Slide 7
Agenda
1. Formål med kurset
2. Introduksjon til prosjektledelse
3. Prosjektledelse i praksis
4. Oppsummering
PwCSlide 9
Formål med kurset
•Bevisstgjøre og sikre en basisforståelse for prosjektledelsesfaget
•Forstå hva som kjennetegner et prosjekt
•Få innsikt i hvilke elementer som er viktige ved ledelse av et prosjekt
•Forstå hva som er viktig for en prosjektleder å tenke på
•Få innføring i noen prosjektstyringsteknikker
•Få innføring i en del grunnleggende prosjektadministrative rutiner
1. Formål med kurset
Slide 10
Agenda
1. Formål med kurset
2. Introduksjon til prosjektledelse
3. Prosjektledelse i praksis
4. Oppsummering
PwC Slide 11
Hva kjennetegner et prosjekt?
• Er en engangsoppgave
• Har definerte rammebetingelser for tid, kostnad og omfang
• Har en viss grad av unikhet
• Krever ulike typer ressurser og kompetanse
2. Introduksjon til prosjektledelse
• Har klare mål
• Blir planlagt og gjennomført av en
temporær organisasjon
• Skal lede frem til et bestemt
resultat
• Eies av en prosjekteier
• Ledes av en prosjektleder
PwCSlide 12
Forholdet mellom prosjektet og dets oppdragsgiver (linjeorganisasjonen)
Linjeorganisasjonen(permanent organisasjon)
Prosjektet(temporær organisasjon)
Leveranser
Prosjektmandat og ressurser
2. Introduksjon til prosjektledelse
PwCSlide 13
Hva er prosjektledelse?
• Krever kunnskap og ferdigheter innenfor mange områder; kommunikasjon, ledelse, relasjonsbygging, planlegging, coaching, risikostyring og problemløsning
• Omhandler planlegging, organisering, gjennomføring, oppfølging og avslutning av prosjektet
• Prosjektleder er ansvarlig for å sikre at prosjektets mål nås innenfor definerte rammebetingelser
2. Introduksjon til prosjektledelse
Slide 14
Prosjektlederen må sørge for en balanse mellom tid, kostnad og kvalitet (prosjekttriangelet)
Kostnad
Tid
Kvalitet(omfang)
2. Introduksjon til prosjektledelse
B
Slide 15
Agenda
1. Formål med kurset
2. Introduksjon til prosjektledelse
3. Prosjektledelse i praksis
4. Oppsummering
PwCSlide 16
Prosjektets livssyklus
Etablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
• Prosjektmandat• Formål og mål
• Prosjektledelsesplan
• Omfang og WBS• Planer• Organisering
• Rapportering• Risikostyring• Omfangsstyring
• Læringspunkter• Sluttrapport• Avslutningsmøte
3. Prosjektledelse i praksis
• Et prosjekts livssyklus deles ofte inn faser. Fasene vil variere avhengig av standarder og modeller
• I denne delen av kurset vil vi fokusere på følgende fire prosjektfaser og følgende områder innenfor disse fire prosjektfasene:
Faser
Områder
Slide 17
Fase 1: Etablering
• Fasen omfatter prosessen fra prosjektidé til formalisering av prosjektet
• I dette kurset vil vi se nærmere på:
- Prosjektmandat
- Formål og mål
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 18
Prosjektmandatet er et nøkkeldokument ved prosjektetablering•Prosjektmandat
- Linjeorganisasjonens oppdragsbeskrivelse til prosjektet (formelt dokument)
- Inneholder bl.a. prosjektets rammebetingelser: tid, kostnad og omfang
- Formaliserer prosjektet
•Prosjektmandatet bør minimum inneholde informasjon om:
- Prosjektnavn og beskrivelse
- Bakgrunn og målsetting
- Milepæler, omfang og avgrensning
- Prosjektorganisering, prosjekteier og overordnet om styring
- Budsjettrammer
- Dokumentasjon og rapportering
- Risiko
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 19
Effektmål og resultatmål
Effektmål (også kalt formål) beskriver hvorfor prosjektet er etablert, og beskriver ofte en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet
Resultatmål (også kalt kun mål) beskriver hva prosjektet skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser
Gode mål kjennetegnes ved at de er klare og retningsgivende og bør være SMART
•Spesifikke
•Målbare
•Aksepterte
•Realistiske
•Tidsbestemte
Dårlig formulert målKostnadene skal reduseres til et rimelig nivå.
Godt formulert målKostnadene skal reduseres med 20% innen 31. desember 2008.
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 20
Er dette målet SMART formulert?
I believe that this nation should commit itself to
achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the
moon and returning him safely to the earth
(J. F. K. 1961)
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 21
Fase 2: Planlegging
• Fasen omfatter planlegging og organisering av prosjektet, og tar utgangspunkt i prosjektmandatet
• Planleggingsfasen er viktig for prosjektet fordi denne legger grunnlag for det som skal gjennomføres – de fleste bruker for liten tid på planlegging
• I dette kurset vil vi se nærmere på:
- Prosjektledelsesplan
- Omfang og WBS
- Andre planer
- Organisering
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
Slide 22
TIME
Innsatsnivå
Etablering Planlegging
Gjennomføring
Oppstart Avslutning
Ting går galt – hvor ligger problemene?3. Prosjektledelse i praksis
PwCSlide 23
Prosjektledelsesplan
• Styringsdokument for prosjektet som beskriver hvordan prosjektet skal gjennomføres, overvåkes og styres - prosjektets omsetting av prosjektmandatet
• Beskriver de verktøy og teknikker som skal benyttes for å gjennomføre prosjektet
• Prosjektledelsesplanens innhold vil variere avhengig av anvendelsesområde og prosjektets kompleksitet
• Godkjennes av styringsgruppen og/eller prosjekteier
Introduksjon• Formål• Mål• Metodikk (faser)
Roller og ansvar• Prosjekteier• Styringsgruppe• Prosjektleder• Prosjektmedarbeider• Referansegruppe (evt.)
Gjennomføring• Omfang og endringsstyring• Kvalitet• Risiko• Kommunikasjon• Ressurser• Økonomi
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 24
Omfang og WBS
• I planleggingsfasen er det viktig å dokumentere hvordan omfanget skal defineres, verifiseres og styres i prosjektet
• WBS = Work Breakdown Structure (ANS = Arbeidsnedbrytningsstruktur)
• En nedbrytning av prosjektets leveranser og arbeid i mindre håndterbare komponenter (arbeidspakker)
• Skal inneholde 100% av arbeidet som skal utføres i prosjektet
• Hensikten med WBS-en er å sikre at det blir enklere å:- Estimere tid og kostnader for prosjektet
- Planlegge ressursbehov
- Definere roller og ansvar (tilrettelegger for ansvarsdeling)
- Følge opp og kontrollere fremdrift
- Oppgaver som tilhører samme arbeidsområde blir koordinert bedre
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 26
Eksempler på WBS
Nytt IT-system
ProsjektledelseUtviklingDesign Opplæring
Funksjonell Teknisk Funksjonell Teknisk Kundeservice Drift
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
Systemtest Akseptansetest
Test
Omfang (WBS) Prosjektplan (tid) Prosjektkostnader
Slide 27
WBS – rammeverk for en god plan
Arbeidsnedbrytning
Lengde ogrekkefølge
Ressurser ogkostnader
Planlegging
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 28
Andre planer
• Et prosjekt kan ha mange forskjellige planer, eks. tidsplan, kostnadsplan, aktivitetsplan, kommunikasjonsplan, testplan og opplæringsplan
• En plan er enten overordnet eller detaljert
• Vi skal se nærmere på to typer planer:- Milepælsplan (tidsplan)
- Kostnadsplan
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 29
Milepæl
• En milepæl beskriver hva prosjektet skal ha oppnådd på et bestemt tidspunkt og er delmål på veien til det endelige målet
• Milepælstankegangen fokuserer på resultater (HVA) fremfor aktiviteter (HVORDAN)
•En milepælsbeskrivelse skal inneholde to elementer
- En beskrivelse av ønsket tilstand - hva prosjektet skal ha oppnådd
- Kontrollerbar betingelse for at tilstanden er oppnådd
Når utredningsrapporten er overlevert…
…og godkjent av ledergruppen
Ønsket tilstand
Kontrollerbar betingelse
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 30
Milepælsplan og resultatløp
• Resultatløp viser ulike hovedområder i et prosjekt og forbedrer oversikten og lesbarheten av milepælplanen
• Tilrettelegger for parallelle løp
• Viser avhengigheter mellom milepælene innenfor hovedområdene
B1
A1
B2
B3
B4
C1
C2
A2
Resultatløp A Resultatløp B Resultatløp C
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 31
Kostnadsplan
• Kostnad er et av områdene i prosjekttriangelet som er kritisk for prosjektleder å styre
• De fleste prosjekter har et budsjett som angir prosjektets økonomiske rammebetingelser
•Et prosjekt kan ha mange ulike typer kostnader
•En kostnadsplan kan først lages når:
- Milepælplanene er på plass
- WBS-en er på plass
Hva koster et prosjekt?
• Ressurser (timer brukt)• Lokaler• Materiell• Reiser• Alternativkost
For et konsulentprosjekt er det som regel ressurser (timer brukt) som utgjør den største kostnaden
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
Slide 32
Prosjektets organisering
• Et prosjekt er en temporær organisasjon og bør ha en organisasjonsstruktur
• Organiseringen bør bestå av roller, ansvar, myndighet og rapporteringslinjer på lik linje med en vanlig linjeorganisasjon
•De vanligste rollene i et prosjekt er:
- Prosjekteier
- Styringsgruppe
- Prosjektleder
- Prosjektmedarbeider
- Referansegruppe
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
Prosjekt-medarbeide
r
Styringsgruppe
Prosjekteier
Prosjekt-medarbeide
r
Prosjekt-medarbeide
r
Referansegruppe
Prosjektleder
PwCSlide 33
Fase 3: Gjennomføring
• Fasen omfatter styring og kontroll av prosjektgjennomføringen, og tar utgangspunkt i dokumentene fra planleggingsfasen
•Det er i gjennomføringsfasen prosjektets leveranser produseres
•I dette kurset vil vi se nærmere på:
- Rapportering
- Risikostyring
- Omfangsstyring
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwC
Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
Slide 34
Rapportering forveksles ofte med oppfølging
Oppfølging handler om å:
…gjøre noe med det som rapporten viser
Rapportering handler om å:
…gi riktig og vesentlig informasjon…på en strukturert måte…med riktig detaljnivå…til rette mottakere…til rett tid
Rapportering krever struktur og ærlighet Oppfølging krever ledelse
3. Prosjektledelse i praksis
PwCSlide 35
Bruk av trafikklys og ikoner i rapportering
• Trafikklys eller ikon er ofte brukt i statusrapporter
• Gir raskt et bilde av status for prosjektet
• Viktig å bli enige om hva de ulike fargene eller ikonene betyr, slik at alle som leser statusrapporten har samme oppfatning av status
Grønn• Framdrift i henhold til
plan• Ingen alvorlige eller
kritiske risiko identifisert
• Ingen alvorlige eller kritiske issues har inntruffetGul
• Mindre avvik fra planen
• Alvorlige risiko er identifisert
• Alvorlige issues har oppstått
Rød• Store avvik fra planen• Kritiske risiko er
identifisert• Kritiske issues har
inntruffet
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
Slide 36
Eksempel på risikomatrise og risikologg
3. Prosjektledelse i praksis
# Beskrivelse Tiltak Ansvarlig
1
2
3
Konsekvens
San
nsy
nli
gh
et
Lav
Lav
Høy
Høy
2 n
2 n Forrige rapporteringsperiode
Denne rapporteringsperiode 1
1
34
12
5
1
24
5
3
Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 37
Omfangsstyring
• Omfanget vil ofte endre seg i løpet av prosjektet
- Utvidelse, eksempelvis at nye krav dukker opp
- Innskrenking, eksempelvis at deler av omfanget ikke lenger er aktuelt
• Omfangsendringer må styres ved hjelp av en prosess og godkjennes som regel av styringsgruppen eller prosjekteier
- En omfangsendring kan typisk godkjennes, avvises eller utsettes
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 38
Fase 4: Avslutning
• Fasen omhandler ferdigstillelse av prosjektet og skal sikre at alle prosesser, aktiviteter og dokumenter blir ferdigstilt
•Avslutningsfasen er den fasen det syndes mest i
•I dette kurset vil vi se nærmere på:
- Læringspunkter
- Sluttrapport
- Avslutningsmøte
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 39
Læringspunkter3. Prosjektledelse i praksis
• Har som hensikt å dokumentere hva som gikk bra og hva som ikke gikk så bra i prosjektet- Hva kan gjøres annerledes ved fremtidige prosjekt av samme
type?
- Er det noe vi kan lære fra dette prosjektet som kan være nyttig for andre prosjekter?
• Gjennomføres som regel som et arbeidsmøte med alle prosjektdeltakerne
•Læringspunkter blir ofte omtalt som Lessons Learned
Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 40
Sluttrapport3. Prosjektledelse i praksis
• Sluttrapporten skal oppsummere gjennomføringen av prosjektet og dets leveranser og resultater
•Ofte det siste formelle dokumentet som prosjektet lager
•Kan inneholde prosjektets læringspunkter
Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
PwCSlide 41
Avslutningsmøte
• Avslutningsmøtet markerer slutten på prosjektet, hvor prosjekteier og prosjektleder takker for innsatsen til alle involverte parter
• Gjennomgang av deler av sluttrapporten er et vanlig punkt på agendaen
• Bør inkludere alle involverte parter i prosjektet
• Avslutningsmøtet avsluttes ofte med en sosial begivenhet
3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning
Slide 43
Agenda
1. Formål med kurset
2. Introduksjon til prosjektledelse
3. Prosjektledelse i praksis
4. Oppsummering