- 1 -
MANUAL KUALITI MK-UiTMKDH-01
ISO 9001:2008
Keluaran 01 Pindaan 01 Tarikh 25 April 2013
PENYEDIAAN PERKHIDMATAN
PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH PETI SURAT 187 08400 MERBOK
KEDAH WEBSITE:http://www.kedah.uitm.edu.my
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Tandatangan
Nama
Dr. Mahadzir Ismail
Prof. Madya Dr. Haidar Dziyauddin
Jawatan
Wakil Pengurusan
Rektor Kampus
Tarikh
25 April 2013
25 April 2013
Keluaran : 02
Pindaan : 01
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH
Mukasurat : 2 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 2 -
KAWALAN DOKUMEN Dokumen kualiti yang terkandung di dalam fail ini disediakan bagi memastikan
penyampaian perkhidmatan pendidikan tinggi di Universiti Teknologi MARA (UiTM)
Kedah, mengikut piawaian ISO 9001:2008.
Dokumen ini adalah TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut:-
a) Diberi nombor kawalan tertentu dan dikemaskini apabila terdapat pindaan.
b) Dipinda mana-mana bahagian atau keseluruhannya oleh Wakil Pengurusan
Kualiti UiTM Kedah dengan kelulusan Rektor Kampus UiTM Kedah atau
seperti yang diputuskan di dalam Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan UiTM
Kedah.
c) Ditanda dengan perkataan DOKUMEN INDUK pada setiap helaian muka
surat.
d) SALINAN DOKUMEN TERKAWAL Manual Kualiti akan dipaparkan di laman web rasmi UiTM di http://www.kedah.uitm.edu.my.
e) Salinan-salinan DOKUMEN INDUK tidak akan membawa perkataan
DOKUMEN INDUK. Salinan-salinan tersebut akan ditanda sebagai
“SALINAN DOKUMEN TERKAWAL” dan diedarkan kepada staf seperti
yang ditetapkan oleh Rektor Kampus UiTM Kedah dalam Senarai Pemegang
Dokumen Terkawal.
f) Salinan-salinan Manual Kualiti selain daripada dokumen induk, dokumen terkawal yang dipaparkan di laman web rasmi UiTM atau apa jua bentuk salinan pendua dianggap SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL.
g) Pengurusan UiTM bertanggungjawab untuk merujuk kepada dokumen terkawal di laman web rasmi UiTM di http://www.kedah.uitm.edu.my.
Keluaran : 01
Pindaan : 01
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH
Mukasurat : 3 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 3 -
TANGGUNGJAWAB PEMEGANG
SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan
dokumen ini sentiasa terkini.
Dokumen ini diedarkan kepada penjawat jawatan di dalam senarai pemegang
dokumen terkawal dengan tanggungjawab berikut :-
a) Mengaku terima dokumen ini dan menyimpannya dengan selamat dan baik.
b) Memasukkan halaman atau pindaan terbaru supaya ia sentiasa berada di
dalam keadaan kemaskini.
c) Menggantikan dokumen yang dipinda atau dibatalkan dengan dokumen
terkini.
d) Mengembalikan dokumen ini kepada Rektor Kampus UiTM Kedah ataupun
Wakil Pengurusan UiTM Kedah atau menyerahkannya kepada pengganti
masing-masing sekiranya berlaku pertukaran jawatan atau perpindahan atau
pemberhentian dari perkhidmatan.
Keluaran : 01
Pindaan : 01
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH
Mukasurat : 4 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 4 -
SENARAI PEMEGANG DOKUMEN TERKAWAL
BIL
JAWATAN TANDATANGAN
1. Rektor
2. Timbalan Rektor (Hal Ehwal Akademik & Antarabangsa)
3. Timbalan Rektor (Hal Ehwal Pelajar)
4. Timbalan Rektor Kampus (Penyelidikan & Jaringan Industri)
5. Timbalan Pendaftar (Pentadbiran)
6. Penolong Bendahari Kanan
7. Ketua Perpustakaan
8. Jurutera
9. Pegawai Keselamatan
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 5 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 5 -
REKOD PINDAAN
BIL
MUKASURAT/
PERENGGAN
RINGKASAN
KELULUSAN
TARIKH TANDATANGAN
1. Lampiran 1
Perubahan carta organisasi
UiTM kedah dikemaskini
pada 01 Oktober 2010
27 Sept 2010 Pengarah
Kampus
2. Lampiran 1
Perubahan carta organisasi
UiTM kedah dikemaskini
pada 01 Februari 2011
02 Feb 2011
Pengarah
Kampus
3. 21,
Perubahan Visi & Misi UiTM,
Objektif Kedah UiTM Kedah
dan Objektif Kualiti UiTM
Kedah dikemaskini pada 17
Februari 2013
17 Februari
2013
4.
4
Perubahan nama jawatan
17 Februari
2013
5.
1.1
Mengguna pakai “disediakan
mengikut” berbanding
dengan “adalah berdasakan
keperluan dokumentasi” dan
juga perubahan bilangan
prosedur kualiti kepada 41
dengan perubahan P.K (O)
daripada 26 kepada 31
25 April 2013
6.
Dokumen
sokongan
Perubahan penggunaan
Perancangan Strategik 5
tahun 2011-2015
25 April 2013
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 6 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 6 -
7.
1.2 b, c
Perubahan mengguna pakai
perkataan “mengikut
piawaian ISO 9001 : 2008”
25 April 2013
8.
1.2d
Keperluan ISO 2008 ditukar
kepada keperlua Sistem
Pengurusan Kualiti UiTM
Kedah
25 April 2013
9.
1.4
Semua perkataan Pengarah
ditukar kepada Rektor
(merangkumi semua
penggunaan gelaran rasmi
Rektor Kampus)
25 April 2013
10.
2.1 Perubahan gelaran Naib
Canselor mengguna pakai
Tan Sri Dato’ Seri
25 April 2013
11.
2.1.1 Perubahan mengguna pakai
Perancangan Strategik 2011-
2015
25 April 2013
12.
2.8 Penambahan Objektik UiTM
Kedah
25 April 2013
13.
2.11 a) , 3.1 Perubahan skop meliputi
semua program sepenuh
masa
25 April 2013
14.
Lampiran 1 Perubahan carta organisasi
UiTM kedah dikemaskini
pada
25 April 2013
15
2.11 d) Jawatankuasa Pengurusan
ditukar kepada
Jawatankuasa Eksekutif.
Perubahan pada
25 April 2013
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 7 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 7 -
penggunaan singkatan BHEA
kepada BHEAA, BHEPA
kepada BHEP
16
3.2 Perubahan pada tajuk dan
kandungan.
25 April 2013
17.
3.4.1,3.4.2,3.4.
3 dan 3.4.4
Mengeluarkan perkataan
Alumni.
25 April 2013
18.
4.1 Mengguna pakai Sistem
Pengurusan Kualit UiTM
Kedah menggantikan ISO
9001 : 2008
Perubahan pada Rajah 4.1
Struktur Dokumantasi Sistem
Pengurusan Kualiti UiTM
Kedah
25 April 2013
19
4.1.3 Bilangan Prosedur Operasi
ditukar dari 26 kepada 31
dan senarai Prosedur
Operasi dikemaskini
25 April 2013
20.
5.4.1 Perubahan kepada Objektif
Kualiti UiTM Kedah
25 April 2013
21.
5.5.3 Pertukaran Mesyuarat
Pengurusan kepada
Mesyuarat Jawatankuasa
Eksekutif dan Mesyuarat
Ketua bahagian kepada
Mesyuarat pengurusan
kanan.
Pekeliling Pengarah kampus
25 April 2013
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 8 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 8 -
ditukar kepada Pekeliling
Rektor begitu juga Pejabat
Pengrah Kampus ditukar
kepada Pejabat Rektor
Kampus
22.
5.6.1 Bilangan MKSP dipinda dari
2 kali kepada 1 kali setahun.
Penambahan keahlian MKSP
termasuk Ketua Unit dan
Ketua Pusat Pengajian
25 April 2013
23.
Perubahan kepada Carta
Struktur sistem Pengurusan
Kualiti UiTM Kedah
25 April 2013
24.
7.2.3 Pengunaan Perkataan
Koordinator menggantikan
perkataan Pegawai
25 April 2013
25
7.5.1 Perubahan nama P.K (O)
dalam Dokumen Rujukan
25 April 2013
26
8.2.2 Perubahan kepada
kekerapan audit dalaman
daripada 2 kepada 1
setahun.
25 April 2013
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 9 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 9 -
ISI KANDUNGAN
1. PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI 10
1.1. Pendahuluan 10
1.2. Tujuan 12
1.3. Kandungan Manual 12
1.4. Penyediaan, Penguatkuasaan dan Pengedaran 13
1.5. Penyelarasan Pindaan 13
2. MAKLUMAT ORGANISASI 14
2.1. Sejarah dan Latarbelakang UiTM 14
2.1.1 Pencapaian Universiti 16
2.2. Sejarah dan Latarbelakang UiTM Kedah 20
2.3. Visi UiTM Kedah 21
2.4. Misi UiTM Kedah 21
2.5. Matlamat Pendidikan UiTM Kedah 21
2.6. Dasar Kualiti UiTM Kedah 22
2.7. Objektif UiTM Kedah
2.8. Objektif Kualiti UiTM Kedah 22
2.9. Struktur Organisasi UiTM Kedah 23
2.10. Fungsi UiTM Kedah 23
2.11. Definisi 23
Singkatan 25
3. SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI 25
3.1. Skop Pelaksanaan 26
3.2. Batasan Aplikasi Pelaksanaan sistem Pengurusan Kualiti 26
3.3. Aktiviti Teras Pengajian Pendidikan Tinggi 26
3.3.1 Pengambilan Pelajar 26
3.3.2 Pengendalian Pengajaran & Pembelajaran 27
3.3.3. Pengendalian Penilaian dan Peperiksaan 27
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 10 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 10 -
3.4. Pembangunan & Perkhidmatan Pelajar 28
3.4.1 Pelantikan Jurulatih Ko-kurikulum 28
3.4.2 Penilaian Jurulatih Ko-kurikulum 28
3.4.3 Penilaian Penceramah dan Fasilitator Modul LPPKP 29
3.4.4 Penilaian Aktiviti Pelajar 29
3.4.5 Pendaftaran Pelajar Baru di Kolej Kediaman 29
3.4.6 Permohonan Penempatan Kolej Pelajar Lama 30
3.4.7 Penilaian Kemudahan Pelajar di Kolej Kediaman 30
4. SISTEM PENGURUSAN KUALITI 30
4.1. Keperluan Am 30
4.1.1 Penerangan Sistem Pengurusan Kualiti 32
4.1.2 Manual Kualiti 33
4.1.3 Prosedur Kualiti 33
4.1.4 Arahan Kerja 35
4.1.5 Dokumen Sokongan & Luaran 35
4.2. Keperluan Dokumentasi 35
4.2.1 Am 35
4.2.2 Manual Kualiti 35
4.2.3 Kawalan Dokumen 36
4.2.4 Kawalan Rekod 39
4 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 39
4.1 Komitmen Pengurusan 39
4.2 Keutamaan Pelanggan 40
4.3 Dasar Kualiti 41
4.4 Perancangan 42
4.4.1 Objektif Kualiti UiTM Kedah 42
4.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 43
4.5 Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi 44
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 11 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 11 -
4.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa 44
4.5.2 Wakil Pengurusan Kualiti UiTM Kedah 44
4.5.3 Komunikasi Dalaman 45
4.6 Kaji Semula Pengurusan 46
4.6.1 Am 46
4.6.2 Input Kaji Semula Pengurusan 46
4.6.3 Output Kaji Semula Pengurusan 47
5 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 47
5.1 Penyediaan Sumber-sumber 47
5.2 Pengurusan Sumber Manusia 48
5.2.1 Am 48
5.2.2 Kompetensi, Kesedaran dan Latihan 48
5.3 Infrastruktur 49
5.4 Persekitaran Kerja 50
6 PENGZAHIRAN PRODUK 51
6.1 Perancangan Bagi Pengzahiran Produk 51
6.2 Proses Berkaitan Pelanggan 55
6.2.1 Penentuan Keperluan Pelanggan 55
6.2.2 Kaji Semula Keperluan Berkaitan Produk 55
6.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan 56
6.3 Rekabentuk dan Pembangunan Program 57
6.4 Perolehan 57
6.4.1 Perolehan Bahan dan Perkhidmatan 57
6.4.2 Maklumat Bagi Perolehan 57
6.4.3 Pengesahan Bekalan dan Perkhidmatan 58
6.5 Penyediaan Perkhidmatan Pengajian Pendidikan Tinggi 58
6.5.1 Kawalan Proses 58
6.5.2 Validasi Proses Penyediaan Perkhidmatan 59
7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan 60
7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan 60
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 12 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 12 -
7.5.5 Pengendalian dan Penyimpanan Dokumen 61
6.6 Kawalan Peralatan bagi Pemantauan dan Pengukuran 61
7 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN
SISTEM PENGURUSAN KUALITI 61
7.1 Panduan Am 61
7.2 Pengukuran dan Pemantauan 62
7.2.1 Kepuasan Pelanggan 62
7.2.2 Audit Dalam 62
7.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 64
7.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 64
7.3 Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 65
7.4 Analisis Data 65
7.5 Penambahbaikan 66
7.5.1 Penambahbaikan Berterusan 66
7.5.2 Tindakan Pembetulan 66
7.5.3 Tindakan Pencegahan 67
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 13 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 13 -
1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI
1.1 PENDAHULUAN
Manual Kualiti ini disediakan mengikuti Seksyen 4.2.2 ISO 9001:2008.
Manual ini mengandungi Maklumat Organisasi, Dasar Kualiti, Objektif
Kualiti dan Prinsip Asas Kepastian Kualiti bagi memberi perkhidmatan
kepada pelanggan untuk memandu UiTM Kedah ke arah memenuhi
keperluan sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah mengikut Standard
ISO 9001:2008.
Manual Kualiti ini disokong oleh empat puluh satu (41) Prosedur Kualiti,
yang terdiri daripada lima (5) Prosedur Wajib, lima (5) Prosedur
Pengurusan Sokongan dan tiga puluh satu (31) Prosedur Operasi serta
Arahan Kerja, Carta Aliran Proses dan Dokumen Sokongan yang
berkaitan dengannya. Dokumen Sokongan antara lain meliputi:
Dokumen Sokongan
Akta Institut Teknologi MARA, (Pindaan sehingga 01 Januari)
2006 Akta 173
Akta Institusi Pelajaran (Tatatertib), 1976 Akta 174
Akta Acara Kewangan 1957 (Akta 61)
Akta 605 Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj 2000)
Akta Rahsia Rasmi
Akta Arkib Negara
Akta Badan-badan Berkanun (Akta 240)
Arahan Perbendaharaan
Arahan Perkhidmatan
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 14 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 14 -
Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam
Kod Amalan JK IPTA, KPT, 2002
Pekeliling Naib Canselor
Peraturan Akademik (Pindaan 2009)
Prospektus UiTM
Buku Panduan Staf
Pengukuhan Strategi 21
Perancangan Strategik 5 Tahun UiTM (Tahun 2011-2015)
Penstrukturan UiTM 2001-2010
Buku Perancangan Strategik 5 Tahun UiTM Kedah
Buku Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara UiTM
Quality Management System Requirement Systems
Requirement ISO 9001 (4th Edition 2008-11-15)
Manual Prosedur Kerja (600-UiTMKDH (HEP/KLJ 12/3)
Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM Kedah
(100-UiTMKDH (HEP/KLJ 6/5)
Pekeliling Pengurusan Kolej Kediaman
(100-UiTMKDH (HEP/KLJ 6/7/1)
Manual Program Kemahiran Insaniah (KI) Universiti Teknologi
MARA – Keluaran Edisi Pertama 2010
Buku Panduan Aktiviti Pelajar
Keluaran Edisi Kelima – Disember 2008
Garis Panduan Aktiviti Pelajar (Persatuan / Kelab)
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 15 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 15 -
1.2 TUJUAN
Manual Kualiti ini adalah bertujuan untuk:-
a) Menerangkan maklumat am mengenai Universiti Teknologi
MARA Kedah (yang selepas ini dirujuk sebagai UiTM Kedah) ;
b) Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti UiTM
Kedah yang dilaksanakan dalam penyediaan perkhidmatan
pendidikan tinggi (yang selepas ini dirujuk sebagai Program);
c) Menggariskan dasar dan prinsip kepastian kualiti bagi setiap
aktiviti berkaitan dengan penyediaan pengajian pendidikan tinggi
yang dilaksanakan mengikut piawaian ISO 9001: 2008; dan
d) Menjelaskan mengenai batasan aplikasi dalam memenuhi
keperluan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah mengikut ISO
9001:2008.
1.3 KANDUNGAN MANUAL
Manual ini mengandungi lapan (8) bahagian yang meliputi perkara-
perkara berikut :
Bahagian 1 - Pengenalan Kepada Manual Kualiti
Bahagian 2 - Maklumat Organisasi
Bahagian 3 - Skop Sistem Pengurusan Kualiti
Bahagian 4 - Keperluan Dokumentasi Sistem Pengurusan
Kualiti
Bahagian 5 - Tanggungjawab Pengurusan
Bahagian 6 - Pengurusan Sumber
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 16 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 16 -
Bahagian 7 - Pengzahiran Produk
Bahagian 8 - Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan
Sistem Pengurusan Kualiti
1.4 PENYEDIAAN, PENGUATKUASAAN DAN PENGEDARAN
Manual Kualiti ini hanya terpakai dan berkuatkuasa setelah diluluskan
dan ditandatangani oleh Rektor Kampus UiTM Kedah. Manual Kualiti ini
adalah Dokumen Terkawal dan hanya diedarkan kepada penjawat
jawatan di dalam Senarai Pemegang Dokumen Terkawal Manual Kualiti
ini. Pegawai berkenaan yang memperoleh salinan manual ini
bertanggungjawab menyimpan dengan selamat dan mengemaskinikan
Manual Kualiti ini mengikut arahan pengemaskinian yang dikeluarkan
oleh Wakil Pengurusan UiTM Kedah dari masa ke semasa.
1.5 PENYELARASAN PINDAAN
Wakil Pengurusan UiTM Kedah bertanggungjawab untuk
menyelaraskan pindaan ke atas manual ini berlandaskan Seksyen 4.2.3
ISO 9001 : 2008.
Mana-mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh dikeluarkan
atau dipinda tanpa kebenaran pihak yang menyediakan dokumen ini.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 17 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 17 -
2.0 MAKLUMAT ORGANISASI
2.1 SEJARAH DAN LATARBELAKANG UiTM
Sejarah Universiti Teknologi MARA bermula dengan penubuhan Dewan
Latihan RIDA (Rural Industrial Development Authority) yang mula beroperasi
pada bulan November 1956. Ia dirasmikan oleh Y.B. Tun Dr. Ismail bin Dato’
Abdul Rahman pada 14 Februari 1957 dengan menawarkan kursus London
Chamber of Commerce dan kursus untuk Peniaga-Peniaga Kecil.
Sepuluh tahun kemudian Dewan Latihan RIDA bertukar menjadi Maktab MARA
(Majlis Amanah Rakyat) ekoran dari Kongres Ekonomi Bumiputra yang
diadakan di Kuala Lumpur dari 5 – 7 Jun 1965. Ia bertukar nama sekali lagi
menjadi Institut Teknologi MARA (ITM) dengan perletakkan batu asas oleh
Y.B. Tun Abdul Razak bin Hussein pada 14 Oktober 1967.
Pada tahun 1976 Akta ITM diluluskan oleh Parlimen dan ITM diletakkan di
bawah Kementerian Pendidikan Malaysia. Dua puluh tahun kemudian iaitu
pada tahun 1996 Akta ITM dipinda bagi membolehkan ITM berfungsi seperti
lain-lain universiti tempatan, dengan kata lain mendapat status universiti, tetapi
namanya dikekalkan sebagai ITM.
Nama ITM semenjak mendapat status universiti tidak kekal lama. Pada 26
Ogos 1999 dihadapan lebih daripada 15,000 orang pelajar, staf dan alumni,
Perdana Menteri Malaysia ke IV, Tun Dr. Mahathir Mohamad telah
mengumumkan ITM akhirnya akan dipanggil Universiti Teknologi MARA.
Sehubungan dengan ini Akta ITM (pindaan) 2000 telah digazet, selepas
mendapat perkenan daripada Yang Dipertuan Agong, pada bulan Mei 2000.
Walau bagaimanapun nama Universiti Teknologi MARA telah digunakan
sebaik sahaja Perdana Menteri mengumumkannya pada bulan Ogos 1999.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 18 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 18 -
Yang menarik dengan Akta ITM (pindaan) 2000 ini ialah Yang Dipertuan Agong
secara automatik menjadi Canselor Universiti. Struktur Universiti Teknologi
MARA (UiTM) terkini diterangkan di Seksyen 2.6.
Universiti Teknologi MARA (UiTM) boleh dibahagikan kepada empat era iaitu
Dewan Latihan RIDA dari tahun 1956 hinggga tahun 1965, Maktab MARA dari
tahun 1965 ke 1967, Institut Teknologi MARA dari tahun 1967 hingga 1999 dan
Universiti Teknologi MARA dari tahun 1999 hingga kini.
Peneraju utama yang merupakan semua individu Penyelia, Pengetua,
Pengarah, Rektor dan Naib Canselor yang berjumlah 13 orang kesemuanya
adalah pemimpin tertinggi dalam UiTM dari penubuhan hinggalah sekarang.
Pemimpin terdahulu adalah Allahyarham Tuan Syed Alwi Syed Sheikh Alhadi,
Allahyarham Encik A Samad Ibrahim, Allahyarham Encik Mohd Darus Taib,
Allahyarham Encik Basha Merican, Mr D.R.Liggert, Encik (Kini Tan Sri) Arshad
Ayob, Allahyarham Datuk Hj Lokman Musa, Profesor Dato’ Awang Had Salleh,
Dato’ Ir Ahmad Zaidee Laidin, Dato’ Seri Prof. Dr. Ibrahim Abu Shah dan yang
terkini ialah Tan Sri Dato’ Seri Prof. Ir Dr. Sahol Hamid Abu Bakar,FaSc.
UiTM semakin hari semakin berkembang dengan pertambahan pelajar dari
semasa ke semasa. Pada tahun pengajian 1957/1958 bilangan pelajar bermula
dengan hanya 24 orang telah bertambah dengan pesatnya menjadi 89,147
orang pada sesi I 2006/2007. Ini seiring dengan sasaran 200,000 pelajar pada
tahun 2010. Sejajar dengan itu kampus-kampus cawangan juga telah dibuka
secara berperingkat-peringkat bermula dengan UiTM Kota Kinabalu dan
Samarahan pada tahun 1973, Arau (1974), Dungun (1975), Segamat (1983),
Alor Gajah (1984), Seri Iskandar, Jengka dan Machang (1985), Bukit Mertajam
(1996), Sungai Petani (1997) dan akhir sekali Kuala Pilah pada tahun1999.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 19 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 19 -
2.1.1 Pencapaian Universiti
Pencapaian terkini keseluruhan UiTM boleh dirujuk pada buku Penstrukturan
UiTM 2001-2010 dari m.s. xii hingga xli. Manakala berdasarkan Perancangan
Strategik UiTM 2011-2015, analisis pencapaian universiti dari aspek enrolmen,
pengambilan, lulusan, pemantapan program, pembangunan akademik,
pembangunan pelajar, pembangunan staf akademik dan pentadbiran serta
pembangunan fizikal universiti adalah seperti di dalam buku Penstrukturan
UiTM 2001-2010.
Dari aspek enrolmen sebenar bilangan pelajar, di mana UiTM bermula dengan
hanya 24 orang pelajar pada tahun 1956 kepada jumlah enrolmen semasa
tahun 2006 seramai 99,604 orang. Walau bagaimanapun sasaran pelajar
sepenuh masa akan dinaikkan semula kepada 200,000 pada tahun 2010
setelah UiTM mempunyai kemampuan yang selengkapnya bagi menjamin
kualiti pendidikan dan keselesaan pengajaran dan pembelajaran. (Rujuk Rajah
pada m.s. 93 hingga 95 Buku Penstrukturan UiTM 2001- 2010). Strategi
lengkap untuk menambahkan enrolmen kepada 200,000 orang telah
disediakan oleh Pusat Perancangan Strategik (PPS) dengan menghasilkan
dokumen panduan bertajuk Pelaksanaan Rancangan Malaysia Ke-9 UiTM
2006-2010 (UiTM,2006). Enrolmen tersebut merangkumi pelajar sepenuh
masa, pelajar separuh masa yang mendaftar bagi Pengajian Luar Kampus
(PLK), Pengajian Jarak Jauh (PJJ) dan Program Pembelajaran Fleksibel (FLP).
Bilangan program akademik telah meningkat kepada 281 pada tahun 2006.
Program Sarjana Muda (Am dan Kepujian) merupakan program yang
terbanyak iaitu 114 (40.6%) manakala program diploma, program sijil dan pra
diploma pula adalah sebanyak 92 (32.7%). Selebihnya adalah program sarjana
dan PhD, serta program Lepasan Ijazah/Profesional iaitu sebanyak 75 program
(26.7%).
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 20 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 20 -
Sehingga tahun 2006 terdapat seramai 496 staf akademik berkelulusan PhD
manakala yang berkelulusan sarjana adalah seramai 3,937. Penawaran
biasiswa kepada staf akademik bagi melanjutkan pengajian ke peringkat doktor
falsafah terus dipertingkatkan. Rujuk rajah 28 dan 29 m.s. 98 dan 99, Buku
Penstrukturan UiTM 2001-2010.
Di samping itu bilangan pelajar bagi program S&T bagi keseluruhan UiTM
diunjurkan akan meningkat kepada 56,600 (50.6%) pada tahun 2010. Lihat
Rajah 31 m.s. 104 Buku Penstrukturan UiTM 2001-2010.
Manakala, bagi kadar staf akademik kepada pelajar di Shah Alam ialah 1:18.
sasaran Amanah Tugas Akademik Pensyarah yang sekarang berada pada
tahap 16 jam akan diturunkan hingga 12.5 pada tahun 2010. Daripada jumlah
penglibatan pensyarah di dalam penyelidikan yang sekarang berada pada
tahap 25 % diunjurkan dan akan mencapai 50% penglibatan pada tahun 2005
dan 100% pada tahun 2010.
Dalam bidang penyelidikan, antara anugerah yang berjaya diperolehi oleh staf
UiTM di peringkat antarabangsa adalah seperti berikut:
Pingat di Pertandingan Reka cipta Antarabangsa di Geneva, 2004 sebanyak
enam (6)iaitu satu (1) pingat emas, dua (2) pingat perak dan dua (2) pingat
gangsa di Pertandingan Reka cipta Antarabangsa di Geneva, 2002; dua (2)
pingat perak dan satu (1) pingat gangsa di Pertandingan Reka cipta
Antarabangsa di Geneva, 2000; satu (1) pingat gangsa di Pertandingan Reka
cipta Antarabangsa di Geneva, 1999.
Dari aspek pencapaian aktiviti perundingan, UiTM mendapat ramai klien dari
industri yang mana pertambahannya sangat ketara iaitu dari 46 pada tahun
2001 menjadi 218 pada penghujung 2005. bagi tahun 2006, bilangan projek
perundingan adalah sebanyak 283. Begitu juga dengan bilangan projek
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 21 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 21 -
penyelidikan kontrak yang meningkat dari 11 pada 2001 kepada 55 pada 2005
(UiTM, 2006).
Bagi aspek penerbitan, UiTM bermula dengan asas sifar pada awal penubuhan
pusat penerbitan UiTM. Dalam tempoh 23 tahun, bilangan purata penerbitan
per tahun hanya lima judul. Bagaimanapun pada 2005 UiTM menduduki
tempat pertama dalam penerbitan buku dan makalah. Bagi tahun 2006, jumlah
penerbitan UPENA sebanyak 137 judul juga dijangkakan menjadikan UiTM
sebagai universiti yang paling banyak menerbitkan buku akademik universiti di
Malaysia. Jumlah ini merupakan peningkatan sebanyak 101% berbanding
tahun 2005.
Dari aspek mempertingkatkan penggunaan teknologi maklumat, UiTM telah
mencapai purata nisbah agihan komputer berangkaian 1:5 bagi pelajar S&T,
1:10 bagi pelajar bukan S&T, 1:1 bagi staf akademik, 1:1 bagi staf pengurusan,
1:3 bagi staf sokongan. Manakala bagi pembangunan fizikal, beberapa projek
pembangunan yang dirancang dan pencapaiannya adalah seperti di dalam
buku Perancangan Strategik 5 Tahun UiTM 2011-2015.
Dari aspek pemantapan pengurusan kualiti, UiTM mempunyai sebuah Institut
iaitu Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA) yang memastikan dan
memantau pemantapan pengurusan kualiti bagi seluruh UiTM. InQKA juga
menjalankan gerakan kualiti bagi seluruh kampus cawangan dan bahagian-
bahagian. Kini boleh dikatakan kesemua bahagian utama di UiTM telah
memperoleh pensijilan ISO 9001:2008. sebagai satu hasil daripada usaha
tersebut, UiTM Sarawak dan UiTM Perak telah memenangi Anugerah Kualiti
Mampu 2006 dan Anugerah Kualiti Perkhidmatan Awam 2006.
UiTM mempunyai unit yang menguruskan hal ehwal perhubungan industri yang
dinamakan University Industry Linkage Centre (UiLC). Sehingga penghujung
2005, jumlah syarikat yang bekerjasama dengan UiTM melebihi 720 buah.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 22 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 22 -
Jumlah perjanjian persefahaman dan perjanjian yang ditandatangani pada
tahun 2006 ialah 30. Antara pencapaian terbaik tahun 2006 dari aspek
hubungan industri ini ialah penubuhan Kursi Industri UEM, Kursi Dato’ Ghazali,
dan Kursi Warisan Melayu, penubuhan Global Center of Excellence for Human
Capital dengan kerjasama International Federation of Training & Development
Organisation (IFTDO), kerjasama InterFlour & UiTM, kerjasama Jabatan
Perhilitan & UiTM, kerjasama Intel-Elite dan biasiswa CCM (Chemical
Company of Malaysia).
Dari aspek pencapaian aktiviti pelajar, bilangan aktiviti pelajar sepanjang tahun
2006 berjumlah 2,653 dan antara pencapaian terbesar ialah menjadi Johan
Kategori Utama bagi Debat DiRaja Malaysia (Bahasa Inggeris) dengan rekod
mengalahkan kesemua lawan di setiap sembilan pusingan yang disertai, malah
memenangi Anugerah Pendebat Terbaik, Johan Kategori Muda bagi Debat
DiRaja Malaysia (Bahasa Melayu), Juara SIFE di peringkat nasional manakala
menduduki tempat ketiga bagi SIFE World Cup Championship 2006, pasukan
UiTM terpilih untuk menyertai pertandingan Moot Court di Murdoch University,
Perth Australia, UiTM berjaya dalam penganjuran Fiesta Sukan Antarabangsa,
pelajar UiTM wakili Malaysia ke APEC Youth Forum for Sustainable
Development, pelanjutan dari Ekspidisi ke Gunung Everest dan Antartika pada
tahun 2005, UiTM melancarkan program ekspidisi Kutub Utara yang akan
disertai oleh staf UiTM dan Jelajah Dunia Berbasikal (pelajar).
Dari segi pencapaian graduan UiTM dalam Sektor Guna Tenaga, UiTM
melaksanakan Kajian Pengesanan Graduan dua kali setahun pada setiap sesi
konvokesyen. Objektif utama kajian tersebut ialah untuk mengukur tahap
keupayaan graduan UiTM mendapatkan pekerjaan. Penemuan kajian dapat
digunakan sebagai input bagi mengukuhkan keberkesanan program akademik
dan sistem pengurusan universiti. Peratus di kalangan graduan Ijazah Sarjana
Muda yang bekerja (sekitar 51% hingga 70%) adalah lebih tinggi berbanding
graduan Diploma (sekitar 35% hingga 43%), kerana graduan Diploma lebih
cenderung memilih melanjutkan pelajaran (sekitar 40%) berbanding dengan
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 23 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 23 -
graduan Ijazah Sarjana Muda (sekitar 8%). Graduan Ijazah Sarjana Muda yang
tidak bekerja adalah lebih tinggi, iaitu antara 21% hingga 36% berbanding
dengan peratusan graduan Diploma, iaitu hanya 17% hingga 26%.
2.2 SEJARAH DAN LATARBELAKANG UiTM KEDAH
Selaras dengan hasrat kerajaan untuk mempertingkatkan lagi kemahiran kaum
bumiputera di dalam pelbagai bidang samada profesional atau separa
profesional, Universiti Teknologi MARA telah membuka kampus cawangannya
yang ke 11 di Negeri Kedah Darul Aman. Selain dapat memenuhi keperluan
pendidikan tinggi, UiTM Kedah juga bertindak sebagai pemangkin
pembangunan ekonomi dan pembangunan pendidikan di kawasan utara
khususnya di Negeri Kedah.
Kampus ini terletak di atas tanah seluas 350 ekar di Mukim Bujang (di antara
pekan Semeling dan pekan Merbok) iaitu kira-kira 14 kilomater dari Bandar
Sungai Petani. Kampus ini dibangunkan hasil daripada kelulusan peruntukan
Rancangan Malaysia Ke 6 sebanyak RM38.4 juta pada 3 Jun 1994.
Pembangunan kampus ini adalah berdasarkan pelan induk yang mengambil
kira kapasiti maksimum pelajar seramai 7000 orang. UiTM Kedah telah
memulakan operasinya pada 1 Oktober 1997 (sesi November 1997 – April
1998). Seramai 162 orang pelajar telah diambil sebagai kumpulan pertama
mengikuti kursus Diploma Perakaunan (54 orang pelajar), Diploma
Pentadbiran Awam (41 orang pelajar), Diploma Pengajian Perniagaan (33
orang pelajar), dan Diploma Pengajian Bank (34 orang pelajar).
Kakitangan perintis adalah seramai 25 orang dengan di ketuai oleh Provos iaitu
Prof Madya Ahmad Fakri Shaari. Kelengkapan yang terdapat di kampus ini
termasuklah bilik-bilik kuliah, makmal komputer, blok pentadbiran, blok asrama,
perpustakaan, dewan mini, surau, kantin, dan dewan makan.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 24 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 24 -
Bagi memberi peluang kepada mereka yang tidak berpeluang mengikuti
program sepenuh masa, UiTM Kedah menyediakan Program Pendidikan Jarak
Jauh Elektronik (e-PJJ) atau Flexible Learning Programme, Executive Master
Of Business Administration (EMBA) dan Pengajian Luar Kampus (PLK).
Program ini merupakan pendekatan terkini yang memberi pelajar menentukan
masa, tempat, dan kaedah pembelajaran yang bersesuaian dengan pelajar.
2.3 VISI UiTM KEDAH
Menjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang
berteraskan kesarjanaan dan kecemerlangan
akademik bagi menerajui dinamisme bumiputera
dalam semua bidang profesional bertaraf dunia
supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global
dan beretika.
2.4 MISI UiTM KEDAH
Mempertingkatkan keilmuan dan kepakaran
bumiputera dalam semua bidang menerusi
penyampaian program profesional, penyelidikan
serta penglibatan khidmat masyarakat yang
berlandaskan kepada nilai-nilai murni dan etika
keprofesionalan.
2.5 MATLAMAT PENDIDIKAN UiTM KEDAH
Matlamat pendidikan UiTM Kedah adalah untuk melahirkan graduan
bumiputera separa professional yang berpengetahuan luas,
berkemahiran dan beretika serta mempunyai sikap untuk terus
meningkatkan pengetahuan dan kemahiran seumur hidup melalui
penyelidikan dan penerokaan ilmu demi pembangunan bangsa,
masyarakat dan negara.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 25 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 25 -
2.6 DASAR KUALITI UiTM KEDAH
UiTM Kedah komited untuk mengendalikan program pengajian
profesional dan separa profesional yang berkualiti, menyeluruh,
bersepadu dan berterusan bagi melahirkan graduan Bumiputera yang
holistik.
UiTM Kedah komited membudayakan amalan kerja berkualiti dan
memenuhi kepuasan pelanggan serta bertanggungjawab memastikan
penambahbaikan berterusan untuk menjadi sebuah universiti yang
unggul.
2.7 OBJEKTIF UITM KEDAH
• Menyediakan peluang pendidikan tinggi dalam bidang pengurusan, sains sosial dan sains teknologi.
• Merealisasikan program-program pengajian
yang mengintegrasikan kemahiran insaniah.
• Melahirkan graduan UiTM Kedah yang kebolehguna tenaga kerja dan berdaya saing diperingkat global.
• Memperkasakan budaya kerja berkualiti dikalangan warga UiTM Kedah.
• Memanfaatkan kepakaran sumber tenaga manusia secara inovatif dan kreatif untuk pembangunan masyarakat.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 26 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 26 -
• Meningkatkan aktiviti penyelidikan, perundingan, penerbitan dan pengkomersialan dengan kerjasama organisasi luar.
• Memastikan tadbir urus universiti yang efisien.
2.8 OBJEKTIF KUALITI UiTM KEDAH
Objektif UiTM Kedah adalah seperti berikut:
• Meningkatkan jumlah pengambilan pelajar sebanyak 10% setiap
tahun sehingga tahun 2015.
• Objektif 2 : Mencapai 90% pelajar sepenuh masa tamat pengajian
dalam tempoh yang ditetapkan pada tahun 2015.
• Objektif 3 : Mencapai 70% pelajar sepenuh masa tamat pengajian
dengan HPNG melebihi 3.00 pada tahun 2015.
• Objektif 4 : Mencapai 85% penilaian keberkesanan pembangunan
dan perkhidmatan pelajar sehingga tahun 2015.
• Objektif 5 : Mencapai 60% graduan melanjutkan pelajaran atau mendapat pekerjaan dalam tempoh 6 bulan selepas tamat pengajian sehingga 2015.
• Objektif 6 : Memastikan semua staf menjalani program pembangunan sekurang-kurangnya 42 jam setahun.
• Objektif 7 : Mencapai 10% pensyarah berkelayakan Doktor Falsafah pada tahun 2015.
• Objektif 8 : Mencapai 10% peningkatan dalam program
khidmat masyarakat sehingga 2015.
• Objektif 9 : Mencapai satu (1) hasilan dalam penyelidikan,
perundingan, penerbitan atau pengkomersialan yang diiktiraf oleh
UiTM bagi setiap pensyarah pada tahun 2015.
• Objektif 10 : Mencapai 90% kepuasan pelanggan bagi setiap
bahagian/unit yang menawarkan perkhidmatan pada tahun
2015.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 27 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 27 -
DOKUMEN RUJUKAN
1) DS.UiTMKDH.18 Buku Perancangan Strategik 5 Tahun UiTM Kedah
2.9 STRUKTUR ORGANISASI UiTM KEDAH
Berikut adalah struktur organisasi UiTM Kedah. (Lampiran 1)
2.10 FUNGSI UiTM KEDAH
Fungsi utama UiTM Kedah adalah seperti berikut:-
a. Menyedia dan mengendalikan perkhidmatan pendidikan tinggi;
b. Menjalankan Penyelidikan dan Perundingan;
c. Menjalankan Penulisan dan Penerbitan ilmiah; dan
d. Menjalankan Program Khidmat Masyarakat.
2.11 DEFINISI
a) Program Pengajian Pendidikan Tinggi
Program Pengajian Pendidikan Tinggi di UiTM Kedah
merupakan semua program yang ditawarkan kepada pelajar
sepenuh masa.
b) Pelanggan
Pelanggan UiTM Kedah boleh dibahagikan kepada tiga (3)
kategori iaitu :-
i) Pelanggan misi
Ibubapa/Penjaga, Penaja Pelajar, dan Lembaga
Pengarah UiTM.
ii) Pelanggan proses
PENOLONG
PENDAFTAR
FUNGSI
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 28 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 28 -
Pelajar berdaftar di UiTM Kedah.
iii) Pelanggan Luar
Industri dan Agensi Kerajaan.
c) Produk
Produk UiTM Kedah adalah program pengajian pendidikan
tinggi dan graduan UiTM Kedah.
d) Pengurusan Atasan UiTM Kedah
Pengurusan Atasan UiTM Kedah terdiri daripada Jawatankuasa
Eksekutif.
e) Staf UiTM Kedah
Staf UiTM Kedah terdiri daripada Staf Akademik, dan Staf
Pentadbiran yang dilantik secara tetap atau kontrak.
f) Wakil Pengurusan UiTM Kedah
Wakil Pengurusan UiTM Kedah (WP) adalah staf yang dilantik
oleh Rektor Kampus UiTM Kedah untuk membangun,
melaksana, menyelenggara dan memastikan penambahbaikan
berterusan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah mengikut
ISO 9001:2008.
g) Pegawai Dokumen
Staf yang dilantik oleh Rektor Kampus UiTM Kedah bagi
membantu Wakil Pengurusan UiTM Kedah untuk mengurus dan
menyelenggara Dokumen Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti
mengikut ISO 9001 : 2008 di UiTM Kedah.
h) Jabatan
Semua bahagian di dalam UiTM Kedah.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 29 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 29 -
SINGKATAN
BHEAA - Bahagian Hal Ehwal Akademik &
Antarabangsa
BHEPA - Bahagian Hal Ehwal Pelajar & Alumni
HPNG - Himpunan Mata Nilai Gred
UiTM Kedah - Universiti Teknologi MARA Kedah
MK - Manual Kualiti
MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
PK - Prosedur Kualiti
UTM - Unit Teknologi Maklumat
KPK - Koordinator Perhubungan Korporat
WP - Wakil Pengurusan UiTM Kedah
3.0 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1 SKOP PELAKSANAAN
Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah Adalah
Penyediaaan Perkhidmatan Pendidikan Tinggi Bagi Semua
Program Pelajar Sepenuh Masa Dan Pembangunan Serta
Perkhidmatan Pelajar Di Universiti Teknologi MARA Kedah, Peti
Surat 187, 08400 Merbok, Kedah.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 30 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 30 -
3.2 BATASAN APLIKASI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN
KUALITI
UiTM Kedah akan melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti mengikut
ISO 9001:2008 bagi mencapai dasar dan objektif kualiti UiTM Kedah.
Walaubagaimanapun, UiTM Kedah tidak menuntut pematuhan kepada
keperluan-keperluan ISO 9001:2008.
3.3 AKTIVITI TERAS PENYEDIAAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN
TINGGI
3.3.1 Pengambilan Pelajar
Bahagian Hal Ehwal Akademik & Antarabangsa akan membuat
unjuran bilangan pelajar mengikut program selepas menerima
surat cadangan/unjuran pengambilan pelajar daripada Ketua
Bahagian Pengambilan Pelajar.
3.3.1.1 Pendaftaran Pelajar
Selepas calon mendaftar sebagai pelajar untuk mengikuti
program yang ditawarkan pada tarikh yang telah ditetapkan,
pelajar dikehendaki mengikuti Taklimat HEAA, HEP, Bahagian
dan Unit berkaitan.
3.3.2 Pengendalian Pengajaran & Pembelajaran
3.3.2.1 Pendaftaran Kursus (Pelajar Baru)
Pelajar dikehendaki mendaftar kursus yang ditawarkan seperti
yang dibenarkan oleh Universiti pada semester berkenaan.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 31 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 31 -
3.3.2.2 Pendaftaran Kursus (Pelajar Lama)
Pelajar lama dikehendaki membuat pra-pendaftaran kursus
secara on-line sebelum semester berikutnya bermula.
3.3.2.3 Pengendalian Kursus
Semua kursus yang dikendalikan menggunapakai silibus dan
skima kerja kursus yang disediakan oleh fakulti-fakulti dari
kampus induk.
3.3.3 Pengendalian, Penilaian dan Peperiksaan
3.3.3.1 Pengendalian Penilaian Berkala
Penilaian adalah berdasarkan kepada ujian, kuiz, tugasan, kerja
amali, dan projek kursus. Penilaian dilakukan secara berkala
tetapi berterusan mengikut silibus dan skima kerja kursus.
3.3.3.2 Pengendalian Peperiksaan Akhir
Semua pelajar yang layak mengikut peraturan akademik,
diwajibkan menduduki peperiksaan akhir.
3.3.3.3 Pengurusan Keputusan
Memasukkan markah, mevalidasi, dan mengesahkan keputusan
melalui mesyuarat jawatankuasa akademik sebelum diluluskan
oleh Senat di kampus induk.
3.4 Pembangunan & Perkhidmatan Pelajar
Skop ini meliputi aktiviti pembangunan & perkhidmatan pelajar di bawah
tanggungjawab bahagian HEP UiTM Kedah. Ia meliputi 6 skop iaitu:-
3.4.1 Pelantikan Jurulatih Kokurikulum
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 32 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 32 -
Polisi pelantikan Jurulatih Kokurikulum disediakan untuk
memastikan pelantikan Jurulatih Kokurikulum dapat
dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut kompetensi
bidang kokurikulum agar Jurulatih Kokurikulum yang dilantik
dapat melaksanakan tugas yang berkualiti seiring dengan
keperluan Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian Hal Ehwal
Pelajar.
Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang terlibat dalam
mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan pada setiap
semester oleh Unit Kokurikulum.
3.4.2 Penilaian Jurulatih Kokurikulum
Penilaian Jurulatih Kokurikulum disediakan untuk memastikan
penilaian Jurulatih Kokurikulum dapat dilaksanakan dengan
teratur dan lancar agar prestasi Jurulatih Kokurikulum yang
dilantik dapat dipantau seiring dengan keperluan Sistem
Pengurusan Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.
Proses dan aktiviti di dalam penilaian Jurulatih Kokurikulum
adalah berkaitan rapat dengan menilai tahap penyampaian
perkhidmatan jurulatih dalam pengajaran kursus kokurikulum
bagi setiap semester pengajian.
3.4.3 Penilaian Penceramah dan Fasilitator Modul LPPKP
Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi
memastikan penyampaian perkhidmatan Modul LPPKP kepada
pelajar Peringkat Diploma dan Ijazah / Profesional sepenuh
masa agar Modul dapat dilaksanakan dengan cekap dan
berkesan.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 33 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 33 -
Polisi prosedur ini disediakan bagi memastikan fasilitator yang
dilantik mempunyai bidang kepakaran serta dapat
menyampaikan perkhidmatan Modul LPPKP yang berkesan
kepada para pelajar.
Proses aktiviti prosedur ini adalah berkait rapat dengan sistem
pengurusan daripada pelantikan fasilitator sehingga ke analisa
penilaian penceramah dan fasilitator Modul LPPKP.
3.4.4 Penilaian Aktiviti Pelajar
Prosedur ini disediakan untuk memastikan proses menilai tahap
keberkesanan aktiviti pelajar memenuhi objektif Dasar
Pembangunan Pelajar.
Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar untuk
memastikan aktiviti pelajar yang dikendalikan oleh
persatuan/kelab pelajar yang berdaftar di peringkat Hal Ehwal
Pelajar, Kolej, Fakulti dan Kampus Cawangan memenuhi objektif
Dasar Pembangunan Pelajar. Aktiviti yang terlibat dalam
perlaksanaan prosedur ini adalah seperti permohonan, proses,
pelaksanaan dan penilaian.
3.4.5 Pendaftaran Pelajar Baru di Kolej Kediaman
Pendaftaran Pelajar baru merupakan satu proses bagi pelajar-
pelajar yang baru mendaftar di Universiti. Mereka akan
menerima kemudahan penginapan semasa mendaftar sebagai
pelajar di Kolej Kediaman pada hari pertama masuk ke UiTM
3.4.6 Permohonan Penempatan Kolej Pelajar Lama
Prosedur ini disediakan sebagai garis panduan untuk
menjelaskan proses permohonan pelajar lama bagi kemasukan
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 34 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 34 -
pelajar-pelajar yang layak mendapat kemudahan penginapan
kolej di dalam sistem UiTM.
3.4.7 Penilaian Kemudahan Pelajar di Kolej Kediaman
Penilaian Kepuasan Hati Pelanggan bertujuan untuk
menyediakan analisa penilaian bagi mengenal pasti tahap
perkhidmatan dan kemudahan yang disediakan di kolej
kediaman bagi memenuhi kepuasan hati pelanggan.
4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1 Keperluan Am
Pengurusan UiTM Kedah akan mewujud, melaksana dan
menyelenggarakan suatu Sistem Pengurusan Kualiti dan memperbaiki
keberkesanannya secara berterusan selaras dengan kehendak
pelanggan dan mengikut piawaian ISO 9001 : 2008. Pengurusan UiTM
Kedah akan:-
a) Mengenalpasti proses yang diperlukan untuk Sistem
Pengurusan Kualiti serta pelaksanaannya secara menyeluruh di
UiTM Kedah.
b) Menentukan urutan (sequence) proses yang betul dan hubung
kait dengan proses-proses yang terlibat.
c) Menentukan kriteria, kaedah operasi dan kawalan proses yang
berkesan.
d) Memastikan keupayaan sumber dan ketepatan maklumat untuk
menyokong keberkesanan operasi dan pemantauan proses.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 35 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 35 -
e) Memantau, mengukur dan menganalisis pencapaian proses.
f) Melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan serta
menambahbaik proses secara berterusan.
Semua proses ini akan diuruskan oleh Pengurusan UiTM Kedah
dengan mengikut piawaian ISO 9001 : 2008.
Jika sumber dan perkhidmatan luar diperlukan, Pengurusan UiTM
Kedah akan memastikan semua kehendak dan keperluan piawaian
yang ditetapkan oleh Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah dipatuhi
dan terkawal.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 36 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 36 -
Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti tersebut adalah
berasaskan kepada Rajah 4.1 di bawah :
Rajah 4.1 : Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti
Universiti Teknologi MARA Kedah
4.1.1 Penerangan Sistem Pengurusan Kualiti
Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah diwujudkan bagi
memastikan satu Sistem Pengurusan Kualiti dapat dibentuk dan
dilaksana dengan cekap, tepat dan berkesan berpandukan
kepada Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti yang ditetapkan dalam
Seksyen 5.3 dan 5.4.1 Manual Kualiti ini.
4.1.2 Manual Kualiti
TANGGUNGJAWAB
Rektor Kampus, Timbalan Rektor Kampus HEAA, Timbalan Rektor Kampus HEP, Timbalan Rektor PJI dan Ketua-Ketua Bahagian
Ketua-Ketua Bahagian,
Ketua Unit, Koordinator Program, Ketua Pusat Pengajian,Koordinator Kursus, Felo, Staf Akademik, dan Staf Pentadbiran
Staf Akademik, dan Staf Pentadbiran Ketua Bahagian, Pengawai Dokumen, Staf Akademik, dan Staf Pentadbiran
Dasar & Objektif Kualiti
Manual Kualiti
Prosedur Kualiti
Wajib/Pengurusan/Operasi
Arahan Kerja
Carta Aliran & Senarai Semak
Dokumen Sokongan
PENERANGAN
Dokumen Dasar dan
Perancangan
Dokumen berkaitan Aktiviti dan Pengurusan Operasi
Dokumen Terperinci mengenai Tugasan
Dokumen Lain Yang menjadi sokongan kepada Sistem
Kualiti
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 37 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 37 -
Manual Kualiti adalah dokumen pernyataan komitmen
Pengurusan UiTM Kedah bagi penyampaian perkhidmatan
pendidikan tinggi semua program bagi pelajar sepenuh masa.
Manual ini akan merujuk kepada Prosedur Kualiti yang
dikenalpasti di dalam Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah.
4.1.3 Prosedur Kualiti
Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menyatakan segala
proses pengurusan dan operasi UiTM Kedah. Pengurusan UiTM
Kedah hendaklah bertanggungjawab menyedia dan
melaksanakan prosedur ini secara konsisten dan mengikut
piawaian ISO 9001:2008. Sehubungan itu, UiTM Kedah
mewujudkan sepuluh (10) Prosedur Pengurusan iaitu:
5 Prosedur Wajib
1. Kawalan Dokumen
2. Kawalan Rekod
3. Audit Dalam
4. Kawalan Produk yang tidak memenuhi Spesifikasi
5. Tindakan Pembetulan & Tindakan Pencegahan
Dengan disokong oleh 5 Prosedur Sokongan Pengurusan
6. MKSP (Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan))
7. Pengurusan Latihan
8. Pengendalian Aduan Dan Maklumbalas Pelanggan
9. Penyelenggaraan dan Storan Peralatan (ICT)
10. Analisis Data
Di samping itu sebanyak 31 Prosedur Operasi disediakan untuk
memantapkan lagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti di
UiTM Kedah.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 38 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 38 -
PROSEDUR OPERASI
1. Pendaftaran Kursus Pelajar
2. Pengurusan Rekod Pelajar
3. Promosi Program
4. Penyediaan Jadual Waktu Program/Pensyarah
5. Penyediaan Portfolio Pengajaran
6. Pengendalian Kuliah
7. Pengendalian dan Penyelenggaraan Makmal Komputer
8. Pengendalian Pengajaran Studio
9. Pengendalian Bengkel
10. Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir
11. Penyediaan Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan Akhir
12. Pengendalian Peperiksaan Akhir
13. Penilaian Kerja Kursus
14. Penilaian Kerja Kursus (Studio)
15. Penilaian Kerja Kursus (Bengkel)
16. Penilaian Peperiksaan Akhir
17. Pengurusan Markah
18. Penyelenggaraan Ruang dan Peralatan Pembelajaran
19. Perolehan Perkhidmatan Pensyarah dan Jurulatih Sambilan
20. Pelantikan Jurulatih Ko-kurikulum
21. Penilaian Jurulatih Ko-kurikulum
22. Penilaian Penceramah & Fasilitator Modul LPPKP UiTM
23. Penilaian Aktiviti Pelajar
24. Pendaftaran pelajar Baru Di Kolej Kediaman
25. Permohonan Penempatan Kolej Pelajar Lama
26. Penilaian Kemudahan Pelajar Di Kolej Kediaman (Kepuasan
Hati Pelanggan)
27. Kawalan Keselamatan Kontraktor/Pelawat di Pintu Masuk
Utama
28. Pengagihan Kertas Soalan Peperiksaan
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 39 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 39 -
29. Percetakan Kertas Soalan Peperiksaan
30. Penyerahan Kertas Soalan Peperiksaan
31. Pengurusan Kertas Soalan Berkategori Berkod Merah
4.1.4 Arahan Kerja
Arahan Kerja adalah dokumen yang menjelaskan proses kualiti
khusus secara terperinci dan diwujudkan mengikut keperluan
aktiviti yang menyokong sesuatu Prosedur Kualiti, jika perlu.
4.1.5 Dokumen Sokongan dan Luaran
Dokumen Sokongan adalah dokumen yang dijadikan bahan
rujukan bagi pelaksanaan sesuatu proses. Ia mestilah disimpan
dan diselenggarakan oleh Pengurusan AtasanUiTM Kedah
sebagai rujukan dan sokongan kepada Sistem Pengurusan
Kualiti.
4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI
4.2.1 Am
Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan mendokumenkan Sistem
Pengurusan Kualiti untuk menyedia dan mengendalikan
perkhidmatan pendidikan tinggi semua program bagi pelajar
sepenuh masa untuk memastikan semua kehendak pelanggan
dikenal pasti, difahami dan dipenuhi.
4.2.2 Manual Kualiti
Manual Kualiti adalah dokumen utama yang menjelaskan dasar
dan perancangan bagi penyediaan dan pengendalian
perkhidmatan pendidikan tinggi semua program bagi pelajar
sepenuh masa di UiTM Kedah. Manual ini merupakan sumber
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 40 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 40 -
rujukan utama bagi Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah.
Manual Kualiti UiTM Kedah akan meliputi:
a) Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
b) Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti UiTM Kedah
c) Batasan Aplikasi Mengikut Keperluan ISO 9001 : 2008
yang tidak dipakai
d) Rujukan kepada prosedur dan lain-lain Dokumen
Sokongan
e) Huraian pertalian antara proses dalam Sistem
Pengurusan Kualiti
4.2.3 Kawalan Dokumen
4.2.3.1 Kawalan Ke Atas Dokumen
a) Dokumen yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti,
Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Pelan Kualiti dan
Dokumen Sokongan meliputi bahan pengajian
pendidikan tinggi yang diperlukan serta
garispanduan berkaitan.
b) Satu senarai induk yang mengandungi semua
Dokumen yang digunakan dalam Sistem Kualiti
berkenaan akan disediakan. Senarai ini akan
dikemaskini dari masa ke semasa apabila berlaku
sesuatu perubahan atau pindaan.
c) Semua Dokumen akan diberikan kod rujukan
identifikasi nombor keluaran dan pindaan serta
tarikh keluaran. Pemegang Dokumen dan
nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui
Senarai Pemegang Dokumen Terkawal.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 41 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 41 -
d) Manual dan Prosedur Kualiti asal yang diluluskan
akan ditandakan di kulit luar sebagai ‘DOKUMEN
INDUK’. Salinan yang diedarkan kepada
Pemegang Dokumen Terkawal akan ditanda
dengan cop ‘SALINAN DOKUMEN
TERKAWAL’.
e) Salinan Manual dan Prosedur Kualiti yang
diedarkan kepada individu selain daripada
pemegang yang tersenarai di atas, adalah
diklasifikasikan sebagai salinan ‘SALINAN
DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’.
f) Pegawai Dokumen bertanggungjawab
memastikan Dokumen Kualiti yang dirujuk dalam
Sistem Kualiti ini diselenggara dengan baik dan
terkini serta ditempatkan di lokasi yang selamat
dan mudah dirujuk.
4.2.3.2 Pindaan Dokumen
a) Setiap staf UiTM Kedah boleh memberikan
cadangan pindaan kepada Dokumen yang
dikawal. Cadangan pindaan hendaklah
dikemukakan kepada Wakil Pengurusan UiTM
Kedah dengan menggunakan borang khas yang
disediakan secara elektronik atau secara
bercetak. Borang Pindaan boleh diperolehi dari
Pegawai Dokumen dan Wakil Pengurusan.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 42 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 42 -
b) Sebarang pindaan Dokumen mestilah mendapat
kelulusan daripada Rektor Kampus atau yang
menjalankan tugas Rektor.
c) Semua pindaan yang dibuat hendaklah dicatat
dalam Rekod Pindaan dan salinan induk
Dokumen berkenaan dikemas kini sepenuhnya.
Pindaan Dokumen dibuat dengan menggantikan
muka surat yang terlibat. Nombor pindaan dan
nombor keluaran dikemas kini dan tarikh
kuatkuasa yang baru diberikan. Pindaan yang
melebihi 50% keseluruhan Dokumen akan
diganti seluruhnya dengan nombor keluaran
terbaru diberikan dan tarikh kuatkuasanya
dimaklumkan. Pengurusan UiTM Kedah boleh
menggunakan budibicara untuk menyediakan
dokumen baru walaupun kandungan pindaan
tidak mencapai 50%.
e) Pengurusan Atasan UiTM Kedah
bertanggungjawab mengedarkan semua pindaan
kepada Pemegang Dokumen Terkawal dan staf
yang berkaitan.
f) Pemegang Dokumen Terkawal dan staf berkaitan
bertanggungjawab mengemas kini dan
memasukkan semua pindaan berkaitan dan
mengeluarkan dokumen yang dibatalkan serta
melupuskannya mengikut kaedah yang
ditetapkan oleh Pengurusan UiTM Kedah.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 43 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 43 -
4.2.4 Kawalan Rekod
UiTM Kedah akan menyedia dan menyelenggara Prosedur
Kawalan Rekod. Setiap bahagian menyediakan senarai rekod
untuk mempermudah pengesanan dan penyelenggaraan rekod
kualiti. Satu sistem kod rujukan akan ditentukan menurut
kategori Rekod.
Semua Rekod disimpan dengan selamat supaya mudah
dikenalpasti dan dirujuk. Jika disimpan secara elektronik, satu
sistem sokongan (back-up) bagi storan rekod berkenaan akan
diadakan. Rekod hendaklah disimpan secara sistematik untuk
rujukan semula mengikut kesesuaian Prosedur- Prosedur Kualiti
sebelum dilupuskan menurut kaedah yang ditetapkan oleh
Pengurusan UiTM Kedah dan disimpan mengikut tempoh yang
termaktub di dalam rekod kualiti.
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH. (P).01 Prosedur Kawalan Dokumen
2) PK.UiTMKDH. (P).02 Prosedur Kawalan Rekod
5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1 KOMITMEN PENGURUSAN
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 44 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 44 -
Pengurusan UiTM Kedah akan sentiasa komited kepada pembangunan
dan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti mengikut ISO 9001 : 2008
UiTM Kedah, dan sentiasa berusaha secara berterusan untuk
menambahbaik sistem bagi menjamin keberkesanannya dengan :-
a) Memastikan semua staf UiTM Kedah memahami dan
menghayati akan pentingnya kehendak pelanggan dipenuhi
serta keperluan perundangan dan peraturan dipatuhi
b) Mewujud dan meluluskan Dasar dan Objektif Kualiti (rujuk
Seksyen 5.3 dan 5.4.1)
c) Mengadakan Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
d) Memastikan sumber dan maklumat yang perlu adalah
mencukupi.
5.2 KEUTAMAAN PELANGGAN
Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan memastikan keperluan
pelanggan dikenalpasti, difahami dan dipenuhi dengan tujuan memberi
dan mempertingkatkan lagi kepuasan pelanggan. UiTM Kedah akan :-
a) mewujudkan kaedah bagi menerima aduan atau maklumbalas
serta cadangan daripada pelanggan berhubung dengan
program yang dikendalikan. Mekanisme ini diselaraskan oleh
Unit Kualiti dan Felo Maklumbalas Pelanggan.
b) mengadakan kemudahan asas pengajaran dan pembelajaran
yang kondusif.
c) memastikan perkhidmatan yang berkualiti, berintegriti, dan
berakauntabiliti setiap masa.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 45 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 45 -
d) memastikan sebarang pindaan dan keperluan tambahan yang
ditetapkan oleh UiTM Kedah direkodkan.
5.3 DASAR KUALITI
UiTM Kedah komited untuk mengendalikan program pengajian
profesional dan separa profesional yang berkualiti, menyeluruh,
bersepadu dan berterusan bagi melahirkan graduan Bumiputera yang
holistik.
UiTM Kedah komited membudayakan amalan kerja berkualiti dan
memenuhi kepuasan pelanggan serta bertanggungjawab memastikan
penambahbaikan berterusan untuk menjadi sebuah universiti yang
unggul.
Jawatankuasa Atasan UiTM Kedah akan memastikan Dasar Kualiti
adalah sentiasa :-
a) bersesuaian dengan Objektif Kualiti Universiti Teknologi MARA
Kedah dan dihayati serta difahami oleh semua Staf.
b) merangkumi komitmen untuk memenuhi keperluan dan
meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara
berterusan.
c) dikawal dan dikaji semula bagi menjamin kualiti yang berterusan
mengikut kesesuaian.
d) menjadi asas dalam mewujudkan dan mengkaji semula Objektif
Kualiti.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 46 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 46 -
e) dimaklumkan dan difahami oleh staf
5.4 PERANCANGAN
5.4.1 Objektif Kualiti
Pengurusan Atasan UiTM Kedah menetapkan objektif kualiti
adalah seperti berikut:
OBJEKTIF KUALITI UiTM KEDAH
• Objektif 1 : Meningkatkan jumlah pengambilan pelajar sebanyak
10% setiap tahun sehingga tahun 2015.
• Objektif 2 : Mencapai 90% pelajar sepenuh masa tamat pengajian
dalam tempoh yang ditetapkan pada tahun 2015.
• Objektif 3 : Mencapai 70% pelajar sepenuh masa tamat pengajian
dengan HPNG melebihi 3.00 pada tahun 2015.
• Objektif 4 : Mencapai 85% penilaian keberkesanan pembangunan
dan perkhidmatan pelajar sehingga tahun 2015.
• Objektif 5 : Mencapai 60% graduan melanjutkan pelajaran atau mendapat pekerjaan dalam tempoh 6 bulan selepas tamat pengajian sehingga 2015.
• Objektif 6 : Memastikan semua staf menjalani program pembangunan sekurang-kurangnya 42 jam setahun.
• Objektif 7 : Mencapai 10% pensyarah berkelayakan Doktor Falsafah pada tahun 2015.
• Objektif 8 : Mencapai 10% peningkatan dalam program
khidmat masyarakat sehingga 2015.
• Objektif 9 : Mencapai satu (1) hasilan dalam penyelidikan,
perundingan, penerbitan atau pengkomersialan yang diiktiraf oleh
UiTM bagi setiap pensyarah pada tahun 2015.
• Objektif 10 : Mencapai 90% kepuasan pelanggan bagi setiap
bahagian/unit yang menawarkan perkhidmatan pada tahun
2015.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 47 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 47 -
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
Pengurusan UiTM Kedah akan memastikan :-
a) Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan
untuk mencapai Objektif Kualiti yang telah ditetapkan
mengikut Perancangan Strategik 5 Tahun UiTM Kedah.
b) Perancangan Kualiti disediakan bagi mengurus,
memproses, melaksana dan menambahbaik secara
berterusan perlaksanaan Program (rujuk seksyen 7.1).
c) Perancangan Kualiti dan Dokumen disediakan untuk
dilaksana bagi memenuhi kehendak pelanggan dan
perkembangan masa depan.
d) Perancangan Kualiti meliputi dokumen seperti Manual
Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Dokumen
Perancangan Sistem Kualiti dan Dokumen Sokongan
Perkhidmatan Pendidikan Tinggi yang telah ditetapkan.
e) Penyediaan Perancangan Kualiti dan Arahan Kerja
(mana perlu) termasuk Pelan Strategik UiTM Kedah
yang boleh menzahirkan objektif kualiti.
f) Perancangan Kualiti menyeluruh diwujudkan berasaskan
Prosedur dan Pelan Tindakan yang telah disediakan.
g) Semua staf UiTM Kedah memahami serta berupaya
melaksanakan Perancangan Kualiti tersebut.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 48 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 48 -
h) Kewibawaan Sistem Pengurusan Kualiti terpelihara
apabila sebarang pindaan kepada Sistem Pengurusan
Kualiti dirancang dan dilaksanakan
5.5 TANGGUNGJAWAB, BIDANG KUASA DAN KOMUNIKASI
5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa
Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan mengenalpasti dan
memaklumkan tanggungjawab dan bidang kuasa masing-
masing kepada semua staf UiTM Kedah melalui carta organisasi
serta Senarai Tugas yang terkini.
5.5.2 Wakil Pengurusan UiTM Kedah
Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan melantik seorang Wakil
Pengurusan UiTM Kedah (WP) dari kalangan Staf Akademik
yang bertanggungjawab mengenai perkara berikut :-
a) Sebagai wakil Rektor Kampus untuk melaksanakan
tindakan penambabaikan Sistem Pengurusan Kualiti.
b) Memastikan keperluan proses Sistem Pengurusan Kualiti
diwujud, dilaksana dan diselenggarakan.
c) Melapor kepada Pengurusan Atasan UiTM Kedah
mengenai kemajuan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM
Kedah.
d) Memastikan Staf UiTM Kedah diberi kesedaran
mengenai keperluan pelanggan bagi penambahbaikan
berterusan Sistem Kualiti UiTM Kedah.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 49 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 49 -
e) Bertanggungjawab sebagai pegawai perhubungan
dengan pihak luar dalam hal yang berkaitan dengan
Sistem Pengurusan Kualiti Universiti Teknologi MARA
Kedah.
5.5.3 Komunikasi Dalaman
Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan memastikan sistem
komunikasi dalaman yang berkesan diwujudkan melalui :-
a. Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif
b. Mesyuarat Pengurusan Kanan
c. Mesyuarat Pentadbir Akademik
d. Mesyuarat Akademik
e. Notis Papan Kenyataan
f. Pekeliling Rektor
g. Perbincangan Kumpulan
h. Sistem Aduan dan Cadangan
i. Memo/Surat menyurat
j. Lain-lain saluran komunikasi
Saluran komunikasi tersebut akan disokong, disebar dan
dikawal oleh Pejabat Rektor Kampus.
DOKUMEN RUJUKAN:
1) Fail Mesyuarat Jawatankuasan Eksekutif
2) Fail Mesyuarat Pengurusan Kanan
3) Fail Mesyuarat Pentadbir Akademik
4) Fail Mesyuarat Akademik
5) Fail Pekeliling Universiti Teknologi MARA Kedah
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 50 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 50 -
5.6 KAJI SEMULA PENGURUSAN
5.6.1 Am
Pengurusan Atasan Universiti Teknologi MARA Kedah akan
mengkaji semula Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah
sekurang-kurangnya sekali setahun. Keanggotaan
Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan adalah seperti berikut :-
Pengerusi : Rektor Kampus
Setiausaha : Wakil Pengurusan (WP)
Ahli : Semua Ketua Bahagian, Ketua
Unit dan Ketua Pusat Pengajian
5.6.2 Input Kaji Semula Pengurusan
Kajian semula ini akan meliputi :-
i. Laporan pencapaian dasar dan objektif kualiti serta
pencapaian proses
ii. Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam
iii. Laporan Aduan dan Maklumbalas Pelanggan
iv. Laporan Tindakan Pembetulan
v. Laporan Tindakan Pencegahan
vi. Laporan tindakan susulan daripada Kaji Semula
Pengurusan yang lepas
vii. Laporan perubahan-perubahan yang memberi kesan
kepada Sistem Pengurusan Kualiti UiTM Kedah
viii. Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 51 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 51 -
5.6.3 Output Kaji Semula Pengurusan
Hasil Kaji Semula ini akan meliputi keputusan dan tindakan yang
merangkumi perkara berikut :-
a) Penambahbaikan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti
UiTM Kedah dan keberkesanan proses yang terlibat.
b) Penambahbaikan produk atau perkhidmatan berkaitan
dengan keperluan pelanggan.
c) Keperluan sumber meliputi aspek perancangan sumber
manusia dan pembangunan fizikal.
Semua dokumen Kaji Semula Pengurusan akan direkod,
disimpan dan diselenggara oleh WP untuk memudahkan
rujukan.
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH. (P). 06 Prosedur Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
6.0 PENGURUSAN SUMBER
6.1 PENYEDIAAN SUMBER-SUMBER
Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan memastikan peruntukan dan
penyediaan sumber yang perlu, ditentu dan disediakan secukupnya
termasuk perkara berikut bagi :-
a) Melaksana dan menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti
UiTM Kedah di samping meningkatkan keberkesanannya secara
berterusan.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 52 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 52 -
b) Meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dengan sentiasa peka
untuk memenuhi keperluan pelanggan.
6.2 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
6.2.1 Am
Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan memastikan bahawa
semua staf cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih bagi
menjamin kualiti kerja. Semua keperluan sumber manusia akan
dirancang mengikut kaedah yang ditetapkan.
6.2.2 Kompetensi, Kesedaran dan Latihan
Pengurusan Atasan UiTM Kedah akan:-
a) memastikan semua staf yang diperolehi mempunyai
kelayakan dan kompetensi yang diperlukan.
b) memastikan semua staf diberi latihan dalam bidang
pengkhususan yang diperlukan. Staf yang terlibat dalam
pengkhususan akan diberi latihan dan pendedahan yang
sesuai dalam usaha meningkatkan kompetensi mereka
dengan menghadiri sekurang-kurangnya 42 jam latihan
setahun.
c) Menilai keberkesanan latihan yang diberikan di (a) dan
(b) di atas.
d) Memastikan staf UiTM Kedah mempunyai kesedaran
yang tinggi dan memberi keutamaan dalam pencapaian
Objektif Kualiti UiTM Kedah
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 53 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 53 -
e) Mengemaskini dan menyimpan rekod latihan,
kompetensi dan pengalaman staf yang terlibat.
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH.(P).07 Prosedur Pengurusan Latihan
6.3 INFRASTRUKTUR
Pengurusan UiTM Kedah komited untuk menyediakan kemudahan
infrastruktur yang diperlukan untuk menghasilkan produk yang
memenuhi spesifikasi. Kemudahan infrastruktur termasuk :-
a) Ruang bengkel, bilik kuliah, makmal, bilik rawatan kecemasan,
dewan kuliah, kafetaria dan ruang pejabat staf.
b) Peralatan, perkakasan dan perisian yang diperlukan.
c) Kemudahan sokongan yang diperlukan;
i. Sistem bekalan elektrik.
ii. Sistem komunikasi dan teknologi maklumat.
iii. Sistem ventilasi dan penghawa dingin.
iv. Sistem keselamatan dan kebakaran
d) Penyelenggaraan berkala ke atas perkara (a) dan (b) di atas
bagi memastikan ia sentiasa sedia untuk digunapakai bagi
tujuan proses penyediaan perkhidmatan pendidikan tinggi yang
dapat memberi kepuasan pelanggan.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 54 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 54 -
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH.(P).09 Prosedur Pengendalian & Storan (Peralatan ICT)
6.4 PERSEKITARAN KERJA
Pengurusan UiTM Kedah akan memastikan dan menyediakan
persekitaran kerja yang kondusif dan selesa yang mengutamakan
budaya kualiti dan etika kerja yang baik. Pengurusan UiTM Kedah akan
memastikan penyelenggaraan dan pengurusan ruang penyediaan
perkhidmatan pendidikan tinggi dilaksanakan seperti mana keperluan
yang ditetapkan mengikut peraturan am keselamatan dan kesihatan di
tempat kerja.
Kemudahan persekitaran kerja termasuk:
a) Sistem pencahayaan.
b) Sistem ventilasi dan penghawadingin.
c) Tempat kerja yang ergonomik.
d) Sistem keselamatan dan pencegahan kebakaran.
e) Kebersihan ruang.
f) Interaksi sosial.
g) Kemudahan pekerja.
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH.(O).18 Prosedur Penyelenggaraan Ruang dan Peralatan
Pembelajaran
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 55 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 55 -
7.0 PENGZAHIRAN PRODUK
7.1 PERANCANGAN BAGI PENGZAHIRAN PRODUK
Pengurusan UiTM Kedah akan menentukan Objektif Kualiti, proses
dikenalpasti serta didokumenkan bagi memastikan keperluan-keperluan
pelanggan sentiasa dipenuhi secara konsisten.
Bagi mengzahirkan produk yang diperlukan oleh pelanggan,
Pengurusan UiTM Kedah akan menentukan pendekatan proses bagi
penyediaan perkhidmatan pendidikan tinggi seperti berikut:-
a) Keperluan untuk menentukan proses yang terlibat, dokumen
kualiti, penyediaan maklumat dan sumber serta kemudahan
infrastruktur perkhidmatan pendidikan tinggi.
b) Keperluan pemantauan serta penilaian perkhidmatan pendidikan
tinggi bagi menghasilkan pelajar yang cemerlang.
c) Rekod yang diperlukan sebagai bukti dari pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti UiTM Kedah dalam memenuhi keperluan
pelanggan.
Proses yang terlibat di dalam pengzahiran produk ditunjukkan secara
ringkas melalui Pelan Kualiti UiTM Kedah seperti di berikut.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 56 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 56 -
PELAN KUALITI : PENGAJIAN PENDIDIKAN TINGGI & PEMBANGUNAN DAN
PERKHIDMATAN PELAJAR
Kawalan
Dokumen
Kawalan
Rekod Audit Dalam
Produk Tidak Memenuhi
Spesifikasi
Pembetulan
Pencegahanan Maklumbalas
Pelanggan Kaji Semula
Pengurusan
Latihan Perolehan MANUAL
KUALITI
Penyediaan Bahan
Pengajaran
Penyediaan Sistem
Penilaian
Pengurusan
Markah
Pengurusan Storan
Penyelenggaraan
Ruang
Pendaftaran
Kursus
Perolehan Khidmat & Bahan
PENGURUSAN
SUMBER
PENYEDIAAN
PERKHIDMATAN
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
ATASAN
Sek. 5.0
Sek. 6.0 Sek. 8.0
Pendaftaran
Pelajar
Pengendalian Program
Pengurusan
Peperiksaan
Pengurusan
Keputusan
Sek. 4.0
SPK
Pelantikan Jurulatih/
Penceramah/ Fasilitator
Penilaian Jurulatih/
Penceramah
Permohonan
Penempatan
Penilaian Kemudahan
Pelajar
PENGUKURAN, ANALISIS &
PENAMBAHBAIKAN
PELAKSANAAN AKTIVITI
PELAJAR
Penilaian Keberkesanan
Aktiviti
Sek. 7.0
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 57 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 57 -
Penyediaan Bahan
Pengajaran
Penyediaan Sistem
Penilaian
Pengurusan
Markah
Pengurusan
Storan
Penyelenggaraan
Ruang
Pendaftaran
Kursus
Perolehan Khidmat &
Bahan
PELAN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN
AKADEMIK & PELAJAR
Pendaftaran Pelajar
Pengendalian
Program
Pengurusan
Peperiksaan
Pengurusan
Keputusan
Pelaksanaan Aktiviti Pelajar
Penilaian Keberkesanan
Aktiviti
Permohonan
Penempatan
Penilaian Kemudahan
Pelajar
Pelantikan Jurulatih/
Penceramah/ Fasilitator
Penilaian Jurulatih/
Penceramah
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 58 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 58 -
Naib Canselor
UiTM
Rektor
PNC InQKA
Ketua
Perunding Dalam
Perunding
Dalam Kanan
Perunding
Dalam
Timbalan Rektor HEP
Timbalan Rektor HEAA
Wakil Pengurusan
(TPHEA)
Ketua Sistem Audit Pegawai
Dokumen
Ketua Bahagian/ Unit/ Jabatan
dalam (P Pentadbiran, P Kew,
HEA, HEP,PJI, Pustakawan,
Kualiti, Penyelengaraan,
Pembangunan, PSMB, ILQaM,
IRDC, Komunikasi Korp) dll
Timbalan
K.S.A
Pasukan
Auditor
Dalam
Ketua Pusat
Pengajian/
Koordinator
Kursus/ Ko-
Kurikulum
STRUKTUR SISTEM PENGURUSAN KUALITI UiTM KEDAH
Pasukan ISO
Kampus
Timbalan Rektor PJI
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 59 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 59 -
DOKUMEN RUJUKAN
1) Fail senarai induk dokumen. (Operasi)
7.2 PROSES BERKAITAN PELANGGAN
7.2.1 Penentuan Keperluan Pelanggan
Pengurusan UiTM Kedah akan mengenalpasti keperluan
pelanggan yang berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan
pendidikan tinggi yang merangkumi perkara berikut:-
a) Promosi
b) Pelaksanaan proses perkhidmatan pendidikan tinggi dan
pembangunan dan perkhidmatan pelajar
c) Pemantauan dan pengukuran keperluan pelanggan
d) Memenuhi keperluan statut dan perundangan seperti
akreditasi dan Kod Amalan JK IPTA
7.2.2 Kaji Semula Keperluan Berkaitan Produk
Pengurusan UiTM Kedah akan mengkaji semula keperluan yang
berkaitan dengan perkhidmatan. Kaji semula ini akan dilakukan
sebelum Pengurusan UiTM Kedah membuat komitmen untuk
membekalkan perkhidmatan pendidikan tinggi kepada
pelanggan, dan akan memastikan bahawa :-
a) Keperluan perkhidmatan dikenalpasti.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 60 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 60 -
b) Sebarang perubahan kepada keperluan yang telah
dinyatakan, diambil tindakan pembetulan dan diatasi.
c) Pengurusan UiTM Kedah berupaya untuk memenuhi
keperluan-keperluan yang dinyatakan.
Jika berlaku sebarang perubahan kepada keperluan pelanggan,
Pengurusan UiTM Kedah akan memastikan semua dokumen
yang berkaitan dipinda sewajarnya dan semua staf yang terlibat
dimaklumkan tentang perubahan-perubahan yang telah dibuat.
7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan
Pengurusan UiTM Kedah akan menyediakan perantara bagi
kemudahan komunikasi yang terancang dan berkesan dengan
pelanggan melalui Koordinator Perhubungan Korporat UiTM
Kedah:
a) Buku Panduan, helaian program, pamplet dan poster.
b) Perjumpaan berkala seperti kuliah, perbincangan,
taklimat dan tutorial.
c) Mesyuarat dan sesi pembentangan, dsb.
d) Surat menyurat atau memo jabatan
e) Borang maklumbalas aduan atau cadangan pelanggan.
f) Laman web dan e-mel.
DOKUMEN RUJUKAN
1)
2)
3)
DS.UiTMKDH.18
PK.UiTMKDH.(O).03
PK.UiTMKDH. (P).08
Buku Perancangan Strategik 5 Tahun UiTM Kedah
Prosedur Promosi Program
Prosedur Pengendalian Aduan dan Maklumbalas Pelanggan
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 61 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 61 -
7.3 REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN PROGRAM
7.4 PEROLEHAN
7.4.1 Perolehan Bahan dan Perkhidmatan
Pengurusan UiTM Kedah bertanggungjawab mewujud dan
menyelenggarakan proses bagi memastikan perolehan bahan
bekalan dan perkhidmatan memenuhi kehendak kualiti UiTM
Kedah. Prosedur ini mestilah mematuhi Arahan
Perbendaharaan dan Peraturan Kewangan UiTM serta syarat-
syarat kelayakan perjawatan oleh Pejabat Pendaftar UiTM.
7.4.2 Maklumat Bagi Perolehan
Dokumen perolehan bahan-bahan bekalan yang digunakan
mengandungi semua maklumat yang ditetapkan termasuk:
a) Tatacara mendapatkan kelulusan perolehan mengikut
Arahan Perbendaharaan dan garispanduan UiTM.
b) Fail khusus untuk pelantikan pensyarah sambilan.
Bahagian ini tidak digunapakai kerana UiTM Kedah tidak
bertanggungjawab untuk membentuk dan membangunkan program. UiTM
Kedah menerima pakai pelan pengajian yang disediakan oleh fakulti di
UiTM Shah Alam.
Prosedur ini telah dimasukkan ke dalam Prosedur Pejabat Bendahari UiTM
Malaysia yang turut digunapakai oleh Bahagian Kewangan UiTM Kedah
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 62 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 62 -
c) Dokumen tawaran yang menerangkan aspek-aspek yang
memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti
d) Harga yang ditawarkan
Semua butiran dalam dokumen tawaran akan dikaji dan
diluluskan oleh Pengurusan UiTM Kedah sebelum diedarkan
kepada pembekal.
7.4.3 Pengesahan Bekalan dan Perkhidmatan
Pengurusan UiTM Kedah akan mengesahkan bekalan dan
perkhidmatan yang diperolehi, untuk memastikan ianya
memenuhi spesifikasi. UiTM Kedah akan memantau dan
mengesahkan bekalan atau perkhidmatan yang diberikan
dengan pihak pembekal sebelum diperakukan untuk terimaan,
jika perlu.
UiTM Kedah akan menetapkan satu tempoh yang tertentu untuk
tujuan pengesahan penerimaan tawaran perkhidmatan.
7.5 PENYEDIAAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN TINGGI
7.5.1 Kawalan Proses
Pengurusan UiTM Kedah bertanggungjawab mewujud dan
menyelenggarakan prosedur untuk mengawal semua proses
perlaksanaan Program yang ditawarkan.
UiTM Kedah akan menentukan semua proses pengendalian
program dijalankan di bawah keadaan terkawal yang meliputi:
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 63 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 63 -
a. Penyediaan penawaran kursus, maklumat penjadualan
dan pengagihan tenaga pengajar
b. Panduan mengenai proses pengendalian pengajaran
c. Panduan penggunaan peralatan pengajaran tertentu
d. Penyediaan dan penggunaan kaedah pengukuran dan
pemantauan
e. Pelaksanaan kaedah pemantauan dan penilaian
pencapaian proses pengajian pendidikan tinggi
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH.(O).04 Prosedur Penyediaan Jadual Waktu Program/Pensyarah
2) PK.UiTMKDH.(O).10 Prosedur Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir
3) PK.UiTMKDH.(O).13 Prosedur Penilaian Kerja Kursus
4) PK.UiTMKDH.(O).14 Prosedur Penilaian Kerja Kursus (Studio)
5) PK.UiTMKDH.(O).15 Prosedur Penilaian Kerja Kursus ( Bengkel)
7.5.2 Validasi Proses Penyediaan Perkhidmatan
Bahagian ini tidak digunapakai oleh UiTM Kedah kerana hasil pengzahiran
produk tidak boleh diukur. UiTM Kedah juga tidak bertanggungjawab untuk
melatih semula mana-mana graduan yang dikeluarkan.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 64 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 64 -
7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan
Pengurusan UiTM Kedah bertanggungjawab mewujudkan
kaedah identifikasi dan kemudahkesanan status pelajar, fail dan
rekod bagi mengesan operasi dan aktiviti pengajian pendidikan
tinggi dengan berkesan.
Setiap pelajar diberi satu nombor pendaftaran oleh UiTM.
Setiap program dan kursus serta bahan pengajaran yang
berkaitan dikenalpasti dengan kod dan namanya.
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH. (P).02 Prosedur Kawalan Rekod
3) PK.UiTMKDH.(O).01 Prosedur Pendaftaran Kursus Pelajar
7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan
Pengurusan UiTM Kedah bertanggung jawab untuk menjaga
harta hakmilik pelanggan termasuk maklumat peribadi semasa
ianya berada di bawah kawalan UiTM Kedah. Pengurusan
UiTM Kedah hendaklah berupaya untuk mengenalpasti,
memperaku, melindungi dan menjaga dengan baik bagi
menjamin keselamatan harta hakmilik pelanggan. Mana-mana
hakmilik kepunyaan pelanggan yang hilang, rosak atau didapati
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 65 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 65 -
disalahgunakan dan tidak sesuai untuk kegunaan yang
dimaksudkan hendaklah diberi maklum kepada pelanggan dan
rekod berkaitan diselenggara.
7.5.5 Pengendalian dan Penyimpanan Dokumen
UiTM Kedah bertanggungjawab mewujudkan kaedah
pengendalian dan penyimpanan dokumen bagi menjamin kualiti
pengajian pendidikan tinggi terkawal. Dokumen meliputi slip
pendaftaran dan keputusan, bahan kurikulum, bahan
pengajaran, skrip jawapan, dan hasil kerja kursus. Dokumen ini
akan disimpan di tempat yang selamat.
UiTM Kedah juga bertanggungjawab mewujudkan kaedah
pengendalian dokumen untuk mengelakkan berlakunya
kerosakan, kecurian atau penyalahgunaan.
7.6 KAWALAN PERALATAN BAGI PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
Bahagian ini tidak digunapakai kerana UiTM Kedah tiada peralatan
bagi pemantauan dan pengukuran. Semua Peralatan hanya tujuan
rujukan dan semakan.
8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN SISTEM
PENGURUSAN
8.1 PANDUAN AM Pengurusan UiTM Kedah akan merancang, mewujud dan
melaksanakan proses pemantauan bagi pengukuran, analisis dan
penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 66 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 66 -
Pengurusan UiTM Kedah akan menyediakan kaedah pemantauan
prestasi proses penyediaan perkhidmatan pendidikan tinggi yang
disediakan. Ini bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti mempunyai
proses penambahbaikan secara berterusan.
Pengurusan UiTM Kedah akan mengenalpasti penggunaan kaedah
teknik statistik yang sesuai bagi mengesan kekurangan yang terdapat
dalam Sistem Kualiti dengan tujuan untuk membantu Pengurusan UiTM
Kedah melaksanakan penambahbaikan yang berterusan serta
peningkatan dalam Sistem Pengurusan Kualiti.
8.2 PENGUKURAN DAN PEMANTAUAN
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
Pengurusan Universiti Teknologi MARA Kedah akan
menyediakan kaedah bagi mengukur persepsi pelanggan
terhadap penyediaan perkhidmatan di Universiti Teknologi
MARA Kedah. Pemantauan dan pengukuran kepuasan
pelanggan akan dibuat berasaskan Kajiselidik, Aduan,
Maklumbalas Pelanggan, Audit Dalam dan Kaji Semula
Pengurusan.
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH.(P).08 Prosedur Pengendalian Aduan dan Maklumbalas
Pelanggan.
2) PK. UiTMKDH.(P).07 Prosedur Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan.
8.2.2 Audit Dalam
Pengurusan UiTM Kedah akan melatih dan melantik Juruaudit
Dalam untuk menjalankan Audit Dalam sekurang-kurangnya
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 67 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 67 -
sekali setahun untuk memastikan Sistem Pengurusan Kualiti
memenuhi perkara-perkara berikut:-
a) Selaras dengan perancangan kualiti dan objektif kualiti
Universiti Teknologi MARA Kedah
b) Sistem Pengurusan Kualiti dilaksana dan diselenggara
dengan berkesan mengikut ISO 9001 : 2008
c) Mengesan kelemahan dalam Sistem Pengurusan Kualiti
d) Penemuan audit terdahulu diambil tindakan pembetulan
yang berkesan
e) Penambahbaikan berterusan kepada Sistem
Pengurusan Kualiti dari masa ke semasa
Audit Dalam hendaklah dijalankan oleh pegawai terlatih secara
berjadual dan Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam
dibentangkan dalam Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan UiTM
Kedah.
Hasil Penemuan Audit Dalam direkod dan disemak oleh Ketua
Sistem Audit UiTM Kedah. Sebarang ketidakpatuhan dan
perakuan-perakuan/pemerhatian hasil dari Audit Dalam
hendaklah diambil tindakan pembetulan dengan kadar segera
demi menjamin keberkesanan pengurusan sistem kualiti UiTM
Kedah. Audit susulan akan dijalankan untuk mengesan
keberkesanan tindakan pembetulan yang dibuat dan
dimaklumkan semula pencapaiannya kepada Pengurusan
Atasan UiTM Kedah secara berkala.
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH.(P).03 Prosedur Audit Dalam.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 68 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 68 -
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
Pengurusan UiTM Kedah akan menjalankan pemantauan dan
pengukuran ke atas Sistem Pengurusan Kualiti bagi semua
proses dan produk akhir yang berkaitan pada setiap peringkat.
Kaedah yang sesuai akan dilaksanakan bagi menentukan
proses yang dirancang menghasilkan produk yang ditetapkan.
Sekiranya hasil yang dirancang tidak dicapai, tindakan
pembetulan akan dilaksanakan bagi memastikan pematuhan
kepada proses perancangan yang ditetapkan. Pemantauan
semula akan dijalankan setelah tindakan pembetulan dan
penambahbaikan telah dilaksanakan.
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk
Pengurusan Universiti Teknologi MARA Kedah akan
menyediakan prosedur untuk memantau dan mengukur ciri-ciri
produk untuk memastikan keperluan produk telah dipenuhi.
Kriteria bagi produk yang dimaksudkan merujuk kepada
parameter berikut:-
a) mencapai objektif kualiti berdasarkan kriteria yang
ditetapkan
b) memenuhi spesifikasi yang dapat memberikan kepuasan
pelanggan
c) memenuhi piawaian yang ditetapkan oleh Badan
Profesional
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 69 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 69 -
8.3 KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI
Pengurusan UiTM Kedah akan menyediakan prosedur untuk mengawal
semua produk yang tidak memenuhi spesifikasi di setiap peringkat
proses dikawal melalui pengasingan dan pembetulan. Produk tersebut
disemak atau diuji semula bagi menentukan ianya memenuhi keperluan
sebelum diterima mengikut prosedur yang ditetapkan.
Pengurusan UiTM Kedah akan menentukan tindakan pembetulan yang
diambil adalah bersesuaian dan berkesan. Semua laporan tindakan
pembetulan yang diambil akan direkodkan dan disimpan.
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH.(P).04 Prosedur Kawalan Produk Yang Tidak
Memenuhi Spesifikasi.
8.4 ANALISIS DATA
Pengurusan UiTM Kedah akan menyediakan prosedur bagi
mengenalpasti, mengumpul dan menganalisis data-data yang berkaitan
dalam menentukan kesesuaian dan keberkesanan Sistem Pengurusan
Kualitinya. Ini merangkumi data yang terhasil dari maklumbalas
pelanggan yang diperolehi pada setiap semester lazim. Data akan
dianalisis bagi memastikan tindakan pembetulan dan penambahbaikan
berterusan adalah berkesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti
Universiti Teknologi MARA Kedah.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 70 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 70 -
Analisis data melibatkan maklumat berikut:-
a) Tahap kepuasan pelanggan
b) Pematuhan kepada keperluan produk
c) Ciri-ciri proses dan produk termasuk peluang untuk langkah
pencegahan
d) Prestasi pembekal perkhidmatan (Pensyarah sambilan) dan
bahan.
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH.(P).10 - Prosedur Analisis Data
8.5 PENAMBAHBAIKAN
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
Pengurusan Universiti Teknologi MARA Kedah akan sentiasa
menambahbaik keberkesanan Sistem Pengurusan Kualitinya
dengan berasaskan kepada Dasar Kualiti, Objektif Kualiti,
Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam, Analisis Data, Tindakan
Pembetulan, Tindakan Pencegahan dan Kaji Semula
Pengurusan.
8.5.2 Tindakan Pembetulan
Pengurusan Atasan Universiti Teknologi MARA Kedah akan
mengambil tindakan pembetulan untuk menghapuskan punca
kepada sesuatu produk yang tidak memenuhi spesifikasi dan
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 71 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 71 -
merancang langkah bagi memastikan ketidakpatuhan tidak
berulang.
Pengurusan UiTM Kedah akan mendokumenkan prosedur bagi
memastikan tindakan pembetulan dilaksanakan berdasarkan
kepada perkara berikut:-
a) Ketidakpatuhan yang dikesan melalui Audit Dalam
b) Maklumbalas pelanggan
c) Menilai keperluan kepada tindakan pembetulan bagi
memastikan ketidakpatuhan tidak berulang
d) Mengenalpasti dan melaksanakan tindakan pembetulan
yang diperlukan
e) Merekod semua keputusan yang berkaitan dengan
tindakan yang telah diambil
f) Kaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang
telah diambil.
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH.(P).03 Prosedur Audit Dalam
2) PK.UiTMKDH.(P).05 Prosedur Tindakan Pencegahan dan Pembetulan
3) PK.UiTMKDH.(P).07 Prosedur Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
Pengurusan UiTM Kedah akan mengambil tindakan yang sesuai
untuk menghalang punca kemungkinan berlakunya sesuatu
permasalahan. Tindakan pencegahan akan dilaksanakan
berpandukan antara lain kepada Laporan Penemuan Hasil Audit
Dalam, Analisis Aduan dan Maklumbalas Pelanggan.
Keluaran : 01
Pindaan : 03
Tarikh : 15 April 2010
MANUAL KUALITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA KEDAH Mukasurat : 72 dari 68
MK.UiTMKDH.01
- 72 -
Pengurusan UiTM Kedah akan mendokumenkan prosedur untuk
mengenalpasti keperluan bagi perkara.perkara berikut:-
a) Mengenalpasti kemungkinan berlakunya sesuatu
permasalahan serta puncanya.
b) Mengkaji keperluan untuk menghalang kemungkinan
berlakunya sesuatu permasalahan.
c) Mengenalpasti, merancang dan melaksanakan tindakan
pencegahan yang diperlukan.
d) Merekod semua keputusan berkaitan dengan tindakan
pencegahan yang telah diambil.
e) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan
yang telah diambil.
DOKUMEN RUJUKAN
1) PK.UiTMKDH.(P).03 Prosedur Audit Dalam
2) PK.UiTMKDH.(P).05 Prosedur Tindakan Pencegahan dan Pembetulan
3) PK.UiTMKDH.(P).06 Prosedur Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan