LAPORAN
TAHUN 2018
KPU KABUPATEN LINGGA Jalan Istana Kota Baru Kelurahan Daik Kecamatan Lingga Kabupaten Lingga – Provinsi Kepulauan Riau
kpukabupatenlingga KPU Kabupaten Lingga
Laporan PPID Tahun 2018
1
I. Gambaran Umum Kebijakan Pelayanan
Keberadaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik (UU KIP) sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan (1) hak setiap
orang untuk memperoleh informasi publik; (2) kewajiban badan publik dalam menyediakan dan
melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan cara
sederhana.
Sebagai bentuk implementasi dari Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 dimana badan
publik wajib menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, KPU kabupaten Lingga
telah 3 tahun mengangkat Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. KPU Kabupaten
Lingga telah menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sesuai dengan Keputusan
Ketua KPU Kabupaten Lingga Nomor : 10/Kpts/KPU-kab/031.656890/2015 tentang Penetapan
Struktur Organisasi Penunjukkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di
Lingkungan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Lingga yang kemudian mengalami
perubahan menjadi Keputusan KPU Kabupaten Lingga Nomor: 42.A/Hk.03.01.Kpt/2104/KPU-
Kab/XI/2018 tanggal 18 Oktober 2018 tentang Penetapan Struktur Organisasi, Penunjukan
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum
Kabupaten Lingga.
PPID bertanggung jawab melakukan penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian,
pelayanan, dan pengamanan informasi publik. Dalam menjalankan tugas fungsinya, PPID
dibantu oleh para petugas layanan informasi. Guna mempercepat penanganan, petugas
layanan informasi dibekali dengan panduan berupa Daftar Informasi Publik (DIP) dan Daftar
Infromasi yang Dikecualikan (DIK).
Daftar Informasi Publik (DIP) dan Daftar Infromasi yang Dikecualikan (DIK) bersifat
dinamis dan dapat dimutakhirkan setiap saat apabila diperlukan terkait dengan jangka waktu
Laporan PPID Tahun 2018
2
pengecualian dan/ atau sifat suatu informasi dan/atau terdapat penambahan atau
pengurangan data.
Laporan PPID Tahun 2018
3
II. Gambaran Umum Pelaksanaan
A. Sumber daya manusia yang menangani pelayanan dan kualifikasinya
Setelah adanya perubahan struktur organisasi PPID tahun 2018 karena adanya
penggantian komisioner dan mutasi beberapa staf, KPU Kabupaten Lingga tetap
menjalankan kegiatan PPID sesuai amanat PKPU untuk tahun ketiga pelaksanaannya.
Dalam struktur PPID yang telah dibentuk melibatkan jajaran Ketua, Anggota KPU
Kabupaten Lingga, Sekretaris dan para Kepala Sub Bagian serta staf dilingkungan KPU
Kabupaten Lingga. Adapun secara khusus, pengelolaan dan pelayanan informasi ditangani
melalui subbagian teknis penyelenggara Pemilu dan hubungan partisipasi masyarakat.
Komposisi petugas yang membidangi pelayanan PPID adalah sebagai berikut:
- PPID
PPID KPU Kabupaten Lingga adalah Kasubbag. Teknis Penyelenggara Pemilu dan
Hupmas. Penunjukkan ini dilakukan dengan alasan berkesinambungan dengan tupoksi
jabatan yang bersangkutan yaitu membidangi sosialisasi dan pelayanan publik.
- Tim Penghubung
Dalam menjalankan tugasnya, PPID dibantu oleh tim penghubung yang berjumlah 4
orang. Masing-masing tim penghubung tersebut merupakan fungsional pada subbagian
KPU Kabupaten Lingga, yaitu fungsional subbag.keuangan,umum, dan logistik;
fungsional subbag.program dan data; fungsional subbag.hukum; dan fungsional
subbag.teknis penyelenggara Pemilu dan Hupmas.
- Helpdesk
Helpdesk bertugas melayani permntaan permohonan informasi yang dalam tugasnya
berkoordinasi dengan tim penghubung dan PPID. KPU Kabupaten Lingga memiliki dua
orang helpdesk. Helpdesk memiliki kompetensi mengenai tugas dan fungsi KPU serta
Laporan PPID Tahun 2018
4
memiliki keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi sehinga dapat menunjang dalam
melaksanakan tugas pelayanan informasi.
Mengingat pentingnya sinergi pengelolaan PPID di lingkungan KPU Kabupaten Lingga,
PPID beserta tim penghubung dan helpdesk mengadakan rapat dan forum koordinasi guna
melihat perkembangan layanan PPID dan mengumpulkan masukan dari masing-masing bagian
untuk perbaikan layanan informasi publik agar lebih maksimal.
PPID KPU Kabupaten Lingga dalam berkoordinasi antara helpdesk dengan tim
penghubung untuk meminta data yang dimohonkan oleh pemohon informasi menggunakan
memo dinas secara resmi.
PEMBINA KOMISIONER KPU KAB.LINGGA
ZULYADIN HASBULLAH JULIYATI, A.Md RIO AKMAL BUKIT
ASRY
TIM PERTIMBANGAN
KOMISIONER DEVISI
SOSIALISASI
SEKRETARIS KPU
KAB.LINGGA
KASSUBAG TEKNIS DAN
HUPMAS
KASSUBAG PROGRAM DAN
DATA
KASSUBAG KEUANGAN, UMUM DAN
LOGISTIK
KASUBBAG HUKUM
JULIYATI,A.Md MEGAWATI MIRANDA
OCTORIDA,SE DAROL
KADMI,S.IP
LIFALDI RACHMAN M,SE
HENDRI ZONES S.
SH
ATASAN PPID
SEKRETARIS KPU
KAB.LINGGA
1. Memutuskan dan mengevaluasi akses publik
dilingkungan KPU;
2. Menyelesaikan masalah yang muncul terkait
manajemen pengelolaan dan pelayanan
informasi publik dilingkungan KPU;
3. Mengevaluasi kinerja,struktur, dan
penanggung jawab akses informasi publik
dilingkungan KPU;
4. Memastikan manajemen pengelolaan dan
pelayanan informasi publik dilingkungan
KPU telah sesuai dengan peraturan
perundangan.
Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi berwenang memberikan pertimbangan atas seluruh informasi dan dokumentasi dalam rangka pelayanan informasi publik di lingkungan KPU
1. Menetapkan dan
mengevaluasi
kebijakan akses
publik
dilingkungan
KPU;
2. Menetapkan
keputusan
pengujian
konsekuensi atas
informasi yang
dikecualikan
dilingkungan
KPU;
3. Melakukan
pembinaan
kepada PPID
dilingkungan KPU
Laporan PPID Tahun 2018
5
B. Sarana dan prasarana pelayanan
Guna memperlancar pelayanan informasi publik, PPID menyediakan ruang dan meja
layanan
informasi publik yang dilengkapi dengan berbagai kelengkapan. Pemohon yang ingin
menyampaikan permintaan informasi secara langsung dapat mendatangi ruang layanan
MEGAWATI
PPID
KASSUBAG TEKNIS DAN HUPMAS
MIRANDA OCTORIDA,SE
TIM PENGHUBUNG SUBBAG
KEUANGAN,UMUM & LOGISTIK
SUBBAG TEKNIS & HUPMAS
SUBBAG HUKUM SUBBAG PROGRAM
DAN DATA
SARINA M.TAHIR IDRIS BONA HATTA
HELPDESK SUBBAG TEKNIS DAN
HUPMAS
4. Merencanakan,mengorganisasikan,melaksan
akan,mengawasi dan mengevaluasi
pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan
pelayanan informasi publik dilingkungan
sekretariat KPU.
5. Menghimpun informasi publik dari seluruh
unit kerja dilingkungan sekretariat KPU.
6. Menata dan menyimpan informasi publik
yang diperoleh dari seluruh unit kerja
dilingkungan sekretariat KPU.
7. Menyeleksi dan menguji informasi publik
yang termasuk dalam kategori dikecualikan
dari informasi yang terbuka untuk publik
1. Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi
kepada publik;
2. Mengumpulkan,mengelola data serta
membangun sistem informasi;
3. Mengkoordinasikan penyelesaian sengketa
hukum yang berkenaan dengan masalah
informasi publik kepada bagian hukum KPU.
1. Membantu menyelesaikan sengketa
pelayanan informasi publik bersama dengan
bagian hukum KPU;
2. Menyiapkan bahan dan membantu
melakukan pengujian konsekuensi dengan
melibatkan Tim Pertimbangan Pelayanan
Informasi dan Pembina PPID;
3. Membuat dan menyampaikan laporan hasil
pelaksanaan kegiatan secara berkala 3 (tiga)
bulan sekali maupun sewaktu-waktu kepada
atasan PPID.
Membantu tugas dan fungsi Tim
Penghubung Pengelola Informasi
dan Dokumentasi di lingkungan
KPU.
Laporan PPID Tahun 2018
6
informasi
tersebut. Pendokumentasian terhadap informasi dilakukan PPID dengan menyimpan data
berupa hardcopy dan softcopy pada laptop serta hardisk.
Pelayanan informasi dilakukan melalui Bagian Teknis dan Hupmas KPU Kabupaten
Lingga di Jl. Istana Robat, Daik Lingga. Selain mebelair, desk pelayanan PPID KPU Kabupaten
Lingga juga dilengkapi dengan formulir-formulir untuk keperluan pelayanan informasi sesuai
petunjuk PKPU Nomor 1 Tahun 2015.
Foto Desk Layanan Informasi Publik
Berikut beberapa kelengkapan fasilitas desk layanan informasi publik yang dimiliki
KPU Kabupaten Lingga:
1. Meja dan Kursi Front Desk sebanyak 1 buah
2. 1 Unit Laptop
3. 1 Unit Printer
Laporan PPID Tahun 2018
7
4. 1 Unit Mesin Fotocopy
5. 1 Unit Telepon dan Faximile
6. 2 Unit Air Conditioner
7. 1 Unit TV Plasma
8. 10 Unit PC Unit yang terkoneksi dengan internet
9. Daftar Informasi Publik
10. Formulir transaksi layanan informasi publik, antara lain:
a. Formulir permintaan informasi publik;
b. Formulir tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik;
c. Formulir tanda bukti penyerahan informasi publik;
d. Formulir pemberitahuan tertulis;
e. Formulir pengajuan keberatan;
f. Formulir tanda bukti penggandaan informasi.
Disamping penyediaan ruang dan meja layanan informasi, untuk mengakomodir
kepentingan publik dalam mengakses layanan permohonan informasi, KPU Kabupaten
Lingga juga menyediakan akses layanan permohonan informasi PPID melalui e-mail
[email protected] dan aplikasi online E-PPID yang tersedia di website
https://ppid.kpu.go.id/.
Selain akses tersebut, bagi masyarakat yang hendak menyampaikan pertanyaan
umum berkaitan dengan tugas fungsi KPU Kabupaten Lingga serta pertanyaan seputar
penyelenggaraan Pemilihan Umum dapat juga dilakukan melalui akun media sosial Facebook
KPU Kabupaten Lingga dan Instagram @kpukabupatenlingga.
Laporan PPID Tahun 2018
8
C. Anggaran Pelayanan
Kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi untuk tahun anggaran 2017
menggunakan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara yang terdapat pada Sub Bagian
Teknis dan Hupmas.
Pelayanan yang selama ini diberikan kepada pemohon informasi tidak mengalami
kendala biaya krn pemohon mendapatkan informasi melalui softcopy dokumen dan hardcopy
yang mereka fotocopy dengan biaya pribadi.
Laporan PPID Tahun 2018
9
III. Rincian Pelayanan Informasi Publik
Selama Tahun 2018, PPID KPU Kabupaten Lingga menerima : 22 pemohon
informasi yang seluruh permintaan disampaikan melalui Desk Layanan Informasi Publik.
BULAN JUMLAH
PERMO
HONAN
WAKTU
RATA-RATA
PELAYANAN
(HARI KERJA)
JUMLAH
PERMOHONAN
YANG
DIKABULKAN
JUMLAH
PERMOHON
AN YANG
DITOLAK
ALASAN PERMOHONAN
DITOLAK
sepenuh
nya
sebagian Dikecuali
kan
Tidak
dikuasi/bel
um selesai
didokumen
tasikan
lainnya
JAN - - - - - - - -
FEB 3 1 3 - - - - -
MAR 1 1 1 - - - - -
APRIL 1 1 1 - - - - -
MEI - - - - - - - -
JUNI - - - - - - - -
JULI 4 1 4 - - - - -
AGUST 3 1 3 - - - - -
SEPT 3 1 3 - - - - -
OKT 3 1 3 - - - - -
NOV 2 1 2 - - - - -
DES 2 1 2 - - - - -
Laporan PPID Tahun 2018
10
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
REKAPITULASI PERMOHONAN INFORMASI TAHUN 2018
100%
Rekapitulasi Tindak Lanjut Pelayanan Informasi
Permohonan dikabulkan sepenuhnya Permohonan dikabulkan sebagian
Permohonan ditolak
Laporan PPID Tahun 2018
11
IV. Rincian Penyelesaian Sengketa
Sepanjang tahun 2018 tidak terjadi sengketa informasi publik. PPID KPU Kabupaten
Lingga memenuhi semua permintaan informasi publik sesuai dengan ketentuan yang berlaku
pada Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan
ketentuan turunannya.
Laporan PPID Tahun 2018
12
V. Kendala Eksternal dan Internal
Beberapa kendala dalam pelaksanaan layanan informasi publik di KPU Kabupaten
Lingga adalah sebagai berikut:
1. Pemahaman terhadap UU KIP belum secara optimal merata di seluruh unit kerja;
2. Struktur organisasi yang ditunjuk belum semua berkontribusi secara maksimal, sehingga
data dan informasi dari setiap Unit Kerja belum tersedia secara lengkap di Desk Layanan
PPID;
3. Pengelolaan database PPID masih manual;
4. Kendala teknis pada Layanan E-PPID, menyebabkan alur permintaan informasi, verifikasi
pemohon dan pengiriman informasi yang diminta pemohon tidak dapat dilaksanakan
melalui aplikasi E-PPID;
5. PPID masih menggunakan website laman wordpress;
Laporan PPID Tahun 2018
13
VI. Rekomendasi
Walau telah mencapai hasil yang memuaskan yaitu mendapat peringkat ke-II
keterbukaan infomasi publik kategori instansi vertikal se-Provinsi Kepulauan Riau pada
tahun 2017 dan 2018, namun perbaikan dan pelyanan informasi publik tetap adi perhatian
utama.
KPU kabupaten Lingga menyusun rencana tindak lanjut untuk mendukung
hal tersebut, diantaranya adalah:
1. Mengikuti pelatihan pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang diadakan oleh
KPU;
2. Melakukan digitalisasi arsip;
3. Perbaikan tempat pelayanan informasi publik;
4. Penyusunan daftar informasi publik secara berkelanjutan;
5. Memaksimalkan peran struktur organisasi PPID;
6. Melaksanakan sosialisasi dengan OPD di Kabupaten Lingga tentang tugas dan fungsi
PPID Kabupaten Lingga;
7. Sosialisasi keberadaan PPID lewat media sosial.
Laporan PPID Tahun 2018
14
VII. Penutup
Demikian laporan tahunan secara ringkas ini disusun sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban layanan informasi publik di lingkungan KPU Kabupaten Lingga tahun
2018. Masukan kontruktif dari semua pihak dibutuhkan untuk perbaikan layanan PPID di
KPU Kabupaten Lingga dimasa mendatang.
Daik Lingga, Juni 2019
Kasubbag. Teknis Penyelenggara Pemilu dan Hupmas selaku,
Pejabat Pengelola Infomasi dan Dokumentasi Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Lingga
Miranda Octorida, SE Penata ( III/c)
NIP. 198510222010122001