CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CENTRO DE PROFESIONALIZACIÓN
GUBERNAMENTAL –CEPROG-
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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2
ÍNDICE
Página
Objetivo………………………………………………………………………….. 1
Marco Legal…………………………………………………………………….. 2 Red de Proceso………………………………………………………………… 3
Procedimiento Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones…. 5
Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 6 Procedimiento Ejecución del Programa Calendarizado……..……… 7
Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 9
Procedimiento Ejecución del Programa Calendarizado………………. 10
Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 11 Procedimiento Desarrollo del Evento...…………………………………… 12
Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 13
Procedimiento Planificación de Capacitación Interna y Externa…. 14 Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 15
Procedimiento Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o
Externa…………………………………………………………………………. 16 Diagrama de Flujo…………………………………………….................... 18
Procedimiento Elaboración del Plan Mensual de Capacitación
(Análisis de Detención)……………………………………………………… 19
Diagrama de Flujo…………….……………………………………………… 20
Procedimiento Solicitud de salón de Capacitación en zona 13, refacción, mobiliario y equipo ……………………………………………... 21
Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 22
Procedimiento Designación y Requerimiento del Capacitador Interno y Externo…………………………………………………….……….. 23
Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 24
Procedimiento Solicitud de Refacción para las Capacitaciones...….. 25 Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 27
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3
ÍNDICE
Página
Procedimiento Colocación de Material en los Estantes………………. 28
Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 29 Procedimiento Control de Publicaciones que conforman la
Hemeroteca……………………………………………………………………... 30
Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 31 Procedimiento Ingreso de Material Bibliográfico (libro de inventario
interno por compra, canje o donación)…………………………………… 32
Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 33
Procedimiento Preparación Física del Material Bibliográfico (marbete, etiqueta, catálogo)……………………………………………….. 34
Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 35
Procedimiento Préstamo de Libros………………………………………… 36 Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 37
Procedimiento Registro de Inventario y Sellado Bibliográfico……….. 38
Diagrama de Flujo…………………………………………….................... 39 Procedimiento Solicitud y Adquisición de Material (por compra)…. 40
Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 41
Procedimiento Solicitud y Adquisición de Material (por donación)… 42 Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 43
Procedimiento Solicitud y Adquisición de Material (por canje)……… 44
Diagrama de Flujo…………………………………………………………….. 45
Simbología Básica para la Descripción de los Procedimientos Administrativos……………………………………………………………….. 46
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1
OBJETIVO
Las normas y procedimientos del Centro de Profesionalización Gubernamental en su abreviatura –CEPROG- , tienen como objetivo dar a
conocer la forma en que se brindan las capacitaciones gubernamentales al
personal interno y personal externo, es decir de instituciones del sector publico que manejen recursos del estado, en el procedimiento y aplicación
de la fiscalización gubernamental que lleva a cabo la Contraloría General
de Cuentas y así lograr la total transparencia en el manejo de los bienes y
recursos del Estado.
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2
MARCO LEGAL
Según el artículo 32 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de Cuentas, el Centro de Profesionalización Gubernamental –
CEPROG-, es la Dependencia encargada de brindar capacitación
profesional en control gubernamental al personal de la Contraloría y de las
instituciones del sector público que laboren en el área cuyas funciones
tengan incidencia en el manejo de Recursos Públicos.
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3
RED DE PROCESOS
PROCESO PROCEDIMIENTOSDEPENDENCIA
Dirección de
Apoyo
Institucional
Centro de
Profesionalización
Gubernamental
-CEPROG-
Brindar
Capacitación
Profesional en
Control
Gubernamental
Elaboración del Plan
Mensual de
Capacitaciones
Ejecución del
Programa
Calendarizado
Desarrollo del
Evento
Planificación de
Capacitación
Interna y Externa
Recepción de
Solicitud de
Capacitación
Internas y Externas
Solicitud de Salón
de Capacitación en
zona 13 refacción,
mobiliario y equipo
Designación y
Requerimiento del
Capacitador Interno
y Externo
Solicitud de
Refacción para las
Capacitaciones
Elaboración del Plan
Mensual de
Capacitación (Análisis
de Detención)
Ejecución del
Programa
Calendarizado
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PROCEDIMIENTOSPROCESODEPENDENCIA
Centro de
Profesionalización
Gubernamental
-CEPROG-
Biblioteca
Consulta,
Préstamo y
Reproducción de
Libros
Colocación de Material
en los Estantes
Control de
Publicaciones que
conforman la
Hemeroteca
Ingreso de Material
Bibliográfico (libro de
inventario interno por
compra, canje o donación)
Preparación Física del
Material Bibliográfico
(marbete, etiqueta,
catalogo)
Préstamo de libros
Registro de Inventario y
Sellado Bibliográfico
Solicitud y Adquisición
de Material
(por compra)
Solicitud y Adquisición
de Material
(por donación)
Solicitud y Adquisición
de Material (por canje)
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5
Dirección de Apoyo Institucional
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental
-CEPROG-
Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Calendariza los temas a impartir
Jefe
Centro de Profesionalización
Gubernamental -CEPROG-
2 Enumera y lista las Instituciones y posibles capacitaciones
3 Elabora programas de capacitaciones
internas y externas
4 Verifica que no se traslapen las
capacitaciones tanto internas como externas
5 Calendariza capacitaciones
6 Distribuye la calendarización de capacitaciones a todo el personal
7 Fin del Procedimiento
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6
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental- CEPROG
Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones
Jefe de CEPROG
inicio
Calendariza los
temas a impartir
Enumera y lista
las instituciones y
posibles
capacitaciones
Elabora programas
de capacitaciones
internas y externas
Verifica que no se
traslapen las
capacitaciones
Calendariza
capacitaciones
Distribuye la
calendarizaciòn a
todo el personal
Fin
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7
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Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-
Procedimiento: Ejecución del Programa Calendarizado
(Coordinador Interno y Externo) Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Recibe la calendarización de las capacitaciones programadas
Coordinador de Capacitaciones
Internas
Centro de Profesionalización Gubernamental
-CEPROG-
2 Recibe los nombramientos Jefe
3
Recibe y traslada los nombramientos debidamente firmados por el Jefe al Director y Sub-Contralor que corresponda
Asistente Administrativo
4 Recibe los nombramientos
Director
Dirección de Apoyo Institucional
5 Revisa, firma y sella los nombramientos
6 Traslada los nombramientos debidamente firmados
7
Recibe los nombramientos oficializados Sub-contralor
Subcontraloría de Probidad
8 Revisa, firma y sella los nombramientos
9 Traslada los nombramientos debidamente firmados
10 Recibe los nombramientos debidamente oficializados
Coordinador de Docencia
Centro de Profesionalización Gubernamental
-CEPROG-
11 Elabora cartas de compromiso para las capacitaciones y docentes
12 Traslada las cartas de compromiso para el Visto Bueno del Jefe
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Dirección de Apoyo Institucional
Unidad, Departamento , Sección: Centro de Profesionalización
Gubernamental-CEPROG-
Procedimiento: Ejecución del Programa Calendarizado
(Coordinador Interno y Externo) Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
13 Recibe las cartas de compromiso
Jefe
Centro de Profesionalización Gubernamental
-CEPROG-
14 Revisa, firma y sella las cartas de compromiso debidamente firmadas por el capacitador
15 Traslada las cartas de compromiso debidamente firmados
16 Recibe las cartas debidamente firmadas por el Jefe
Coordinador de Docencia
17 Reproduce una copia de los nombramientos
18 Entrega original y copia del nombramiento y carta de compromiso al capacitador
19 Recibe original y copia del nombramiento y la carta de compromiso
Capacitador
20 Firma y sella original, copia del nombramiento y carta de compromiso
21 Devuelve copia del nombramiento y carta de compromiso debidamente firmada
22
Recibe y devuelve copia del nombramiento y carta de compromiso
debidamente firmada por el capacitador
Coordinador de
Docencia
23 Elabora listado de participantes a la capacitación
Asistente Logístico y
Técnico 24 Elabora hojas de evaluación
25 Hace recordatorio vía telefónica al capacitador, dos días antes de la capacitación
Coordinador de Docencia
26 Desarrolla el evento Capacitador
27 Fin del Procedimiento
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Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Centro de profesionalización Gubernamental -CEPROG-
Nombre del Procedimiento: Ejecución del Programa calendarizado (Coordinador Interno y
Externo)
Subcontraloría de
Probidad
Dirección de Apoyo
Institucional
Centro de Profesionalización Gubernamental
-CEPROG-
Inicio
Coordinador Interno
recibe la
calendarización de las
capacitaciones
programadas
Jefe recibe los
nombramientos
Asistente
Administrativo recibe y
traslada los
nombramientos
firmados al Director
Director recibe los
nombramientos
Director revisa, firma y
sella los
nombramientos
Director traslada los
nombramientos
debidamente
firmados
Subcontralor revisa,
firma y sella los
nombramientos
Subcontralor recibe los
nombramientos para
su oficialización
Subcontralor traslada
los nombramientos
oficializados
Coordinador de
Docencia recibe los
nombramientos
oficializados
Coordinador elabora
cartas de compromiso
para las capacitaciones
y docentes
Coordinador de
Docencia traslada las
cartas de compromiso
para Vo.Bo.
Jefe recibe las
cartas de
compromiso
Jefe revisa, firma y
sella las cartas de
compromiso
debidamente firmadas
por el capacitador
Jefe traslada las cartas
de compromiso
debidamente firmadas
Coordinador de
Docencia recibe las
cartas debidamente
firmadas por el Jefe
Coordinador de
Docencia reproduce
una copia de los
nombramientos
Coordinador de Docencia
entrega original y copia del
nombramiento y carta de
compromiso a los
capacitadores
Capacitador recibe
original y copia del
nombramiento y la
carta de compromiso
Capacitador firma y sella
original, copia del
nombramiento y la carta de
compromiso
Capacitador devuelve
copia del
nombramiento y carta
de compromiso
Coordinador de Docencia
recibe y devuelve copia del
nombramiento y carta de
compromiso debidamente
firmada por el capacitador
Asistente Logístico y
Técnico elabora listado
de participantes a la
Capacitación
Asistente Logístico
y Técnico elabora
hoja de evaluación
Coordinador de Docencia
Hace recordatorio vía
telefónica al capacitador,
dos días antes de la
capacitación
Capacitador
desarrolla el evento
Fin
A
A
B
B
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Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental
–CEPROG-
Procedimiento: Ejecución Programa Calendarizado Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable
Unidad
Administrativa
1 Recibe la calendarización de las capacitaciones programadas
Coordinador de Eventos de
Capacitación Interna
Centro de Profesionalización Gubernamental
-CEPROG-
2 Elabora oficio de solicitud de salón para la capacitación
3 Solicita material didáctico al capacitador para reproducirlo
4 Entrega material didáctico al encargado de reproducirlo
Docente
5
Recibe el material didáctico para su reproducción
Asistente Administrativa
y Logística
6
Reproduce material didáctico
7 Fin del Procedimiento
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Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-
Nombre del Procedimiento: Ejecución Programa Calendarizado
DocenteAsistente Administrativa y
Logística
Coordinador de Eventos de
Capacitación Interna
Inicio
Recibe la
calendarización de
las
Capacitaciones
programadas
Reproduce
material
didáctico
Entrega material
Didáctico al
encargado de
reproducirlo
Recibe el material
didáctico
para su
reproducción
Fin
Elabora oficio
de solicitud de
salón
Solicita material
didáctico al
capacitador para
reproducirlo
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Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización
Gubernamental-CEPROG-
Procedimiento: Desarrollo del Evento Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Registra y verifica a los participantes en el listado de asistencia
Asistente
Administrativa y Logística
Centro de Profesionalización Gubernamental
-CEPROG-
2 Distribuye el material didáctico a los participantes
3 Presenta a los participantes al docente que impartirá la capacitación
Jefe
4 Imparte el tema y aclara dudas a los participantes
Docente
5 Distribuye las boletas de evaluación
Asistente Administrativa y
Logística
6 Evalúa el tema expuesto
Participante
7 Traslada las boletas de evaluación al Asistente
8 Recibe las boletas de evaluación y los listados de los participantes Asistente
Administrativa y
Logística
Centro de
Profesionalización
Gubernamental -CEPROG-
9 Traslada las boletas de evaluación al Coordinador de Profesionalización
10 Fin del Procedimiento
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Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-
Nombre del Procedimiento: Desarrollo del Evento
Jefe Docente Participantes
Asistente
Administrativa y
Logística
Registra y verifica a
los participantes en
el listado de
asistencia
Distribuye el
material didáctico a
los participantes
Presenta a los
participantes al
docente que
impartirá la
capacitación
inicio
Imparte el tema y
aclara dudas a los
participantes
Distribuye boleta
de evaluación
Traslada boletas
de evaluación
Recibe boletas de
evaluación y los
listados de
participantes
Fin
Evalúa el tema
expuesto
Traslada las boletas
de evaluación al
Coordinador de
Profesionalización
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Dirección de Apoyo Institucional
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental
–CEPROG-
Procedimiento: Planificación de Capacitación Interna y Externa Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Recibe solicitud de capacitación Asistente
Administrativo
Centro de Profesionalización Gubernamental
–CEPROG-
2
Verifica si la capacitación se encuentra programada SI: sigue paso 3 NO: sigue paso 5
Jefe
3 Coordina con el solicitante el lugar, hora y fecha de la capacitación
4 Si no hay acuerdo con el solicitante se rechaza la solicitud, o se calendariza para otra fecha
5 Calendariza el lugar, hora y fecha de la capacitación
6 Confirma al solicitante la capacitación
7 Incluye la capacitación dentro del plan mensual
8 Fin del Procedimiento
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15
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-
Nombre del Procedimiento: Planificación de Capacitación Interna y Externa
Jefe Asistente
Administrativo
inicio
Recibe solicitud
de capacitación
Sino hay acuerdo con
el solicitante se
rechaza la solicitud o
se calendariza otra
fecha
Confirma al
solicitante la
capacitación
Fin
Capacitación
está
Programada?
SiNo
Calendariza el lugar,
hora y fecha de la
capacitación
Coordina con el
solicitante el lugar,
hora y fecha
Incluye la capacitación
dentro del plan
mensual
A
A
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Dirección de Apoyo Institucional
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-
Procedimiento: Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o
Externa Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Entrega original y copia de la solicitud de capacitación al Asistente Administrativo
Interesado
Centro de Profesionalización Gubernamental
-CEPROG-
2 Recibe original y copia de la solicitud de capacitación
Asistente Administrativo
3 Firma y sella de recibido original y copia de la solicitud
4 Devuelve copia de la solicitud al interesado debidamente sellada y firmada de recibido
5 Traslada al Jefe para su conocimiento
6 Recibe la solicitud de capacitación
Jefe
7
Revisa y analiza si procede o no la capacitación Si: procede paso 8 No: procede paso 15
8 Solicita aprobación de la Dirección de Apoyo Institucional
9 Traslada la solicitud al Asistente Administrativo
10 Recibe la solicitud debidamente aprobada o rechazada Asistente
Administrativo
11
Aprobada la solicitud la traslada para
aprobación de la Dirección de Apoyo Institucional
12 Recibe solicitud de autorización para capacitación
Director
Dirección de Apoyo
Institucional 13
Revisa, analiza, margina de aprobado o rechazado y traslada
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Dirección de Apoyo Institucional.
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-
Procedimiento: Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o
Externa Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
14 Recibe la solicitud marginada de la Dirección de Apoyo Institucional
Asistente Administrativo
Centro de Profesionalización Gubernamental
-CEPROG-
15 Rechazada la solicitud elabora oficio al interesado indicando el motivo del rechazo
16 Aprobada la solicitud elabora oficio para la Institución que solicito la capacitación
17 Traslada oficio para revisión y firma al Jefe
18 Recibe, revisa, firma y sella el oficio
Jefe
19 Traslada el oficio firmado al Asistente Administrativo
20 Recibe y traslada el oficio al solicitante Asistente
Administrativo
21 Fin del Procedimiento
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18
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental
-CEPROG-
Nombre del Procedimiento: Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o Externa
Asistente
AdministrativoJefe
Director
DAIInteresado
Inicio
Entrega original y copia
de la solicitud de
capacitación
Recibe original y copia
de la solicitud de
capacitación
Firma y sella de
recibido la solicitud de
capacitación
Devuelve copia al
itneresado
Traslada al Jefe para
su conocimiemto
Recibe la solicitud
de capacitación
Procede la
Capacitación ?
SiNo
Se margina la
solicitudSolicita aprobación
de la DAI
Traslada la solicitud
a la Asistente
Administrativo
Recibe solicitud
aprobada o rechazada
Aprobada la solicitud
la traslada a la DAI
Recibe solicitud de
autorización
Margina de aprobado o
rechazado
Recibe solicitud
marginada de la DAI
Rechazada la solicitud
elabora oficio
indicando el rechazo
Aprobada la solicitud
elabora oficio para la
Institución
Traslada oficios para
revisión y firma del
Jefe
Recibe, revisa, firma
y sella el oficio
Traslada el oficio
firmado
Recibe y traslada el
oficio al solicitante
A
A
Fin
B
B
C
C
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Dirección de Apoyo Institucional
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-
Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitación
(Análisis de Detección) Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Clasifica y enumera los posibles temas de capacitación
Jefe
Centro de Profesionalización Gubernamental
-CEPROG-
2 Calendariza e imprime los temas a impartir
3 Enumera las Instituciones y temas de capacitación
4 Coordina la capacitación con la Dependencia que la solicita
5 Fin del Procedimiento
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20
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución : Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-
Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitación (Análisis de
Detección)
Jefe
-CEPROG-
Inicio
Clasifica y enumera
los posibles temas
de
capacitación
Calendariza e
imprime los temas a
impartir
Enumera las
Instituciones y
temas de
capacitación
Coordina la
capacitación con la
Dependencia que la
solicita
Fin
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Dirección de Apoyo Institucional
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Dirección de Apoyo Institucional
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización
Gubernamental –CEPROG-
Procedimiento: Solicitud de Salón de Capacitación en zona 13, refacción, mobiliario y equipo
Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Elabora oficio solicitando el salón, refacción, mobiliario y equipo, indicando el número de participantes, fecha y hora del evento
Asistente Administrativo
Centro de Profesionalización Gubernamental
–CEPROG-
2 Traslada el oficio al Jefe para su visto bueno
3 Recibe, revisa, firma y sella el oficio
Jefe
4 Traslada oficio debidamente sellado y firmado
5 Recibe oficio y lo traslada al Director DAI
Asistente Administrativo
Dirección de Apoyo
Institucional 6
Recibe oficio firma y sella de Visto Bueno
Director
7 Traslada oficio al Director Administrativo y Financiero
8 Recibe, analiza y autoriza la
solicitud de - CEPROG- Director
DAF
Dirección Administrativo
Y Financiero 9 Gira instrucciones para que se acomode el mobiliario y equipo en el salón asignado
10 Fin del Procedimiento
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22
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental-CEPROG-
Nombre del Procedimiento: Solicitud de salón de Capacitación en zona13 , refacción,
mobiliario y equipo
Centro de Profesionalización
Gubernamental
Dirección Administrativa
y Financiera
Dirección de Apoyo
Institucional
inicio
Asistente elabora
oficio solicitando el
salón, refacción
mobiliario y
equipo
Asistente
Administrativo
traslada oficio al Jefe
para Vo.Bo.
Asistente Recibe
oficio y lo traslada
al Director DAI
Director traslada
oficio a la
Dirección
Financiera
Director Recibe,
analiza y autoriza
la solicitud del
CEPROG
Gira instrucciones
para que se
acomode con
Mobiliario y equipo
Fin
Jefe recibe, revisa,
firma y sella oficio
Jefe traslada oficio
debidamente sellado y
firmado
Director DAI
Recibe oficio,
firma y sella de
Vo.Bo.
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Dirección de Apoyo Institucional
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización
Gubernamental –CEPROG-
Procedimiento: Designación y Requerimiento del
Capacitador Interno y Externo Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Elabora oficio de invitación para impartir la capacitación Coordinador de
Profesionalización
Centro de Profesionalización Gubernamental
–CEPROG-
2 Traslada el oficio al Jefe para visto bueno
3 Recibe, revisa, firma y sella el oficio
Jefe
4 Traslada el oficio firmado y sellado
5 Recibe, reproduce una copia del oficio Coordinador de
Profesionalización 6
Traslada original y copia al capacitador
7 Recibe original y copia del oficio
Capacitador 8 Firma y sella de recibido el original y la copia del oficio
9 Devuelve copia firmada y sellada
10 Recibe la copia firmada y
sellada por el capacitador
Coordinador de
Profesionalización
11 Fin del Procedimiento
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24
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-
Nombre del Procedimiento: Designación y Requerimiento del Capacitador
Interno y Externo
Jefe CapacitadorCoordinador de
Profesionalización
Inicio
Elabora oficio de
invitación para
impartir la
Capacitación
Recibe, revisa,
firma y sella el
oficio
Traslada el oficio
firmado y sellado
Traslada el oficio al
Jefe para Visto
Bueno
Recibe, reproduce
una copia del oficio
Firma y sella de
recibido el original
y la copia del oficio
Recibe original y
copia del oficio
Devuelve copia
firmada y sellada
Traslada original y
copia al
capacitador
Fin
Recibe la copia
firmada y sellada
por el capacitador
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Dirección de Apoyo Institucional
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización
Gubernamental –CEPROG-
Procedimiento: Solicitud de Refacción para las Capacitaciones Hoja 1 de 2
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable
Unidad
Administrativa
1
Elabora oficio requiriendo refacción para los participantes y docentes de las capacitaciones calendarizadas, indicando número de participantes
lugar, fecha y hora
Asistente
Administrativo
Centro de
Profesionalización Gubernamental
–CEPROG- 2 Traslada oficio para firma
3 Recibe, revisa, firma y sella el oficio
Jefe 4 Traslada oficio debidamente firmado sellado
5 Recibe oficio firma y sella de Visto Bueno
Director
Dirección de Apoyo
Institucional
6 Traslada oficio al Jefe de Departamento de Compras
7 Recibe , firma y sella de recibido el oficio requiriendo las refacciones
Jefe
Departamento
Compras
8 Autoriza la refacción solicitada
9
Traslada oficio a la Dirección
Administrativa y Financiera para Vo.Bo.
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26
Dirección de Apoyo Institucional
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización
Gubernamental –CEPROG-
Procedimiento: Solicitud de Refacción para las
Capacitaciones Hoja 2 de 2
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable
Unidad
Administrativa
10 Recibe el oficio firmado y sellado por el Jefe de
Compras
Director
Dirección Administrativa y Financiera
11 Da Visto Bueno a la solicitud de refacciones
12
Devuelve el oficio autorizado al Departamento de Compras
13 Recibe el oficio firmado y sellado
Jefe Departamento de Compras
14 Compra los suministros y los envía al Almacén
15 Hace la solicitud de Almacén
Asistente Administrativo
Centro de Profesionalización Gubernamental
–CEPROG- 16
Recibe los suministros solicitados para la refacción
17 Traslada los suministros al área de capacitación
18 Fin de Procedimiento
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27
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG-
Nombre del Procedimiento: Solicitud de Refacción para las Capacitaciones
Dirección
Administrativa y
Financiera
Centro de Profesionalización
Gubernamental
-CEPROG-
Departamento
de Compras
Dirección de Apoyo
Institucional
inicio
Asistente Administrativo
Elabora oficio
requiriendo refacción
para los participantes
Asistente Administrativo
Traslada oficio para
firma
Asistente
Administrativo hace la
solicitud de Almacén
Jefe recibe, firma y
sella de recibido el
oficio requiriendo las
refacciones
Jefe autoriza la refacción
solicitada
Fin
Jefe traslada oficio a la
Dirección
Administrativa y
financiera para Vo.Bo.
Director Recibe, oficio
firma y sella de Vo.Bo.
Director
Traslada oficio al Jefe
de Departamento de
Compras
Director recibe oficio
firmado y sellado por el
Jefe de compras
Director da Visto
Bueno a la solicitud de
refacciones
Director devuelve oficio
autorizado al
Departamento de
compras
Jefe recibe el oficio
firmado y sellado.
Jefe compra los
suministros y los
envía al Almacén
Asistente
Administrativo recibe
los suministros para la
refacción
Asistente
Administrativo traslada
los suministros al área
de capacitación
Jefe
recibe, revisa firma y
sella el oficio
Jefe traslada oficio
firmado
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
28
Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-
Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca
Procedimiento: Colocación del Material en los estantes Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Prepara el material para ser colocado en su respectivo anaquel
Encargado de Biblioteca
Biblioteca 2
Ordena en forma ascendente y de izquierda a derecha, tomando en cuenta la materia de que se trate
3 Retira de los anaqueles el material que esta deteriorado o fuera de uso
4
Intercala el nuevo material con el que ya se encuentra colocado en los estantes, conservando el orden de los números
5 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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29
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Biblioteca
Nombre del Procedimiento: Colocación del Material en los estantes
Encargada de Biblioteca
Inicio
Prepara material
para ser
colocado
Ordena en forma
ascendente e
izquierda y
derecha
Retira de los
anaqueles
material
Deteriorado
Fin
Intercalar el
nuevo
Material
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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30
Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-
Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca
Procedimiento: Control de Publicaciones que conforman la
Hemeroteca Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Adquiere los ejemplares de los periódicos por medio de suscripción, compra o donación. En caso de suscripción debe renovarla antes de vencer.
Encargada de Biblioteca
Biblioteca
2 Anota e identifica en una tarjeta de kardex
los datos de cada ejemplar que recibe
3 Recibe diaria o semanalmente los ejemplares
4 Identifica cada ejemplar colocando el sello en la portada
5 Anota el número del ejemplar en la tarjeta de registro correspondiente
6 Revisa si es el número que correlativamente corresponde
7 Reclama a donde corresponde, si hay algún faltante, en caso de suscripción el o los ejemplares correspondientes
8 Coloca en la vitrina el ejemplar recibido y lo cambia cuando recibe el nuevo
9 Ordena los fascículos que ingresan en el anaquel correspondiente en forma alfabética y cronológica
10 Clasifica el material que debe encuadernarse y empastarse,
11
Verifica que existan los recursos económicos para la empastada y encuadernación de los ejemplares por mes o por año
12 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
31
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia :Biblioteca
Nombre de procedimiento: Control de Publicaciones que conforman la
Hemeroteca
Encargado de Biblioteca
Adquiere los
ejemplares de los
peridicos
Inicio
Anota e identifica
en una tarjeta
de Kardex
Recibe diario o
semanalmente los
ejemplares
Anota el número
del ejemplar en la
tarjeta de registro
correspondiente
Revisa si es el
número que
correlativamente
corresponde
Reclama si hay
algún faltante, en
caso de
suscripción o
ejemplares
Coloca en la vitrina
el ejemplar
deteriorado y lo
cambia cuando
recibe el nuevo
Ordena los
fascículos que
ingresan en el
Anaquel
Clasifica el
material que debe
encuadernarse y
empastarse,
Verifica recursos
económicos para
empastar y
encuadernar por
mes o año.
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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32
Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-
Unidad, Departamento, Sección : Biblioteca
Procedimiento: Ingreso del material Bibliográfico (libros
de Inventario Interno por Compra, Canje, Donación) Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Si los libros se adquieren por compra,
se revisa para confirmar que se recibe lo solicitado, si está completo y si se encuentra en buenas condiciones lo pedido
Encargada de Biblioteca
Biblioteca
2 Cuando el material que recibe es por canje se verifica los listados de la bibliografía que se envía y se recibe
3
Si el material bibliográfico que se recibe es por Donación, este debe ingresar en forma gratuita a la biblioteca. Envía nota de agradecimiento al donante
4 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
33
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas página 1/1
Nombre de la Dependencia :Biblioteca
Nombre de procedimiento: Ingreso del Material Bibliográfico ( libro de inventario
Interno por Compra, Canje , Donación)
Encargada de Biblioteca
Inicio
Si los libros se
adquieren por
compra, se revisa
Para confirmar lo
solicitado
Cuando el material
que recibe es por
canje se verifican
los listados de la
bibliografía
Si es bibliográfico
que se recibe es
por Donación, este
debe ingresar en
forma gratuita
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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34
Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-
Unidad, Departamento, Sección : Biblioteca
Procedimiento: Preparación física del Material
Bibliográfico (Marbete, Etiqueta, Catálogo) Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Rotula los marbetes para identificar la signatura topográfica del documento colocándolo en el lomo, a una distancia de tres pulgadas del vértice posterior
Encargada de Biblioteca
Biblioteca 2
Utiliza etiqueta para uso de sobres y tarjetas de control de préstamo. Este se adiciona en la parte interior de la caratula posterior y contiene datos como identificadores ,del documento; donde el usuario anotara su nombre e indicará posteriormente la devolución para que el usuario tenga la fecha presente
3
Revisa que el documento esté sellado en las hojas que se señalaron y si el documento tiene suficiente paginas o hojas se le adiciona otro sello
4
Ordena los catálogos de autor, titulo y materia se ordenan alfabéticamente para su fácil recuperación por parte del usuario
5 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
35
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Biblioteca
Nombre del procedimiento: Preparación física del Material Bibliográfico (marbete, etiqueta,
catalogo)
Encargado de Biblioteca
Inicio
Rotula marbete
para
identificar
Utiliza etiqueta
para
uso de sobres y
tarjeta de control
Revisa el
documento que
esté sellado en las
hojas
Ordena los
caalogos por
autor, titulo y
materia
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
36
Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-
Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca
Procedimiento: Préstamo de Libros Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Realiza préstamo del material o libro requerido por las autoridades o trabajadores de la Contraloría, que estén bajo los renglones presupuestarios 011, 021,031 y 029
Encargada de Biblioteca
Biblioteca
2
Registra en la tarjeta correspondiente los datos personales, como del material prestado, incluyendo la fecha en que vence el préstamo
Usuario CGC
3 Marca en la hoja última del documento o libro prestado la fecha de entrega y la fecha de devolución Encargada de
Biblioteca
4 Archiva la tarjeta clasificándola en orden alfabético según el nombre del usuario, para un mejor control
5 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
37
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución :Contraloría General de Cuentas página 1/1
Nombre de la Dependencia: Biblioteca
Nombre del procedimiento: Préstamo de Libros
Usuario
CGC
Encargada
de Biblioteca
Inicio
Realiza préstamo
del material o libro
requerido por las
autoridades
Marca en la hoja
última del
documento o libro
prestado la fecha
de devolución
Archiva la tarjeta
clasificando a en
orden alfabético
Fin
Registra en la
tarjeta
correspondiente los
datos personales
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
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Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-
Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca
Procedimiento: Registro de Inventario y Sellado
Bibliográfico Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Registra el material bibliográfico en el catálogo de inventario
Encargado de Biblioteca
Biblioteca
2 Asigna número correlativo a cada tomo de publicaciones
3
Registra los datos bibliográfico siendo el siguiente: 1)Número de inventario; 2) Ubicación física; 3) Fecha de ingreso del libro; 4)Nombre del autor; 5) Título del libro; 6) Edición; 7) Editorial 8) Procedencia
4
Escribe en la página de portada de cada uno de los volúmenes cerca de los límites de la encuadernación los datos de inventario, fecha y costo.
5 Asigna en el catálogo de inventario, un número correlativo, fecha de ingreso y precio
6
Identifica con el sello de biblioteca los materiales bibliográficos, el cual se coloca en la página de portada, los lomos y la página clave
7 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
39
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Biblioteca
Nombre del procedimiento: Registro de Inventario y sellado Bibliográfico
Encargado de Biblioteca
Inicio
Registra el material
bibliografico
Asigna numero
correltivo
Registra los datos
bibliográfico
Escribe en la
pagina de portada
de cada uno de los
volumenes
Asigna en el
catálogo de
inventario un
número
correlativo
Identifica con el
sello de biblioteca
los materiales
bibliográficos
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
40
Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-
Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca
Procedimiento: Solicitud y Adquisición de Material (por compra) Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Requiere el material necesario para la biblioteca
Encargado de Biblioteca
Biblioteca
2 Selecciona los libros de su interés y requiere la aprobación del Jefe de CEPROG para su adquisición
3 Solicita una proforma del material seleccionado
4 Elabora formulario de solicitud del gasto y lo envía a CEPROG para firma y visto bueno del Jefe
5 Recibe y traslada solicitud del gasto al Jefe de CEPROG para firma y visto bueno
Asistente Administrativo
Centro de Profesionalización Gubernamental
–CEPROG-
6 Recibe, revisa, firma y sella el formulario Jefe
7 Traslada a asistente administrativo
8 Traslada solicitud a la Dirección de Apoyo Institucional
Asistente Administrativa
9 Recibe solicitud del Gasto, la traslada al Director de Apoyo Institucional
Asistente Administrativo
Dirección de Apoyo Institucional
10 Revisa y aprueba firmando y sellando la solicitud del gasto
Director
11
Recibe solicitud firmada y sellada y la traslada Dirección General Administrativa y Financiera
Asistente Administrativo
12 Recibe solicitud del gasto firmada Asistente
Administrativo Dirección General Administrativa y
Financiera 13
Recibe solicitud y aprueba o rechaza la compra
Director
14
Da seguimiento al proceso de compra ante la Dirección Financiera para la adquisición del material ya sea a nivel nacional o extranjero
Encargado de Biblioteca
Biblioteca
15 Comprado el material, verifica que se encuentre en buenas condiciones
16 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
41
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Biblioteca
Nombre del Procedimiento: Solicitud y Adquisición de material (por compra)
Dirección
General
Administrativa y
Financiera
CEPROGDirección
de Apoyo InstitucionalBiblioteca
Inicio
Encargado requiere el
material necesario para
biblioteca
Encargado selecciona los
libros de su interés y
requiere la aprobación
del Jefe CEPROG
Encargado solicita una
proforma del material
seleccionado
Asistente Administrativo
Recibe y traslada solicitud
del gasto al Jefe CEPROG
Jefe
recibe, revisa firma y sella
el formulario Encargado elabora
formulario de solicitud del
gasto
AsistenteAdministrativo
traslada solicitud a la
DAI
Fin
Asistente Administrativo
recibe solicitud del
Gasto
Asistente recibe solicitud del
gasto firmada
Director recibe solicitud y
aprueba o rechaza la Compra
Jefe
traslada a asistente
Administrativo
Director revisa y
aprueba firmando y
sellando la solicitud del
gasto
Asistente Administrativo
recibe solicitud firmada y
sellada y la traslada del
Dirección General
Administrativa y Financiera
Encargada da seguimiento al
proceso de compra ante la
Dirección General
Administrativa y Financiera
para la adquisición
Encargada
Comprado el material, verifica
que se encuentre en buenas
condiciones
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
42
Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-
Unidad, Dependencia, Sección: Biblioteca
Procedimiento: Solicitud y Adquisición de Material (por donación) Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración: junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1
Adquiere material bibliográfico o publicaciones periódicas de las Instituciones en forma gratuita a la biblioteca
Encargado de Biblioteca
Biblioteca
2 Selecciona el material que se ha recibido en calidad de donación
3
Verifica la documentación para ser
ingresado al fondo bibliográfico de la biblioteca
4 Selecciona lo que va a ser de utilidad para la biblioteca
5 Recibe material que puede servir en canje o, para donar a otras Instituciones que lo requieran
6 Envía nota de agradecimiento a entidad que envió la donación
7 Adjunta lisado de lo recibido en la nota de agradecimiento
8 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
43
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución : Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Biblioteca
Nombre del Procedimiento: Solicitud y Adquisición de material (por donación)
Encargado de Biblioteca
Inicio
Adquiere material
bibliográfico o
publicaciones periódicas
Selecciona el material que
se ha recibido en calidad de
donación
Verifica la documentación
para ser ingresado al fondo
bibliográfico de la
biblioteca
Selecciona lo que va a ser
de utilidad para la
biblioteca
Recibe material que puede
servir en canje o para
donar a otras
Instituciones que
lo quieran
Envía nota de
agradecimiento a entidad
que envío la donación
Adjunta listado de lo
recibido en la nota de
agradecimiento
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
44
Centro de Profesionalización Gubernamental –CEPROG-
Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca
Procedimiento: Solicitud y Adquisición de Material (por canje) Hoja 1 de 1
Fecha de Elaboración junio/ 2013
Paso Actividad Responsable Unidad
Administrativa
1 Adquiere por canje material bibliográfico de la biblioteca sin mayor costo presupuestal
Encargado de Biblioteca
Biblioteca
2
Intercambia información entre Instituciones y efectúa envió de listados de obras que una Institución
ofrece a otra
3 Recibe los listados de cada una de las Instituciones que le envían para canje
4 Verifica entre los responsables y hacer la selección de material y escoger los Títulos afines a la Biblioteca
5 Recibe en calidad de canje el material bibliográfico de algunas instituciones.
6 Atiende las solicitudes en el orden que se reciben
7 Recibe material con este servicio
8 Envía listados de documentos que ofrece la Institución
9 Informa si representa algún gasto de envió o tramite aduanal
10 Confronta los listados enviados por la bibliotecaria con lo recibido de otro
lugar
11 Agradece al donante, el material que se incluye en el fondo bibliotecaria
12 Fin del Procedimiento
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
45
Diagrama de Flujo
Nombre de la Institución : Contraloría General de Cuentas Página 1/1
Nombre de la Dependencia: Biblioteca
Nombre del Procedimiento: Solicitud y adquisición de material ( por canje)
Encargado de Biblioteca
inicio
Adquiere por canje
El material
bibliográfico
Intercambia
información entre
Instituciones
Recibe los listados
de cada
Institución
Verifica y
selecciona el
material
Envía listados de
documentos
Recibe en calidad
de canje al
material
Atiende las
solicitudes en
orden
Agradece al
donante el material
que se incluyo
Confronta los
listados enviados
Informa si
representa algún
gasto
Fin
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
46
SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA LA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Inicio o Final: Indica el principio o el fin del flujo
Puede ser acción o lugar; además, se usa para
indicar una unidad administrativa o persona que
recibe o proporciona información.
Actividad: Describe las funciones que
desempeñan las personas involucradas en el
procedimiento.
Documento: Representa cualquier documento
que entre, se utilice, se genere o salga del
procedimiento.
Decisión o alternativa: Indica un punto dentro
del flujo en donde se debe tomar una decisión
entre dos o más opciones.
Archivo Permanente: Indica que se guarde un
documento en forma permanente.
Archivo Temporal: Indica que se guarde un
documento en forma temporal.
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Dirección de Apoyo Institucional
47
Proceso Predefinido: Hace referencia a otro
procedimiento preestablecido.
Conector de página: Representa una conexión o
enlace con otra hoja diferente, en la que continúa
el diagrama de flujo.
Conector: Representa una conexión o enlace del
diagrama de flujo dentro de la misma página.
Transporte o Desplazamiento: Indica el
movimiento de los empleados, material y equipo
de un lugar a otro.
Conector Dinámico: Establece de forma
automática la ruta entre las formas.
Conector de Línea: Conecta los procesos en el
diagrama, mediante líneas rectas.
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