Outil de gestion du freelancing
Travail de Bachelor réalisé en vue de l’obtention du Bachelor HES
par :
Matias LOURO
Conseillers au travail de Bachelor : Peter DAEHNE, professeur HES
Alexandre de BANOFF, chargé d’enseignement HES
Genève, 29 juin 2010 Haute École de Gestion de Genève (HEG-GE)
Filière Informatique de gestion
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias i
Déclaration
Ce travail de Bachelor est réalisé dans le cadre de l’examen final de la Haute école de
gestion de Genève, en vue de l’obtention du titre de Bachelor en Informatique de
Gestion. L’étudiant accepte, le cas échéant, la clause de confidentialité. L'utilisation
des conclusions et recommandations formulées dans le travail de Bachelor, sans
préjuger de leur valeur, n'engage ni la responsabilité de l'auteur, ni celle du conseiller
au travail de Bachelor, du juré et de la HEG.
« J’atteste avoir réalisé seul(e) le présent travail, sans avoir utilisé des sources autres
que celles citées dans la bibliographie. »
Fait à Genève, le 29.06.2010
Matias Louro
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LOURO, Matias ii
Remerciements
Je tiens tout d’abord à remercier M. Alexandre de BANOFF ainsi que de M. Peter
DAEHNE pour leur encadrement, leurs précieux conseils et leur disponibilité.
Je remercie également les personnes ayant répondu à mon questionnaire et fourni des
cas concrets en entreprise qui m’ont beaucoup aidé dans l’élaboration de mon
mémoire, ainsi que pour leurs encouragements.
Enfin je tiens à remercier ma famille pour son soutien tout au long de mon travail.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias iii
Sommaire
Après avoir passé quelques mois à travailler en tant que développeur freelance pour
une agence web située à Genève. Je me suis rendu compte qu’il y a des problèmes
inhabituels dans les projets entre collaborateurs qui ne surviennent pas lorsqu’on
travaille tous en interne.
C’est pourquoi j’ai décidé de proposer ce sujet et que j’ai élaboré un questionnaire en
ligne pour constater si on retrouve ces problèmes dans les autres agences. Ces
problèmes se sont confirmés et c’est la raison pour laquelle j’ai décidé de créer un outil
de gestion permettant de prévoir et de gérer ces problèmes.
A l’heure actuelle, les entreprises de créations de site web contactent de plus en plus
des ressources externes à leurs entreprises que l’on nomme freelancer pour leur
transmettre des projets. Ces freelancers ne travaillant pas au sein de l’entreprise, des
problèmes de communication, de délais et de non respect du cahier des charges sont
apparus car les entreprises ne savent pas comment gérer ce type de collaborateur.
C’est pourquoi ce document a pour but d’aider les entreprises qui effectuent déjà ou
qui souhaitent le faire, des projets en collaboration avec ces ressources contractuelles.
La gestion du freelancing est composée de cinq aspects principaux, aspects qui se
concluent par une liste de bonnes pratiques à suivre :
• Le recrutement, comment recruter et quelles sont les responsabilités de
l’entreprise par rapport au travailleur freelance
• La communication, les outils qui permettent de bien communiquer et de
collaborer pendant un projet de manière efficace
• La gestion de projet, des méthodes et bonnes pratiques afin de mieux gérer
son équipe
• La standardisation, c'est-à-dire mettre en place des outils et des conventions
qui unifieront la manière de produire les futurs sites web
• L’évaluation, évaluer les collaborateurs ainsi que ses rapports avec l’entreprise
afin que celle-ci s’améliore dans la gestion du freelancing
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias iv
Table des matières
Déclaration...................................................................................................................... i
Remerciements ............................................................................................................. ii
Sommaire...................................................................................................................... iii
Table des matières....................................................................................................... iv
Liste des Tableaux......................................................................................................vii
Liste des Figures........................................................................................................viii
Introduction ...................................................................................................................1
1. Le freelancing.........................................................................................................2
1.1 Définition.....................................................................................................2
1.1.1 Et dans le domaine du web ?............................................................2
1.2 Les secteurs touchés ................................................................................3
1.3 Quelques chiffres.......................................................................................4
1.4 Les avantages ............................................................................................4
1.4.1 Pour l’entreprise................................................................................4 1.4.2 Pour la ressource contractuelle.........................................................4
1.5 Les inconvénients......................................................................................5
1.5.1 Pour l’entreprise................................................................................5 1.5.2 Pour la ressource contractuelle.........................................................6
2. La situation actuelle...............................................................................................7
2.1 La crise économique .................................................................................7
2.1.1 Pas de crise pour les freelances.......................................................7
2.2 Enquête sur Genève ..................................................................................8
3. La gestion du freelancing......................................................................................8
3.1 Le recrutement .........................................................................................10
3.1.1 Faut-il outsourcer ? .........................................................................10 3.1.2 Les principales raisons d’outsourcer...............................................12 3.1.3 Les modes de recrutement .............................................................12
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LOURO, Matias v
3.1.3.1 Les portails free-lance........................................................................ 13
3.1.3.2 Les connaissances............................................................................. 14
3.1.3.3 Les réseaux sociaux........................................................................... 15
3.1.3.4 Les conférences professionnelles...................................................... 16
3.1.3.5 Le speed business meeting®............................................................. 17
3.1.3.6 Sites d’annonces ................................................................................ 18
3.1.3.7 Bilan des modes de recrutement ....................................................... 18
3.1.4 La rémunération..............................................................................19 3.1.5 Les responsabilités collaborateur / entreprise.................................21
3.2 La communication ...................................................................................25
3.2.1 Les outils TIC ..................................................................................26
3.2.1.1 Les outils de communication asynchrones ........................................ 27
3.2.1.2 Les outils de communication synchrones .......................................... 30
3.2.1.3 Les outils de collaboration asynchrone.............................................. 35
3.2.1.4 Les outils de collaboration synchrones .............................................. 36
3.2.1.5 Les outils de coordination asynchrones ............................................. 36
3.2.1.6 Exemple d’outils : ............................................................................... 37
3.3 La gestion de projet .................................................................................43
3.3.1 Le cahier des charges.....................................................................43 3.3.2 Le contrôle du travail.......................................................................43 3.3.3 Le respect des délais ......................................................................44 3.3.4 La veille technologique ...................................................................47
3.4 La standardisation ...................................................................................49
3.4.1 Conventions de travail ....................................................................49 3.4.2 Convention de codage ....................................................................49 3.4.3 Convention des outils de production...............................................50 3.4.4 Les éditeurs de contenu WYSIWYG...............................................50 3.4.5 Le W3C ...........................................................................................51 3.4.6 Utilisation des patterns....................................................................52 3.4.7 Choix des solutions.........................................................................55
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LOURO, Matias vi
3.4.7.1 Propriétaire contre Open Source ....................................................... 55
3.4.7.2 Les CMS............................................................................................. 57
3.4.7.3 Les solutions e-commerce ................................................................ 60
3.4.7.4 Les frameworks .................................................................................. 63
3.5 L’évaluation ..............................................................................................67
4. Cas concrets.........................................................................................................70
5. Conclusion............................................................................................................74
Bibliographie ...............................................................................................................75
Annexe 1 Sondage sur la gestion actuelle du freelancing......................................76
Annexe 2 Exemple de fiche d’évaluation du collaborateur.....................................91
Annexe 3 Exemple d’évaluation des rapports du collaborateur avec l’entreprise92
Annexe 4 Tableau de l’évaluation préalable pour l’outsourcing ............................92
Annexe 4 Tableau de l’évaluation préalable pour l’outsourcing ............................93
Annexe 5 Listes des bonnes pratiques.....................................................................95
Annexe 6 Interview Agence Web.............................................................................101
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LOURO, Matias vii
Liste des Tableaux
Tableau 1 Evaluation préalable pour l’outsourcing 10
Tableau 2 Responsabilités avec contrat de travail à domicile 22
Tableau 3 Responsabilités avec mandat 23
Tableau 4 Les outils TIC 27
Tableau 5 Avantages et inconvénients de l’e-mail 29
Tableau 6 Avantages et inconvénients de la messagerie instantanée 30
Tableau 7 Avantages et inconvénients de l’audioconférence 31
Tableau 8 Avantages et inconvénients de la webconférence 32
Tableau 9 Avantages et inconvénients de la visioconférence 32
Tableau 10 Avantages et inconvénients du téléphone 33
Tableau 11 Tableau d’exemple d’outils de communication 34
Tableau 12 Avantages et inconvénients de l’outil Zimbra 37
Tableau 13 Avantages et inconvénients de l’outil Redmine 39
Tableau 14 Avantages et inconvénients open source et propriétaire 56
Tableau 15 Avantages et inconvénients du CMS Joomla 58
Tableau 16 Avantages et inconvénients du CMS Wordpress 59
Tableau 17 Avantages et inconvénients d’OsCommerce 61
Tableau 18 Avantages et inconvénients de Magento 62
Tableau 19 Avantages et inconvénients du framework Zend 64
Tableau 20 Avantages et inconvénients du framework CakePHP 65
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LOURO, Matias viii
Liste des Figures
Figure 1 Relation client / freelance 2
Figure 2 Relation dans le domaine du web 3
Figure 3 Les avantages du freelancer 5
Figure 4 Les inconvénients du freelancer 6
Figure 5 Schéma en soleil de la gestion du freelancing 9
Figure 6 Raisons de recrutement des agences web sur Genève 12
Figure 7 Moyens de recrutement des agences web sur Genève 13
Figure 8 Portails pour freelances : freelance.com et freelancer.com 14
Figure 9 Réseaux sociaux professionnels 16
Figure 10 Réseaux sociaux grand public 16
Figure 11 Le Speed Business Meeting 17
Figure 12 Lieu de travail des freelancers 20
Figure 13 Rémunération des freelancers 21
Figure 14 La communication dans un projet 25
Figure 15 Le temps de réponse en communication asynchrone 28
Figure 16 Exemple de diagramme de Gantt 46
Figure 17 Exemple d’éditeur WYSIWYG avec TinyMCE 51
Figure 18 Labels de validation XHTML et CSS par le W3C 52
Figure 19 Schéma du pattern MVC 53
Figure 20 Exemple de cas d’utilisation d’un framework 63
Figure 21 Résultats évaluations des collaborateurs et auto-évaluations 68
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 1
Introduction
A l’heure actuelle la manière de travailler dans une entreprise a été bouleversé par
l’arrivée d’internet. Le développement d’internet et les moyens de communications ont
permis aux entreprises de transmettre une partie de son activité à des personnes
externes à l’entreprise.
Les entreprises de créations de site internet sont particulièrement touchées par ce
phénomène et beaucoup d’entre elles utilisent cette nouvelle possibilité pour
développer des sites web en utilisant des ressources contractuelles nommés
freelancer qui vont effectuer le travail à distance, souvent depuis leur domicile.
Cependant, même si cette manière de travailler est avantageuse pour ces entreprises,
elle comporte des difficultés que l’on ne rencontrait pas avant. Des projets qui se
terminent hors des délais imposés, des problèmes de communication entre l’entreprise
et le freelancer ainsi que méthodes de recrutement pas adaptées pour ce type de
collaborateur vont alors se former.
Ce document a donc pour but de mettre en place des bonnes pratiques consultables
sous la forme d’une liste de bonnes pratiques, visant à gérer efficacement ces
ressources contractuelles.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 2
1. Le freelancing
1.1 Définition
On appelle « freelancing » le concept qui veut qu’une entreprise fasse appel à un
collaborateur indépendant externe pour effectuer une mission.
Ces collaborateurs indépendants sont également appelé freelance, qui d’un point de
vue étymologique dérive de « free lance », terme utilisé à l’époque médiévale pour
désigner des chevaliers indépendants dont leur lance n’appartient à aucun seigneur et
qui pouvaient être utilisés pour effectuer des tâches ponctuelles. A l’époque comme de
nos jours, ces collaborateurs sont considérés comme des mercenaires dans leur
profession.
Ces collaborateurs ne font pas partie de l'entreprise, ils ont soit créé leur propre
entreprise comme un travailleur indépendant ou font partie d’un groupe de freelance.
En règle générale, l’entreprise cliente fait directement appel à ces collaborateurs :
Figure 1 Relation client / freelance
Collaborateur freelanceClient
mandate
1.1.1 Et dans le domaine du web ?
Un cas intéressant dans le domaine de la création de sites internet : il arrive très
souvent que se ne soit pas le client qui utilise directement cette ressource
contractuelle, mais l’entreprise mandatée par le client comme le décrit le schéma ci-
dessous :
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 3
Figure 2
Relation dans le domaine du web
Client Agence web
mandate
Collaborateur freelance
mandate
Aujourd’hui avec le développement d’internet, de nouvelles manières de recruter et de
travailler sont apparues. En effet, plus particulièrement dans le domaine de la création
de sites internet et du développement logiciel, le travail peut être effectué à distance ce
qui facilite la recherche de nouveaux collaborateurs indépendants.
De plus, des moyens nouveaux comme les réseaux sociaux ou encore les portails de
matchmaking1 employés / employeurs ont accentué le fait que les entreprises trouvent
plus facilement qu’avant des personnes aux compétences spécifiques recherchées.
1.2 Les secteurs touchés
La pratique du freelancing est très présente dans certains domaines comme l’artisanat,
l’agriculture, le commerce ainsi que les professions libérales qui représentent
beaucoup de métiers dans les domaines de la médecine, du droit de l’architecture, de
la comptabilité et bien d’autres.
On retrouve également ce phénomène dans les métiers de l’informatique, de
l’infographie, du journalisme, de la communication, du consulting, c’est dire si ce
phénomène est présent dans notre société à l’heure actuelle.2
1 Le matchmaking est la mise en relation entre deux entités par leurs points communs ou leur
affinité 2 Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Travailleur_ind%C3%A9pendant
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LOURO, Matias 4
1.3 Quelques chiffres
D’après une enquête du département du travail américain effectuée en 2005, c’est plus
de 10 millions de travailleurs indépendants qui ont été recensés aux USA, ce qui
équivaut à 7.4% des travailleurs du pays3.
Actuellement pour la Suisse et la France il y a chaque jour environ 50’000 freelances
recherchant des missions contre 1'000 à 2'000 missions proposées par les entreprises
rien que sur le portail freelance de Freelance.com™4. Et sachant que ce n’est pas
l’unique moyen de recrutement, nous pouvons admettre que ce chiffre est donc
beaucoup plus élevé bien qu’aucune étude à l’heure actuelle ne puisse le démontrer.
1.4 Les avantages
1.4.1 Pour l’entreprise
Si l’entreprise à besoin d’une compétence très spécifique pour un projet mais qu’elle
ne souhaite pas former un de ses collaborateurs ou engager un employé
supplémentaire, que se soit encore pour des raisons de timing ou simplement
économiques, elle peut faire appel à un collaborateur indépendant.
Elle peut déléguer des tâches en cas de surcharge de travail sans pour autant engager
plus de personnel fixe.
Les moyens actuels permettent de rechercher très facilement ces ressources.
1.4.2 Pour la ressource contractuelle
Le freelancer gère lui-même son horaire car en règle générale, il travaille chez lui, ce
qui lui fait travailler dans un cadre qui lui est confortable et lui évite des frais de
déplacements. Il peut donc planifier son emploi du temps et passer du temps avec sa
famille et ses amis comme il le souhaite.
3 Étude menée en 2005 par le « Bureau of labor statistics » aux USA : http://www.bls.gov/opub/ted/2005/jul/wk4/art05.htm.
4 Constaté sur le site au mois de mai 2010 : http://www.freelance.com/
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LOURO, Matias 5
Un freelancer ayant beaucoup d’expérience et qui accroit sa notoriété pourra se
permettre de choisir les missions qu’il a envie d’effectuer, ce qui est gratifiant et
motivant pour son travail, il peut également proposer des tarifs plus élevés.
Figure 3
Les avantages du freelancer
Source : http://blog.freelance.com/mon_weblog/dessins/
1.5 Les inconvénients
1.5.1 Pour l’entreprise
Il y a des difficultés de communication que l’on ne connait pas forcément avec un
employé fixe. L'entreprise à beaucoup moins de contrôle sur un freelancer que sur un
employé de l'entreprise puisqu’il ne travaille pas sur place, il peut même être dans un
autre pays et parler une autre langue. Il y a également des problèmes de délais de
rendu du produit et de non respect du cahier des charges qui peuvent se générer.
Si une entreprise connait fréquemment ce genre de problèmes, plus le ratio5
freelancer/employés effectuant des projets est élevé, plus le risque que cela se
produise est élevé lui aussi. Cela nécessite donc une bonne gestion du personnel et du
travail.
5 Ratio : le ratio est le rapport entre deux nombres : http://fr.wikipedia.org/wiki/Ratio
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 6
1.5.2 Pour la ressource contractuelle
Le freelancer doit avoir une palette de compétences très spécialisée et très riche afin
de décrocher des contrats, ce qui lui impose d'être toujours à jour avec les nouvelles
technologies et de se former. Ses formations vont lui coûter sur son propre temps et si
elles sont payantes, sur son propre argent.
Tout comme n’importe quel travailleur indépendant, si le freelancer est malade, en
vacances ou qu'il n'arrive simplement pas à décrocher un contrat, il n'aura pas
d'argent.
Figure 4
Les inconvénients du freelancer
Source : http://blog.freelance.com/mon_weblog/dessins/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 7
2. La situation actuelle Après cette définition du freelancing, il est intéressant maintenant de voir de quelle
manière nous en sommes affectés. Pour cela, nous avons effectué un questionnaire en
ligne auprès de l’ensemble des entreprises de créations de sites web sur Genève afin
de voir le lien existant avec ce phénomène et les problèmes rencontrés.6
2.1 La crise économique
Ces deux dernières années ont été frappées par la plus grande crise économique de
l’histoire7, cela à un impact plus ou moins conséquent pour le freelancing.
2.1.1 Pas de crise pour les freelances
Suite à cette crise, beaucoup de personnes se sont exprimées sur des forums8 de
freelance sur leur avenir en tant que travailleur indépendant et il en ressort des avis
plutôt surprenants.
La crise serait une aubaine pour le freelancing et incite même les webdesigners des
agences web à quitter leur entreprise pour devenir freelance. Les raisons sont que les
agences web veulent serrer la ceinture et vont devoir se séparer de beaucoup
d’employés, cependant les projets seront toujours là et c’est là que les freelances ont
l’avantage, leur tarif étant plus bas que celui d’une agence web, les petites et
moyennes entreprises vont alors se tourner vers eux.9
6 Questionnaire disponible en annexe 1
7 Article détaillé : http://fr.wikipedia.org/wiki/Crise_%C3%A9conomique_de_2008-2010
8 Un forum est un espace virtuel qui permet de discuter « librement » sur plusieurs
sujets divers. Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Forum
9 Source : http://blog.barbayellow.com/2009/02/16/la-crise-3-pas-pour-les-freelance/
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LOURO, Matias 8
2.2 Enquête sur Genève
Un sondage concernant le freelancing a été transmis aux différentes agences web10. Il
en ressort que plus de 60% des agences web questionnées ont eu recours ou pensent
faire appel à des collaborateurs freelance. Pour celles ayant déjà utilisé ces ressources
contractuelles, 22% des agences questionnées utilisent entre 51% et 75% de
travailleurs freelance pour leur projet. Ce phénomène est donc bien répandu en tout
cas pour cette région.11
3. La gestion du freelancing Manager des collaborateurs freelances n’est pas chose aisée car la distance séparant
chaque collaborateur impose de travailler d’une manière différente et de mettre en
place une série d’outils que les entreprises n’utiliseraient pas habituellement. Rien
qu’en tenant compte du fait que le collaborateur est à distance, on perd la
communication non-verbale c’est-à-dire les gestes, les mimiques, les expressions, le
ton de la voix, ce qui constitue 93% du message lors d’une conversation12.
De plus, les collaborateurs sont susceptibles de parler une autre langue et d’avoir une
culture différente de celle de l’entreprise qui les mandate ce qui ne facilite pas du tout
la communication et des problèmes de délais, de non respect du cahier des charges
peuvent s’accumuler.
10 Disponible en Annexe 1
11 Le questionnaire complet se trouve en annexe de ce document.
12 Constaté sur le site :
http://www.martialgrosfort.com/npds/sections.php?op=viewarticle&artid=82
et vérifié par le cours de communication du professeur JUILLERAT Berthe
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LOURO, Matias 9
La gestion du freelancing est composée de cinq chapitres principaux :
• Le recrutement : les différents moyens de recrutement, de rémunération, les responsabilités entre l’entreprise et le travailleur freelance
• La communication : les outils à mettre en place pour assurer une bonne communication avec les collaborateurs
• La gestion de projet : les moyens à mettre en œuvre pour terminer les projets dans les délais
• La standardisation : les moyens à mettre en œuvre pour standardiser un maximum la production de vos sites
• L’évaluation : autant du collaborateur que de l’entreprise afin de s’améliorer
Figure 5
Schéma en soleil de la gestion du freelancing
Chaque chapitre doit être maitrisé si l’on veut avoir une bonne gestion du freelancing.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 10
3.1 Le recrutement
Le recrutement est l’une des phases les plus importantes car les critères de choix vont
directement influencer la manière de collaborer et de communiquer avec votre
ressource, le simple fait d’engager une personne travaillant dans la même ville que
l’entreprise change radicalement que si cette personne travaille à l’autre bout de la
planète.
3.1.1 Faut-il outsourcer ? 13
Le fait d’outsourcer est une décision importante à prendre pour les entreprises. Il faut
pour cela qu’elles se fixent des objectifs.
Voici une grille permettant de répondre aux diverses questions à se poser avant
d’outsourcer, ce tableau est également disponible en annexe :
Tableau 1
Evaluation préalable pour l’outsourcing
A traiter Importance Réponse
Quelles sont les raisons qui nous poussent à employer des collaborateurs freelances ?
Quels sont les projets que nous allons sous-traiter ?
Quel pourcentage de développement (ou autre) sera probablement réalisé en outsourcing à moyen/long terme ?
Quelles sont les priorités budgétaires ? Actuelles et probables à moyen terme
13 Transférer de tout ou partie d'une fonction d'une organisation (entreprise ou administration)
vers un partenaire externe. Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Externalisation
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 11
Quelles économies vise-t-on ?
Dispose-t-on d’un ordre de grandeur des dépenses anticipées ?
Quel est le niveau minimal de sécurité que l’on souhaite atteindre pour nos sites web ?
Quelles sont les exigences de sécurité que nous devons chiffrer ?
Veut-on réaliser un projet test ou désire-t-on démarrer tout de suite par un projet réel ?
Quels enseignements désire-t-on recueillir d’un projet test ?
Quel serait notre projet test ?
Qui en interne va prendre le management des opérations outsourcées (encore plus
important si offshore14)
Cette personne est-elle motivée sur l’outsourcing ? (offshore ?)
A-t-on décidé du type de rémunération ?
Source : DE BANOFF A., Gérer un portfolio de sous-traitants. Cours d’économie d’entreprise, Informatique
de gestion, Genève, 2010 (page 74)
14 Le développement est réalisé par des équipes de développement en-dehors de la société
dans des pays éloignés où il est intéressant de travailler. Source : DE BANOFF A.,
Gérer un portfolio de sous-traitants. Cours d’économie d’entreprise, Informatique de
gestion, Genève, 2010
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 12
3.1.2 Les principales raisons d’outsourcer
Il y a de multiples raisons pour une entreprise de faire de l’outsourcing. Dans le cas
des agences web, cela peut se produire lorsqu’il y a besoin d’une compétence très
pointue dans un domaine, pour des raisons économiques ou pour pourvoir à une
surcharge de travail temporaire ou inattendue.
Exemple : une entreprise doit faire un site vitrine mais le client souhaite une vidéo
d’introduction en flash15 d’un niveau dépassant les compétences internes de l’agence
web mandatée. Pour cela, elle va faire appel à une ressource extérieure ayant les
compétences pour effectuer ce travail.
Voici les raisons principales de recrutement pour les agences web sur Genève :
Figure 6
Raisons de recrutement des agences web sur Genève
3.1.3 Les modes de recrutement
Les moyens sont nombreux lorsqu’une entreprise recherche des collaborateurs pour
ses projets. Cependant, chaque moyens permettent de recruter un collaborateur de
manière plus moins ou rapide.
15 Flash est une technologie créée par la société Adobe™ qui permet d’ajouter sur une page
web des animations et des objets interactifs de haute qualité. Site officiel :
http://www.adobe.com/fr/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 13
Grâce au questionnaire nous avons pu déterminer les modes de recrutement utilisés
par les agences web sur Genève :
Figure 7
Moyens de recrutement des agences web sur Genève
3.1.3.1 Les portails free-lance
Un portail free-lance est un site web, regroupant une communauté de travailleurs
indépendants qui peuvent interagir entre eux par le biais d’un forum, de discuter des
nouvelles façons de faire ainsi que des nouvelles technologies. Mais le but principal de
ce portail est de proposer ses services de freelance aux entreprises. Les entreprises
s’inscrivent également sur le site et proposent des missions que les freelance
acceptent ou non.
Chaque site à son propre fonctionnement et ses propres règles mais globalement le
site va afficher les différentes demandes. Il va également s’occuper de la partie
juridique, assurance, ce qui fait économiser du temps.
Cela permet aux entreprises de trouver très vite une ressource pouvant effectuer la
mission, surtout si elle recherche une compétence très pointue pour son projet, et pour
le freelance, d’augmenter sa notoriété sur le site afin de pouvoir effectuer des missions
qui seront plus intéressantes pour lui.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 14
Cependant, il faut prendre en compte le fait que les tarifs sont proposés par le
freelancer et non par l’entreprise, celle-ci va devoir prévoir la possibilité d’un surcout
par rapport à ses habitudes et elle devra prendre également en compte que le portail
en question prend une part du montant à payer au collaborateur.
Ce mode de recrutement est récent puisqu’il date d’environ une dizaine d’années, le
célèbre portail Freelance.com™16 lancé en 1996 a connu une très forte hausse de son
activité entre 1998 et 2005 et s’est étendue sur 6 pays.17
D’après notre enquête, ce mode de recrutement n’est nettement pas majoritaire pour
les agences web de Genève qui préfèrent le recrutement par la méthode du bouche à
oreille.
Figure 8
Portails pour freelance : freelance.com et freelancer.com
3.1.3.2 Les connaissances
La méthode la plus ancienne et la plus courante dans la vie de tous les jours. Engager
du personnel par les connaissances autour de soi, ou par le phénomène très connu
que l’on appelle le « bouche à oreille ». C’est de cette manière qu’un commerçant fait
sa réputation et c’est également de cette manière que l’on peut trouver un travail ou
obtenir des avantages grâce aux liens que nous avons en tant qu’êtres humains.
Cette méthode pour le collaborateur peut être la meilleure des publicités comme de la
pire mais pour l’entreprise si la source de l’information est fiable, elle peut se baser sur
ses dires pour engager ou non la personne.
Le désavantage de la méthode est qu’il n’y a rien de concret comme information, il faut
donc soit pouvoir la vérifier soit faire confiance à la source.
16 Site officiel : http://www.freelance.com
17 Constaté sur le site :
http://freelance.com/__C12567690041E103.nsf/pages/2002whoarewe?OpenDocument&openS
ection=1
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 15
Voici deux scénarios inspirés de faits réels qui peuvent aboutir à un recrutement par
les connaissances :
Scénario A : Un collaborateur qui parle à son chef cherchant une ressource freelance
pour des mandats web qui lui conseille vivement un de ces amis, car il a de
l’expérience dans le domaine et c’est une personne de confiance.
Scénario B : En discutant avec un collègue, un collaborateur apprend que son
colocataire est un programmeur PHP18 freelance et qu’il cherche actuellement des
missions à effectuer et que c’est une personne ayant déjà plusieurs années
d’expérience dans le domaine. Sachant que son entreprise est constituée de freelance
et qu’elle cherche actuellement du monde, le collaborateur informe aussitôt à son
collègue de demander à son colocataire de faire une candidature spontanée. Cette
personne effectue des missions pour cette entreprise depuis maintenant un an.
3.1.3.3 Les réseaux sociaux
Ce début du 21ème siècle marque l’ère des réseaux sociaux, avec l’apparition du très
célèbre Facebook™19 ou encore LinkedIn™20, les gens s’ouvrent de plus en plus à
l’internet, dévoilant des informations de manière plus ou moins publique, et se créant
une nouvelle identité.
Les réseaux sociaux comme LinkedIn sont destinés aux professionnels, les membres
affichent leur Curriculum Vitae, leurs formations et leurs créations. Ces membres sont
également interconnectés car ils s’ajoutent dans leur liste de connaissances
professionnelles. Concrètement, cette méthode est une variante du bouche à oreille et
des connaissances car cela se fait par notre identité web.
Le désavantage est que cette identité peut se révéler faussée puisque c’est la
personne elle-même qui pose les informations qu’elle veut. Il ne faut donc pas
entièrement se baser là-dessus.
Il y a deux types de réseaux sociaux :
18 PHP : HyperText Preprocessor, langage de programmation (coté serveur) employé pour
réaliser des sites web dynamiques 19 Site officiel : http://fr-fr.facebook.com/
20 Site officiel : http://www.linkedin.com/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 16
Les réseaux sociaux purement professionnels comme LinkedIn™, Viadeo™21,
Xing™22, Ziki™23:
Figure 9
Réseaux sociaux professionnels
Les réseaux sociaux grand public comme Facebook™ou MySpace™24 :
Figure 10
Réseaux sociaux grand public
Pour les entreprises souhaitant utiliser les réseaux sociaux, il est préférable de
s’intéresser aux réseaux qui correspondent à la zone d’activité de l’entreprise comme
par exemple Ziki qui est un réseau social français, tandis que LinkedIn est plutôt
international. De plus, ce n’est pas la méthode de prédilection lorsque l’entreprise
recherche un travailleur pour des situations urgentes.
3.1.3.4 Les conférences professionnelles
Les conférences professionnelles sont également un moyen de trouver de nouveaux
partenaires et de collaborateurs, car ce sont des personnes ayant un but commun se
retrouvant à un moment ponctuel, c’est un lieu d’échange et de dialogue direct avec les
personnes.
21 Site officiel : http://www.viadeo.com/
22 Site officiel : http://www.xing.com/
23 Site officiel : http://www.ziki.com/fr
24 Site officiel : http://www.myspace.com/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 17
Les conférences professionnelles ne permettent pas de recruter dans l’urgence mais
plutôt de se créer des liens à moyens et longs termes.
3.1.3.5 Le speed business meeting®25
Le speed business meeting est une variante d’une conférence professionnelle
standard. C’est un concept qui à vu le jour en France en 2003 et qui consiste à faire
des liens professionnels entre l’entreprise, ses clients potentiels, partenaires et
collaborateurs de manière très rapide.
Concrètement, c’est un salon pour entreprises ayant moins de 20 salariés où chacune
de ces entreprises possède son stand et dialogue avec les différents visiteurs. C’est un
mode de réunion très dynamique pour mettre en relation les futurs clients et
partenaires des entreprises qui se présentent.
Cette démarche à rencontré un grand succès et a favorisé plus de 30'000 mises en
relation de participants.26
Même si pour le moment cette pratique n’existe qu’en France, il est bon pour les
agences d’y prêter attention si l’extension du phénomène atteint leur zone d’activité.
Figure 11
Le Speed Business Meeting®
Source : http://www.salonmicroentreprises.com/espace-exposants/micro-stands/details.php
25 Site officiel : http://www.salonmicroentreprises.com/espace-visiteurs/speed-business-
meeting/ 26 Source : http://www.salonmicroentreprises.com/espace-visiteurs/speed-business-
meeting/presentation-speed-business-meetings.php
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 18
3.1.3.6 Sites d’annonces
Les sites d’annonces sont également un moyen de trouver des collaborateurs, ils sont
utilisés pour trouver quelqu’un à qui confier des missions à moyen-terme ou pour des
projets qui sont déjà fixés qui ne débuteront pas avant un certain temps. Lorsque l’on
parle de sites d’annonces, cela peu être une annonce publiée dans un journal comme
sur un site web.
3.1.3.7 Bilan des modes de recrutement
Pour n’importe quel mode de recrutement, il faut exiger un contact direct ou visuel avec
la personne à mandater. Il ne faut pas faire l’erreur de recruter juste en contactant la
personne avec un e-mail ou par téléphone. Il est préférable de privilégier, si la distance
géographique est importante, les outils de visioconférence27 comme Skype™28 car le
contact visuel permet d’avoir la fameuse 1ère impression, ce qui est très important.
Sans cela, on perd toute la communication non verbale, et de plus, il est plus facile de
paraître sûr de soi par téléphone que dans un entretien en face à face.
Cela permet également de se rassurer et mettre un visage sur la personne avec lequel
l’entreprise va collaborer. De plus, la ressource employée va pouvoir créer un réel lien
avec l’entreprise pour laquelle il collabore et donc d’ôter cette impression de travailler
pour une entité virtuelle. Le collaborateur se rend compte de cette manière qu’il
appartient à quelque chose de concret. Il est également conseillé de demander un
visuel des travaux que la ressource à effectué (si elle en a le droit) afin de voir
concrètement ce qu’elle a fait afin de prendre la bonne décision.
Un autre aspect à prendre en compte est l’urgence du besoin d’un collaborateur. En
effet, lorsqu’une agence web a besoin d’un collaborateur très rapidement, elle va
devoir compter dans un premier temps sur les connaissances qu’elle a autour d’elle car
c’est le moyen le plus rapide de trouver une réponse favorable. Si ce n’est pas le cas, il
lui faudra passer par les portails freelance afin obtenir une ressource très rapidement
mais tout en prenant en compte les coûts qui peuvent être plus élevés.
27 Voir chapitre 3.2.1.2
28 Site officiel : http://www.skype.fr/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 19
Dans tout les cas, une fois que l’entreprise a tissé un lien avec un collaborateur
freelance et qu’elle en est satisfaite, elle doit essayer de le garder dans sa liste de
contacts afin de pouvoir l’appeler par la suite. L’entreprise y gagnera beaucoup de
temps car le collaborateur sait déjà comment fonctionne l’entreprise, quels outils elle
utilise et du coté de l’agence c’est une manière d’être rassuré car elle sait c’est une
ressource de confiance qui effectuera son travail correctement et dans les délais.
3.1.4 La rémunération
Le type de rémunération que l’entreprise va choisir va dépendre du type de projet à
effectuer.
Il y a plusieurs moyens de rémunérer un collaborateur freelance :
Le forfait
L’entreprise donne une mission à un collaborateur et il sera payé une certaine somme
fixée au départ. L’avantage de cette solution est que l’entreprise connait à l’avance le
coût de cette tâche. C’est un mode de rémunération basé sur le résultat et qui a pour
avantage de diminuer les risques en cas de dépassement des délais ou financier.
La difficulté avec ce type de rémunération est l’estimation du prix à payer, plus le projet
dure longtemps ou est sujet à des modifications en cours de production, plus il sera
difficile de proposer un prix. C’est pourquoi il est favorable de l’adopter pour des projets
dont on connait exactement le périmètre du projet. C’est également un moyen de
rémunération qui est plus rassurant pour l’entreprise surtout lorsque elle débute des
projets pour la première fois avec des freelancer qu’elle ne connait pas.
Le tarif horaire
La tâche à effectuer est estimée à un certain nombre d’heures, et c’est ensuite soit le
tarif horaire proposé par le collaborateur soit celui établi par l’entreprise qui sera pris en
compte. Convient très bien pour les projets de petites envergures où le nombre
d’heures de travail estimé est facilement évaluable.
La régie
En mode régie, le client fait sous-traiter une partie de son activité à une autre
entreprise et cette entreprise fait travailler ses collaborateurs chez le client. C’est le
client qui impose ses méthodes de travail et son organisation.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 20
Concernant la facturation, le client va d’abord payer une facture pour le temps passé
par les collaborateurs puis il va payer une deuxième facture des dépenses engagées
par l’entreprise mandatée.29
La régie forfaitée
Reprise du mode régie mais dont certains sous-projets sont payés au forfait afin de
tirer l’avantage de la régie et du forfait en même temps pour le client.
Que choisir ?
Cela dépend en partie de la politique de chaque entreprise ainsi que le moyen de
recrutement choisi : en passant par un portail freelance, c’est en règle générale le tarif
du collaborateur qu’il faudra adopter il faut donc en tenir compte.
Pour la création de sites internet, la régie ainsi que la régie forfaitée ne sont cependant
jamais ou rarement choisies car les freelancers recrutés travaillent quasiment tout
depuis leurs locaux ou depuis leur domicile comme le démontre la figure ci-dessous :
Figure 12
Lieu de travail des freelancers
29 Source : DE BANOFF A., Gérer un portfolio de sous-traitants. Cours d’économie
d’entreprise, Informatique de gestion, Genève, 2010
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 21
Ce qui coïncide avec la manière de rémunérer les freelancer de la part des agences
web :
Figure 13
Rémunération des freelancers
3.1.5 Les responsabilités collaborateur / entreprise
Lors d’un recrutement, il est important de se demander comment sont définies les
responsabilités entre l’employeur et la ressource contractuelle. Pour les entreprises
n’ayant jamais eu recours au freelancing il est bon de savoir comment cela peut se
passer, et dans les différents cas, de quelle manière s’appliquent les lois en vigueur.
Lors du recrutement d’un collaborateur freelance, il faut se poser les questions
suivantes :
• Qui paie le freelancer en cas de maladies, accidents ?
• Qui paie les charges sociales pour le freelancer ?
• Quand faut-il payer le freelancer ?
• Que faut-il déclarer ?
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 22
Deux scénarii principaux possibles
Le premier scénario possible est de faire signer un contrat de travail à domicile. Ce
contrat lie le collaborateur à l’entreprise, ce qui permet à l’entreprise de faire appel à lui
de manière quasiment exclusive.
Tableau 2
Responsabilités avec contrat de travail à domicile30
Action
Dédommagements accident, maladie
L’employeur doit dédommager le travailleur
Charges sociales L’employeur paie les charges sociales
Moment de la paie L’employeur est tenu de payer le travailleur à la fin
du mois.
Lieu du travail Convenu avec le travailleur
Mode de rémunération Convenu par l’employeur, payement à la t’ache
effectuée, ou en tarif horaire
Confidentialité L’employeur en signant le contrat est tenu de
respecter la confidentialité des travaux qu’il effectue
Non respect des délais, cahier des charges
Le travailleur est responsable de ses fautes pour
autant que c’est bien de sa faute
Déclaration L’employeur déclare tout le montant
30 Selon le code des obligations Suisse, articles 351 à 354
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 23
Le deuxième scénario possible est de faire appel à un collaborateur freelance ayant le
statut d’indépendant31 et d’effectuer un mandat, ce qui est le cas lorsque l’on passe
par les portails freelance. De ce fait, l’agence web ne se lie pas avec le collaborateur
mais en revanche elle se décharge des responsabilités de dédommagements et des
charges sociales.
Tableau 3
Responsabilités avec mandat32
Action
Dédommagements accident, maladie
Le travailleur est responsable en cas de maladies ou
d’accidents
Charges sociales Le travailleur paie ses charges sociales
Moment de la paie Libre, l’employeur peut également payer un acompte
au début du projet
Lieu du travail Convenu avec le travailleur
Mode de rémunération Convenu par l’employeur, payement à la tâche
effectuée, ou en tarif horaire
Confidentialité L’employeur est tenu de respecter la confidentialité
des travaux qu’il effectue
Non respect des délais, cahier des charges
Le travailleur est entièrement responsable en cas de
dépassement des délais ou de non-conformité du
cahier des charges
Déclaration L’employeur déclare le montant soustrait de la part
du collaborateur.
31 Selon la législation Suisse : http://www.ch.ch/private/00054/00058/index.html?lang=fr
32 Selon le code des obligations Suisse, articles 394 à 406
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 24
Bonnes pratiques pour le recrutement :
1. Adaptez votre mode de recrutement en fonction de la situation et des besoins
2. Exigez de voir le futur collaborateur en face à face ou par visioconférence
3. Demandez à voir les travaux réalisés par le futur collaborateur
4. Signalez clairement ce que vous recherchez de la part du futur collaborateur
5. Gardez contact avec les collaborateurs dont vous êtes satisfaits
6. Connaissez vos responsabilités envers le collaborateur engagé
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 25
3.2 La communication
Le but de se chapitre est de montrer les différents moyens techniques pour assurer
une bonne communication avec les collaborateurs freelance pendant les projets et de
proposer quelques exemples d’outils qui pourraient être utilisés.
Lorsque l’on utilise des freelancer, nous sommes confrontés à plusieurs problèmes :
• L’éloignement géographique, c’est le principal problème, car il faut gérer une personne qui ne travaille pas dans les locaux de l’entreprise, et la communication va évidemment être plus difficile, surtout à l’échelle de tout un projet
• La langue parlée, en effet, il n’y a pas de frontière lorsque l’on pratique cette méthode, c’est pourquoi les collaborateurs peuvent se trouver dans un pays différent de l’entreprise qui les mandate
• La culture, le pays ou la région où se trouvent les collaborateurs peut être totalement différent de l’entreprise, et les différences culturelles sont un facteur d’importance lors de la communication
Voici une image très célèbre concernant la communication lors d’un projet :
Figure 14
La communication dans un projet
Source http://projectcartoon.com
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 26
L’une des clés de la réussite dans la collaboration avec une ressource contractuelle est
donc d’établir une stratégie de communication. Lorsque l’on est à distance, le seul
moyen est de passer par des outils de communication et de collaboration. Il faut tout
d’abord les connaître mais aussi les utiliser correctement dans les bonnes situations.
3.2.1 Les outils TIC33
Les outils TIC sont les outils de communication que les collaborateurs de l’entreprise
vont utiliser tout au long des projets afin de communiquer avec leurs ressources
freelance. Le collaborateur freelance étant à distance, les plus grosses difficultés
rencontrées lors des projets sont bien évidemment des problèmes de communication
et plus particulièrement lorsqu’il s’agit de faire comprendre ce que l’on attend comme
résultats et le résultat fournit.
Ces outils sont utilisés afin de répondre aux besoins suivants :
• La communication entre le manager et les ressources
• La collaboration documentaire et productive
• La coordination du travail
Ces outils peuvent être répartis en deux catégories :
• Les outils de type asynchrone34
• Les outils de type synchrone
33 TIC : Technologie de l’information et de la communication
34 Dont l’information se transmet de manière différée
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 27
Tableau 4
Les outils TIC
Asynchrone Synchrone
Communication Messagerie Messagerie instantanée
Lettre d’informations Audioconférence
Blog Web conférence
Forums Visioconférence
Intranet
Collaboration Corrections Tableau blanc
Versioning Agenda partagé
Wikis
Coordination Gestionnaire de tâches
Gestionnaire de projet
Source : Manager à distance de Bernard le Clech
3.2.1.1 Les outils de communication asynchrones
Les outils de communication asynchrone sont les outils ou il n’y a pas de dialogue
direct avec la ressource freelance, le collaborateur laisse un message et celle-ci
répond lorsqu’elle est disponible, tout ce fait en différé.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 28
Le temps de réponse est très variable et cela dépend de plusieurs facteurs tels que :
• Le fuseau horaire de la ressource à joindre
• Les horaires de travail que la ressource s’impose
• Le fuseau horaire de l’entreprise
• Les horaires de travail des collaborateurs de l’entreprise
Figure 15
Le temps de réponse en communication asynchrone
Il faut donc tenir compte du temps pour que le collaborateur distant lise le message, et
du temps que le collaborateur sur place lise la réponse.
Les e-mails
Les e-mails sont une forme très courante de communication, cela permet d’envoyer
des informations par une liste de diffusion35 ou simplement d’informer ses
collaborateurs. Cependant, sans quelques règles, l’e-mail peut vite devenir une source
de problème. Il faut tout d’abord inscrire en tant que titre du mail, le but du mail :
Déconseillé :
Pour demain…
Conseillé :
Information Réunion Projet A du 18 mars
35 Utilisation spécifique du courrier électronique pour envoyer des e-mails à toute une liste de
personnes inscrites dans la liste. Détails : http://fr.wikipedia.org/wiki/Liste_de_diffusion
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 29
Dans cet exemple, on ne sait pas explicitement le but du message. L’expéditeur part
du principe que le destinataire sait intrinsèquement de quoi il parle. Lorsque l’on reçoit
plusieurs messages de ce type, on est obligé d’aller les ouvrir pour savoir de quoi il en
retourne. De plus, en utilisant les listes de diffusion, il est encore plus important que le
titre soit le plus explicite possible pour que tout le monde le comprenne.
Lorsque l’on écrit un e-mail, le but est de faire passer un message, cependant,
beaucoup de personnes détaillent beaucoup trop, et le message finit par devenir
illisible, le destinataire risque à cause de cela de passer à coté du but premier du
message et il va par la suite commencer à lire les messages de son collaborateur en
diagonale. Les clients qui demandent des modifications sur leur site ou souhaitent
améliorer quelque points ne s’en rendent d’ailleurs pas compte. Ils écrivent tout en vrac
et il faut ensuite du temps pour découper et traiter les informations. C’est pourquoi les
meilleurs e-mails sont ceux qui sont simples et directs.
La courtoisie est de rigueur si l’on veut préserver une bonne relation entre
collaborateurs. Il faut donc éviter d’user l’impératif, l’utilisation de points d’exclamations
ou de mots complets en majuscules dans les messages, car le destinataire peut très
mal l’interpréter.
Tableau 5
Avantages et inconvénients de l’e-mail
Avantages Inconvénients
Utile pour informer des collaborateurs Les messages peuvent être mal
interprétés
Pas besoin d’une connexion internet
élevée
Le destinataire ne lit pas tout de suite le
message
Tout le monde ou presque possède une
adresse e-mail
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 30
Le blog d’entreprise
Un blog permet à l’équipe de montrer les différents évènements qui ont eu lieu au
cours du projet. Ce système se prête très bien aux projets de longues durées. Pour les
collaborateurs, c’est un moyen de montrer le fruit de leur travail et de se valoriser.
3.2.1.2 Les outils de communication synchrones
Ces outils permettent aux collaborateurs de l’entreprise de communiquer de manière
directe avec les collaborateurs freelance. Lorsque l’on emploie ce genre d’outils, il faut
établir une plage d’horaire avec chaque collaborateurs qui définit à quelle moment le
collaborateur est disponible pour communiquer.
La messagerie instantanée
Cet outil permet aux collaborateurs de dialoguer en temps réel, ce qui est beaucoup
plus pratique lorsque l’on a des choses brèves à se dire. Cependant comme pour les
e-mails, la manière d’écrire et la courtoisie sont de rigueur si l’on ne veut pas que le
message soit mal interprété.
Ce genre d’outil est très utile si on veut poser une question sans pour autant passer
par le téléphone, et ceci sans payer de frais de communications.
Tableau 6
Avantages et inconvénients de la messagerie instantanée
Avantages Inconvénients
Permettent de régler les micro-problèmes Les messages peuvent être mal
interprétés
Dialogue en temps réel
Pas besoin d’une connexion internet
élevée
Outils pour la plupart gratuits
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 31
L’Audioconférence
Les outils d’audioconférence permettent de communiquer de façon orale. Ces outils
sont soit une fonction supplémentaire des messageries instantanées, soit d’un logiciel
à part. Les utilisateurs rejoignent un « salon » privé ou ils peuvent dialoguer comme si
ils étaient dans la même pièce.
Tableau 7
Avantages et inconvénients de l’audioconférence
Avantages Inconvénients
Permettent de régler les micro-problèmes Nécessitent un micro
Faciles à mettre en place
Pas besoin d’une connexion internet
élevée
Outils pour la plupart gratuits
La Webconférence
Les outils de Weconférence permettent de partager du son, de l’image mais également
des documents, comme par exemple afficher une image ou un document. Il y a
également selon les outils, la fonctionnalité de tableau blanc qui permet de faire des
schémas.
Il est plus dur de trouver un logiciel qui correspond exactement à ce que l’on veut
utiliser sans payer.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 32
Utile surtout en début de projet pour expliquer par des schémas, des diaporamas, la
structure du futur site web. C’est un outil à utiliser dans des cas très spécifiques, le
collaborateur doit surtout s’appuyer sur le cahier des charges et des consignes
données pour le travail.
Tableau 8
Avantages et inconvénients de la webconférence
Avantages Inconvénients
Utiles en début de projet Nécessite une connexion haut débit pour
assurer la bonne communication
Beaucoup de fonctionnalités Peu d’outils gratuits
La Visioconférence
Les outils de visioconférence intègrent à la fois l’image et le son. C’est l’outil qui se
rapproche le plus d’une réunion formelle et ceci sans bouger de lieu de travail.
Tableau 9
Avantages et inconvénients de la visioconférence
Avantages Inconvénients
Permettent un face à face lors du
recrutement
Difficiles à mettre en œuvre s’il y a plus
de deux participants
Permettent un face à face en cas de
problèmes d’ordre relationnels
Nécessitent une connexion internet haut
débit pour garantir la bonne
communication
Le temps des déplacements est supprimé
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 33
Le téléphone
Le téléphone permet de joindre la ressource contractuelle lors des situations urgentes
ou obtenir une réponse rapide de la part des collaborateurs. Cependant, beaucoup de
personnes l’utilisent abusivement et appellent pour des détails. Il ne faut pas oublier
que le lieu de travail du collaborateur dans la plupart des cas est dans son propre
foyer, et appeler trop souvent pour pas grand chose va vite devenir invasif pour lui et
sa famille. C’est pourquoi certains collaborateurs peuvent à force, lorsqu’ils voient un
appel, prendre leur temps pour rappeler.
Il faut donc bien insister sur le fait que c’est un outil à utiliser qu’en cas d’urgence et
dans un horaire précis si l’on veut éviter les problèmes.
Tableau 10
Avantages et inconvénients du téléphone
Avantages Inconvénients
Accès à la ressource même hors de son
lieu de travail
Factures à prendre en compte
Utile en cas d’urgence Peut être invasif pour la ressource si c’est
utilisé trop souvent
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 34
Bilan des outils de communication
L’idéal, c’est d’utiliser le moins d’outils possibles. Il existe plusieurs logiciels regroupant
la messagerie instantanée, l’audioconférence et même la visioconférence. Voici un
tableau avec différents outils, cette liste n’est cependant pas exhaustive :
Tableau 11
Tableau d’exemple d’outils de communication
Payant Messagerie instantanée
Audioconférence Webconférence Visioconférence
Skype Non Oui Oui Non Oui, avec le
plugin
Festoon™36
Teamspeak™37 Seulement
si on loue
un serveur
Oui Oui Non Non
Live
Messenger™38
Non Oui Oui Partage d’image
et tableau blanc
Seulement 1 à 1
utilisateur
DimDim™39 Seulement
la version
« pro »
Oui Oui Oui Oui
36 Plugin se greffant à Skype permettant d’augmenter le nombre de participants d’une
visioconférence jusqu’à 8 37 Lien officiel : http://www.teamspeak.com/
38 Lien officiel : http://www.windowslive.fr/messenger/
39 Lien officiel : http://www.dimdim.com/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 35
3.2.1.3 Les outils de collaboration asynchrone
Les outils de collaboration sont l’ensemble des outils qui permettent à un groupe de
plusieurs personnes de travailler ensemble, de partager de l’information en
s’affranchissant des contraintes de temps et de lieux.40
Les wikis
Un wiki est un site web dont tout ou une partie des visiteurs du site peuvent en modifier
le contenu, ce qui permet l’écriture collaborative des documents.
Pour chaque projet, il est intéressant de proposer un wiki dans lequel les informations
du projet, les données de connexion au FTP41 ainsi que le cahier des charges peuvent
être inscrit. Cela permet aux collaborateurs de consulter facilement les informations du
projet. Ce wiki va se mettre à jour tout au long du projet.
Pour mettre en place un wiki, on peut soit créer un site local pour les collaborateurs,
mais il faudra en faire un par projet. Une autre solution est d’utiliser un outil comme
Redmine™42 qui intègre un wiki pour chaque projet.
Le versioning
Tout au long d’un projet, plusieurs documents vont devoir être rédigés et consultés par
les collaborateurs. Ces documents peuvent évoluer au long du projet et seront maintes
fois revus et corrigés par les collaborateurs. C’est pourquoi il est utile d’utiliser des
outils qui gèrent les versions des documents.
Si plusieurs collaborateurs travaillent sur le même projet, il est possible qu’ils modifient
le même fichier. Pour régler ce problème, la mise en place d’un serveur CVS43 est
nécessaire. Ce serveur va gérer les différentes versions des fichiers modifiés et
effectue également des fusions de fichiers en indiquant où sont les changements
effectué par chaque collaborateur.
40 Source : http://www-igm.univ-mlv.fr/~dr/XPOSE2004/heuze/
41 FTP : File Transfer Protocol. Détails : http://fr.wikipedia.org/wiki/File_Transfer_Protocol
42 Voir chapitre 3.2.1.6
43 CVS : Concurrent Versions System
Détails : http://ricky81.developpez.com/tutoriel/cvs/introduction/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 36
3.2.1.4 Les outils de collaboration synchrones
Le tableau blanc
Lorsque l’on travaille en interne et que l’on a besoin de faire un brainstorming ou
d’expliquer par des schémas un concept à ses collaborateurs, nous avons tous par
habitude d’utiliser un tableau blanc. Ce moyen d’exprimer nos idées est supprimé
lorsque l’on travaille à distance, c’est pourquoi certains outils, notamment ceux
effectuant de la webconférence proposent un tableau blanc collectif.
Agenda partagé
Chaque projet comporte des points clefs marqués par une réunion entre collaborateurs
internes et ressources freelances, ceci afin de discuter des tâches effectuées et de
vérifier l’avancement du projet. En ayant un agenda partagé avec chaque collaborateur
du projet, il sera plus facile de visualiser les différentes dates importantes et de
préparer les rendez-vous car on peut voir l’emploi du temps de chacun.
L’agenda partagé est également une manière de confirmer les dates que qui ont été
imposées. Il est très simple de mettre en place un agenda partagé, avec Google
Agenda™44 par exemple. Les informations se mettent à jour en temps réel.
3.2.1.5 Les outils de coordination asynchrones
Les outils de coordination permettent aux collaborateurs de se retrouver
ponctuellement pour un évènement particulier ou de permettre de coordonner
habilement une série d’évènements afin d’atteindre un objectif.
Le gestionnaire des tâches
Le gestionnaire des tâches permet aux collaborateurs en plus de visualiser un planning
commun, d’être avertis automatiquement par e-mail à l’échéance d’une tâche que les
collaborateurs n’ont pas encore validé. Ce type d’outils est maintenant inclus dans les
agendas électroniques partagés.
Le gestionnaire de projet
Le gestionnaire de projet est un outil servant au chef de projet pour gérer les tâches à
effectuer par l’équipe de production. Ce type d’outils est expliqué au chapitre 3.3.3.
44 Site officiel : http://www.google.com/intl/fr/googlecalendar/tour.html
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 37
3.2.1.6 Exemple d’outils :
Zimbra™45
Zimbra est un logiciel collaboratif qui permet à ses utilisateurs de stocker, d’organiser
et de partager :
• Des rendez-vous
• Des contacts
• Des e-mails
• Des documents
Ce logiciel est installé par l’entreprise sur un serveur, et les utilisateurs n’ont besoin
que d’un navigateur internet pour l’utiliser ou peuvent également passer par Microsoft
Outlook™46.
Tableau 12
Avantages et inconvénients de l’outil Zimbra
Avantages Inconvénients
Pas d’installation chez les utilisateurs Demande des ressources sur le serveur
Très configurable
L’outil de base est gratuit
Pourquoi Zimbra ?
Simplement parce qu’il faut se limiter en nombre d’outils à utiliser. Celui-ci regroupe
beaucoup de fonctionnalités qui seront utiles pour communiquer et collaborer.
45 Site officiel : http://www.zimbra.com/
46 Site officiel : http://office.microsoft.com/fr-ch/outlook/fonctionnalites-et-avantages-doutlook-
2010-HA101810016.aspx
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 38
Les utilisateurs n’ont rien à installer ce qui veut dire que l’on peut imposer facilement
l’utilisation de cet outil à tous les collaborateurs car ils n’auront rien à faire à part
l’utiliser directement.
Il est configurable, il y a une gestion des listes de diffusion, et chaque utilisateur peut
également configurer son outil de messagerie pour le faire fonctionner avec par
exemple Mozilla Thunderbird™47. De plus c’est un outil gratuit qui ne requiert que le
temps pour l’installer et le configurer.
Redmine™
Redmine est un outil très puissant de collaboration et de coordination de projets. Pour
chaque projet il est possible de créer des demandes qui seront assignées aux
collaborateurs de choisi par le chef de projet. Chaque projet peut ensuite contenir les
sections suivantes :
• La section « Aperçu » contenant l’aperçu du projet tel que les collaborateurs participants au projet
• La section « Activité » qui informe des divers évènements qui se produisent dans la journée
• La section « Demandes », qui contient un tableau avec toutes les tâches attribuées aux collaborateurs. Il est également possible de les visualiser sous la forme d’un diagramme de Gantt48
• La section « Annonces », qui est une sorte de blog49 pour le projet
• La section « Documents », qui est un espace de stockage des différents documents en relation avec le projet
• La section « Wiki », qui permet de mettre à jour un wiki pour le projet
• La section « Fichiers », qui est utilisée comme serveur SVN50 pour les fichiers du projet
47 Site officiel : http://www.mozillamessaging.com/fr/
48 Voir chapitre 3.3.3
49 Description : http://fr.wikipedia.org/wiki/Blog
50 SVN : Subversion, qui est un système de gestion des versions. Site officiel :
http://subversion.apache.org/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 39
Ces différentes sections sont personnalisables. En effet, lors de l’installation de
Redmine, il est possible d’activer ou non des modules et les personnaliser en fonction
des besoins du projet comme par exemple un forum ou encore une roadmap51.
A noter également que Redmine gère les différents utilisateurs ainsi que leurs droits
sur chaque projet. Pour chaque demande, le collaborateur peut y inscrire sa
progression et en y laissant un commentaire. Ceci peut être configuré pour envoyer
des notifications par e-mail au gestionnaire de projet.
Redmine est Open Source52, il est également très extensible par des plugins qui sont
créés par une communauté très active.
Seul bémol, Redmine est un outil très puissant mais qui demande beaucoup de
ressources. C’est pourquoi il faut un serveur ayant les ressources suffisantes pour ne
pas avoir des temps d’attentes lors de son utilisation.
Tableau 13
Avantages et inconvénients de l’outil Redmine
Avantages Inconvénients
Regroupe en un seul outil la plupart des
fonctions de collaboration.
Occupe beaucoup de ressources
Paramétrable et extensible par des
plugins.
Pas d’installation chez les utilisateurs
Notifications par e-mail pour les
demandes.
51 Voir site : http://fr.wikipedia.org/wiki/Roadmap
52 Voir chapitre 3.3.3
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 40
Pourquoi Redmine ?
Car c’est un outil très complet pour les projets à effectuer, qui peut être adapté en
fonction de la complexité des projets en activant des modules spécifiques. Chaque
utilisateur à un statut particulier sur un projet (Gestionnaire de projet, Graphiste et
Développeur par exemple) et à une bonne vision des tâches qu’il doit effectuer. Autre
force de Redmine, il peut avertir automatiquement par e-mail lorsque le collaborateur
met à jour une tâche, ou le wiki du projet par exemple.
Le site officiel de Redmine est l’outil en question :
www.redmine.org
Bilan des exemples d’outils
Uniquement avec ces deux outils présentés, on englobe déjà une grande partie des
outils utiles pour la communication, la collaboration et la coordination pour les projets.
Toutefois, ceci n’est qu’un exemple, le plus important est d’utiliser des outils auxquels
on a confiance et de les utiliser aux moments adéquats.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 41
Bonnes pratiques pour la communication :
1. Avez-vous les outils nécessaires pour communiquer, collaborer et coordonner vos collaborateurs ?
2. Testez différents outils avant de les adopter
3. Utilisez les bons outils dans les bonnes situations
4. Privilégiez les outils ne requérant pas d’installation chez le collaborateur
5. Privilégiez les outils gratuits pour le collaborateur
6. Etablissez une plage horaire pour établir les communications directes
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 42
Bonnes pratiques pour les e-mails :
1. Donner un titre explicite à l’e-mail
2. Être court et précis (20 lignes maximum)
3. Etre courtois, mettre de la chaleur humaine
4. Eviter les mises en copie inutiles
5. Archiver les e-mails importants dans des dossiers
6. Indiquer son numéro de téléphone sur la signature
7. Configurer un message répondeur en cas d’absence
8. Utilisez correctement les listes de diffusion
Bonnes pratiques lors d’un conflit relationnel :
1. Ne réagissez jamais à chaud
2. Relisez vos mails avant d’y répondre
3. Mettez-vous dans la peau du destinataire
4. Favorisez l’usage du téléphone
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 43
3.3 La gestion de projet
Le but de se chapitre est d’aider les gestionnaires de projets des entreprises par
quelques règles simples permettant le bon déroulement des projets ainsi que le
respect des délais.
3.3.1 Le cahier des charges
Le cahier des charges sert à exprimer les besoins et les fonctionnalités que devra avoir
le site à la fin du projet. L’élaboration du cahier des charges est importante car c’est le
document de référence pour tous les acteurs impliqués dans le projet.
C’est un document qui est écrit par le chef du projet, dans un langage non-technique et
qui décrit avec détail les fonctionnalités du site web. Il contient également les
différentes contraintes à respecter (plateforme de développement, performance, etc.)
et qui se doivent d’être réalistes. Le cahier des charges ne doit pas être confondu avec
un document de spécifications, qui lui détermine comment réaliser les fonctionnalités à
faire techniquement.
Il est important d’y consacrer du temps car ce document sert de référence. Une fois
que le site est terminé, celui-ci est comparé au cahier des charges afin de valider si
tout a été respecté.
Ce document a une valeur légale, car il fait partie du contrat de prestation que signent
les collaborateurs. Il s’agit donc d’un engagement de moyens et de résultats qui sont
fixés avec l’équipe de production. S’il y a un problème de délais ou de fonctionnalités
non conformes aux attentes, le cahier des charges est alors le seul document qui va
permettre au chef de projet de faire valoir ses droits.53
3.3.2 Le contrôle du travail
Le contrôle du travail est l’une des tâches à effectuer en tant que manager afin de
s’assurer que la ressource effectue bien son travail et conforme aux attentes.
53 Source : LE CLECH B., Manager à distance, France, Insep Consulting Editions, 2007
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 44
Cependant, si le manager contrôle abusivement le travail de tous ces collaborateurs, il
va tôt ou tard se retrouver piégé dans un rôle de coordinateur. Les collaborateurs vont
perdre leur autonomie et vont tout soumettre au contrôle du manager. Cela est à la fois
une perte de temps pour les deux partis, ainsi qu’une dégradation des relations à long
terme, de plus, la confiance ne s’installera jamais.
Une bonne solution est de placer des points de contrôle également appelés milestones
aux moments clés du projet. C’est à ce moment là que les collaborateurs et le manager
se retrouvent pour discuter de ce qui à été fait, et le manager valide ou non. De cette
manière, le manager va uniquement contrôler les points importants du projet et faire
rectifier en cas d’erreur.
3.3.3 Le respect des délais
Si un projet requiert plusieurs ressources et dont le travail est conséquent, la difficulté
pour respecter les délais est accrue.
Pour cela, le manager va devoir mettre en place une gestion du projet efficace.
Découpage du projet en sous-tâches
La 1ère chose à faire est de découper le projet en sous-tâches. En effet, plus l’on
décompose une tâche, plus on réduit la complexité de chaque tâche et il devient
également plus simple de savoir le temps qu’il faut pour l’effectuer.
Cela permet :
• De voir dans quel ordre tout doit être fait et définir les priorités
• Une décomposition de la complexité du projet
• De mieux répartir le travail
• De mieux estimer le nombre d’heures pour effectuer chaque tâche
• De mieux estimer l’avancement global du projet
• La détermination du chemin critique54
• Une meilleure estimation des compétences nécessaires et une meilleure attribution du travail
• De se créer des marges
54 Définition : http://fr.wikipedia.org/wiki/Chemin_critique
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 45
Utilisation des diagrammes de Gantt55
Le diagramme de Gantt est un diagramme utilisé en gestion de projet afin de visualiser
dans le temps les tâches à effectuer, les ressources affectées ainsi que l’avancement
du projet. Il existe plusieurs logiciels utilisant les diagrammes de Gantt comme par
exemple MSProject™56 qui permet de gérer des calendriers de travail et des horaires
par ressources.
Cet outil permet57 :
• De déterminer les dates de réalisation d’un projet
• D’identifier les marges existantes pour certaines tâches
• De visualiser directement l’avancement du projet
Exemple de logiciels permettant d’utiliser ces diagrammes :
• MSProject
• GanttProject™58
• VisualProjet™59
55 Cet outil à été inventé par Henry Gantt en 1910 et est actuellement la référence en matière
de gestion de projet, c’est donc un outil qui a fait ses preuves 56 Lien officiel : http://www.microsoft.com/france/office/project/
57 Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Diagramme_de_Gantt
58 Lien officiel : http://www.ganttproject.biz/
59 Lien officiel : http://www.visualprojet.com/
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LOURO, Matias 46
Voici un exemple de diagramme de Gantt effectué avec MSProject concernant un
exemple de conception simplifié d’un site web :
Figure 16
Exemple de diagramme de Gantt
La répartition des tâches
Lorsque l’on réparti les tâches avec les collaborateurs, il est important de se demander
pour chaque collaborateur si il a tout ce qu’il faut pour qu’il puisse effectuer la tâche.
Par exemple, attribuer comme tâche la mise en place de la base de données du site
mais sans lui donner les comptes administrateurs lui permettant de le faire. Ce sont
des détails mais c’est souvent le cumul de ce genre de problème qui au final fait
dépasser les délais.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 47
3.3.4 La veille technologique
Le manager peut également décider des technologies nécessaires pour effectuer le
projet. Le monde de l’informatique est un monde est constante évolution et il faut donc
que évoluer avec.
Pour cela, il est conseillé de faire une veille technologique quotidienne d’environ un
quart d’heure. Concrètement, en lisant des revues spécialisées, en consultant des sites
sur l’actualité informatique, en encore en s’inscrivant sur des forums spécialisés ou afin
de se mettre au courant des nouvelles pratiques, des nouvelles technologie ou de
nouvelles versions d’un outil utilisé dans l’entreprise. Il est également conseillé d’en
fassiez une culture d’entreprise, c’est-à-dire que tous les collaborateurs en fasse de
même et ce par habitude, non par exigence.
Participer à des conférences professionnelles est également un plus pour enrichir sa
perspective.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 48
Bonnes pratiques pour la gestion de projet :
1. Découpez votre projet en sous-tâches
2. Utilisez les diagrammes de Gantt pour gérer vos projets
3. Incitez vos collaborateurs à se concerter ensemble avant de vous faire part de leur travail
4. Effectuez des contrôles sous forme de milestones afin de faire les vérifications importantes pendant le projet
5. Donnez les moyens nécessaires pour que le collaborateur puisse effectuer la tâche
6. Faites une veille technologique de 15 minutes par jour
7. Faites de la veille technologique une culture d’entreprise
8. Prenez le temps nécessaire pour rédiger le cahier des charges
9. Rédigez un cahier des charges dans un langage non-technique
10. Fixez des clauses réalistes dans votre cahier des charges
11. Utilisez le cahier des charges pour faire valoir vos droits en cas de problème
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 49
3.4 La standardisation
Le but de ce chapitre est de démontrer que la standardisation est importante lorsque
l’on travaille avec des collaborateurs externes à l’entreprise. En effet, le but de la
standardisation est avant tout d’éviter la personnalisation du code des sites web à
effectuer en respectant des règles convenues par l’entreprise ainsi qu’en utilisant des
solutions évitant de « recréer la roue » à chaque nouveau projet. Plus le code est
standardisé et maîtrisé, moins il y aura de problèmes lors de la maintenance ou de
l’amélioration des sites web créés par les ressources contractuelles.
3.4.1 Conventions de travail
Les conventions de travail sont essentielles afin de travailler de manière plus efficace.
Lors de la maintenance d’un site qui a été effectué par une ressource contractuelle, il
faut être sûr que son travail puisse être repris par quelqu’un d’autre sans perdre de
temps à comprendre son code source.
Pour cela il faut mettre en place des conventions qui doivent être respectées du début
à la fin par toutes les ressources travaillant pour pour l’entreprise. Ces règles doivent
être à la fois strictes et simples.
3.4.2 Convention de codage
Etablir une convention de codage est important car personne n’a la même manière de
coder un site web. De plus, plus la difficulté augmente, plus il devient important de bien
comprendre le travail de la personne.
Les règles de codage concernent :
• La manière d’indenter60 et le nombre d’espaces à chaque décalage
• La langue dans laquelle les commentaires, variables et noms de procédures doivent être écrit
• Une description dans chaque fichier décrivant qui l’a fait, à quelle date, et le but de ce fichier
• Une brève description du but de chaque procédure et fonctions
• Le nommage des variables et des procédures clair et concis
60 Indenter est le fait de mette un texte en retrait pour augmenter la lisibilité.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 50
Les conventions de codages peuvent également permettre l’utilisation d’outils comme
Doxygen61 qui s’occupent de générer automatiquement la documentation
correspondant au code source en plaçant des marqueurs dans les commentaires du
code.
3.4.3 Convention des outils de production
Les ressources contractuelles travaillent pour l’entreprise, c’est pourquoi ils doivent se
plier à ses règles de codage. Cependant, il est préférable de leur laisser carte blanche
pour les outils de production, car chaque ressource à sa manière de travailler, si elle
est à l’aise lorsqu’elle utilise des logiciels comme Eclipse™62 ou NetBeans™63 pour
faire son travail, elle ne le sera certainement pas si l’entreprise lui impose un outil
comme Adobe Dreamweaver™64 qui plus est, est payant. Cependant, si un projet
demande l’utilisation d’un framework65, c’est à elle de s’assurer que ses outils
permettent de l’utiliser.
3.4.4 Les éditeurs de contenu WYSIWYG66
Lorsqu’un client veut lui-même ajouter des photos ou un article sur son site, les CMS67
permettent l’installation d’un éditeur WYSIWYG, l’utilisateur voit directement ce à quoi
ressemblera le résultat final par le biais d’une interface très intuitive. Il existe diverses
solutions comme par exemple TinyMCE™68. Ces solutions existantes sont très
efficaces et permettent à la fois de gagner du temps mais aussi de dépersonnaliser le
code requit lors de la mise en place de ce genre d’éditeur.
61 Lien officiel : http://www.doxygen.org/
62 Lien officiel : http://www.eclipse.org/
63 Lien officiel : http://netbeans.org/
64 Lien officiel : http://www.adobe.com/fr/products/dreamweaver/whatsnew/?sdid=GMOOF&
65 Voir chapitre 3.4.7.4
66 WYSIWYG : What You See Is What You Get, ce qui signifie que l’on obtient ce que l’on voit
67 Voir chapitre 3.4.7.2
68 Lien officiel : http://tinymce.moxiecode.com/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 51
Voici un exemple d’interface d’éditeurs WYSIWIG (TinyMCE) :
Figure 17
Exemple d’éditeur WYSIWYG avec TinyMCE
3.4.5 Le W3C69
Le W3C a pour but de faire certifier des sites selon la standardisation en vigueur du
code XHTML70 et CSS71. Pour cela, le W3C a mis en place un site permettant de
tester des pages internet et de vérifier si le code mis en place est valide selon les
normes ou non.
En cas d’échec, le site affiche les erreurs qu’il a repérées et vous renvoie même pour
chaque type d’erreur à une documentation en ligne pour résoudre le problème.
69 W3C est le diminutif de World Wide Web Consortium qui est un organisme de
standardisation.
Plus de détails : http://fr.wikipedia.org/wiki/World_Wide_Web_Consortium 70 XHTML, Extendable Hyper Text Markup Language.
Plus de détail :http://fr.wikipedia.org/wiki/Extensible_HyperText_Markup_Language 71 CSS, Cascading Style Sheets.
Plus de détails : http://fr.wikipedia.org/wiki/Feuilles_de_style_en_cascade
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 52
Si au contraire le site est valide selon le W3C, celui-ci permet d’insérer sur la page du
site le label de validation W3C XHTML ou celui de W3C CSS si le design du site est
valide.
Figure 18
Labels de validation XHTML et CSS par le W3C
Non seulement cela montre aux visiteurs du site que le travail fais preuve de qualité,
mais également que le site est compatible avec tous les navigateurs puisque les
normes sont respectées. Scénario qui arrive très fréquemment, c’est que le
collaborateur fait le site à sa manière sur son navigateur favori, et va ensuite s’assurer
que se soit bien compatible avec les autres navigateurs, très souvent ce ne sera pas le
cas et cela va prendre du temps au développeur pour rectifier son code et ainsi le
rendre compatible.
Autre point fort, si cette règle est appliquée cette règle lors de tous les projets, on peut
garantir que le code est standardisé (du moins pour le XHTML et le CSS). Ceci couplé
aux conventions de nommage, il y aura peu ou pas de problème à reprendre les
travaux effectués par une autre personne.
3.4.6 Utilisation des patterns
Les patterns, ou patrons de conception en français, sont des concepts permettant de
résoudre des problèmes de programmation grâce à la vision objet.
Ce n’était pas le cas avant, mais aujourd’hui le langage PHP a beaucoup évolué et
permet maintenant d’utiliser la notion de programmation objet, et donc des notions
d’héritage72, de polymorphisme73 et bien d’autres.
En utilisant des design patterns, on s’assure de régler les problèmes de
programmation orienté objet de façon standardisée.
72 Voir détails : http://www.commentcamarche.net/contents/poo/heritage.php3
73 Voir détails : http://www.commentcamarche.net/contents/poo/polymorp.php3
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 53
Le pattern MVC
Voici un design pattern très connu et beaucoup employé, notamment dans les
frameworks et CMS :
Le pattern Modèle-Vue-Contrôleur abrégé MVC est un pattern architectural qui vise à
séparer74 :
• Le modèle, qui représente les données de l'application et qui définit aussi l'interaction avec la base de données et le traitement de ces données
• La vue, qui représente l'interface entre l’homme et la machine. La vue ne s’occupe pas de traiter les données, elle ne fait que d’afficher les données fournies par le Modèle. Il peut tout à fait y avoir plusieurs vues qui présentent les données d'un même modèle
• Le contrôleur, qui gère l'interface entre le modèle et le client. Il va interpréter la requête de ce dernier pour lui envoyer la vue correspondante. Il effectue la synchronisation entre le modèle et les vues
Figure 19
Schéma du pattern MVC
Source : www.siteduzero.com
74 Source : http://baptiste-wicht.developpez.com/tutoriels/conception/mvc/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 54
On peut considérer le modèle, la vue et le contrôleur comme des couches. La
synchronisation entre la vue et le modèle se passe avec le pattern Observer75. Il
permet de générer des événements lors d'une modification du modèle et d'indiquer à la
vue qu'il faut se mettre à jour.
A quoi ça sert ?
Le pattern MVC permet principalement deux choses76 :
• La séparation des couches ce qui permet de changer une couche sans modifier les autres
• La synchronisation des vues, c'est-à-dire que toutes les vues qui affichent la même chose sont toutes synchronisées
Le pattern MVC est très connu et beaucoup employé, il est notamment intégré dans les
frameworks ainsi que dans les CMS.
Il faut toutefois garder en tête que mettre en œuvre ce pattern n’est pas chose aisée à
cause de sa complexité et que pour implémenter un tel pattern il faut que l’application
soit bien conçue dès le départ, c’est pourquoi il est préférable de l’utiliser que pour les
moyennes et grandes applications.
Bilan de l’utilisation des design patterns
Le but n’est pas de connaitre précisément tous les patterns, mais simplement de savoir
qu’ils existent et qu’au besoin il faut aller les chercher et se renseigner. C’est
également un moyen de ne pas rendre son site trop complexe en effectuant des
manipulations hasardeuses qui peut être feront que le site fonctionne très bien au
début, mais qu’au bout d’un certain temps ou d’une certaine modification, les bugs
s’enchaineront et il sera très difficile de régler les problèmes.
75 Le pattern Observateur (en anglais Observer) définit une relation entre objets de type un-à-
plusieurs, de façon que, si un objet change d’état, tous ceux qui en dépendent en soient
informés et mis à jour automatiquement.
Plus de détails : http://www.design-patterns.fr/Observateur.html 76 Source : http://baptiste-wicht.developpez.com/tutoriels/conception/mvc/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 55
3.4.7 Choix des solutions
Le but de se chapitre est de montrer d’une part les différents types de solutions à
utiliser pour produire un site ainsi que de souligner l’importance dans le choix fixe
d’une solution, que celle-ci soit propriétaire ou open-source.
3.4.7.1 Propriétaire contre Open Source
Les entreprises doivent faire un choix stratégique : celui de développer ses propres
solutions, ou d’en utiliser une venant de l’extérieur.
Pour les solutions en interne, l’avantage est que l’entreprise est assurée d’effectuer la
maintenance des sites dont elle s’occupe et qu’elle suit ses propres standards de
programmation. En revanche, comme le savoir faire reste dans l’entreprise, si elle a
besoin d’une ressource freelance, cette dernière devra prendre du temps pour la
connaître et la maîtriser, il faut donc devoir prendre en compte du temps pour
« l’apprentissage » en plus et donc de l’argent.
Les solutions Open Source ont l’avantage d’être enrichies par leur communauté de
développeurs, ceux-ci y apportent de nouvelles idées et de nouvelles fonctionnalités.
Pour l’entreprise, il sera déjà plus facile de trouver une ressource ayant de l’expérience
avec ces solutions, ce qui lui fait gagner du temps et de l’argent. Mais également, si un
site à besoin d’une fonction particulière qui n’y a pas dans la solution de base, il y a de
grandes chances pour que l’on trouve des plugins77 existants, ce qui lui évite donc de
les faire développer.
77 Module d’extension
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 56
Le tableau suivant décrit les avantages et inconvénients pour chaque type de solution :
Tableau 14
Avantages et inconvénients open-source et propriétaire
Avantages Inconvénients
Communauté active,
beaucoup de
documentations et plugins
existants
Plus exposé aux failles de
sécurité
Facilité pour trouver une
ressource connaissant le
système
Mises à jour parfois
instables
Coûts réduits Délai d’ajout de nouvelles
fonctions
Open-source
Pérennité des solutions
assurées
Suit ses propres standards
de programmation
Maintenance de chaque
site assurée
Les ressources externes
ne connaissent pas la
solution
Main mise sur les
standards de
programmation
Demande un grand
investissement de départ
Propriétaire
Solution adaptée aux
besoins de l’entreprise
Obligations de développer
tout les plugins et modules
Il n’y a pas de solution parfaite, chacune à ses avantages et ses inconvénients mais il
faut connaître les conséquences lorsque l’on choisi l’un ou l’autre.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 57
3.4.7.2 Les CMS
Les CMS (Content Management System) sont des gestions de contenu. Le principe
consiste à s’enregistrer sur son site et d’accéder à un menu administrateur afin de
gérer ses articles, ses photos, de rajouter des menus etc. Tout cela se fait de manière
automatisée et le client n’a pas besoin de faire appel à une agence web à chaque fois
qu’il souhaite modifier le contenu de son site.
Il existe pour cela des solutions déjà existantes, et qui peuvent être personnalisées afin
de mieux correspondre à nos attentes. Ces CMS existants sont fournis avec une base
que l’on peut ensuite enrichir grâce à des plugins. De plus, si la ressource connait déjà
ces solutions, c’est un gain de temps pour le projet.
Lorsque l’on souhaite utiliser une solution existante en matière de CMS, il vaut mieux
commencer par des projets de petite envergure, afin d’avoir une plus grande chance
de réussite mais également afin d’acquérir de l’expérience avec l’outil en question.
Voici deux exemples de CMS très connus et couramment utilisés :
Joomla™
Joomla est un système de gestion de contenu très populaire. Il permet de manière très
simple et très rapide de mettre en place un site dynamique avec une zone
administrateur. La force de Joomla outre sa simplicité est sa modularité78, en effet,
après l’installation basique de Joomla, il y a la possibilité d’installer des modules
complémentaires pour les besoins spécifiques comme par exemple une galerie
d’images dynamique.
78 Qui permet grâce à sa structure d’ajouter des modules supplémentaires
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 58
Tableau 15
Avantages et inconvénients du CMS Joomla
Avantages Inconvénients
Communauté francophone très active Plugins pas toujours de bonnes factures
Multitude de fonctionnalités et de plugins
disponibles
Pas de sous-catégories
Création de sites multilingues
Le CMS de base est gratuit
Intègre le pattern MVC
Bonne gestion des droits utilisateurs
Respectueux des standards
Intègre un éditeur WYSIWYG
Wordpress™
Wordpress est connu comme étant l’une des meilleures solutions lorsque l’on veut
réaliser un blog. Tout comme Joomla, il est très simple d’installation, son interface
administrateur est très facile d’utilisation et il est entièrement personnalisable.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 59
Tableau 16
Avantages et inconvénients du CMS Wordpress
Avantages Inconvénients
Très simple et très rapide à mettre en
œuvre
Moins optimal quand il est utilisé hors
vision du blog
Gestion des billets efficace Plugins pas toujours de bonne factures
Grande modularité L’éditeur WYSIWIG intégré est parfois
défaillant
Gestion des droits utilisateurs
Le CMS de base est gratuit
Intègre un éditeur WYSIWYG
Communauté très active
Respectueux des standards
Bilan CMS
Le point commun entre ces deux CMS, c’est qu’ils viennent tous les deux avec un
package79 de base, puis peuvent être soit personnalisé directement au niveau du code
ou personnalisés du point de vue du style en rajoutant des thèmes déjà existants où
créés par l’entreprise.
79 Un package est un ensemble de produit et/ou de services proposés à un prix donné.
Source : http://www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/package/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 60
Il est également possible de le faire évoluer grâce à des plugins créés par leurs
communautés respectives, ce qui est un gain de temps et d’argent pour l’entreprise.
Bien évidemment, ces plugins ne sont pas toujours gratuits et il faut pouvoir les tester
avant de les utiliser.
Autre point important, c’est que ce sont des CMS très connus, on peut donc être
certain de leur qualité et aussi trouver des travailleurs freelances qui connaissent leur
manière de fonctionner.
Il existe un site très intéressant qui effectue un comparatif technique entre les différents
CMS, le site web de cmsmatrix.org :
http://www.cmsmatrix.org/
3.4.7.3 Les solutions e-commerce
Les solutions e-commerce permettent de développer efficacement des sites ayant une
boutique, gérant les différents produits regroupés en catégories ainsi que le payement
sécurisés des clients. Les solutions e-commerce permettent également de calculer
automatiquement les frais de TVA80 sur les produits, les frais de livraison, les
commandes et bien d’autres choses.
En optant pour une solution e-commerce l’entreprise s’assure que les modules de
paiement, les galeries de produits et la manière d’administrer le site sera toujours fait
de la même manière.
OsCommerce™81
OsCommerce est une solution Open Source permettant de construire rapidement une
boutique de vente en ligne sans avoir à faire de programmation.
OsCommerce a été créé en mars 2000 et a depuis conquis de nombreux
professionnels et revendique plus de 12’000 sites professionnels.82
80 TVA, Taxe sur la Valeur Ajoutée.
Plus de détails : http://fr.wikipedia.org/wiki/Taxe_sur_la_valeur_ajout%C3%A9e 81 Site officiel : http://oscommerce.com/
82 Constaté sur le site : http://oscommerce.com/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 61
Le logiciel offre une série de fonctionnalités de base qui répondent aux besoins
principaux de la plupart des sites commerciaux. Mais le succès d’OsCommerce assure
la présence d'une importante communauté d'utilisateurs et de développeurs de plugins
permettant une évolution constante de l'outil et l'ajout de nombreuses fonctionnalités.
On dénombre actuellement environ 6'000 plugins à l’heure actuelle.83
Un site de démonstration est disponible à l’adresse suivante :
http://demo.oscommerce.com/
Tableau 17
Avantages et inconvénients d’OsCommerce
Avantages Inconvénients
Multidevises et multilingue Sa structure le rend difficilement
personnalisable graphiquement
La solution de base est gratuite Certains plugins sont difficiles à installer
Mise en place très rapide du site Interface administrateur pas toujours
claire
Fonctionnalités très complètes
Documentation en français
Magento™84
Magento est une solution libre lancée le 31 mars 2008. Elle a été créée par l'éditeur
américain Varien85 sur les bases du framework Zend86.
83 Constaté sur le site : http://oscommerce.com/
84 Site officiel : http://www.magentocommerce.com/
85 Varien est devenu Magento
86 Voir chapitre 3.4.7.4
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 62
En 2008, Magento gagne le trophée du « meilleur nouveau projet Open Source » 87
organisé par la société SourceForge.Net88 ainsi que la « meilleure application pour
entreprises open-source »89 par InfoWorld90.
Tout comme OsCommerce, Magento est supportée par une grande communauté de
développeurs et d’utilisateurs dont on compte actuellement plus de 200'000.91
Tableau 18
Avantages et inconvénients de Magento
Avantages Inconvénients
Multidevises et multilingue Chargement des pages est assez lourd
Permet de créer des boutiques
relativement complexes
Mauvaise optimisation de la base de
données
Gratuit pour la version de base
Beaucoup de fonctionnalités de base
Bilan solutions e-commerce
Dotés d’un grand nombre de fonctionnalités déjà prêtes à l’emploi, les solutions e-
commerce actuelles permettent de gérer facilement et efficacement une boutique, en
passant du panier à la commande jusqu’à la livraison.
87 Constaté sur le site : http://www.magentocommerce.com/blog/comments/magento-wins-best-
new-open-source-project/ 88 Lien officiel : http://sourceforge.net/
89 Constaté sur le site : http://www.magentocommerce.com/blog/comments/magento-wins-best-
of-open-source-enterprise-applications/ 90 Lien officiel : http://www.infoworld.com/
91 Constaté sur le site : http://www.magentocommerce.com/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 63
A la manière des CMS, les solutions e-commerce existantes peuvent elles aussi être
enrichies par des plugins, à noter également que certains plugins « e-commerce »
existent pour les CMS comme Joomla avec le plugin Virtuemart92.
3.4.7.4 Les frameworks
Un framework, également appelé atelier de développement est un kit de composants
logiciels apportant aux programmeurs une multitude de fonctions et d’outils pour
favoriser la bonne production de son site internet.
Les frameworks sont conçus selon une architecture objet qui leur est propre et qui
s’utilisent à la manière d’une bibliothèque, c’est-à-dire que vous utilisez des fonctions
présentes dans des objets.
L’avantage de l’utilisation d’un framework du point de vue de la standardisation se situe
au niveau des méthodes qui sont utilisées par exemple pour coder un CRUD93 ou
lorsqu’il faut utiliser des requêtes pour communiquer avec une base de données.
Chaque collaborateur a sa manière de faire mais pas lorsque l’on utilise un framework
puisque se sont des méthodes appartenant à ce dernier qui sont utilisées.
Voici un exemple tiré du framework Symfony™94 où l’on peut voir comment on créé un
champ de texte pour un numéro de téléphone à partir d’un « object_input_tag », on
remarque bien la façon de standardiser le code en utilisant les méthodes à disposition
et ensuite le framework génère le code HTML correspondant.
Figure 20
Exemple de cas d’utilisation d’un framework
Source : http://andreiabohner.wordpress.com
92 Lien officiel : http://virtuemart.net/
93 Créer(C), Lire(R), Modifier(U), Effacer(D), se sont les 4 opérations de base sur des données
94 Lien officiel : http://www.symfony-project.org/
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 64
La plupart des frameworks mettent également en œuvre le principe de « scaffolding »
qui se traduit par « échafaudage ». Le scaffolding est une technique permettant au
développeur de définir et créer une application qui peut construire, afficher, modifier et
détruire facilement des objets. Ceci permet par exemple de mettre en place un CRUD
de manière rapide, que peut ensuite être utilisé comme base pour toutes les autres
applications qui requièrent un CRUD.
Zend™
Zend framework est un framework PHP très répandu se basant sur l’architecture
conceptuelle Modèle-Vue-Contrôleur. Ce framework a pour caractéristique de
fonctionner complètement en langage orienté objet dont les composants sont
faiblement dépendants entre eux.
Zend framework est très facile d’installation, il s’ajoute et se configure aux éditeurs de
création de sites internet comme par exemple Adobe Dreamweaver™ ou encore
Eclipse™, il s’adapte donc parfaitement avec la plupart des outils de production.
Tout comme les CMS et solutions e-commerce décrites précédemment, le succès de
Zend a généré une importante communauté ce qui permet aux entreprises de trouver
facilement des travailleurs développant à l’aide de ce framework.
Tableau 19
Avantages et inconvénients du framework Zend
Avantages Inconvénients
Beaucoup de documentation et de
tutoriels
Nécessite une bonne connaissance en
POO95
Très utile pour les projets de grande
envergure
C’est un framework qui demande
beaucoup d’expérience
Se base sur le pattern MVC Trop lourd pour les projets de petites
envergures
95 POO : Programmation Orientée Objet
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 65
CakePHP™
CakePHP est un framework PHP qui a pour but le développement rapide et fiable de
des sites web en fournissant une architecture extensible pour développer, maintenir et
déployer des applications. CakePHP réduit les coûts de développement et aide les
développeurs à écrire moins de code.
Tableau 20
Avantages et inconvénients du framework CakePHP
Avantages Inconvénients
Permet le scaffolding Moins adapté pour les projets de grandes
envergures
Intègre le pattern MVC Problème de performance avec les bases
de données complexes
Intégration de CRUD
Simplification dans l’utilisation des bases
de données
Riche en documentation et tutoriels
Axé rapidité de développement et
simplicité
Très utile pour les petites et moyennes
applications
Bilan de l’utilisation de frameworks
En règle générale, il vaut mieux utiliser le minimum de frameworks possibles. Par
exemple CakePHP pour les projets simples et Zend pour les plus complexes. Une fois
que le choix est fait, il faut consulter si de nouvelles versions sont disponibles et ce
qu’elles apportent en plus, pendant la veille technologique conseillée précédemment
par exemple.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 66
Bonnes pratiques pour la standardisation :
1. Etablissez une convention de codage et imposez là
2. Laissez le freelancer utiliser ses propres outils de production
3. Pensez à utiliser les frameworks pour les projets conséquents
4. Utilisez un maximum les CMS et solutions e-commerce existants si vous n’avez pas votre propre solution
5. Gardez toujours ce qui peut vous être utile de projets en projets
6. Renseignez-vous et appliquez les design patterns lorsque vous programmez objet
7. Validez vos sites avec les standards du W3C
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 67
3.5 L’évaluation
Une fois le projet et la collaboration avec le travailleur freelance terminés, il est
important d’évaluer la prestation de ce travailleur et ainsi de garder ces informations
pour un futur projet. Cela permettra de savoir à qui l’entreprise peut se fier par la suite
mais aussi de faire appel aux collaborateurs ayant les compétences optimales pour les
projets futurs.
Cette évaluation se fait par un formulaire en format papier ou en ligne. L’avantage avec
le formulaire en ligne c’est que l’on peut stocker les informations dans une base de
données qui est facilement consultable par la suite.
Autre point dans l’évaluation, c’est de le faire dans le sens inverse, c’est-à-dire que
c’est l’entreprise qui demande aux collaborateurs d’évaluer ses rapports avec elle.
Le questionnaire papier, même si il est couramment utilisé dans le monde
professionnel ne se prête pas dans cette situation car les collaborateurs ne sont pas
sur place. En revanche, un sondage en ligne permet plus aisément de récolter des
réponses, mais également de stocker les informations dans une base de données.
Afin d’obtenir un maximum de réponses, il faut que les questionnaires soient remplis
de manière anonyme et envoyés en même temps à tous les collaborateurs ayant
travaillé pour l’entreprise par exemple les 6 derniers mois. En avertissant les
collaborateurs des mesures prises pour garantir cet anonymat des réponses, le taux de
participation sera beaucoup plus élevé. De plus cela permet de traiter les informations
et de se pencher sur les réponses au même moment.
La boite à idées est également très utile car elle recueille des idées venant des
collaborateurs visant à améliorer la gestion du freelancing. Celle-ci peut être
représentée sous la forme d’un forum d’entreprise simple. Elle permet de recueillir
l’expérience des collaborateurs passés auprès d’autres entreprises.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 68
Dans le questionnaire proposé aux agences web sur Genève, on constate que les
entreprises n’évaluent pas et ne sont pas évaluées lors de l’utilisation de travailleurs
indépendants comme le démontre les graphes ci-dessous :
Figure 21
Résultat évaluations des collaborateurs et auto-évaluations
Un exemple d’évaluation d’un collaborateur ainsi qu’une évaluation des rapports des
collaborateur avec l’entreprise sont disponibles en annexe (Annexe 2 et Annexe 3).
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 69
Bonnes pratiques pour l’évaluation :
1. Evaluez vos ressources par un formulaire papier ou en ligne
2. Mettez en place une boîte à idée sous la forme d’un forum
3. Demandez à vos ressources d’évaluer ses rapports avec votre entreprise par un sondage en ligne
4. Soulignez le fait que les réponses de vos sondages sont anonymes
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 70
4. Cas concrets Dans ce chapitre, nous allons étudier quelques cas concrets de problèmes en
entreprises avec des collaborateurs externes qui m’ont été donné au cours de mon
interview (voir Annexe 6), et de voir comment ils auraient pu être résolus ou évités en
se basant sur les bonnes pratiques citées tout au long de ce document.
Cas numéro 1
Lors d’un projet important (développement d’un CMS). Le freelance devait finir son
CMS et le responsable du projet n’a pas pu le contacter et ce jusqu’à une semaine
après la deadline imposée (deadline réelle sans marge prévue). La tâche étant la
conception complète du CMS, l’agence a du demander un délai au client et la tâche a
été confiée en interne.
On remarque déjà que c’est un problème de gestion de projet car le responsable du
projet a attendu pratiquement la fin du projet pour contacter le freelancer et n’a pas
placé de milestones durant le projet. De plus, avec un CVS mis en place, l’agence
aurai pu prendre la dernière version du site uploadée ce qui lui aurai fait gagner du
temps, c’est donc un outil de collaboration qui n’a pas été utilisé.
Se référer aux bonnes pratiques pour la gestion de projet, n°4
Se référer aux bonnes pratiques pour la communication, n°1 et n°6
Cas numéro 2
Pendant un projet très important (toujours en cours), il y a eu de gros retards au début
de la construction du projet, car le freelancer mandaté décide de quitter l’entreprise, et
le remplaçant désigné en urgence n’avait pas les compétences pour effectuer le projet.
Par la suite, un autre freelancer a été désigné et celui-ci a pu rattraper le retard, des
délais ont du être demandé au client. Le projet est maintenant stable.
Problème clairement centré sur le recrutement, car non seulement l’entreprise n’as pas
su trouver à temps une ressource fiable. Et le recrutement du remplaçant a été bâclé.
Mode de recrutement à utiliser adapté pour les urgences donc soit quelqu’un de fiable
que l’entreprise connait soit en passant par un portail freelance.
Se référer aux bonnes pratiques pour le recrutement, n°1 à n°4
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 71
Cas numéro 3
Problèmes de communication fréquents avec un collaborateur situé à Singapour. Ces
problèmes sont dus aux fuseaux horaires, non à la langue parlée (freelancer établi à
Genève avant de partir pour Singapour). Problèmes pour se coordonner, difficultés
pour se trouver un horaire pour parler, temps de réponse aux mails et aux demandes
assez longs.
Le seul moyen de communication utilisé ici est celui de l’e-mail qui est un outil de
communication asynchrone. Les fuseaux horaires étant très différents, il est donc
normal que les délais de réponse aux mails soient très longs. C’est pourquoi il faut
privilégier dans ces cas l’utilisation d’un outil de messagerie instantanée ou
d’audioconférence et établir avant que le projet ne débute les horaires de disponibilités
pour la communication directe.
Se référer aux bonnes pratiques pour la communication, n°1, n°3 et n°6
Cas numéro 4
Problème de coordination sur un projet, deux chefs de projets désignés, dont un
considéré à la base comme remplaçant, mais qui au final leurs tâches ont été
mélangées, ce qui à créé une incompréhension car le 1er chef de projet pensait que
c’était à l’autre de faire une certaine tâche alors que le deuxième n’était pas au
courant. Le client quant à lui appelait une fois sur deux un des deux managers. Le 2ème
manager a finalement été écarté du projet.
Problème de communication car le 1er chef de projet n’as pas informé son remplaçant
quand il devait prendre ou arrêter ses fonctions.
Se référer aux bonnes pratiques pour la communication, n°1
Cas numéro 5
Projet accepté par l’agence web (en mode forfait) mais le client à continuellement
soumit à l’agence des fonctionnalités supplémentaires demandant beaucoup de travail
et ce presque chaque jour, imposant des délais infernaux. L’agence n’a pas pu
effectuer le travail et n’a pas pu négocier avec le client et a finalement dû abandonner
le projet.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 72
Deux problèmes à constater :
• Difficultés à gérer le projet
• Difficultés de trouver des ressources en urgence
Concernant la gestion de projet, le responsable du projet aurait dû mieux négocier les
fonctionnalités à entrer dans son cahier des charges et en imposant des clauses
Ayant mobilisé toutes les ressources que l’entreprise pouvait par ses connaissances, il
lui fallait trouver de nouvelles ressources de manière très rapide, c’est pourquoi elle
aurait dû passer par un portail freelance.
Se référer aux bonnes pratiques pour le recrutement, n°1 à n°4
Se référer aux bonnes pratiques pour la gestion de projet, n°8 à n°11
Cas numéro 6
Création d’un site e-commerce, le collaborateur a signalé que le site est terminé, et ce
dans les délais. Il est ensuite parti en vacances deux jours plus tard (vacances prévues
et annoncées). Cependant, le chef de projet n’a pas examiné consciencieusement les
travaux du collaborateur et il s’est avéré que le site comportait un très grand nombre
de bugs fonctionnels et graphiques, le site était donc loin d’être terminé et il restait
deux jours pour le terminer et le livrer. Deux collaborateurs (un en interne et un
freelance) ont été désignés d’urgence pour terminer le site, ils ont finalement réussi
dans les délais mais travaillant en fin de semaine, l’agence a du payer les heures de
travail qui n’auraient pas dû exister, et en bonus compte tenu de l’urgence et que
c’était en fin de semaine.
Il n’y a pas eu clairement de contrôle final ni de milestones posées lors de ce projet. Le
« contrôle » n’a été effectué qu’à la fin.
L’autre problème se situe au niveau du code qui comportait des bugs, des
incohérences entre différents navigateurs ainsi qu’un non respect d’une convention de
nommage qui est pourtant existante.
Se référer aux bonnes pratiques pour la gestion de projet, n°4
Se référer aux bonnes pratiques pour la standardisation, n°1 et n°7
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 73
Cas numéro 7
Toujours pour le même projet, un mois et demi plus tard, le client demande des
modifications sur son site, certaines fonctionnalités de payement, une nouvelle section
ainsi que quelques remaniements graphiques. Le responsable du projet à soumis la
tâche au freelance dédié au projet. Cependant, le freelancer à la base du site était
toujours en vacances, et le chef de projet s’attendait à ce que se soit le freelancer
ayant réparé le site en urgence il y a 1 mois et demi qui effectue la tâche (la demande
de tâche a été envoyée par e-mail aux deux freelancers). Le freelancer en question
n’étant pas au courant que l’autre freelancer est toujours en vacances et ne voyant pas
que la demande est spécifiée exactement pour lui, il n’a pas effectué la tâche tout de
suite.
C’est par la suite que le chef du projet, appelle le collaborateur freelance et lui
demande où en est le travail que la confusion s’est installée. Au final, le travail a pu
être livré dans les délais mais le freelancer n’a pas eu beaucoup de temps pour
effectuer le travail, ce qui aurait pu mal se terminer.
Le problème vient d’une mauvaise communication, car il est clair que les
collaborateurs freelances en général ne se connaissent pas entre eux. C’est pourquoi il
fallait explicitement dire au freelancer qui a remplacé le site un mois plus tôt que c’est
bien lui qui est assigné à la tâche, ce qui n’était pas indiqué dans le mail qui a été
envoyé aux deux collaborateurs, probablement dû à la liste de diffusion.
Se référer aux bonnes pratiques pour la gestion de projet, n°1, n°2 et n°8
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 74
5. Conclusion Pour conclure, on peut remarquer que la gestion de collaborateur freelance doit être
traitée sur beaucoup d’aspects très différents les uns des autres. C’est un phénomène
très utile pour les agences web à l’heure actuelle mais qui demande beaucoup de
rigueur afin de maîtriser les projets qu’elles externalisent.
Le phénomène du freelancing se répandant de plus en plus, il est utile d’avoir à
disposition des mesures certes simples mais qui permettent de régler beaucoup de
problèmes car les entreprises ont tendance à gérer les ressources freelances de la
même manière que les collaborateurs en interne sans voir les difficultés apportées par
le fait que le freelancer ne travaille pas au sein de l’entreprise.
On remarque également que la mise en place des différents outils de communication,
de collaboration et même de production est peu coûteuse car il existe une multitude
d’outils gratuits et de très bonne qualité. Il faut juste que l’entreprise prenne le temps
de choisir ses outils de façon à s’en tenir aux bonnes pratiques et de les installer, les
configurer et les faire adopter par les collaborateurs.
Certes, cela représente un changement plus ou moins grand pour les collaborateurs,
surtout au niveau du choix de solutions et des standards de programmation à adopter
qui leur demanderont un temps d’adaptation, mais à moyen et long terme, on
remarquera une nette baisse des problèmes rencontrés.
Ayant fais mes premiers pas dans une agence employant fortement le freelancing, il ne
m’a pas fallu beaucoup de temps pour voir les difficultés que celle-ci avait. C’est
pourquoi l’élaboration d’un outil visant à gérer ces problèmes a été très motivante et
intéressante pour moi car cela va me permettre de mettre en place ces bonnes
pratiques et de voir concrètement le changement que cela va apporter.
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 75
Bibliographie
Livres
LE CLECH B., Manager à distance, France, Insep Consulting Editions, 2007
REYT J-N., Le guide du web management, France, Dunod, 2009
CLOUX P-Y, RUP, XP Architecture et outils, France, Dunod, 2003
CO, Suisse, Chancellerie Fédérale, 2010
Sites web
BLOG DU FREELANCE, Le Blog du freelance [en ligne] http://blog.freelance.com/
(consulté en juin 2010)
CAKEPHP - [en ligne] http://cakephp.org/ (consulté en juin 2010)
COMMENTCAMARCHE, Comment ça marche ? – [en ligne]
http://www.commentcamarche.net/ (consulté en juin 2010)
DEVELOPPEZ.COM – Developpez.com - [en ligne] http://www.developpez.com/
(consulté en juin 2010)
FREELANCE.COM – Freelance.com - [en ligne] http://www.freelance.com/ (consulté
en juin 2010)
PLANETE MICRO ENTREPRISES, Le salon des micro entreprises - [en ligne]
http://www.salonmicroentreprises.com/ (consulté en juin 2010)
SITEDUZERO, Le Site du Zéro - [en ligne] http://www.siteduzero.com/ (consulté en juin
2010)
WIKIPEDIA – Accueil – Wikipedia [en ligne] http://www.wikipedia.org/ (consulté en juin
2010)
Cours
DE BANOFF A., Gérer un portfolio de sous-traitants. Cours d’économie d’entreprise,
Informatique de gestion, Genève, 2010
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 76
Annexe 1 Sondage sur la gestion actuelle du freelancing
Afin de voir comment le phénomène du freelancing touche les agences web dans notre
région et de voir les différents problèmes rencontrés, nous avons décidé d’élaborer et
de transmettre un questionnaire en ligne aux agences web situées sur Genève. Ce
questionnaire accessible en ligne a été transmis aux agences web effectuant des
projets sur le canton de Genève et comporte 26 questions qui sont traitées de manière
anonyme.
Recherche de participants
Le registre du commerce Suisse facturant la raison sociale des entreprises, il a été
décidé d’effectuer la recherche des participants sur internet par l’utilisation du moteur
de recherche Google dont les critères de recherche est « Création de site web sur
Genève », « Agence web sur Genève ».
Parmi les résultats ont été retenu les agences web travaillant sur Genève et ayant un
certains nombres de références montrant leur savoir-faire et permettant ainsi de
préserver l’intégrité des réponses du questionnaire, la qualité étant privilégiée par
rapport à la quantité. C’est un total de 20 agences qui ont été retenues.
Réalisation du questionnaire
Le questionnaire à été réalisé par l’outil de SurveyConsole™96. L’outil étant gratuit
mais limitant le nombre de fonctionnalités et surtout le nombre de questions à 8, il a
fallu prendre un abonnement mensuel permettant d’être beaucoup plus libre dans la
création de ce questionnaire.
Le questionnaire en ligne à été choisi pour les raisons suivantes :
• Facilité du dépouillement grâce à l’outil de SurveyConsole
• Garantie de l’anonymat des réponses car il n’est pas demandé d’y inscrire le nom de son entreprise
• Facilité d’envoi du questionnaire car il suffit juste d’envoyer un e-mail en indiquant le lien du questionnaire
96 Lien officiel : http://www.surveyconsole.com/console/home.do
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LOURO, Matias 77
Afin d’avoir le plus haut taux de réponses possibles avec le nombre d’entreprises
retenues, un appel téléphonique à été passé à chaque entreprise. Ceci afin d’établir un
contact humain, car les entreprises se montrent plus coopératives avec les étudiants
rédigeant un mémoire. L’appel permet également de demander une autorisation
d’envoyer un e-mail contenant le lien du questionnaire, mais aussi de l’envoyer à un
collaborateur qui est en mesure de répondre aux questions du questionnaire.
Le Questionnaire
Voici ci-dessous le questionnaire tel qu’il a été présenté aux entreprises ainsi que les
résultats des réponses. Sur les 20 entreprises questionnées, 14 agences ont répondu
à ce questionnaire.
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LOURO, Matias 78
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Les résultats
Voici les résultats de ce questionnaire par ordre des questions posées :
En complément pour la réponse Autre :
• Sites vitrine
• Application mobiles
• Business Intelligence
• Solutions Internet et Mobile sur mesure
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En complément de la réponse Oui :
• MS Project
• Solution interne
• Merlin (mac)
• BaseCamp
• FogBugz
• Assembla (solution en ligne)
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Appliquez-vous une méthode de déroulement de projet ? (exemple : RUP) :
Oui à 35%,
• HERMES
• Agile, Scrum
• Méthode interne très fortement basée sur la méthode Agile/Scrum
• Méthode interne
• Méthodes Agile + gestion des priorités
Non à 65%
• Pas suffisamment nombreux actuellement
• Trop petite structure et petits projets
• Je n'en connais pas
• Petite équipe de 4 personnes, la communication orale et un agenda des deadlines nous suffit
En complément pour la réponse Autre :
• Framework interne
• Solutions développées par nos soins
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LOURO, Matias 85
En complément de la réponse Non :
• Nous avons assez de monde en interne
• Utilisation de ressources internes pour l'instant
• Nous avons les ressources à l'interne
• Nous voulons garder une qualité totale sur nos développements
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LOURO, Matias 87
Quelles sont les raisons de votre choix pour la question précédente?
• La proximité et la qualité
• en fonction des disponibilités
• Proximité
• Dépendance de la disponibilité des travailleurs free-lance
• Proximité, qualité
• Connaissance et réseau suisse
• Compétences souvent meilleures en dehors du territoire, ouverture de l'entreprise à des techniques peu utilisées localement, mais aussi pour leurs tarifs
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Avez-vous une solution mise en place pour la résolution ou la prévention de ces problèmes?
Oui 21%
• Séances supplémentaires de coordination
• Meilleure sélection des freelances
• Le choix d'un partenaire expérimenté, solide et très spécialisé. Nous nous connaissons déjà et savons la qualité de nos travaux respectifs
Non 79%
• Jamais cherché de solution, mais serait intéressant d'en avoir une
En complément pour la réponse Non :
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LOURO, Matias 90
• Accord oral
• Relation basée sur une longue connaissance et la confiance
• Le principe de confiance est appliqué. En cas de manquement à cette obligation professionnelle de sa part nous ne travaillerons plus avec lui. Par principe nous n'avons jamais eu un tel problème avec un freelance car celui-ci cherche à garder son job et sa réputation pourrait être en jeu. Pour ce que nous savons les freelances sont pour la plupart des personnes responsables, sans doute déjà par le fait de devenir son propre employeur les oblige à cela.
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LOURO, Matias 91
Annexe 2 Exemple de fiche d’évaluation du collaborateur
Evaluation du collaborateur : NOM + Prénom
Nom et prénom de l’évaluateur
Nom du projet effectué
Date de début et de fin du projet
Tâches effectuées par le collaborateur dans ce projet
Questions Réponses
Satisfaction globale (de 1 à 4)
Les tâches a effectuer ayant été terminées dans les délais (en %)
Les conventions de nommage ont-elle été respectées ? (en %)
Le cahier des charges a-t-il été respecté ? (en %)
Collaborateur à recontacter pour de futurs projets ? (oui / non)
Si oui dans quelles mesure ?
Remarques éventuelles ?
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LOURO, Matias 92
Annexe 3 Exemple d’évaluation des rapports du collaborateur
avec l’entreprise
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LOURO, Matias 93
Annexe 4 Tableau de l’évaluation préalable pour l’outsourcing
A traiter Importance Réponse
Quelles sont les raisons qui nous poussent à employer des collaborateurs freelances ?
Quels sont les projets que nous allons sous-traiter ?
Quel pourcentage de développement (ou autre) sera probablement réalisé en outsourcing à moyen/long terme ?
Quelles sont les priorités budgétaires ? Actuelles et probables à moyen terme
Quelles économies vise-t-on ?
Dispose-t-on d’un ordre de grandeur des dépenses anticipées ?
Quel est le niveau minimal de sécurité que l’on souhaite atteindre pour nos sites web ?
Quelles sont les exigences de sécurité que nous devons chiffrer ?
Veut-on réaliser un projet test ou désire-t-on démarrer tout de suite par un projet réel ?
Quels enseignements désire-t-on recueillir d’un projet test ?
Quel serait notre projet test ?
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LOURO, Matias 94
Qui en interne va prendre le management des opérations outsourcées (encore plus important si offshore)
Cette personne est-elle motivée sur l’outsourcing ? (offshore ?)
A-t-on décidé du type de rémunération ?
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LOURO, Matias 95
Annexe 5 Listes des bonnes pratiques
Bonnes pratiques pour le recrutement :
1. Adaptez votre mode de recrutement en fonction de la situation et des besoins
2. Exigez de voir le futur collaborateur en face à face ou par visioconférence
3. Demandez à voir les travaux réalisés par le futur collaborateur
4. Signalez clairement ce que vous recherchez de la part du futur collaborateur
5. Gardez contact avec les collaborateurs dont vous êtes satisfaits
6. Connaissez vos responsabilités envers le collaborateur engagé
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LOURO, Matias 96
Bonnes pratiques pour la communication :
1. Avez-vous les outils nécessaires pour communiquer, collaborer et coordonner vos collaborateurs ?
2. Testez différents outils avant de les adopter
3. Utilisez les bons outils dans les bonnes situations
4. Privilégiez les outils ne requérant pas d’installation chez le collaborateur
5. Privilégiez les outils gratuits pour le collaborateur
6. Etablissez une plage horaire pour établir les communications directes
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LOURO, Matias 97
Bonnes pratiques pour les e-mails :
1. Donner un titre explicite à l’e-mail
2. Être court et précis (20 lignes maximum)
3. Etre courtois, mettre de la chaleur humaine
4. Eviter les mises en copie inutiles
5. Archiver les e-mails importants dans des dossiers
6. Indiquer son numéro de téléphone sur la signature
7. Configurer un message répondeur en cas d’absence
8. Utilisez correctement les listes de diffusion
Bonnes pratiques lors d’un conflit relationnel :
1. Ne réagissez jamais à chaud
2. Relisez vos mails avant d’y répondre
3. Mettez-vous dans la peau du destinataire
4. Favorisez l’usage du téléphone
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LOURO, Matias 98
Bonnes pratiques pour la gestion de projet :
1. Découpez votre projet en sous-tâches
2. Utilisez les diagrammes de Gantt pour gérer vos projets
3. Incitez vos collaborateurs à se concerter ensemble avant de vous faire part de leur travail
4. Effectuez des contrôles sous forme de milestones afin de faire les vérifications importantes pendant le projet
5. Donnez les moyens nécessaires pour que le collaborateur puisse effectuer la tâche
6. Faites une veille technologique de 15 minutes par jour
7. Faites de la veille technologique une culture d’entreprise
8. Prenez le temps nécessaire pour rédiger le cahier des charges
9. Rédigez un cahier des charges dans un langage non-technique
10. Fixez des clauses réalistes dans votre cahier des charges
11. Utilisez le cahier des charges pour faire valoir vos droits en cas de problème
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LOURO, Matias 99
Bonnes pratiques pour la standardisation :
1. Etablissez une convention de codage et imposez là
2. Laissez le freelancer utiliser ses propres outils de production
3. Pensez à utiliser les frameworks pour les projets conséquents
4. Utilisez un maximum les CMS et solutions e-commerce existants si vous n’avez pas votre propre solution
5. Gardez toujours ce qui peut vous être utile de projets en projets
6. Renseignez-vous et appliquez les design patterns lorsque vous programmez objet
7. Validez vos sites avec les standards du W3C
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LOURO, Matias 100
Bonnes pratiques pour l’évaluation :
1. Évaluez vos ressources par un formulaire papier ou en ligne
2. Mettez en place une boîte à idée sous la forme d’un forum
3. Demandez à vos ressources d’évaluer ses rapports avec votre entreprise par un sondage en ligne
4. Soulignez le fait que les réponses de vos sondages sont anonymes
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LOURO, Matias 101
Annexe 6 Interview Agence Web
Les présentations
• Date : 13 mai 2010
• Lieu : Confidentiel
• Intervieweur : Matias Louro, étudiant en informatique de gestion
• Interviewé : Confidentiel, gestionnaire de projet
Résumer les informations du questionnaire
Cette agence web externalise beaucoup de ses projets à des collaborateurs
freelances. Une fois recrutés, les freelancers restent au service de l’agence, ce qui leur
permet de s’assurer d’avoir des missions et pour l’agence d’avoir toujours quelqu’un
sous la main pour effectuer les missions.
Sur l’évaluation des freelancers, le gestionnaire reconnait que tout se fait de mémoire,
mais qu’à la longue il est vrai qu’il est mieux que ses informations soient inscrites et
puissent être consultées ne serait-ce que pour savoir dans quel périmètre de projet l’on
peut affecter une ressource.
Quelques informations par rapport au questionnaire :
• Pourcentage de freelance ?
51 à 75%
• Importance des projets attribués ?
De Faible à Crucial
• La durée des projets ?
De moins d’un mois à plus de 6 mois
• Manière de recruter ?
Sites d’annonce, connaissances
• Manière de gérer un projet ?
Découpage et attribution des t’aches au freelance, avec un contrôle lors des
deadlines
• Les outils utilisés pour travailler ?
Des outils Open-source pour les CMS et e-commerce
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LOURO, Matias 102
• Les outils utilisés pour communiquer ?
E-mail, téléphone principalement
Autre
Tous les collaborateurs freelances sont situés à Genève mis à part un collaborateur qui
est parti à Singapour.
L’agence laisse toujours les collaborateurs exposer leurs travaux sur leur site
personnel. Cela permet d’une part de mieux évaluer un collaborateur lors du
recrutement (si tout le monde laisse les freelancers exposer leurs créations), mais
demande juste en contrepartie une mention stipulant que le site a été effectué en
coopération avec l’entreprise
Les cas concrets
1. Lors d’un projet important (développement d’un CMS). Le freelance devait finir
son CMS et le responsable du projet n’a pas pu le contacter et ce jusqu’à une
semaine après la deadline imposée (deadline réelle sans marge prévue). La
tâche étant la conception complète du CMS, l’agence a du demander un délai
au client et la tâche a été confiée en interne.
2. Pendant un projet très important (toujours en cours), il y a eu de gros retards au
début de la construction du projet, car le freelancer mandaté décide de quitter
l’entreprise, et le remplaçant désigné en urgence n’avait pas les compétences
pour effectuer le projet. Par la suite, un autre freelancer a été désigné et celui-ci
a pu rattraper le retard, des délais ont du être demandé au client. Le projet est
maintenant stable.
3. Problèmes de communication fréquents avec un collaborateur situé à
Singapour. Ces problèmes sont dus aux fuseaux horaires, non à la langue
parlée (freelancer établi à Genève avant de partir pour Singapour). Problèmes
pour se coordonner, difficultés pour se trouver un horaire pour parler, temps de
réponse aux mails et aux demandes assez longs.
4. Problème de coordination sur un projet, deux chefs de projets désignés, dont
un considéré à la base comme remplaçant, mais qui au final leurs tâches ont
été mélangées, ce qui à créé une incompréhension car le 1er chef de projet
pensait que c’était à l’autre de faire une certaine tâche alors que le deuxième
Outil de gestion du freelancing
LOURO, Matias 103
n’était pas au courant. Le client quant à lui appelait une fois sur deux un des
deux managers. Le 2ème manager a finalement été écarté du projet.
5. Projet accepté par l’agence web (en mode forfait) mais le client à
continuellement soumit à l’agence des fonctionnalités supplémentaires
demandant beaucoup de travail et ce presque chaque jour, imposant des délais
infernaux. L’agence n’a pas pu effectuer le travail et n’a pas pu négocier avec le
client et a finalement dû abandonner le projet.
6. Création d’un site e-commerce, le collaborateur a signalé que le site est
terminé, et ce dans les délais. Il est ensuite parti en vacances deux jours plus
tard (vacances prévues et annoncées). Cependant, le chef de projet n’a pas
examiné consciencieusement les travaux du collaborateur et il s’est avéré que
le site comportait un très grand nombre de bugs fonctionnels et graphiques, le
site était donc loin d’être terminé et il restait deux jours pour le terminer et le
livrer. Deux collaborateurs (un en interne et un freelance) ont été désignés
d’urgence pour terminer le site, ils ont finalement réussi dans les délais mais
travaillant en fin de semaine, l’agence a du payer les heures de travail qui
n’auraient pas dû exister, et en bonus compte tenu de l’urgence et que c’était
en fin de semaine.
7. Toujours pour le même projet, un mois et demi plus tard, le client demande des
modifications sur son site, certaines fonctionnalités de payement, une nouvelle
section ainsi que quelques remaniements graphiques. Le responsable du projet
à soumis la tâche au freelance dédié au projet. Cependant, le freelancer à la
base du site était toujours en vacances, et le chef de projet s’attendait à ce que
se soit le freelancer ayant réparé le site en urgence il y a 1 mois et demi qui
effectue la tâche (la demande de tâche a été envoyée par e-mail aux deux
freelancers). Le freelancer en question n’étant pas au courant que l’autre
freelancer est toujours en vacances et ne voyant pas que la demande est
spécifiée exactement pour lui, il n’a pas effectué la tâche tout de suite.
C’est par la suite que le chef du projet, appelle le collaborateur freelance et lui
demande où en est le travail que la confusion s’est installée. Au final, le travail
a pu être livré dans les délais mais le freelancer n’a pas eu beaucoup de temps
pour effectuer le travail, ce qui aurait pu mal se terminer.