MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA
CONTRALORÍA DEL ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO
CEM- MA-002_21 CONTENIDO
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CONTENIDO CAPÍTULO Nº
PÁGINA
Contenido 2
Introducción 3
Aprobación 4
Marco Legal I 5
Alcance y Objetivo II 7
Normas Generales III 8
Normas Específicas IV 11
Procedimientos V 20
Flujogramas VI 24
Glosario de Términos VII 27
Índice de Formularios y Modelos VIII 30
Anexos IX 31
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CÓDIGO
CEM- MA- 002_21 INTRODUCCIÓN
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El presente Manual de Normas y Procedimientos para el Archivo Central de la Contraloría del
estado Bolivariano de Mérida (CEBM), es el instrumento de consulta de carácter sublegal,
orientado a los funcionarios para la aplicación de normas y la ejecución de procedimientos
interrelacionados con los procesos administrativos para el manejo del Archivo, adscrito a la
Dirección de Prensa y relaciones Publicas.
Un ejemplar de este documento en original permanecerá bajo resguardo de la Dirección
Técnica, Planificación y Control de Gestión, el cual podrá ser revisado y actualizado
periódicamente por la Dirección de Prensa y relaciones Publicas; previa autorización de la
máxima autoridad jerárquica, con el fin de adaptarlo a los cambios propios que genere la
dinámica organizacional y a la norma de carácter legal y sublegal a la que está sujeto.
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CÓDIGO
CEM- MA- 002_21 APROBACIÓN
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El presente Manual de Normas y procedimientos del Archivo Central de la Contraloría del
estado Bolivariano de Mérida, fue elaborado en el marco de las normas básicas de la
Contraloría General de la República según artículo 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 6.013 Extraordinario de fecha 23-12-2010.
En consecuencia, la ciudadana LYMAR BETANCOURT COIRÁN en su carácter de Contralora
(I) del estado Bolivariano de Mérida, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución Nº 01-
00-000099 de fecha 19-01-2016, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 40.834 de fecha 22-01-2016, aprueba el contenido del presente instrumento de
control interno, identificado bajo el código Nº CEM-MA-002_21, mediante la Resolución
Nº 01-00-18-1-303 de fecha 23-11-2018, publicada en la Gaceta Oficial del estado Bolivariano
de Mérida Nº Extraordinario de la misma fecha.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 I MARCO LEGAL
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INSTRUMENTO PUBLICADO FECHA ARTÍCULOS
Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela.
G.O.R.B.V.
Nº 5.908
Extraordinario
19-02-2009 137, 141 y 163
Reforma Parcial de la
Constitución del estado
Mérida.
G.O.E.M
Extraordinario 05-07-2014 9, 116 y 117
Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del
Sistema Nacional de Control
Fiscal.
G.O.R.B.V
Nº 6.013
Extraordinario
23-12-2010 25, 26, 35, 37, 39 y
92
Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley Orgánica de la
Administración Pública.
G.O.R.B.V.
Ext. N° 6.147
Extraordinario
17-11-2014 144 al 174
Ley de Administración Pública
del Estado Mérida.
G.O.E.M
N° Extraordinario 02-08-2011 151, 152, 153, 160
Ley de Archivos Nacionales G.O.E.U.V
N° 21.760 13-07-1945 Todas
Ley de Archivos del Estado
Mérida.
G.O.E.M
N° 2535 26-12-1995 Todas
Ley de Protección y Defensa
del Patrimonio Cultural.
G.O.R.V
N° 4.623
Extraordinario
03-09-1993 Todas
Ley de Protección y Defensa
del Patrimonio Cultural y
Natural del Estado Mérida.
G.O.E.M
Nº 83
Extraordinaria
02-04-1998 Todas
Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley Contra la
Corrupción.
G.O.R.B.V.
Nº 6.155
Extraordinario
19-11-2014 1
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CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 I MARCO LEGAL
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INSTRUMENTO PUBLICADO FECHA ARTÍCULOS
Normas Generales de Control
Interno.
G.O.R.V.
Nº 36.229 17-06-1997 22
Reglamento Interno de la
Contraloría del estado
Bolivariano de Mérida.
Resolución
N° 01-00-14-1-068 22-12-2014
46, 47, 48, 49, 50 y
51
Código de Ética de las
Servidoras y los Servidores
Públicos.
G.O.R.B.V
N° 40.314 12-12-2013 TODAS
Leyenda: G.O.R.V.: Gaceta Oficial de la República de Venezuela G.O.R.B.V.: Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela G.O.E.M.: Gaceta Oficial del estado Mérida G.O.E.U.V: Gaceta Oficial de los estados Unidos de Venezuela.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 II ALCANCE Y OBJETIVO
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II.1 Alcance
El presente Manual contempla las normas y procedimientos que servirán de guía al personal,
en los procesos de administrar, custodiar, organizar y proteger el acervo documental, mediante
los criterios de la Archivística, la administración de documentos y/o de la normativa legal e
institucional.
II.2 Objetivo
Establecer las normas y procedimientos para el manejo y resguardo de todo el acervo
documental, producido, almacenado y/o recibido en el Archivo Central adscrito a la Dirección de
Prensa y relaciones Publicas, para su administración, clasificación, conservación
desincorporación, digitalización, eliminación, ordenación, organización, selección, servicio y
control de préstamo y transferencia del patrimonio documental de la Contraloría del estado
Bolivariano de Mérida.
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CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 III NORMAS GENERALES
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1. La institución estará obligada establecer programas de seguridad para proteger y
conservar los documentos en cada una de las unidades archivísticas.
2. La Dirección de Dirección de Prensa y Relaciones Públicas velará que el espacio físico
destinado para el Archivo Central disponga de condiciones favorables para el mejor
resguardo y conservación de la documentación.
3. El acceso al Archivo Central estará limitado sólo al personal autorizado por la máxima
autoridad jerárquica.
4. El Archivo Central deberá contar con los espacios adecuados y los equipos de
implementación de reproducción documental necesarios, a fin de que reciba en guarda y
custodia el acervo documental.
5. El Archivo Central deberá contar con las condiciones de iluminación, temperatura,
humedad y ventilación adecuada para mejor conservación del acervo documental.
6. La máxima autoridad jerárquica designará una Comisión Especial para la valoración,
selección, eliminación y expurgo de documentos.
7. El Área de archivo y biblioteca, adscrita a la Dirección de Comunicación Corporativa de la
Contraloría del estado Bolivariano de Mérida, ejecutará los procesos de recepción,
seguimiento, organización, conservación, préstamo, selección y control de la
documentación manejada por las dependencias de este Órgano de Control Fiscal Externo
Estadal; una vez transferida al Archivo Central.
8. El Asistente Administrativo de la Dirección de Dirección de Prensa y relaciones Publicas
será el Encargado o Encargada del Archivo Central y en su ausencia, el funcionario o
funcionaria que la máxima autoridad jerárquica autorice.
9. En las dependencias se llevará un archivo donde se conservarán, bajo la responsabilidad
del Director o Directora, Jefe o Jefa, la documentación emitida y recibida, los expedientes
en curso y los que no hayan pasado al Archivo Central.
10. El Archivo Central y el resto de los archivos de la Contraloría son, por su naturaleza,
reservados para el servicio del Órgano y su información tiene carácter confidencial. Para la
consulta de los archivos de la Contraloría por parte de los funcionarios o funcionarias
ajenos a la dependencia responsable o por particulares, se requiere autorización del
Contralor o Contralora.
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CEM- MA- 002_21 III NORMAS GENERALES
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11. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá informar oportunamente al Director o
Directora de la Dirección de Prensa y relaciones Publicas, sobre el acervo documental
existente bajo su responsabilidad semestralmente.
12. El Asistente Administrativo (Archivo) será el responsable de supervisar y coordinar la
recepción y préstamo de documentos remitidos por las dependencias al Archivo Central de
la Contraloría del estado Bolivariano de Mérida, así como, garantizar el adecuado
funcionamiento de éste.
13. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá reconocer la documentación, dividiéndola en
grupos homogéneos (conforme al contenido, la procedencia, la finalidad, el tiempo que
haya conservarse, la frecuencia de su consulta, etc).
14. Los expedientes deberán estar completos, sin que falte un documento.
15. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá archivar el expediente y/o documento original,
en caso de que se encuentren en papeles químicos o térmicos tipo fax, debe ser
reemplazados por una fotocopia, la cual se conservará en la carpeta correspondiente y se
elimina el otro tipo de papel.
16. Los documentos que posean valor histórico, probatorio, supletorio, verificador, técnico y
testimoniales no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos o
almacenados mediante cualquier medio, siempre y cuando no exista la duplicidad del
mismo.
17. Se prohíbe a los funcionarios y funcionarias de las Contraloría conservar para sí
documento alguno de los archivos, y tomar o publicar original o copia de ellos sin la previa
autorización del Contralor o Contralora. Asimismo, el personal al servicio de la Contraloría
guardará secreto sobre los asuntos que se tramiten o hayan tramitado en actuaciones
conexas con sus funciones.
18. Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre sí
misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, con las excepciones
que establezca la ley.
19. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá realizar el inventario del acervo documental
semestralmente.
20. Las dependencias deberán clasificar y codificar los archivos de gestión tal como lo
establezca el manual de normas.
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CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 III NORMAS GENERALES
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21. Las dependencias deberán clasificar y ordenar la documentación de los archivos de
gestión e intermedios de acuerdo a los lapsos de tiempo de permanencia establecida en la
ley.
22. Las transferencias de los Archivos de Gestión al Archivo Central se deberá ajustar por los
parámetros que establezca este manual.
23. La transferencia de los documentos inactivos quedará a cargo de una Comisión designada
por el Contralor o Contralora.
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CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 IV NORMAS ESPECIFICAS
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IV.1. Acopio o reunión de documentos
1. La organización y registro de la documentación histórica, legal, fiscal y/o administrativa
que ingrese al Archivo Central, se realizará mediante el Sistema de Clasificación de
Documentos establecido en dicha área y de acuerdo a las normativas que rigen la materia.
2. Los documentos transferidos por las diferentes dependencias operativas o administrativas
del Órgano Contralor al Archivo Central permanecerán en dicha área, bajo resguardo, por
un lapso de diez (10) años promedio, de conformidad a lo dispuesto en las normativas
existentes y atendiendo a sus propias necesidades de uso e información.
3. Las dependencias de la Contraloría del estado Bolivariano de Mérida, deberán programar
la transferencia del acervo documental al Archivo Central, a través de los formularios
destinados para tal fin y establecidos por este manual.
4. La Dirección de Prensa y Relaciones Publicas será la encargada de revisar la
programación de la recepción del acervo documental al Archivo Central por las
dependencias y verificará el espacio físico para el traslado de dichos documentos.
5. Las dependencias de la Contraloría del estado Bolivariano de Mérida, deberán resguardar
los archivos de gestión cinco (5) años, tomando en cuenta el actual ejercicio económico
financiero; por lo tanto se transferirá la documentación de los años anteriores anualmente
para su respectiva guardia y custodia junto con la relación en físico y digital a la Dirección
de Dirección de Prensa y Relaciones Publicas cada año fiscal y los primeros meses de
cada ejercicio económico financiero.
6. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá recibir el acervo documental y constatar que
cumpla con las normas establecidas en el presente manual.
7. El Asistente Administrativo de las dependencias deberán llevar junto al formato de
transferencia un archivo digital del mismo para la recopilación de un archivo tecnológico o
digital como respaldo de dicha información.
8. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá corroborar en físico y digital la transferencia
de documentos al Archivo Central.
9. El Asistente Administrativo (Archivo) es el encargado de organizar las transferencias de
documentos de las dependencias en el Archivo Central.
10. La recepción del acervo documental al Archivo Central, deberá ir acompañado por la
Relación de Documentos F119_4_sep.15para el Archivo Central.
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11. La Dependencia remitente enviará al Archivo Central dos (2) copias de la Relación de
Documentos para el Archivo Central, firmadas y selladas por el responsable de la
Dependencia en cuestión, y una copia más en digital.
12. Las dependencias de la Contraloría del estado Bolivariano de Mérida, deberán presentar
el acervo documental en archicomodos, y con su respectiva Relación de Documentos en
físico y digital de acuerdo al formato establecido para su debida transferencia al Archivo
Central.
IV.2. Expurgo y limpieza de documentos
1. El Asistente Administrativo de las dependencias deberán revisar la documentación a
transferir al Archivo Central, a fin de verificar que las mismas no tengan objetos extraños a
la documentación que pudieran deteriorar la información.
2. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá revisar los documentos y asegurarse que
éstos no deban venir con grapas, clips o cualquier tipo de broche metálico, pues además
de maltratarlos, causan roturas y oxidación.
IV.3. Selección documental
1. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá corroborar que la documentación a transferir
al Archivo Central no tenga duplicidad, solo se permitirá cuando dicha duplicidad de la
documentación este inserta en un expediente.
2. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá eliminar los duplicados únicamente, cuando
exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
3. El Asistente Administrativo de las dependencias deberá procurar conservar siempre los
documentos originales o copias, si solo vienen fotocopias, se deberá brindar un trato
especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.
4. Las dependencias deberán clasificar e identificar que es material de archivo, y que no
debe conservarse para efectos archivísticos, si llegará algún tipo documental de biblioteca,
separarlo y no incluirlo como parte del acervo documental.
5. El Asistente Administrativo (Archivo) realizará la identificación de la documentación que
corresponde a los archivos de gestión, archivo central y archivo histórico. Dicha
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identificación se realizará mediante la utilización de las Tablas de Plazos Documentales de
cada dependencia.
6. El Asistente Administrativo (Archivo) junto con la Comisión Especial para la valoración,
selección, eliminación y expurgo de documentos verificará si ya se cumplió la vigencia
administrativa de cada documento, y con su aprobación enviará al Archivo General del
Estado.
7. Se deberá elaborar y mantener un registro de los documentos enviados al Archivo Central
y al Archivo General del Estado.
IV.4. Organización documental
1. Los documentos que recibirá el Archivo Central estará constituida por los archivos de
gestión, que son los archivos de las dependencias.
2. Las dependencias deberán entregar al archivo los documentos producidos una vez
concluido su trámite administrativo, durante los meses de enero y febrero de cada año (o
cuando el archivo por falta de espacio y condiciones decida hacerlo). Si hubiera concluido
el trámite administrativo y de conformidad con el cronograma de remisiones que elabore el
Archivo Central, si las dependencias no proceden a remitir el acervo documental, será
responsabilidad de las dependencias coordinar el traslado con el Archivo Central.
3. Los expedientes y otros documentos deberán remitirse al Archivo, acompañados de una
lista de remisión en riguroso orden, utilizando para esto el formato “Relación de
Documentos al Archivo Central”.
4. Todo expediente y otros documentos deberá ser enviado al Archivo Central con caratula al
inicio y protección al final, ya sea en carpetas, empastes, entre otros, para su debida
conservación y administración.
5. Cada documento será clasificado, expurgado, ordenado y seleccionado según su
naturaleza.
6. Se deberá dividir el acervo documental por clases y tipos documentales.
7. Se deberá tomar cada grupo documental y ordenar cada serie cronológicamente (meses o
por años), de conformidad con las fecha extremas.
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8. Se deberá realizar la clasificación de documentos mediante la utilización de series
documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las dependencias, de
acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
9. Una vez separado el material en series documentales, de acuerdo con el tipo que
representa, se procederá a numerar o signar cada unidad archivable o expediente,
utilizando el sistema alfanumérico.
10. Se realizará la numeración o signatura al acervo documental de forma consecutiva
ascendente.
11. Se deberá anotar los folios o numerar las piezas documentales que conforman la unidad
archivable o expediente.
12. Las dependencias deberán respetar el sistema de ordenación en el Archivo Central de
acuerdo al orden de origen y principio de procedencia, que se ha establecido en el archivo
de gestión o en la unidad productora.
13. Las dependencias deberán numerar todas las piezas documentales y proceder a levantar
en borrador el inventario de los fondos clasificados y ordenados; siguiendo el formato del
instrumento descriptivo denominado “Relación de Documentos al Archivo Central”,
anotando el lugar de origen u oficina productora de los documentos, ítems, descripción,
año y tipo de documentos.
IV.5. Conservación y resguardo
1. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá realizar labores pertinentes para la adecuada
conservación y manejo de los documentos enviados, que se encuentran dentro del
depósito.
2. Se deberá dar mantenimiento constante a la documentación (limpieza, quitar todo tipo de
artículos que vengan adheridos a la pieza documental, tales como clips, grapas, cintas,
prensas metálicas, entre otros.
3. El acervo documental deberá estar alejado de la luz solar y del calor; incluso debe evitarse
el exceso de calentamiento causado por la luz artificial.
4. El Archivo Central deberá mantener condiciones optimas para la conservación del papel;
la temperatura debe oscilar entre 15 y 18 °C, y la humedad relativa entre 50 y 55%; el
exceso de humedad propicia el desarrollo de agente biológicos, como los hongos, que
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deterioran el papel. No debe haber mucha sequedad para evitar que el papel se vuelva
quebradizo y se pulveriza. Asimismo, debe haber ventilación adecuada, especialmente
cuando hace calor o cuando hay mucha humedad.
5. Se deberá vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se
encuentren dentro del archivo estén en perfecto estado.
6. El acervo documental deberán colocarse en estantería de metal, pues la madera propicia
la existencia de insectos.
7. La estantería deberá ser accesible por todos sus lados, de modo que no esté pegada a la
pared, para evitar el acceso de los roedores. Si esto no es posible, al menos hay que
cuidar que los documentos no se encuentren en contacto inmediato con los muros
exteriores.
8. El Archivo Central deberá limpiarse tan a menudo como se pueda, se recomienda una
limpieza a fondo moviendo estantes, cajas y documentos cada seis (6) meses.
9. No se deberá fumar ni introducir alimentos al Archivo Central.
10. El Archivo Central deberá contar con un extintor de polvo seco y de forma periódica
deberá verificarse la presión del extintor.
IV.6. Archivo de documentos
1. Se deberá colocar en el espacio físico en estantería metálica, corrediza o archivadores, las
unidades archivables (cajas o expedientes) e instrumentos descriptivos.
2. Se deberá seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.
3. Se deberá seguir la estructura orgánica al momento de archivar los inventarios.
4. Rotular los estantes y anaqueles de los depósitos.
5. Al eliminar las unidades documentales quedaran espacios vacios, por lo que se procederá
a utilizarlos con nueva documentación; pero la numeración no será reutilizada y se llevará
un control cruzado entre el inventario y las actas de eliminación.
IV.7. Administración de documentos
1. Se deberá poner a disposición de los usuarios la documentación o información a través de
diferentes modalidades (copias, consultas, préstamos, investigaciones, entre otros).
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2. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá llevar un registro mediante formatos o
modelos de los préstamos de documentos.
3. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá llevar un registro para el control de visitantes
o usuarios del archivo.
IV.8. Eliminación y/o desincorporación de documentos
1. La eliminación y/o desincorporación de un documento se realizará tomando en cuenta su
valor para la institución, el cual se determinará atendiendo a su contenido o asunto del
cual se trata. La Comisión especial de este órgano de control, es quien intervendrá en el
proceso de evaluación de los documentos para determinar la vigencia, permanencia y
transferencia al Archivo General del Estado.
2. La eliminación y/o desincorporación de documentos del Archivo Central de la Contraloría
del estado Bolivariano de Mérida se podrá hacer por destrucción o eliminación de los
mismos o por transferencia al Archivo General del Estado, siendo el responsable del
Archivo Central quien solicita a través de un punto de cuenta la eliminación y/o
desincorporación de los documentos a la Dirección de Comunicación Corporativa a la cual
está adscrito.
3. Toda eliminación y/o desincorporación de documentos deberá estar autorizada por la
Comisión Especial y por el Director o Directora de Comunicación Corporativa a la cual está
adscrita el área de Archivo Central.
4. Antes de proceder a la eliminación de documentos, la Dirección de Comunicación
Corporativa, deberá consignar ante el Despacho del Contralor, mediante punto de cuenta
el Acta de Eliminación y/o Desincorporación y la documentación objeto de eliminación
elaborada por la Comisión especial, para su revisión y aprobación.
5. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá realizar un listado de documentos eliminados
y/o transferidos remitidos al Archivo General del Estado, para su archivo y resguardo.
6. Solo se transferirán al Archivo General del Estado, aquellos documentos que, según su
uso, sean considerados permanentes o importantes para la institución, de acuerdo al valor
testimonial, informativo y de investigación que posean, tanto a nivel administrativo como
legal.
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7. La Dirección de Comunicación Corporativa solicitará al Archivo General del Estado la
asesoría requerida para cumplir con las normas establecidas para la transferencia de
documentos.
8. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá revisar todos los expedientes que se van a
transferir para corroborar su existencia y comprobar que no falte ningún documento dentro
del expediente.
9. Los documentos transferidos al Archivo General del Estado deberán estar clasificados,
ordenados y relacionados en el formato de transferencia de documentos.
10. Una vez trasladados los documentos al Archivo General del Estado, este pasará a ser
responsable de la guarda y custodia de los mismos.
11. La Dirección de Comunicación Corporativa a través del área de Archivo Central de este
Órgano Control, deberá dar fiel cumplimiento a las presentes normas, a fin de evitar
devoluciones de los documentos transferidos.
12. Se entenderá por documentos de carácter permanente, aquellos que, una vez cumplida su
gestión administrativa, o legal, sirvan de apoyo permanente para la toma de decisiones
actuales, dentro de la institución.
13. Los documentos que se numeran a continuación formarán parte del archivo permanente
de la Contraloría:
- Documentos que contengan información sobre el origen, organización, funcionamiento,
desarrollo y modificaciones de las diferentes dependencias operativas o administrativas
que conforman las estructura del Órgano Contralor.
- Los documentos de propiedad de los bienes muebles de la Contraloría.
- Todo documento aun de efecto transitorio, que pueda ser utilizado como antecedente y
que sirva para reclamar, probar o crear un derecho u obligación.
- Cualquier otro documento que, a juicio del Director o Directora de Comunicación
Corporativa, por su valor informativo se considere de trascendencia histórica.
14. Permanecerán en el Archivo Central de este órgano de control por un periodo de diez (10)
años promedio, para luego ser enviados al Archivo General del Estado, los siguientes
documentos:
- Documentos relativos a la ejecución presupuestaria de la Contraloría, tales como
Comprobantes de pago y sus respectivos soportes.
M129_Mar.12
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 IV NORMAS ESPECIFICAS
Elaborado Fecha de Aprobación Aprobado
PC 02-03-18-014
De fecha 22-11-2018
Dirección de Comunicación Corporativa
Dirección Técnica, Planificación y Control de Gestión
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- Documentos contables, libros, chequeras y estados de cuentas, entre otros.
- Informes de Actuaciones Fiscales.
- Expedientes contentivos de procedimientos administrativos para la Determinación de
Responsabilidades.
- Contratos de trabajo, planes y controles de avance, contados a partir de la fecha de
expiración de los mismos.
- Los expedientes de los funcionarios inactivos de la Contraloría (Jubilados o Retirados).
- Las nóminas de los funcionarios.
- Los que puedan contener información sobre el origen de un asunto, su organización,
desarrollo y funcionamientos.
- Los que puedan probar algún derecho permanente a favor de un particular.
IV.9. Digitalización del acervo documental
1. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá seleccionar los documentos que presenten
condiciones físicas aptas para ser digitalizadas, es decir, estén completos, legibles y sus
páginas se encuentren ordenadas consecutivamente.
2. Se deberá llevar un control físico del “status”, sellando cada documento una vez que haya
sido digitalizado, permitiendo de esta manera la agilización de este proceso.
3. Se deberá verificar si el documento tiene derechos de autor y si existe prohibición para
publicarlo.
4. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá decidir si los documentos originales se
digitalizarán o serán fotocopiados.
5. Se deberá llevar un control de documentos que permita controlar la entrada de
documentos originales al proceso de digitalización, con el objetivo de evitar pérdidas de
material por manipulación durante el proceso.
IV.10. Servicio y Control de Préstamo del fondo documental
1. El préstamo de expedientes y/o documentos se hará de acuerdo a las normas aquí
establecidas y mediante el uso del formato diseñado para tal fin, el cual deberá estar
previamente firmado y sellado.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 IV NORMAS ESPECIFICAS
Elaborado Fecha de Aprobación Aprobado
PC 02-03-18-014
De fecha 22-11-2018
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2. Solo podrán solicitar expedientes y otros documentos en calidad de préstamo el Contralor
o Contralora del Estado, los Directores y Directoras, Jefes de las dependencias o cualquier
funcionario autorizado por éstos.
3. El préstamo de documentos será de cinco (5) días hábiles. En los casos necesarios el
usuario podrá solicitar a través de un memorando una extensión o renovación del mismo
con un máximo de quince (15) días, prorrogables en función de la circunstancia
extraordinaria que ocurra.
4. Cuando un funcionario de la institución necesita obtener copia de algún documento,
deberá ser acompañado por el Asistente Administrativo (Archivo), quien será responsable
de devolverlo al Archivo Central una vez realizada la gestión.
5. Toda documentación que se preste del archivo central se deberá dejar constancia
mediante una “Hoja Testigo”, la cual evidenciará que el expediente y/o documento se
encuentra en calidad de préstamo.
6. El Asistente Administrativo (Archivo) registrará en la “Relación de Préstamo de Expediente
y/o Documento” el expediente o documento extraído en el archivo, la fecha de la solicitud,
la dependencia solicitante, la descripción del expediente o documento, la descripción del
asunto, el funcionario solicitante, la fecha de préstamo, la fecha de entrega y firma.
7. Los usuarios externos podrán solicitar en calidad de consulta documentos en los horarios
comprendidos de 9:00am a 12:00m y de 1:00pm a 4:00pm., mediante la utilización del
formulario “Planilla de Préstamo de Expediente y/o Documento”, que para tal efecto se usa
en la dependencia, y para efectos de fotocopiado se procederá igual a la norma anterior.
8. La persona que retire en calidad de préstamo algún documento, será responsable de su
deterioro, extravió o perdida y le serán aplicadas las sanciones administrativas, civiles y
penales de acuerdo al caso.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 V PROCEDIMIENTOS
Elaborado Fecha de Aprobación Aprobado
PC 02-03-18-014
De fecha 22-11-2018
Dirección de Comunicación Corporativa
Dirección Técnica, Planificación y Control de Gestión
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V.1. Programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central
Responsable Acciones
Director (a) de Comunicación
Corporativa
1. Gira instrucciones al Asistente Administrativo o funcionario (a) asignado (a) para que realice una Correspondencia Interna dirigida a las diferentes dependencias solicitando la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.
Asistente Administrativo o funcionario (a) asignado (a)
2. Elabora la Correspondencia Interna dirigida a las diferentes dependencias, solicita la firma del Director (a) y estampa el sello.
3. Remite la Correspondencia Interna a las diferentes dependencias.
Director (a) o Jefe (a) de la dependencia
4. Recibe la Correspondencia Interna de solicitud de la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.
5. Gira instrucciones al Asistente Administrativo de la dependencia o funcionario (a) asignado (a) para que realice una Correspondencia Interna, dirigida a la Dirección de Comunicación Corporativa referente a la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.
Asistente Administrativo de la
dependencia o funcionario (a) asignado (a)
6. Elabora la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central dirigida a la Dirección de Comunicación Corporativa, a través del formulario Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, solicita la firma del Director (a) o Jefe (a) y estampa el sello.
7. Entrega al Director (a) o Jefe (a) de la dependencia la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.
Director (a) o Jefe (a) de la dependencia
8. Recibe y verifica la información contenida en la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central. 8.1 Si no está conforme, devuelve al Asistente Administrativo de
la dependencia o funcionario (a) asignado (a) para su corrección. (Vuelve al paso 6).
8.2 Si está conforme, solicita al Asistente Administrativo o funcionario (a) asignado (a) su remisión en físico y digital a la Dirección de Comunicación Corporativa.
Asistente Administrativo de la
dependencia o funcionario (a) asignado (a)
9. Remite al Director (a) de Comunicación Corporativa, la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central en físico y en digital.
Director (a) de Comunicación
Corporativa
10. Recibe la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central en físico y digital.
11. Gira instrucciones al Asistente Administrativo (Archivo), para la consolidación de la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 V PROCEDIMIENTOS
Elaborado Fecha de Aprobación Aprobado
PC 02-03-18-014
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Dirección de Comunicación Corporativa
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Responsable Acciones
Asistente Administrativo
(Archivo)
12. Recibe y realiza la consolidación de la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central recibidas de las dependencias en físico y digital.
13. Remite la consolidación de la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central en físico y digital, al Director (a) de Comunicación Corporativa.
Director (a) de Comunicación
Corporativa
14. Recibe, firma y estampa el sello en la consolidación de la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.
15. Gira instrucciones para que se remita la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central aprobada, a las dependencias.
V.2. Recepción o Ingreso de Expediente y/o Documento al Archivo Central
Responsable Acciones
Asistente Administrativo de la
dependencia o funcionario (a) asignado (a)
1. Elabora e imprime tres (3) ejemplares de Correspondencia Interna junto con la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.
2. Solicita la firma del Director (a) o Jefe (a) de la dependencia y estampa el sello en los tres (3) ejemplares de la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.
3. Remite al Director (a) de Comunicación Corporativa la Correspondencia Interna junto con la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.
Director (a) de Comunicación
Corporativa
4. Recibe la Correspondencia Interna junto con la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.
5. Remite al Asistente Administrativo (Archivo) la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.
6. Informa al Asistente Administrativo (Archivo) acerca de las fechas y horas programadas con las dependencias, para la recepción del acervo documental.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 V PROCEDIMIENTOS
Elaborado Fecha de Aprobación Aprobado
PC 02-03-18-014
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Dirección de Comunicación Corporativa
Dirección Técnica, Planificación y Control de Gestión
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Responsable Acciones
Asistente Administrativo
(Archivo)
7. Recibe y revisa la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.
8. Verifica que los Expedientes y/o Documentos se correspondan a con lo especificado en la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar. 8.1 Si no está conforme, devuelve al Asistente Administrativo de
la dependencia o funcionario (a) asignado (a) para su corrección. (Vuelve al paso 1).
8.2 Si está conforme, firma la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, en señal de recibido.
9. Verifica en conjunto con el Director (a) de la Dirección de Comunicación Corporativa el espacio físico para el traslado documental al Archivo Central. 9.1 Si no está disponible, devuelve al Asistente Administrativo o
funcionario (a) asignado (a), para su corrección mientras se habilita un espacio para el traslado. (Vuelve al paso 1).
9.2 Si está disponible, autoriza la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.
10. Organiza los Expedientes y/o Documentos en los módulos y/o estantes asignados.
11. Registra en el Inventario de Expedientes y/o Documentos del Archivo Central “F226_4_Sept.15” el ingreso del acervo documental.
12. Remite al Director (a) de Comunicación Corporativa el Inventario de Expedientes y/o Documentos del Archivo Central “F226_4_Sept.15” en físico y digital.
Director (a) de Comunicación
Corporativa
13. Recibe y verifica el Inventario de Expedientes y/o Documentos del Archivo Central “F226_4_Sept.15”, en físico y digital. 13.1 Si no está conforme, devuelve al Asistente Administrativo
(Archivo), para su corrección. (Vuelve al paso 7). 13.2 Si está conforme, firma el Inventario de Expedientes y/o
Documentos del Archivo Central “F226_4_Sept.15”.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 V PROCEDIMIENTOS
Elaborado Fecha de Aprobación Aprobado
PC 02-03-18-014
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V.3. Consulta o préstamo del acervo documental
Responsable Acciones
Contralor (a) de estado
1. Recibe Oficio o Correspondencia Interna para la Solicitud de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.
2. Remite una copia del Oficio o Correspondencia Interna para la Solicitud de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos al Director (a) de Comunicación Corporativa.
Director (a) de Comunicación
Corporativa
3. Recibe y revisa la copia del Oficio o Correspondencia Interna para la Solicitud de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.
4. Gira instrucciones al Asistente Administrativo (Archivo) para proceder con la Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos al Funcionario (a) o Usuario Externo.
Asistente Administrativo
(Archivo)
5. Recibe y revisa la copia del Oficio o Correspondencia Interna para la Solicitud de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.
6. Verifica que los Expedientes y/o Documentos solicitado en el Oficio o Correspondencia Interna, se encuentre disponible en el Archivo Central. 6.1 Si no está disponible, devuelve al Contralor (a) de estado.
(Vuelve al paso 1). 6.2 Si está disponible, firma la copia del Oficio o Correspondencia
Interna en señal de que se encuentra disponible. 7. Ubica y selecciona en el Archivo Central el Expediente y/o
Documento solicitado en el Oficio o Correspondencia Interna aprobado.
8. Coordina con el Funcionario (a) o Usuario Externo para llenar la Ficha de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos “F225_4_Sept.15”.
9. Solicita al Funcionario (a) o Usuario Externo la firma en la Planilla de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos “F225_4_Sept.15”, como constancia de recibido.
10. Entrega el Expediente y/o Documento solicitado al Funcionario (a) o Usuario Externo.
11. Archiva la Ficha de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos “F225_4_Sept.15”.
12. Remite al Director (a) de Comunicación Corporativa la Relación de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos “F214_4_Sept.15”, en físico y digital.
Director (a) de Comunicación
Corporativa
13. Recibe y firma la Relación de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos “F214_4_Sept.15”, en físico y digital.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 VI FLUJOGRAMAS
Elaborado Fecha de Aprobación Aprobado
PC 02-03-18-014
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VI.1. Programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central Director (a) de Comunicación
Corporativa
Asistente Administrativo o funcionario
(a) asignado (a)
Director (a) o Jefe (a) de la
dependenciaAsistente Administrativo de la dependencia o
funcionario (a) asignado (a)Asistente Administrativo (Archivo)
Inicio
Gira instrucciones al Asistente
Administrativo o funcionario (a)
asignado (a) para que realice una
Correspondencia Interna dirigida a
las diferentes dependencias
solicitando la programación de la
recepción o ingreso del acervo
documental al Archivo Central.
Elabora la Correspondencia Interna
dirigida a las diferentes
dependencias, solicita la firma del
Director (a) y estampa el sello.
Remite la Correspondencia Interna
a las diferentes dependencias.
Recibe la Correspondencia Interna
de solicitud de la programación de
la recepción o ingreso del acervo
documental al Archivo Central.
Gira instrucciones al Asistente
Administrativo de la dependencia o
funcionario (a) asignado (a) para
que realice una Correspondencia
Interna, dirigida a la Dirección de
Comunicación Corporativa referente
a la programación de la recepción o
ingreso del acervo documental al
Archivo Central.
Elabora la programación de la
recepción o ingreso del acervo
documental al Archivo Central
dirigida a la Dirección de
Comunicación Corporativa, a través
del formulario Relación de
Expedientes y/o Documentos al
Archivo Central “F119_4_Sept.15”,
solicita la firma del Director (a) o
Jefe (a) y estampa el sello.
Entrega al Director (a) o Jefe (a) de
la dependencia la programación de
la recepción o ingreso del acervo
documental al Archivo Central.
Recibe y verifica la información
contenida en la programación de la
recepción o ingreso del acervo
documental al Archivo Central.
Conforme
Devuelve para
su corrección.
No
A
A
Solicita al
Asistente
Administrativo
asignado de la
dependencia o
funcionario (a) su
remisión en físico
y digital a la
Dirección de
Comunicación
Corporativa.
Si
B
B
Remite al Director (a) de
Comunicación Corporativa, la
programación de la recepción o
ingreso del acervo documental al
Archivo Central en físico y en digital.
Recibe la programación de la
recepción o ingreso del acervo
documental al Archivo Central.
Gira instrucciones al Asistente
Administrativo (Archivo), para la
consolidación de la programación
de la recepción o ingreso del acervo
documental al Archivo Central.
Recibe y realiza la consolidación de
la programación de la recepción o
ingreso del acervo documental al
Archivo Central recibidas de las
dependencias en físico y digital.
Remite la consolidación de la
programación de la recepción o
ingreso del acervo documental al
Archivo Central en físico y digital, al
Director (a) de Comunicación
Corporativa.
Recibe, firma y estampa el sello en
la consolidación de la programación
de la recepción o ingreso del acervo
documental al Archivo Central.
Gira instrucciones para que se
remita la programación de la
recepción o ingreso del acervo
documental al Archivo Central
aprobada, a las dependencias.
Fin
M129_Mar.12
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 VI FLUJOGRAMAS
Elaborado Fecha de Aprobación Aprobado
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VI.2. Recepción o Ingreso de Expediente y/o Documento al Archivo Central
Asistente Administrativo de la dependencia o
funcionario (a) asignado (a)Director (a) de Comunicación Corporativa Asistente Administrativo (Archivo)
Inicio
Elabora e imprime tres (3) ejemplares de
Correspondencia Interna junto con la
Relación de Expedientes y/o Documentos
al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a
archivar.
Solicita la firma del Director (a) o Jefe (a)
de la dependencia y estampa el sello en los
tres (3) ejemplares de la Relación de
Expedientes y/o Documentos al Archivo
Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.
Remite al Director (a) de Comunicación
Corporativa la Correspondencia Interna
junto con la Relación de Expedientes y/o
Documentos al Archivo Central
“F119_4_Sept.15”, a archivar.
Recibe la Correspondencia Interna junto
con la Relación de Expedientes y/o
Documentos al Archivo Central
“F119_4_Sept.15”, a archivar.
Remite al Asistente Administrativo
(Archivo) la Relación de Expedientes y/o
Documentos al Archivo Central
“F119_4_Sept.15”, a archivar.
Informa al Asistente Administrativo
(Archivo) acerca de las fechas y horas
programadas con las dependencias, para
la recepción del acervo documental.
Recibe y revisa la Relación de Expedientes
y/o Documentos al Archivo Central
“F119_4_Sept.15”, a archivar.
Verifica que los Expedientes y/o
Documentos se correspondan a con lo
especificado en la Relación de Expedientes
y/o Documentos al Archivo Central
“F119_4_Sept.15”, a archivar.
Conforme
Devuelve para su corrección.
No
SiA
A
Firma la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, en señal de recibido.
Verifica en conjunto con el Director (a) de
la Dirección de Comunicación Corporativa
el espacio físico para el traslado
documental al Archivo Central.
Disponible
Devuelve para su corrección.
A
No
Autoriza la recepción o ingreso del acervo
documental al Archivo Central.
Si
Organiza los Expedientes y/o Documentos en
los módulos y/o estantes asignados.
Registra en el Inventario de Expedientes y/
o Documentos del Archivo Central “F226_4_Sept.15” el ingreso del acervo
documental.
Remite al Director (a) de Comunicación
Corporativa el Inventario de Expedientes y/
o Documentos del Archivo Central “F226_4_Sept.15” en físico y digital.
Recibe y verifica el Inventario de
Expedientes y/o Documentos del Archivo
Central “F226_4_Sept.15”, en físico y
digital.
Conforme
Devuelve para su corrección
Firma el Inventario de Expedientes y/o
Documentos “F226_4_Sept.15”.
B
B
Si
Fin
M129_Mar.12
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 VI FLUJOGRAMAS
Elaborado Fecha de Aprobación Aprobado
PC 02-03-18-014
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Dirección de Comunicación Corporativa
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VI.3. Consulta o préstamo del acervo documental
Contralor (a) de estado Director (a) de Comunicación Corporativa Asistente Administrativo (Archivo)
Inicio
Recibe Oficio o Correspondencia Interna
para la Solicitud de Consulta o Préstamo
de Expedientes y/o Documentos.
Remite una copia del Oficio o
Correspondencia Interna para la Solicitud
de Consulta o Préstamo de Expedientes y/
o Documentos al Director (a) de
Comunicación Corporativa.
Recibe y revisa la copia del Oficio o
Correspondencia Interna para la Solicitud
de Consulta o Préstamo de Expedientes y/
o Documentos.
Gira instrucciones al Asistente
Administrativo (Archivo) para proceder con
la Consulta o Préstamo de Expedientes y/o
Documentos al Funcionario (a) o Usuario
Externo.
Recibe y revisa la copia del Oficio o
Correspondencia Interna para la Solicitud
de Consulta o Préstamo de Expedientes y/
o Documentos.
Verifica que los Expedientes y/o
Documentos solicitado en el Oficio o
Correspondencia Interna, se encuentre
disponible en el Archivo Central.
Disponible
Devuelve para su corrección.
No
A
A
Firma la copia del Oficio o
Correspondencia Interna en señal de que
se encuentra disponible.
Si
Ubica y selecciona en el Archivo Central el
Expediente y/o Documento solicitado en el
Oficio o Correspondencia Interna
aprobado.
Coordina con el Funcionario (a) o Usuario
Externo para llenar la Ficha de Consulta o
Préstamo de Expedientes y/o Documentos
“F225_4_Sept.15”.
Solicita al Funcionario (a) o Usuario
Externo la firma en la Planilla de Consulta o
Préstamo de Expediente y/o Documento
“F225_4_Sept.15”, como constancia de
recibido.
Entrega el Expediente y/o Documento
solicitado al Funcionario (a) o Usuario
Externo.
Archiva la Ficha de Consulta o
Préstamo de Expedientes y/o
Documentos “F225_4_Sept.15”.
Remite al Director (a) de Comunicación
Corporativa la Relación de Consulta o
Préstamo de Expedientes y/o Documentos
“F214_4_Sept.15”, en físico y digital.
Recibe y firma la Relación de Consulta o
Préstamo de Expedientes y/o Documentos
“F214_4_Sept.15”, en físico y digital.
Fin
M129_Mar.12
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 VII GLOSARIO DE TÉRMINOS
Elaborado Fecha de Aprobación Aprobado
PC 02-03-18-014
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1. Acervo Documental: Conjunto de documentos que se conservan en un Archivo.
2. Archivística: Disciplina que trata de la aplicación de la teoría de los archivos y la
administración de documentos.
3. Archivista: Persona encargada para realizar las tareas que se generan en un archivo.
4. Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución
producen o reciben en cualquier soporte en el ejercicio de sus funciones o actividades.
Lugar donde se reúnen, custodian, conservan, organizan, ordenan, clasifican, describen,
difunden y consultan los conjuntos (grupos) documentales orgánicos para la gestión
administrativa, la investigación y la cultura.
5. Archivo Central: Área que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier
soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por
los Archivos de Gestión de las diferentes oficinas de la Contraloría del estado Bolivariano
de Mérida.
6. Archivo de Gestión: Archivo que se genera y organiza en cada una de las instancias
contempladas en la estructura organizacional de la Institución.
7. Archivo Histórico: Archivo que conserva permanentemente la documentación con valor
histórico cultural para fines de investigación, la ciencia y la cultura.
8. Carpeta: Cubierta o funda que surge de protección para los documentos clasificados.
9. Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su
posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el
acceso a los documentos.
10. Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen
las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de
acuerdo con la estructura orgánico‐funcional de la entidad. Clasificar implica identificar la
procedencia de los documentos, teniendo en cuenta la estructura orgánica y las
funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.
11. Conservación de archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la
integridad física de los documentos que alberga un archivo.
12. Conservación de documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen
estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Se relaciona
M129_Mar.12
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 VII GLOSARIO DE TÉRMINOS
Elaborado Fecha de Aprobación Aprobado
PC 02-03-18-014
De fecha 22-11-2018
Dirección de Comunicación Corporativa
Dirección Técnica, Planificación y Control de Gestión
Contralor (a) del estado Bolivariano de Mérida
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con los métodos para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de
controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
13. Destrucción: Proceso de eliminación razonada y sistemática de la documentación
inactiva, una vez culminado el tiempo de retención, de conformidad con lo establecido en
la Tabla de Retención Documental.
14. Digitalización: Acción de convertir en digital información analógica. En otras palabras,
es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica) en una serie de valores
numéricos. Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas: cartas,
manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, microformas, películas,
efemérides, objetos tridimensionales, etc.
15. Descripción Documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación,
localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.
16. Documento: Toda información registrada en cualquier soporte que documenta el
ejercicio de las facultades o actividades.
17. Documento Histórico: Documento único que por su significado jurídico, autográfico o
por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía
nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el
país.
18. Eliminación: Destrucción física de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico,
permanente o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
19. Expediente: Conjunto de piezas documentales resultantes de un mismo procedimiento
administrativo.
20. Fondo Documental: Conjunto de documentos procedente de una institución.
21. Información: La contenida en los documentos que se generen, obtengan, adquieran,
transformen o conserven por cualquier título.
22. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 VII GLOSARIO DE TÉRMINOS
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23. Operaciones Archivísticas: Constituyen las herramientas necesarias para la correcta
organización práctica de los documentos a través de su ciclo vital y del funcionamiento
eficiente, eficaz y efectivo de los archivos cualquiera sea su tipo. Estas operaciones son:
producción, clasificación, ordenación, selección, expurgo, descripción, traslado y
transferencia. En estas operaciones no se incluye de acuerdo a la teoría venezolana la
valoración documental.
24. Organización: Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le
corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases
de clasificación y ordenación.
25. Préstamo de Documentos: Acción que implica la salida temporal de documentos de un
archivo con fines administrativos o de difusión cultural.
26. Registro: Acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y
circulación de los documentos.
27. Selección documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la
documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
28. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: cheques, requisiciones de compra,
movimientos de personal, contratos, actas, informes, etc.
29. Transferencia de documentos: Es transferir los documentos de los Archivos de Gestión
al Central de conformidad con el informe de valoración de documentos (Tablas de
Plazos).
30. Valor administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que lo
originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y
actividades.
31. Valor jurídico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulaos por el
derecho común.
32. Valor legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM
CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 VIII ÍNDICE DE FORMULARIOS
Y MODELOS
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VIII.1 Índice de Formularios
ÍTEM ANEXO Nº CODIFICACIÓN DENOMINACIÓN
1 01 F119_4_Sept.15 Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central.
2 02 F214_4_Sept.15 Relación de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.
3 03 F224_4_Sept.15 Hoja Testigo.
4 04 F225_4_Sept.15 Ficha de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.
5 05 F226_4_Sept.15 Inventario de Expedientes y/o Documentos del Archivo Central.
VIII.2 Índice de Modelos
ÍTEM ANEXO Nº CODIFICACIÓN DENOMINACIÓN
1 06 M223_Sept.15 Acta de Desincorporación de Documentos del Archivo Central de la CEBM.
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CÓDIGO CAPÍTULO:
CEM- MA- 002_21 IX ANEXOS
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Anexo N° 01. Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central.
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Anexo N° 02. Relación de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.
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Anexo N° 03. Hoja Testigo.
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Anexo N° 04. Ficha de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.
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Anexo N° 05. Inventario de Expedientes y/o Documentos del Archivo Central.
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Anexo N° 06. Acta de Desincorporación de Documentos del Archivo Central de la CEBM
Documento.