Kursus Lotus Notes R8.5
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Kursus Lotus Notes R8.5 - Emel, Penjadualan & Calender dan Web Mel BAHAGIAN OPERASI PERKHIDMATAN IT, PEJABAT TEKNOLOGI MAKLUMAT
Manual ini adalah untuk pengguna Emel Rasmi di UiTM samada menggunakan Lotus Notes Client atau pun melalui Internet - Jabatan Operasi Perkhidmatan IT.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat ii
Kandungan Kursus Kandungan Kursus ......................................................................................................................................... ii
Nota untuk Pelajar ........................................................................................................................................ v
Peserta Sasaran ......................................................................................................................................... v
Ringkasan Keterangan Kursus ................................................................................................................... v
Matlamat Kursus ....................................................................................................................................... v
1 Memulakan Lotus Notes Client R8.5.2 .............................................................................................. 1
1.1 Instal Lotus Notes Client di atas OS Windows .............................................................................. 1
1.2 Konfigurasi .................................................................................................................................... 6
2 Anda ada Emel ................................................................................................................................ 10
2.1 Home Page anda ......................................................................................................................... 10
2.2 Pengenalan kepada database emel anda ................................................................................... 12
2.3 Membaca emel ........................................................................................................................... 16
2.4 Print emel .................................................................................................................................... 19
3 Membuat Dan Menghantar Emel Baru ........................................................................................... 21
3.1 Membuat emel baru ................................................................................................................... 21
3.2 Menghantar Emel ....................................................................................................................... 23
3.3 Memajukan Emel (Forward) ....................................................................................................... 27
3.4 Bekerja dengan Attachment ....................................................................................................... 28
4 Menambahbaik Emel anda ............................................................................................................. 31
4.1 Mengubah rupa emel anda ......................................................................................................... 31
4.2 Membuat dan menggunakan Stationery sendiri ........................................................................ 37
4.3 Menggunakan kemudahan Out of Office .................................................................................... 40
5 Mengatur Emel Anda ...................................................................................................................... 43
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat iii
5.1 Mengisih emel (Sorting) .............................................................................................................. 43
5.2 Memasukkan emel ke dalam Folders ......................................................................................... 44
5.3 Menjawab Emel .......................................................................................................................... 48
5.4 Membuat dan menggunakan Rules ............................................................................................ 52
5.5 Junk Mail ..................................................................................................................................... 55
5.6 Mencari pesanan emel ................................................................................................................ 58
5.7 Menghapuskan emel (Delete) ..................................................................................................... 59
5.8 Archive Database ........................................................................................................................ 63
6 Address Book .................................................................................................................................. 69
6.1 Personal Address Book................................................................................................................ 69
6.2 UiTM Address Book (Domino Directory) ..................................................................................... 77
7 Lotus Notes Kalendar dan Penjadualan .......................................................................................... 84
7.1 Pengenalan .................................................................................................................................. 84
7.2 Kalendar dan Penjadualan (Calendar & Scheduling) .................................................................. 84
7.3 Menggunakan Group Calendars ................................................................................................. 98
8 Menguruskan Tugasan – To do ..................................................................................................... 101
8.1 Mengurus Tugasan dengan senarai To Do ................................................................................ 101
9 Mail Web ....................................................................................................................................... 109
9.1 Pengenalan ................................................................................................................................ 109
9.2 Cara membuka emel anda melalui Internet ............................................................................. 109
9.3 Mengubah Home Page .............................................................................................................. 110
9.4 Calendar Web dan Penjadualan ................................................................................................ 112
9.5 To Do Web ................................................................................................................................ 116
9.6 Senarai Kenalan (Contact) ......................................................................................................... 118
9.7 Menukar Internet Password ..................................................................................................... 123
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat iv
10 Sametime (Mesej Segera) ............................................................................................................. 125
10.1 Pengenalan kepada Sametime .................................................................................................. 125
10.2 Aktifkan Sametime Dalam Lotus Notes Client .......................................................................... 125
10.3 Menambah nama group pada Sametime ................................................................................. 127
10.4 Keterangan lanjut bagi menghantar fail melalui Sametime. .................................................... 132
10.5 Keterangan lanjut bagi menghantar sebahagian gambar pada komputer anda melalui
Sametime. ............................................................................................................................................. 133
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat v
Nota untuk Pelajar Berkenaan kursus ini
Peserta Sasaran
Kursus ini adalah untuk peserta yang baru menggunakan emel dan yang ingin menambahkan
pengetahuan yang lebih mendalam mengenai kegunaan dan kemudahan-kemudahan yang terdapat
Lotus Notes Mail R8.5.1.
Ringkasan Keterangan Kursus
Cara pembelajaran adalah secara terus dimana peserta akan dapat menggunakan Notes Mail R8.5.1 dan
ianya merangkumi Asas Notes Mail R8.5.2.
Cara Pembelajaran dan Jangkamasa
Ceramah dan latihan amali di makmal computer. Kursus ini dianggarkan selama 2 hari.
Kemahiran Peserta
Pesertakan sekurang-kurangnya perlu tahu mengendalikan computer peribadi secara asas.
Matlamat Kursus
Pada akhir kursus ini peserta mesti berupaya untuk
Install Lotus Notes Client di PC sendiri
Memulakan Notes Client R8.5.1
Mengenali Database emel
Membuka dan membaca emel
Membuat emel baru dan menjawab emel
Berkerja dengan Attachment
Menambahbaik emel dan cara-cara untuk mengubah rupa emel
Preview dan mencetak emel
Membuat dan menggunakan Stationery
Menggunakan kemudahan-kemudahan yang terdapat dalam notes emel seperti :
a. Kemudahan Out of Office
b. Kemudahan Follow –Up
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat vi
c. Message marking
d. Membuat dan menggunakan Rules
e. Junk Mail
Mengatur emel
Membuat dan memasukkan emel kedalam folder
Mengarkibkan emel-emel lama
Mengurus Address Book dan kumpulan
Mengurus dan menggunakan Kalender
Membuat penjadualan dan memanggil mesyuarat
Menggunakan Senarai To Do untuk menguruskan tugasan
Menggunakan Webmail
Menggunakan Sametime untuk berhubung dan menghantar pesanan ringkas.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 1
1 Memulakan Lotus Notes Client R8.5.2 Lotus Notes ialah salah satu cara yang baik untuk berkomunikasi dengan orang lain diseluruh dunia.
Emel Notes boleh mengurus dan mengatur emel yang anda diterima. Emel Notes juga boleh
menghantar dokumen atau pautan (link), pautan sesawang (weblink), berkongsi maklumat, mengurus
tugasan dan menjadualkan mesyuarat.
Seperti yang kita semua maklum bahawa sistem emel UiTM telah dinaiktaraf dari Lotus Notes R7 ke
Lotus Notes R8.5. Pengguna juga hendaklah menukarkan Lotus Notes Client mereka dari R7 ke R8.5
atau ke versi yang lebih tinggi.
1.1 Instal Lotus Notes Client di atas OS Windows
Sebelum membuat instalasi anda perlu ada maklumat emel anda dan maklumat tersebut boleh didapati
dari Pentadbir Emel atau Juruteknik Komputer di jabatan atau fakulti anda.
Pekara yang anda perlu ada ialah:-
a. User id – fail id
b. Password – katalaluan
c. Nama server emel anda
d. No IP server emel
Langkah-langkah untuk instalasi perisian Lotus Notes Client ke komputer atau komputer riba anda.
Perisian Lotus Notes R8.5 ini boleh didapati dari laman web UiTM dan proses instalasi ini terbahagi
kepada 2 bahagian:
1. Instalasi
2. Konfigurasi
Cara-cara membuat Instalasi
Bil Langkah yang perlu diambil
1. Buka laman sesawang UiTM, http://www.uitm.edu.my, klik About UiTM – Departments –
Infotech Office.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 2
2. Dalam menu utama laman Infotech Office, klik Pautan Intranet- klik Muat Turun Perisian, klik
Download untuk mendapatkan Perisian Lotus Notes R8.5.1 atau perisian yang sesuai untuk
komputer anda. Anda boleh klik run untuk terus membuat instalasi Lotus Notes atau save untuk
menyimpan fail instalasi ini dan membuat instalasi dilain masa.
Jika anda terus membuat instalasi, gambarajah di bawah akan kelihatan.
Klik Next
3.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 3
Klik Next
4.
Pilih “I accept the term in the license agreement” dan klik Next
5.
Taipkan nama dan organisasi dan klik Next.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 4
6.
Jika ini instalasi baru, butang Change boleh digunakan untuk menukar lokasi. Jika anda cuma
hendak menukarkan dari versi R7 kepada R8.5.1 atau dari R8.5.1 ke versi yang lebih baru, ia akan
mengambil lokasi yang sedia ada. Klik Next.
7.
Klik pada drop-down list pada Notes Client, IBM Lotus Symphony, Lotus Connections &
Composite Application Editor di bawah, dan pilih “This feature, and all subfeatures, ..”.
Kemudian, tekan “Next”.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 5
8.
Klik Install.
9.
Klik Finish.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 6
1.2 Konfigurasi
Apabila selesai membuat instalasi, ikon Lotus Notes R8.5 akan kelihatan secara automatik pada Desktop
komputer anda, klik dua kali diikon tersebut.
Bil Langkah yang perlu diambil
1.
Klik Next
2.
Masukkan nama pengguna, PENTING! Nama yang dimasukkan di sini mestilah nama penuh
pengguna seperti yang terdapat di dalam UiTM Address Book. Oleh yang demikian sebelum
membuat instalasi salin nama pengguna tersebut dari UiTM Address Book (Domino Directory),
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 7
pangkat atau tittle seperti Prof, Dr dan sebagainya tidak perlu dimasukkan. Anda hanya
perlukan nama penuh sahaja.
Jika terdapat 2 orang mempunyai nama yang sama, masukkan OU pengguna tersebut.
Contohnya : Azhar Ahmad/InfoTech/UiTM
Dalam ruang Domino Server masukkan nama emel server anda , tik di dalam kotak ”I want to
connect to a Domino Server.” dan klik Next.
3.
Klik Next.
4.
Masukkan nama server anda seperti pada gambarajah. Sekiranya server emel anda bernama
Jati, taip Jati/SERVER/UiTM di “Domino server name”. Pada ruang “Please provide specific
network information to help locate this server”, pilih TCP/IP dan di ruang “Server address…”
pula masukkan nombor IP server anda. Jika server Jati, masukkan 10.0.10.10.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 8
5.
Klik Browse bagi mengambil fail userid anda samada dari pendrive atau dari mana anda telah
simpan fail tersebut.
6.
Masukkan katalaluan.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 9
7.
Klik Next.
9.
Instalasi Lotus Notes R8.5.1 telah selesai dan klik OK.
10. Membuka Lotus Notes 8.5.1 dari Desktop komputer.
Bagi membuka Lotus Notes anda, klik di ikon Lotus Notes R8.5 di Desktop dan masukkan
katalaluan dan ia telah sedia untuk digunakan.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 10
2 Anda ada Emel
2.1 Home Page anda
Kali pertama anda membuka Lotus Notes, anda akan dipaparkan dengan pilihan setup kali pertama. Sila
lihat gambar di bawah.
Gambarajah rupa Lotus Notes Client R8.5 kali pertama dibuka.
Klik pada Use the default bagi permulaan kursus ini.
Anda akan dipaparkan dengan Home Page yang memaparkan kemudahan-kemudahan yang disediakan
bagi menghubungkan anda kepada database atau aplikasi-aplikasi yang biasa digunakan seperti emel,
Calendar, Personal Address Book, To Do list dan Notebook dengan cepat.
Gambarajah Home Page Lotus Notes R8.5.1.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 11
Cara Menggunakan Home Page
Ikuti langkah-langkah di bawah untuk melihat cara menggunakan Home Page untuk pergi ke bahagian
emel, kalendar dan kemudahan-kemudahan lain.
Langkah Tindakan
1. Klik ikon Lotus Notes di desktop dan masukkan katalaluan anda.
2. Klik pada ikon Mail, Mailbox akan terbuka di tetingkap baru.
3. Klik semula di Home tab dan klik ikon Calendar, skrin akan memaparkan kalendar anda.
4. Klik semula di Home tab.
5. Di atas Welcome Page terdapat perkataan Click here for Home Page Option.
Anda boleh mengubah rupa Home Page anda mengikut pilihan yang disediakan atau
memilih untuk membuatnya sendiri. Dalam Home Page Option juga, anda boleh memilih
untuk tidak menunjukkan Tip of the day.
6. Di dalam Home Page Option, klik di atas pada sebelah kiri perkataan “Return to first-time
setup”.
Di situ ada beberapa petunjuk (wizard) tentang bagaimana hendak membuat Home Page
sendiri dan ada buku bantuan (help) tentang perkara-perkara baru dalam Lotus Notes
R8.5.1.
7. Klik sekali lagi di “Click here for Home Page options” untuk penutup paparan tersebut dan
kembali ke Home Page asal.
8. Klik tanda tigasegi di tengah sebelah kanan Home Page, ada terdapat satu lagi kemudahan
untuk menghantar emel pendek/ringkas, paparan tersebut dinamakan Quick Notes.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 12
Gambarajah Quick Notes pada sebelah kanan tetingkap Lotus Notes.
2.2 Pengenalan kepada database emel anda
Lotus Notes memaparkan skrin yang kelihatan seolah-olah kita melayari Internet. Ia boleh
menghubungkan anda terus ke Internet dan kepada database yang lain dan anda boleh membuat
pautan ke database yang lain melalui emel anda.
Dibawah ini dipaparkan gambarajah Database emel anda:
Gambarajah contoh database emel anda
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 13
Toolbars
Gambarajah ini dinamakan Toolbars.
Anda boleh membuat pilihan jenis-jenis ikon yang anda perlukan untuk diletakkan diatas Toolbar anda.
Langkah-langkah untuk memilih toolbar yang diperlukan.
Langkah Tindakan
1. Dari Menu Bar klik FilePreferences Toolbar.
2.
Gambarajah Toolbars Preferences.
Klik Customize. Pilih Toolbars yang anda perlukan. Klik Add Button.
3. Klik OK.
Windows Tab
Gambarajah ini dinamakan Windows Tab.
Windows Tab memudahkan anda untuk pergi dari satu tetingkap kepada satu tetingkap yang lain.
Setiap kali anda membuka database yang baru anda akan dipaparkan tab windows yang baru.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 14
Action Bar
Gambarajah ini dinamakan “Action bar button for emel Inbox”.
Short Cut atau Menu Pintas
Gambarajah menu pintas ke Calendar dan To Do.
Book Mark
Gambarajah Bookmark.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 15
Bookmark memudahkan anda untuk mencapai database atau sesawang kegemaran anda yang selalu
anda layari bagi mendapatkan maklumat.
Views dan Folders di dalam database emel anda
Dibawah ini adalah keterangan tentang pilihan views dan folders di emel anda:
Nama View/Folder Keterangan
Inbox Di dalam view ini terdapat semua emel yang dihantar kepada anda. Emel yang
berwarna merah dan bertanda bintang bermakna emel yang belum dibuka
lagi dan terdapat maklumat penghantar, tarikh terima, size emel dan subjek
emel.
Draft Di dalam view ini terkandung emel yang disimpan dan belum dihantar lagi.
Anda boleh memilih untuk menyimpan emel ini dulu sebelum diedit atau
dihantar dilain masa.
Sent View ini akan memaparkan semua emel yang anda telah dihantar sekiranya
anda memilih untuk menyimpan semua emel yang telah dihantar.
Follow Up Bagi mengasingkan emel-emel yang penting dimana anda perlu memberikan
perhatian mengikut keutamaan masing-masing pada masa yang lain.
All Documents Memaparkan semua document dari Folder Inbox, Sent dan Draft.
Junk Di dalam folder ini terdapat emel-emel yang anda kategorikan sebagai Junk
Mail atau emel sampah. Setelah anda memilih emel tersebut untuk
dimasukkan ke dalam Junk secara automatik, satu tetapan arahan (rule) akan
dibuat supaya semua emel yang menggunakan alamat emel tersebut akan
dianggap sebagai emel sampah dan tidak masuk ke dalam inbox anda.
Trash Di dalam folder ini terdapat emel yang ditanda untuk dihapuskan tetapi masih
berada di dalam mailbox selagi ianya belum dibuang dari folder tersebut.
Anda boleh memasukkan ianya semula ke dalam Inbox dengan menekan
butang Restore.
Chat Transcript Menyimpan perbualan yang anda pilih untuk disimpan (Sametime).
Folder Semua Folder dan Sub-Folder yang dibuat akan diletakkan di dalam satu view
yang dinamakan Folders. Untuk makluman, emel di dalam folder ini masih
berada di dalam server emel dan termasuk di dalam quota emel anda.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 16
Archive Menyimpan emel-emel lama ke dalam komputer.
Tools Di dalam view Tools ini terdapat 2 kemudahan iaitu:-
Rules – membuat arahan-arahan tertentu bagi emel yang masuk ke dalam
mailbox.
Stationery – membuat format atau borang emel dan letter head sendiri.
Borang ini boleh digunakan berulang kali.
2.3 Membaca emel
Untuk membaca emel anda klik view Inbox, kemudian pilih emel yang hendak dibaca dan klik 2 kali di
emel tersebut untuk membuka kandungannya. Anda juga boleh memilih untuk tidak membuka emel
tersebut untuk membacanya, hanya menggunakan kemudahan preview sahaja. Klik pada Show, dan
pilih Preview on Bottom, Preview on Side atau Hide Preview.
Gambarajah memilih Preview Emel dan membaca emel menggunakan Preview on Bottom.
Emel yang belum dibaca akan bertanda bold dan sekiranya emel telah dibuka dan dibaca tanda asterisk
atau bintang akan hilang dan emel berwarna hitam, sekiranya anda membaca emel tersebut dengan
menggunakan kemudahan Preview ia masih juga bertanda bold seperti belum dibuka. Untuk
menandakan emel anda tersebut sudah dibaca walaupun anda membaca emel menggunakan Preview,
anda boleh lakukan di bahagian File Preferences Basic Notes Client Configuration. Lihat dibahagian
“Additional options” dan tandakan tik pada “Mark document read …” seperti di bawah.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 17
Gambarajah untuk menandakan emel telah dibaca menggunakan Preview Pane.
Emel Baru
Secara default email baru akan berwarna hitam dan bold. Untuk menukarkan kepada warna merah
seperti R7, klik pada File – Preferences – Fonts and Colors –Unread Email Indications – Plain Red Text.
Gambarajah cara menukarkan emel baru dari hitam ke merah.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 18
Ikon tanda emel telah dijawab atau dipanjangkan (forward)
Emel yang telah dijawab akan mempunyai ikon anak panah berwarna hijau menghala kekiri. Manakala
emel yang telah dipanjangkan atau dimajukan kepada orang lain akan berwarna biru menghala kekanan.
Jika emel tersebut mempunyai kedua-dua ikon ini, bermaksud emel tersebut telah dijawab dan
dimajukan.
Gambarajah emel yang telah dijawab dan tanda emel yang telah diforwardkan.
Follow-up
Lotus Notes menyediakan satu lagi kemudahan di mana anda boleh mengasingkan emel yang perlu anda
buka semula untuk membuat follow-up.
Ini bagi memudahkan anda untuk mengenalpasti emel tersebut, kemudahan ini dinamakan follow-up
dan semua emel tersebut akan diletakkan di dalam tetingkap yang lain. Anda juga boleh meletakkan
status kepentingan emel tersebut menggunakan bendera yang berlainan warna. Terdapat tiga 3 jenis
warna bagi bendera Follow Up iatiu merah, hijau dan putih.
Gambarah pada kiri bawah bagi
menunjukkan kepentingan email yang
perlukan tindakan selanjutnya.
Bendera Merah Penting dan perlukan tindakan segera
Bendera Hijau Emel biasa
Bendera Putih Tidak berapa penting tetapi masih
memerlukan tindakan anda
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 19
2.4 Print emel
Di dalam Lotus Notes anda boleh:
Melihat bagaimana rupa emel anda dulu sebelum dicetak.
Membuka emel dan terus mencetaknya.
Mencetak emel dari Inbox tanpa membukanya terlebih dahulu.
Apabila anda memilih Preview, Notes akan memaparkan rupa pesanan emel tersebut di dalam Preview
Window. Anda boleh memilih untuk melihat pesanan emel tersebut dalam satu atau dua muka sekali
pada satu masa. Gunakan preview ini untuk menyemak margin, header dan format keseluruhan
pesanan emel yang hendak dicetak itu.
Langkah-langkah menggunakan Print Priview.
1. Buka pesanan emel yang hendak anda lihat sebelum dicetak itu.
2. Dari Menu Bar Klik File Print .
3. Klik butang Preview.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 20
Gambarajah untuk membuka Preview.
4. Setelah melihat rupa pesanan emel tersebut dari tetingkap preview klik Done.
5. Klik Cancel.
Langkah-langkah untuk mencetak pesanan emel.
1. Untuk mencetak satu pesanan emel, pilih emel tersebut dari Inbox, sekiranya anda hendak
mencetak lebih dari satu pesanan, tandakan emel-emel tersebut, tanpa membukanya.
2. Dari Menu Bar, klik File Print.
Gambarajah untuk mencetak emel.
3. Klik OK.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 21
3 Membuat Dan Menghantar Emel Baru
3.1 Membuat emel baru
Ada beberapa cara untuk membuat emel baru.
1. Klik pada butang New pada bar Mail di Home Page anda.
Gambarajah membuat emel baru di Home Page.
2. Klik ikon New Messages dari Action Bar.
Gambarajah membuat emel baru dari Action Bar.
3. Klik Create dari Menu Bar dan piih Message.
Gambarajah membuat emel baru dari Menu Bar.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 22
4. Membuat emel baru dengan menekan kekunci Ctrl dan kekunci M pada papan kekunci
komputer anda.
Langkah-langkah membuat emel baru.
Langkah Tindakan
1 Pilih dari mana-mana cara di atas, Contohnya Ctrl+M, anda akan dapat gambarajah di bawah.
Gambarajah emel baru.
2. Masukkan alamat penerima. Anda juga boleh menaip terus nama penerima dan Notes akan
secara automatik mencari nama tersebut di dalam Address Book. Anda juga boleh klik pada
To dan anda akan terus dipaparkan dengan Address Book. Pilih samada UiTM Address Book
atau Personal Address Book bagi mendapatkan nama dan alamat penerima.
Gambarajah mencari alamat penerima dari Address Book.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 23
3. Klik To – untuk penerima.
Kik cc – Untuk salinan kepada.
Klik bcc – sekiranya kita tidak mahu penerima mengetahui bahawa ada salinan kepada
penerima lain.
4. Taipkan perkara di ruang subject.
5. Taipkan isi kandungan emel tersebut. Anda boleh memilih untuk menukarkan jenis font yang
anda gunakan pada toolbars.
6 Klik menu action Sent untuk menghantar emel tersebut.
Klik menu action Save As Draft sekiranya emel tersebut belum siap atau anda hendak
menghantar emel tersebut dilain masa.
3.2 Menghantar Emel
Sebelum emel di hantar, Notes menyediakan beberapa pilihan yang boleh dibuat. Anda boleh juga
memilih untuk menghantar terus emel anda tanpa membuat pilihan tersebut di bawah.
Sekiranya anda memilih untuk menyimpan setiap emel yang anda hantar, sila ikut beberapa langkah
yang perlu anda lakukan seperti di bawah.
Langkah-langkah menyimpan setiap emel yang dihantar.
1. Klik FilePreferences
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 24
2. Dalam kotak User Preferences klik MailSending and Receiving.
3. Dalam ruang Sending anda di beri 3 pilihan:
Sentiasa menyimpan emel - Always
Tidak menyimpan emel - Never
Bertanya sebelum menyimpan – Ask Me
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 25
4. Buatlah pilihan anda berdasarkan 3 pilihan diatas.
5. Klik OK.
6. Emel yang anda hantar itu akan disimpan di dalam view SENT di dalam database anda.
Delivery Option
Sebelum menghantar emel, Lotus Notes memberikan beberapa pilihan mengenai penghantaran emel
tersebut, semua ini terdapat di dalam Delivery Option.
Keterangan Mengenai Delivery Option.
Delivery Options
Basic Tab
Keterangan
Importance Ada 3 pilihan:
1. Normal
2. Low
3. High
Anda diberi pilihan dalam menentukan tahap kepentingan emel tersebut.
Delivery report Memilih supaya sistem memberikan lapuran penghantaran emel tersebut
berdasarkan pilihan yang dibuat iaitu:
None (default)
Only on failure
Confirm delivery
Trace entire path
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 26
Delivery priority Memilih kadar penghantaran:
1. Low
2. Normal
3. High – penghantaran segera
Return receipt Memilih supaya sistem memaklumkan penghantar sekiranya emel yang dihantar
telah dibuka oleh penerima
Prevent copying Menghalang penerima daripada memajukan, mengedit atau membuat salinan
pesanan emel tersebut.
Autospell check Jika memilih ‘ON’ tajuk pesanan dan kandungan emel akan disemak ejaannya
secara automatik.
Security option Sign – digunakan untuk menandatangan emel secara eletronik semasa
menghantar emel sebagai langkah keselamatan, ini adalah untuk menyakinkan
penerima bahawa anda adalah penghantar sebenar.
Encrypt – Digunakan untuk mengubah kod pesanan emel sebagai langkah
keselamatan tambahan, hanya penerima sebenar sahaja yang boleh mebaca
emel tersebut.
Mood stamp Membenarkan pengguna untuk memaparkan gambar yang menunjukan
kepentingan mel tersebut atau keadaan.
Jika anda memilih pilihan ini, gambar terpilih akan dipaparkan di bawah tajuk
pesanan.
Langkah-langkah untuk menggunakan delivery option sebelum menghantar emel:
1. Klik Delivery Option dari Action Menu.
2. Buat pilihan yang terdapat dalam Delivery Option tersebut mengikut kesesuaian anda.
3. Klik OK.
4. Klik Send dari Action Menu.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 27
3.3 Memajukan Emel (Forward)
Anda boleh memilih untuk memajukan atau memanjangkan emel yang anda terima kepada orang lain
dan ada beberapa pilihan untuk memanjangkan emel tersebut.
Gambarajah tentang pilihan forward emel.
Keterangan tentang pilihan forward emel.
Forward Memanjangkan atau memajukan emel yang diterima kepada orang
lain.
Forward without Attachment Memanjangkan emel atau memajukan emel orang lain tanpa kepilan
fail.
Internet -Style Forward Memanjangkan emel penghantar dengan hanya text sahaja dan
bertanda disebelah kiri text tersebut.
Apabila anda forward emel diruang Subject akan terdapat tanda Fw: diikuti dengan subject asal yang
dihantar oleh pengirim. Di bawah ialah contoh forward emel dengan memilih Internet-Style forward.
Gambarajah Internet-style forward.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 28
3.4 Bekerja dengan Attachment
Hampir semua jenis fail boleh dikepilkan bersama-sama Notes Mail anda.
Apabila anda membuka emel anda yang mengandungi attachment atau kepilan fail, ianya boleh anda
ceraikan untuk disimpan atau anda boleh terus membukanya.
Langkah-langkah menghantar emel berserta attachment.
Langkah Tindakan
1. Dari Menu Action Klik New - Message.
2. Masukkan alamat penerima.
3. Masukkan perkara di ruang Subject.
4. Taipkan isi kandungan emel tersebut.
5. Klik ikon klip kertas dari Action Bar untuk menyertakan fail anda di dalam emel tersebut.
6. Pilih lokasi dan nama fail yang hendak disertakan itu.
7. Klik butang Create.
8. Klik butang Send.
Pesanan emel yang mengandungi attachment akan ditandakan dengan gambar klip kertas di dalam view
Inbox anda.
Gambarajah emel yang mengandungi attachment didalam view Inbox.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 29
Ada beberapa cara untuk anda menggunakan attachment ini.
Tindakan Keterangan
View Bagi melihat isi kandungan fail yang di sertakan.
Save Bagi menyimpan fail yang di sertakan samada di dalam komputer anda atau ke dalam
media lain.
Open Membuka terus fail yang disertakan ini menggunakan aplikasi semasa ianya dibuat dan
anda boleh terus mengedit, menyimpan atau mencetak fail tersebut.
Langkah-langkah untuk menyimpan fail yang disertakan di dalam emel anda.
Langkah Tindakan
1. Buka emel yang ada disertakan dengan fail.
2. Klik 2 kali difail yang disertakan itu.
3. Klik Save.
4. Pilih lokasi dan folder di mana anda hendak simpan fail tersebut.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 30
5. Klik butang Save dan fail yang disertakan itu akan disimpan di lokasi dan folder yang anda
tentukan itu.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 31
4 Menambahbaik Emel anda
4.1 Mengubah rupa emel anda
Anda boleh mengubahsuai rupa emel anda dengan membuat pilihan-pilihan yang telah disediakan,
diantaranya anda boleh memilih koleksi letterhead yang telah disediakan oleh Notes.
Cara untuk mengubahsuai rupa emel anda ialah dengan membuka emel anda klik pada Action Menu
More Preferences.
Gambarajah membuka Preferences… dari bar Action.
Di dalam skrin Preferences terdapat beberapa pilihan untuk mengubahsuai rupa emel anda. Diantara
pilihan yang terdapat adalah seperti di bawah ini.
Gambarajah Preferences.
1. Menukar Letterhead
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 32
Gambarajah memilih letterhead.
Langkah-langkah bagi menukar letterhead emel.
Langkah Tindakan
1. Dari Action Menu bar klik More.
2. Pilih Preferences.
3. Klik Tab Letterhead.
4. Pilih letterhead yang digemari.
5. Klik OK.
2. Meletak Tandatangan (Signature)
Anda boleh juga meletakkan kata-kata aluan seperti Assalamualaikum dipermulaan emel dan
meletakkan tandatangan di sebelah bawah emel anda.
Anda boleh memilih samada untuk memasukkan tandatangan yang berbentuk teks dan di bawahnya
anda masukkan nama atau keterangan pendek mengenai anda. Anda boleh juga memasukkan
tandatangan anda dalam bentuk grafik iaitu tandatangan yang terlebih dahulu anda imbas dan disimpan
di dalam fail html. Anda juga boleh memasukkan attachment vCard(electronic business card) sebagai
signature.
Langkah-langkah meletakkan tandatangan di dalam emel:
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 33
Langkah Tindakan
1. Klik dari menu Action, Tools - Preferences.
2. Klik tab Mail.
3. Klik tab Signature.
Gambarajah meletak tandatangan atau signature.
4. Tandakan Tik di dalam kotak “Automatically append a signature to the bottom of my
outgoing mail messages”.
5. Pilih samada anda hendak menggunakan signature dalam bentuk teks dengan menaip nama,
jawatan dan sebagainya atau memilih untuk menggunakan signature yang telah diimbas dan
disimpan di dalam HTML file atau image file. Anda juga boleh memasukkan attachment
vCard(electronic business card) sebagai signature.
6. Klik OK.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 34
3. Message Marking
Lotus Notes membolehkan anda membuat penanda bagi mengenalpasti dengan mudah siapa
penghantar emel tersebut juga mengenalpasti status anda sebagai penerima.
Message Marking (Pengirim emel)
Ikuti langkah-langkah bagi menandakan emel dengan menggunakan warna.
Langkah Tindakan
1. Klik More Preferences
2. Klik Tab Mail Sender Colors.
Gambarajah tab Message Marking
3. Di bawah Sender names, klik anak panah kebawah.
4. Masukan nama penghantar emel yang emelnya anda hendak tandakan menggunakan
warna.
Perhatian: Nama tersebut mestilah dipilih dari UiTM’s Address Book.
5. Dibawah Background klik anak panah kebawah, pilih warna latarbelakang emel, manakala
dibawah Text pilih warna teks.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 35
6. Sekiranya anda ada pilihan warna yang lain untuk penghantar yang lain pula ulang langkah-
langkah 4 dan 5 untuk pilihan seterusnya.
7. Klik OK.
Inbox anda akan kelihatan seperti gambarajah di bawah sekiranya anda menerima emel dari
penghantar-penghantar yang anda telah tandakan nama mereka.
Gambarajah Message Marking penghantar emel pada Inbox.
Message Marking (Penerima emel)
Ikuti langkah-langkah bagi meletakkan tanda status penerima.
Langkah Tindakan
1. Klik More Preferences.
2. Klik Tab Mail Recepient Icons.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 36
Gambarajah tab Message Marking penerima (Receipient).
3. Tik dalam kotak yang bertanda bulat biru menunjukan cuma anda seorang penerima emel
tersebut.
4. Tik dalam kotak tanda separuh biru menunjukan anda adalah salah seorang penerima dari
jumlah penerima emel tersebut. Di sini anda boleh tentukan jumlah penerima.
5. Tik dalam kotak tanda bulat putih yang menunjukan bahawa anda sebagai penerima
salinan emel tersebut.
6. Pada bahagian ”The selected icons apply to...”, jika penghantar menghantar emel kepada
anda dengan menggunakan alamat Internet anda ([email protected]) atau
nama group anda dimana anda adalah ahli kepada group tersebut, contohnya PTAR Users.
Anda boleh memasukkan lebih dari satu group atau alamat Internet.
Inbox anda akan kelihatan seperti gambarajah di bawah sekiranya anda menerima emel dari
penghantar-penghantar yang anda telah tandakan nama mereka.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 37
Gambarajah Message Marking Penerima (anda sendiri) pada Inbox.
4.2 Membuat dan menggunakan Stationery sendiri
Stationery digunakan bagi memudahkan anda menghantar emel dengan menggunakan format yang
sama. Stationery hanya memerlukan anda menukar beberapa bahagian emel tertentu sahaja dan anda
boleh membuatnya sendiri kerana ia amat mudah.
Stationery terbahagi kepada 2 jenis:
Memo Stationery
Personal Stationery
Memo Stationery selalunya ialah emel yang anda selalu buat berulang kali. Anda menjadikan emel ini
sebagai Memo Stationery apabila anda hendak menggunakan format yang sama setiap kali anda
menghantar emel dan anda hanya perlu menukarkan atau menambah bahagian-bahagian tertentu
sahaja.
Personal Stationery pula membolehkan anda membuat letterhead, header atau footer anda sendiri bagi
tujuan-tujuan tertentu dalam menghantar emel anda.
Stationery disimpan dalam folder Stationery. Anda boleh membuat, mengguna, mengedit, menukar
nama dan menghapuskan Stationery dari folder Stationery ini
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 38
Gambarajah folder Stationery.
Langkah-langkah untuk membuat Personal Stationery.
Langkah Tindakan
1. Klik Tools Stationery.
2. Dari bar Actions, klik New Stationery dan pilih Personal.
3. Di ruang yang disediakan masukan letterhead yang anda buat/pilih sendiri untuk digunakan
sebagai Personal Stationery.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 39
Gambarajah contoh Personal Stationary.
Nota : Perhatikan pada sebelah kiri atas, kelihatan butang Save. Jika email biasa, anda akan
lihat butang Send.
4. Klik Save.
5. Namakan Stationery tersebut.
6. Klik OK.
Langkah-langkah yang sama dilakukan untuk membuat Memo Stationery, pilih untuk membuat Memo
Stationery, namakan dan simpan stationery tersebut.
Menggunakan Stationery
Langkah-langkah untuk menggunakan stationery yang anda buat sendiri.
Langkah Tindakan
1. Klik Tools Stationery.
2. Klik New Stationery kemudian pilih samada hendak menggunakan Memo atau Personal.
3. Taipkan isi kandungan emel tersebut dan buat seperti emel yang biasa anda lakukan.
4. Klik Send untuk menghantar emel tersebut.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 40
4.3 Menggunakan kemudahan Out of Office
Lotus Notes menyediakan kemudahan menjawab emel secara automatik sekiranya anda bercuti atau
tiada di pejabat. Kemudahan ini dinamakan Out of Office.
Sekiranya anda bercuti anda boleh membenarkan sistem menjawab emel yang dihantar kepada anda
dengan memberitahu penghantar yang anda sedang bercuti atau tiada di pejabat ketika itu dan akan
membalas emel tersebut apabila anda sudah kembali bertugas.
Langkah untuk mengaktifkan kemudahan Out of Office.
Langkah Tindakan
1. Pada Action Menu Klik More Out of Office.
2. Masukkan tarikh anda pergi dan tarikh kembali.
3. Masukkan pesanan anda pada bahagian Standard Notification dan Alternate Notifications
sekiranya anda ingin meninggalkan pesanan. Standard Notification untuk pesanan untuk
semua penghantar emel. Alternate Notifications adalah pesanan yang berbeza untuk
penghantar yang tertentu sahaja.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 41
4. Pada tab Exclusions, anda boleh mengecualikan penghantar emel daripada mendapat
jawapan Out-Of-Office daripada anda. Pengecualian ini selalunya kepada penghantar email
dari luar UiTM.
5. Klik Enable and Close.
Orang yang menghantar emel semasa ketiadaan anda, akan menerima jawapan seperti yang anda
telah tetapkan di dalam Out of Office.
Apabila anda bertugas seperti biasa iaitu selepas tarikh kembali, sistem akan menghantar kepada
anda senarai nama-nama penghantar emel untuk rujukan anda.
Jangan lupa, apabila anda telah balik bertugas, klik Tools pilih Out of Office. Klik button Disable.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 42
Gambarajah untuk disable Out of Office.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 43
5 Mengatur Emel Anda
5.1 Mengisih emel (Sorting)
Emel di dalam Inbox disusun mengikut emel yang sampai dahulu berada di atas manakala emel terkini
berada di bawah. Tetapi anda boleh menukar susunan tersebut mengikut kehendak anda, dan dimasa
akan datang Lotus Notes akan mengatur emel yang sampai ke Inbox seperti yang anda kehendaki.
Ada beberapa cara untuk mengisih emel yang di dalam Inbox:
Langkah Tindakan
1. Klik tanda (^) di hadapan sekali emel yang bertanda dengan ikon Follow-Up akan disusun di
atas sekali mengikut warna bendera yang yang menunjukan status kepentingan emel
tersebut.
2. Klik pada Who, nama penghantar akan disusun mengikut abjad.
3. Klik pada Date, emel akan diisih mengikut tarikh dan masa disusun secara menurun.
4. Klik pada Size, emel akan diisih atau disusun mengikut saiz.
5. Klik pada Subject, emel akan diisih mengikut abjad pada text subjek. Sekiranya emel itu
adalah balasan dari emel sebelumnya atau emel yang dimajukan ianya akan disusun
mengikut turutan balasannya.
Anda juga boleh menyusun emel anda mengikut lajur yang anda pilih sendiri contohnya didalam Inbox
anda lebih suka lajur pertama menunjukkan Tarikh (Date) kemudian Nama (who).
Cara untuk berbuat demikian ialah anda perlu klik dilajur tersebut, kemudian seret dan letakkan di posisi
baru yang anda kehendaki.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 44
Gambarajah asal Inbox anda.
Lajur di dalam Inbox telah diubah mengikut Tarikh (Date) kemudian diikuti dengan nama pengirim.
Gambarajah Inbox telah ditukar susunannya.
5.2 Memasukkan emel ke dalam Folders
Memasukkan emel ke dalam folders.
Lotus Notes Mail mengandungi direktori Folder. Anda boleh membuat folder baru dan membuat sub-
folder dan boleh memilih untuk menyimpan emel anda di dalam folder, ini bertujuan untuk mengatur
emel yang berkaitan dalam satu folder yang sama bagi memudahkan kerja anda.
Gambarajah menunjukan Folder dan sub-folder.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 45
Langkah-langkah untuk membuat folder:
Langkah Tindakan
1. Dari Menu Action klik Folder Create Folder.
Atau dari Folder itu sendiri, klik kanan dan pilih New Folder. Lihat gambar di bawah.
Atau dari Menu Bar , pilih Actions – Folder – Create Folder.
2. Taipkan nama folder tersebut.
3. Pilihkan lokasi di mana folder itu hendak diletakkan samada di dalam Navigation Pane atau
di dalam folder yang telah sedia ada.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 46
4. Klik OK.
Langkah-langkah untuk memasukkan emel ke dalam folder:
Langkah Tindakan
1. Pilih emel yang hendak dimasukkan ke dalam folder.
2. Dari bar Action, klik Folder Move to Folder.
3. Pilih folder di dalam kotak “Select a folder” di mana emel tersebut hendak dimasukkan atau
anda boleh memilih untuk memasukkan ke dalam folder yang baru dengan cara menekan
butang “Create New Folder”.
4. Klik butang Move untuk memasukkan emel ke dalam folder, klik Add sekiranya anda hendak
emel tersebut berada di dalam folder lain tanpa memindahkanya dari folder asal.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 47
Anda juga boleh menggunakan kaedah Drag & Drop untuk memasukkan emel ke dalam folder. Kaedah
lebih cepat dan lebih mudah.
Menghapuskan folder (delete)
Apabila anda menghapuskan folder, semua emel yang di dalam folder tersebut masih berada di dalam
view All Document. Untuk menghapuskan emel-emel tersebut, anda harus menghapuskannya seperti
biasa kerana penghapusan folder hanya menghapuskan folder dan bukan emel didalamnya.
Langkah-langkah untuk menghapuskan folder:
Langkah Tindakan
1. Buka atau klik pada folder yang hendak di hapuskan.
2. Dari Menu Bar klik Action Folder Option Remove Folder.
Cara lain untuk menghapuskan folder ialah klik kanan tetikus di folder tersebut dan pilih Remove Folder.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 48
Menukar nama folder (Renaming)
Anda boleh memilih untuk menukar nama folder yang telah anda gunakan.
Langkah-langkah untuk menukar nama folder:
Langkah Tindakan
1. Pilih folder dan klik kanan pada folder tersebut.
2. Klik pada Rename Folder…
3. Masukkan nama baru dan klik OK.
Cara lain untuk menukar nama folder ialah klik dari Menu bar, klik Actions – Folder Options dan klik
Rename ….
5.3 Menjawab Emel
Setelah membaca emel, anda mempunyai beberapa pilihan untuk cara membalas emel tersebut. Anda
boleh memilih untuk menjawab emel dengan menyertakan emel yang dihantar kepada anda atau
menjawabnya tanpa emel yang dihantar itu.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 49
Gambarajah pilihan untuk menjawab emel.
Keterangan tentang pilihan menjawab emel:
Pilihan anda Maksud pilihan
Reply Menjawab emel tanpa emel asal
Reply with History only Menjawab emel bersama-sama emel penghantar
Reply with History &
Attachments
Menjawab emel bersama-sama emel asal beserta attachment atau
kepilan fail.
Reply with Internet-Style
History
Menjawab emel bersama-sama emel penghantar tetapi hanya text
sahaja dan terdapat tanda > disebelah kiri text tersebut.
Apabila anda menjawab emel di ruang Subject, anda akan mendapat perkataan Re: diikuti dengan
subject asal yang dihantar oleh pengirim.
Gambarajah menjawab emel.
Menjawab emel menggunakan kaedah warna.
Anda boleh juga memilih untuk menjawab emel dengan mengedit emel yang dihantar kepada anda.
Kaedah ini dinamakan penggunaan warna untuk menjawab emel.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 50
Ada 2 kaedah warna yang boleh digunakan:
1. Mengunakan Permanent pen
2. Menggunakan Highlighter
Langkah-langkah menjawab emel dengan menggunakan Permenant Pen.
Langkah Tindakan
1. Buka emel yang hendak dijawab klik Reply with History only.
2. Didalam emel yang dihantar kepada anda itu dari Menu Bar pilih Text Permanent Pen
Use Permenant Pen.
Cara lain yang lebih ialah dengan memilih dari bar Short cut dan pilih ikon Pen.
3. Bawa cursor di mana anda hendak menjawab terus taip jawapan anda. Text jawapan
anda akan bertukar menjadi bold berwarna merah.
4. Anda boleh memilih untuk menggunakan warna lain.
Klik Text Color Blue
5. Klik Text Permanent Pen -Use Permanent Pen untuk balik semula kepada warna asal.
Atau klik pada ikon Pen semula.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 51
Gambarajah jawapan menggunakan Permanent Pen.
Langkah menjawab emel menggunakan Highlighter.
Langkah Tindakan
1. Buka emel yang hendak dijawab klik Reply with History only.
2. Didalam emel yang dihantar kepada anda itu dari bar Menu pilih Text Highlighter
Use Yellow Highlighter.
Atau menggunakan ikon Pen Highlighter di bar Short Cut.
3. Bawa cursor highlighter anda dari kiri ke kanan untuk mewarnakan text tersebut dan dari
kanan ke kiri untuk memadamnya.
4. Klik Text HighlighterUse Yellow Highlighter untuk balik semula kepada asal.
Gambarajah menjawab emel menggunakan highlighter.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 52
5.4 Membuat dan menggunakan Rules
Anda boleh membuat arahan-arahan tertentu untuk dipatuhi oleh Email Lotus Notes anda terhadap
emel-emel baru yang akan masuk ke dalam Inbox anda. Sebagai contoh anda boleh membuat arahan
(rules) supaya sistem menyemak nama pengirim tertentu untuk emel dimasukkan ke dalam folder yang
telah anda tentukan atau anda boleh memilih untuk menghapuskan terus emel yang memenuhi arahan
anda itu.
Arahan-arahan yang anda buat ini akan di simpan di dalam folder Rules didalam database anda. Anda
boleh membuat rules atau undang-undang baru, mengedit dan menghapuskan rules atau undang-
undang tersebut.
Gambarajah menunjukan arahan-arahan yang terdapat di dalam folder Rules.
Membuat Rules
Langkah-langkah untuk membuat rules:
Langkah Tindakan
1. Klik View Tools - Rules.
2. Klik New Rule di bar Action.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 53
3. Dalam ruang Specify Condition buat pilihan berikut:
a. Klik anak panah kebawah pertama pilih sender.
b. Klik anak panah kebawah kedua pilih is.
c. Taipkan nama pengirim contoh Trainer.
3. Klik butang Add.
4. Dalam ruang Specify Action buat pilihan berikut:
Klik anak panah kebawah pilih “move to folder”, kemudian klik Select.
5. Apabila anda klik Select anda boleh membuat pilihan ke dalam folder yang anda hendak
masukan emel tersebut, pilih folder Training.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 54
Klik OK.
6. Klik butang Add Action, perhatikan arahan yang telah anda buat pada kotak di bawahnya.
7. Klik OK.
Perhatikan dalam folder Rules anda telah membuat satu arahan untuk emel anda.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 55
Gambarajah satu rule atau arahan yang telah dibuat di dalam folder Rules.
Menggunakan Rules
Perkara yang hendak anda lakukan Proses
Menghidupkan atau mematikan rule
(Enable or Disable)
Anda boleh memilih untuk mengaktifkan rules yang anda buat
atau tidak dengan cara dari Menu Action, klik Enable atau
Disable.
Edit Rule Pilih rule yang anda hendak edit dari Menu Action klik Edit dan
anda boleh buat pembetulan.
Menyusun rule (Move Rule) Anda boleh memilih untuk meletakan rule anda di atas atau
dibawah supaya Notes membaca rule yang mana satu dulu
sebelum mengambil tindakan dengan cara.
Klik pada rule yang anda hendak ubah kedudukannya kemudian
dari Menu Action, klik Move Up atau Move Down.
Menghapuskan Rule (Delete Rule) Pilih rule yang hendak anda hapuskan dari Menu Action, klik
Delete.
Nota: Anda adalah tidak digalakkan membuat rules lebih dari 5 rules kerana ini akan mengakibatkan
kejadian yang tidak diduga. Contohnya: email yang dikehendaki terhapus tanpa diketahui.
5.5 Junk Mail
Anda boleh memilih untuk tidak menerima lagi emel-emel yang anda tidak suka dan apabila emel itu
dihantar kepada anda, ia akan terus dimasukkan ke dalam folder Junk Mail. Cara ini lebih mudah dan
rule akan dibuat secara automatik. Arahan atau rule ini hanya perlu dibuat sekali sahaja.
Langkah-langkah untuk menghalang emel dari masuk ke Inbox. (Block email from Sender)
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 56
Langkah Tindakan
1. Apabila anda menerima emel tersebut klik delete kemudian buka folder Trash, pilih emel
tersebut dan klik More Deliver Sender’s mail to junk…
2. Emel tersebut akan dikategorikan sebagai Junk Mail dan dihantar ke folder Junk.
3. Sebaik sahaja anda membuat pilihan, Lotus Notes akan memasukan nama penghantar ke
dalam senarai emel yang telah disenaraihitamkan dan membuat satu arahan (rule) supaya
emel-emel tersebut akan terus dimasukan ke dalam folder Junk Mail.
Setelah email berada di folder Junk, anda boleh memilih untuk menghapuskan terus emel-emel tersebut
atau membatalkan arahan dari melarang emel-emel tersebut masuk ke dalam Inbox anda.
Gambarajah dalam folder Junk Mail.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 57
Cara-cara melihat arahan atau rule automatik yang telah dibuat dan mengeluarkan alamat emel yang
dikehendaki:
Langkah Tindakan
1. Klik View Tools - Rules.
2. Klik pada arahan atau rule seperti di dalam kotak hitam dibawah:
3. Anda akan nampak seperti gambarajah di bawah:
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 58
Anda boleh mengeluarkan alamat emel yang anda kehendaki atau percaya dengan mengklik
alamat emel tersebut dan kemudian klik pada butang Remove.
5.6 Mencari pesanan emel
Bagi memudahkan anda membuat pencarian emel pada database emel anda, Notes menyediakan satu
cara pencarian yang sangat baik. Starts with… adalah satu ciri yang menggunakan kaedah pencarian
teks (Search Text) untuk membuat carian dengan mudah dan cepat.
Gambarajah paparan Starts with..
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 59
Langkah-langkah membuat carian dengan menggunakan kaedah pencarian teks (Search Text):
Langkah Tindakan
1. Buka folder/view di mana anda hendak mencari pesanan tersebut.
2. Klik pada tanda tigasegi di sebelah kanan lajur di mana pencarian hendak di buat.
3. Taipkan teks pertama dari pesanan emel yang hendak cari itu.
*sebaik sahaja anda mula menaip kotak Start With.. akan dipaparkan dan anda boleh mula
menaip teks tersebut diruang Search Text.
4. Klik OK, dan anda akan dipaparkan dengan pesanan emel yang anda cari.
5.7 Menghapuskan emel (Delete)
Bagi menghapuskan emel yang tidak dikehendaki lagi, hanya perlu menandakan emel tersebut
kemudian dari Menu Action klik ikon Trash. Anda juga boleh menekan kekunci Delete pada papan
kekunci komputer anda.
Pesanan emel yang telah di tandakan untuk dihapuskan akan dimasukkan ke dalam folder Trash.
Gambarajah emel yang hendak dihapuskan.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 60
Langkah-langkah untuk menghapus emel dari view Inbox.
Langkah Tindakan
1. Klik Inbox dan pilih pesanan emel yang hendak dihapuskan. Sekiranya hendak
menghapuskan lebih dari satu emel klik butang Ctrl pada papan kekunci komputer anda,
kemudian pilih emel yang hendak di hapuskan. Ulang cara ini umtuk memilih emel yang lain.
Gambarajah memilih emel yang hendak dihapuskan.
2. Dari Action Menu klik Delete dan semua emel yang telah ditandakan untuk dihapuskan akan
masuk ke dalam folder Trash.
3. Buka Folder Trash dari sini anda boleh memilih untuk memasukan semula emel yang telah di
delete tadi ke dalam Inbox dengan menekan butang Restore.
4. Sekiranya anda hendak membuang terus emel-emel tersebut dari mailbox anda, klik Empty
Trash dan semua emel-emel tersebut akan dihapuskan terus dari database anda.
Sekiranya anda hendak menghapuskan atau mengeluarkan emel dari folder tanpa menghapuskannya
dari database emel anda, pilih emel tersebut (1), klik Folder (2) dan pilih ‘Remove From Folder’ (3).
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 61
Gambarajah mengeluarkan emel dari folder tanpa menghapuskannya dari emel database anda.
Memampatkan emel database anda selepas menghapuskan emel.
Setelah menghapuskan emel-emel tersebut dari database, anda boleh memilih untuk membuat
memampatkan database secara manual atau menunggu supaya system emel membuatnya di server
emel pada sebelah malam seperti yang ditetapkan oleh Pentadbir Email.
Langkah-langkah untuk memampatkan (compact) database secara manual
Langkah Tindakan
1. Klik Folder Trash dan klik butang Empty Trash.
2. Klik view Inbox.
3. Dari Menu Bar klik FileApplication Properties.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 62
4. Dalam kotak Database Properties klik tab i.
5. Klik % used, sekiranya % used kurang dari 95 % ini bermakna database tersebut perlu dibuat
pemampatan (compaction) bagi mendapatkan saiz disk space sebenar database tersebut.
Klik % used dan klik Compact.
6. Jangan gunakan database tersebut sehingga proses pemampatan selesai, lebih kurang 5 –
10 minit. Proses ini bergantung kepada saiz database tersebut.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 63
5.8 Archive Database
Kaedah bagi menyimpan emel-emel lama yang masih diperlukan lagi dinamakan archive atau arkib.
Apabila saiz emel database anda melebihi paras amaran dan menghampiri paras maksimum kuota emel,
pengguna-pengguna akan mendapat amaran “Cannot allocate space, database exceed quota limit”. Ini
berlaku kerana pengguna tidak mengemaskini emel database mereka, seperti tidak menghapuskan emel
yang tidak diperlukan lagi, atau emel lama yang masih diperlukan dan tidak boleh dibuang. Emel-emel
yang mengandungi lampiran-lampiran juga mengambil ruang yang besar di dalam database tersebut.
Emel-emel yang berada di dalam folder juga menyumbang kepada masalah kekurangan ruang emel.
Cara yang paling baik bagi mengatasi masalah ini ialah menggunakan kaedah pengarkiban emel-emel ke
komputer masing-masing. Pengguna boleh memilih cara ini pada bila-bila masa dan boleh menyimpan
emel-emel ini pada storan luaran komputer (external harddisk).
Langkah-langkah untuk mengarkibkan emel lama (Archive).
Langkah Tindakan
1. Buka mailbox anda, klik pada Archive.
2. Dari Menu Bar klik Action Archive Settings.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 64
3. Dalam kotak Archive Setting anda telah diberikan 2 criteria iaitu Default for Last Modified
dan Default for Last Accessed atau anda boleh memilih untuk membuat criteria anda
sendiri.
Sekiranya anda memilih untuk membuat criteria sendiri klik Create dan sekiranya anda
memilih untuk menggunakan Criteria sedia ada klik disalah satu Criteria yang diberi dan klik
Edit.
Sebagai contoh buat satu criteria baru dan namakan Mail lama. Klik pada Create.
4. Apabila anda klik Create anda akan dipaparkan satu lagi tetingkap yang diberi nama Create
Archive Criteria.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 65
Didalam ruang “Descriptive name of these archive criteria”, taipkan nama Mail Lama (atau
nama lain yang anda mahukan) dan tandakan tik pada “Enable this criteria” kemudian klik
butang Selection Criteria.
5. Kemudian anda akan dipaparkan dengan tetingkap yang lain pula yang diberi nama Archive
Selection Criteria.
Disini anda boleh memilih untuk mengarkibkan emel mengikut pilihan-pilihan yang
diberikan, atau boleh memilih untuk mengarkib emel yang tidak digunakan lagi selepas 30
hari atau beberapa hari mengikut pilihan anda.
Sebagai contoh, untuk untuk mengarkibkan emel yang dipilih sahaja, klik pada criteria
“selected by user “.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 66
6.
Klik OK, kemudian anda akan dipaparkan dengan tetingkap sebelumnya dan klik OK juga
sekali lagi.
7. Anda akan ditanya samada hendak terus membuat archive atau hendak melakukan archive
mengikut jadual.
Jika anda memilih untuk mengarkibkan emel yang anda pilih sahaja, maka tidak perlulah
anda membuat jadual pengarkiban, oleh itu klik No.
Sekiranya pilihan criteria anda tadi merupakan “last modified” atau “last accessed” anda
boleh membuat jadual seperti gambarajah di bawah.
8. Pilih hari atau masa untuk archive dilakukan dan klik OK.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 67
9. Anda telah selesai membuat ketetapan untuk archive dan anda boleh terus mengarkibkan
emel anda.
Cara-caranya:
Pilih emel-emel yang anda hendak archive.
10. Dari Menu Bar klik Action Archive Archive Selected Documents. Kemudian anda akan
ditanya di mana anda hendak meletakkan emel tersebut, maka pilih Mail lama dan klik OK.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 68
11. Proses mengarkibkan emel lama akan berlaku di mana emel dari mailbox (server) anda, akan
dipindahkan ke komputer anda sendiri.
12. Apabila selesai, anda akan dapati emel-emel yang anda pilih tadi sudah tiada lagi di dalam
Inbox anda. Sekiranya anda memerlukan emel itu semula klik Archive Mail lama.
13. Perkara yang perlu diberikan perhatian apabila anda berada di archive database anda akan
dapati perkataan Archive di bahagian atas mailbox dan berwarna jingga kekuning-kuningan.
Sila lihat gambar di bawah.
Apabila anda selesai menggunakannya, klik tanda X di Windows tab (Archive) dan kembali
ke Inbox terkini.
14. Ketetapan untuk archive ini perlu dibuat sekali sahaja, jika anda ingin melakukan proses
arkib pada masa lain, anda hanya perlu pilih emel yang hendak disimpan, kemudian klik
menu Action Achive Archive selected documents.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 69
6 Address Book
Address book terbahagi kepada 2 jenis
Personal Address Book
UiTM Address Book (Domino Directory)
6.1 Personal Address Book
Notes telah menyediakan Address Book untuk anda dan ini bagi memudahkan anda menyimpan alamat
emel kawan-kawan atau orang-orang yang selalu anda hubungi.
Address book ini boleh dibuka dari Home Page klik pada ikon Contact atau dari Bookmark klik ikon
Address Book
Gambarajah dari Home Page.
Gambarajah dari Bookmark.
Lotus Notes mempunyai beberapa cara mudah untuk anda memasukkan alamat emel perseorangan
atau berkumpulan ke dalam Address Book ini, anda boleh mengkategorikan alamat emel ini mengikut
senarai kategori pilihan anda sendiri sebagai contoh, senarai orang yang anda hubungi mengikut nama
syarikat, nama projek atau sebagainya mengikut kesesuaian.
Gambarajah Personal Address Book.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 70
Mengisi Address Book
Apabila anda membuat emel baru dan menaip nama penerima, Lotus Notes akan mencari alamat emel
penerima tersebut di dalam Personal Address Book dahulu, sekiranya tidak berjumpa, Lotus Notes akan
mencarinya di dalam Domino Direktori (UiTM Address Book) pula.
Anda boleh mengambil nama-nama yang selalu anda hubungi dari Domino Direktori dan memasukkan
ke dalam Personal Address Book anda bagi mempercepatkan lagi kerja anda.
Menambah kenalan (contact) dari Domino Direktori
Langkah-langkah menambah alamat emel dari Domino Direktori ke dalam Personal Address Book.
Langkah Tindakan
1. Buka Personal Address Book.
2. Dari Menu Action Klik Browse for Contact...
3. Dalam kotak Find name starting with cari nama yang hendak dimasukkan kedalam
Personal Address Book, bila sudah jumpa klik pada Add to Contacts.
Gambarajah menambah nama dari UiTM Address Book ke Personal Address Book. Klik
Close.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 71
Anda boleh juga memasukkan beberapa nama sekali gus dari Domino Directory ke Personal Address
Book dengan membuka Domino Direktori, pilih beberapa nama kemudian klik Copy to Personal Address
Book.
Gambarajah memasukkan beberapa nama ke Personal Address Book.
Menambah kenalan (contact) menerusi emel yang diterima
Apabila anda menerima emel, setelah membuka dan membaca emel tersebut, anda boleh memilih
untuk menyimpan terus alamat emel penghantar ke Personal Address Book anda.
Langkah-langkah untuk memasukkan terus alamat emel dari pesanan emel yang diterima.
Langkah Tindakan
1. Klik Inbox.
2. Buka emel anda.
3. Klik Menu Action Tool.
4. Pilih Add Sender to Address Book.
5. Klik OK.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 72
Menambah kenalan (contact) baru di dalam Personal Address Book
Langkah-langkah untuk menambah alamat emel baru ke Personal Address Book.
Langkah Tindakan
1. Buka Personal Address Book. Klik pada ikon Contacts.
2. Dari Menu Action klik New Contact.
3. Masukkan nama dan alamat emel.
Gambarajah mengisi maklumat kenalan atau contacts.
Anda juga boleh memilih untuk mengisi semua maklumat di dalam ruang-ruang yang
disediakan.
4. Klik butang Save and Close.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 73
Mengurus Address Book
Anda boleh mengurus nama-nama yang terdapat di dalam Personal Address Book dengan
membahagikan nama-nama tersebut mengikut kategori masing-masing.
Langkah-langkah untuk mengkategorikan nama-nama di dalam address book.
Langkah Tindakan
1. Buka Personal Address Book. Klik pada ikon Contacts.
2. Pilih beberapa nama yang hendak dikumpulkan dalam satu kategori yang sama.
3. Dari Menu Action klik More Categorize.
4. Dalam kotak Categorize, pilih kategori yang telah anda buat atau anda juga boleh
membuat kategori baru di dalam ruang Add category.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 74
Klik OK.
Anda boleh memilih untuk melihat kenalan (contact) anda mengikut kategori masing-masing dengan
membuka Personal Address Book dan klik view Contacts by Category.
Membuat Kumpulan (Group) di dalam Personal Address Book
Kumpulan atau group di dalam Personal Address Book anda ini hanya boleh digunakan oleh anda sendiri
sahaja. Pengguna emel lain tidak dapat menggunakannya. Jika anda inginkan kumpulan yang boleh
digunakan oleh ramai pengguna, kumpulan tersebut perlu dibuat di dalam UiTM Address Book.
Ikuti langkah-langkah bagaimana hendak membuat kumpulan dari Personal Address Book.
Langkah Tindakan
1. Buka Personal Address Book.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 75
2. Klik folder Group.
3. Dari Menu Action Klik New Group.
4. Taipkan nama kumpulan dan di dalam ruang Members masukkan nama-nama yang hendak
dimasukkan di dalam kumpulan tersebut atau dengan menekan butang drop-down list bagi
mendapatkan nama-nama dari Domino Direktori dan dari Personal Address Book. Anda
boleh memasukkan alamat emel kawan anda yang tidak ada di dalam UiTM Address Book,
contohnya [email protected].
5. Klik Save and Close.
Membuat kumpulan dari emel yang diterima
Sekiranya anda menerima emel yang dihantar kepada anda secara berkumpulan, anda boleh membuat
satu kumpulan baru bagi kegunaan anda pula dengan menggunakan nama-nama dalam kumpulan yang
dihantar kepada anda itu.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 76
Langkah-langkah membuat kumpulan dari emel yang diterima secara berkumpulan.
Langkah Tindakan
1. Buka Inbox, pilih emel yang ditujukan kepada ramai penerima.
Gambarajah emel yang ramai penerimanya.
2. Dari Menu Bar klik Actions More Add Recepients to Contact Group...
3. Taipkan nama Group dan anda boleh pilih dari nama-nama di bawah sebagai ahli bagi
kumpulan tersebut.
4. Klik OK.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 77
6.2 UiTM Address Book (Domino Directory)
Mengenal UiTM Address Book
Setiap pengguna yang berdaftar dengan UiTM akan disenaraikan didalam UiTM Address Book dan
terdapat maklumat-maklumat pengguna di dalamnya. Anda boleh melihat alamat emel, nombor
telefon, jabatan dan lain-lain lagi bagi pengguna emel yang berdaftar melalui UiTM Address Book ini.
Perbezaan diantara UiTM Address Book dan Personal Address Book ialah, UiTM Address Book diuruskan
oleh Administrator dan terletak di dalam server, manakala Personal Address Book diuruskan oleh
pengguna sendiri dan terletak di dalam PC masing-masing.
Langkah-langkah untuk membuka UiTM Address Book dan membuat bookmark di Lotus Notes client
anda.
Langkah Tindakan
1. Buka Lotus Notes Anda.
2. Klik OpenApplications Workspace.
3. Apabila anda klik Workspace, anda akan dipaparkan dengan kotak-kotak database yang
terdapat di dalam Workspace anda.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 78
4. Klik 2 kali di kotak UiTM’s Address Book untuk membuka UiTM Address Book tersebut.
5. Klik pada Windows tab UiTM Address Book dan seret ke panel Bookmark tanpa
melepaskan tetikus anda.
6. Apabila sampai ke panel Bookmark baru lepaskan tetikus anda. Dan anda akan dapat
membuat bookmark untuk UiTM Address Book anda seperti yang tertera di gambarajah.
View yang terdapat dalam UiTM Address Book.
View yang digunakan oleh pengguna emel ialah
Group
People
Users
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 79
By FullName
By Internet Address
By LongName
By Mailfile
By OU
By Server
By ShortName
View yang selainnya adalah kegunaan Pentadbir Emel dalam pengurusan emel pengguna.
Gambarajah contoh view People di dalam UiTM’s Address Book
Keterangan mengenai view yang terdapat di dalam UiTM Address Book
View Keterangan
Group Kumpulan yang diwujudkan bagi kegunaan ramai. Contoh: Daftar users, Ptar
User dan sebagainya.
People Nama pengguna yang berdaftar dengan UiTM.
User Senarai pengguna mengikut kategori.
View mengikut kategori ini digunakan bagi memudahkan pencarian didalam UiTM’s Address Book dan
pencarian boleh dibuat berdasarkan kategori ini.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 80
Kategori Keterangan
By FullName Senarai mengikut nama penuh pengguna.
By Internet Address Senarai Internet Address atau alamat emel.
By LongName Senarai mengikut nama dan maklumat emel pengguna.
By MailFile Senarai nama database emel pengguna.
By OU Senarai pengguna mengikut Jabatan/Fakulti.
By Server Senarai pengguna mengikut nama server dimana database emel pengguna itu
ditempatkan.
By Shortname Senarai pengguna mengikut username mereka.
Mengisi maklumat anda ke dalam UiTM Address Book
Semua pengguna emel adalah diminta supaya memasukkan atau mengemaskinikan maklumat mereka di
dalam Domino Directory.
Langkah-langkah untuk berbuat demikian:
Langkah Tindakan
1. Klik ikon UiTM’s Address Book di panel Bookmark untuk membukanya.
2. Klik view People dan dengan menggunakan kaedah carian Start With… taipkan nama anda.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 81
3. Setelah berjumpa dengan nama anda, klik 2 kali dinama tersebut dan klik Edit Person.
4. Klik tab Work/Home dan isikan maklumat anda di ruang yang disediakan.
5. Klik Save and Close.
Memasukkan Internet Password atau katalaluan Internet
Sekiranya anda belum pernah membuka emel anda melalui Web, anda boleh berbuat demikian dengan
memasukkan katalaluan di ruang Internet Password di dalam UiTM Address Book tersebut.
Katalaluan tersebut akan ditukarkan ke dalam bentuk kod yang tidak akan di fahami oleh orang lain bagi
langkah keselamatan emel pengguna. Pengguna emel adalah dilarang sama sekali memberitahu
katalaluan Internet secara lisan atau secara on-line kepada orang yang tidak dikenali.
Langkah-langkah memasukkan Internet Password di dalam UiTM’s Address Book.
Langkah Tindakan
1. Klik Edit Person dan pilih tab Basic.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 82
2. Klik pada Enter Password dan masukan katalaluan anda.
3. Klik Save and Close.
4. Lihat bagaimana katalaluan anda akan bertukar ke bentuk kod yang tidak boleh dibaca
atau diketahui oleh orang lain.
Sekiranya anda bercadang untuk menukar katalaluan bagi membuka emel dari Web, lakukan proses
yang sama seperti di atas atau pun menggunakan butang ‘Change Internet Password’ yang telah
disediakan pada laman web ‘One Stop Centre’ apabila membuka emel anda dari Internet.
Gambarajah muka hadapan emel di Internet.
Gambarajah menukar katalaluan emel anda dalam web.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 83
*Cara menukar katalaluan membuka emel dari Lotus Notes Client dan membuka emel dari Internet
adalah berbeza. Manakala katalaluan tersebut pula terpulang kepada anda, samada hendak meletakkan
katalaluan yang sama atau berbeza. Tetapi adalah digalakkan pengguna menggunakan katalaluan yang
sama bagi mengelakkan kekeliruan atau masalah terlupa katalaluan yang berbeza-beza.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 84
7 Lotus Notes Kalendar dan Penjadualan
Objektif
Selesai sahaja kursus ini, anda seharusnya boleh:
a. Memaparkan calendar.
b. Membuat acara atau kemasukan baru di dalam calendar.
c. Menjawab kepada jemputan mesyuarat.
d. Mengubah ketetapan calendar bersesuaian dengan kehendak anda (Calendar Preferences).
e. Mengurus kalendar berkumpulan (Group Calendar).
7.1 Pengenalan
Lotus Notes Kalendar mempunyai ciri-ciri yang amat berguna kepada pengguna emel untuk merancang
mesyuarat, menguruskan calendar dan juga tugasan harian. Ciri-ciri ini dapat dilakukan secara automatik
bersama-sama dengan emel dimana peringatan dan lain-lain ciri digunakan untuk perjumpaan-
perjumpaan, mesyuarat dan tugasan harian.
7.2 Kalendar dan Penjadualan (Calendar & Scheduling)
Notes Calendar ialah satu paparan di dalam database emel anda yang digunakan untuk mengurus masa
anda. Notes Calendar juga digunakan untuk merancang mesyuarat, perjumpaan, ulang tahun,
peringatan dan peristiwa.
Selain daripada menguruskan kalendar anda sendiri, Notes Calendar juga membolehkan anda melihat
jadual pengguna lain, membuat jemputan mesyuarat, melihat jawapan para jemputan mesyuarat, dan
menempah bilik ataupun prasarana untuk mesyuarat.
Anda juga boleh mencetak calendar, menambah hari cuti yang telah disediakan oleh Lotus Notes
mengikut negeri-negeri di dunia dan memberi peringatan amaran kepada anda untuk sesuatu
kemasukan pada calendar. Anda juga boleh menguruskan calendar pengguna lain.
Membuka dan melihat Calendar
Untuk membuka calendar, ikut salah satu cara di bawah:
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 85
Klik pada tanda ikon Calendar
Daripada database emel anda, klik pada tanda anak panah di sebelah tajuk perkataan Mail atau
To Do dan pilihlah “Switch to Calendar” daripada menu tersebut.
Petua: Anda boleh bertukar dari calendar anda sendiri kecalendar pengguna lain, Mail dan To Do
dengan menggunakan tajuk menu Mail, Calendar dan To Do.
Menukar paparan Calendar
Berikut ialah gambar paparan Calendar.
Untuk menukar paparan Calendar
Keterangan cara untuk menukar tumpuan, rupa dan isi Calendar adalah seperti di bawah:
Jika anda ingin … Lakukan ini
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 86
Menukar format
paparan Calendar
Klik pada ikon Day, Week, Month dan pilih format terperinci yang anda
perlukan.
Klik dua kali pada mana-mana tarikh dipaparan Kalendar untuk membuka
calendar hari tersebut dalam format One Day.
Bergerak ketarikh,
bulan atau tahun
yang berlainan
Gunakan Date picker pada sebelah kiri atas di Calendar.
Bergerak melintasi
Calendar
Gunakan bar skrol mendatar pada bawah Calendar untuk paparan hari (Day)
dan minggu (Week). Gunakan bar skrol membujur untuk paparan bulan.
Klik pada butang forward atau back pada bar membujur dan mendatar untuk
menganjakkan paparan untuk masa atau tarikh tertentu. Contohnya Calendar
akan berganjak satu hari jika paparan tersebut ialah paparan satu hari.
Melihat hanya
kemasukan yang
tertentu sahaja
Pilih Actions -> Filter by dan kemudian pilih jenis kemasukan yang anda
mahukan untuk menghadkan paparan.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 87
atau
Melihat rumusan
(summary)
kemasukan pada
paparan terkini.
Pilih View-> Show -> Summary. Ulang untuk kembali ke paparan Calendar
utama.
Melihat maklumat
kemasukan
Gerakkan penunjuk tetikus pada satu kemasukan dan akan kelihatan ‘pop-up’
dengan maklumat asas.
Bergerak ketarikh
tertentu
Pilih View -> Go To Date, kemudian masukkan tarikh atau pilih satu tarikh
menggunakan kotak tarikh. Klik OK.
Bergerak ketarikh
hari ini
Pilih View-> Go To Today.
Petua: Anda boleh juga klik pada perkataan Today di kotak tarikh.
Kemasukan Calendar
Di bawah ialah ikon-ikon yang menunjukkan jenis kemasukan di dalam Calendar.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 88
Ikon Jenis Kemasukan
Appointment (Perjumpaan/temujanji)
Anniversary (Ulangtahun)
Private (Peribadi)
Reminder(Peringatan)
Meeting (Mesyuarat)
All Day Event
Membuat Kemasukan Calendar
Anda boleh mengurus masa anda dengan menggunakan Notes Calendar. Anda juga boleh menggunakan
penggera amaran untuk mengingatkan anda tentang temujanji atau untuk menghabiskan tugasan.
Cara untuk membuat kemasukan calendar:
Langkah Tindakan
1. Buka Calendar anda.
2. Klik pada bar butang New yang berada di atas paparan Calendar dan pilih Appointment,
Anniversary, Reminder atau All Day Event.
3. Masukkan maklumat kemasukan tersebut pada ruang Subject.
4. Pilih satu tarikh, masa dan zon masa pada tempat Starts. Jika diperlukan, masukkan juga di
tempat Ends.
5. (Pilihan) Pilih Repeats untuk kemasukan yang berulang. Kemudian nyatakan pada pilihan
ulangan di dalam kotak dialog Repeat Option.
Nota: Jika anda membuat kemasukan berulang dan selepas menyimpannya, kemudian anda
membuat keputusan untuk menukar tarikh menjadi tidak berulang lagi, atau sebaliknya,
anda mesti membuat kemasukan baru. Anda tidak boleh menukar kemasukan asal. Untuk
menukar jenis kemasukan, pilih kemasukan tersebut dan pilih Actions -> Copy Into New ->
New Calendar Entry.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 89
Semua maklumat kemasukan asal akan dibawa kedalam borang yang baru di mana anda
boleh menukar properties dan kemudian boleh menyimpan kemasukan tersebut.
6. (Pilihan) Masukkan lokasi (location) pada ruang Location.
7. (Pilihan) Pilih satu kategori pada ruang Categorize.
8. (Pilihan) Pilih Mark Private untuk menghalang pengguna lain dari membaca kemasukan
Calendar. Pengguna lain yang boleh mengurus Calendar anda boleh melihat tarikh dan masa
kemasukan tersebut tetapi tidak dapat melihat maklumatnya.
9. (Pilihan) Pilih Mark Available untuk menjadikan sesuatu kemasukan itu masih kelihatan
lapang untuk kemasukan lain (free time schedule).
10. (Pilihan) Pilih Notify me pada sebelah ikon Alarm pada kanan kemasukan Calendar dan
nyatakan pilihan anda pada kotak dialog peringatan Alarm jika anda mahu diingatkan akan
kemasukan tersebut.
11. (Pilihan) Tambah teks atau fail-fail penting atau grafik pada ruang Description.
12. Klik Save and Close. Notes akan menambah pada kemasukan pada Calendar.
Petua: Berikut ialah cara lain yang lebih cepat untuk menambah kemasukan baru.
Klik 2 kali pada slot masa dalam calendar (membuka kemasukan untuk temujanji
(appointment), kecuali anda menukarkan ketetapan yang sedia ada ke kemasukan
yang berlainan pada tab Basics di Preferences Calendar and To Do.)
Untuk membuat kemasukan pada paparan Day, pastikan slot masa dipaparkan, klik
sekali pada slot masa pilihan anda, kemudian klik sekali lagi dan mula menaip terus
pada paparan tersebut.
Pilih Actions-> Copy Into New -> New Calendar Entry daripada emel yang sedang
dibaca (membuka kemasukan temujanji).
Tarik satu emel, kemasukan calendar atau kemasukan To Do keikon Calendar. Satu
kotak dialog akan kelihatan bagi anda memilih jenis kemasukan calendar yang anda
mahukan. Jika anda memilih kemasukan meeting, nama-nama pengguna didalam
emel asal, kemasukan calendar atau kemasukan To Do akan dibawa kedalam
kemasukan baru sebagai para jemputan. Jika tidak, nama tersebut tidak akan
dibawa masuk.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 90
Di Toolbar, klik pada ikon New, pilih “New Calendar entry” (membuka borang
temujanji).
Untuk membuat peringatan dengan amaran dari Home Page, klik pada ikon tigasegi
biru pada tengah kanan di paparan Home Page. Klik pada “Quick Reminder” di
bawah seksyen Quick Notes. Masukkan subjek, tarikh, dan masa pada ruang yang
disediakan. Masukkan juga masa sebelum bermula Peringatan tersebut pada ruang
“Remind Me”. Klik Save.
Menjawab jemputan mesyuarat (Meeting Invitation)
Anda akan menerima jemputan mesyuarat dari emel anda. Apabila anda menjawab jemputan ini, Notes
akan menghantar notis kepada penganjur mesyuarat samada anda telah menerima, menolak,
menghantar wakil atau telah memberi cadangan untuk masa yang lain. Jika anda menerima jemputan
mesyuarat, Notes akan secara automatik membuat kemasukan baru pada Calendar anda.
Sebelum anda menjawab jemputan mesyuarat, anda boleh melakukan salah satu perkara di bawah:
Memeriksa jadual anda.
Memohon lebih maklumat mengenai mesyuarat tersebut.
Cara menjawab pada jemputan mesyuarat
Langkah Tindakan
1. Buka satu jemputan mesyuarat.
2. Klik pada butang Respond atau “Respond with Comments” dari Action bar dan buat salah
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 91
satu seperti di bawah:
Jika anda ingin .. Lakukan demikian ..
Menerima jemputan Pilih Accept
Menolak jemputan Pilih Decline
Memberi tanggungjawab
untuk menjawab jemputan
kepada pengguna lain
Pilih Delegate, masukkan nama pengguna tersebut pada
kotak dialog, kemudian pilih “Keep me informed of
updates” jika anda masih mahu menerima maklumat
mengenai mesyuarat daripada pengerusi mesyuarat. Dan
klik OK. Notes akan menghantar jemputan kepada nama
yang anda nyatakan dan menghantar notis Decline kepada
Penganjur mesyuarat.
Mencadangkan masa baru
atau lama
Pilih “Propose New Time,” masukan tarikh baru, masa,
dan/atau zon masa dan klik OK.
Nota: Anda tidak boleh terus mencadangkan tarikh baru,
masa atau zon masa untuk jemputan mesyuarat berulang.
Anda mestilah menerima jemputan dahulu, kemudian
untuk mencadangkan tarikh baru, buka mesyuarat pertama
jemputan tersebut dari Calendar, kemudian klik Respond
atau Respond with Comments dan pilih “Propose New
Time.”
Menerima jemputan tetapi
mahukan masa tersebut
dipaparkan sebagai lapang
pada jadual anda.
Pilih “Tentatively Accept.” Notes akan memasukkan
mesyuarat tersebut pada Calendar, tetapi di slot masa
tersebut masih kelihatan lapang apabila dilihat oleh
pengguna lain.
3. Jika anda klik pada Respond with Comments, lakukan satu atau lebih perkara di bawah:
Masukkan komen pada borang notis. Anda boleh mengawal teks anda dengan
memilih ikon Text dan pilihlah satu atau lebih pilihan.
Untuk mengimpot fail grafik, klik pada anak panah kebawah, pilih Graphics dan
kemudian klik ikon Graphics dan tambahkan fail grafik tersebut.
Untuk mengempilkan fail, klik pada anak panah kebawah, pilih Attachments dan
kemudian klik ikon Attachments dan tambahkan fail tersebut.
Untuk membuat pautan dokumen, pautan database atau pautan paparan yang
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 92
anda telah copy, klik pada anak panah kebawah dan klik Links.
Paste pautan tersebut seperti anda lakukan pada dokumen lain.
4. Klik OK, jika anda klik Cancel, tiada jawapan dihantar.
Petua: Responses with comments akan kelihatan didalam paparan All Calender Entries, dan
terletak di bawah mesyuarat yang anda telah jawab.
Broadcast Meetings
Anda juga boleh menerima jemputan mesyuarat yang tidak disertakan dengan pilihan Accept, Decline,
Delegate atau Propose New Time. Jemputan ini dikenali dengan Broadcast Invitations.
Untuk menambah jemputan secara broadcast ke dalam Calendar anda, ikut langkah di bawah:
1. Buka jemputan tersebut.
2. Klik pada butang “Add to Calendar” dari Bar Action.
Mengubah jadual, membatalkan atau mengesahkan mesyuarat
Langkah Tindakan
1 Pilih satu kemasukan mesyuarat di dalam Calendar.
2 Daripada menu, pilih Actions -> Owner Actions, dan lakukan salah satu daripada di bawah:
Pilih Reschedule, kemudian nyatakan tarikh dan masa baru di dalam kotak dialog
“Reschedule Options”, untuk menghantar notis pertukaran jadual kepada para
jemputan. Calendar para jemputan tidak akan berubah secara automatik tetapi
calendar anda yang berubah.
Jika anda memilih Cancel dan mahu membatalkan mesyuarat dan membuang
semua jawapan para jemputan yang anda terima, pilih “Permanently delete the
Meeting and all notices and documents related to the Meeting.” Kemudian pilih
samada untuk menambah komen berserta dengan notis yang dihantar kepada
peserta.
Jika anda memilih Cancel dan mahu hanya mesyuarat itu sahaja dibuang dari
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 93
paparan Calendar, pilih “Remove the Meeting from the Calendar view but leave it in
the Meetings view.” Kemudian pilih samada untuk menambah komen berserta
dengan notis yang dihantar kepada peserta.
Pilih Confirm untuk menghantar notis confirm kepada jemputan dan pilih “Include
additional comments on notice” pada pilihan Confirm kotak dialog jika anda mahu
memasukkan apa-apa komen pada notis tersebut.
Petua: Dari paparan Day, anda boleh tarik pada sempadan jadual mesyuarat atau temujanji
untuk menukar masa mesyuarat atau temujanji. Anda tidak boleh tarik masa melebihi
tengahmalam. Untuk menukar jadual selepas tengahmalam, anda boleh melakukannya
melalui “Reschedule Options” di kotak dialog. Jika sesuatu mesyuarat atau temujanji telah
melebihi tengah malam, anda mesti menukarkan masa mesyuarat atau temujanji tersebut
melalui kotak dialog “Reschedule Options”.
3 Klik OK.
4 Jika mesyuarat berulang, pilih mesyuarat kemasukan yang anda ingin ubah.
Petua: Jika salah satu peserta adalah bukan pengguna Notes Calendar, pilih “Just this
instance,” kerana kemungkinan perisian yang digunakan tidak mengandungi pilihan lain.
Nota: Jika anda menukar salah satu mesyuarat untuk mesyuarat berulang yang mempunyai
masa yang berbeza, sila lihat cara penukaran jadual dengan masa mula dan akhir yang
berbeza.
5 Jika anda memilih “Include additional comments on notice.” Buat salah satu atau lebih
daripada di bawah. Kemudian klik OK. Jika anda klik Cancel, tiada jawapan akan dihantar.
Masukkan komen anda pada borang notis. Anda boleh mengawal teks anda dengan
menekan pada ikon Text (kiri pada anak panah kebawah) dan pilihlah satu atau
lebih pilihan.
Untuk mengimpot grafik, klik pada anak panah kebawah, pilih Graphics, dan
kemudian klik pada ikon Graphics untuk memilih dan menambah fail grafik.
Untuk mengepilkan fail, klik pada anak panah kebawah, pilih Attachments dan
kemudian klik ikon Attachments dan tambahkan fail tersebut.
Untuk membuat pautan dokumen, pautan database atau pautan paparan yang
anda telah copy, klik pada anak panah kebawah dan klik Links. Paste pautan
tersebut seperti anda lakukan pada dokumen lain.
Petua: Jawapan dengan komen kelihatan di paparan All Calendar Entries, terletak di bawah
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 94
mesyuarat yang anda telah jawab.
Nota: Jika anda menempah satu bilik atau peralatan untuk sesuatu mesyuarat, kemudian
menukar lokasi mesyuarat tersebut, Notes secara automatik menukarkan jadual bilik dan
peralatan tersebut.
Mengawas atau melihat status jemputan untuk sesuatu mesyuarat.
Notes menyimpan rekod jawapan untuk jemputan mesyuarat. Sebagai pengerusi (empunya) mesyuarat,
anda dengan mudah boleh melihat status jemputan dan sebagainya dengan melihat paparan Participant
Status.
Untuk melihat status para jemputan untuk sesuatu mesyuarat:
Langkah Tindakan
1 Buka calendar anda.
2 Pilih mesyuarat yang anda buat.
3 Daripada menu, pilih Actions->View Invitee Status.
4 Paparan akan kelihatan mengenai status para jemputan, bilik atau peralatan:
Mengurus Calendar pengguna lain
Notes juga membenarkan anda mengurus Calendar pengguna lain, tanpa pengguna tersebut
memberikan sepenuh kuasa keatas emel atau calendarnya. Pengurusan Calendar hendaklah diaktifkan
di Calendar pengguna tersebut dan juga pada calendar anda sendiri. Selepas Pengurusan Calendar di
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 95
aktifkan, anda sebagai pengurus Calendar pengguna tersebut boleh membuat jadual mesyuarat untuk
beliau dan menerima apa-apa notis yang diterima oleh beliau.
Mengaktifkan pengguna lain dan memanjangkan notis mesyuarat (untuk empunya Calendar)
Langkah Tindakan
1 Buka Calendar.
2 Dari Menu, pilih More -> Preferences untuk membuka kotak dialog Preferences.
3 Klik pada tab “Access & Delegation”, kemudian tab “Access to Your Mail & Calendar”.
4 Klik pada butang “Add”.
5 Masukkan nama pengguna tersebut atau kumpulan yang anda akan berikan kebenaran pada
ruang “Just this person or group”. Sila tekan anak panah untuk mendapat nama dari UiTM
Address Book.
6 Pilih samada anda mahu pengurus Calendar mempunyai had kuasa membuka Mail, Calendar,
dan To Do, atau hanya Calendar dan To Do di bawah nombor 2 di dalam kotak dialog “Add
People/Groups”.
7 Pilih How much access.. jika anda mahu pengurus Calendar mempunyai had kuasa yang
tertentu pula, klik pada senarai jatuh bawah di bawah nombor 3. Sebagai contoh, Pengurus
Calendar boleh membaca dan membuat dokumen dan juga beleh menghantar dokumen bagi
pihak anda.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 96
8 Pilih satu daripada dibawah untuk pilihan Forward calendar notices I receive for meeting
where:
“I am a participant” Jika anda mahu pengurus Calendar anda menerima notis emel
setiap kali anda menerima jemputan mesyuarat atau notis yang berkaitan. Emel
tersebut mempunyai pautan dokumen kepada notis asal yang dihantar keemel anda.
“I am the chair” jika anda mahu pengurus Calendar anda menerima notis emel setiap
kali anda menjawab kepada jemputan mesyuarat atau notis berkaitan dengan
mesyuarat yang dipengerusikan anda. Emel tersebut mempunyai pautan dokumen
kepada notis asal yang dihantar kepada emel anda.
9 Pilih apakah tindakan anda jika notis peribadi yang anda terima di dalam senarai jatuhbawah
di kanan “If the message is marked as private.” Contoh: anda boleh menerima pesanan
peribadi dihantar ke pengurus Calendar anda, tetapi membenarkan pengurus Calendar anda
melihat maklumat yang bukan peribadi.
10 Klik OK.
Mengaktifkan Calendar anda untuk capaian cepat kepada Calendar yang anda uruskan (untuk
pengurus Calendar)
Langkah Tindakan
1 Buka Calendar.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 97
2 Dari Menu, pilih More -> Preferences untuk membuka kotak dialog Preferences.
3 Klik pada tab Access & Delegation, kemudian tab “Shortcuts To Others’ Mail”.
4 Masukkan nama pengguna yang anda akan menguruskan Calendarnya di ruang “Provide
shortcuts to the following users’ Mail, Calendar and To Do.” (Klik pada anak panah untuk
memilih nama dari UiTM Address Book.)
5 Klik OK.
Nota: Anda boleh membuka Calendar pengguna tersebut dari Header di paparan Calendar anda. Anda
juga boleh memilih Actions->Tools->Open Calendar For, dan pilih empunya Calendar di kotak dialog
“Open Calendar For ..”.
Calendar Preferences
Calendar Preferences adalah untuk mengubah ketetapan sedia ada untuk kemasukan Calendar dan
amaran. Anda boleh memilih jadual masa lapang anda dan membuat proses secara automatik untuk
jemputan mesyuarat dan juga pilihan untuk memaparkan maklumat Calendar.
Untuk mengubah Calendar atau To Do Preferences, ikut arahan di bawah:
Langkah Tindakan
1. Buka Calendar.
2. Dari menu, pilih More-> Preferences.
3. Klik tab Calendar dan To Do.
4. Klik salah satu tab di bawah:
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 98
Display
Scheduling
Alarms
Autoprocessing
Colors
Rooms and Resources
5. Tukar pilihan lain pada tab tersebut.
6. Klik OK.
7.3 Menggunakan Group Calendars
Anda boleh menggunakan group Calendar apabila anda mahu melihat jadual pengguna-pengguna di
dalam satu kumpulan bersama-sama. Sebagai contoh, anda mungkin mahukan satu group calendar
untuk pengguna lain di dalam jabatan atau untuk satu pasukan projek di mana anda adalah salah
seorang dari ahlinya. Group Calendars memudahkan anda melihat pengguna lain sibuk atau lapang pada
masa tertentu.
Membuat satu group Calendar
Gambar di bawah ialah contoh Group Calendar.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 99
Berikut ialah cara untuk membuat group Calendar.
Langkah Tindakan
1 Dari paparan Calendar, klik pada More.
2 Klik pada Create Group Calendars.
3 Klik pada butang New Group Calendar.
4 Masukkan tajuk kumpulan tersebut.
5 Masukkan nama ahli kumpulan tersebut.
6 Klik OK.
Melihat Group Calendar
Ikut langkah-langkah di bawah untuk melihat Group Calendar yang anda telah buat.
Langkah Tindakan
1 Klik pada Group Calendar.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 100
2 Klik pada nama Group Calendar yang anda kehendaki.
3 Klik Display Option untuk menukar cara Group Calendar dipaparkan.
4 Klik pada butang Members untuk menambah atau membuang ahli dari Group Calendar.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 101
8 Menguruskan Tugasan – To do
Senarai To Do, seperti Calendar, ialah satu paparan istimewa yang penting di dalam emel database anda.
Ia menawarkan cara yang mudah untuk anda membuat, memaparkan dan mengurus tugasan-tugasan
anda, dan juga membolehkan anda memberikan tugasan kepada pengguna lain di dalam Group To Dos.
To Dos juga boleh dipaparkan di dalam paparan Calendar.
Objektif
Selepas pelajaran ini, anda seharusnya boleh :
Memaparkan senarai To Do
Membuat Personal To Do
Membuat Group To Do
Mengurus senarai To Do
8.1 Mengurus Tugasan dengan senarai To Do
Senarai To Do ialah satu komponen yang berintegrasi dengan database emel anda. Tugasan anda
sendiri dan tugasan diberikan kepada pengguna lain akan kelihatan di dalam Calendar anda. Tugasan
untuk pengguna lain dihantar melalui emel.
Gambar berikut ialah paparan pada To Do View.
Membuka senarai To Do
Untuk membuka senarai To Do , pilih dari salah satu di bawah:
Welcome page
Bookmark Bar
Senarai dari tajuk Mail atau Calendar, seperti gambar di bawah:
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 102
Membuat To Do peribadi
Membuat To Do peribadi ialah dimana tugasan yang dilakukan adalah untuk diri kita sendiri sahaja.
(Group To Do adalah tugasan yang membabitkan pengguna lain.)
Untuk Membuat To Do Peribadi
Langkah Tindakan
1 Buka senarai To Do.
2 Dari Menu, pilih New To Do.
3 Pada borang To Do, masukkan teks pada ruang Subject.
4 Pilih Me pada “Assign To.”
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 103
5 (Pilihan) Pilih pada ruang Category, pilih atau masukkan kategori untuk kemasukan
tersebut.
6 (Pilihan) Masukkan tarikh pada ruang “Due by” untuk tarikh akhir To do dan “Start by”
untuk tarikh permulaan.
7 (Pilihan) Pilih Repeats untuk kemasukan berulang. Kemudian nyatakan pilihan Repeat pada
kotak dialog Repeat Options.
Nota: Jika anda membuat kemasukan berulang, dan membuat keputusan selepas
menyimpan kemasukan bahawa anda ingin menukar kemasukan tersebut supaya tidak
berulang atau sebaliknya, anda mesti membuat kemasukan baru. Anda tidak boleh
menukar kemasukan asal. Pilih kemasukan pada paparan To Do dan pilih Actions – More -
Copy Into New –To Do. Semua maklumat asal akan diambil kedalam borang baru di mana
anda boleh menukar properties dan simpan kemasukan tersebut.
8 (Pilihan) Tambah teks, pautan dokumen, sisipan fail, gambar dan lain-lain fail pada ruang
Description.
9 (Pilihan) Pilih “Mark Private” pada atas kanan kotak untuk menghalang pengguna yang
boleh membaca Calendar anda dari melihat maklumat terperinci di senarai To Do, mereka
hanya boleh melihat tarikh dan masa di To Do sahaja.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 104
10 (Pilihan) Pilih “Notify me” untuk membuat notis amaran untuk item pada kotak dialog
“Alarm Notification Options”.
11 Klik Save and Close. Notes akan memasukkan item ini pada paparan To Do.
Petua : Berikut ialah cara lain yang lebih cepat untuk membuat To Do.
Dari Inbox emel, buka emel (atau pilih satu dari paparan Inbox) dan pilih More - Copy Into New-
To Do. Notes akan memaparkan satu borang To Do baru dengan ruang Subject dan Description
yang telah diisi dengan maklumat dari emel.
Tarik emel, kemasukan calendar atau item To Do keatas bookmark To-Do. Ia akan membuat
kemasukan To Do yang baru, dengan segala maklumat dari item yang dipindahkan kedalam
kemasukan To Do yang baru.
Klik pada toolbar ikon New .
Membuat Group To Do
Apabila anda membuat Group To Do, anda boleh memberi tugasan kepada satu atau lebih pengguna
lain dan menghantar notis kepada pengguna-pengguna ini. Seperti jemputan mesyuarat, penerima
boleh menjawab kepada notis yang mereka terima dalam Response Options (Accept, Decline, Delegate,
Propose new date, Completed).
Langkah membuat Group To Do:
Langkah Tindakan
1 Buka senarai To Do.
2 Dari menu, pilih New To Do.
3 Pada borang To Do item, masukkan teks pada ruang Subject.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 105
4 Pilih Others pada “Assign To.”
5 Masukkan nama pada ruang Required (Klik pada ikon Required untuk memasukkan nama
dengan menggunakan kotak dialog Select Addresses).
Required: Petugas akan menerima notis dari Group To Do dimana pilihan diberikan (Accept,
Decline, Delegate, Propose new date, Completed)
Optional: Petugas-petugas ini petugas sampingan sahaja tetapi menerima notis berkenaan
Group To Do juga, dengan pilihan (Accept, Decline, Delegate, Propose New date,
Completed).
FYI : Petugas-petugas ini hanya menerima notis maklumat mengenai Group To Do. Mereka
tidak ada pilihan untuk menjawab tetapi boleh menambahkan tugasan ini ke dalam
Calendar mereka. Petugas lain tidak dapat melihat nama pengguna didalam FYI.
6 (Pilihan) Pada ruang Category, pilih atau masukkan Category untuk kemasukan.
7 (Pilihan) Masukkan tarikh pada ruang “Due by” dan “Start by”.
8 (Pilihan) Pilih Repeats untuk kemasukan berulang. Kemudian nyatakan pilihan Repeat pada
kotak dialog Repeat Options.
Nota: Jika anda membuat kemasukan berulang dan membuat keputusan untuk mengubah
kemasukan menjadi tidak berulang, anda perlu membuat kemasukan baru. Anda tidak boleh
menukar kemasukan asal.
9 (Pilihan) Tambah teks, pautan dokumen, fail sisipan atau kepilan, dan gambar pada ruang
Description.
10 (Pilihan) Pilih “Mark Private” untuk menghalang pengguna yang boleh melihat Calendar
anda dari melihat maklumat tentang To Do anda. Mereka hanya boleh melihat tarikh dan
masa pada To Do.
11 (Pilihan) Pilih “Notify me” untuk memasukkan pilihan notis amaran untuk item tersebut.
12 (Pilihan) Pilih Delivery Options untuk menukar pilihan Delivery untuk notis yang dihantar
oleh Notes kepada petugas.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 106
13 Klik “Save and Send Assignments”
Notes akan menambah item pada paparan To Do dan menghantar notis tugasan kepada
petugas.
Menjawab kepada tugasan Group To Do
Apabila anda menerima notis Group To Do di dalam Inbox, anda boleh membukanya dan melihat
samada penghantar mahukan jawapan dari anda.
Jika pada butang Action Bar mengandungi Respond, Respond with Comments, atau Request
Information, penghantar mahukan jawapan (contohnya Accept or Decline).
Untuk menjawab pada notis To Do:
Langkah Tindakan
1 Buka notis dari Inbox atau To Do.
2 Klik pada Respond atau “Respond with Comments” di butang action pada bar Action dan
buat salah satu dari di bawah:
Jika anda hendak… Buat ini…
Menerima permintaan Pilih Accept
Menolak permintaan Pilih Decline
Menghantar permintaan kepada
pengguna lain
Pilih Delegate, kemudian nyatakan nama pengguna
tersebut.
Mengutarakan tarikh baru Pilih “Propose New Time.” Kemudian nyatakan tarikh
baru.
Tandakan permintaan telah
selesai.
Pilih Mark Completed
3 (Pilihan) Jika anda memilih Respond with Comments, buat satu atau lebih seperti di bawah:
Masukkan komen pada borang notis.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 107
Mengimpot fail grafik.
Menyisipkan fail-fail lain.
Memasukkan pautan dokumen, pautan database, pautan paparan dan lain-lain.
4 (Pilihan) Pilih “Keep me informed of updates” jika anda mahu terus menerima maklumat.
5 Klik Send. Notes akan menghantar jawapan emel anda kepada penghantar notis dan akan
menambah pada paparan To Do dan paparan Calendar anda. Jika anda mewakilkan tugasan
tersebut, Notes akan menghantar juga permohonan tugasan tersebut kepada pengguna
yang mewakili anda.
Petua: Anda boleh juga menjawab notis Group To Do dengan memilih notis To Do pada paparan To Do
dan klik pada Actions->Accept, Decline, Delegate atau Propose New Date pada Action Bar. Untuk
menambah komen atau mendapat maklumat terbaru, pilih option yang berkenaan ketika ditanya.
Untuk menjawab kepada To Do Berulang
Jika anda menerima notis Group To Do berulang, anda mungkin mahu menjawab untuk beberapa
tugasan sahaja. Oleh itu anda mesti pada mulanya menjawab notis yang pertama, kemudian buka
tugasan yang tidak mahu terima dan pilih Decline.
Menandakan item To Do yang selesai.
Apabila anda telah menyelesaikan tugasan To Do, anda boleh menandakannya selesai (complete).
Selepas itu, Notes akan memaparkan tanda betul berwarna hijau pada sebelah tugasan di senarai To
Do.
Untuk menanda To Do telah selesai:
Langkah Tindakan
1 Buka Senarai To Do.
2 Pilih tugasan To Do yang anda masukkan untuk ditandakan selesai.
3 Klik pada “Mark Complete” di bar Action.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 108
Mengubah jadual, membatalkan atau mengesahkan satu Group To Do
Apabila anda mengubah jadual, membatalkan atau mengesahkan tugasan di Group To Do, Notes akan
menghantar emel kepada petugas memberitahu mereka apa yang telah dilakukan oleh anda.
Untuk menukar jadual, membatalkan atau mengesahkan Group To Do:
Langkah Tindakan
1 Buka senarai To Do.
2 Buka tugasan To Do pada satu kumpulan atau pengguna lain.
3 Dari menu pilih Owner Actions dan pilih Reschedule, Cancel atau Confirm
Jika anda piih Reschedule, nyatakan tarikh baru mula dan akhir. Kemudian, pilih
samada anda hendak menambah komen pada emel.
Jika anda memilih Cancel dan mahu menghapuskan tugasan dan semua jawapan
yang anda terima mengenai tugasan tersebut, pilih “Permanantly delete the To Do
and all notices and documents related to the To Do.” Kemudian pilih samada untuk
menambah komen pada emel yang akan dihantar kepada petugas.
Jika anda memilih Cancel dan mahu menghapuskan item To Do sahaja dari
paparan Calendar, pilih “Remove the To Do from the Calendar view but leave it in
the To Do Views.” Kemudian pilih samada untuk menambah komen kepada emel
yang akan dihantar kepada petugas.
Jika anda memilih Confirm, pilih samada untuk menambah komen pada emel.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 109
9 Mail Web
9.1 Pengenalan
IBM Lotus iNotes 8.5.1 ialah satu Web Client untuk membuka emel, kenalan, calendar, penjadualan dan
perkhidmatan Lotus iNotes yang lain. Dengan Lotus iNotes, anda boleh menggunakan Web Browser di
mana-mana untuk membuka emel anda. Anda boleh menghantar dan menerima emel, melihat
Calendar, menjemput mesyuarat, membuat item untuk senarai To Do, membuka senarai kenalan atau
sebagainya.
Keperluan dan Disyorkan
IBM Lotus iNotes 8.5.1 boleh dibuka dengan Internet Explorer 6,7 atau 8, Mozilla Firefox 2.0.0.13 atau
terbaru, 3.0.x atau 3.5 dan safari 3.1.x & 4.0 di atas Win32, Novel SUSE Linux Enterprise Desktop, RHEL
Desktop 5.2, Macintosh OS X 10.5, Apple iPhone & iPod Touch firmware version 2.2.x dan Ubuntu Linux
Desktop 8.0.4 (32bit).
IBM Lotus iNotes 8.5.1 berfungsi dengan menggunakan resolusi skrin 1024x768 pixels.
Walaubagaimanapun 800x600 pun adalah memadai. Untuk membuat teks membesar atau mengecil,
tukar aturan pada browser anda. Untuk mencetak kemasukan Calendar, anda memerlukan Adobe
Acrobat Reader, Version 4.0 atau terbaru.
Untuk pertama kali anda membuka IBM Lotus iNotes 8.5.1, anda di minta untuk membuat muat turun
Domino Web Access Control dari IBM Corporation. Control ini diperlukan untuk Domino Web Access
dapat berfungsi dengan lebih baik. Sila klik Yes.
9.2 Cara membuka emel anda melalui Internet
Membuka Emel Melalui http://www.uitm.edu.my
Buka browser anda dan taipkan http://www.uitm.edu.my, anda akan dipaparkan dengan laman web
Universiti Teknologi MARA. Di bawah , pilih salam Email. Seterusnya masukkan Username dan Internet
Password atau katalaluan Internet.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 110
Gambarajah memasukkan User Name dan Internet Password di Internet
Nota: Internet Password disimpan di dalam Domino Directory atau UiTM Address Book. Jika anda ada
membuka emel melalui Lotus Notes Client, buka UiTM Address Book dan cari nama anda. Anda boleh
memasukkan Internet Password anda sendiri. Jika anda tiada akses melalui Lotus Notes Client, sila
berhubung dengan Pentadbir Emel untuk mendapatkan Internet Password. Username ialah shortname
anda.
Membuka Emel Terus ke Server Emel Anda
Cara ini digunakan jika anda ingin tahu emel anda berada di server tertentu. Contohnya server Ali ialah
di Jati dan nama emel database ialah aliba123.nsf, buka browser anda dan taipkan
http://jati.uitm.edu.my/mail/aliba123.nsf?Opendatabase.
Cara ini digunakan jika server utama iaitu server Cengal atau Nyatoh tidak dapat di capai atau Web
Server UiTM tidak berfungsi atau atas sebab-sebab tertentu yang lain.
9.3 Mengubah Home Page
Jika Pentadbir Emel anda telah memberi kebenaran, anda boleh mengubah Home Page yang boleh
memaparkan emel Inbox, jadual hari ini, senarai To Do anda yang terbaru, Web Page kesukaan anda
atau pautan-pautan lain.
Cara adalah seperti di bawah:
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 111
Langkah Tindakan
1 Pada Home Page, klik pada Edit Layout.
2 Pilih satu Page Layout.
3 Di ruang Type, pilih isian untuk setiap tingkap.
4 (Pilihan) Masukkan tajuk untuk tingkap pada ruang Title.
5 Jika diperlukan, buat satu pilihan untuk setiap tingkap di Home Page.
Pilihan Emel Inbox
Pilih emel yang hendak dipaparkan pada Home Page – contohnya, semua emel yang tidak dibaca
atau semua emel
Memaparkan emel hanya untuk pengguna tertentu – masukkan setiap nama pengguna tersebut
diikuti dengan koma. Klik perkataan “From” dan pilih nama dari senarai Contact.
Memaparkan hanya emel yang penting (mempunyai priority) pada Home Page – tandakan pada
“High Priority Mail Only.”
Pilihan Schedule (Jadual)
Masukkan jumlah hari yang anda mahu untuk dipaparkan. Maklumat ini bergantung kepada kemasukan
pada Calendar anda.
Pilihan Web Page
Pilih Laman Web yang anda mahu kelihatan pada Welcome Page, atau pilih “Other” dan masukkan URL
laman Web tersebut. Sebagai contoh: http://www.moe.gov.my.
Pilihan Quick Links
Membuat beberapa pautan URL pada Home Page anda dengan memasukkan nama dan laman Web
tersebut untuk setiap pautan.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 112
9.4 Calendar Web dan Penjadualan
Penjadualan menyuarat dan menghantar jemputan
Anda boleh membuat jadual mesyuarat, periksa jadual para jemputan, menempah bilik dan peralatan
lain dan lain-lain lagi.
Gambar di bawah ialah satu contoh jemputan:
Caranya adalah seperti di bawah:
Langkah Tindakan
1 Dari mana-mana pada Lotus iNotes klik New, dan kemudian klik Calendar Entry
2 Jika perlu, klik pada anak panah kebawah pada tab pertama dan pilih Meeting.
3 (Pilihan) Pilih mana-mana yang berikut:
Pilihan Tindakan
Request Response Tandakan pada kotak ini untuk menerima pengesahan emel
dari para jemputan anda.
Pencil In Tandakan disini untuk menunjukkan anda masih lapang pada
masa tersebut.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 113
Confidential Tandakan disini untuk mengelakkan pengguna yang boleh
melihat calendar anda dari membaca kemasukan ini.
Pengguna yang menguruskan Calendar anda boleh melihat
masa tetapi tidak boleh melihat maklumat kemasukan yang
bertanda Confidential.
Category Pilih satu category yang telah dinyatakan sebelum ini.
4 Masukkan beberapa perkataan di ruang Subject untuk menunjukkan tujuan mesyuarat.
5 Pilih tarikh mula dan klik pada anak panah pada atas Calendar untuk menukarkan tarikh
dan tahun.
6 Pilih masa mula.
7 (Pilihan) Klik pada ikon TimeZone untuk memilih Zon Masa yang berlainan untuk
mula atau tamat masa mesyuarat.
8 Klik pada tanda campur (+) atau tanda tolak (-) untuk menandakan berapa lama mesyuarat
itu dijalankan. (Masa tamat akan ditamatkan secara automatik berdasarkan apa yang anda
masukkan.)
9 (Pilihan) Tandakan Alarm dan nyatakan bila anda mahu notis amaran diberikan kepada
anda.
10 Diruang Invitees, masukkan alamat emel pada ruang tersebut, atau klik satu dari butang
untuk memilih nama dari senarai kenalan (Contact) anda atau dari Domino Directory.
11 (Pilihan) Tanda pada Schedules of meeting invitees untuk memastikan tiada masa
bertindan.
12 (Pilihan) Masukkan tempat mesyuarat.
13 (Pilihan) Klik pada Room atau Resource untuk menempah bilik atau peralatan untuk
mesyuarat. Pastikan dahulu jika majikan anda ada memasukkan senarai bilik dan peralatan
yang boleh ditempah.
14 (Pilihan) Tandakan Online Meeting jika ini ialah mesyuarat Instant Messaging, isikan satu
atau lebih pilihan di bawah:
Meeting place – Klik untuk menempah secra online tempat mesyuarat.
Meeting type – Pilih dari senarai.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 114
Only Invitees can attend the online meeting – Tandakan untuk menghadkan
kedatangan mesyuarat online.
15 (Pilihan) Klik pada tigasegi disebelah Details untuk memasukkan maklumat terperinci
mengenai mesyuarat, anda boleh dimuatkan pada Details dengan teks dan lain-lain.
16 (Pilihan) Klik pada tigasegi disebelah Attachments dan masukkan fail untuk disisipkan.
17 Apabila anda telah siap, klik salah satu di bawah:
Save & Send – untuk menyimpan item jemputan dan menghantar notis kepada
para jemputan, Optional dan FYI.
Save as draft – untuk menyimpan item jemputan dan boleh anda ubah kemudian.
Options – untuk menyatakan pada Delivery Options.
Mengurus Calendar
Membuat kemasukan Calendar yang lain
Anda boleh membuat temujanji (appointments), peringatan (reminders), ulang tahun (anniversaries),
acara sepanjang hari (all-day events) selain dari jemputan mesyuarat. Kemasukan-kemasukan ini akan
dipaparkan di Calendar anda. Anda juga boleh membuat notis amaran dan kemasukan berulang pada
Calendar anda ini. Anda juga boleh melihat masa pengguna lain semasa menjadualkan mesyuarat.
Caranya adalah seperti di bawah:
Langkah Tindakan
1 Dari mana-mana pada Domino Web Access klik New, dan kemudian klik Calendar Entry.
2 Klik pada anak panah kebawah pada tab pertama dan pilih jenis kemasukan Calendar.
3 Masukkan tajuk mengikut jeniss kemasukan di ruang Subject untuk menunjukkan tujuan
kemasukan.
4 (Pilihan) Masukkan satu lokasi.
5 Pilih Date. Klik pada anak panah di Calendar untuk menukar bulan atau tahun.
6 Pilih masa mula, jika perlu.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 115
7 (Pilihan) Klik pada ikon Time Zone untuk memilih Zon Masa yang berlainan untuk
mula atau tamat masa mesyuarat.
8 Klik pada tanda campur (+) atau tanda tolak (-) untuk menandakan berapa lama temujanji
(sebagai contoh) itu dijalankan. (Masa tamat akan ditamatkan secara automatik
berdasarkan apa yang anda masukkan.)
9 Tandakan Alarm dan nyatakan bila anda ingin diingatkan dengan notis amaran.
10 (Pilihan) Pilih salah satu di bawah:
Pilihan Tindakan
Confidental Pilih untuk menghalang pengguna lain yang boleh membaca
Calendar anda dari membaca kemasukan tersebut. Pengguna
yang boleh menguruskan Calendar anda boleh melihat masa
tersebut berisi tetapi tidak boleh melihat maklumat kemasukan
yang bertanda Confidental.
Pencil In Tandakan di sini untuk menunjukkan masa tersebut masih lapang.
Categories Pilih satu Category.
11 (Pilihan) Klik pada tigasegi disebelah Details untuk memasukkan maklumat terperinci
mengenai kemasukan.
12 (Pilihan) Klik pada tigasegi disebelah Attachments dan masukkan fail untuk disisipkan.
13 Klik Save & Close, atau klik Save untuk menyimpan tetapi boleh terus memasukkan pilihan
lain.
Nota: Apabila anda memasukkan satu ulangtahun, secara mengikut ketetapan sedia ada, kemasukkan
ulangtahun akan diulang selama 10 tahun di dalam Calendar anda.
Membuat Group Calendar
Satu Group Calendar ialah satu koleksi satu jadual masa kerja pengguna-pengguna yang anda pilih. Anda
boleh melihat dengan cepat jika kumpulan ini lapang atau sibuk pada masa tertentu apabila anda
menjemput mereka untuk mensyuarat atu untuk acara sehari.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 116
Group Calendars hanya boleh digunakan apabila semua ahli didalam kumpulan tersebut membenarkan
pengguna lain melihat jadual kerja mereka. Secara mengikut ketetapan sedia ada, Domino Web Access
membenarkan semua pengguna melihat jadual anda. Jika anda menukarkan pilihan Delegation –
Schedule kepada “restrict access to your schedule”, hanya pengguna ini sahaja yang boleh melihat
jadual kerja anda.
Cara untuk membuat Group Calendar:
Langkah Tindakan
1 Klik pada anak panah pada tab Calendar, dan kemudian klik pada Group Calendar.
2 Klik New.
3 Taip nama kumpulan.
4 Taip nama pengguna atau kumpulan di ruang Members. Untuk memilih nama dari senarai
Contact atau dari UiTM’s Address Book, klik pada “Members.”
5 Pilih paparan yang sedia ada apabila membuka Group Calendar:
Expand all – untuk melihat maklumat Calendar untuk semua ahli kumpulan.
Collapse all – hanya untuk melihat masa sibuk semua ahli kumpulan.
6 Klik Save & Close, atau klik Save untuk menyimpan tetapi boleh terus memasukkan pilihan
lain.
9.5 To Do Web
Membuat tugasan pada senarai To Do
Apabila anda membuat satu item To Do, ia akan kelihatan di dalam Calendar anda pada tarikh mula
kecuali anda tandakan “Do not display To Do entries in the Calendar view” di Preferences - Others. Jika
anda memilih untuk item To Do kelihatan pada Calendar anda, ia akan berada pada tarikh mula, tetapi
ikon status bertukar bergantung pada keadaan To Do samada tugasan tersebut dalam keadaan sedang
berlaku (current) atau lewat (overdue).
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 117
Cara membuat tugasan:
Langkah Tindakan
1 Dari mana-mana Lotus iNotes, klik New, dan kemudian klik To Do.
Petua: Anda juga boleh klik pada anak panah pada tab To Do, dan klik pada “New To Do.”
2 Pastikan pada tab pertama “Personal To Do.” Jika tidak, klik pada anak panah dan ambil
pilihan ini.
3 (Pilihan) Masukkan nama atau keterangan ringkas tentang item ini pada ruang Subject.
Teks ini akan dipaparkan di senarai To Do anda dan pada Calendar anda.
4 Masukkan tarikh mula dan akhir, atau klik pada anak panah untuk menggunakan Date
Picker.
5 (Pilihan) Siapkan salah satu dari pilihan di bawah:
Pilihan Keterangan
Status Pilih status item To Do yang baru. Item baru secara mengikut
ketetapan sedia ada, ialah “Current”. Pilihan lain ialah Overdue,
Rejected dan Future.
Category Categories adalah sangat berguna untuk menguruskan item To Do.
Pilih satu kategori dari senarai atau masukkan kategori baru.
Priority Pilih satu keutamaan (priority) untuk item To Do. Apabila anda
melihat tugasan To Do pada senarai atau carta, Domino Web Access
akan memaparkan Priority.
Confidential Pilih untuk menghalang pengguna lain yang boleh membaca Calendar
anda dari membaca kemasukan tersebut. Pengguna yang boleh
menguruskan Calendar anda boleh melihat masa tersebut berisi
tetapi tidak boleh melihat maklumat kemasukan yang bertanda
Confidental.
Milestone Tanda milestone hanya untuk satu hari dalam jadual. Apabila anda
membuat milestone, hari terakhir adalah sama dengan hari mula.
Anda boleh menggunakan milestone untuk menandakan kemajuan
sesuatu projek (atau tugasan). Lihat carta To Do untuk melihat
milestones (dalam warna merah)
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 118
Alarm Tandakan disini dan nyatakan bila anda mahu diberi notis amaran
untuk item To Do yang akan tamat tempoh. Anda boleh tetapkan
notis amaran untuk tarikh akhir tetapi tidak untuk tarikh mula.
Text Box Menerangkan item To Do. Anda boleh menambah sisipan fail disini.
6 (Pilihan) Klik pada tab Repeat untuk membuat To Do berulang.
7 Buat salah satu dari di bawah:
Save & Close – untuk menyimpan dan menutup item To Do.
Save – untuk menyimpan item To Do, tetapi boleh terus membuat perubahan.
Cancel (x) – untuk membatalkan To Do dan menutup borang.
Petua: Jika anda membuat To Do Peribadi dan membuat keputusan untuk menukarkannya kepada
Group To Do, klik Assign.
9.6 Senarai Kenalan (Contact)
Anda boleh menyimpan maklumat tentang pengguna lain didalam senarai Contact anda. Anda boleh
memasukkan nama, alamat, nombor telefon, nama syarikat, alamat syarikat, alamat emel, nombor fax,
nombor pager, tarikh ulangtahun dan maklumat lain.
Memasukkan kenalan baru adalah mudah dan cepat. Walaupun senarai Contact anda boleh
memasukkan berbagai maklumat, anda boleh memasukkan maklumat yang perlu atau yang anda
mahukan sahaja. Borang Contact ini dibina untuk kesuaian kegunaan anda.
Membuat kenalan (contact) baru.
Langkah Tindakan
1 Daripada mana-mana Domino Web Access, klik New dan kemudian klik Contact.
2 Masukkan nama pertama dan nama akhir kenalan (nama bapa) tersebut.
3 (Pilihan) Masukkan nama kedua kenalan tersebut, dan masukkan gelaran jika ada.
4 (Pilihan) Pada ruang “Default E-mail”, masukkan alamat emel kenalan tersebut. Ini ialah
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 119
alamat emel yang akan digunakan pada ruang To apabila anda menghantar emel.
5 (Pilihan)Pilih tempat untuk alamat emel tersebut, contohnya Work atau Home.
6 (Pilihan) Klik pada tab Work dan masukkan maklumat perniagaan kenalan contohnya
nombor telefon dan alamat.
7 (Pilihan) Klik pada tab Home dan masukkan maklumat peribadi kenalan tersebut, contoh
nombor telefon rumah dan alamat.
8 (Pilihan) Klik pada tab General dan masukkan sedikit nota berkenaan kenalan ini.
9 Buat salah satu dari di bawah:
Save & Close – untuk menyimpan dan menutup kenalan.
Save – untuk menyimpan maklumat kenalan, tetapi boleh terus membuat
perubahan.
Cancel (x) – untuk membatalkan kenalan baru dan menutup borang.
Petua :
Borang ini boleh diubah agar anda boleh menyimpan maklumat yang anda mahu sahaja. Klik
pada anak panah kebawah pada borang Contact untuk mengubah label untuk ruang di dalam
borang.
Anda boleh memasukkan beberapa alamat emel pada ruan “Default E-mail”.
Jika anda memasukkan nama syarikat, anda boleh mengisihkan (sorting) senarai kenalan anda
mengikut nama syarikat atau jabatan.
Mengambil nama dari Domino Directory
Anda boleh mengambil nama pengguna dari Domino Directory ke dalam Senarai Contacts anda. Apabila
anda berbuat demikian, Lotus iNotes membuat satu kenalan baru ke dalam senarai Contacts dengan
membawa semua maklumat pengguna tersebut.
Anda boleh mengambil nama dari kotak Select Addresses.
Langkah Tindakan
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 120
1 Dari mana-mana borang baru (new Document), klik untuk mencari nama pengguna
tersebut di kotak Select Addresses. Sebagai contoh: klik pada butang “To” di dalam borang
emel atau klik pada butang “Invite” di dalam jemputan mesyuarat.
2 Pilih nama pengguna yang anda mahukan.
3 Klik Copy.
Nota: Jika ada 2 nama yang sama, tiada tindakan akan dilakukan.
Tambah nama dari emel yang diterima
Semasa anda membaca emel anda, anda boleh menambahkan penghantar emel kedalam senarai
Contact. Apabila anda menambah ke dalam Contacts, alamat emel atau Notes Certificate atau Internet
Certificate yang digunakan akan dimasukkan kedalam dokumen contact tersebut.
Langkah Tindakan
1 Buka satu emel yang anda terima.
2 Klik pada anak panah bersebelahan Tools, dan klik pada Add Sender to Contacts.
3 Isi mana-mana ruang yang anda mahu.
4 Klik pada “Save & Close.”
5 Jika dokumen Contact ini telah ada, anda diberi salah satu pilihan di bawah:
Overwrite – untuk mengantikan semua ruang yang ada didalam kemasukan Contact
dengan kemasukan baru.
Merge – untuk menukarkan hanya ruang kemasukan yang berlainan maklumat.
Cancel – untuk membatalkan tindakan dan menyimpan maklumat Contact yang lama.
Synchronize Address Book Peribadi pada Lotus Notes Client
Jika anda pengguna Lotus Notes Client, anda boleh mengambil senarai kenalan dari Address Book
peribadi anda ke senarai Contact Lotus iNotes. Pilih Actions – Synchronize Address Book.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 121
Petua: Anda juga boleh membuat synchronize untuk kemasukan Notes Journal dengan Notebook Lotus
iNotes.
Membuat kumpulan untuk emel
Anda boleh membuat senarai emel berkumpulan untuk menghantar emel kepada sekumpulan kenalan
serentak. Dengan senarai kumpulan ini, anda hanya perlu memasukkan nama kumpulan apabila anda
mahu menghantar emel atau jemputan mesyuarat.
Untuk membuat kumpulan baru
Langkah Tindakan
1 Klik pada anak panah di tab Contacts, kemudian klik “Contact List.”
2 Klik pada anak panah bersebelahan New, kemudian klik “E-mail Group.”
3 Masukkan nama kumpulan.
4 Klik “Members” untuk menambah nama dai senarai Contacts atau dari Domino Directory
dari Server.
5 Klik Save and Close.
Untuk mengubah senarai kumpulan
Langkah Tindakan
1 Klik pada anakpanah di tab Contacts, kemudian klik “Contact List.”
2 Klik 2 kali pada nama kenalan tersebut yang anda ingin ubah.
3 Buat perubahan dan klik Save and Close.
Untuk menghapuskan senarai kumpulan.
Langkah Tindakan
1 Klik pada anakpanah di tab Contacts, kemudian klik “Contact List.”
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 122
2 Pilih nama kenalan tersebut yang anda ingin hapuskan.
3 Klik pada ikon Delete .
Petua: Apabila menghantar jemputan mesyuarat atau emel, tekan F9 untuk melihat semua nama dalam
senarai. Ini untuk memudahkan anda untuk membuang nama-nama sebelum menghantar jemputan
atau emel tersebut.
Menghapuskan nama kenalan
Langkah Tindakan
1 Klik pada Contacts.
2 Pilih nama kenalan yang ingin anda hapuskan.
3 Klik pada ikon Delete untuk menghapuskan kenalan tersebut.
Mencari atau mengubah kenalan
Anda boleh melihat semua senarai contacts atau memaparkan sebahagian sahaja senarai mengikut
huruf abjad. Tarik dari pemisah kiri dan kanan untuk melihat paparan Contact dengan lebih baik. Anda
boleh mengisihkan nama kenalan mengikut nama, emel atau syarikat. Satu anakpanah bersebelahan
pada lajur menunjukkan paparan yang disisih.
Langkah Tindakan
1 Klik pada Contacts.
2 (Pilihan) Klik pada tab yang mengandungi huruf nama kenalan anda.
3 (Pilihan) Klik pada lajur nama untuk mengisihkan nama, emel, syarikat atau pilih salah satu
paparan pada Navigation Pane.
Petua: Anda boleh juga menggunakan Search untuk mencari kenalan anda.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 123
9.7 Menukar Internet Password
Melalui Internet ada 3 cara untuk menukarkan Internet Password (katalaluan)
Melalui Web Mail sendiri
Melalui Intranet One Stop Center
Melalui Uitm Address Book (Domino Directory)
Cara melalui Web Mail sendiri
Langkah Tindakan
1 Dari mana-mana dalam emel, klik pada Preferences.
2 Klik pada Security dan kemudian di bawah tajuk Change Internet Password klik butang
Change seperti di bawah:
3 Masukan Internet Password lama di ruang Type Old Internet Password. Masukkan Internet
Password baru di ruang Type New Internet Password dan sekali lagi bawahnya untuk
pengesahan.
4. Klik butang OK.
Cara melalui Intranet One Stop Center
Cara ini telah ditunjukkan di dalam Modul 6.2.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 124
Cara melalui UiTM Address Book (Domino Directory) melalui browser.
Cara ini tidak digalakkan kerana tiada pengesahan Internet Password yang anda masukkan.
Langkah Tindakan
1 Pada ruang URL dibrowser anda taip seperti berikut:
http://cengal.uitm.edu.my/names.nsf
Masukkan username dan katalaluan Internet.
2 Pada kotak sebelah kanan atas, masukkan nama anda pada kotak dan klik pada ikon . Di
bawah ialah gambar kotak.
3 Nama anda akan kelihatan, klik 2 kali pada dokumen anda akan kelihatan. Klik pada butang
Edit Person. Klik pada butang Enter Password. Masukkan password baru dan klik OK.
4 Klik Save & Close.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 125
10 Sametime (Mesej Segera)
10.1 Pengenalan kepada Sametime
Komponen Sametime
Sametime adalah satu alat bagi berhubung secara real-time dengan cara berkomunikasi melalui teks
atau berjumpa dalam situasi maya (virtual). Sametime mengandungi tiga komponen utama bagi
kolaboratif jarak jauh iaitu:
Kepekaan (Awareness) – membenarkan pengguna menngenalpasti pengguna lain yang berada di
dalam komuniti Sametime.
Perbualan (Conversation) - membolehkan pengguna berinteraksi antara satu sama lain melalui
kaedah teks chat.
Perkongsian Objek (Object Sharing) - menyediakan kemudahan kepada pengguna untuk
melakukan mesyuarat di atas talian (online meeting).
Infotech telah menyediakan 2 server Sametime untuk digunakan di seluruh Malaysia:
1. St1.uitm.edu.my (10.0.10.202)
2. St2.uitm.edu.my (10.0.10.203)
10.2 Aktifkan Sametime Dalam Lotus Notes Client
Langkah untuk mengaktifkannya adalah seperti di bawah:
1. Pergi ke ikon Sametime pada sebelah kanan Lotus Notes client anda .
2. Masukkan Host Server, Username dan Internet Password seperti di bawah:
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 126
3. Klik pada Log In.
4. Password untuk memasuki Sametime Instant Messaging, pastikan anda memasukkan Internet
Password (bukan password Lotus Notes Client, kedua-dua password mungkin berbeza).
5. Sekiranya anda telah berjaya memasukinya, anda akan mendapat skrin seperti di bawah ini.
Menambah nama kenalan (contacts) pada Sametime
Untuk menambah nama kenalan pada Sametime ikut cara di bawah:
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 127
Langkah Tindakan
1 Klik pada ikon orang – pilih New Sametime Contact. Masukkan nama kawan anda dan klik
Lookup.
2 Anda akan mendapat paparan di bawah. Klik pada Add.
3 Nama kawan anda akan terpapar di bawah senarai nama Sametime mengikut group
yand dipilih atau group yang sedia ada.
10.3 Menambah nama group pada Sametime
Langkah Tindakan
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 128
1 Klik pada ikon orang – pilih New Sametime Group. Masukkan nama kawan anda dan
klik Lookup.
2 Anda akan mendapat paparan di bawah. Klik pada Search for a public group, iaitu group
yang telah sedia ada didalam UiTM Address Book. Masukkan nama group yang anda
mahukan contohnya pada gambarajah di bawah, telah dimasukkan ciis users. Kemudian
klik pada Search. Group tersebut akan dipaparkan di dalam kotak. Klik pada nama
tersebut dan klik OK.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 129
Di sini, klik OK sahaja.
3 Nama group anda akan terpapar di bawah senarai nama Sametime mengikut group
yand dipilih seperti di bawah.
Perbualan melalui Sametime Contacts
Untuk memulakan perbualan, klik dua kali pada nama yang mempunyai kotak hijau. Anda akan
mendapat paparan di bawah. Gambarajah berikut juga ialah contoh perbualan.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 130
Maksud ikon-ikon pada paparan perbualan Sametime:
Bil Maksud Ikon
1 Ikon pada tingkap atas perbualan :
Mengajak orang lain untuk berbual bersama-sama
Buka sejarah perbualan
Membuat panggilan telefon
Memulakan Perbualan (Instant Messaging)
Tambah orang lain dalam senarai Sametime Contacts
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 131
2 Ikon pada tingkap bawah perbualan:
Pilih warna text
Pilih warna latarbelakang text
Kembali semula ke font asal
Properti Teks
Menambah size font
Mengecilkan size font
Menebalkan warna text
Menukarkan text kepada Italic font
Menambahkan garisbawah text
Check Spelling
Emoticon
Hyperlink – contohnya : www.uitm.edu.my
Hantar fail kepada kawan yang sedang berbual
Menghantar sebahagian gambar dari PC anda kepada kawan yang sedang
berbual.
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 132
10.4 Keterangan lanjut bagi menghantar fail melalui Sametime.
Untuk menghantar fail kepada kawan yang sedang berbual dan juga menerima fail yang dihantar kepada
anda.
Langkah Tindakan
1 Klik pada
2 Pilih fail yang anda ingin hantarkan, kemudian klik butang OPEN.
3 Klik Send untuk menghantar fail tersebut dan akan mendapat paparan seperti di
bawah:
4 Apabila kawan anda menerima atau telah menekan butang Accept, anda akan
mendapat paparan ini:
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 133
5 Untuk menerima fail, klik pada ikon Accept seperti paparan di bawah:
Kalau anda tidak mahu, klik Decline.
6. Untuk membuka fail tersebut , klik Open File.
10.5 Keterangan lanjut bagi menghantar sebahagian gambar pada
komputer anda melalui Sametime.
Untuk menghantar sebahagian gambar pada PC anda melalui Sametime kepada kawan anda.
Langkah Tindakan
1 Klik pada ikon .
2 Tingkap perbualan akan ditutup, kemudian anda tandakan bahagian gambar PC anda
yang mana ingin dihantar. Anda akan mendapat paparan berikut:
Kursus Lotus Notes R8.5 Versi 2.0
Muka Surat 134
Klik mana-mana ikon berikut jika anda ingin mengedit
gambar tersebut. Klik pada Edit – Clear Annotation jika anda mahukan gambar asal
tanpa annotation. Kemudian klik butang Send. Kawan anda akan mendapat gambar
tersebut pada tingkat perbualannya.
Untuk menambah text bersama gambar tersebut klik pada Paste Into Chat. Jika
gambar tersebut bukan yang ingin dihantar, klik pada Recapture untuk mendapatkan
gambar baru.