KULIAH KE X RENVAL
Dasar-dasar proses pengawasan
Terdapat banyak sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating, appraising atau correcting.Pengertian : proses untuk menjamin bahwa tujuan2 organisasi dan manajemen tercapai.
Perencanaan
pengorganisasian
Penyususnan personalia
pengarahan Pengawasan
pengawasan
Hubungan pengawasan dan fungsi2 manajemen
Fungsi pengawasan sendiri harus diawasi
• apakah laporan2 pengawasan akurat• apakah sistim pengawasan memberikan
pengawasan memberikan informasi tepat waktu
• apakah kegiatan diukur dengan interval frekuensi yang mencukupi
Kegiatan belum
dilaksanakan
Kegiatan sedang
dilaksanakan
Kegiatan telah dilaksanakan
Tipe-tipe pengawasan
Feedforward concurrent feedbackControl control control
Penetapan standar pelaksanaan
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan pelaksanaan kegiatan
Perbandingan dengan standar evaluasi
Pengambilan tindakan koreksi bila perlu
Tahap-tahap dalam proses pengawasan
Bentuk standar yang umum
• Standar : suatu satuan pengukuran yang dapat dipergunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil
• Standar-standar fisik ( kuantitas barang/jasa, jumlah langganan, kualitas produk)
• Standar moneter (biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan)
• Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu penyelesaian suatu pekerjaan
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Pertanyaan yang tepat :
• berapa kali (how often) pelaksanaan seharusnya diukur
• dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan
• siapa yang akan terlibat (who) manajer, staf departemen
• Pengukuran sebaiknya mudah dilaksanakan, tidak mahal, diterangkan kepada para karyawan.
Pengukuran pelaksanaan kegiatan
• Beberapa cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan :
1.pengamatan (observasi)2.laporan-laporan, lisan atau tertulis3.metoda2 otomatis4.pengujian /tes atau dengan pengambilan
sampel
Perbandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
• tahap kritis• paling mudah dilakukan• kompleksitas dapat terjadi• penyimpangan2 dianalisa• penting ( mengapa hal tersebut dapat
terjadi?), untuk pembuat keputusan.
Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan• Analisa........> memerlukan tindakan koreksi .....>
tindakan harus dilakukan dapat dalam berbagai bentuk .....> standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki atau keduanya dilakukan bersama-sama.
Tindakan koreksi mungkin berupa:• mengubah standar mula-mula• mengubah pengukuran pelaksanaan • mengubah cara dalam menganalisa dan
menginterprestasikan penyimpangan2
Pentingnya pengawasan
• perubahan lingkungan organisasi• peningkatan kompleksitas organisasi• kesalahan-kesalahan• kebutuhan manajer untuk pendelegasian
wewenang
Perancangan proses pengawasan
• Menurut William H. Newman untuk penetapan sistem pengawasan pendekatannya terdiri atas lima (5) langkah yaitu:
1.Merumuskan hasil yang diinginkan.2.Menetapkan penunjuk hasil pengukuran
masukan hasil-hasil pada tahap permulaan gejala-gejala/simptom perubahan dalam kondisi yang ditetapkan.
3.Menetapkan standar penunjuk dan hasil.4.Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik.5.Menilai informasi dan mengambil tindakan
koreksi.
1. PerencanaanPemilihan dan penentuan tujuan organisasi, penyusunan strategi, kebijaksanaan, program dan lain2
5. PengawasanPenetapan standar, pengukuran pelaksanaan dan pengambilan tindakan korektif
2. Pengorganisasianpenentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan, menyusun organisasi atau kelompok kerja, penugasan wewenang dan tg jawab serta koordinasi
3. Penyusunan personaliaseleksi, latihan, pengembangan, penempatan, dan orientasi karyawan
4. Pengarahanmotivasi, komunikasi, kepemimpinan utk mengarahkan karyawan mengerjakan sesuatu yang ditugaskan kepadanya
Hubungan fungsi-fungsi manajemen
Hasil yg diinginkan
Standar utk hasil yg diinginkan dan utk penunjuk
penilai
Tindakan koreksi
Peramalan akhir
Peramalan faktor2 ekstern dan masukan yg akan mempenagruhi hasil akhir
Hasil2 intern yang dicapai
Unsur-unsur dalam siklus pengawasan
Kegiatan-kegiatan
Pengawasan positip• Mengetahui apakah tujuan organisasi
dicapai dengan efektif dan efisien
Pengawasan negatip• Mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan
yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali
• terbalikMenetapkan standar prestasi dan metode pengukuran prestasi
Mengukur prestasi
Apakah prestasi sesuai dengan standar
Melakukan perbaikan2 atau mengevaluasi kembali standar prestasi dan pengukurannya
Tidak adaperubahan
Pengertian pengendalian
tidak
ya
Pentingnya pengendalian
1.perubahan2.kompleksitas3.kesalahan
Mendesain sistem pengendalian
• Sistem pengendalian yang baik memerlukan akurasi dan kecepatan informasi sehingga penyimpangan yang terjadi dapat terdeteksi sedini ungkin
• Diperlukan sistem informasi manajemen yang efektif
• Dilakukan untuk semua lapisan organisasi• Bukan hanya untuk manajemen tingkat atas saja• Bukan hanya untuk satu atau dua fungsi saja
• Manajemen tingkat atas tidak harus memperhatikan semua lapisan organisasi untuk memastikan semua berjalan sesuai tujuan organisasi
Manajemen tingkat atas cukup memperhatikan beberapa bagian yang dianggap penting/kritis
Vriabel yang dianggap kritis disebut sebagai prestasi kunci (key performance area)
Manajemen hanya perlu mengawasi titik2 pengendalian kritis
Harus segera dijalankan atau diperlukan penyelidikan lebih lanjut?Informasi evaluatif rutin tidak perlu menyediakan jawaban langsung, tetapi harus benar2 komprehensifPenting ditetapkan kapan dan bagaimana informasi dikumpulkanFrekuensi laporan penting Ketepatan waktu penting
Menangkap dinamika evaluasi
Pengembangan personil kebutuhan pelayanan status kesehatan
Kapasitas penggunaan pengaruh
Cakupan pelayanan pelayanan pelayananPengembangandukungan
input output keluaran dampak
Titik pengendalian strategis• melalui titik pengendalian strategis manajer
dapat memperoleh informasi jalannya perusahaan /organisasi
• manajer tanpa mengawasi semua lapisan perush/org
• jumlah dan upaya pengumpulan informasi dapat dihemat
• cukup signifikan• misalnya kepuasan pelanggan, cukup survei
beberapa orang• kualitas barang produksi ...> sampling, dsb
Pengawasan yang efektifCiri-ciri pengawasan efektif
• harus situasional• disesuaikan dengan struktur organisasi
dan rencana org• sesuai dengan kepribadian atau
karakteristik individu manajer• kebutuhan untuk efisiensi dan efektifitas• mampu memberikan informasi akurat dan
tepat waktu• mengarah pada upaya perbaikan
• disesuaikan dengan rencana dan struktur organisasi
• disesuaikan dengan manajer• ekonomis• akurat• tepat waktu• fleksibel• obyektif dan bisa dipahami• mengarah pada perbaikan• memfokuskan pada titik strategis
Perlawanan terhadap pengendalian
• pengendalian yang berlebihan (overcontrol)
• fokus yang tidak tepat• balasan positif untuk ketidakefisienan• pertanggungjawaban
Mengatasi perlawanan terhadap pengendalian
• menciptakan sistem pengendalian yang efektif
• mendorong partisipasi• menggunaan MBO (Management By
Obyectives)• menggunakan system cek silang