O-EF 2008 1
KLUBISIHTEERI
Materiaali on Power Point-muodossa osoitteessa:
www.lions.fiJäsenille Tietoluola
Koulutusmateriaalit
O-EF 2008 2
KOULUTUKSEN TAVOITE:
• Tiedät tehtäväsi tärkeyden
• Tiedät siihen kuuluvan ’byrokratian’
• Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset
• Sitoudut hoitamaan tehtävän
• Tiedät mistä olet vastuussa
O-EF 2008 3
• Olet presidentin oikea käsi• Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi • Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin
Sinun jälkesi näkyy !
SIHTEERI klubin tärkein virkailija ?
O-EF 2008 4
• Kokouskutsujen teko ja lähettäminen• Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia• Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa • Klubin jäsenluettelon ylläpito• Klubin arkistonhoito ym. tehtävät (vaihtelevat klubeittain)
Klubin sisäiset tehtävät
SIHTEERIN TEHTÄVÄT
O-EF 2008 5
• Ilmoitusten teko
• Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan
• Klubin kirjeenvaihdon hoito
• Osallistuminen piirifoorumiin ja alue- ja lohkokokouksiin
Klubin ulkoiset tehtävät
SIHTEERIN TEHTÄVÄT
6
SIHTEERIN TEHTÄVÄT
Valmistelut ennen toimintakautta
Tarkasta, että edellinen sihteeri on hoitanut:
- uusi hallitus on rekisteröity
- kesä-, heinä- ja elokuun raportit on tehty
- tulevan kauden virkailijat on ilmoitettu liiton jäsenrekisteriin
O-EF 2008 7
• suoraan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistys- rekisteriin www.prh.fi tai
• lomakkeella 3 kappaleena
• kuitti maksusta (10 €) mukaan
• tehdään toukokuussa
yhdistysrekisteriin
Nimenkirjoittajien muutos
O-EF 2008 8
Jäsen- ja virkailijailmoitukset
liiton rekisteriin
• Käyttäjätunnus = kotimaan jäsennumerosi, jonka eteen on lisättävä tarpeellinen määrä nollia (käyttäjätunnuksessa tulee olla 8 merkkiä)• Salasana on kv. jäsennumerosi• Salasana annetaan presidentille, rahastonhoitajalle, sihteerille ja jäsenjohtajalle
Raportoi heti kokouksen jälkeen, viimeistään kuukauden viimeisenä päivänä.
Rekisterissä PITÄÄ käydä kerran kuukaudessa.
www.lions.fi/rekisteri/
O-EF 2008 9
Jäsen- ja virkailijailmoitukset
• Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa.
• Päämajan ja liiton perimät jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin.
• Tiliote rahastonhoitajalle. Viive muutoksissa 2 kk.
• Ilmoituksen on oltava liiton jäsenrekisterissä kuukauden viimeisenä päivänä.
• Rekisterissä PITÄÄ käydä kerran kuukaudessa.
Kuukausittain tehtävät jäsenilmoitukset
O-EF 2008 10
Muut
Puolisot
Klubivierailut
Joulukuust,sankarihad.
Klubin kehit-tämispäivä
Klubiaktiviteetit
Klubi-illat
Hallituksen kokoukset
Aluekokous
Mansikan myynti
Kokoukset ja koul
JouMarLokSyyEloHeiVuositapahtumat
KLUBIKALENTERI (esimerkki)
Vuosikokous kutsu
Pikku-joulut
Havujahaudoille
Vuosikokous
Kulttuuri
Piirifoorumi
Kaudenavaus
O-EF 2008 11
Muut
Puolisot
Klubivierailut
KlubiaktiviteetitTalvirieha
Klubi-illat
Hallituksen kokoukset
Klubivirk. koulutusKokoukset ja koul
KesTouHuhMaaHelTamVuositapahtumat
KLUBIKALENTERI (esimerkki)
Kulttuuri
Klubinkevätpäivä
Liitonvuosikokous
Lohko-kokoukset
Piirinvuosikokous
Vaalikokous
Hallituksen vaihtokok
Verenluovutus
Aloitteet
O-EF 2008 12
Elo-lokakuu
• Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta
• Muut vuosikokousvalmistelut • Osallistu piirifoorumiin
• Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10.
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
O-EF 2008 13
Marraskuu
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
• Osallistu aluekokoukseen
O-EF 2008 14
Tammikuu
15.1. mennessä hoidettavat asiat:
Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet.
Piirikuvernöörille Ilmoitus mahdollisesta 2. varapiirikuvernööriehdokkaasta seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatus- todistus ja ehdokkaan suostumus. Klubin aloitteet piirikokoukselle.
1. Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista piirihallituksen jäsenistä.
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
O-EF 2008 15
Helmikuu
Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu,ehdollepanotoimikunta.
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
O-EF 2008 16
Maaliskuu
• Tarkasta viimeistään nyt Lions-liiton rekisteri
• Osallistu lohkokoukseen
• Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
O-EF 2008 17
Maalis-huhtikuu
• Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta• Valtakirjat piirikokoukseen ja Suomen Lions-liiton vuosi- kokoukseen• Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille• Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen• Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen• Palkintojen tilaaminen ja anominen• Rauhanjulistekilpailupakettien tilaaminen
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
O-EF 2008 18
Toukokuu
• Muutostiedot yhdistysrekisteriin
• Perhejäsenyyden ilmoittaminen päämajan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä
• Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
O-EF 2008 19
Kesäkuu
• Sihteerin arkisto ajan tasalle
• Muuta liiton jäsenrekisteriin klubin ALIAS-sähköpostin vastaanottajat
• Täydennä liiton jäsenrekisteriin klubin jäsenten sähköpostiosoitteet
• Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu
• Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta
• Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten
• Tehtävien luovuttaminen seuraajalle
• Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
O-EF 2008 20
• Kokouskutsujen teko ja lähettäminen (klubikohtainen)• Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia• Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa • Klubin jäsenluettelon ylläpito• Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, vaihtelevat klubeittain
Klubin sisäiset tehtävät
SIHTEERIN TEHTÄVÄT
O-EF 2008 21
Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa
• Nimilista läsnäolon toteamiseksi
• Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet
Ennen kokousta
SIHTEERIN TEHTÄVÄT
O-EF 2008 22
SIHTEERIN TEHTÄVÄT
• Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa
• Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen
- Lions –vuosikirja
- klubin voimassaolevat säännöt
- toimintakauden kokoonpanot ja pöytäkirjat
- saapuneet kirjeet, piirikuvernöörin tiedotteet ym
Ennen kokousta
O-EF 2008 23
SIHTEERIN TEHTÄVÄT
• Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (todistus vierailijoiden läsnäolosta)
• Pidä pöytäkirjaa
• Kirjaa tiedot toimintailmoitusta varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit yms.
• Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä
• Huolehti, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan
Kokouksen aikana
O-EF 2008 24
SIHTEERIN TEHTÄVÄT
• Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen).
• Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos.
• Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita
se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa.
Pöytäkirja on klubin "historiakirja”
Pöytäkirjan pito
O-EF 2008 25
SIHTEERIN TEHTÄVÄT
• Hyvä muistio kertoo kaiken oleellisen klubi-illassa käsitellyistä asioista
• Merkitse klubi-illan aikana muistiin päätökset
• Muistiolla ei ole virallista muotoa, pitää sisällään periaatteessa pöytäkirjan asiat
• Muistio on osa klubin "historiakirjaa”.
Muistion pito
O-EF 2008 26•26
Läsnäolotilastot ja jäsenluokat
Klubikokouksessa suoritetaan tavallisesti kokouksen alussa ”nimenhuuto”. Laadi klubin jäsenluettelo jäsenluokittain.
Jäsenluokista on oltava maininta klubin säännöissä:• toimiva (aktiivi) jäsen• ulkojäsen• kunniajäsen• etuoikeutettu jäsen• ainaisjäsen• liitännäisjäsen. Jäsenyyden myöntänyt klubi ei ilmoita jäsenyyttä jäsenilmoituksessa. Jäsenen ”kotiklubi” kylläkin.• tukijäsen (kannattajajäsen). Jäsenyys ilmoitetaan jäsenilmoituksessa omana kohtanaan, ei lasketa LCI:n kokonaismäärään.
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
O-EF 2008 27
LC Vasa-Vasabygden Läsnäololuettelo 2008-2009
L = läsnä, P = poissa, K= korvaus
Jäsen 09 10 11 12 01 02 03 04 05 100% Aura Arthur Brink Stig Ekman Erik Frans Oili-Elisabet Frans Rafael Ingberg Ulf Köhler Bruno Lax Arne Lax Gunne Majors Olof Mangs Mats Mattbäck Peter Nåhls Stefan Näsman Kurt Pada Bernt Sandberg Lars Thomasfolk Per Victorzon Olle Ainaisjäsen Levi Ludén Etuoikeutetut Andila Carl-Gustaf Backman Ingmar Palm Nils
Ulkojäsenet Skur Bernhard
O-EF 2008 28
Läsnäoloprosenttiin lasketaan mukaan vain toimivat eli aktiivijäsenet. (Ei ulko-, kunnia-, etuoikeutettu-, eikä ainaisjäsen.)
Läsnäoloprosentin laskentakaava
L + K X 100 = läsnäolo-% T
L = kokouksessa läsnäolevat lionitK = poissaolonsa korvanneet lionitT = klubin toimivien lionien kokonaismäärä
Läsnäoloprosentti pyöristetään lähimpään kokonaislukuun.
Läsnäoloprosentin laskeminen
O-EF 2008 29
Säännöt poissaolon korvaamiseksi
Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista:
1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous2. Oman klubin hallituksen kokous3. Oman klubin toimikunnan kokous4. Oman klubin jokin muu kokous5. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti6. Alueen tai lohkon kokous7. Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä
tahansa lionien virallinen kokous8. Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa,
liittotoimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika)9. Katso vuosikirja s. A 50 kaudella 08-09.
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
O-EF 2008 30
Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti:
Klubitoiminta:- klubitoiminnan painopistealue- klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta- klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut- hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen- klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus
Jäsenasiat:- uudet ja eronneet jäsenet- 100 % jäsenet toimintakaudelta- palkitsemiset- jäsenten merkkipäivät- yms.
TOIMINTAKERTOMUS
O-EF 2008 31
Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti:
Klubitoiminta:- klubitoiminnan painopistealue- klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta- klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut- hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen- klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus
Jäsenasiat:- uudet ja eronneet jäsenet- 100 % jäsenet toimintakaudelta- palkitsemiset- jäsenten merkkipäivät- yms.
TOIMINTAKERTOMUS
O-EF 2008 32
• Presidentin oikea käsi
• Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toimin- nasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin
Sinun jälkesi näkyy !
SIHTEERI klubin tärkein virkailija!