Presentatie
De administratie, een belangrijkespil in uw onderneming
Even voorstellen……..
Xander Siebers
Doel presentatie
In ongeveer 45 minuten inzicht bieden in:
• diverse vormen van administratie
• benodigde informatie over uw onderneming
• debiteurenbeheer
Vormen van administratie
1. Handmatig2. Spreadsheets/excel3. Administratie pakket intern/lokaal4. Online boekhouden5. Combinaties
Vormen:
• Doorschrijfsysteem (carbonpapier)
• Tabellarisch boek (kolommen voorinkomsten/uitgaven)
• Ordner systeem
1. Handmatig
Vormen van administraties
1. Handmatig: ordnersysteem
Vormen van administraties
De basis: 4 ordners
• Kas• Bank/Giro• Debiteuren/verkoopboek(verkoop op rekening)• Crediteuren/inkoopboek (inkoop op rekening)
Gebruik bij :
− uitbesteding boekhoudwerkzaamheden
− niet frequent (kunnen) bijwerken van digitale
administratie
− extra controle op digitale administratie
“ Modern Tabellarisch boek”
+
“ordnersysteem plus”
2. Spreadsheets/excel
Vormen van administraties
Voordelen:
− inzicht in totalen van verkoop en inkoop
− inzicht in btw afdrachten
2. Spreadsheets/excel
Vormen van administraties
2. Spreadsheets/excel
Vormen van administraties
Benodigdheden:
− hardware (computer/printer)
− boekhoudprogramma
3. Administratiepakket intern
Vormen van administraties
Voordelen:
− computer is sneller (met name bij tellen)
− informatie is sneller beschikbaar
− foutenkans is minder groot
− communicatie met andere pakketten(internetbankieren)
− uitwisselen gegevens met adviseur
3. Administratiepakket intern
Vormen van administraties
Nadelen:
− kosten: investering in hardware(?) en software(!)
− beveiliging computer
− computerstoring = geen boekhouding = geeninformatie
4. Online boekhouden
Vormen van administraties
“Officiële term” :
EEN
APPLICATION
SERVICE
PROVIDER
(ASP)
OPLOSSING
4. Online boekhouden
Vormen van administraties
Voordelen:
− geen dure investering in software
− maandelijkse contributie
− geen back-up beheer / versieverschillen
− overal beschikbaar, mitsinternetverbinding
Nadelen:
− beveiliging ?
− Continuïteit / bewaarplicht ?
5. Combinaties?
Vormen van administraties
• Deel door adviseur / deel door u zelf
• Koppelingen met branchepakketten
• Koppeling met eigen databases (website)
“Door de huidige technische mogelijkheden, is hetminder dan voorheen noodzakelijk om alles onderéén keuze te stoppen.”
Tips :
Uitbesteding : maak duidelijke afspraken met een adviseur
Excel : zorg voor een controle op de ingevoerde gegevens
Pakket : informeer naar mogelijkheden, test vrijblijvend enzet wensen en afspraken duidelijk op papier
De ondernemer en de onderneming bepalen
de vorm en inhoud van een administratie!
Informatie uit administratie
Bedrijfsprocessen
Administratie
Interne informatie Externe informatie
processen in een onderneming
•voorraad
• Facturatie
•Projecten/urenadministratie
• Webshop
Informatie uit de onderneming
1. Wat zijn mijn bezittingen en schulden? (balans)
2. Wat heb ik verdiend over een periode? (W&V)
3. Hoe hoog en wie zijn mijn debiteuren en crediteuren?
4. Moet ik mijn voorraad per dag kennen?
5. Is uren-registratie van belang?6. Maak ik gebruik van andere informatiebronnen?7. BTW aangifte (ICP?)8. Omzet statistieken? Marges? Incourantheid?
Informatie van de onderneming
1. Breng uw processen in beeld
2. Bepaal uw informatie behoefte (intern/extern)
3. Kies een vorm
Debiteurenbeheer
Waarom debiteurenbeheer?
Doet u zelf ook gratis boodschappen?
1. Liquiditeitspositie
2. Samenwerking met uw klant
3. Verlaging van het resultaat
Voorafgaand aan debiteurenbeheer
Gemaakte afspraken:
U levert een product of dienst,
de debiteur geeft een financiële tegemoetkoming.
Attentiepunten :- Algemene voorwaarden / betalingscondities verstrekken- Offerte, bestelling en levering dienen op papier of PC
vast te staan, ter voorkoming van discussies- Zorg dat uw factuur foutloos is
Smoesjes………
1. De verantwoordelijke persoon is in vergadering2. De verantwoordelijke persoon is ziek3. U belt zeer ongelegen4. Ik ben maar de tijdelijke vervanger5. De boekhouding is uitbesteed6. De factuur is nog niet goedgekeurd7. Wij hebben de factuur nooit ontvangen8. De betaling is vandaag vertrokken9. Er is een fout opgetreden bij deze betaling
10.Het is hier zeer druk11.Oops vergeten12.Mijn klanten betalen mij ook pas later
Bij niet betalen:
• Betalingsherinnering : “per omgaande” + “rente/kosten”
• Aanmaning : “geen 1e aanmaning”
• Bellen : “exacte datum afspreken” , “betalingsregeling”
• Ingebrekestelling : “uit handen geven” “kosten incasso”
• Incassoprocedure starten: “alles via bureau”
• Gerechtelijke procedure: “in overleg met bureau”
• Laat beslag leggen: “bij niet accepteren vonnis rechter”
Valkuilen :
• Vertrouwen op de zogenaamde blauwe ogen
• Te druk voor debiteurenbeheer
• Verkeerde of zelfs geen factuur sturen
• De klant is koning!
Dank voor uw aandacht ensucces met uw onderneming !