Lø# dit retrospec.ve 18. marts 2014
dk.linkedin.com/in/sorenweiss @sorenweiss
Hvad skal vi lave i dag?
1. Hvad ser jeg hos mine kunder? 2. Hvad kan man opnå med retrospek.ver? 3. Mine bedste .ps .l succesfulde
retrospek.ver 4. Afprøvning af øvelser
Øvelse Samarbejde, kommunika.on og selvorganisering
Opfølgning
Hvad kan man bruge den slags øvelse .l på et retrospek.ve?
• Kan vise noget om teamets evne .l at løse uvante problemer
• Kan vise noget om teamets dynamik (evt. roller) • Kan vise noget om teamets organisering (evt. hierarki)
• Kan vise hvad der sker, når man presser teamet
Læring er påbegyndt
Læring er dysfunk.onel
Læring er stoppet
Hvad ser jeg hos mine kunder?
• Dårlig opfølgning på ac.ons • Samme problemer dukker op igen og igen • Mangel på værktøjer og teknikker • Mangel på faciliteringserfaring • Vigende deltagelse • Reduceret frekvens
• Ini.a.vlysten • Forventningsfuld • Idérig • Høj deltagelse
• Frustreret • Opgivende • Modvilllig
Hvad er prisen at betale for ikke at holde retrospek.ver?
• Læring bliver .lfældig • Man falder .lbage i gamle mønstre • Cheferne bliver flaskehalse • Nega.v afsmitning på den agile implementering
Hvad kan man opnå med retrospek.ver?
• Arbejde smartere – Mere effek.vt – Undgår at begå de samme fejl igen
• Bevidsthed om egne styrker • Bedre planlægning • Færre konflikter • Bedre samarbejdende teams • Øget mo.va.on
Hvad kan man opnå med retrospek.ver?
= × Gennemsnitligt 5 – 15 ac.ons
pr. retrospec.ve
Retrospec.ve hver 2. uge
100 – 300 konkrete
forbedrende ini.a.ver om
året
Hvert teammedlem skal berøre hver bold
Bolde skal have ”Air .me” ved
overdragelse fra en person .l en anden
person
Bolde må ikke overdrages .l ens
nabo (den person, som er enten lige .l højre eller lige .l venstre for
en selv)
Genbrug bolde, der er færdigproducerede
Mål Producer så mange bolde som muligt.
Alle bolde skal produceres i refe kvalitet
Projekt = 6 itera.oner • Planning = 1 minut • Execu.on = 1 minut • Retrospec.ve = 1 minut • Measurements
Dan grupper á min. 5 personer og max. 12
personer
10 bolde pr. gruppe
Brydes en regel, starter man forfra
med bolden
Reglerne
Øvelse Effekten af at holde retrospec.ves
Opfølgning
• Hvor mange procent steg jeres leveranceevne fra itera.on 1 .l 6?
• Hvor mange bolde ville være produceret, hvis processen ikke var blevet forbedret løbende?
• Hvilke effekt havde det at stoppe op og forbedre processen løbende?
• Var der tale om enkeltmandspræsta.oner? Eller skabte i resultaterne i samarbejde?
• Hvad kan vi lære af øvelsen?
Mine bedste .ps 1. Værdibaseret fundament 2. Gennemfør retrospek.v i tre dele 3. Hvad sker der før mødet? 4. Hvad sker der under mødet? 5. Hvad sker der e#er mødet? 6. Det temabaserede retrospek.v 7. Skab varia.on gennem opbygning af øvelseskatalog 8. Indbyg kvalitet i ac.onpunkterne 9. Vær realis.sk med ressourceforbruget 10. Ekstern facilitering 11. Den rig.ge logis.k 12. Erstatning for andre møder 13. Brug lege og spil på retrospek.v
Tip Fundament
Prime direc,ve
”Regardless of what we discover, we understand and truly believe that everyone did the best job they could, given what they knew at the :me, their skills and abili:es, the resources available, and the situa:on at hand”.
De agile værdier
• Åbenhed • Mod • Commitment • Fokus • Respekt
Tip Retrospek.vets tre dele
14
Før Under E#er
Tip Hvad sker før mødet?
15
Facilitator Indsaml relevant informa.on fra product owner
Indsaml relevant informa.on fra scrummaster & scrumteamet
Indsaml relevant informa.on fra stakeholders
Indsaml relevant informa.on fra
ledelsen
Logis.k Find gerne en loka.on der indbyder .l inspira.on
TIP: også del.dsansafe, studentermedhjælpere, projektkoordinatorer osv. kan have gode input .l arbejdsformen, processen eller interak.onen med andre enheder.
TIP: Brug eventuelt en sprintlog .l at indsamle informa.on undervejs i sprintet
TIP: Bed deltagerne reflektere før mødet og eventuelt medbringe input/data .l mødet
TIP: Underes.mer ikke indsatsen.
Tip Det temabaserede retrospek.v
• Vær ikke .lbageholdende for at arolde det temabaserede retrospek.v
• Det temabaserede retrospek.v sikrer, at der sæfes fokus på udvalgte højaktuelle (f.eks. svære eller ikke tydelige) emner i projektet.
• Vælg gerne flere temaer/emner, som skal drø#es • Bemærk: Det temabaserede retrospek.v forhindrer ikke, at man også kan lave ”Indsamling af Data”.
Tip Hvad sker der under mødet?
Sæt scenen
• Agenda • Mål • Check in • Følg op fra sidste retrospec.ve
Indsaml data
• Brainstorming • Objek.vt og factsbaseret
Reflekter
• Organiser data • Opsummere • Analyser • Find mønstre • Få ideer
Konkluder
• Brainstorm ac.ons • Prioriter ac.ons • Filtrer ac.ons • Beslut • Commit • Vælg ansvarlige • A#al deadlines • Overfør .l næste sprint
Luk retrospek.vet
• Check out • Retrospec.ve on the retrospec.ve
17
Det er ikke nok ”kun” at reflektere. Der skal handling :l for at forandringer sker! Den sværeste del af retrospek:vet er typisk at ”drage konklusioner”
Anbefaling: Skab struktur over og kvalitet på mødet ved at bruge en skabelon, f.eks. Derby-‐Larsen skabelonen
Tip Skab varia.on gennem opbygning af et øvelseskatalog Set the stage
Check in
Focus on / focus off
ESVP
Working agreements
Temperature reading
Sa.sfac.on histogram
Catching hands
Rubber pipe fight
Circle commitment
Gather data
Time line and varia.ons
Wind & anchors
Plusses & Deltas
Triple nickels
Color code dots
Mad, sad, glad
Locate strengths
Sa.sfac.on histogram
Team Radar
Like to Like
FRIM
Story cubes
Generate insights
Brainstorming/filtering
Force field analysis
5 whys
Fishbone
Paferns and shi#s
Priori.ze with dots
Report out and synthesis
Iden.fy themes
Learning matrix
Decide what to do
The retrospec.ve planning game
SMART goals
Circle of ques.ons
Short subjects
Triple nickels
Force field analysis
Close the retrospec.ve
+/Delta
Apprecia.ons / apologies
Temperature reading
Helped, hindered, hypothesis
ROTI
Sa.sfac.on histogram
Retro Radar
Learning matrix
Short subjects
18
Tip Indbyg kvalitet i ac.onpunkterne
Ac.on
Det er specifikt -‐ Er formuleret klart og præcist -‐ Hvad der skal gøres fremgår
-‐ Hvorfor det skal gøres fremgår -‐ Hvordan det skal gøres fremgår
-‐ Hvem der udfører fremgår -‐ Hvor det udføres fremgår
Det er målbart -‐ Hvordan det afgøres, at målet
er nået, fremgår -‐ Binær måling / opfølgning er
muligt -‐ Hvordan der måles fremgår -‐ Hvor meget / hvor mange
fremgår
Det er opnåeligt -‐ Trin frem mod det endelig mål
fremgår -‐ Vejen mod målet er
tydeliggjort Det er realis,sk
-‐ Er afstemt med de konkrete, faktuelle omstændigheder,
ressourcer og muligheder, der er .lgængelige
Det er ,dsbestemt -‐ Deadline fremgår
-‐ Ansvarlig person fremgår
19
Tip Hvad sker e#er mødet?
• Lav debriefing • Skærp eventuelt ac.onpunkter • Gør i jeres teamroom synligt hvad I vil arbejde med i næste sprint.
• Følg op i teamet løbet af sprintet. • Vær disciplineret. • Husk at det tager .d (mindst et sprint) at ændre en vane.
• Vedligehold eventuelt en retrospec.ve backlog
Implementer ac.ons som tasks
i næste sprint
20
Tip
Vær realis.sk med ressourceforbruget
• 1 .me Forbered retrospek.v
• 2 .mer Forbered øvelser
• 1½ -‐ 3 .mer Arold retrospek.v
• 1 -‐ 2 .mer Lave ac.ons
• ½ .me Debrief
• 1 -‐ 2 .mer Opfølgning ind.l næste retrospek.v
I alt : 7 – 10 ,mer
Tip Brug ekstern facilitering • Hele rammen bliver leveret og deltagerne skal bare udfylde
rammen. • Scrummasteren kan også deltage ak.vt i mødet. • Facilitator er ikke ”fedtet ind” i teamets dagligdag. • Facilitator har .den .l at forberede inden mødet og følge
op e#er mødet. • Facilitator kan designe mødet, så øvelserne mårefes (det
kontekstbestemte retrospek.v) den aktuelle situa.on. • Facilitator har en stor værktøjskasse med teknikker og
øvelser. • Facilitator professionel .l den faciliterende del.
Tip Den rig.ge logis.k
1. Vælg et lokale med god plads og mulighed for at bruge væggene
2. Placer borde og stole op.malt 3. Forbered materiale (post-‐it notes,
kuglepenne m.v.) 4. Brug easyflips 5. Frisk lu# 6. Lav temperatur
Tip Erstatning for andre møder
• Det gode retrospec.ve kan estafe – Projektstatusmødet – Adhoc ”informa.on fra projektledelsen”-‐møderne – Afdelingsmødet – Fredagsmødet – Teambuildingevents – Konfliktmæglingsmøder – Krisemøder – 1:1 møder – Koordineringsmøder
Tip Brug leg og spil som øvelser
• Øger energien • Øger glæden • Der bliver grinet og leget • Deltagerne er ak.ve
3 eksempler på øvelser (sæt scenen)
1. State of mind (Hvordan er stemningen i teamet?)
2. Til-‐ og fra forventningskort (forventningsafstemning mellem roller)
3. Medal of honor (fejring af teamets succeser)
Hvad er jeres mest populære ”Sæt scenen” øvelser?
State of mind (Hvordan er stemningen i teamet?)
Til-‐ og fra forventningskort (forventningsafstemning mellem roller)
1. Simpelt format – Hvad (overskri#)
2. Avanceret format – Hvad (uddybende) – Fra – Til
Medal of honor (fejring af teamets succeser)
Afprøv øvelsen i grupperne -‐ Lav en medalje .l en kollega eller .l en i gruppen
3 eksempler på øvelser (indsaml data)
1. ”Talen .l Na.onen” eller ”Hafen rundt” 2. Vores forbedringspoten.ale? (alterna.v .l at
det al.d skal være teamøvelser) 3. Lean coffee
Hvad er jeres mest populære ”Indsaml data” øvelser?
Rigets Tilstand (talen .l ”na.onen”)
Til det forestående styregruppemøde vil vores 3 vig.gste budskaber .l
styregruppen være…
Her hvor vi står nu, er det helt afgørende, at vi
fokuserer på…
Når vi kigger på vores kanbantavle, er den store forandring siden seneste
retrospec.ve, at…
På den kortere bane er min hedeste drøm på projektets vegne, at…
31
På projektets vegne er jeg rig.g stolt over, at…
Vores forbedringspoten.ale
Mit eget forbedringspoten.ale
Ønsker .l min kollega
Navn
Fra __________ Til __________
Vores forbedringspoten.ale eksempler
33
Jeg vil øve mig i at
blive bedre til at lave
reviews
Paul
Jeg vil blive bedre til
at timeregistrere
rettidigt
Peter
Jeg vil ønske, at Peter
kunne være mere med
til at analyse, da han
kender forretningens
behov rigtig godt
Mary Peter
Lean Coffee
Er en struktureret agendaløs mødeform. Deltagerne samles, bygger en agenda og begynder at drø#e emner
2. Opret emner og stem 1. Byg simpel kanbanboard 3. Stem og snak
-‐ Brainstorm -‐ Dot vote -‐ Drø# emne -‐ E#er 3/5 min. : thumb up / thumbs down
Øvelse – afprøv Lean Coffee
1. Byg kanbanboard (To discuss -‐> Discussing -‐> Discussed) 2. Opret emner 3. Lave afstemning (dot vote) 4. Start diskussion (itera.vt)
1. Timer sæfes .l 3 minufer 2. Thumbs up / down 3. Skriv evt. Konklusioner på bagsiden
Eksmpel på øvelse (Reflekter)
• Like to like – Opdeling i to-‐mandsgrupper pr. team – Opsætning
• Easyflip midt på boardet • Kvalitetskort midt på bord i en bunke face down • To easyflips på væggen
– Very liked – Liked
Projekt Eurovision Song Contest 2014
Hvordan sikrer vi, at Eurovision Song Contest 2014 kan aroldes re}digt på Refshaleøen og blive den enorme
succes, som hele Europa forventer?
Kendte udfordringer 1. Prisen på at forvandle B&W-‐hallerne .l spillested steg nemlig med 37 procent. Fra
35 .l 48 millioner. Blandt andet fordi en række bærende søjler skal ~ernes. 2. Den nuværende entreprenør mener at kunne nå at blive færdig, men eksperter er
uenige i den vurdering. 3. Poli.kerne kan ikke blive enige om, hvem der skal betale ekstraregningen .l
byggeriet. 4. Jyderne er sure over valget af Refshaleøen. De foretrækker Boxen i Herning. 5. Danmarks bidrag er en kopi af et gammelt 70’er nummer. 6. Ingen kendisser har lyst .l at være værter. 7. Der skal fragtes 10.000 gæster .l Refshaleøen. De nuværende offentlige
transportmidler kan ikke dækkes behovet. 8. Etc…. Find selv på flere udfordringer…. J
Like to Like board
Begynd Stop Fortsæt
• Lav mindst to forslag pr. kategori
navn B/S/F
Jeg synes, at vi skal…
Definer konkrete ini.a.ver
Fokuser nu på emnerne på Very Liked Topic tavlen. Disse emner har I udvalgt som input .l at lave ac.ons, da det er særlig vig.gt at gøre noget ved dem.
Dan tre grupper Iterer flest mulige gange Præsenter i plenum
Hvilke gode reflek.onsøvelser (Generate insight) bruger I?
?
Øvelse (Konkluder)
Svagt formuleret ac/onpunkt “Vi vil gå i gang med at parprogrammere fra næste sprint”.
Stærkt formuleret ac/onpunkt Baggrund På baggrund af supporthenvendelser er vi blevet usikre på, hvorvidt vores kvalitetssikring fungerer godt nok. Indsatsområde Vi vil tage ini:a:v :l at hæve kvaliteten af kodebasen, når vi laver nye features. Ac:on #1 “Vi igangsæPer parprogrammering mindst 2 :mer dagligt startende næste mandag. Inden på mandag læser alle udviklere ar:klen “10 gode råd om parprogrammering”. Vi etablerer en rota:onsordning, hvor vi roterer dagligt. Peter laver senest fredag et skema med et program over ordningen. ETer hvert daily scrum spørger vores scrummaster, hvordan det går med ordningen, og hvis nogen møder problemer, vil scrummasteren straks støPe dem. Vi evaluerer ordningen på næste retrospec:ve”.
Øvelse (Lukke retrospek.vet)
Hvad er jeres yndlingsøvelse?
Øvelse (Lukke retrospek.vet)
1. Feedbackdør (1-‐5 på døren samt uddybning) 2. Pleased & surprised (Hvad har gjort jer mest
glad & Hvad har overrasket jer mest?) 3. Plus & Delta (1 .ng, som man kunne lide ved
mødet og 1 .ng, som man ønsker ændret .l næste gang)
4. ”Det bedste, som jeg tager med mig fra i dag, er…”