Download pdf - Lathund: Utbytesstudier · Lagt till kapitel: Intyg, Utdata, Uppföljning, Tillgodoräknande, Scenarios Klara Nordström, Katja Taavo, Karin Schelen 2018-03-21 Versioner av lathunden

2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier 0

Lathund: UtbytesstudierVersion för senaste uppdatering: 100

Mer information om Ladok

Utbildningsmaterial utvecklas efterhand och publiceras på Ladok.se:Aktuellt utbildningsmaterial

Systemdokumentationen och dess funktionsbeskrivningar beskriver systemet som helhet:Systemdokumentation för nya Ladok

http://ladok.se/utbildningsvagar

https://confluence.its.umu.se/confluence/display/LD/Ladok+dokumentation+-+Startsida

Versionshantering

Sprint Granskad version Kommentarer från Uppdaterad

95 Delat upp lathunden i egen del. Anna Westerberg 2017-12-06

96 Lagt till information om inresande utbytesstudier. Annette Larsson 2017-12-20

96 Justerat information om inresande utbytesstudier Annette Larsson 2018-01-03

100 Justerat lathund. Lagt till kapitel: Intyg, Utdata, Uppföljning, Tillgodoräknande, Scenarios Klara Nordström, Katja Taavo, Karin Schelen 2018-03-21

Versioner av lathunden och systemet

Varannan vecka uppdateras systemet med ny funktionalitet.

I systemets sidfot hittar du systemets versionsnummer.

Lathundarna uppdateras vid behov, dvs. när Ladok

uppdateras med nya komplexa funktioner. I lathundens

sidfot anges datum och version.

Om du ser att lathunden har ett versionsnummer som är

lägre än det som står på sidfoten t ex version 89 i

Lathunden men version 97 i systemet, då bör du hämta en

ny lathund om det finns.

Nedan finns de uppdateringar som gjorts av lathunden listat:


Innehållsförteckning

Sidtitel Sida Kommentarer

Utbytesstudier, grunder 3

Utbytesavtal (in- och utresande) 4-6

Inresande: innehåll i utbytesavtalet 7-9

Utresande: innehåll i utbytesavtalet 10-16

Utresande: Tillgodoräkna utbildning inom utbytesavtalet 17-19

Intyg (in- och utresande) 20-22

Utdata och uppföljning (in- och utresande) 23-31 .

Tillämpning

- Goda exempel från andra lärosäten 34-35

- Scenario 1: Avgiftsbelagd student på lärosätet antas till utbytesstudier 36-37

- Scenario 2: Inresande utbytesstudent antas efter utbytesstudierna till utbildning på lärosätet 38-39

- Scenario 3: Utbytesstudier för student förlängs inom samma utbytesavtal 40-41

Syfte

Syftet med lathunden är att beskriva hantering av utbytesstudier för in- och utresande studenter. Lathunden beskriver konceptet kring utbytesstudier i Ladok, och hur dessa kan

hanteras i systemet. Det handhavande som är specifikt för utbytesstudier finns beskrivet i lathunden, medan det handhavande som är generellt för Ladok finns beskrivet i andra

lathundar.

Lathunden beskriver inte rutiner och hantering inom ett lärosäte, t ex rutiner vid hantering av utbytesstudier. Målgruppen för dokumentet är centrala Ladokanvändare på lärosätet,

men kan användas för slutanvändare efter viss redigering.

Lathunden förutsätter att användaren har en grundläggande förståelse för navigering och begrepp i Ladok, se ladok.se/utbildningsvagar för utbildning på grundläggande nivå.


http://www.ladok.se/utbildningsvagar

Utbytesstudier


Lathunden beskriver upplägg och hantering av utbytesstudier i Ladok, dvs. hantering av utbildning som görs

inom utbytesavtal mellan utländskt lärosäte och det egna lärosätet.

Konstruktionen för utbytesstudier i Ladok är att ett utbytesavtal (kurspaketering) skapas med tillhörande

utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle) inom vilket innehåll läggs.

• Utbytesavtalet är generellt för alla studenter som reser ut och in inom avtalet.

• Utbytestillfället kan användas för flera studenter som reser under samma tillfällesperiod. Det är på

utbytestillfället man anger om tillfället avser in- eller utresande.

Utbytesavtal


5

Utbytesavtal: Hur det hänger ihop

Utbytesavtal (kurspaketering)

Utbildningstyp: 2007UA

Skapas i Utbildningsinformation

Utbytesavtal är den utbildningstyp inom vilken

utbytesstudier bedrivs både för inresande och

utresande,

Utbytesavtal kan användas för utbildning på

grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå.

Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle)

Utbildningstyp, inresande: 2007UTFI

Utbildningstyp, utresande: 2007UTFU


Ovanstående utbildningstyper används för ut-

respektive inresande.

Utbytestillfälle kan användas för utbildning på

grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå

Ett utbytestillfälle kan användas för flera

studenter, förutsatt att de planerarar att

genomföra utbildningen inom samma

studieperioder.

Innehåll

När studenten har ett förväntat deltagande på

ett utbytestillfälle kan innehåll läggas in.

• Innehåll för inresande, sida 9

• Innehåll för utresande, sida 14

Utbytesavtal (Kurspaketering)

Utbytestillfälle, inresande

(Kurspaketeringstillfälle)

2018-03-22 Lathund-Ladok-100-Utbytesstudier

Utbytestillfälle, utresande

(Kurspaketeringstillfälle)

6



för inresande

Exempel alternativ 2: utbytesavtal, inresande som egen studieplan

Program

Programtillfälle

... / Utbytesavtal (kurspaketering)


Utbytesavtal: skapa förväntat deltagande

Då utbytesavtal och utbytestillfälle är skapade i

Utbildningsinformation och är i status komplett

kan förväntat deltagande läggas in för

studenter.

Förväntat deltagande på ett utbytesavtal kan

skapas på olika sätt, beroende på om

studenten deltar i utbytesavtalet inom till

exempel ett program (kurspaketering) eller

som egen studieplan.

Hanteringen är densamma för utbytestillfällen

för både utresande och inresande.

Alternativ 1:

Utbytesavtalet läggs in inom annan

kurspaketering, (t ex program, inriktning eller

ämne på forskarnivå)

Utbytesavtalet läggs in inom studieplanen för

kurspaketeringen.

Används för utresande studenter.

Se handhavande i Handhavandeguide:

Studiedeltagande

Alternativ 2:

Utbytesavtalet läggs in som en egen

studieplan.

Används för inresande eller utresande

studenter.

Se handhavande i Handhavandeguide:

Studiedeltagande


för utresande

…/Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle)

för utresande

Exempel alternativ 1: utbytesavtal, utresande inom program

Exempel alternativ 2: utbytesavtal, utresande som egen studieplan

Program

Programtillfälle

... / Inriktning

…/ Inriktningstillfälle

…/... / Utbytesavtal (kurspaketering)

…/... / Utbytestillfälle (kurspaketeringstillfälle)

för utresande

Exempel alternativ 1: utbytesavtal , utresande inom inriktning


http://ladok.se/utbildningsvagar/hantera-studier


Inresande:Innehåll i utbytesavtalet


Studenten reser

hem.

Studenten påbörjar sina

studier vid lärosätet, i

samband med kursstart

registreras hen

En student antas till utbytesstudier och det förväntade deltagandet dokumenteras.

För inresande utbytesstudenter läggs innehåll i studieplanen för utbytesavtalet in som kurs eller individuell kurs, med tillhörande

tillfälle. Studenten registreras på kurs.

Då studenten genomfört kursen rapporteras resultat in. Se mer om resultatrapportering i Lathund: resultatrapportering.

Utbytesstudier, inresande: tidslinje

Studier genomförs på lärosätet

Resultat

rapporteras i

Ladok.

Studenten blir antagen till

utbytesstudier på lärosätet.

Studenten etableras i

Ladok och förväntat

deltagande läggs in för

studenten på:

• Utbytesavtal med tillfälle

för inresande.

• Innehållet i studieplanen


https://ladok.se/utbildningsvagar/resultatrapportering

9


Utbytesstudier, inresande: Hur det hänger ihop

När studenten har ett förväntat deltagande på

utbytesavtalet kan innehåll läggas in i studieplanen. I

studieplanen för ett Utbytesavtal för en inresande är det

möjligt att lägga in innehåll enligt nedan.

Kurs och kurstillfälle

Välj en befintlig kurs och ett befintligt kurstillfälle.

Handhavande för att skapa förväntat deltagande på

kurs och kurstillfälle finns i Handhavandeguide:

Studiedeltagande.

Kurs och individuellt tillfälle

Välj en befintlig kurs och skapa ett individuellt tillfälle.

Handhavande för att skapa förväntat deltagande på

kurs och individuellt kurstillfälle finns i

Handhavandeguide: Studiedeltagande.

Individuell kurs och individuellt kurstillfälle

Skapa en individuell kurs inklusive individuellt tillfälle.

Handhavande för att skapa en individuell kurs inklusive

individuellt kurstillfälle finns i Handhavandeguide:

Studiedeltagande.

Utbytestillfälle, inresande (kurspaketeringstillfälle)

Kurs

Kurstillfälle


Kurs

Individuellt kurstillfälle

Individuell kurs

Individuellt kurstillfälle




Utresande:Innehåll i utbytesavtalet


Studenten påbörjar sina

studier vid det utländska

lärosätet och registreras

på utbytesåtagandet

En student antas till utbytesstudier och det förväntade deltagandet dokumenteras.

Innehållet i studieplanen i Utbytesavtalet för en utresande är ett utbytesåtagande med tillhörande tillfälle.

Resultat rapporteras inte på utbytesåtagandet. I stället kan resultat från det utländska lärosätet dokumenteras som andra meriter och tillgodoräknas.

Eftersom resultat inte rapporteras på utbytesåtagande visas inte tillståndet i översikt för student i administratörsgränssnittet. I studentgränssnittet

visas utbytesåtagandet under ”Aktuell utbildning” under studieperioden, och flyttas till "Avslutad utbildning" när studieperioden är passerad.

Utbytesstudier, utresande: tidslinje

Studier genomförs på utländskt lärosäte

Resultat från det

utländska lärosätet kan

läggas in i Ladok som

Andra meriter och

tillgodoräknas inom

utbytesavtalet

När studieperioden har

passerats visas

utbytesåtagandet under

”Avslutad utbildning” i

Studentgränssnittet


utbytesstudier.

Förväntat deltagande

läggs in för studenten på:

• Utbytesavtal med

tillfälle för utresande

• Utbytesåtagande


Studenten reser hem.

Resultat har rapporterats

på det utländska lärosätet.

12

Utbytesstudier, utresande: Hur det hänger ihop

För utresande utbytesstudenter är innehållet i utbytesavtalet ett

utbytesåtagande och tillhörande tillfälle för utbytesåtagande.

För ett utbytesåtagande kan deltagande registreras men inte

resultat rapporteras.

Utbytesåtagande, utresande (alternativ 1)

Utbildningstyp, grund och avancerad nivå: 2007UAT


Kan användas för flera studenter.

Individuellt utbytesåtagande, utresande (alternativ 2)

Utbildningstyp, grund och avancerad nivå: 2007IUAT

Utbildningstyp, forskarnivå: 2007FUAT

Skapas via studentens studieplan.

Kan endast användas för en student.

Tillfälle för utbytesåtagande, utresande

Utbildningstyp, grund och avancerad nivå: 2007UATTFR


Kan användas för Utbytesåtagande, utresande

Förväntat deltagande på utbytesåtagande och tillfälle för

utbytesåtagande skapas som på kurs och kurstillfälle.

Handhavande finns i Handhavandeguide: Studiedeltagande.

Individuellt tillfälle för utbytesåtagande

Utbildningstyp, grund och avancerad nivå: 2007IUAT

Utbildningstyp, forskarnivå: 2007FUATF

Skapas via studentens studieplan.

Kan användas både för utbytesåtagande och individuellt

utbytesåtagande. Handhavande finns på följande sidor.


Utbytestillfälle, utresande (kurspaketeringstillfälle)


Utbytesåtagande, utresande

(alternativ 1)

Individuellt tillfälle för

utbytesåtagande, utresande


(alternativ 1)

Tillfälle för utbytesåtagande,

utresande

Individuellt utbytesåtagande,

utresande (alternativ 2)

Individuellt tillfälle för

utbytesåtagande, utresande



Utbytesstudier, utresande: Förväntat deltagande på utbytesåtagande (alternativ 1)

Ett utbytesåtagande skapas i

Utbildningsinformation under Övriga

utbildningstyper → Utbytesåtagande, utresande.

Handhavande: Skapa förväntat deltagande

på utbytesåtagandet

Förväntat deltagande skapas i

studiedeltagandefliken för studenten.

1. I raden för utbytesåtagandet: Välj ”Lägg till

individuellt tillfälle”.

2. Välj alternativet ”Välj befintlig utbildning

och skapa ett individuellt tillfälle”. Detta

innebär att du utgår från en redan skapad

utbildning (av utbildningstypen

utbytesåtagande) och skapar ett individuellt

tillfälle för den gemensamma utbildningen.

3. Sök fram utbildningen. Typ av tillfälle väljs

som tillfälle för utbytesåtagande, utresande.

4. Lägg in uppgifter om tillfället. Du behöver

fylla i de obligatoriska uppgifterna, märkta

med *.

För att studenten ska kunna registrera sig i

studentgränssnittet själv krävs att

registreringsperiod är angiven.

5. Ange beslutsfattare och beslutsdatum.

Förhandsgranska och bekräfta.

1

3

14

Utbytesstudier, utresande: Förväntat deltagande på utbytesåtagande (alternativ 1) (forts.)

Då du bekräftat det individuella tillfället får

studenten ett förväntat deltagande på

utbytesstudierna.

Notera! Det kan ta några sekunder innan

utbildningen syns i gränssnittet. Ladda om

sidan med F5.

När utbildningen med tillfälle visas, gäller

vanligt registreringsförfarande för att sätta

Utbytestillfället till Pågående.



Utbytesstudier, utresande: Förväntat deltagande på individuellt utbytesåtagande (alternativ 2)

Handhavande: förväntat deltagande på

individuellt utbytesåtagande

1. I raden för utbytesavtalet: Välj ”Lägg till

individuellt tillfälle”

2. Välj alternativet ”Skapa individuellt

åtagande inklusive individuellt tillfälle”. I

detta val så lägger man till både individuell

utbildning och individuellt tillfälle för

studenten. Kontrollera att typ av kurs är

”Individuellt utbytesåtagande…”

3. Lägg in uppgifter om individuell kurs.

Du behöver fylla i de obligatoriska

uppgifterna, märkta med *.

4. Lägg in uppgifter om individuellt tillfälle.

Du behöver fylla i de obligatoriska

uppgifterna, märkta med *.

För att studenten ska kunna registrera sig

själv krävs att registreringsperiod är

angiven.

5. Ange beslutsfattare och beslutsdatum.

Förhandsgranska och bekräfta.

1

16

Utbytesstudier, utresande: Förväntat deltagande på individuellt utbytesåtagande (alternativ 2) (forts.)

Då du bekräftat det individuella tillfället får

studenten ett förväntat deltagande på

utbytesstudierna.

Notera! Det kan ta några sekunder innan

utbildningen syns i gränssnittet. Ladda om

sidan med F5.

När utbildningen med tillfälle visas, gäller

vanligt registreringsförfarande för att sätta

Utbytestillfället till Pågående.


Utresande:Tillgodoräkna utbytesstudier


18

Tillgodoräknande av utbytesstudier

När den utresande studenten kommer tillbaka

från utbytesstudierna kan resultat från det

utländska lärosätet läggas in i Ladok som

Andra meriter och efter det tillgodoräknas.

Tillgodoräknandet kan kopplas till

Utbytesavtalet (kurspaketering). I de fall

Utbytesavtalet finns inom ett program (annan

kurspaketering) kopplas tillgodoräknandet

även till detta.


Resultat från

utländskt

lärosäte

Andra meriter

Exempel: tillgodoräknande kopplat till ett utbytesavtal inom ett program.


Tillgodoräknande av utbytesstudier (forts.)

Handhavande koppla tillgodoräknande till

utbytesavtal:

1. Skapa annan merit i Ladok (handhavande

för detta: se Lathund: bevis och

tillgodoräknande)

2. Påbörja ärende för tillgodoräknande

3. Ange att tillgodoräknandet ska kopplas till

utbytesavtalet genom att välja

Tillgodoräknandet avser kurspaketering

och sök fram utbytesavtalet

(kurspaketeringen).

4. Ange grund och mål för tillgodoräknade

5. Klarmarkera och tilldela attestant.

Då tillgodoräknandet attesterats dokumenteras

tillgodoräknandet inom utbytesavtalet.

2

https://ladok.se/utbildningsvagar/handlagga-tillgodoraknande

Intyg



Registreringsintyg

Då student registrerats på innehåll inom ett

utbytesavtal visas detta i

registreringsintyg.


Resultatintyg

Då resultat har rapporterats syns detta på

resultatintyg enl.:

Tillgodoräknad utbildning (utresande

studenter)

Tillgodoräknad utbildning visas under egen

rubrik i resultatintyget.

Resultat på utbildning (inresande studenter)

Resultat på kurser visas i resultatintyget men

är inte kopplade till utbytesavtalet

Utdata och uppföljning



Utdata: Utbytesstudier

Utdatafunktionen gör det möjligt att söka ut

studenter som har ett förväntat deltagande på

Utbytesavtal samt uppgift om deltagande inom

ramen för ett utbytesavtal. Avser in- respektive

utresande studenter.

Utsökningsparametrar

1. Utbytesalternativ. Välj typ av

utbytestillfälle; inresande eller utresande.

Om inget val görs ingår båda alternativen i

utsökningsresultatet.

2. Tillstånd. Välj Tillstånd:

Pågående (utbytestillfället är påbörjat

genom registrering på ett ingående tillfälle)

Ej påbörjad (förväntat deltagande finns

men ingen registrering på ingående tillfälle)

Avbrott (Studenten har påbörjat

utbytestillfället men har gjort avbrott)

Om inget val görs ingår alla tillstånd i

utsökningsresultatet.

3. Pågår inom. Ange en tidsperiod inom

vilket utbytestillfället pågår helt eller delvis.

4. Klicka på Sök

25

Visning av resultatet

Följande information visas av sökresultatet:

1. Personnummer

2. Namn: Efternamn och förnamn

3. Utbytesavtal: Benämning och kod.

4. Extern part: Det utländska lärosätets benämning.

5. Land: Benämning och kod.

6. Utbytesprogram: Benämning och kod

7. Utbytesalternativ: Utbytestillfälle, inresande eller

Utbytestillfälle, utresande.

8. Period: Utbytestillfällets startdatum och slutdatum.

9. Tillstånd: Pågående, Ej påbörjad, Avbrott.

Sorteringsordning: Utbytesprogrammets benämning,

Utbytesprogrammets kod, Efternamn, Förnamn,

Personnummer.


Utdata: Utbytesstudier (forts.)

Antal visade individer = antal individer som visas på sidan. Antal träffar = totalt antal utbytesavtalstillfällen som matchar sökningen.


Uppföljning: Utbytesstudier, Helårsstudenter

För grunderna i Uppföljning, se lathund:

Rapporterna i Uppföljning.

Rapporten beräknar antal helårsstudenter

(HST) utifrån studenternas registreringar på

kurstillfällen (motsv.). För mer information se:

systemdokumentation.

• Utresande: antal HST beräknas utifrån

registrering på tillfället för utbytesåtagandet

• Inresande: antal HST beräknas utifrån

registreringar på kurstillfällen (/motsv.)

Utsökningsparametrar, HST utbytesstudier

Begränsa:

1. Ange Utsökningsperiod

2. Välj Studieordning; Högskoleutbildning,

2007 års studieordning

3. Välj Utbytesalternativ: Utbytestillfälle,

inresande och Utbytestillfälle, utresande.

Se exempel

Om inget val görs ingår HST för båda

alternativen i utsökningsresultatet

tillsammans med övriga HST som

genererats för utsökningsperioden inom

den valda studieordningen. Se exempel

Gruppera:

4. Välj grupperingsnivå; Utbytesalternativ

5. Klicka på Hämta

https://ladok.se/utbildningsvagar/uppfoljning-och-utdata

https://confluence.its.umu.se/confluence/display/LDSV/Uppfoljning


Uppföljning: Utbytesstudier, Helårsstudenter (forts.)

Exempel 1: In- och Utresande utbytesstudenter

sorterade på Land och utländsk lärosäte samt

Utbytesavtal (i resultatet visas dock inte

Utbytesavtal för Utresande).

Utsökningsparametrar, exempel 1

Begränsa:



2. Välj Utbytesalternativ; Utbytestillfälle,

inresande och Utbytestillfälle, utresande

Gruppera:

3. Välj grupperingsnivå: 1) Utbytesalternativ,

2) Land, 3) Utbytesavtal

Exempel 2: Utresande utbytesstudenter inom

program


Begränsa:



2. Välj Utbildningstyp för kurspaketering:

Program (2007PRG);


utresande

Gruppera:

4. Välj grupperingsnivå: 1) Program, 2) Land,

3) Utbytesavtal, 4) Utbytesalternativ

Kolumnen Utbytesavtal visar endast uppgift om studentens

första underliggande kurspaketering. För studenter som reser ut

på ett utbyte inom en inriktning är Utbytesavtalet den andra

underliggande kurspaketeringen. Därför är kolumnen tom.

Exempel 1

Exempel 2


Uppföljning: Utbytesstudier, Helårsprestationer

Rapporten beräknar antal helårsprestationer

(HPR) och utgår ifrån godkända prestationer

(antal avklarade högskolepoäng). HPR

beräknas utifrån prestationens

examinationsdatum. För mer information se:

systemdokumentationen.

Eftersom det inte är möjligt att rapportera

resultat på ett utbytesåtande för en utresande

utbytesstudent ingår inte utresande i resultatet.

Utsökningsparametrar, HPR utbytesstudier

Begränsa:




3. Välj Utbytesalternativ: Utbytesalternativ,

inresande. Se exempel

Om inget val görs, ingår HPR för inresande

tillsammans med övriga HPR som

genererats för utsökningsperioden inom

den valda studieordningen. Se exempel

Gruppera:





Uppföljning: Utbytesstudier, Helårsprestationer (forts.)

Exempel 1: Inresande utbytesstudenter sorterade

på Land och utländsk lärosäte samt Utbytesavtal


Begränsa:

1. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007

års studieordning


inresande

Gruppera:

3. Välj att gruppera på: 1) Land, 2) Utbytesavtal

Exempel 2: Inresande under åren 2014-2017,

fördelat på kalenderår.


Begränsa:

1. Välj Utsökningsperiod: 2014-2017

2. Välj Studieordning; Högskoleutbildning, 2007

års studieordning


inresande

Gruppera:

4. Välj att gruppera på: 1) Kalenderår (möjligt att

lägga till ex. Land eller Utbytesavtal)

Notera! Denna utsökning går också att göra i

rapporten Helårsstudenter men då måste man

också begränsa på Utbytestillfälle, utresande samt

gruppera på Kalenderår och Utbytesalternativ.

Exempel 1

Exempel 2


Uppföljning: Utbytesstudier, Studiedeltagande-registrering

Rapporten beräknar antal registrerade

studenter utifrån registreringar på kurstillfällena

(motsv.) för vald tidsperiod. För mer

information se: systemdokumentationen.

Utsökningsparametrar, studiedeltagande -

registrering

Begränsa:




3. Välj Utbytesalternativ: Utbytestillfälle,

inresande och Utbytestillfälle, utresande.

Se exempel

Om inget val görs ingår registreringar för

båda alternativen i utsökningsresultatet

tillsammans med övriga registreringar för

utsökningsperioden. Se exempel

Gruppera:





Uppföljning: Utbytesstudier, Studiedeltagande-registrering (forts.)

Exempel 1: Resultatet visar antal in- och

Utresande utbytesstudenter redovisat på

Land/lärosäte samt utbytesalternativ.


Begränsa:





Gruppera:

3. Välj att gruppera på: 1) Land, 2)

Utbytesalternativ

Exempel 2: Resultatet visar antal in- och

utresande redovisat på Land/lärosäte,

utbytesalternativ samt kurs (motsv.).


Begränsa:





Gruppera:

3. Välj att gruppera på: 1) Land, 2)

Utbytesalternativ, 2) Kurs (eller kurstillfälle

motsv.)

För utsökning av utresande inom program, se

avsnittet om Helårsstudenter, exempel 2.

Använd samma utsökningsparametrar.

Exempel 1

Exempel 2


Scenarier och goda exempel


I följande kapitel kommer exempel tas upp för att förklara hur konceptet kring utbytesstudier i Ladok kan

tillämpas på lärosätet. Följande tas upp:

• Goda exempel

• Scenario 1: Avgiftsbelagd student på lärosätet antas till utbytesstudier

• Scenario 2: Inresande utbytesstudent antas efter utbytesstudierna till utbildning på lärosätet

• Scenario 3: Utbytesstudier för student förlängs inom samma utbytesavtal

Scenarier och goda exempel


Goda exempel

Konverterad data

För lärosäten som går in i nya Ladok rekommenderas att inte bygga vidare på konverterad data från gamla Ladok. Det är bättre att

definiera upp ny struktur för utbytesstudier i nya Ladok.

Struktur: Utbytesavtal

• Utbildningskod. I benämning och kod för utbytesavtalet är det bra att välja en struktur som tydligt visar information om utbytesavtalet,

vilket underlättar ex. utsökningar. Exempel:

• Benämning, Utbytesavtal + Utländskt lärosäte + Land: ”Erasmus+ - LUCA School of Arts – Belgien”

• Utbildningskod, Förkortning av utbytesavtal + Förkortning av land + löpnummer: ”ER+BE0001”

• Tillfälleskod. Det syns inte i ex. studentöversikten om tillfället avser inresande eller utresande studenter, därför kan det underlätta

översikten och utsökning av studenter om ut- eller inresande även anges i tillfälleskoden. Exempel:

• Tillfälle för inresande: IN följt av ex. period eller löpnummer, ”INVT18”

• Tillfälle för utresande: UT följt av ex. period eller löpnummer, ”UT001”

• Studieperiod för utbytestillfälle. Sträcker sig utbytestillfället över flera perioder kan studieperioden anges som en lång studieperiod

eller delas upp i studieperioder motsvarande terminer. Det finns inga krav inom Ladok på att dela upp studieperioder för utbytestillfällen

motsvarande terminer utan en studieperiod motsvarande hela utbytesavtalets tid räcker. Undantag finns när det gäller att hantera

tillfällen för kurspaketeringar som utannonseras via EMIL-schemat.


Goda exempel (forts.)

Struktur: Utbytesåtagande

• Lärosätet beslutar om utbytesåtagande eller individuellt utbytesåtagande används för utresande studenter. Saker att tänka

på då strukturen skapas är:

• Vilka behörigheter som behöver tilldelas slutanvändare på lärosätet påverkas av detta val, ex. för att skapa deltagande på

ett individuellt tillfälle för utbytesåtagande behöver slutanvändaren behörighet att skapa individuellt tillfälle

(utbildningstillfälle) men för att skapa deltagande på ett individuellt utbytesåtagande inkl. tillfälle behöver slutanvändaren

behörighet att skapa både individuellt åtagande (utbildning) och individuellt tillfälle.

• Ett individuellt utbytesåtagande endast kan användas för en student, i övrigt är det samma attribut och funktionalitet för

utbytesåtagande och individuellt utbytesåtagande.

• Att utbildningen endast kan användas för en student (Individuellt utbytesåtagande) är användbart i de fall omfattning,

organisationsenhet eller utbildningsområde inte är gemensamma för de utresande studenterna.

• Att ha en gemensam utbildning (Utbytesåtagande) är möjlig om värdena för attributen är detsamma för flera studenter. Det

är vid gemensam utbildning möjligt att tex söka fram alla studenter inom Utbytesåtagandet.

• Benämning och utbildningskod på utbytesavtal kan ex. struktureras per period, per institution eller per land, beroende på

lärosätets behov. Exempel:

• Kod och benämning per institution: ”UTBVÅE”, ”Utbytesstudier, Vårdvetenskap”,

• Kod och benämning per land: ”UTBAUS001”, ”Utbytesstudier, Australien”

Masshantering

Det finns inte någon speciell masshantering för studenter inom utbytesstudier utan det är den funktionalitet som finns för

masshantering som kan användas. Ett behov som framförts är att kunna skapa förväntat deltagande för ett kurstillfälle för

studenter som läser inom olika Utbytesavtal (kurspaketeringar) och ärende finns för detta.


Scenario 1:

En avgiftsskyldig student inom program (kurspaketering) som betalat studieavgift på lärosätet. Inom ramen för programmet beviljas

hen utbytesstudier.

Ett förväntat deltagande för utbytestillfälle för utbytesavtal läggs in i studieplanen för studenten samt ett förväntat deltagande för ett

individuellt tillfälle för utbytesåtagande. Båda tillfällena anges som studieavgiftsbelagda.

Efter det att studenten erlagt studieavgift och detta dokumenterats i Ladok kan studenten registreras på utbytesåtagandet och

påbörja sina utbytesstudier.

Scenario 1: Avgiftsbelagd student på lärosätet antas till utbytesstudier

Studenten reser iväg och

registreras på

utbytesåtagandet


utbytesstudier.


läggs in för studenten på:


tillfälle för utresande

• Utbytesåtagande med

attribut:

Studieavgiftsbelagd

Avgiftsskyldig student

antas till utbildning på

lärosätet


läggs in för studenten på

program och ingående

kurser

Studieavgift erläggs

och dokumenteras i

Ladok

Studenten registreras på

utbildningen.Studieavgift erläggs

och dokumenteras i

Ladok

Utbildning genomförs


Scenario 1: Avgiftsbelagd student på lärosätet antas till utbytesstudier (forts.)

Studieavgiftsskyldighet

Kontroll för studieavgiftabetalning i Ladok görs

på kurstillfällesantagningar. För utbytesstudier

motsvarar det individuella tillfället för

utbytesåtagandet ett kurstillfälle.

Attribut för studieavgiftsbetalning anges på det

individuella tillfället för utbytesåtagande då

tillfället skapas via studentens studieplan.

Attributet innebär att de utresande studenter

som är avgiftsskyldiga också betalar för den

period de studerar utomlands.

Dokumentera studieavgiftsbetalning

Inbetald studieavgift kan dokumenteras

manuellt för utbytesåtagandet i fliken

”Studentinformation”.

Alternativt kan betalning av studieavgift

dokumenteras för en datumperiod på det

yttersta kurspaketeringstillfället, i detta fall det

program som utbytesavtalet lagts inom. Då

avgiftsbetalning på perioden dokumenteras på

programmet markeras även utbytesåtagandet

som betalt.

Program

Programtillfälle

Studieavgiftsbelagd: Ja

... / Utbytesavtal (kurspaketering)

…/Utbytestillfälle, utresande (kurspaketeringstillfälle)



Individuellt tillfälle för utbytesåtagande, utresande



Scenario 2:

En student från utländskt lärosäte antas till utbytesstudier på det egna lärosätet. Studenten får ett förväntat deltagande på utbytesavtal

med tillfälle för inresande och innehåll läggs in inom utbytesavtalet.

Studenten genomför studierna inom ramen för utbytesavtalet. Resultat rapporteras då momenten genomförts.

Efter avslutat utbytesstudier ansöker studenten till ett program på det egna lärosätet och antas. Ett förväntat deltagande läggs in som ny

studieplan för studenten.

Studenten registreras och påbörjar programstudierna.

Scenario 2: Inresande utbytesstudent antas efter utbytesstudierna till utbildning på lärosätet

Studenten reser till

lärosätet, i samband med

kursstart registreras hen


Resultat

rapporteras i

Ladok.


utbytesstudier vt17 på

lärosätet.




studenten på:

• Utbytesavtal med tillfälle

vt17 för inresande.

• Innehåll i utbildningen för

vt17

Studenten antas till utbildning

på lärosätet ht17.

Förväntat deltagande läggs in

på utbildningen.


39

Studentens studieplan


Scenario 2: Inresande utbytesstudent antas efter utbytesstudierna till utbildning på lärosätet (forts.)

Den inresande utbytesstudenten har etablerats

sedan tidigare i Ladok och har ett deltagande

på kurser inom ett utbytesavtal och

utbytestillfälle.

Då studenten antas till ett program på lärosätet

sker detta separat från utbytesavtalet.

Utbildningen läggs in som en ny studieplan för

studenten.


Utbytestillfälle, in- eller utresande (kurspaketeringstillfälle)

Studieperiod: VT17

Utbildning

Utbildningstillfälle VT17

Program (kurspaketering)

Programtillfälle (kurspaketeringstillfälle)

Studieperiod: HT17-VT21

Kurs

Kurstillfälle HT17

Kurs

Kurstillfälle HT17


Scenario 3:

En student antas till utbytesstudier HT17. Hen registreras på innehållet i utbytesavtalet och genomför studier på lärosätet.

Vid utbytesavtalets slut beviljas studenten att förlänga sina utbytesstudier över VT18. I Ladok kan detta dokumenteras genom att skapa ett

utbytestillfälle med studieperiod HT17-VT18, studenten får ett förväntat deltagande på detta genom tillfällesbyte då det ligger inom samma

utbytesavtal (kurspaketering) som föregående utbytestillfälle. Innehåll för VT18 läggs in, studenten registreras och fortsätter sina studier.

Hanteringen är samma för ut- och inresande studenter. Exemplet nedan visar tidslinjen för inresande student:

Scenario 3: Utbytesstudier för student förlängs inom samma utbytesavtal

Studenten reser till

lärosätet, i samband med

kursstart registreras hen


Resultat

rapporteras i

Ladok.


utbytesstudier ht 17 på

lärosätet.




studenten på:


tillfälle ht17 för

inresande.

• Innehåll i utbildningen

för ht17

Studenten beviljas att

fortsätta utbytesstudierna

ytterligare en period på

lärosätet.

• Tillfällesbyte görs till

utbytestillfälle gällande

ht17-vt18.

• Innehåll i utbildningen

läggs in för vt18 och

studenten registreras


Resultat

rapporteras i

Ladok.

Studenten reser

hem.

41

Studentens studieplan



Scenario 3: Utbytesstudier för student förlängs inom samma utbytesavtal (forts.)

För att förlänga utbytesstudier behöver ett utbytestillfälle

gällande den förlängda perioden skapas, och studenten

få ett förväntat deltagande på utbytestillfället gällande

den nya perioden genom tillfällesbyte. Detta beror på att

studenten redan har ett deltagande på utbytesavtalet

(kurspaketeringen) sedan tidigare.

1. Skapa ett utbytestillfälle (för in- eller utresande) i

Utbildningsinformation med studieperiod HT17-

VT18.

Det finns inga krav i Ladok att dela upp

studieperioden motsvarande terminer, så en

studieperiod motsvarande hela utbytestillfället kan

läggas in.

2. Genomför ett tillfällesbyte från utbytestillfället

HT17 till utbytestillfället HT17-VT18.

Ange tillgänglighetsdatum så det framgår att

studenten påbörjar studierna på det nya

utbytestillfället genomfört VT18. Tillfället för H17

visar att studenten läst inom utbytesavtalet under

den perioden.

3. Lägg in innehåll för utbytestillfället;

utbytesåtagande för utresande studenter respektive

kurs/individuell kurs för inresande studenter.

Utbytestillfälle, in- eller utresande (kurspaketeringstillfälle)

Studieperiod: HT17

Utbildning

Utbildningstillfälle HT17

Utbytestillfälle, inresande (kurspaketeringstillfälle)

Studieperiod: HT17-VT18

Tillgänglig: 2018-01-15

Utbildning

Utbildningstillfälle HT18

Tillfällesbyte