KOMPUTERISASI SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANG PADA KOPERASI KARYAWAN PT ISTEM
TANGERANG
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program DiplomaTiga (D III)
Dwi Guna Sulistyo
NIM 12083980
Jurusan Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta
2011
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Koperasi Indonesia berfungsi sebagai salah satu dari tiga pilar ekonomi
dalam tata perekonomian Indonesia yang diharapkan dapat berperan dan bekerja
sama secara aktif untuk menggali, mengelola, dan menggerakkan sumber-sumber
ekonomi yang tersedia agar berdaya guna dan berhasil secara optimal. Dengan
demikian, koperasi mempunyai peran penting dalam mensejahterakan rakyat,
khususnya para anggotanya. Hal ini dikarenakan dana pokok yang dimiliki oleh
koperasi berasal dari anggotanya.
Karena pembahasan diatas, maka penulis tertarik untuk mengambil bahasan
tentang pembuatan komputerisasi sistem untuk koperasi yang dituangkan dalam
Tugas Akhir ini dengan judul
”Komputerisasi Sistem Pembelian Barang Dagang Pada Koperasi
Karyawan PT ISTEM Tangerang”.
1.2 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
Sebagai study banding terhadap materi yang telah diberikan selama menempuh pendidikan Diploma III (D.III) di AMIK BSI.
Mengimplementasikan ilmu yang telah didapat selama masa perkuliahan.
Sebagai sarana pelatihan alami membuat sebuah sistem komputerisasi yang berguna untuk masyarakat luas.
Sedangkan tujuan dibuatnya penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan program studi Diproma Tiga (DIII) Manajemen Informatika di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI) Tangerang.
1.3 Metode Pengumpulan Data
Metode Wawancara (Interview)
Metode ini merupakan teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan
secara langsung oleh pewawancara kepada responden atau melakukan tanya
jawab secara langsung dengan responden yang berkepentingan dengan masalah
yang sedang diteliti.
Metode Pengamatan Langsung (Observasi)
Metode observasi merupakan suatu teknik yang dilakukan untuk memperoleh data di
lapangan dengan cara melakukan pengamatan dan penelitian secara langsung
terhadap objek yang sedang diteliti.
Metode Kepustakaan
Metode ini adalah mengumpulkan data dengan menggunakan dan mempelajari buku-
buku tersebut yang penulis peroleh dari perpustakaan Bina Sarana Informatika dan
beberapa referensi dari perpustakaan luar.
1.4 Ruang Lingkup
Dalam penulisan tugas akhir ini, objek ruang lingkup yang
dijadikan pembahasan oleh penulis adalah komputerisasi sistem
persediaan barang dagang koperasi. Penulis menitikberatkan pada
kelebihan dan kekurangan sistem pembelian barang dagang yang telah
berjalan pada koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan
pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.Pendekatan
sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebai berikut. Menurut Jerry
FitzGerard, Andra F. FritzGerard, Warren D. Stalilings, Jr. dalam Jogiyanto (2005:1) “Suatu
sistem adalah satu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran yang tertentu”.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-
urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel
dalam Jogiyanto (2005:1) sebagai berikut ini. ”Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan
operasi klerikal (tulias menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau
lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari
transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, Gordon B. Davis
dalam Jogiyanto (2005:2) mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. ”Sistem adalah
kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
2.1.1. Pengertian sistem
Menurut Sutabri (2004:3) “sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan
dari unsur, komponen atau variable-variabel yang terorganisasi,saling
berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu“.
Menurut Jerry FitzGerald, Andra F. FitzGerald dan Warrant D. Stalling
dalam Jogiyanto (2005:1) “suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
Komponen Sistem (Component System)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian sistem.
Batasan Sistem (Boundary System)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari suatu sistem tersebut.
Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem yang lain.
Masukan Sistem (Input)Adalah energi yang masuk kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Keluaran Sistem (Output)Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
Pengolahan Sistem (Process )Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
Sasaran Sistem (Objective)Suatu sistem pasti mempunyai tujuan dan sasaran. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan tujuannya.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem Abstrak (Abstract System) adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Sistem Fisik (Physical System) adalah sistem yang nampak secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, dan lain-lain.
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan ManusiaSistem Alamiah (Natural System) adalah
sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, pergantian musim.
Sistem Buatan Manusia (Human Made System) adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain
Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik Sistem Deterministik (Deterministic System)
adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, misalnya sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan.
Sistem Probabilistik (Probabilistic System) disebut juga dengan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung sistem probabilistik, misalnya sistem manusia.
Sistem Terbuka dan Sistem TertutupSistem Terbuka (Open System) adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya sistem kebudayaan manusia.
Sistem Tertutup (Close System) adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa danya campur tangan dari pihak luar.
2.1.4. KONSEP SISTEM PEMBELIAN BARANG DAGANG Koperasi terdiri dari empat jenis dilihat dari
jenis usahanya, yaitu koperasi konsumsi, koperasi jasa, koperasi simpan pinjam dan juga koperasi produksi. Pada operasi karyawan PT ISTEM Tangerang, jenis usahanya meliputi simpan pinjam, kredit barang, usaha toko dan kantin. Pada jenis koperasi konsumsi, dalam hal ini usaha toko pada koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang, terdapat pertukaran barang dan jasa yang terjadi setiap ada transaksi.
Usaha toko koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang menyediakan kebutuhan pokok seperti gula, minyak sayur, mie instan, sabun dan kebutuhan sehari-hari lainnya. Setiap pembelian barang dagangan atau untuk pembelian barang dagang semua dicatat secara manual. Setiap awal bulan, pihak pengelola men-stock keperluan untuk sebulan kedepan. Untuk transaksi sehari-hari, koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang mengandalkan seorang penjaga toko.
Bagi karyawan yang ingin kedit, koperasi juga menyediakan pembiayaan untuk pengadaan barang secara kredit. Fasilitas ini hanya dikhususkan untuk karyawan dan anggota koperasi karyawan PT ISTEM Tangerang.
2.2. PERALATAN PENDUKUNG (TOOLS SYSTEM)2.2.1. Diagram Alir Data (DAD)Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram menurut Jogiyanto (2005:700)
adalah “Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data sistem”. Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas dan juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
Istilah yang digunakan dalam DFDa. Kesatuan Luar (External Entity) atau batas sistem (boundary) Menggambarkan asal dan tujuan data, dapat berupa orang, kumpulan
orang, organisasi instansi tetapi tidak melakukan proses sistem.b. Proses (Process)Menggambarkan proses pengolahan atau transformasi data.c. Arus Data (Data Flow)Menggambarkan data yang mengalir dalam sebuah sistem dapat berupa
memo, surat, faktur, kwitansi, dan formulir.d. Simpanan Data (Data Store)
Tahapan DFDDiagram KonteksDiagram ini dibuat untuk menggambarkan
sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara manual umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram NolDiagram ini dibuat untuk menggambarkan
tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.
Diagram DetailDiagram ini dibuat untuk menggambarkan arus
data diatas secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
Aturan Main DFDDidalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara
external entity dengan external entity lainnya secara langsung.Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data
store yang satu dengan data store lainnya secara langsung.Didalam data Flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan
menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
Setiap process harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang keluar.
Cara Pembuatan Diagram Alir DataMulai dari umum sampai dengan detail (Top-Down Analysis)Jabarkan Proses sedetail mungkinPelihara konsistensi antar prosesBerikan label yang bermaknaNama untuk data flowNama untuk processNama untuk data storeNama untuk external entity atau sumber dari tujuan data
2.2.2. Kamus Data 1. Nama Arus Data Hal ini harus terdapat dalam kamus data, sehingga
mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data dalam DFD dapat mudah mencari di kamus data.
2. Arus Data Arus data menunjukan dari mana data mengalir
dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini harus perlu dicatat di kamus data agar memudahkan mencari arus data di dalam DFD.
3. Tipe Data Tipe data perlu dicatat dalam kamus data, karena
dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
4. Struktur Data Struktur data menunjukan arus data yang di catat pada
kamus data terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.5. Penjelasan Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang
dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6. Volume Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam
suatu periode tertentu.7. Periode Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini,
periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Alias Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias
perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lain.4
2.2.3. Notasi Kamus Data Notasi Tipe Data
2.2.4 Pengkodean
Pengkodean menurut Jogianto ( 2002 ; hal 98 ) dalam bukunya yang berjudul ” Teori Ilmu
Dasar Ilmu Komputer ” adalah proses mengidentifikasi data, mengklarifikasikandata dan
memasukan data kedalam komputer untuk mempermudah dalam mengolah data. Agar
dapat
struktur kode yang baik, maka harus diperhatikan hal-hal antara lain seperti :
a. Harus mudah diingat
supaya kode mudah diingat, harus disesuaikan dengan objek yang diwakilinya.
b. Harus unik
Harus unik masing-masing item yang diwakilinya, tidak ada yang kembar.
c. Harus Fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan untuk perubahan atau penambahan item
baru.
d. Harus efisien
Harus efisien kode yang digunakan harus sependek mungkin.
e. Harus Konsisten
Kode yang digunaka harus konsisten
f. Harus distandarisasi
Kode harus distandarisasi untuk kegiatan agar tidak mengakibatkan
kebingungan, dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang
menggunakan kode tersebut.
g. Hindari spasi
spasi dalam kode sebaiknya dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan di
dalam penggunaannya.
h. Hindari karakter yang mirip
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya
sebaiknya tidak digunakan di dalam kode.
i. Panjang kode harus sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
TIPE-TIPE KODE
Kode Mnemonic (mneminik code)Digunakan agar mudah diingat, kode ini dibuat atas dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter atau item yang akan diwakili dengan kode ini, seperti “P” untuk pria dan “W” untuk wanita.
Kode Urut (sequential code)Kode in idisebut dengan kode seri (serial code), merupakan kode yang nilainya selalu urut antara suatu kode dengan kode berikutnya, seperti :1-100Pembelian Barang Dagang1-101Pasta Gigi
Kode Block (block code)Mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan item tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
Kode Grup (group code)Merupakan kode yang berdasarkan field-sield dan tiap-tiap kode mempunyai arti.
Kode DesimalKode ini megklasifikasikan atas dasar 10 unit angka desiamal dimulai dari angka 0 sampai 9 atau 00 sampai 99 tergantung dari banyaknya kelompok data.
fungsi kunci (key function) yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan,
hapus
dan lain-lain yang sering digunakan didalam pengolahan database, yaitu sebagai
berikut :
1. Kunci Calon (Candidate Key)
adalah suatu set atribut yang tidak hanya dapat mengidentifikasikan secara unik
suatu kejadian yang spesifik dari suatu atribut (entity).
2. Kunci Utama (Primary Key)
adalah suatu set atribut yang tidak hanya dapat mengidentifikasikan secara unik
suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian
dari suatu entity. Suatu kunci calon (candidate key) mempunyai peluang menjadi
kunci utama (primary key).
3. Kunci Alternatif (Alternate Key)
adalah suatu set atribut yang melengkapi satu hubungan (relationship) yang
menunjukan hubungan satu lawan banyak (one to many relation ship).
4. Kunci Tamu ( Foreign Key)
adalah atribut yang melengkapi satu hubungan ( relationship) yang menunjukan
ke induknya.
Didalam pejelasan bentuk normalisasi terdapat beberapa tingkatnya yaitu :
a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan untuk
mengikuti format tertentu, dapat saja dan tidak lengkap atau terduplikasi. Data
dikumpulkan apa adanya sesuai kedatangannyab.
b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF atau First Normal Form)
setiap data yang dibentuk dalam file datar atau rata (flat field), atau
menghilangkan kelompok elemen data berulang atau bernilai ganda.
c. Bentuk Normal Kedua (2 NF atau second Normal Form)
mempunyai bentuk data yang telah memenuhi criteria bentuk normal kesatu.
Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama (primary
key). Sehingga untuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci (field).Kunci
(field) haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.
Berfungsi untuk menghilangkan ketergantungan.
d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF atau Third Normal Form)
untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal
kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif,
dengan kata lain, setiap atribut kunci haruslah bergantung hanya pada kunci
utama (primary key) secara menyeluruh.
C. Flowchart
Diagram alir data (flowchart) menurut Jogianto ( 2002 ; hal 211 ) dalam bukunya yang
berjudul ” Teori Ilmu Dasar Ilmu Komputer”adalah simbol-simbol yang digunakan di dalam
menggambarkan urutan proses cara kerja program, secara sistematis dan logis. Simbol
simbol tersebut dipakai untuk menunjukan berbagai kegiatan operasi dan jalur
pengendalian didalam pembuatan digram alir data (flowchart) terdapat beberapa jenis
yang
dapat digunakan, yaitu :
a. Diagram Alir Sistem (Sistem Flowchart)
Diagram yang menunjukan aliran kegiatan dalam satu kesatuan alir sistem informasi
yang dapat terdiri dari berpuluh-puluh program.
b. Diagram Alir Program (Programe Flowchart)
Diagram yang menunjukan aliran kegiatan dalam sebuah program secara khusus.
c. Dokumen Diagram alir data ( Document Flowchart)
Merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk
tembusannya.
2.2 Analisa ( Perancangan / Pembuatan)
Didalam suatu transaksi memerlukan data bukti bahwa telah terjadi proses transaksi
pembelian sebagai data dan dicatat atau di input dalam database. Untuk memudahkan
didalam suatu proses transaksi diperlukan spesifikasi bentuk masukan sebagai berikut :
A. Rancangan Bentuk Masukan
Bentuk Rancangan masukan merupakan rancangan yang digunakan sebagai acuan
untuk pembuatan dan mengisi data pada program aplikasi. Dokumen tersebut yaitu :
a. Nama Dokumen : Data barang
Fungsi : Untuk mengetahui dan menyimpan data barang
Media : Kertas
Sumber : Distributor
Tujuan : Bagian Penerimaan Barang
Frekuensi : Setiap Penerimaan Barang
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran A-1
b. Nama Dokumen : Data User
Fungsi : Untuk mengetahui dan menyimpan data User
Media : Kertas
Sumber : Administrasi
Tujuan : Pemilik Toko
Frekuensi : Setiap Bulan
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran A-2
B. Rancangan Bentuk Keluaran
Bentuk dokumen keluaran merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan data transaksi
penjualan pada Toko Pakaian ”XYZ”, dokumen tersebut yaitu :
a. Nama Keluaran : Laporan Pemesanan Barang
Fungsi : Untuk menyimpan data pemesanan barang
Media : Kertas
Sumber : Distributor
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap ada Pemesanan Barang
Bentuk : Lampiran B-1
b. Nama Keluaran : Laporan Rekap Data Barang
Fungsi : Untuk mengetahui data-data barang
Media : Kertas
Sumber : Distributor
Tujuan : Pemilik Toko
Frekuensi : Setiap penerimaan barang
Bentuk : Lampiran B-2
c. Nama Keluaran : Laporan Data Supplier
Fungsi : Untuk mencatat data supplier
Media : Kertas
Sumber : Administrasi Gudang
Tujuan : Pemilik Toko
Frekuensi : Setiap sebulan sekali
Bentuk : Lampiran B-3
d. Nama Keluaran : Laporan Data Pengembalian Barang/Retur
Fungsi : Untuk mengetahui data barang yang dikembalikan
Media : Kertas
Sumber : Pemilik Toko
Tujuan : Supplier
Frekuensi : Setiap ada Pemesanan Barang
Bentuk : Lampiran B-4
C. Normalisasi
a. Bentuk Tidak Normal (Un Normalized Form)
Gambar II.I
Bentuk Tidak Normal (Un Normalized Form)
PRODUK_IDRETUR_IDTGL_RETURQTY_RETURNM_PRODUKKETKATEGORI_IDUNIT_HARGASTOKSUPPLIER_IDNM_SUPPLIERTELEPONQTYJATUH_TEMPOQTYALMT_SUPPLIERKATEGORI_IDNM_KATEGORITRANS_IDTGL_TRANSPRODUK_IDQTY_PRODUKDESKRIPSISUPPLIER_IDTGL_PESANTGL_ORDERTGL_KIRIMPURCHASE_ORDER_IDUSER_ID USER_NAMEPASSWORD
b. Bentuk Normal Kesatu ( First Normalized Form )
Gambar II.II
Bentuk Normal Kesatu ( First Normalized Form )
Ket :
* : Candidate Key
PRODUK_ID*NM_PRODUKUNIT_HARGASTOKKETSUPPLIER_ID*NM_SUPPLIERTELEPONALMT_SUPSTATUSKATEGORI_ID*NM_KATEGORITRANS_ID*TGL_TRANSKET_TRANSAKSIJATUH_TEMPOQTYPURCHASE_ORDER_ID*PRODUK_IDQTY_PRODUKDESKRIPSITGL_PESANTGL_ORDERTGL_KIRIMRETUR_ID*TGL_RETURQTY_RETURUSER_ID *USER_NAMEPASSWORD
c. Bentuk Normal Kedua ( Second Normalized Form )
TABEL PRODUK
TABEL KATEGORI TABEL PURCHASE ORDER
TABEL SUPPLIER
TABEL TRANSAKSI TABEL USER
TABELRETUR
KATEGORI_ID*NM_KATEGORI
PRODUK_ID*NM_PRODUKUNIT_HARGASTOKKET
KATEGORI_ID**
SUPPLIER_ID*NM_SUPPLIERTELEPONALMT_SUPSTATUS
PURCHASE_ORDER_ID*QTY_PRODUKDESKRIPSITGL_PESANTGL_ORDERTGL_KIRIM
SUPPLIER_ID**
PRODUK_ID**
RETUR_ID*TGL_RETURQTY_RETUR
PRODUK_ID**PURCHASE_ORDER**
TRANS_ID*TGL_TRANSKET_TRANSAKSIQTYJATUH_TEMPO
PURCHASE_ORDER_ID**USER_ID**PRODUK_ID**
USER_ID *USER_NAMEPASSWORD
D. Spesifikasi File
Dalam pembuatan program aplikasi ini penulis menggunakan sebuah file database
yaitu
inventorycontrol.mdb. database inventorycontrol.mdb terdiri atas tujuh table yang
penjelasannya adalah sebagai berikut :
1. Spesifikasi Master Produk
Nama Tabel : Tabel Master Produk
Fungsi :Untuk Menyimpan data Produksi
Tipe : Master
Akses : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 110 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : PRODUK_ID
Paket Program : Microsoft Access 2000
Tabel II.1. Spesifikasi File Master Produk
No. Elemen Data Akronim Type data Panjang keterangan
1 Produk id PRODUK_ID Text 5 Primary Key
2 Nama produk NM_PRODUK Text 30
3 Keterangan KET Text 50
4 Unit Harga UNIT_HARGA Double 8
5 Stok STOK Single 4
6 Kategori ID KATEGORI_ID Text 5 Foreign key
2. Spesifikasi Master Kategori
Nama Tabel : Tabel Master Kategori
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Kategori Produksi
Tipe : Master
Akses File : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 35 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : KATEGORI _ID
Paket Program : Microsoft Access 2000
Tabel II.2.Spesifikasi File Master Kategori
No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keteranga
n
1 Kategori ID KATEGORI_ID Text 5 Primary key
2 Nama kategori NM_KATEGORI Text 30
3. Spesifikasi Master Supplier
Nama Tabel : Tabel Master Supplier
Fungsi : Untuk Menyimpan data Supplier
Tipe : Master
Akses : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 79 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : SUPPLIER_ID
Paket Program : Microsoft Access 2000
Tabel II.3. spesifikasi file master supplier
No Elemen
Data
Akronim Type data Panjang Keterangan
1 Supplier ID SUPPLIER_ID Text 5 Primary key
2 Nama supplier NM_SUPPLIER Text 30
3 Telepon TELEPON Text 14
4 Alamat supplier ALMT_SUP Text 20
5 Jatuh tempo JATUH_TEMPO Single 4
6 Status STATUS Text 6
4. Spesifikasi Transaksi
Nama Tabel : Tabel Transaksi
Fungsi File : untuk menyimpan data transaksi pemesan barang
Tipe : Transaksi
Akses : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 91 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : TRANS_ID
Paket Program :Microsoft Access 2000
Tabel II.4.Spesifikasi File Transaksi
No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keterangan
1 Transaksi ID TRANS_ID Text 10 Primary key
2 Tgl transaksi TGL_TRANS Date/time 8
3 Ket transaksi KET_TRANSAKSI Text 50
4 Qty QTY Single 4
5 Jatuh Tempo JATUH_TEMPO Text 4
6 purcahseOrderID PURCHASE_ORDER_ID Text 10 Foreign key
7 Produk ID PRODUK_ID Text 5 Foreign key
8 User ID User_ID Text 5 Foreign key
5. Spesifikasi Transaksi Purchase Order
Nama Tabel : Tabel Purchase Order
Fungsi :Untuk Menyimpan data Transaksi Pemesan Barang
Tipe : Transaksi
Akses : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 89 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : PURCHASE_ORDER_ID
Paket Program : Microsoft Access 2000
Tabel II.5. Spesifikasi File Purchase Order
No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keterangan
1 purchaseOrderID PURCHASE_ORDER_ID Text 10 Primary key
2 Qty produk QTY_PRODUK Single 4
3 Deskripsi DESKRIPSI Text 8
4 Tgl pesan TGL_PESAN Date/time 8
5 Tgl order TGL_ORDER Date/time 8
6 Tgl kirim TGL_KIRIM Date/time 8
7 Produk ID PRODUK_ID Text 5 Foreign key
8 Supplier ID SUPPLIER_ID Text 4 Foreign key
6. Spesifikasi File Retur
Nama Tabel : Tabel Retur
Fungsi : Untuk Mengetahui data Barang Yang Rusak/ Reject
Tipe : Transaksi
Akses : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 35 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : RETUR_ID
Paket Program : Microsoft Access 2000
Table II.6.Spesifikasi File Retur
No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keterangan
1 Retur_id RETUR_ID Text 5 Primary key
2 Tanggal retur TGL_RETUR Date/Time 8
3 Qty_retur QTY_RETUR Single 4
4 Produk ID PRODUK_ID Text 5 Foreign key
5 Purchase OrderID PURCHASE_ORDER_ID Text 10 Foreign key
7. Spesifikasi File User
Nama Tabel : Tabel User
Fungsi : Untuk mengetahui data user
Tipe : Master
Akses : Random
Organisasi : Index Sequential
Panjang Record : 19 Karakter
Media : Hard disk
Kunci Field : USER_ID
Paket Program : Microsoft Access 2000
Table II.7.Spesifikasi File User
No Elemen Data Akronim Type data Panjang Keterangan
1 User ID USER_ID Text 5 Primary key
2 User name User_name Text 10
3 Password Password Text 10
E. HIPO Diagram ( Hirerarchy Plus Input-Proses-Output )
0.0
MENU UTAMA
0.0
2.0
TRANSAKSI
1.0
4.0
EXIT
1.0
3.3
REKAPITULASI DATA BARANG
0.0
3.2
PEMESANAN BARANG
0.0
3.1
DATA SUPPLIER
0.0
3.0
LAPORAN
1.0
2.2
TERIMA BARANG
0.0
2.1
PURCHASE ORDER
0.0
1.3
KATEGORI
0.0
1.2
SUPPLIER
0.0
1.1
PRODUK
0.0
1.0
MASTER
1.0
Penjelasan spesifikasi program didalam perancangan program pada penulisan tugas akhir ini
sebagai
berikut :
1. Menu Utama
Nama Program : MENU UTAMA
Akronim : MENU UTAMA.frm
Fungsi : Untuk menampilkan menu utama dan sub-sub menu
utama.
Bentuk Lampiran : lampiran C-1
Proses Program : Menu Utama terdapat sub-sub menu pilihan yaitu:
1. Menu master
2. menu transaksi
3. menu laporan
4. exit
2. Menu Master
a. Nama Program : Produk
Fungsi : Untuk menyimpan data-data barang
Akronim : Produk.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran C-2
Proses Program :
1. Untuk menginput form Produk,Klik “Add” lalu masukkan ID Produk dan menginput
data- data lainnya. Jika data sudah lengkap Klik “Save” untuk menyimpan data tersebut.
2. Untuk Memperbaiki data Produk, pada Form Produk Klik “Edit” lalu masukkan ID
Produk. Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan data Produk yang telah di “Edit”.
3. Untuk Menghapus data Produk, pada Form Produk Klik “Delete” lalu masukkan ID
produk yang ingin dihapus kemudian klik “Delete” data yang akan dihapus.
4. Untuk keluar dari Form Produk klik “Exit”.
b. Nama Program : SUPPLIER
Fungsi : Untuk menyimpan data Supplier
Akronim : SUPPLIER.frm
Bentuk Lampiran :Lampiran C-3
Proses Program :
1. Untuk menginput Form Supplier, klik “Add” lalu masukkan ID supplier
dan
menginput data-data lainnya. Jika data sudah lengkap klik “Save”
untuk
menyimpan data tersebut.
2. Untuk Memperbaiki data Supplier, pada Form Produk Klik “Edit” lalu
masukkan ID Supplier . Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan
data
Supplier yang telah di “Edit”.
3. Untuk menghapus data Supplier, pada Form Supplier Klik “Delete” lalu
masukkan ID Supplier yang ingin dihapus kemudian Klik “Delete” data
yang akan dihapus.
4 Untuk keluar dari Form Supplier Klik “Exit”.
c. Nama Program : KATEGORI
Fungsi : Untuk Menyimpan data Barang berdasarkan Tipe
Akronim : KATEGORI.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran C-4
Proses Program :
1. Untuk menginput Form Kategori, Klik “Add” lalu masukkan ID Kategori
dan menginput data-data lainnya. Jika data sudah lengkap Klik “Save”
untuk menyimpan data tersebut.
2. Untuk memperbaiki data Kategori, pada Form Produk Klik “Edit” lalu
masukkan ID Kategori . Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan data
Kategori yang telah di “Edit”.
3. Untuk menghapus data Kategori, pada Form Kategori Klik “Delete” lalu
masukkan ID Kategori yang ingin dihapus kemudian Klik “Delete” data
akan dihapus.
4. Untuk keluar dari Form Kategori Klik “Exit”.
d. Nama Program :USER
Fungsi :Untuk Menyimpan data user
Akronim : USER.frm
Bentuk Lampiran :Lampiran C-5
Proses Program :
1. Untuk menginput Form user, Klik “Add” lalu masukkan user_Id dan
menginput data-data lainnya. Jika data sudah lengkap Klik “Save” untuk
menyimpan data tersebut.
2. Untuk memperbaiki data user, pada Form user Klik “Edit” lalu masukkan User id.
Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan data user yang telah di “Edit”.
3. Untuk menghapus data user, pada Form user Klik “Delete” lalu masukkan user id
yang ingin dihapus kemudian Klik “Delete” data akan dihapus.
4. Untuk keluar dari Form user Klik “Exit”.
3. Menu Transaksi
a. Nama Program : PURCHASE ORDER
Fungsi : Untuk menyimpan data Transaksi
Akronim : PURCHASEORDER.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran C-5
Proses Program :
1. Untuk menginput Form Purchase Order, Klik “Add” lalu masukkan no order dan
menginput data-data lainnya. Jika data sudah lengkap Klik “Save” untuk menyimpan data
tersebut.
2 Untuk Memperbaiki data Purchase Order, pada Form Purchase Order Klik “Edit”
lalu masukkan no order . Kemudian Klik “Update” untuk menyimpan data Purchase
Order yang telah di “Edit”.
3. Pada menu Cetak “PO” kemudian tentukan kategori untuk menampilkan data
laporan PO, lalu Klik “Search”,klik ”Print” untuk mencetak data laporan PO.
4. Untuk Menghapus data Purchase Order, pada Form Purchase Order Klik “Delete”
lalu masukkan no order yang ingin di hapus kemudian klik “Delete” data akan di
hapus.
5. Untuk keluar dari Form Purchase Order Klik “Exit”.
b. Nama Program : TERIMA BARANG
Fungsi : Untuk menyimpan data barang yang sudah diterima
Akronim : TERIMABARANG.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran C-6
Proses Program :
1. Untuk Menampilkan menu terima barang klik “Transaksi” pada menu utama
kemudian pilih “Terima Barang”, kemudian Form “Terima Barang” akan ditampilkan. Lalu
input data “Terima Barang” dengan lengkap setelah itu Klik “Save”.
2. Untuk Memperbaiki data “Terima Barang”, pada Form Purchase Order klik
“Edit” lalu masukkan no transaksi. Kemudian klik “Update” untuk menyimpan
data Purchase Order yang telah di “Edit”. Delete data “Terima
Barang” dan tentukan data yang ingin dihapus. Klik “Exit” jika ingin kembali kemenu
utama.
3. untuk keluar dari Form Terima Barang klik “Exit”.
c. Nama Program : RETUR
Fungsi : Untuk menyimpan data Retur pengembalian barang
Akronim : RETUR.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran C-7
Proses Program :
1. Untuk Menampilkan menu Retur “Transaksi” pada menu utama kemudian pilih
“Retur kemudian Form “Retur” akan ditampilkan. Lalu input data “Retur” dengan lengkap
setelah itu Klik “Save”.
2. Untuk Memperbaiki data “Retur”, pada Form Purchase Order klik “Edit” lalu
masukkan no transaksi. Kemudian klik “Update” untuk menyimpan data Purchase
Order yang telah di “Edit”. Delete data “Retur” dan tentukan data yang ingin dihapus. Klik
“Exit” jika ingin kembali kemenu utama.
3. untuk keluar dari Form Terima Barang klik “Exit”.
4. Menu Laporan
a. Nama Program : PEMESANAN BARANG
Fungsi : Untuk menyimpan data Pemesan Barang.
Akronim :PEMESANANBARANG.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran B-1
Proses Program :
1. Pada menu laporan pilih “Pemesanan Barang” kemudian tentukan kategori untuk
menampilkan data laporan Pemesan Barang, lalu klik “Search”, kliK“Print” untuk mencetak
data laporan Pemesanan Barang.
2. Klik “Exit” untuk keluar dari Form laporan Pemesan Barang.
b. Nama Program : REKAPITULASI DATA BARANG
Fungsi : untuk mengetahui data-data barang.
Akronim : REKAPITULASIDATABARANG.frm
Bentuk Lampiran : Lampiran B-2
Proses Program :
1. Pada menu laporan pilih “Rekapitulasi data barang” kemudian tentukan kategori untuk
menampilkan data laporan Rekapitulasi data barang, lalu klik “Search”, klik “Print”
untuk mencetak data laporan Rekapitulasi data barang.
2. Klik “Exit” untuk keluar dari Form Laporan Pemesan Barang.
c. Nama program : DATASUPPLIER
Akronim : DATASUPPLIER.frm
Fungsi : Untuk Mengetahui data Supplier yang ada.
Bentuk lampiran : Lampiran B-3
Proses Program :
1. Pada menu laporan pilih “Data Supplier” kemudian tentukan Kategori untuk
menampilkan data laporan data Supplier, lalu klik “Search”, klik “Print” untuk
cetak data laporan data Supplier.
2. Klik “Exit” untuk keluar dari Form laporan Customer.
G.Sarana Pendukung Program
a. Perangkat Keras
Adapun perangkat keras yang penulis usulkan adalah komputer yang mempunyai
spesifikasi sebagai berikut :
Processor : Pentium IV Core 2 Duo 2.0 Ghz
RAM : 2 GB
Monitor : HD LED 14.1” WXGA
Hard disk : 250 GB
CD/DVD ROM : DVD Multi Writer
Keyboard : 104 Key
Mouse : Standar mouse
Printer : Deskjet
b. Perangkat Lunak
Perangkat lunak atau perangkar lunak (software) adalah merupakan
perintah atau intruksi yang di tulis oleh programmer agar computer
tersebut
dapat bekerja sesuai dengan keinginan manusia. Untuk dapat
mengimplementasikan aplikasi program yang di buat dapat
menggunakan
perangkat lunak sebagai berikut :
Sistem Operasi : Microsoft Windows XP Professional
Program Aplikasi : Microsoft Visual Basic 6.0
H. Konfigurasi Sistem Komputer
Adapun Konfigurasi Sistem Komputer yang penulis buat dalam penulisan
ini adalah :
Keyboard / Mouse
HardDisk40 G
Pentium IV2.8 Ghz
SVGA15”
Deskjet
Floppy Disk
1.44 MB