1
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
KURSUS PENGURUSAN HASIL,
AKAUN BELUM TERIMA & HAPUSKIRA
KEMENTERIAN SUMBER ASLI & ALAM SEKITAR
OLEH :
CIK SITI HAJAR BINTI RUSLI
UNIT AKAUN BELUM TERIMA
BAHAGIAN PENGURUSAN AUDIT DALAM
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
22 – 25 FEBRUARI 2010
TEMPAT :
BUKIT GAMBANG RESORT CITY
KUANTAN, PAHANG
BPAD
2
OBJEKTIF
Para pegawai dapat mempraktikkan
ilmu pengetahuan yang diperolehi
dalam menguruskan sistem perakaunan
ABT di Kementerian / Jabatan masing-
masing dengan baik dan mengikut
kehendak Pekeliling semasa.
BPAD
3
KANDUNGAN
1. PENGENALAN KEPADA ABT
2. PENYELENGGARAAN ABT
3. PUNGUTAN & PELAPORAN ABT
4. HAPUSKIRA
5. ISU-ISU KETIKA PENGAUDITAN
6. KESIMPULAN
BPAD
4
KANDUNGAN
1. PENGENALAN KEPADA ABT
Takrifan ABT
Peraturan dan Prosedur ABT
Jenis-jenis ABT
Tanggungjawab Pegawai Pengawal
Tatacara ABT
BPAD
5
KANDUNGAN
2. PENYELENGGARAAN ABT
Akaun Kawalan & Subsidiari ABT
Unsur-unsur kawalan dalaman sistem ABT
Daftar Tunggakan ABT
Sistem perfailan untuk ABT
BPAD
6
KANDUNGAN
3. PUNGUTAN & PELAPORAN ABT
Pungutan ABT
Pelaporan ABT
Format Laporan ABT
Mengenalpasti usia tunggakan
Kes pengecualian ABT
Proses penyediaan Laporan ABT
Tanggungjawab Pemungut dan Pegawai Pengawal
BPAD
7
KANDUNGAN
4. HAPUSKIRA
Peraturan berkaitan hapuskira
Proses memohon hapuskira
Tanggungjawab Pegawai Pengawal
Format hapuskira
BPAD
8
KANDUNGAN
5. ISU-ISU KETIKA PENGAUDITAN
Kes sebenar yang berlaku
BPAD
9
1.
PENGENALAN
KEPADA ABT
BPAD
10
1. PENGENALAN KEPADA ABT
Takrifan ABT
Peraturan dan Prosedur ABT
Jenis-jenis ABT
Tanggungjawab Pegawai Pengawal
Tatacara ABT
BPAD
11
TAKRIFAN ABT (PP Bil. 3/2008)
• Akaun Belum Terima (ABT) ditakrifkan sebagai jumlah
wang yang sepatutnya telah diterima oleh Kerajaan
pada sesuatu ketika tetapi belum diterima berasaskan
kepada bil atau melalui dasar dan keputusan Kerajaan
yang berkuatkuasa.
• Bil merangkumi invois, nota, pentaksiran atau notis lain
yang dikeluarkan kepada penghutang.
BPAD
12
TAKRIFAN ABT (PP Bil. 3/2008)
• Contoh bagi takrifan ini ?
1. Tunggakan cukai tanah yang masih belum dibayar
2. Tunggakan bayaran bil hospital yang tertunggak
3. Bayaran denda yang masih belum dijelaskan
4. Cek tak laku yang masih belum diganti
5. Bayaran pinjaman komputer yang masih belum
dijelaskan
6. Cukai pendapatan yang masih belum dibayar
BPAD
13
PERATURAN & PROSEDUR BERKAITAN ABT
Terdapat 3 sumber bagi peraturan dan prosedur :
Arahan Perbendaharaan
Pekeliling Perbendaharaan
Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia
i) Arahan Perbendaharaan ( AP 89A & AP 328 )
BPAD
14
PERATURAN & PROSEDUR BERKAITAN ABT
AP 89A - Pegawai Pengawal hendaklah menyelenggara dan melaporkan
ABT
(a) - ABT hendaklah dilaporkan oleh Pegawai Pengawal kepada
Akauntan Negara dan disalinkan kepada Perbendaharaan dan
Ketua Audit Negara
- Sistem perakaunan ABT yang hendak diwujudkan perlu mendapat
kelulusan Akauntan Negara
(b) - Adalah menjadi tanggungjawab semua Pemungut dan Pegawai
Pengawal bagi mengambil tindakan untuk memungut semua ABT.
Sebarang hutang lapuk untuk dihapuskira perlu mematuhi AP 328
BPAD
15
PERATURAN & PROSEDUR BERKAITAN ABT
ii) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2008
(Garis Panduan untuk Penyenggaraan dan Pelaporan
ABT)
iii) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 13 Tahun 2008
(Pengurusan Kehilangan dan Hapuskira Wang Awam)
iv) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008
(Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun)
BPAD
16
PERATURAN & PROSEDUR BERKAITAN ABT
v) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1993
(Skim Pembiayaan Kenderaan)
vi) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992
(Skim Pembiayaan Komputer)
vii) Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 1
Tahun 1994
(Kaedah Perakaunan Cek-Cek Tak Laku)
BPAD
17
JENIS-JENIS ABT
Terdapat 3 jenis ABT
Tunggakan Hasil
Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman
Tunggakan Hutang-Hutang Lain
BPAD
18
JENIS-JENIS ABT
1. Tunggakan Hasil
Tunggakan hasil adalah hasil atau pendapatan yang
berpunca dari hasil cukai, hasil bukan cukai dan pelbagai
terimaan yang sepatutnya telah diterima tetapi belum
diterima oleh Kerajaan.
Antara hasil Jabatan adalah :
• Jualan Barang Jabatan Perhutanan
• Hasil Jualan Borang Tender
• Sewa Bangunan-bangunan Lain
• Bayaran-bayaran Balik Yang Lain
• Pelbagai Bayaran Hukuman
BPAD
19
JENIS-JENIS ABT
2. Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman
Tunggakan ini merangkumi bayaran balik pinjaman yang
matang tetapi belum diterima seperti dari Kerajaan
Negeri, Badan Berkanun, Pihak Berkuasa Tempatan,
Koperasi, Syarikat dan individu
Contoh :
• Pinjaman Perumahan
• Pinjaman Kenderaan
• Pinjaman komputer
BPAD
20
JENIS-JENIS ABT
3. Tunggakan Hutang-Hutang Lain
Tunggakan ini merangkumi :
• Pendahuluan diri dan pendahuluan pelbagai kepada pegawai Kerajaan (termasuk AP 59)
• Tuntutan dan denda kepada pihak ketiga
• Tuntutan terhadap pegawai Kerajaan seperti kehilangan wang tunai atau surcaj
• Emolumen terlebih bayar
• Panggilan telefon persendirian
• Bayaran balik tiket kapal terbang
BPAD
21
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
Pegawai Pengawal perlu mewujudkan satu sistem perakaunan ABT mengikut keperluan Kementerian/Jabatan masing-masing.
Pegawai Pengawal hendaklah mendapatkan kelulusan Akauntan Negara/Akauntan Negeri/Bendahari Negeri, mengikut mana yang berkenaan mengenai sesuatu sistem perakaunan ABT yang akan dilaksanakan.
Semua Pemungut dan Pegawai Pengawal perlu memungut semula ABT.
BPAD
22
TATACARA ABT
Pegawai Pengawal hendaklah mewujudkan tatacaraABT dengan mengambilkira perkara berikut :
i. Tatacara hendaklah mempunyai sistem yangberkesan bagi tujuan mengemaskini rekod ABTdengan tepat
i. Tatacara hendaklah membolehkan penyemakansemula dan tindakan susulan terhadap amaunyang masih belum dijelaskan
i. Tatacara hendaklah memudahkan penyediaanlaporan ke atas jumlah ABT yang sebenarnya
BPAD
23
TATACARA ABT
Pegawai Pengawal hendaklah mewujudkan tatacara
ABT dengan mengambilkira perkara berikut :
iv. Tatacara untuk hapuskira hutang lapuk perlu
selaras dengan Arahan Perbendaharaan dan
Pekeliling yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan
Malaysia dari semasa ke semasa
BPAD
24
2.
PENYELENGGARAAN
ABT
BPAD
25
2. PENYELENGGARAAN ABT
Akaun Kawalan & Subsidiari ABT
Unsur-unsur kawalan dalaman sistem ABT
Daftar Tunggakan ABT
Sistem perfailan untuk ABT
BPAD
26
PENYELENGGARAAN ABT
Rekod ABT perlu diselenggara dan dikemaskini
dengan lengkap untuk :
i. Membolehkan baki-baki ABT dilaporkan mengikut
format yang ditetapkan dalam Pekeliling
ii. Membolehkan penyata dan laporan disediakan bagi
tujuan mengesan dan memperbaiki prestasi pungutan
ABT oleh pihak pengurusan
iii. Memudahkan tindakan susulan oleh pihak pengurusan
bagi mengelakkan tunggakan dari terus menjadi hutang
lapuk
BPAD
27
AKAUN KAWALAN & SUBSIDIARI ABT
Apa itu Akaun Kawalan ABT dan Akaun Subsidiari ABT?
i. Akaun Kawalan ABT
(Rekod yang digunakan untuk mencatat jumlah keseluruhan amaun yang sepatutnya dituntut dan amaun yang telah dipungut)
ii. Akaun Subsidiari ABT
(Akaun yang diselenggarakan bagi menunjukkan jumlah amaun yang sepatutnya dituntut dan amaun yang telah diterima daripada individu / firma)
BPAD
28
UNSUR KAWALAN DALAMAN SISTEM ABT
Sistem ABT hendaklah mempunyai unsur kawalandalaman seperti berikut :
i. Satu Akaun Kawalan ABT bagi setiap jenis ABTperlu diselenggara untuk menunjukkan jumlahbaki ABT yang terdapat dalam Akaun SubsidiariABT yang berkenaan
ii. Semua terimaan / bayaran hendaklah dicatatkanke dalam Akaun Subsidiari ABT yang berkenaandan jumlahnya dipindah catat ke dalam AkaunKawalan ABT
BPAD
29
UNSUR KAWALAN DALAMAN SISTEM ABT
iii. Akaun Subsidiari ABT hendaklah diimbangkandengan Akaun Kawalan ABT yang berkenaan dandisesuaikan dengan jumlah wang yang dipungut
iv. Baki setiap Akaun Kawalan ABT hendaklah samadengan jumlah baki bagi setiap Akaun SubsidiariABT
v. Semua pelarasan seperti hapuskira dansebagainya boleh dikesan terus kepadaperubahan dalam Akaun Subsidiari ABT
BPAD
30
UNSUR KAWALAN DALAMAN SISTEM ABT
vi. Sebarang pindaan kepada rekod hendaklah
mengikut AP 147
vii. Semua rekod Akaun Kawalan ABT dan Akaun
Subsidiari ABT hendaklah disimpan selamat oleh
pegawai yang diberikuasa
BPAD
31
DAFTAR TUNGGAKAN ABT
Antara rekod-rekod yang perlu diselenggara dan
dikemaskini adalah seperti berikut :
1. Akaun Kawalan ABT
2. Akaun Subsidiari ABT
3. Daftar Sewaan
4. Daftar Cek Tak Laku
5. Daftar Emolumen Terlebih Bayar
6. Daftar Panggilan Telefon Persendirian
7. Daftar Pendahuluan Diri
8. Daftar Pendahuluan Pelbagai
BPAD
32
DAFTAR TUNGGAKAN ABT
Antara rekod-rekod lain yang perlu diselenggara dan
dikemaskini adalah seperti berikut :
9. Daftar Pinjaman Kenderaan
10. Daftar Pinjaman Komputer
11. Daftar Hapuskira
BPAD
33
SISTEM PERFAILAN ABT
Sistem perfailan bagi menyimpan dokumen atau rekod
ABT perlu dibuat bagi memudahkan pemantauan dan
penyeliaan oleh pegawai atasan untuk mengambil
tindakan sewajarnya ke atas penghutang.
i. Fail untuk hapuskira
ii. Fail untuk pengeluaran surat peringatan
iii. Fail untuk kes-kes mahkamah (jika berkaitan)
iv. Fail untuk penyimpanan dokumen Akaun Kawalan
ABT
v. Fail individu penghutang
BPAD
34
3.
PUNGUTAN &
PELAPORAN ABT
BPAD
35
3. PUNGUTAN & PELAPORAN ABT
Pungutan ABT
Pelaporan ABT
Format Laporan ABT
Mengenalpasti usia tunggakan
Kes pengecualian ABT
Proses penyediaan Laporan ABT
Tanggungjawab Pemungut dan Pegawai Pengawal
BPAD
36
PUNGUTAN ABT
Semua Pegawai Pengawal dan Pemungut bertanggungjawab
untuk memungut semua terimaan termasuk ABT selaras dengan
Arahan Perbendaharan dan Pekeliling yang dikeluarkan oleh
Perbendaharaan Malaysia dari semasa ke semasa.
Ketika menjalankan pengauditan, pihak audit akan melihat dari
sudut :
Tindakan untuk memungut ABT
Pengeluaran surat peringatan
Potongan gaji bagi penjawat awam
BPAD
37
PELAPORAN ABT
Menurut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2008
Kementerian/ Jabatan perlu menyediakan Laporan ABT sebanyak
2 kali setahun iaitu bagi:
Laporan ABT seperti pada 30 Jun
(rujuk lampiran)
Laporan ABT seperti pada 31 Disember
(rujuk lampiran)
Sila gunakan format pelaporan dalam Pekeliling tersebut mengikut
jenis tunggakan dan usia tunggakan ABT bagi tujuan pelaporan
BPAD
38
PELAPORAN ABT
Bagaimana hendak mengenalpasti usia tunggakan
ABT?
Laporan ABT seperti pada 30 Jun
(rujuk lampiran)
Laporan ABT seperti pada 31 Disember
(rujuk lampiran)
BPAD
39
PELAPORAN ABT
Jika tiada ABT yang hendak dilaporkan
BPAD
40
PELAPORAN ABT
Bagi tujuan pelaporan, ABT tidak temasuk
i. Kes ansuran pungutan
ii. Kes ansuran audit dan siasatan
iii. Kes di bawah peringkat penangguhan dan rayuan
iv. Kes didaftarkan di mahkamah dan masih dalam proses
perbicaraan atau belum menerima penghakiman
BPAD
41
PELAPORAN ABT
Proses penyediaan Laporan ABT
Menurut para 7.0 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2008,
terdapat 2 peringkat yang perlu diikuti oleh Pemungut dan
Pegawai Pengawal dalam menyediakan Laporan ABT.
1. Peringkat Pemungut
2. Peringkat Pegawai Pengawal
BPAD
42
PELAPORAN ABT
1. Peringkat Pemungut
Semua Pemungut dikehendaki melaporkan ABT kepada
Pegawai Pengawal masing-masing selewat-lewatnya sebulan
selepas 30 Jun dan 31 Disember setiap tahun.
Ini bermakna, Laporan ABT seperti pada 30 Jun perlu
dihantar kepada Pegawai Pengawal selewat-lewatnya
pada ____________________
Ini bermakna, Laporan ABT seperti pada 31 Disember
perlu dihantar kepada Pegawai Pengawal selewat-
lewatnya pada ____________________
BPAD
43
PELAPORAN ABT
2. Peringkat Pegawai Pengawal
Pegawai Pengawal perlu menyatukan maklumat yang diterima
daripada semua Pemungut di bawah seliannya secara
menyeluruh dan lengkap bagi Laporan ABT seperti pada 30 Jun
dan 31 Disember setiap tahun
Laporan ABT tersebut perlu dikemukakan oleh Pegawai
Pengawal kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia dengan
salinannya kepada :
i. Ketua Audit Negara
ii. Bahagian Kawalan dan Pemantauan,
Perbendaharaan Malaysia
BPAD
44
PELAPORAN ABT
Pegawai Pengawal perlu menghantar Laporan ABT
seperti pada 30 Jun selewat-lewatnya pada 31 Ogos
tahun semasa
Pegawai Pengawal perlu menghantar Laporan ABT
seperti pada 31 Disember setiap tahun selewat-
lewatnya pada 28 Februari tahun berikutnya
BPAD
45
PELAPORAN ABT
Peringkat Pemungut kepada
Pegawai Pengawal
Pegawai Pengawal ke
JANM, Audit Negara dan
Perbendaharaan
Laporan ABT
seperti pada 30 Jun
Laporan ABT
seperti pada 31
Disember
Tempoh penyediaan dan penghantaran laporan – sila isikan tarikh
berdasarkan pemahaman anda
BPAD
46
4.
HAPUSKIRA
BPAD
47
4. HAPUSKIRA
Peraturan berkaitan hapuskira
Proses memohon hapuskira
Tanggungjawal Pegawai Pengawal
Format hapuskira
BPAD
48
HAPUSKIRA
1. Pegawai Pengawal hendaklah mewujudkan tatacara
untuk hapuskira hutang lapuk yang perlu
diselaraskan dengan Arahan Perbendaharaan dan
Pekeliling yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan
Malaysia dari semasa ke semasa
Arahan Perbendaharaan 328
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 13 Tahun
2008
BPAD
49
HAPUSKIRA
1. Menurut AP 328 (a), sesuatu hutang atau amaun
hasil yang tidak boleh didapatkan dan hendak
dibiarkan hendaklah dilaporkan oleh Ketua Jabatan
melalui Pegawai Pengawal kepada Ketua
Setiausaha Perbendaharaan (KSP) dengan
salinannya kepada :
Ketua Audit Negara
Akauntan Negara
2. Laporan itu hendaklah mengandungi maklumat
seperti di Lampiran L (rujuk lampiran)
BPAD
50
HAPUSKIRA
1. KSP selepas menimbangkan laporan itu untuk
kelulusan hapuskira, perlu memaklumkan kepada
Pegawai Pengawal selepas bersetuju untuk
menghapuskira amaun tersebut. Salinan surat
persetujuan daripada KSP hendaklah dihantar
kepada : [AP 328 (c)]
Ketua Audit Negara
Akauntan Negara
BPAD
51
HAPUSKIRA
4. KSP selepas menimbangkan laporan itu perlu
menyampaikan kepada Pegawai Pengawal kuasa
Menteri Kewangan untuk mengambil tindakan
selanjutnya bagi menghapuskira amaun tersebut.
Salinan surat kuasa daripada KSP hendaklah
dihantar kepada : [AP 328 (c)]
Ketua Audit Negara
Akauntan Negara
BPAD
52
HAPUSKIRA
• Menurut PP Bil. 13 Tahun 2008 para 4.3.2 ,
sebarang amaun hutang yang melebihi enam
(6) tahun atau tiada kemungkinan boleh
didapatkan boleh dikemukakan untuk
pertimbangan hapuskira.
BPAD
53
HAPUSKIRA
• Menurut PP Bil. 13 Tahun 2008, Menteri Kewangan
telah mewakilkan kuasa di bawah Seksyen 5 Akta
Perwakilan Kuasa 1953 kepada Pegawai Pengawal
bagi menimbang dan meluluskan hapuskira di bawah
Seksyen 17 (b) Akta Tatacara Kewangan 1957 bagi
amaun sehingga RM25,000.00 bagi setiap kes.
• Bagi setiap kes yang melebihi RM25,000.00,
kelulusan hapuskira perlu diperolehi daripada KSP
BPAD
54
HAPUSKIRA
• Apa-apa amaun hasil atau hutang yang telah
diluluskan hapus kira oleh Pegawai
Pengawal hendaklah dilaporkan kepada
Perbendaharaan dengan menggunakan
format LH 1000 (rujuk Pekeliling) 2 kali
setahun iaitu pada 30 Jun dan 31 Disember
BPAD
55
HAPUSKIRA
Peringkat/ Jumlah
amaun yang hendak
dihapuskira (setiap
kes)
Kelulusan
Ketua Setiausaha
Kementerian
Kelulusan
Ketua Setiausaha
Perbendaharaan
RM 15,325.26
RM 24,889.50
RM 251,000.00
RM 1,450.94
RM 361.28
RM 25,010.35
Pop Kuiz – Sila tandakan √ pada jawapan yang betul
BPAD
56
5.
ISU-ISU
KETIKA PENGAUDITAN
BPAD
57
5. ISU-ISU KETIKA PENGAUDITAN
Kes sebenar yang berlaku
BPAD
58
PENEMUAN AUDIT
Berikut adalah antara isu-isu yang timbul semasa pengauditan
dijalankan bagi Pengurusan ABT di Kementerian / Jabatan
A. Penyelenggaraan ABT
1. Daftar Emolumen Terlebih Bayar tidak diselenggara
2. Akaun Subsidiari ABT tidak diselenggara
3. Akaun Kawalan ABT tidak dikemaskini
4. Daftar Cek Tak Laku tidak diselenggara mengikut format SP
ANM Bil. 1 Tahun 1994
5. Baki Akaun Kawalan berbeza dengan baki Akaun Subsidiari
BPAD
59
PENEMUAN AUDIT
B. Pungutan ABT
1. Pungutan tidak dibuat secara bulanan
2. Tindakan tidak diambil untuk memungut ABT
3. Surat peringatan lewat dikeluarkan kepada penghutang
4. Tindakan susulan untuk memungut tunggakan tidak dibuat
5. Potongan gaji pegawai yang masih berkhidmat tidak dibuat
6. Surat peringatan/ surat tuntutan tidak dikeluarkan secara
berkala
BPAD
60
PENEMUAN AUDIT
C. Pelaporan ABT
1. Laporan ABT tidak mengambilkira semua jenis tunggakan
2. Laporan ABT tidak mengikut format PP Bil. 3 Tahun 2008
3. ABT terlebih lapor
4. ABT terkurang lapor
5. Amaun ABT yang dilaporkan berbeza dengan senarai
penghutang
6. Usia tunggakan ABT yang dilaporkan tidak tepat
7. Tidak melaporkan kesemua kategori ABT
8. ABT yang telah dibuat potongan gaji masih dilaporkan dalam
Laporan ABT
BPAD
61
PENEMUAN AUDIT
D. Hapuskira
1. Jumlah hapuskira tidak dilaporkan dalam Laporan ABT
2. Daftar Hapuskira tidak diselenggara
E. Pemantauan dan Penyeliaan
1. Pengurusan ABT tidak dibincangkan dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun
2. Tiada pegawai yang bertanggungjawab melaporkan ABT bagi
pihak Jabatan
3. Beban tugas untuk menguruskan Bahagian Kewangan terlalu
banyak dan tidak fokus kepada satu bidang tugas sahaja
BPAD
62
KESIMPULAN
• Para pegawai diharap dapat memahami konsep ABT
secara keseluruhan dan dapat mempraktikkan
maklumat serta ilmu yang diterima di Jabatan anda
• Pegawai dapat menghasilkan Laporan ABT dengan
tepat dan menguruskan ABT di Kementerian / Jabatan
dengan kemas dan teratur
BPAD
63
TERIMA KASIH
PENGHARGAAN
BPAD
64
SOALAN LATIH AMAL
SOALAN UNTUK MENGUJI
PEMAHAMAN PESERTA
BERKENAAN ABT