2
Definisi SISTEMSekumpulan elemen yang saling berkaitan & salingmempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersamauntuk mencapai suatu tujuan.
SUBSISTEM adalah Sistem didalam suatu sistemdimana sistem berada pada lebih dari satu tingkat
Suatu sistem adalah bagian dari sistem yg lebihbesar, sistem yg lebih besar itu adalahSUPERSISTEM
3
Karakteristik Sistem
Karakteristik Sistem terdiri dari :Komponen (Elemen)Batasan sistem (Boundary)Lingkungan luar (Environment)Penghubung sistem (Interface)Masukan (Input)Keluaran (Output)Sasaran sistem (Objective)
4
Karakteristik SistemKomponen (Elemen)Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai subsistem
Batasan (Boundary)daerah yg membatasi antara sistem yg satu dgn yglainnya / dgn lingkungan luar
Lingkungan luar sistem (environment)segala sesuatu di luar dari batas sistem ygmempengaruhi operasi dari suatu sistem.contoh : Vendor, Pelanggan, Pemilik, Pemerintah, Bank,
Pesaing
5
Karakteristik SistemPenghubung Sistem (interface)suatu media penghubung antara 1 subsistem dgnsubsistem lainnya.
Masukan (Input)energi yg dimasukkan ke dalam sistem. Pada sisteminformasi, masukan dapat berupa :
Data transaksiData non transaksi (misal : surat pemberitahuan)instruksi
6
Karakteristik SistemKeluaran (Output)
hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran ygberguna (informasi, produk) atau keluaran yg tidakberguna (limbah)Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa :
InformasiSaranCetakan laporan
Sasaran sistem (objective)suatu tujuan yg ingin dicapai oleh suatu sistem
7
Model Umum Sistem
SISTEMmasukan keluaran
Konfigurasi Komputer sebagai sistem
INPUT OUTPUT
STORAGE
CPU
Subsistem input Subsistem output
Subsistem penyimpanan
interfaceSubsistem pengolah
8
Klasifikasi SistemSistem Abstrak
sistem yg berisi gagasan atau konsepcontoh : sistem teologi
Sistem Fisiksistem yg secara fisik dapat dilihatcontoh : sistem komputer, sistem transportasi
9
Klasifikasi SistemSistem Deterministik
sistem yg operasinya dapat diprediksi secara tepatcontoh : program komputer
Sistem Probabilistiksistem yg tidak bisa diramal dgn pasti karenamengandung unsur probabilitascontoh : arisan, stok barang
10
Klasifikasi SistemSistem Tertutup
sistem mandiri, sistem yg tidak bertukar materi, informasi, atau energi dgn lingkungan(tidak dipengaruhioleh lingkungan)contoh : reaksi kimia dlm sebuah tabung tertutup
Sistem Terbukasistem yg berhubungan dgn lingkungan dan dipengaruhioleh lingkungancontoh :sistem keorganisasian, sistem penawaran
11
Klasifikasi SistemSistem alamiah
sistem yg terjadi karena alam (tidak dibuat olehmanusia)contoh : sistem tata surya
Sistem buatan manusiasistem yg dibuat oleh manusiacontoh : sistem komputer, sistem mobil
12
Pembentukan SubsistemPengunsuran (Factoring)Perancangan sistem menuntut keseluruhan sistem. Tetapi hal ini terlalu besar utk dianalisa secara rinci, maka diuraikan/dibagi atas subsistem. sistem hasilproses pengunsuran membentuk struktur.
Contoh : SistemPengolahan Informasi
SubsistemPenjualan
SubsistemPersediaan barang
SubsistemProduksi
SubsistemPersonalia
SubsistemPenyiapan Data Masukan
SubsistemDaftar Gaji Harian
13
Pembentukan SubsistemPenyederhanaan (Simplikasi)Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan, keluaran, dan interface dengan subsistem-subsistem lainnya, sehingga akan menyebabkan banyak interface yg harus didefinisikan. Oleh karena itu diperlukan suatupenyederhanaan pada penggambaran interface
Contoh :4 subsistem berinteraksi akan memiliki 6 interface, 20 subsistem akan memiliki 190 interface. Rumusnya : ½ n (n-1) n= banyaknya subsistem
14
Pembentukan Subsistemsetiap jalinan adalah inteface yg berpotensi untuk komunikasi antar subsistem dan mengandung jalur informasi. Proses penyederhanaan dapat dilakukan dengan :
Gugus (cluster) subsistem ditentukan mana yg berinteraksi dg lainya kemudian dibuat sebuah jalur interface dari gugus menuju subsistem lainnya.
Metode untuk sistem pemisahan (decoupling) diadakan agar tidak memerlukan analisis interaksi yg tepat.
15
Pembentukan SubsistemPemisahan (Decoupling)
dua subsistem yg berhubungan sangat erat membutuhkan suatukoordinasi & penjadwalan waktu yg ketat
Contoh :seandainya bahan baku langsung diproduksi pada saat ia tiba di pabrik, maka dikatakan sistem bahan baku digandeng erat dg sistem produksi. Pengaturan waktunya harus tepat untuk menghindari penundaan dalam produksi atau terlalu cepat kedatangan sehingga tidak ada tempat untuk penyimpanan. Proses produksi dapat mengalami penundaan tak terduga atau tak terencana.
pemecahannya adalah dgn memisahkan atau mengendorkanhubungan tersebut sehingga kedua sistem dapat beroperasisejenak secara bebas.
16
Pengendalian dalam SistemDiwujudkan dengan menggunakan umpan balik(feedback)
Untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengantujuan
Dilakukan dengan membandingkan keluaran sistemdengan keluaran yang diinginkan
17
Umpan BalikUmpan balik negatif (negatif feedback)
Menyesuaikan penyimpangan terhadap standarContoh : penerapan thermostat pada sistempendingin (AC)
Umpan balik positif (positive feedback)Untuk menambah kekuatan atau mendorong prosessupaya memberikan hasil yang baik, tanpa harusmenunggu terjadinya penyimpanganContoh : peramalan arus saldo kas di masamendatang dengan membuat sistem anggaran kaspada sistem perencanaan kas
18
Perancangan SistemANALISIS SISTEM
penguraian dari suatu sistem yg utuh ke dalam bagian-bagiankomponennya dgn maksud utk mengidentifikasikan danmengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yg terjadi dankebutuhan yg diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan
Tugas Utama Analis SistemMenentukan lingkup sistemMengumpulkan faktaMengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporananalisis sistem
19
Perancangan SistemLangkah – langkah dasar yg dilalui dalam Analisis Sistem
Identify, mengidentifikasi masalahUnderstand, memahami kerja sistem yg adaAnalize, menganalisa sistemReport, membuat laporan
SISTEM ANALIS merupakan individu kunci dalam prosespengembangan sistem. Meskipun demikian, sistem analis bekerjadalam sebuah tim yg berbasis proyek. Tim ini terdiri dari
manajer sistem informasiProgrammeruser spesialis lainnya.
20
Perancangan SistemMANAJEMEN PROYEK
Memiliki 2 tujuan :Mencegah proyek selesai lebih dari waktu yg ditetapkan(terlambat)Mencegaj proyek kelebihan anggaran
Membantu manajemen dalam memantau kemajuan proyek
21
Konsep Organisasi danManajemen
ORGANISASI merupakan alat yang digunakan manusia untukmencapai suatu tujuan tertentu. Keberhasilan organisasi merupakangabungan antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknispara pelaksana kegiatan operasional. Manajemen selalu berkaitandengan kehidupan organisasi. Tujuan mempelajari organisasi padaumumnya untuk memperbaiki antar hubungan manusia, perilakuorganisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi agar dapatsaling berhubungan secara lebih efektif.
MANAJEMEN merupakan suatu ilmu dan seni menggerakan oranglain untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen diibaratkan darahyang mengalir pada tubuh manusia, yang penerapannya sangatsituasional tergantung dari situasi dan kondisi serta kekhasan dariorganisasi yang memakainya.
22
Konsep Organisasi dan Manajemensehubungan dgn Sistem Informasi
Teori Manajemen
Perencanaan
Pengorganisasian
Penyusunan staff
Pengkoordinasian
Pengarahan
Pengendalian
KegiatanPengstrukturan
PengambilanKeputusan
InteraksiManusia
V a r I a b e l P r e s t a s i
F u
n g
s I
M a
n a
j e
m e
n
Gambar. Kerangka Kerja utk Teori Manajemen
23
Konsep Organisasi dan Manajemensehubungan dgn Sistem Informasi
Pengukuran prestasi & penyimpangannya darirencana. Pengaturan & pembetulan kegiatanatau kebijakan-kebijakan
PENGENDALIAN
Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan & pemotivasian orang dalam organisasi
PENGARAHAN
Penjadualan kegiatan-kegiatan dalam urutan ygtepat & pengkomunikasian perubahankebutuhan
PENGKOORDINASIAN
Pemilihan & pelatihan orang utk bekerja dalamorganisasi
PENYUSUNAN STAFF
Pengelompokan kegiatan-kegiatan yg harusdilaksanakan & menetapkan bentuk sertahubungan keorganisasian utk menjalankankegiatan.
PENGORGANISASIAN
Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan, prosedur & program-program utk mencapainya
PERENCANAAN
24
Struktur KeorganisasianMODEL DASAR
Struktur Hirarki
Produksi KeuanganPersonalia
KeuanganPemasaranManufakturRiset
Gambar. Organisasi hirarki dasar dgn spesialisasiFungsional dan Hubungan Lini & Staff
25
Struktur KeorganisasianSpesialisasi
Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus dalamorganisasi
Hubungan Lini & staffLINI menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam organisasiSTAFF berhubungan dgn kegiatan-kegiatan pendukungseperti analisis & konsultasi
Wewenang & tanggung jawabWEWENANG adalah hak utk memerintah dari atas ke bawahTANGGUNG JAWAB adalah pertanggungjawaban ke atas
Rentang KendaliMenunjukkan banyaknya bawahan yg diawasi oleh seorangatasan
26
Struktur KeorganisasianMODEL VARIASI
Organisasi berdasarkan produk & jasa mandiri
Stuktur organisasi ini menghasilkan orang yg lebihdiarahkan pada output dibandingkan pengolahannnya
Kel. B Kel. CKel. A
KeuanganPemasaranManufaktur
27
Struktur KeorganisasianMODEL VARIASI
Organisasi MatriksStuktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral, yaitumenggabungkan organisasi fungsional dgn produk & jasa.
Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus….Produk & Jasa dipandang sebaga aliran melalui organisasifungsional
ManufakturManajemenJalur Produk
Pemasaran
A B A B A B
Jalur produk Jalur produk
28
Struktur KeorganisasianDalam Organisasi proyek, sumber-sumber dayaadalah proyek-proyek yg ditugaskan dgn dikepalaioleh seorang direktur proyek
PembelianKepalaProyek
Personalia
Proyek Proyek Proyek
Manufaktur Teknik Keuangan
29
Model Pengolahan Informasi PadaStruktur organisasi
Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi oleh faktor-faktor :Ketidakpastian tugasBanyaknya unsur relevan utk pengambilan keputusanSaling ketergantungan unit organisasi
Tanggapan Keorganisasian atas kebutuhan pengolahanInformasi :
1. Prosedur P’operasian & Aturan keputusan2. Hirarki wewenang3. Subsistem mandiri4. Sumber daya lentur5. Struktur mandiri6. Sistem Informasi manajemen7. Bentuk organisasi lateral
MekanismeP’koordinasian
Mengurangi kebutuhanPengolahan informasi
Meningkatkan kapasitasPengolahan informasi
30
Peranan Manusia dalam Organisasi
Menurut Abraham Maslow, ada 5 kebutuhan dasar manusiayg terendah s/d tertinggi
Pemenuhan diri, mencari kreativitasPerwujudan DiriTinggi
Menghargai diri & dihargaiPenghargaan
Kepuasana dlm keikutsertaan dlmsuatu kelompok &menerimapersahabatan
Perhatian
Perlindungan thd bahayaKeamanan
Kebutuhan fisik seperti rasa lapar, haus
FisiologisRendah
31
Peranan Manusia dalam Organisasi
Dinamika KelompokTerkadang kelompok kecil merupakan faktor yg mempengaruhiantara individu dgn organisasi
Gaya kepemimpinanTeori x mendukung gaya autorizer
Manajemen bertanggung jawab utk mengorganisasi unsur-unsur produktif/bahan, peralatan & manusia guna tujuanekonomisSehubungan dgn manusianya, ini adalah proses pengarahanupaya motivasi mereka, mengendalikan kegiatan danmenjaga perilaku mereka agar sesuai dgn kebutuhanperusahaanTanpa intervensi aktif manajemen ini, orang-orang menjadipasif dan menolak terhadap kebijakan perusahaan. Karenanya mereka harus dihukum / diberi sanksi
32
Peranan Manusia dalam OrganisasiTeori Y mendukung gaya partisipasif / Supportif
Orang adalah aktif akibat pengalaman dalam organisasiMotivasi, potensi utk perkembangan, kapasitas utk menerimaKesediaan utk mengarahkan perilaku kepada tujuanorganisasi
33
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
MODEL DASAR PENGOLAHAN INFORMASIterdiri dari indera penerima (mata, telinga, hidung dsb) ygmenerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah(otak). Hasil olahan adalah respon/tanggapan keluar (secara fisik, ucapan, tulisan dsb)
Masukandari inderapenerima
Pengolahanmentalsaluran saluran Hasil
keluaran
ingatan
penyaring
34
Manusia Sebagai Pengolah InformasiKapasitas manusia dalam menerima masukan danmenghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bilasistem pengolah manusia dibebani melampaui batas. tingkattanggapannya akan berkurang
Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas jumlahyg diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi
Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinanpentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat :
Kerangka acuan individualProsedur keputusan normalKeputusan dalam keadaan tertekan
Para individu mengatur penyaringan kepentingan berdasarkanpengalaman, latar belakang, kebiasaan dll
35
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
Allen Newell dan Herbert. A. Simonmembuat model pengolahan sistem informasimanusia yang dianalogikan dengan sisteminformasi komputer, model tersebut dikenal dengan“model Newell-Simon”.
Di dalam model tersebut sistem pengolahan padamanusia yang terdiri dari:
ingatan jangka pendek, pengolahan dasar, penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan ingatanluar.
36
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
Penerima
PenghasilPengolah IngatanLingkungan
Gambar. Struktur umum sistem pengolah informasi manusia
Masukan Keluaran
Penyimpanan
Pengolah
Gambar. Model umum sistem informasi komputer
37
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
SISTEM PENGOLAH INFORMASI MANUSIASistem pengolah informasi manusia terhadapa sebuahpengolah, masukan, penggerak keluaran dan 3 jenisingatan yaitu :
Ingatan jangka panjangIngatan jangka pendekIngatan luar
Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsanganyang cepat dan banyak, serta cepat dalammenampilkannya kembali. Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkaprangsangannya, dan kurang tahan lama dalammenyimpan ingatannya.
38
Manusia Sebagai Pengolah InformasiBerdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapatdisamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistempencatatan atau penyimpanan sementara (register pad).Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial, sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisaserial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggaplebih mampu daripada manusia.Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannyamanusia biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasipersoalan disebut ruang persoalan (problem space) Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasipersoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan sikap mental
39
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
Ingatan jangka panjang
Ingatan jangka pendek
Pengolah baku
Interpreter
pengolah
masukan keluaran
kertas Papan tulis Tabung gambar
Ingatan luar
Ingatan dalam
Gambar. Ingatan dalam model Newell Simon
40
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
BATAS-BATAS SEMENTARA PENGOLAH MANUSIAPengolahan data & berhubungan langsung dgn ingatan jangkapendekKemampuan manusia utk menemukan perbedaan-perbedaan yaitumenemukan perbedaan data benar dgn data salah juga dalamreaksi penerima terhadap keanekaan dalam nilai data yg diterima.Dalam memadukan & menafsirkan data probabilitas :
Kurang memahami intuitif akibat ukuran/sampel terhadappenyimpangannyaKurang kemampuan intuitif utk mengenal korelasi & causalityCenderung mengambil kesimpulan dalam perkiraan dankemungkinan
41
Manusia Sebagai Pengolah Informasi
Mengingat jumlah data yang banyak dan sangatbervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasandata. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasikeputusan, tetapi para pengambil keputusan merasakurang yakin terhadap apa yang diputuskannya.Para pengambil keputusan kadang-kadangmengumpulkan data yang sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar diperhatikan untukpengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal inicenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari padaekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasianhal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan danpengolahan yang sia-sia.
.