1.Sekilas Tentang Microsoft Excel
Microsoft Excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan
dalam pengolahan angka, terdiri dari lembar kerja (Worksheet).
Fungsi dari Microsoft Excel adalah untuk melakukan dan mempresentasikan data
kedalam bentuk tabel. Worksheet pada Microsoft Excel terdiri dari kolom dan baris.
Sedangkan pertemuan antara kolom dan baris disebut dengan sel / Cells. Ada 3 jenis
data yang dimasukkan dalam lembar kerja, yaitu:
a) Label, berupa potongan teks/naskah, dengan ciri kas akan rata kiri
apabila kita masukkan dalam sel.
b) Angka (numeric), berupa bilangan/angka, dengan cirri akan rata kanan.
c) Rumus (formula), berupa rumus perhitungan dalam Excel, dengan cirri
khas selalu diawali dengan tanda sama dengan (=).
Semua type data diatas dapat dirubah aligmentnya sesuai dengan yang kita inginkan,
dengan cara blog cells mana yang akan diubah lalu tunjuk salah satu aligment (rata
kiri, tengah, kanan).
2. Membuat Lembar kerja
Jika kita ingin membuat lembar kerja baru pada Microsoft Excel, langkah-langkah
yang perlu dilakukan adalah:
a. Klik office button, lalu pilih New
b. Pilih tombol Create unltuk membuat worksheet
Gambar G.1 (Membuat Lembar Kerja)
c. Setelah itu akan muncul lembar kerja Microsoft Excel seperti dibawah
ini:
Gambar G.2 (Lembar Kerja Microsoft Excel)
3. Mengatur Lembar Kerja
Sebelum kita memasukkan data , sebaiknya kita tentukan batas-batas pengetikan dan
bentuk kertas terlebih dahulu. Langkah-langkah untuk mengatur lembar kerja Ms.
Excel yaitu:
a. Klik menu Page Layout
b. Pilih Margin lalu klik Custom Margin untuk menentukan batas
pengetikan.
Gambar G.3 (Mengatur Lembar Kerja Microsoft Excel)
· Top, mengatur batas atas kertas
· Bottom, mengatur batas bawah kertas
· Left, mengatur batas kiri kertas
· Right, mengatur batas kanan kertas
c. Untuk mengatur bentuk kertas, pilih menu Page Layout, klik Margin,
pilih Custom Margin, kemudian klik pilihan Page
Gambar G.4 (Mengatur Bentuk Kertas Lembar Kerja)
4. Bekerja dengan Microsoft Excel
a. Memasukkan Data Ke Lembar Kerja
Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai,
tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu
sel, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1) Klik sel tempat yang akan dimasukkan data
2) Ketikkan data yang diinginkan
3) Kemudian tekan Enter, atau tekan tombol panah ke bawah dari keyboard
b. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Bila ada kesalahan pengetikan data, dapat diperbaiki dengan melakukan
langkah sebagai berikut :
1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki lalu tekan tombol F2
2. Perbaiki data yang salah kemudian Enter
Karena jika tidak menggunakan F2 tetapi Delete, aka keseluruhan data pada sel akan
terhapus.
c. Membuat Range / Blok Sel
Pada saat menggunakan excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu
sel saja.
Terkadang menggunakan kumpulan sel / grup. Misalnya ingin merubah
jenis huruf, rumus atau mengcopy serta menghapus dalam beberapa kolom dan (atau)
baris. Dalam kondisi yang seperti tersebut, dapat menggunakan range/blok
sel untuk lebih memudahkan
Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung ka
nan bawah. Contoh range dari sel B2 sampai F5 dituliskan sebagai range B2:F5
Gambar G.5 (Membok Sel)
d. Menghapus Data
Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, dapat meng
gunakan tombol delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat
dilakukan dengan klik tombol kanan mouse kemudian pilih Clear Contents.
Gambar G.6 (Menghapus Data)
e. Mengatur Lebar Kolom
Kolom dalam excel dapat dirubah sesuai dengan keinginan ataupu
n sesuai dengan lebar dari teks yang ada di dalam sel. Adapun caranya adalah
sebagai berikut :
- Menggunakan Mouse
1. Arahkan pointer pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda
plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.
2. Drag (klik tahan) mouse sampai lebar kolom yang diinginkan
- Sesuai Dengan Data Terpanjang
1. Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan
diubah Lebarnya
2.
Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data
terpanjang yang ada pada kolom.
f. Meratakan Tampilan Data
Bila diperlukan, tampilan data yang tersimpan dapat diatur pada su
atu sel atau
range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, ditengah sel at
au ditengah beberapa kolom tertentu. Cara yang dapat dilakukan adalah dengan
menggunakan baris menu (menubar) atau toolbar formatting.
- Meratakan Data dengan Perintah di Baris Menu (MenuBar)
a. Blok sel atau range yang akan diubah
b. Klik menu Format Cells pilih Alignment
c. Setelah muncul kotak dialog format cell, pilih tab Alignment
d. Lakukan pemilihan sesuai dengan keinginan:
• Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertikal (atas bawah)
Top :Rata atas
Center : Rata tengah
Bottom :Rata bawah
Justify : Data ditampilkan pada sel secara penuh
• Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan :
General : Huruf rata kiri dan angka rata kanan
Left (Indent) : Rata kiri
Center : Rata tengah
Right : Rata kanan
Fill : Mengisi seluruh sel dengan mengulang data
Justify :Data ditampilkan pada sel secara
penuh
Center Across Selection : Data ditampilkan ditengah – tengah beberapa
kolom
• Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.
e. Klik OK
Gambar G.7 (Merapikan Tampilan Data)
g. Membuat atau Memberi Garis pada Sel
Untuk memperindah atau untuk lebih memudahkan dalam pembacaan
, dapat juga sel atau range diberikan garis pemisah. Dalam memberikan
garis, dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Pilih sel atau Blok range sel yang akan diberikan garis pembatas
2. Klik menubar Format Cell pilih Border
3. Pada bagian Presets, pilih salah satu tombol
4. Pada bagian Border, pilih garis pembatas yang diinginkan
5. Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
6. Pada kotak pilihan Color, pilih jenis warna untuk garis yang diinginkan
7. Bila sudah selesai, klik OK
Gambar G.8 (Membuat Garis Pada sel)
h. Menyisipkan Sel, Baris Dan Kolom
Adakalanya dalam memasukkan data ada yang terlewatkan. Untuk itu perlu kita
menyisipkan baris atau kolom. Adapun langkah-langkah yang ditempuh adalah
sebagai berikut :
1. Pilih sel atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan
2. Klik pada menu bar :
• Insert Rows : untuk menyisipkan baris baru
• Insert Columns : untuk menyisipkan kolom baru
• Insert Cells : untuk menyisipkan sel baru
i. Menghapus Baris/Kolom
· Tunjuk sel pada baris atau kolom yang akan dihapus
· Klik menu Edit, kemudian klik Delete
j. Memindahkan Sel
· Pilih sel/range yang akan dipindahkan
· Lalu klik toolbar Cut (atau menggunakan menu Edit
Cut)
· Pindahkan sel ketempat yang diinginkan
· Klik toolbar Paste (atau dari menu Edit Paste)
k. Mengkopy Isi Sel
· Pilih sel/range yang akan dicopy
· Klik toolbar Copy (atau menggunakan tombol kanan
Mouse lalu pilih Copy)
· Pindahkan isi sel ketempat yang diinginkan
· Klik toolbar Paste (atau menggunakan tombol kanan
Mouse lalu pilih Paste)
l. Membuat no Urut:
· Awali angka awal pembuatan nomor urut dengan tanda
petik atas (‘) contoh (‘1)
· Kemudian copy ke bawah penunjuk sel diletakkan pada
pojok kanan bawah, lalu tarik kebawah atau kekanan sesuai yang diinginkan.
Gambar G.9 (Membuat Nomor Urut)
m. Merubah Lebar Baris:
· Blok range/daerah lembar kerja
· Pilih format Row Height
· Isikan nilainya, kemudian tekan OK
· Selain dengan cara diatas, dapat juga dilakukan
dengan cara: letakan kursor pada garis baris yang akan diperlebar disebelah paling
kiri (1,2,3,…) kemudian tarik ke bawah atau ke atas.
Gambar G.10 a & b (Merubah Lebar Baris)
n. Meletakan Posisi Judul agar Berada di Tengah
· Blog judul sepanjang kolom yang ada
· Lalu klik toolbar Merge and Center
Gambar G.11 (Menggunakan Merge and Center)
o. Mengurutkan Data:
· Blok data yang akan diurutkan
· Klik menu Data Sort
· Pilih model pengurutan (ORDER) data . Ascending
(AZ) digunakan untuk mengurutkan data dari data terkecil ke data terbesar,
Descending( ZA) digunakan untuk mengurutkan data dari data terbesar ke terkecil.
· Sort by adalah untuk memilih berdasarkan apa data
akan diurutkan
Gambar G.12 (Mengurutkan Data)