MANUAL LIBRO
ELECTRÓNICO DE
ÓRDENES (LEO)
Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 1 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
TABLA DE CONTENIDO 1. GLOSARIO ................................................................................................................................................... 4 2. ROLES ULTRASERFINCO .......................................................................................................................... 7 3. MACRO PROCESO DE NEGOCIACIÓN .................................................................................................... 8
3.1. Descripción de canales ...................................................................................................................... 8
3.2. Medios verificables por tipo de orden .............................................................................................. 8
3.3. Estructuración de colas ..................................................................................................................... 9
3.4. Diagramación de colas por producto ............................................................................................. 10
3.5. Rutas y pasos generales de negociación ...................................................................................... 13
3.6. Libreto de cierre de negocio ............................................................................................................ 14 4. PROCESO Y REGLAS DE JUEGO PARA EL TRATAMIENTO DE ÓRDENES ..................................... 18
4.1. Ordenantes ........................................................................................................................................ 18
4.2. Órdenes permanentes ...................................................................................................................... 19
4.3. Deber de abstención ......................................................................................................................... 20
4.4. Recepción de órdenes en salas de inversionistas ........................................................................ 20
4.5. Recepción de órdenes por fuera de las oficinas y horarios de negociación ............................. 21
4.6. Definición del principio “a la mayor brevedad posible” ............................................................... 22
4.7. Excepciones para la transmisión de órdenes “a la mayor brevedad posible” .......................... 22
4.8. Modificación y anulación de órdenes ............................................................................................. 24
4.9. Reglas de juego por tipo de negociación ....................................................................................... 25 5. MEDIOS DE NOTIFICACIÓN A CLIENTES .............................................................................................. 39
5.1. Órdenes ejecutadas .......................................................................................................................... 39
5.2. Órdenes no ejecutadas .................................................................................................................... 39 6. CONTROL INTERNO LEO (AUDITORÍA) ................................................................................................. 40
6.1. Información a clientes y políticas para el procesamiento de órdenes ....................................... 40
6.2. Auditoria ordenantes ........................................................................................................................ 41
6.3. Auditoría salas de inversionistas .................................................................................................... 41
6.4. Control de valores y recursos de clientes: .................................................................................... 41 7. CONTROL Y PUBLICACIÓN DE FUNCIONARIOS APROBADOS Y REGISTRADOS ANTE AMV Y
BVC ............................................................................................................................................................ 43
7.1. Registro de funcionarios ante la bolsa de valores de Colombia ................................................. 43
7.2. Certificado y registro de funcionarios ante AMV .......................................................................... 43
7.3. Información a clientes del listado de funcionarios registrados y aprobados por BVC y AMV 44
7.4. Actualización e información a clientes del listado de funcionarios registrados y aprobados por BVC y AMV ................................................................................................................................. 44
8. PLAN DE CONTINUIDAD .......................................................................................................................... 45 9. DIVULGACIÓN Y PUBLICIDAD DEL MANUAL ....................................................................................... 49
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10. ANEXOS ..................................................................................................................................................... 49
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1. GLOSARIO
BPM: Sistema electrónico de órdenes y administración de flujos de trabajo, desarrollado en Ultraserfinco y
bajo el cual se llevará a cabo la administración del LEO. Calce: Se denomina calce el momento en el cual una punta que se encuentra en los sistemas de
negociación es agredida por la punta contraria generando una operación. Canales: Según el reglamento de AMV los canales son las personas o sistemas con los cuales el cliente
interactúa al momento de impartir una orden y que comparten unas características comunes de acuerdo con
los procedimientos de cada miembro. Centro de acopio de órdenes: Lugar donde o mecanismo a través del cual se centralizan las órdenes
recibidas, para su posterior remisión al (los) LEO. Cesión de Derechos de Fondos de inversión colectiva: corresponde a la venta total o parcial de los
derechos sobre un número de unidades o una parte del patrimonio de un fondo de inversión colectiva
escalonada. Cliente: Según el reglamento de AMV se denomina genéricamente cliente quien intervenga en cualquier
operación de intermediación en la que a su vez participe un intermediario de valores. Cliente Inversionista: Quien no ostente las características del INVERSIONISTA PROFESIONAL será
categorizado como “Cliente Inversionista”. Cliente segmento Corporativo: Grupo de clientes inversionistas de Ultraserfinco caracterizados por ser
empresas con ventas inferiores a $200.000 millones anuales; así como comercializadoras internacionales,
cajas de compensación, entes territoriales y compañías del sector público. Cliente segmento Institucional: Grupo de clientes inversionistas de Ultraserfinco caracterizados por ser
fondos de pensiones, compañías de seguros, compañías de financiamiento comercial, compañías fiduciarias,
compañías de leasing, Bancos, corredores de Bolsa y todas aquellas definidas como vigiladas por la
Superfinanciera. Cliente segmento Individuales: Grupo de clientes inversionistas de Ultraserfinco caracterizados por ser
personas naturales y PYMES con portafolios entre $50 M y $500 M. Cliente segmento Portafolio y Privados: Grupo de clientes inversionistas de Ultraserfinco caracterizados
por ser personas naturales y jurídicas con portafolios desde $500 M en adelante. Colas: Agrupación de órdenes por canal de recepción y por oficina con mesa de negociación que conforman
un LEO. Equipo Gestión de activos: equipo de administradores de portafolios enfocado en la optimización de la
rentabilidad de los recursos invertidos por los clientes bajo políticas claras de inversión y manejo del riesgo
en productos estructurados tales como las Fondos de inversión colectiva y APT. Inversionista profesional: Es aquel que cuenta con la experiencia y conocimiento necesario para
comprender, evaluar y gestionar adecuadamente los riesgos inherentes a cualquier decisión de inversión,
tiene un patrimonio igual o superior a 10000 smlmv, es propietario de un Portafolio superior a 5000 smlmv, ha
realizado durante un período de 60 días por lo menos 15 o más operaciones con un valor agregado igual o
superior a 35000 smlmv.
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Libro electrónico de órdenes (LEO): Sistema electrónico en el que todas las órdenes de compra, venta, y
demás operaciones sobre valores, que reciba un miembro actuando por cuenta de un tercero, quedan
registradas y son ordenadas cronológicamente. Medio verificable: Según el reglamento de AMV es aquel mecanismo adoptado institucionalmente que
permite el registro confiable del momento y de la información correspondiente a las órdenes recibidas de las
negociaciones realizadas en el mercado, o de cualquier otro hecho relevante. Este medio será, entre otros,
un teléfono con grabación de llamadas, medios escritos o medios de intercambio electrónico de datos (IED). Operación convenida: Operación donde cada una de las puntas de negociación, oferta o demanda, es
registrada por Firmas diferentes. En ese caso en los sistemas transaccionales solo se podrá observar la
punta de la operación que fue registrada por la Compañía. Las operaciones convenidas pueden ser
convenidas por compra (cuando solo se tiene la punta compradora) o convenidas por venta (cuando solo se
tiene la punta vendedora). A las operaciones convenidas por compra se les llama operaciones activas y a las
operaciones convenidas por venta se les llama operaciones pasivas. Operación cruzada: Operación donde cada una de las puntas de negociación, tanto la oferta como la
demanda, son registradas por la misma Firma. En ese caso en los sistemas transaccionales se observan
ambas puntas, registradas y facturadas. Operación de venta con pacto de recompra (REPO) en acciones:
Acuerdo o contrato de compra - venta de títulos mediante el cual el comprador adquiere la obligación de
transferir nuevamente al vendedor inicial la propiedad de los títulos negociados, ya sean los mismos u otros
de la misma especie, dentro de un plazo y bajo las condiciones fijadas de antemano en el negocio inicial. Es
un vehículo para un crédito a corto plazo en el cual la propiedad del título es temporalmente trasladada a
quien recibe el crédito. Este tipo de operaciones requieren de garantías por parte del cliente vendedor inicial.
De acuerdo a la posición del cliente en la operación se clasifican en:
-Repo pasivo: Es la persona que requiere liquidez y coloca en garantía los títulos al comprador con
el fin de que estos le sean devueltos nuevamente en una fecha futura.
-Repo activo: Es la persona que da liquidez y que a cambio le es constituida una garantía a su
nombre equivalente al valor invertido en el negocio y que en una fecha futura está obligado a
devolverlo nuevamente al vendedor. Operación definitiva: Este tipo de operación se lleva a cabo, cuando se compra o se vende un título de
manera permanente y definitiva, sin existir compromisos de por medio para ninguna de las partes que
obliguen a la devolución del título valor. Operación simultánea: Son aquellas compuestas por 2 operaciones de compraventa, la primera
denominada operación de salida y la segunda operación de regreso, celebradas en un mismo momento,
sobre el mismo valor nominal y título de la misma clase y especie, y por los mismos agentes, quienes
asumen en la operación de regreso la posición contraria que han asumido en la operación de salida y las
respectivas obligaciones de comprar y vender según corresponda. Conocidas como “fondeos”. Es una
operación de liquidez, en la cual se realizan cuatro operaciones simultáneamente. Operación de salida: es
cuando un cliente vende y otro compra el título valor, cumpliéndose esta operación el mismo día de registro.
Operación de regreso: es cuando un el cliente que vendió en la de salida recompra los títulos y el que
compraba los vende; de esta manera se nombran las dos posiciones del cliente en la simultánea de la
siguiente manera:
-Simultánea Pasiva: Esta operación corresponde a un cliente que desea obtener liquidez (préstamo) a
través de la venta temporal más no definitiva de un título valor de su portafolio, por lo cual en la
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operación de salida estará vendiendo el titulo valor y en la operación de regreso estará recomprando
el titulo valor. (El costo del préstamo será una tasa de interés denominada tasa de fondeo).
-Simultánea Activa: Es la persona que está dispuesta a comprar un título valor temporalmente más
no de forma definitiva, con el fin de obtener unos interés por la venta del título en una fecha futura; de
esta maneta el cliente en la operación de salida estará comprando un título valor y en la operación de
regreso estará vendiendo el titulo valor. (La tasa de fondeo determinara los intereses a recibir). Orden: Instrucción para celebrar una operación sobre un valor.
Ordenante: Según el reglamento de AMV es la Persona natural autorizada por el cliente para impartir
órdenes a nombre de este último. Persona natural vinculada (PNV): Según reglamento de AMV son los Administradores y demás
funcionarios vinculados a los miembros o a un asociado autorregulado voluntariamente, independientemente
del tipo de relación contractual, en cuanto participen, directa o indirectamente en la realización de actividades
propias de la intermediación de valores y a la gestión de riesgos y de control interno asociada a ésta, aún
cuando tales personas no se encuentren inscritas previamente en el Registro Nacional del Profesionales del
Mercado de Valores o no hayan sido inscritas en el organismo autorregulador. Posición propia (PP): Unidad estratégica de negocios enfocada en la generación de ingresos a través de la
compra y venta de títulos de la cuenta propia de la firma y trading, basados en las políticas de riesgos de la
compañía y la legislación vigente compuesta por un equipo Elite de Traders. Productos: Comprende los activos financieros del mercado de valores ofrecidos por Ultraserfinco como
intermediario a sus clientes. Estos productos son:
-Acciones
-Renta fija
-Definitivas. -
Simultaneas.
-Repos. -Cesiones de Derechos Fondos de inversión
colectiva Escalonadas. -Derivados
-Futuros.
Segmento: Conjuntos de clientes que reúnen ciertas características similares que los permite identificar al
interior de ULTRASERFINCO de acuerdo a su perfil de riesgo y conocimiento del mercado, para así poder
ofrecer una asesoría y servicios especializados. Segmento Corporativo: Segmento de negocios que agrupa los clientes inversionistas corporativos
(personas jurídicas con facturación anual definido por Ultraserfinco). Segmento Institucional: Segmento de negocios que agrupa los clientes inversionistas institucionales a los
cuales se les brinda una asesoría y servicio especializado diseñado a la medida de sus necesidades por
unos canales específicos. Segmento Individuales, Portafolio y Privados: Segmento que agrupa las estrategias para la generación de
negocios que cumplan las especificaciones del cliente inversionista, los requisitos legales y los objetivos
institucionales. Sistema de administración de clientes (SAC): Sistema electrónico que administra y almacena la
información de los clientes vinculados a Ultraserfinco; además de replicar esta información en los demás
sistemas internos de la compañía. Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 6 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
Sucursal: Sedes habilitadas por Ultraserfinco a nivel nacional de atención al cliente y de operaciones. En la
actualidad Ultraserfinco cuenta con sedes en Medellín, Bogotá, Cali, Barranquilla, Bucaramaga, Manizales y
Cartagena Tasa de fondeo: Es la tasa de interés que están dispuestos a pagar los clientes que requieren liquidez, y la
tasa de interés que están dispuestos a recibir los clientes que dan la liquidez a través de una operación
simultánea. La tasa de fondeo determinara el valor al cual se recompra el titulo valor en la operación de
regreso de una simultánea.
2. ROLES ULTRASERFINCO
Asistente comercial: Persona natural vinculada a Ultraserfinco que brinda asistencia comercial a los
gestores de inversión. En este caso son un apoyo al gestor de inversión, más no tienen la responsabilidad de
la asesoría al cliente. Las asistentes no pueden asesorar clientes en cuanto a información relacionada con
recomendaciones de inversión o información de precios o tasa de mercado, solo podrán tomar órdenes
específicas de clientes cuando éstos ya tienen clara la decisión de inversión a tomar y el Gestor de
Inversiones no se encuentra en la oficina. Sus funciones están enmarcadas en el soporte operativo de la
relación con el cliente. Gestor de Inversiones (Segmento Individual, Portafolio y Privados): Persona natural vinculada a
Ultraserfinco quien cumple funciones de Operador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV y no
posee acceso a una pantalla activa para el ingreso directo de órdenes a un sistema de negociación o
registro. (Operador sin acceso directo). Este solo asesora, cierra negocios o recibe órdenes de clientes de
dichos segmentos. Gestor de Inversiones Especialista: Persona natural vinculada a Ultraserfinco quien cumple funciones de
Operador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV y posee acceso a una pantalla activa para el
ingreso directo de órdenes a un sistema de negociación o registro. (Operador con acceso directo). Gestor de Inversiones (Segmento Corporativo): Persona natural vinculada a Ultraserfinco quien cumple
funciones de Operador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV y no posee acceso a una pantalla
activa para el ingreso directo de órdenes a un sistema de negociación o registro. (Operador sin acceso
directo). Este solo asesora, cierra negocios o recibe órdenes de clientes del segmento corporativo. Gestor de Inversiones(Segmento Institucional): Persona natural vinculada a Ultraserfinco quien cumple
funciones de Operador de acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV y no posee acceso a una pantalla
activa para el ingreso directo de órdenes a un sistema de negociación o registro. (Operador sin acceso
directo). Este solo asesora, cierra negocios o recibe órdenes de clientes del segmento institucional. Operador bursátil: Persona natural vinculada a Ultraserfinco quien cumple funciones de Digitador de
acuerdo al artículo 128 del reglamento de AMV. En este orden de ideas es quien recibe órdenes de negocio
de un operador (Gestor de Inversiones o Gestor de Inversiones Especialista) a través de un LEO para ser
registradas y complementadas en un sistema de negociación de valores o de registro.
Analista Técnico Comercial: Persona natural vinculada a Ultraserfinco quien cumple funciones de apoyo a
los Gestores de Inversión en el registro, toma de órdenes, y desarrollo de propuesta de inversión para los
clientes, no posee acceso a una pantalla activa para el ingreso directo de órdenes a un sistema de
negociación o registro.
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3. MACRO PROCESO DE NEGOCIACIÓN
3.1. Descripción de canales
Los clientes que hayan realizado el proceso de vinculación en Ultraserfinco y se encuentren activos en
los sistemas internos, podrán impartir sus órdenes a través de los siguientes canales de recepción:
Recepción a través de operador con acceso directo:
En este canal se encuentran los gestores de inversión especialistas, quienes tendrán contacto con los
clientes a través de los medios verificables ofrecidos y autorizados por Ultraserfinco. A través de este
canal se atienden los clientes especialistas (aquellos que tienen un alto volumen de operación en el
mercado accionario, o todos aquellos que tengan un contrato de producto apalancado con Ultraserfinco.
Para pertenecer a este esquema de servicio, los clientes deben ser aprobados previamente por la
Gerencia Comercial y Gerencia de Riesgos, y de esta forma tendrán acceso a un Trader o Gestor de
Inversiones especialista como canal para la recepción de sus órdenes)
Recepción a través de operador sin acceso directo:
En este canal se encuentran los gestores de inversión de cada segmento, quienes tendrán contacto con
los clientes a través de los medios verificables ofrecidos y autorizados por Ultraserfinco. Recepción a través de un sistema electrónico de ruteo de órdenes (DMA Direct Market Access): En
este canal Ultraserfinco ofrece la posibilidad a sus clientes enrutamiento directo a la BVC. El cliente deberá suministrar la siguiente información en su pantalla transaccional: Especie, cantidad de acciones, precio al que quiere comprar o vender y días de vigencia de la orden antes de enviar la orden con enrutamiento directo a la BVC. En nuestro procedimiento de políticas y procedimientos del canal
electrónico encontraran los detalles de su funcionamiento.
Recepción a través de funcionarios de redes de oficinas:
Por el momento no está disponible este canal de recepción.
3.2. Medios verificables por tipo de orden Órdenes verbales:
Cuando se trate de órdenes verbales, el medio verificable debe ser un mecanismo de grabación de voz
que registre la orden directamente impartida por el cliente.
El medio verificable utilizado para las órdenes verbales en Ultraserfinco son las líneas telefónicas
grabadas.
Órdenes escritas por medio digital:
Los medios verificables para órdenes escritas en medios digitales son la mensajería instantánea, el correo
electrónico.
• Mensajería Instantánea: Toda orden impartida por el cliente a través de este medio, debe enviarse
desde la cuenta de correo electrónico que el cliente tiene registrada en el sistema de administración
de clientes de Ultraserfinco (SAC), y siempre debe ser recibida a través del sistema oficial de
mensajería instantánea de Ultraserfinco y a la cuenta de correo electrónico corporativa del canal. Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 8 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
• Correo Electrónico: Toda orden impartida por el cliente a través de este medio, debe enviarse
desde la cuenta de correo electrónico que el cliente tiene registrada en el sistema de administración
de clientes de Ultraserfinco (SAC), y siempre debe ser recibida a través de la cuenta de correo
electrónico corporativa del canal.
Todos los medios digitales registrados en Ultraserfinco se encuentran grabados y los registros derivados
de ellos, son almacenados en bases de datos de la Compañía y poseen una estrategia de Back-up que
garantiza su conservación.
Órdenes escritas en formato físico:
Este tipo de órdenes solamente estarán disponibles a los clientes cuando el Gestor de Inversiones está
realizándoles una visita de asesoría o en casos de contingencia, cuando por eventos de fuerza mayor no
estén disponibles ni habilitados los medios verificables para impartir órdenes, descritos previamente (línea
telefónica grabada, correo electrónico, mensajería instantánea).
Este tipo de órdenes serán presenciales o recibidas vía fax, y tendrán como medio verificable una orden
física (Formato Único de Orden de Operaciones) diseñada especialmente por Ultraserfinco, la cual debe
ser diligenciada y firmada por el cliente u ordenante, este formato asegura el contenido mínimo de la
orden para su ejecución; al igual que la fecha, hora y minuto en que fue diligenciada y confirmada.
En el caso de visitas a clientes o recepción de órdenes por fuera de las oficinas, los gestores de inversión
podrán utilizar la orden física, para lo cual deben cumplir las políticas descritas en el numeral 4.5 del
presente manual.
3.3. Estructuración de colas
Con el fin de dar cumplimiento al artículo 51.30 del libro 2 del reglamento de AMV, los LEO generados
por canal en Ultraserfinco han sido estructurados en el siguiente orden:
Por Tipo de producto
Por sucursal
Por canal
Por operador con acceso
directo o Digitador
LEOi
Donde i representa
el número del LEO
generado por la
estructura de colas.
En la actualidad ULTRASERFINCO cuenta con 6 LEO, 2 por cada producto. Los productos son Acciones,
Renta Fija y Futuros. Los 2 tipos de LEO que tenemos por cada producto son cuando quien toma la orden es
un operador con acceso directo, o cuando quien toma la orden es un operador sin acceso directo. Para
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El primer caso el operador directamente ingresa la orden al mercado y posteriormente ingresa la orden a
nuestro sistema electrónico, y en el segundo caso el operador ingresa la orden a nuestro sistema electrónico
para que posteriormente un digitador la ingrese al mercado.
3.4. Diagramación de colas por producto
Acciones
Renta Fija: Definitivas
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Derivados: Futuros
Divisas
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3.5. Rutas y pasos generales de negociación
Recepción de orden a través de operador sin acceso directo (Gestor de Inversiones, analista
técnico o Asistente comercial como back-up):
• Cliente vinculado y activo en Ultraserfinco imparte orden a través de un medio verificable a su Gestor
de Inversiones, analista técnico comercial o asistente comercial que se encuentre certificado ante
AMVV y autorizado para recibir órdenes (Back-up).
• El Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o asistente comercial debidamente certificado y
autorizado para tomar órdenes confirma los datos de la orden (según el libreto del producto).
• El Gestor de Inversiones, analista técnico comercial o asistente comercial debidamente certificado
ante AMV ingresa orden en LEO.
• El operador bursátil (digitador), ejecuta la orden que se encuentra en LEO en el sistema de
negociación, respetando su prelación y a la mayor brevedad posible.
Recepción de orden a través de operador con acceso directo (Gestor de Inversiones especialista):
• Cliente vinculado y activo en Ultraserfinco imparte orden a través de un medio verificable a un Gestor
de Inversiones especialista.
• El Gestor de Inversiones especialista confirma los datos de la orden (según el libreto del producto).
• El Gestor de Inversiones especialista procede a ejecutar la orden a la mayor brevedad posible sin
necesidad de ingresar la orden en LEO.
• Posterior a la ejecución en el sistema de negociación, el Gestor de Inversiones especialista debe
ingresar al sistema de órdenes las operaciones ejecutadas (calzadas).
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Negociación Posición propia y Fondos de Inversión colectiva:
• Operador con acceso directo ejecuta órdenes en los sistemas de negociación, por cuenta propia o en
administración de portafolios de terceros, sin necesidad de ingresar orden el LEO previamente.
3.6. Libreto de cierre de negocio
A continuación se describen los libretos para cerrar un negocio entre los clientes y los canales de
recepción de órdenes, a través de cada uno de los medios verificables habilitados por Ultraserfinco:
Teléfono:
• Recepción de información:
Los gestores de inversión especialistas, gestores de inversión, analista técnico o asistentes comerciales
que se encuentren certificados ante AMV y autorizado para recibir órdenes al momento de recibir una
orden vía telefónica del cliente deben asegurarse de obtener mínimo la siguiente información por parte del
cliente para cerrar la negociación:
• Datos mínimos solicitados al cliente:
1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres, apellidos y Documento identidad). 2. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado). 3. Indicación de si la orden es de compra o venta, Acciones, Renta Fija, repo, simultánea o TTV. 4. Especie a negociar. 5. Tasa o precio. 6. Cantidad nominal o valor a invertir. 7. Fecha de registro de operación. 8. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se entenderá que la
orden es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores de renta fija y t+3 tratándose de
valores de renta variable.
• Validación de información (cierre de negocio):
Para dar por cerrado el negocio, los gestores de inversión especialistas, gestores de inversión, analistas
técnico comercial o asistentes comerciales certificados al final de la conversación, deben seguir el libreto
de cierre de negocio del respectivo producto, (Ver capítulo 10 del manual); en el momento que el cliente
confirme toda la información del libreto, se considerará como cerrado el negocio, de lo contrario se debe
repetir el libreto hasta obtener una confirmación completa de la información de la orden por parte del
cliente. Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 14 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
• Ingreso orden a LEO y transmisión:
Los gestores de inversión (Operador sin acceso directo), analista técnico o asistentes comerciales
certificados ante AMV, procederán a ingresar la orden al sistema BPM quien actuará como administrador
del LEO y cumplirá lo estipulado en las normas de AMV; posteriormente los digitadores, procederán a
tomar del LEO las órdenes para su ingreso a los sistemas de negociación o registro y dar fin con el
proceso de transmisión de la orden.
En el que caso que la orden sea recibida por un Gestor de Inversiones especialista, este debe proceder a
transmitir la orden a la mayor brevedad posible en los sistemas de negociación sin necesidad de ingresar
la orden en LEO.
Correo electrónico:
• Recepción de información:
Los clientes que deseen utilizar este medio verificable para impartir órdenes en Ultraserfinco, deben
especificar al momento de su vinculación el correo electrónico designado para tal fin.
Los gestores de inversión especialistas, gestores de inversión, analistas técnicos y asistentes comerciales
certificados ante AMV al momento de recibir una orden vía e-mail del cliente, deben asegurarse de recibir
mínimo la siguiente información para cerrar la negociación:
• Datos mínimos de la orden:
1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres, apellidos completos). 2. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado). 3. Indicación de si la orden es de compra o venta, Acciones, Renta Fija, repo, simultánea o TTV. 4. Especie a negociar. 5. Tasa o precio. 6. Cantidad nominal o valor a invertir. 7. Fecha de registro. 8. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se entenderá que la
orden es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores de renta fija y t+3 tratándose de
valores de renta variable.
• Validación de información (cierre de negocio):
El Gestor de Inversiones especialista, Gestor de Inversiones, analista técnico o asistente comercial,
procede a verificar el correo electrónico del cliente, éste debe ser el mismo que el cliente ingresó al
momento de su vinculación a Ultraserfinco, de lo contrario la orden debe ser rechazada.
Para dar por cerrado el negocio, los gestores de inversión especialistas, los gestores de inversión o
asistentes comerciales (canales de recepción) procederán a seguir el libreto de cierre de negocio del
respectivo producto (ver capítulo 10 del manual LEO Ultraserfinco), a través del cual validarán que la
información obtenida en el correo electrónico sea la mínima requerida para el procesamiento de la orden;
si la orden enviada contiene todos los datos requeridos, el canal de recepción enviará un correo
electrónico al cliente informando la confirmación de la orden y se considerará cerrado el negocio; de lo
contrario, el canal de recepción debe solicitar al cliente los datos que hacen falta en la orden para dar por
cerrado el negocio; una vez el cliente informe los datos faltantes, el canal de recepción de órdenes
responderá al cliente mediante correo electrónico (u otro medio verificable) la confirmación de cierre de
negocio de la orden. De igual forma el canal de recepción podrá enviar la orden al cliente a través de Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 15 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
correo electrónico con los datos mínimos requeridos (datos según libreto del producto) para que éste la
confirme; en el instante que el cliente responda confirmando la orden, se considerará cerrado el negocio.
Como es de notarse, siempre debe existir una respuesta de confirmación por parte de quien recibe el
correo electrónico a través de un medio verificable para que la orden del cliente pueda considerarse
válida, esto debido a que el correo electrónico es un medio de comunicación asincrónico.
• Ingreso orden a LEO y transmisión:
Los gestores de inversión (Operador sin acceso directo), procederán a ingresar la orden al sistema BPM
quien actuará como administrador del LEO y cumplirá lo estipulado en las normas de AMV;
posteriormente los digitadores, procederán a tomar del LEO las órdenes para su ingreso a los sistemas de
negociación y/o registro y dar fin con el proceso de transmisión de la orden.
En el caso la orden sea recibida por un Gestor de Inversiones especialista, este debe proceder a
transmitir la orden a la mayor brevedad posible en los sistemas de negociación sin necesidad de ingresar
la orden en LEO.
Mensajería Instantánea:
• Recepción de información:
Los gestores de inversión especialistas, gestores de inversión analistas técnicos y asistentes comerciales
certificados ante AMV y autorizados para recibir órdenes al momento de recibir una orden a través de
mensajería instantánea deben asegurarse de obtener mínimo la siguiente información para cerrar la
negociación:
• Datos mínimos de la orden:
1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres, apellidos completos). 2. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado). 3. Indicación de si la orden es de compra o venta, repo, simultánea o TTV. 4. Especie a negociar. 5. Tasa o precio según aplique. 6. Cantidad o monto. 7. Valor de giro aproximado. 8. Fecha de registro. 9. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se entenderá que la
orden es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores de renta fija y t+3 tratándose de
valores de renta variable.
• Validación de información (cierre de negocio):
El Gestor de Inversiones especialista, Gestor de Inversiones o analista técnico; procede a verificar el
origen del mensaje instantáneo, validando que proviene de la cuenta de correo electrónico del cliente, el
cual debe ser el mismo que el cliente ingresó al momento de su vinculación a Ultraserfinco, de lo contrario
la orden debe ser rechazada.
Para dar por cerrado el negocio; los gestores de inversión especialistas, los gestores de inversión o
analista técnico (canales de recepción) procederán a seguir el libreto de cierre de negocio del respectivo
producto (ver capítulo 10 del manual LEO Ultraserfinco), a través del cual validarán que la información
obtenida a través de la mensajería instantánea sea la mínima requerida para el procesamiento de la
orden; se considerará cerrado el negocio cuando el canal de recepción confirme al Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 16 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
cliente los datos mínimos de la orden a través de la mensajería instantánea, si la orden no contiene los
datos requeridos, el canal de recepción debe solicitar al cliente los datos que hacen falta para cerrar el
negocio; una vez el cliente informe los datos faltantes, el canal de recepción de órdenes responderá al
cliente a través de la mensajería instantánea (u otro medio verificable) la confirmación del cierre de
negocio de la orden. De igual forma el canal de recepción podrá enviar la orden al cliente a través de la
mensajería instantánea con los datos mínimos requeridos (datos según libreto del producto) para que este
la confirme; en el instante en que el cliente responda confirmando la orden, se considerará cerrado el
negocio.
Dado que la mensajería electrónica es un medio de comunicación asincrónico, siempre debe existir una
respuesta de confirmación por parte de quien recibe el correo electrónico a través de un medio verificable
para que la orden del cliente pueda considerarse válida.
• Ingreso orden a LEO y transmisión:
Los gestores de inversión (Operador sin acceso directo), analista técnico o asistentes comerciales
debidamente certificados ante AMV, procederán a ingresar la orden al sistema BPM, el cual actuará como
administrador del LEO, y cumplirá lo estipulado en las normas de AMV; posteriormente los digitadores,
procederán a tomar del LEO las órdenes para su ingreso a los sistemas de negociación y/o registro y dar
fin con el proceso de transmisión de la orden.
En el caso en que la orden sea recibida por un Gestor de Inversiones especialista, este debe proceder a
transmitir la orden a la mayor brevedad posible en los sistemas de negociación sin necesidad de ingresar
la orden en LEO.
Presencial (orden física):
• Recepción de información:
Este tipo de órdenes solamente estarán disponibles a los clientes en casos de contingencia, cuando por
eventos de fuerza mayor no estén disponibles ni habilitados los medios verificables para impartir órdenes,
descritos en el numeral 3.2 (línea telefónica grabada, correo electrónico, mensajería instantánea) o en el
caso de recepción de órdenes por fuera de las oficinas en visitas a clientes.
Este tipo de órdenes serán por fax o presenciales y tendrán como medio verificable una orden física
(Formato Único de Orden de Operaciones) diseñada especialmente por Ultraserfinco, la cual debe ser
diligenciada y firmada por el cliente u ordenante.
Los gestores de inversión especialistas, los gestores de inversión y los asistentes comerciales, deben
asegurarse al momento de recibir órdenes por este medio verificable que la orden contenga la siguiente
información por parte del cliente:
• Datos mínimos solicitados al cliente:
1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres, apellidos completos). 2. Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado). 3. Indicación de si la orden es de compra o venta, Acciones, Renta Fija, repo, simultánea o TTV. 4. Especie a negociar. 5. Tasa o precio. 6. Cantidad nominal o valor a invertir. 7. Fecha de registro.
Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 17 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
8. Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se entenderá que la
orden es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores de renta fija y t+3 tratándose de
valores de renta variable.
• Validación de información (cierre de negocio):
Para dar por cerrado el negocio; los gestores de inversión especialistas, gestores de inversión, analistas
técnicos o asistentes comerciales debidamente certificado ante AMV (canales de recepción) deben validar
que la información este correctamente diligenciada en el formato único de orden, para luego poder
proceder a cerrar el negocio solicitando al cliente que firme la orden física y anule los campos en blancos
no utilizados.
• Ingreso orden a LEO y transmisión:
Los gestores de inversión (Operador sin acceso directo), analistas técnicos o asistente comercial
debidamente certificado ante AMV, procederán a ingresar la orden al sistema BPM quien actuará como
administrador del LEO y cumplirá lo estipulado en las normas de AMV; posteriormente los digitadores,
procederán a tomar del LEO las órdenes para su ingreso a los sistemas de negociación y/o registro y dar
fin con el proceso de transmisión de la orden.
En el caso en que la orden sea recibida por un Gestor de Inversiones especialista, este debe proceder a
transmitir la orden a la mayor brevedad posible en los sistemas de negociación sin necesidad de ingresar
la orden en LEO.
Las órdenes presenciales tomadas fuera de oficina (visitas domiciliarias a clientes) podrán ser ejecutadas
al día hábil siguiente a su recepción.
4. PROCESO Y REGLAS DE JUEGO PARA EL TRATAMIENTO DE ÓRDENES
A continuación se describen las reglas de juego dispuestas por Ultraserfinco para el tratamiento de órdenes,
con el fin de dar cumplimiento a la reglamentación del libro electrónico de órdenes. 4.1. Ordenantes
Mediante el proceso de vinculación única de clientes y apertura de cuentas en Ultraserfinco, los clientes
deben informar los Autorizados (apoderados, ordenantes, cotitulares o representantes legales) que podrán
impartir órdenes a su nombre. Para esto, el cliente relacionará los autorizados en el formulario de apertura,
indicando el tipo de autorizado y sus datos básicos, así mismo deberá anexar copia del documento de
identidad y en el caso de clientes personas naturales deberá adjuntar un Formulario de Autorizado por cada
uno. Si el autorizado, además de impartir órdenes de negociación de valores, también puede autorizar pagos,
el cliente tendrá que registrar la firma del autorizado en la tarjeta de firmas. Dentro de este proceso, se aplica
un análisis de SARLAFT a cada autorizado, así mismo se valida el número de clientes que posee el
ordenante y la relación de éstos entre sí (si son o no parte relacionada). Una misma persona no podrá figurar como ordenante en más de 5 clientes, excepto en los casos de partes
relacionadas por grupos familiares. Desde el proceso de aperturas se validará que no haya autorizado que figure como ordenante en más de 5
clientes que no sean partes relacionadas. En caso que el ordenante posea más de 5 clientes que no sean
partes relacionadas entre sí, se procederá a devolver la apertura o actualización al Gestor de Inversiones del
cliente. Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 18 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
Por política interna ningún Gestor de Inversiones que realice operaciones a clientes bajo el contrato de
comisión, puede figurar como ordenante de los clientes que atiende, ni tampoco podrá figurar como
ordenante de sí mismo. Se realizará un proceso de auditoría especial para el control de operaciones de empleados que son clientes
de la Compañía, y de partes relacionadas en que empleados figuran como ordenantes, con el fin de
identificar cualquier conflicto de interés que se pueda presentar y tomar los correctivos del caso. 4.2. Órdenes permanentes
Se considera una orden permanente aquella donde el cliente autoriza explícitamente a Ultraserfinco
para que mantenga una orden en un sistema de negociación o hasta que ésta sea ejecutada. Las
políticas dispuestas por Ultraserfinco para este tipo de órdenes son:
1. Si el cliente no especifica que la orden sea permanente ésta tendrá una duración de un día en el
sistema de negociación.
2. Si el cliente especifica que la orden sea permanente, ésta tendrá una duración máxima de 5 días
en el sistema de negociación o registro y, si al final de este plazo, la orden no se ha calzado y el
cliente no ha solicitado o manifestado su intención de renovarla, esta será retirada del sistema de
negociación o registro.
Además de las anteriores, también se consideran órdenes permanentes aquellas impartidas por los
clientes para que, en cualquier momento que se presente una oportunidad para la realización de una
operación de transferencia temporal de valores en las condiciones definidas por ellos, esta pueda
realizarse sin requerir, para cada actuación, una nueva orden específica. Las órdenes permanentes
podrán otorgarse, aún, para la realización de operaciones con la cuenta propia de Ultraserfinco.
Las órdenes permanentes deberán contener, al menos, la siguiente información:
1. Identificación del cliente, y del ordenante si aplica. (Nombres, apellidos y Documento identidad). 2. La indicación de ser una orden permanente. 3. Indicación de si la orden es para realizar operaciones de transferencia temporal de valores sobre
activos de Renta Variable o de Renta Fija. 4. Especies a negociar, las cuales deberán corresponder a las permitidas por las políticas de
Ultraserfinco en esta materia. 5. Tasa, precio, plazo o condiciones de mercado en las cuales debe celebrarse teniendo en cuenta
que el monto máximo a pagar según el mecanismo adjunto. 6. Cantidad de acciones a comprometer en la operación. 7. La posibilidad de que las órdenes se concreten, solamente, en operaciones con la posición propia
de Ultraserfinco, sus fondos de inversión colectiva, los portafolios de terceros administrados o sus
clientes observando, en todo caso, las limitaciones legales aplicables.
Las órdenes permanentes para TTV estarán vigentes durante el tiempo que el cliente así lo señale. En
caso de no indicarse ningún término, la orden estará vigente por un término de un año contado a partir Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 19 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
de la fecha de radicación de orden en Ultraserfinco. De esta situación deberá informarse al momento
en que imparta una orden de este tipo.
Se recomienda al Comercial que, con una periodicidad no superior a un (1) mes contado a partir de la
realización de la primera operación, informe al Cliente sobre las operaciones efectivamente realizadas
en ejecución de esta orden permanente, sus condiciones y sus resultados, lo anterior sin perjuicio de
los deberes de documentación y de envío de información previstos en las normas aplicables
En el caso de los clientes que mantengan contratos de administración de portafolios, las órdenes
permanentes especiales podrán incluir la previsión de que, los activos y recursos destinados a su
realización de las operaciones ordenadas, puedan ser tomados de los portafolios respectivos
cancelando las unidades correspondientes.
En todo caso, la ejecución de estas operaciones deberá realizarse en desarrollo del deber de mejor
ejecución y privilegiando, en todo caso, los intereses del cliente que la imparte. Para el efecto, se
adoptará un mecanismo para la selección de los clientes con los cuales se realizarán operaciones, el
cual tendrá en cuenta la disponibilidad de activos por parte de estos último, la orden impartida por cada
uno de ellos y el orden cronológico en el cual se han impartido las órdenes permanentes
correspondientes, comenzando desde la más antigua y culminando con la más reciente.
4.3. Deber de abstención
Para todas las órdenes los gestores de inversión y gestores de inversión especialistas deberán abstenerse
de procesar órdenes según lo planteado en el artículo 51.46 del libro 2 del reglamento de AMV cuando:
1. Conozca que el cliente u ordenante está involucrado en cualquier tipo de actividad ilícita, o la orden
hace parte de una actividad ilícita. 2. Conozca que el cliente u ordenante imparten la orden haciendo uso de información privilegiada. 3. Conozca que el cliente u ordenante imparten la orden para manipular el mercado. 4. Conozca que la orden contravenga el régimen de inversiones de las entidades públicas. 5. La orden constituya una infracción a la normatividad aplicable.
4.4. Recepción de órdenes en salas de inversionistas
Ultraserfinco tiene a disposición de sus clientes las “salas de inversionistas” en las diferentes sucursales a
nivel nacional; desde estas salas los clientes podrán tener conocimiento del comportamiento del mercado y
podrán impartir órdenes a los diferentes canales de recepción de órdenes a través de los medios verificables
habilitados en estas salas. Todas las salas de inversionistas tendrán en su interior los siguientes medios verificables para que los
clientes impartan sus órdenes:
• Líneas telefónicas: A través de las cuales podrán contactar a su respectivo gestor de inversión; quien
cuenta con una línea telefónica grabada.
• Acceso a internet: A través del cual los clientes podrán impartir órdenes a través de correo
electrónico o mensajería instantánea a su respectivo gestor de inversión. Todas las salas de inversionistas tendrán en su interior la siguiente información:
• Instructivo de utilización de las salas de inversionistas: Contiene los pasos a seguir al momento
de impartir una orden desde estas salas.
Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 20 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
• Advertencia: Ninguna orden será recibida sino es impartida a través de alguno de los medios
verificables autorizados en la sala (teléfono, correo electrónico, mensajería Instantánea)
• Listado de las extensiones (líneas telefónicas) de los diferentes canales de recepción de órdenes
(gestores de inversión y gestores de inversión especialistas).
• No se aceptará el medio verificable físico para las órdenes impartidas desde estas salas, excepto en
contingencia (cuando los otros medios verificables habilitados en la sala no están disponibles)
4.5. Recepción de órdenes por fuera de las oficinas y horarios de negociación
Recepción de órdenes por fuera de las oficinas:
Para la recepción de órdenes por fuera de las oficinas, los gestores de inversión tendrán la posibilidad de
solicitar a los clientes que impartan dichas órdenes a un analista técnico comercial o asistente comercial
certificado ante AMV que se encuentre en las oficinas a través de un medio verificable, de lo contrario o
según las características del negocio, podrán recibir una orden física a través del formato único de orden
autorizado por Ultraserfinco. Para garantizar que la orden sea atendida según su prelación, este formato
exigirá la fecha y hora de recepción de la orden, los cuales deben ser diligenciados por el cliente.
Si el Gestor de Inversiones realiza diferentes visitas y en cada una de ellas recibe órdenes de clientes, se
debe proceder a agrupar las órdenes en el orden en que se realizaron las visitas (según la fecha y hora en
la cual fue recibida y diligenciada la orden por parte del cliente). Con el objetivo de respetar la prelación de
las órdenes, éstas deben ser ingresadas en el sistema electrónico de órdenes (administrador LEO) en el
mismo orden en el cual se encuentran agrupadas.
Las órdenes recibidas por fuera de las oficinas se considerarán recibidas en el momento en que éstas
sean ingresadas en LEO, máximo al día hábil siguiente a la visita.
Las órdenes recibidas por fuera de las oficinas serán susceptibles de ser consolidadas con órdenes de
otros clientes; dicha condición de ejecución de la orden será informada al cliente al momento de
diligenciar la orden y debe quedar expresa en el formato físico de orden.
Para garantizar la inalterabilidad de la orden, el cliente deberá asegurarse de anular los campos en blanco
o no utilizados en ésta.
Recepción de órdenes por fuera del horario de negociación:
El sistema electrónico de órdenes habilitado por Ultraserfinco (Administrador de LEO), estará habilitado en
todo momento del día para el ingreso de órdenes por parte de los canales de recepción de órdenes; de
esta forma todas las órdenes impartidas por los clientes a través de un medio verificable, a los diferentes
canales de recepción por fuera de los horarios de negociación y al interior de las oficinas, deben ser
ingresadas a la mayor brevedad posible (Según el numeral 4.6 del manual LEO Ultraserfinco) al LEO
respectivo.
Las órdenes que son ingresadas en LEO por fuera de los horarios de negociación serán ingresadas como
órdenes programadas (el sistema exigirá una fecha programada); de esta forma si el cliente no informa la
fecha en la cual desea que la orden sea registrada en los sistemas de negociación, se considerará como
fecha programada el día hábil siguiente a la fecha de recepción de la orden. Estas órdenes tendrán
prelación sobre las órdenes recibidas durante la fecha programada.
Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 21 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
Las órdenes recibidas por fuera de los horarios de negociación serán susceptibles de ser consolidadas
con órdenes de otros clientes; dicha condición de ejecución de la orden será informada al cliente al
momento de impartir la orden a través del medio verificable.
4.6. Definición del principio “a la mayor brevedad posible”
A continuación se define el tiempo máximo del cual dispondrán los diferentes canales de recepción de
órdenes, para el registro de las órdenes en el sistema electrónico de órdenes BPM (administrador LEO):
Gestores de inversión, Analista técnico comercial o asistentes comerciales certificados ante AMV (Back-up):
Desde el instante en que cierren el negocio a través del medio verificable (línea telefónica grabada, correo
electrónico, mensajería instantánea) con el cliente; los gestores de inversión, analistas técnicos
comerciales o asistente comercial debidamente certificado y autorizado para ingresar ordenes deberán
registrar la orden en el sistema electrónico de órdenes (administrador LEO) a la mayor brevedad posible.
Gestores de inversión especialistas:
Desde el instante en que cierren el negocio a través del medio verificable (línea telefónica grabada, correo
electrónico, mensajería instantánea) con el cliente; dispondrán de máximo 15 minutos para la transmisión
de la orden al sistema de negociación o registro.
Órdenes físicas por fuera de las oficinas (Visitas):
Los gestores de inversión que reciban órdenes de clientes por fuera de las oficinas, a través de una orden
física, tendrán como máximo hasta las 9:00 AM del día hábil siguiente al día de recepción de la orden,
para su ingreso al sistema electrónico de órdenes (administrador LEO).
Órdenes por fuera del horario de negociación:
Los gestores de inversión que reciban órdenes de clientes al interior de las oficinas y por fuera de los
horarios de negociación a través de un medio verificable autorizado; tendrán como máximo hasta las 8 am
del día hábil siguiente para el registro de la orden en el sistema electrónico de órdenes (administrador
LEO); dicha orden será programada para el día siguiente a la fecha de recepción de la orden o según la
fecha programada estipulada por el cliente. 4.7. Excepciones para la transmisión de órdenes “a la mayor brevedad posible”
Los gestores de inversión especialistas y los operadores bursátiles, podrán ejecutar las órdenes sin
aplicación del principio “a la mayor brevedad posible”, haciéndolo de manera parcial o en un orden distinto al
del registro en el LEO en los siguientes casos, y con autorización expresa del cliente para el efecto, a través
de medio verificable, para todas las operaciones:
Órdenes con condiciones determinables por el mercado (VWAP)
Órdenes de Grandes Montos:
Bajo las políticas de Ultraserfinco, se considera una orden de grandes montos cuando el valor de giro de
la orden supera cien millones de pesos (COP$100,000,000.oo) para operaciones de compra o venta de
acciones en el Segmento de Individuales, de mil millones de pesos (COP$1,000,000,000.oo) para
operaciones de compra o venta de acciones en el Segmento de Portafolio y Privados, de doscientos
millones (COP$200,000,000.oo) de pesos (o su equivalente en otra denominación) de valor nominal para
operaciones definitivas de compra o venta de renta fija para el segmento de Individuales, y de mil millones Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 22 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
(COP$1,000,000,000.oo) de pesos (o su equivalente en otra denominación) de valor nominal para
operaciones definitivas de compra o venta de renta fija para el segmento de Portafolio y Privados.
Las órdenes de grandes montos se podrán fraccionar o ingresar parcialmente al sistema de negociación,
siempre que dicho fraccionamiento o ingreso parcial estén en el mejor interés del cliente y éste lo autorice.
Consolidación de órdenes:
Los operadores y los digitadores podrán consolidar órdenes de diferentes clientes que hayan sido
registradas previamente en el(los) LEO, siempre que cada cliente lo autorice; de igual forma los
operadores con acceso directo podrán consolidar órdenes de diferentes clientes siempre que estos lo
autoricen.
Políticas y procedimientos para la consolidación de órdenes:
• Parámetros consolidación órdenes de acciones: Solo se podrán consolidar órdenes de acciones
con igual fecha de registro, especie y precio límite de la acción.
• Parámetros consolidación órdenes de Renta fija: Solo podrán consolidarse órdenes de títulos de
renta fija de la misma especie, características faciales, fecha de registro, fecha de cumplimiento e igual
tasa o precio de negociación.
La transmisión de las órdenes que serán consolidadas en el LEO, no serán atendidas a la mayor
brevedad posible, dado que su ejecución se retrasará hasta el momento en el cual sea registrada en LEO
la última orden producto de la consolidación; es decir, una vez se consoliden todas las órdenes del
negocio, se procederá con la transmisión de la orden consolidada.
Los operadores con acceso directo, deberán complementar las operaciones respetando la prelación dada
al momento de cerrar las operaciones con los clientes por el medio verificable; para esto los operadores
con acceso directo luego de transmitir las órdenes al sistema de negociación o registro, deberán dejar
registro en los sistemas internos del medio verificable, fecha y hora de recepción de las órdenes; en base
a los cuales otorgarán las fracciones de las operaciones en la complementación.
Los operadores con acceso directo y los digitadores al momento de realizar la complementación de las
órdenes consolidadas que fueron ejecutadas en los sistemas de negociación; deben realizar el
fraccionamiento en el orden en que fueron recibidas las órdenes; para esto los operadores bursátiles
podrán identificar en el sistema electrónico de órdenes la hora de recepción de la orden.
Dado que es posible que las operaciones calzadas dejen un parcial sin calzar; se procederá al momento
de la complementación de las operaciones, a tener en cuenta la prelación de las órdenes según su fecha
y hora de registro en LEO para su fraccionamiento.
Aspectos importantes para la consolidación y fraccionamiento:
• Todas las órdenes objeto de consolidación con órdenes de otros clientes deben ser autorizadas por
los clientes a través de un medio verificable. • Dicha consolidación debe realizarse en el mejor interés y beneficio del cliente. • Solo se consolidarán órdenes que cumplan con los parámetros de consolidación del respectivo
producto.
• En la complementación se debe realizar el fraccionamiento de las operaciones calzadas según la
fecha y hora de recepción de las órdenes consolidadas (respetando prelación de las órdenes).
Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 23 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
• Existe la posibilidad que una operación consolidada no sea calzada totalmente en el mercado, quedando un saldo faltante, por tanto al fraccionar en el orden de recepción de las órdenes,
los últimos clientes de la orden consolidada podrán quedar sin asignar. .
Cuando se trate de emisiones primarias de valores, procesos de democratización, OPAs, martillos o cuando las normas
vigentes requieran del lapso de un término para proceder con la transmisión.
Cuando los canales de recepción de órdenes determinen que el inversionista pueda verse materialmente
afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste
modifique la orden; para lo cual deben informar la decisión al cliente a la mayor brevedad posible.
El operador está en la libertad de abstenerse de transmitir las órdenes de varios clientes que puedan
verse afectados, para lo cual debe proceder a comunicarse a la mayor brevedad posible con cada uno de
los clientes afectados en el orden en el cual fueron recibidas las órdenes, para informar los hechos y
consultar al cliente si desea ratificar la orden. Si el cliente ratifica la orden, ésta será trasmitida respetando
la prelación y a la mayor brevedad posible. Si no es posible ubicar al cliente, el Gestor de Inversiones
podrá solicitar autorización al gestor producto quien determinará si se debe abstener de registrar la orden
en el mercado, siempre con el objetivo de buscar el mejor interés para el cliente.
4.8. Modificación y anulación de órdenes Modificación de órdenes sin calzar:
Ver numeral 4.9 del presente capitulo, en el cual se incluyen las reglas de juego para la modificación de
órdenes sin calzar en los sistemas de negociación, según el tipo de negociación y producto.
Modificación de operaciones calzadas sin cumplir:
Según la normatividad de la BVC (Reglamento y circular única de BVC y MEC), las operaciones calzadas
en los sistemas de negociación o registro que se encuentren sin cumplir (acciones, renta fija, operaciones
de liquidez), son susceptibles de modificaciones únicamente en los datos ingresados en la
complementación de la operación. También se podrá anticipar o aplazar de común acuerdo entre las
partes el cumplimiento de las mismas.
Modificación de operaciones calzadas cumplidas:
Según la normatividad de la BVC (Reglamento y circular única de BVC y MEC), las operaciones calzadas
que ya se han cumplido, son susceptibles de modificaciones en los datos de la complementación
descritos a continuación. Por políticas internas de Ultraserfinco, el plazo máximo para modificar una
operación será de 5 días hábiles posterior a la fecha de cumplimiento de la operación. Los datos que se
pueden modificar en una operación cumplida, según el mercado, son:
• Acciones: Las operaciones de acciones cumplidas, solo permitirán modificaciones en comisión o
beneficiario (titular) de la operación con carta del cliente.
• Renta Fija: Las operaciones de Renta fija cumplidas, solo permitirán modificaciones en la constancia
de enajenación y en la comisión.
• Operaciones de liquidez: Las operaciones repos y simultáneas, una vez cumplida la operación inicial
o de salida, solo permiten corrección sobre los datos de la comisión.
Anulación de operaciones: Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 24 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
Sólo podrán efectuarse anulaciones en operaciones de renta fija definitivas, simultáneas y repos antes de
su cumplimiento en el sistema de la BVC. Las anulaciones no se pueden realizar después de cumplida la
operación, solo después de la fecha de registro, solicitando una carta al emisor (donde se informe que el
título negociado no existe) para que la BVC anule la operación. Las operaciones de acciones no se
podrán anular en ningún momento después de calzadas.
Las anulaciones de operaciones de renta fija se pueden presentar cuando hay errores en:
• Fecha de emisión y vencimiento • Nemotécnico • Periodicidad • Tasa facial • Valor nominal • Precio • Tipo de operación • Mercado
4.9. Reglas de juego por tipo de negociación
A continuación se describen las reglas de juego para cada producto bursátil ofrecido por Ultraserfinco, según
su respectivo esquema de negociación, para lo cual se deben tener presente las reglas de juego expuestas
previamente en este capítulo:
Acciones: Segmento Institucional Segmento: Institucional
Canal: Gestor de Inversiones Especialista
Tipo operador: Operador con acceso directo
Medios Verificables: Línea telefónica grabada – Correo electrónico – Mensajería instantánea
REGLAS 1. Deber de Asesoría y Concertar negociación con Cliente por medio verificable:
Los clientes institucionales a nivel nacional impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Ultraserfinco para tal efecto, directamente al Gestor de Inversiones Especialista (Operador con acceso directo). El Gestor de Inversiones especialista deberá recibir la instrucción del cliente y concertar el negocio
utilizando como base el libreto establecido por la compañía (Ver Anexo 1).
Información importante a Notificar a los clientes:
• Órdenes consolidadas con órdenes de otros clientes: Para las órdenes de clientes que vayan
a ser consolidadas con órdenes de otros clientes para su ejecución en el mercado; los gestores de inversión especialistas deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de
los medios verificables, que dicha orden puede ser objeto de una consolidación con órdenes de otros clientes para su transmisión al mercado, por lo cual es posible que la orden se retarde en ser
transmitida al sistema de negociación mientras se obtienen todas las órdenes a consolidar. (Dicha consolidación de órdenes debe cumplir con las políticas del manual descritas en el numeral 4.6).
2. Lanzar oferta al mercado:
• El Gestor de Inversiones Especialista en calidad de operador con acceso directo, procederá a ejecutar la orden en el sistema de negociación y/o de registro, respetando el orden cronológico de recepción de las órdenes y a la mayor brevedad posible.
• Por ser operador con acceso directo no hay necesidad de registrar previamente la orden en el LEO.
• El Gestor de Inversiones Especialista podrá abstenerse de transmitir la orden a la mayor
brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente institucional puede verse Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 25 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
Materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente
institucional implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gestor de
Inversiones deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la
orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV).
3. Registrar las operaciones en LEO El Gestor de Inversiones Especialista solo debe registrar las operaciones calzadas en los sistemas de negociación y/o de registro en el sistema de órdenes Electrónicas, administrador de LEO en Ultraserfinco, para efectos de control de las mismas, órdenes que posteriormente se llevarán de forma automática a los sistemas de BackOffice de Ultraserfinco. Los datos mínimos que debe contener una orden de Acciones en LEO Acciones Institucionales son:
DATOS NEGOCIACIÓN FUENTE
1 Tipo de orden Cliente
2 Fecha operación Cliente
3 Especie Cliente
4 Cantidad Cliente
5 Precio Cliente
6 Tipo de operación Cliente
7 Tipo de negociación Cliente
8 Tipo de calce Cliente
9 Medio verificable( Extensión si es necesario) Gestor de inversión
10 Persona que recibió orden Gestor de inversión
11 Fecha cumplimiento Automático
12 Fecha generación orden Automático
14 Numero de orden Automático
DATOS CLIENTE RESPONSABLE
1 Nombre Cliente
2 Identificación Cliente
3 Tipo identificación Cliente
4 Cuenta Cliente Cliente
5 Comisión Gestor de inversión
6 Cuenta Deposito DVL Gestor de inversión
7 Nombre del ordenante Automático
8 Identificación del ordenante Automático
9 Distribución comisiones Gestor de inversión 4. Complementación
Las operaciones deben ser complementadas con base a los datos registrados en el sistema de órdenes electrónicas de Ultraserfinco, administrador de LEOs. Para realizar la complementación de operaciones fraccionadas, los operadores con acceso directo (gestores de inversión especialistas), deben realizar el fraccionamiento de la operación en el orden en el cual fueron recibidas las órdenes consolidadas.
5. Modificaciones El Gestor de Inversiones Especialista podrá realizar modificaciones a las órdenes impartidas por los clientes Institucionales bajo las siguientes condiciones:
• Solo se podrá modificar órdenes si la solicitud fue realizada por el cliente Institucional a través de un medio verificable.
• Las órdenes calzadas en su totalidad no podrán ser modificadas, a excepción de las reglas
dispuestas en el numeral 4.8 del presente capítulo. Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 26 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
• Las órdenes calzadas parcialmente solo permitirán modificaciones en la parte de la orden que esté pendiente por calzar en el mercado, para dicho proceso el operador con acceso directo retirará la parte de la orden que no ha calzado en el sistema de negociación y procederá a ingresar una nueva orden impartida por el cliente (modificación) al sistema de negociación. (La parte de la orden calzada no podrá ser modificada, a excepción de las reglas dispuestas en el numeral 4.8 del presente capitulo).
• Las órdenes ya transmitidas al sistema de negociación y que aún no han sido calzadas,
podrán ser modificadas por parte del Gestor de Inversiones especialista directamente en el
sistema de negociación.
Acciones: Segmento Individuales, Portafolio, Privados y Corporativo a través de operador con acceso directo
Segmento: Individuales – Portafolio - Privados - Corporativo
Canal: Gestor de Inversiones Especialista
Tipo operador: Operador con acceso directo
Medios Verificables: Línea telefónica grabada – Correo electrónico – Mensajería instantánea
REGLAS 1. Deber de Asesoría y Concertar negociación con Cliente por medio verificable: Los clientes impartirán sus órdenes a través de los medios verificables, dispuestos por Ultraserfinco para tal efecto, directamente al Gestor de Inversiones Especialista (Operador con acceso directo) de cada sucursal. El Gestor de Inversiones especialista deberá recibir la instrucción del cliente y concertar el negocio
utilizando como base el libreto establecido por la compañía (Ver Anexo 1).
Información importante a Notificar a los clientes:
• Órdenes consolidadas con órdenes de otros clientes: Para las órdenes de clientes que vayan
a ser consolidadas con órdenes de otros clientes para su ejecución en el mercado; los gestores de inversión especialistas deben notificar al cliente al momento de recibir la orden por cualquiera de
los medios verificables, que dicha orden puede ser objeto de una consolidación con órdenes de otros clientes para su transmisión al mercado, por lo cual es posible que la orden se retarde en ser
transmitida al sistema de negociación mientras se obtienen todas las órdenes a consolidar. (Dicha consolidación de órdenes debe cumplir con las políticas del manual descritas en el numeral 4.6).
2. Lanzar oferta al mercado:
• El Gestor de Inversiones Especialista en calidad de operador con acceso directo, procederá a ejecutar la orden en el sistema de negociación y/o de registro, respetando el orden cronológico de recepción de las órdenes y a la mayor brevedad posible.
• Por ser operador con acceso directo no hay necesidad de registrar previamente la orden en el LEO.
• El Gestor de Inversiones Especialista podrá abstenerse de transmitir la orden a la mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el cliente puede verse materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el Gestor de Inversiones deberá comunicarse con el cliente a la mayor brevedad posible para que éste, una vez le sean expuestas las razones de la abstención, expresamente ratifique o no la orden mediante un medio verificable. (Artículo 51.42 del libro 2 del reglamento de AMV).
3. Registrar las operaciones en LEO El Gestor de Inversiones Especialista solo debe registrar las operaciones calzadas en los sistemas
de negociación y/o de registro en el sistema de órdenes Electrónicas, administrador de LEO en
Ultraserfinco, para efectos de control de las mismas; órdenes que posteriormente se llevarán de
forma automática a los sistemas de BackOffice de Ultraserfinco.
Manual libro electrónico de órdenes (LEO) 27 Este documento ha sido desarrollado por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa y es para uso exclusivo de la Compañía. Los derechos de autor y propiedad intelectual de este documento son propiedad de ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa; cualquier reproducción, copia o distribución del mismo debe ser autorizada expresamente por ULTRASERFINCO Comisionistas de Bolsa. Septiembre 2015
Los datos mínimos que debe contener una orden de Acciones en LEO Acciones son:
DATOS NEGOCIACIÓN FUENTE
1 Tipo de orden Cliente
2 Fecha operación Cliente
3 Especie Cliente
4 Cantidad Cliente
5 Precio Cliente
6 Tipo de operación Cliente
7 Tipo de negociación Cliente
8 Tipo de calce Cliente
9 Medio verificable( Extensión si es necesario) Gestor de inversión
10 Persona que recibió orden Gestor de inversión
11 Fecha cumplimiento Automático
12 Fecha generación orden Automático
14 Numero de orden Automático
DATOS CLIENTE RESPONSABLE
1 Nombre Cliente
2 Identificación Cliente
3 Tipo identificación Cliente
4 Cuenta Cliente Cliente
5 Comisión Gestor de inversión
6 Cuenta Deposito DVL Gestor de inversión
7 Distribución comisiones Gestor de inversión
8 Nombre del ordenante Automático
9 Identificación del ordenante Automático 4. Complementación
Las operaciones deben ser complementadas con base a los datos registrados en el sistema de órdenes electrónicas de Ultraserfinco, administrador de LEOs. Para realizar la complementación de operaciones fraccionadas, los operadores con acceso directo (gestores de inversión especialistas), deben realizar el fraccionamiento de la operación en el orden en el cual fueron recibidas las órdenes consolidadas.
5. Modificaciones El Gestor de Inversiones Especialista podrá realizar modificacione