁSGENERAL
INFORMACIÓNDETALLADA YESPECÍFICA
CO
MPR
IMI
R Y
RESU
MIR
Alta dirección
Sistema de transacciones
Dirección operativa
Dirección táctica
EstratégicaLARGO PLAZO>3-5 AÑOS
MEDIO PLAZO1 AÑO
CORTO PLAZO
Dpt
o. C
omer
cial
Dpto. Finanzas
ORD
ENES
, PLA
NES
, ETC
.
INFO
RMES
HIS
TÓRI
COS
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sistema de transacciones
Este nivel incluye el procesamiento de las actividades diarias o transacciones, los acontecimientos rutinarios que afectan a la organización: facturación, pagos, entrega de productos, etc.
Los procedimientos de tratamiento se comprenden bien y se pueden describir en detalle.
Aparecen pocas excepciones a los procedimientos normales.
Hay un gran volumen de transacciones.
Existe una gran similitud entre transacciones.
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Nivel operativo de dirección
Se preocupa del análisis de los resultados, esencialmente respecto de los recursos consumidos en las transacciones, para tomar decisiones a corto plazo y de consecuencias limitadas (reaprovisionamiento de materiales, ordenación de la producción)
Se trabaja con información del tipo:Repetitiva (informes periódicos de ventas, pagos, etc.)Centrada en el pasado (resultados históricos).Con datos originados internamente.Los datos cuentan con un formato bien estructurado.Los datos son detallados y precisos.
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Nivel táctico de dirección
Se ocupa de la asignación efectiva de los recursos a medio plazo para mejorar el rendimiento de la empresa.
Se basa en análisis de informes:Resúmenes con medidas estadísticas.De excepciones.Específicos, que no se han pedido antes, y que los
directivos necesitan con rapidez para resolver un problema muy concreto.
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Nivel estratégico de dirección
Trabaja con plazos largos para acometer la difícil tarea de decidir las líneas maestras que debe seguir la empresa en el futuro.
La información debe aparecer en formato muy resumido.La información se encuentra en formatos muy variables y
de fuentes externas más inesperadas.Las decisiones están poco formalizadas y tienen un fuerte
componente subjetivo.