Guide d’utilisation du Portail des archives des Cantons-de-l’Est
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Preparé par le Centre de
ressources pour l’étude des
Cantons-de-l’Est
Ce document est conçu comme un mode d'emploi pour le
personnel et les bénévoles des institutions membres du
Portail des archives des Cantons-de-l’Est.
1 | P a g e
Table de matières Introduction .................................................................................................................................................. 3
Lignes directrices générales .......................................................................................................................... 4
S'identifier ..................................................................................................................................................... 4
Description archivistique institutionnelle ..................................................................................................... 5
Voir ou modifier une description archivistique existante......................................................................... 5
Personnaliser les pages de votre institution ............................................................................................. 5
Ajouter une nouvelle institution archivistique ou modifier une institution existante ............................. 8
Section identité (NIDICA 5.1) .................................................................................................................... 8
Section Communications (NIDICA 5.2) ..................................................................................................... 9
Section Description (NIDICA 5.3) ............................................................................................................. 9
Section “Accessibilité” (NIDICA 5.4) ....................................................................................................... 10
Secteur des services (NIDICA 5.5) .......................................................................................................... 10
Secteur de contrôle (NIDICA 5.5) ........................................................................................................... 10
Descriptions archivistiques ......................................................................................................................... 11
Ajouter/Modifier une description archivistique ..................................................................................... 11
Zone titre et de la mention de responsabilité (RDDA 1.1B) ................................................................... 11
Zone de l’édition (RDDA 1.2)................................................................................................................... 12
Zone de précisions relatives à la catégorie de documents (RDDA 1.3) .................................................. 13
Zone de dates de création (RDDA 1.4/DACS 2.4) ................................................................................... 13
Examples pour les dates probable ou approximative : .......................................................................... 13
Zone de description de l’étendue de l’unité archivistique (RDDA 1.5B/DACS 2.5) ................................ 14
Zone de la collection (RDDA 1.6) ............................................................................................................ 14
Zone de la description des documents d’archives .................................................................................. 14
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Zones des notes (RDDA 1.8) .................................................................................................................... 15
Zone du numéro normalisé (RDDA 1.9) .................................................................................................. 17
Zone de contrôle ..................................................................................................................................... 17
Zone des droits ........................................................................................................................................ 18
Zone administrative ............................................................................................................................... 18
Ajouter/Modifier des descriptions de niveau inférieur .......................................................................... 18
Ajouter/Modifier des objets numériques ............................................................................................... 19
Ajouter/Modifier des notices d’autorité..................................................................................................... 22
Zone d’identification (ISAAR-CPF 5.2) ..................................................................................................... 22
Zone de la description (ISAAR-CPF 5.2) .................................................................................................. 23
Zone des relations (ISAAE-CPF 5.3) ......................................................................................................... 24
Zone du contrôle (ISAAR-CPF 5.4) .......................................................................................................... 24
Annexe A : Formes de dates d’existence pour les personnes .................................................................... 26
Annexe B : Points d’accès ........................................................................................................................... 27
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Introduction
Bienvenue! Le Portail d’archives des Cantons-de-l’Est (PACE), lancé en 2016, se veut un outil de
gestion de données archivistiques virtuel, multilingue et multi-référentiel pour les institutions
situées dans la région géographique connue sous le nom de Cantons-de-l’Est du Québec. La
création de cette base de données est rendue possible grâce à une subvention de Bibliothèque
et Archives Canada; le projet est réalisé sous la direction du Centre de ressources pour l’étude
des Cantons-de-l’Est.
PACE est hébergé par AtoM (Access to Memory), une application internet à source ouverte
initialement créée par le Conseil international des archives qui est maintenant exploitée par
Artefactual Solutions. AtoM est conçu pour respecter les standards nationaux et internationaux
en gestion d’archives. On y retrouve trois principaux types d’archives :
- Descriptions archivistiques: basées sur les Règles pour la description de documents
d’archives (RDDA);
- Notices d’autorité: basées sur la Norme internationale sur les notices d’autorité
utilisées pour les archives relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles
(NINA-CPF) du Conseil international des archives;
- Institutions d’archives: basées sur la Norme internationale pour la description des
institutions de conservation d’archives (NIDICA).
La mise sur pied du PACE représente une ressource inestimable pour les sociétés d’histoire et
répertoires d’archives des Cantons-de-l’Est puisqu’il facilite l’alignement de ces organismes
avec les normes nationales et internationales de description archivistique. Cette base de
données simplifie également le partage d’images et de documents numériques et de fichiers
audiovisuels avec les chercheurs. Plusieurs bases de données provinciales utilisent les logiciels
AtoM, tout comme le font de nombreuses grandes institutions, ce qui facilite le partage de
descriptions.
Les institutions qui ont recours au PACE doivent s'assurer que le contenu qu'elles y contribuent
correspond aux normes de descriptions appropriées pour chaque type de référence. Les
membres déboursent des frais annuels pour leur inclusion dans cette base de données, ce qui
leur donne accès à 1 GB de mémoire. De la mémoire additionnelle est disponible à un coût de
11.99$/GB par année, taxes applicables en sus (les frais de mémoire sont déterminés par
l'entreprise qui héberge la base de données et peuvent être modifiés).
Pour obtenir des directives et instructions au sujet de l'utilisation d'AtoM, veuillez consulter la
page de documentation d'Artefactual: https://www.accesstomemory.org/en/docs/2.2/
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Lignes directrices générales
Certains champs sont désignés “obligatoires” par le logiciel AtoM et, dans certains cas, le PACE
impose aussi cette désignation pour des champs additionnels. Les champs obligatoires pour les
institutions d'archives, les notices d'autorité et les descriptions archivistiques portent la
mention [Obligatoire] dans ce manuel.
S'identifier
Les utilisateurs autorisés du PACE recevront un mot de passe relié à leur compte courriel, qu'ils
utiliseront pour s'identifier en cliquant l'icône “Connexion” au coin supérieur droit de la page
d'accueil du PACE. Des comptes d'utilisateurs seront créés et gérés par le CRCE en consultation
avec les institutions membres.
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Description archivistique institutionnelle
La référence archivistique institutionnelle contient des renseignements au sujet de votre
institution, tels que vos coordonnées, la nature de vos activités, vos heures d'ouverture et vos
tarifs. Chaque description archivistique proposée par votre institution sera accompagnée du
logo de votre institution et d'un hyperlien menant à cette information de base. Pour cette
raison, il est important de mettre l'information à jour à chaque fois que survient un
changement important.
Voir ou modifier une description archivistique existante:
1. Accédez au site avec votre adresse courriel et votre mot de passe.
2. Choisissez “Institutions archivistiques” dans le menu du navigateur (situé
dans le coin supérieur gauche de la page d'accueil)
3. Choisissez votre institution parmi les résultats ou faites une recherche en
utilisant le bouton “rechercher institution archivistique”
4. Cliquez sur le nom de votre institution afin de consulter la référence
complète.
5. Si vous désirez y modifier l'information, cliquez sur le bouton “modifier”
au bas de la page.
Personnaliser les pages de votre institution
AtoM permet aux institutions de personnaliser le thème de leurs propres pages dans un
contexte multi-référentiel. Les institutions peuvent personnaliser leurs pages de cinq façons:
ajouter un logo, change la couleur de fond, ajouter une bannière, ajouter une description
personnalisée et ajouter une carte. Vous trouverez ci-dessous des instructions pour ajuster les
quatre principales options personnalisables.
*Notez bien : Vous pouvez mettre fin au processus de personnalisation à tout moment en
cliquant le bouton “Annuler”, et toute modification que vous aurez apportée ne sera pas
sauvegardée. En navigant tout simplement vers une autre page par tout autre moyen, sans
avoir d'abord cliqué “Sauvegarder”, tout changement apporté à la description archivistique sera
automatiquement annulé.
Démarrage
1. Choisissez votre institution parmi la liste. En cliquant sur votre institution vous vous
rendrez sur la page des modifications.
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2. Cliquer le bouton “Modifier thème”, situé au bas de la page de votre institution.
3. AtoM actualisera la page modification de votre institution. D'ici, les utilisateurs
connectés pourront changer la couleur de fond, téléverser un logo et/ou une
bannière, et ajouter du contenu personnalisé.
Ajouter un logo
1. Dans la section “Style”, sous le champ “Logo”, cliquez sur le bouton “Naviguer”.
2. Dans la fenêtre qui apparaîtra, veuillez choisir une image de votre ordinateur que
vous désirez ajouter à titre de logo de votre organisme. Précisions sur le format des
logos : l'image doit être en format PNG, ne doit pas dépasser un volume de 256KB et
ses dimensions doivent être de 200x200 à 270x270 pixels. Les images qui ne
correspondent pas à ces formats ne seront pas téléversées et un message d'erreur
apparaîtra, ou seront découpées afin de correspondre aux dimensions nécessaires.
3. Lorsque vous aurez choisi votre logo, cliquez “Sauvegarder” dans le répertoire au
bas de la page. AtoM actualisera l'institution archivistique en mode de visualisation,
où vous pourrez valider le logo.
4. Si vous n'êtes pas satisfaits de l'apparence de votre logo ou désirez changer un logo
existant, suivez les étapes ci-dessus afin de remplacer le logo existant avec une
nouvelle image en cochant la boîte intitulée “Supprimer document”, située en bas
de l'image existante. Notez : Vous devez actualiser la page de votre navigateur afin
de voir les changements apportés. Votre logo apparaîtra au coin supérieur gauche
de la page de la description de l'institution archivistique ainsi que sur toutes les
notices descriptives associées à votre institution.
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Changer la couleur de fond
1. Dans la section “Style”, cliquez sur “Couleur de fond” dans le menu déroulant.
2. Choisissez la couleur que vous souhaitez utiliser pour la notice de votre institution
archivistique. Cette couleur sera également la couleur de fond de toutes les notices
descriptives associées à votre institution.
3. Lorsque vous aurez choisi votre couleur, cliquez le bouton “Sauvegarder” dans le
répertoire au bas de la page. AtoM actualisera l'institution archivistique en mode de
visualisation, ce qui vous permettra de valider l'apparence de la couleur de fond sur
la page d'accueil. Il est important de vérifier que la couleur choisie ne rend pas
illisibles les textes, hyperliens, etc. pour les utilisateurs. Veuillez répéter les étapes
précédentes jusqu'à ce que vous soyez satisfaits du choix de couleurs.
Ajouter une bannière
1. Dans la section “Style”, sous le champ “Bannière”, cliquez sur le bouton “Naviguer”.
2. Dans la nouvelle fenêtre, veuillez choisir l'image de votre ordinateur que vous
désirez ajouter à titre de bannière pour votre institution. Précisions sur le format des
bannières : l'image doit être en format PNG, ne doit pas excéder 256KB, et ses
dimensions doivent être de 100 à 300 pixels de hauteur, et ne doit pas excéder 800
pixels. Les images qui ne correspondent pas à ces formats ne seront pas téléversées
et un message d'erreur apparaîtra, ou seront découpées afin de correspondre aux
dimensions nécessaires.
3. Lorsque vous aurez choisi votre bannière, cliquez “Sauvegarder” dans le répertoire
au bas de la page. AtoM actualisera l'institution archivistique en mode de
visualisation, où vous pourrez valider le logo.
4. Si vous n'êtes pas satisfaits de l'apparence de votre bannière ou désirez changer une
bannière existante, suivez les étapes ci-dessus afin de remplacer le logo existant
avec une nouvelle image en cochant la boîte intitulée “Supprimer document”, située
en bas de l'image existante. Notez : Vous devez actualiser la page de votre
navigateur afin de voir les changements apportés. Votre bannière apparaîtra au coin
supérieur gauche de la page de la description de l'institution archivistique. Elle
n'apparaîtra PAS sur les notices descriptives associées à votre institution.
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Ajouter une description personnalisée
Vous pouvez également ajouter du contenu HTML personnalisé et du CSS en ligne à la
page de l’institution archivistique afin de personnaliser davantage le contenu et
l’apparence de votre page. Cette fonction permet d’ajouter des renseignements
importants (par exemple, les heures d’ouverture de la période des Fêtes, des
fermetures d’urgence) soit temporairement ou de manière permanente, ou encore
d’intégrer du contenu externe tel qu’une vidéo Youtube ou une image hébergée sur un
serveur local; vous pouvez également ajouter des raccourcis aux fonctions de recherche
personnalisées, et plus encore.
Ajouter une nouvelle institution archivistique ou modifier une institution existante
Pour ajouter: Cliquez le bouton “Ajouter”, représenté par l’icône suivant: (vous le
trouverez au coin supérieur droit de la page d’accueil), puis cliquez sur « Institution
archivistique ».
Pour modifier: Choisissez votre institution parmi la liste d’institutions archivistiques. En cliquant
sur le nom de votre institution vous serez redirigés vers la page de modifications.
Sept catégories d’information permettant d’offrir une description très détaillée de l’institution
sont offertes dans la section “Modifier institution archivistique”, mais seulement certaines
d’entre elles sont obligatoires. Vous trouverez ci-dessous une description des renseignements
contenus dans chaque catégorie, ainsi que la mention « Obligatoire » pour chaque section
obligatoire de cette section. À titre de référence, le règlement NIDICA est indiqué entre
parenthèses à côté de chaque catégorie.
Section identité (NIDICA 5.1)
Identification [Obligatoire] Un code unique est créé par le CRCE en consultation avec l’institution archivistique et est utilisé pour identifier les institutions individuelles.
Format(s) d’identificater autorisé(s) Le nom officiel du service d’archives. [Obligatoire]
Formats alternatifs de l’identificateur Formats alternatifs de l’identificateur de chaque service d’archives (la version française du nom de votre institution, par exemple)
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Autres formats d’identificateur Tout autre format du nom de votre institution (acronymes, versions antérieures avec leurs dates respectives, si possible).
Type Veuillez choisir le type de service d’archives dans un menu déroulant.
Section Communications (NIDICA 5.2) [OBLIGATOIRE] Cette section contient toutes les coordonnées de votre institution et de ses personnes ressources. Afin d’y apporter des modifications, cliquez sur l’image d’un crayon située à côté du nom de l’individu dont les coordonnées seront changées et saisir les renseignements appropriés dans une nouvelle fenêtre proposant différents champs d’information. Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’inclure un nom dans la section « personne ressource » des coordonnées de l’institution, notez bien que cette catégorie apparaîtra vide lorsque vous serez dans la page modification de votre institution (tous les autres renseignements seront visibles, mais le champ dans la section « modification » ne contiendra aucun titre). Une alternative serait donc d’inclure seulement le titre d’un poste, comme « Archiviste ». Section Description (NIDICA 5.3)
Historique Information au sujet de l’historique de votre institution.
Contexte géographique et culturel Lieu géographique de votre institution.
Mandats/Sources d’autorité Citez tout document ou loi faisant office de source d’autorité pour votre institution.
Structure administrative Décrivez la structure administrative de votre institution, de manière narrative ou avec un organigramme.
Gestion de dossiers/politiques d’acquisition Décrivez les politiques de gestion de dossiers et de collections, ainsi que les politiques d’acquisition de votre institution.
Fonds d’archives et autres collections Courte description des fonds d’archives de votre institution; peut inclure des renseignements au sujet du volume des fonds, des formats de média, de la couverture thématique, etc.
Instruments de recherche, Notez le titre et tout autre détail pertinent des guides & publications instruments de recherche ou des guides de votre
institution, qu’ils soient publiés ou non.
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Section “Accessibilité” (NIDICA 5.4)
Heures d’ouverture [Obligatoire] Indiquez les heures d’ouverture de votre institution ainsi que les journées de fermeture prévues (jours fériés et fermetures saisonnières).
Conditions et exigences Décrivez les politiques d’accès, incluant toute restriction ou tout règlement concernant l’utilisation de matériaux et de locaux.
Facilité d’accès Offrez des détails au sujet de l’accès aux édifices de votre institution pour les usagers handicapés.
Secteur des services (NIDICA 5.5)
Services de recherche Renseignements au sujet des services sur place offerts aux chercheurs (ex. langues parlées, salles de recherche et de consultation, etc.). Vous pouvez également inclure des renseignements sur les services de recherche disponibles, frais applicables, etc.
Services de reproduction Renseignements au sujet des services de reproduction disponibles pour le public (lecteurs de microfilmes, photocopieurs, photographies, copies numériques), et les conditions générales et restrictions à l’accès à ces services, le cas échéant.
Aires communs Renseignements au sujet des services disponibles dans les aires communs de votre institution (cafeteria, salles d’exposition, guichets automatiques, wifi, etc.).
Secteur de contrôle (NIDICA 5.5)
Ces champs sont facultatifs.
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Descriptions archivistiques
Cette section est utilisée pour décrire les fonds et collections conservés par votre institution. La première page de la section “Ajouter description archivistique” est composée de titres
correspondant en grande partie, lorsque pertinent, aux Règles pour la description de documents
d’archives (afin d’aider les institutions membres ayant des logiciels internes provenant des
États-Unis, les règles correspondantes de DACS, Describing Archives: A Content Standard, ont
également été identifiées). En cliquant sur les titres, la section « description » s’agrandira et
permettra de voir tous les champs associés à cette section. Veuillez noter que pour être
conforme aux RDDA il n’est pas nécessaire de remplir tous les champs. Vous n’avez pas
l’obligation de compléter la description d’un seul coup : vous pouvez sauvegarder votre travail
en cliquant sur le bouton « Créer ». Vous pouvez revenir vers la description complète en tout
temps. La description archivistique restera à l’état d’ébauche et ne sera pas visible aux usagers
publics, jusqu’à ce que vous ayez passé au statut de publication « Publié ».
Ajouter/Modifier une description archivistique
Pour modifier une description existante: lorsque vous vous serez identifiés à titre
d’administrateurs, veuillez utiliser la fonction recherche pour trouver la description que vous
souhaitez modifier, puis cliquer sur le titre afin d’être redirigés vers la page comportant la
pleine description. Cliquez sur le bouton « modifier » au bas de l’écran; vous arriverez ainsi à la
page des modifications. Sélectionnez la section que vous souhaitez modifier parmi les titres
disponibles.
Pour ajouter une nouvelle description archivistique : avant d’ajouter une nouvelle description
archivistique, une notice d’autorité correspondante doit déjà avoir été créée (voir section
portant sur les Notices d’autorité pour plus de renseignements). Cliquez d’abord sur le bouton
« Ajouter » représenté par l’icône suivant, {image} (situé au coin supérieur droit de la page
d’accueil), puis cliquez le bouton « description archivistique ».
*Veuillez noter que vous pouvez quitter la section des descriptions archivistiques en tout
temps en cliquant sur le bouton “Annuler”, et les changements que vous aurez apportés ne
seront pas sauvegardés. Parce que le logiciel AtoM déconnectera automatiquement les usagers
inactifs, assurez-vous de sauvegarder votre travail fréquemment.
Zone titre et de la mention de responsabilité (RDDA 1.1B)
Titre propre [Obligatoire] Insérez le nom de la personne, de la famille, ou de
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(RDDA 1.1B/DACS 2.3) la personne morale responsable de la création de
dossiers, précédé de « fonds » ou « collection ». Ex.
Collection Herbert Derick, Fonds Sherbrooke
County Women’s Christian Temperance Union.
Indication générale du genre de document Choisissez l’indication générale du genre de
(RDDA 1.1C) document au plus haut niveau de description dans
le menu déroulant. Ex. Document textuel,
document iconographique, etc.
Titres parallèles et compléments du titre Utilisez cette section seulement s’il y a lieu. Ex. Le
titre d’un organisme dans une autre langue.
Mention de responsabilité (RDDA 1.1F) Utilisé seulement pour les descriptions de pièces.
Source du titre propre (RDDA 1.8B2) Choisissez « Source du titre propre » dans le menu
déroulant et complétez tel qu’approprié. Ex. « Titre
basé sur le contenu du fonds », « Titre basé sur le
contenu de l’image ».
Niveau de description [Obligatoire] Choisissez le niveau de description approprié dans
le menu déroulant. Ex. fonds, collections, séries,
sous-séries, dossier, pièce.
Ajouter des niveaux inférieurs Fonction utilisée pour l’ajout de niveaux inférieurs.
Voir section portant sur les Descriptions de niveaux
inférieurs pour plus de renseignements.
Service d’archives [Obligatoire] Saisissez le nom de votre institution et sélectionnez
l’option appropriée parmi les options qui
apparaissent dans le menu déroulant. *Noter
bien : Ne PAS remplir ce champ pour les descriptions
inférieurs. L'information est héritée du niveau parent.
Identificateur [Obligatoire] Saisissez le numéro de référence unique de votre
service d’archives, et associez-le ensuite au
matériel que vous décrivez (ex. numéro d’entrée
ou cote topographique).
Zone de l’édition (RDDA 1.2)
On utilisera cette zone au niveau de la pièce seulement, pour y transcrire les mentions relatives
aux documents existant en deux copies ou plus.
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Zone de précisions relatives à la catégorie de documents (RDDA 1.3)
Cette zone est utilisée pour la description d’aspects précis de cartes, de matériels
architecturaux et de timbres postaux.
Zone de dates de création (RDDA 1.4/DACS 2.4)
Nom du diffuseur [Obligatoire] Utilisé pour identifier le diffuseur des matériaux
décrits : une personne, une famille ou une
personne morale. Saisissez le nom de la notice
d’autorité déjà créée et cliquez sur le nom afin d’y
accéder. Assurez-vous de cliquer sur le nom; le fait
de saisir le nom et d’appuyer sur la touche
« Retour » aura comme effet de créer une nouvelle
notice d’autorité (une copie de celle que vous
vouliez sélectionner).
Type d’événement Choisissez le type d’activité parmi celles proposées
dans le menu déroulant qui précise le lien entre la
notice d’autorité et la description archivistique (ex.
Création, collection, accumulation.)
Lieu (RDDA 1.4C1) Ce champ est utilisé pour tout imprimé ayant un
lieu de publication.
Date de création [Obligatoire] Fournissez la/les date(s) de création de l’unité
(RDDA 1.4B/DACS 2.4) archivistique à décrire (date unique ou dates
échelonnées; les RDDA précise la forme à
préconiser pour les dates incertaines ou
improbables).
Examples pour les dates probable ou approximative :
[1887?] date probable
[env. 1918] date approximative
[187-] décennie certaine
[191-?] décennie probable
[entre 1939 et
1945]
à n’utiliser que pour un écart de
moins de 20 ans
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[19--] siécle certain
[19--?] siécle probable
[avant 1867] date terminale
[après 1903] date terminale
[1893 ou 1894] l’une ou l’autres de ces années
Zone de description de l’étendue de l’unité archivistique (RDDA 1.5B/DACS 2.5)
[Obligatoire]
À tous les niveaux de description, indiquez l’étendue de l’unité archivistique à décrire en
donnant le nombre d’unités matérielles et leur nature. Référez-vous aux RDDA pour plus de
détails sur les différentes options, ponctuation à utiliser, et formats à respecter.
Exemples :
- 10 cm de documents textuels. - 18 photographies. - Env. 114 plans architecturaux. - 25 photographies : négatifs n & b; 35 mm. - 1 carte : 105 x 90 cm. - 5 documents textuels. – 1 album (36 photographies).
Zone de la collection (RDDA 1.6)
Cette zone est utilisée pour décrire du matériel imprimé publié, habituellement au niveau de la
pièce.
Zone de la description des documents d’archives
Histoire administrative/ Ce champ est complété automatiquement avec
Notice biographique (RDDA 1.7B/DACS 2.7) l’information contenue dans le champ “Historique”
de la notice d’autorité à laquelle l’unité
archivistique est reliée.
Historique de la conservation Cette zone est utilisée pour documenter tout
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(RDDA 1.7/DACS 5.1.) changement dans la propriété des matériaux
archivistiques, s’ils sont connus. Cela devient
particulièrement pertinent si les matériaux sont
légués par une entité (personne ou organisme)
autre que le/la créateur/créatrice des matériaux à
décrire. Si les matériaux ont été légués directement
par leur créateur/créatrice, cette information est
notée dans le champ « Source d’acquisition
directe » dans la section « Notes ».
Portée et contenu (RDDA 1.7D/DACS 3.1) Indiquez le niveau à décrire (Ex. Ce fonds
[Obligatoire] comprend… cette collection compte…) et présentez
un aperçu global (portée) de l’unité archivistique à
décrire : sujet, époque, région géographique à
laquelle elle se rapporte. La portion « contenu » est
composée d’un résumé des principaux types de
documents compris dans l’unité archivistique
(procès-verbaux, photographies, journaux,
correspondance, etc.). Veuillez inclure des
renseignements portant sur la structure de l’unité,
avec des détails au sujet de son organisation ou de
son classement (« Cette collection contient de la
correspondance classée dans un ordre
chronologique. La sous-série contient les dossiers
suivants :… »).
Exemple:
Le fonds comprend des données initiales sur l’histoire administrative, financière et artistique du
Théâtre Piggery de North Hatley de 1964 à 1996. Il contient des procès-verbaux, de la
correspondance, des ententes de production et d’embauche, des dossiers d’employés, des
états financiers, des demandes de subvention, des programmes, des scénarios, du matériel
publicitaire, des photographies et des croquis architecturaux. Le fonds est composé des
collections suivantes : Administration (1964-1990), Ressources humaines (1972-1985),
Ressources financières (1964-1990), Ressources mobilières et immobilières (1964-1985),
Productions (1965-1996), Relations publiques (1965-1990) et Westbec Limited (1964-1976).
Zones des notes (RDDA 1.8)
Condition physique Utilisez s’il y a lieu.
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Source d’acquisition directe (DACS 5.2) Inscrivez des renseignements au sujet du/des
donateur(s) des matériaux à décrire. Vous pouvez
également inclure la date à laquelle les matériaux
ont été donnés.
Classement (DACS 3.2) Utilisez s’il y a lieu afin de noter des détails
pertinents au sujet du classement du matériel.
Langue des matériaux (DACS 4.5) Notez la/les langue(s) des matériaux à décrire.
[Obligatoire] Saisissez les premières lettres et sélectionnez la
langue appropriée dans le menu déroulant qui
apparaîtra. Vous pouvez sélectionner plus d’une
langue.
Scripte des matériaux et des notes Utilisez s’il y a lieu.
(DACS 4.5)
Emplacement des originaux (DACS 6.1) Utilisez lorsque les matériaux à décrire sont des
copies afin d’identifier l’emplacement des
originaux, s’il est connu. Si un hyperlien menant à
des matériaux numériques en ligne est disponible,
vous pouvez l’inclure à cet endroit.
Disponibilité des matériaux en Utilisez lorsque les matériaux à décrire sont
d’autres formats (DACS 6.2) disponibles dans un autre format (ex. Livres de
procès-verbaux également disponible en
microfiches dans la salle de lecture.)
Restrictions d’accès (DACS 4.1) Utilisez ce champ afin de noter toute information
[Obligatoire] portant sur des restrictions d’accès placées sur une
unité (ou des parties d’une unité) à décrire. Soyez
le plus précis possible. S’il n’y a aucune restriction,
inscrivez « Il n’y a aucune restriction d’accès. »
Termes régissant l’utilisation, Utilisez s’il y a lieu.
la reproduction et la publication (DACS 4.4)
Instruments de recherche (DACS 5.4) Utilisez ce champ pour noter toute information
portant sur les instruments de recherche, les listes
ou les inventaires disponibles.
Matériel associé (DACS 6.3) S’il existe du matériel associé à l’unité à décrire
dans d’autres institutions, veuillez inclure une
référence aux matériaux associés (ex. Si vous
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connaissez l’existence d’un fonds du même
créateur dans une autre institution).
Matériel connexe (DACS 6.3) Si votre institution possède des dossiers connexes à
l’unité à décrire, veuillez inclure une référence aux
matériaux en question en ajoutant le lien vers ces
matériaux dans le PACE. Saisissez les premières
lettres du nom de la description connexe et
sélectionnez-la dans le menu déroulant qui
apparaîtra.
Nouveaux versements (DACS 5.4) Utilisez ce champ afin de noter des détails au sujet
de nouveaux versements. Ex. « De nouveaux
versements sont attendus. » ou « Aucun nouveau
versement n’est attendu. »
Autres notes Utilisez s’il y a lieu.
Zone du numéro normalisé (RDDA 1.9)
Utilisez cette zone au niveau de la pièce seulement, pour des matériaux imprimés ayant un
numéro ISBN ou ISSN.
Zone de contrôle
Cette zone porte sur la création et l’entretien de la description que vous avez créée. Les champs
contenus dans cette section ne sont pas obligatoires pour les descriptions du PACE, mais ils
pourraient vous être utiles à des fins administratives.
Identificateur de description Utilisez s’il y a lieu.
Identificateur d’institution Inscrivez le nom de l’institution responsable de la
création ou de la mise à jour de la description.
Règles ou conventions Notez les règles ou conventions selon lesquelles les
descriptions ont été préparées.
Statut Choisissez un des statuts suivants pour votre
description: final, révisé, ou ébauche.
Niveau de détail Indiquez si la description contient des détails
minimaux, partiels, ou complets.
Dates de création, de révision Notez les dates auxquelles la description a été
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et de suppression créée ou révisée.
Langue du texte Indiquez la langue utilisée dans la création de la
description du matériel archivistique.
Sources Notez les citations de toutes sources externes
consultées dans la préparation de la description.
Zone des droits
Cette zone est habituellement utilisée afin de préciser les droits de pièces individuelles ou pour
noter des détails portant sur le droit d’auteur.
Zone administrative [Obligatoire]
Cette zone indique l’état de votre description: ébauche ou final. En accordant le statut « final »
à une description, vous rendrez celle-ci visible au public (soit les usagers possédant un
identificateur et un mot de passe).
Ajouter/Modifier des descriptions de niveau inférieur
Le Portail d’archives des Cantons-de-l’Est permet d’inclure des descriptions de matériaux
contenus dans un fonds ou une collection à des niveaux inférieurs, du niveau des collections
jusqu’aux pièces individuelles.
Afin d’ajouter une description de niveau inférieur : en partant de votre description de fonds ou
de collection, ajoutez un autre niveau de description en cliquant dans la zone « Titre et énoncé
de responsabilité ». Lorsque cette section sera déployée, choisissez le champ « Ajouter des
niveaux inférieurs ».
Utilisez le champ d’identification afin d’accorder un numéro de référence unique à votre
description de niveau inférieur. Cet identificateur unique ne doit être unique qu’au sein de la
collection ou du fonds précis, et au niveau de description précis. Par exemple, vous pouvez
avoir une collection identifiée par le numéro « 003 » et un dossier identifié « 003 », mais vous
ne pouvez pas avoir deux collections avec l’identificateur « 003 » à l’intérieur d’une même
collection ou d’un même fonds. L’identificateur peut être aussi simple que « 1 » ou « A ».
Choisissez le niveau que vous désirez ajouter parmi les options du menu déroulant (collection,
dossier, etc.) et accordez-lui un titre. Vous pouvez, à ce point-ci, ajouter de multiples niveaux
inférieurs à la fois en cliquant sur « Choisir nouveau ». Cliquer le bouton « Sauvegarder » au bas
19 | P a g e
de l’écran afin de créer la description de niveau inférieur. Une fois créés, les niveaux inférieurs
apparaissent sur le côté gauche de la page de description archivisitique.
Afin de modifier une description de niveau inférieur : cliquez sur le titre de la description de
niveau inférieur que vous désirez modifier; vous serez redirigés vers une page de modifications.
Ajouter l’information demandée aux champs appropriés tel que décrit dans la section
« Description archivistique » de ce manuel. Assurez-vous de cliquer le bouton « Sauvegarder »
avant de naviguer vers une autre page.
*Notez bien : Ne saisissez pas le nom du service d’archives ou du créateur pour les descriptions
de niveau inférieur (à moins qu’ils soient différents de ceux du niveau supérieur). Cette
information est « transmise » des descriptions de niveau supérieur aux niveaux inférieurs.
Ajouter/Modifier des objets numériques
Le Portail d’archives des Cantons-de-l’Est permet l’insertion d’objets numériques, incluant des
images, des fichiers audio ou vidéo, aux descriptions archivistiques.
Pour ajouter un objet numérique : Tout objet numérique doit être associé à une description
archivistique, habituellement au niveau du dossier ou de la pièce. Au moment du
téléversement d’un objet numérique unique, la description à laquelle celui-ci sera associé doit
déjà avoir été créée afin de les y insérer. Au bas de la page de modification de la description à
laquelle vous voulez ajouter un objet numérique, cliquez sur le bouton « Plus » afin de voir les
trois options suivantes : « Lier à une localisation physique »; « Lier un objet numérique » et
« Importer des objets numériques ».
20 | P a g e
Si vous voulez téléverser un objet en provenance de votre système d’exploitation local afin de
le stocker sur le site du PACE, ou encore ajouter un hyperlien vers un objet numérique qui
existe en ligne, choisissez « Lier un objet numérique » puis identifier le fichier en question (soit
en le sélectionnant parmi vos dossiers locaux ou en entrant l’identificateur URL de la pièce).
Une fois l’objet téléversé ou identifié avec un hyperlien, l’objet numérique apparaîtra.
*Notez bien : un seul objet numérique peut être ajouté à une description archivistique.
Pour téléverser de multiples objets numériques : Vous pouvez téléverser de multiples objets
numériques sans d’abord devoir créer des descriptions associées en les téléversant à titre
d’objets inférieurs à une description archivistique présélectionnée. Pour ce faire, cliquez sur
« Plus » et choisissez « Importer des objets numériques ».
Choisissez un titre qui sera utilisé comme remplacement pour les descriptions archivistiques
(c’est-à-dire, titres descriptifs temporaires) qui seront créées ultérieurement pour chaque objet
numérique.
21 | P a g e
Sélectionnez le niveau de description approprié dans le menu déroulant. Cliquez « Sélectionner
fichiers », ce qui vous permettra de sélectionner les fichiers que vous désirez téléverser à partir
de votre ordinateur. Cliquez sur « Importer » lorsque vos sélections seront terminées. Lorsque
les fichiers seront tous importés, les niveaux inférieurs apparaîtront sur le côté gauche de votre
écran au moment de visionner les descriptions de niveau supérieur (fonds ou collections). À ce
stade, vous pourrez modifier davantage les descriptions archivistiques pour chaque objet
numérique (ex. ajouter des dates, des identificateurs, des titres appropriés, etc.)
*Notez bien : Parce que chaque institution est limitée à 1 GB d’espace de stockage (à moins
d’avoir fait l’achat d’espace supplémentaire), des fichiers JPG ou PDF de basse résolution
devraient être téléversés sur le Portail d’archives des Cantons-de-l’Est.
22 | P a g e
Ajouter/Modifier des notices d’autorité
Dans le Portail d’archives des Cantons-de-l’Est, les notices biographiques et administratives des
créateurs des fonds se trouvent dans des notices d’autorité qui sont reliées aux descriptions
archivistiques mais distinctes de celles-ci. Afin d’empêcher la création de notices d’autorité en
double, il est important de créer cette dernière avant de créer la description archivistique à
laquelle elle sera reliée.
Avant de créer une nouvelle notice d’autorité:
Faites une recherche afin de déterminer si une notice d’autorité portant sur une
personne, une famille ou une collectivité en particulier existe déjà.
Si une telle notice existe déjà, elle peut être modifiée en cliquant sur le bouton
« Modifier » au bas de la notice. Si vous modifiez une notice créée par une autre
institution, veuillez contacter l’institution et l’informer des changements que vous avez
apportés afin d’assurer un processus transparent au sein du réseau, tout en évitant la
duplication de notices d’autorité.
Créer une notice d’autorité: Cliquez sur le bouton “Ajouter”, représenté par l’icône
(au coin supérieur droit de la page d’accueil), et choisissez « Notice d’autorité ». Cliquez sur le
titre afin d’agrandir chaque section et remplissez tous les champs obligatoires ainsi que les
autres champs appropriés.
Zone d’identification (ISAAR-CPF 5.2)
Type d’entité [Obligatoire] Sélectionnez l’entité appropriée parmi les options affichées dans un menu déroulant: personne, famille, collectivité
Forme(s) autorisée(s) du nom [Obligatoire] Notez le format standardisé du nom à décrire selon
les RDA
Formes parallèles du nom Notez toute forme parallèle du nom. Ex. version
française du nom d’une collectivité.
Formes du nom normalisées selon Utilisez s’il y a lieu.
d’autres conventions
Autres formes du nom Notez tout nom pouvant être utilisé pour désigner
l’entité : nom de jeune fille, pseudonymes,
changements de noms de collectivité dans le
23 | P a g e
temps, titres qui précèdent ou qui suivent les noms
de personnes ou de familles, acronymes, etc.
Codes d’identification de collectivités Utilisez s’il y a lieu (Ex. Numéro d’enregistrement
d’une entreprise)
Zone de la description (ISAAR-CPF 5.2)
Dates d’existence [Obligatoire] Mentionnez les dates d’existence de l’entité à décrire. Pour les personnes : on inclut les dates de naissance et de décès; pour les collectivités, on inclut les dates de fondation et de dissolution, si connues. Veuillez consulter l’Annexe A pour connaître les formats appropriés des dates de naissance et de décès.
Histoire [Obligatoire] Donnez un résumé, sous forme narrative ou d’une
chronologie, des événements, activités,
réalisations, et rôles de l’entité à décrire. *Cette
section correspond à la section des notices
biographiques et historiques des RDA.
Lieux Notez le nom des principaux lieux/ressorts
juridictionnels, la nature de leur lien avec l’entité et
la période concernée.
Statut juridique Notez le statut juridique de la collectivité et la
période concernée.
Fonctions, emplois et activités Notez les fonctions, les emplois occupés par
l’entité ainsi que les activités qu’elle a réalisées, et
indiquez les dates correspondantes lorsque
nécessaire.
Textes de référence Utilisez s’il y a lieu.
Organisation interne / Généalogie Décrivez la structure interne d’une collectivité et
les dates des modifications à cette structure dont
la connaissance est nécessaire à la compréhension
du fonctionnement de la collectivité (par exemple à
l’aide d’organigrammes). Pour une famille, décrivez
la généalogie (par exemple à l’aide d’un arbre
24 | P a g e
généalogique) de manière à indiquer les relations
entre les membres avec leurs dates.
Zone des relations (ISAAE-CPF 5.3)
Relations entre notices d’autorité Utilisez ce champ afin de créer des liens entre la notice d’autorité et une notice déjà existante. Utilisez la fonction « Ajouter nouveau » dans cette section et saisissez le nom de la notice d’autorité à relier. Choisissez la notice désirée parmi les options proposées dans un menu déroulant.
Type de relation Choisissez le type de relation approprié parmi les
options proposées dans un menu déroulant :
hiérarchique, chronologique, familiale,
d’association.
Description de la relation Utilisez s’il y a lieu.
Dates de la relation Indiquez les dates d’existence de la relation entre
les deux entités, s’il y a lieu.
Liens vers les descriptions archivistiques Utilisez ce champ afin d’établir un lien vers une
description archivistique déjà existante. Utilisez la
fonction « Ajouter nouveau » de cette section et
saisissez le nom de la description archivistique à
relier. Choisissez la notice désirée parmi les options
proposées dans un menu déroulant. *Un lien entre
une notice d’autorité et une description
archivistique peut également être créé à partir de
la section des descriptions archivistiques.
Zone du contrôle (ISAAR-CPF 5.4)
Code d’identification [Obligatoire] Indiquez le numéro d’identification de votre institution en plus du code d’identification unique de votre notice d’autorité. Si votre institution n’a pas de codes d’identification uniques pour les créateurs, veuillez indiquer votre code institutionnel seulement.
Code d’identification de l’institution Indiquez votre code institutionnel ici.
[Obligatoire]
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Autres champs Autres champs qui pourraient être utiles à des fins
administratives.
26 | P a g e
Annexe A : Formes de dates d’existence pour les personnes
1924- Personne vivante
1900 jan. 10- Pour faire la distinction entre deux personnes vivantes du même nom et de l'année de naissance
1837-1896 Années de naissance et de décès connues
1836 ou 1837-1896 Année de naissance probable
1837-env. 1896 Année de décès approximative
env. 1837-env.1896 Années de naissance et de décès approximatives
n. 1825 / d. 1859 Seulement une date connue
fl. 1893-1940 Années de naissance/décès inconnues, années
d’activités connues
18e siècle Seulement le siècle est connu
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Annexe B : Points d’accès
Sujets actuellement disponibles :
o Activités et
célébrations
o Affaires et
commerce
o Agriculture
o Arts et culture
o Caractéristiques
géographiques
o Communications
o Droit et justice
o Éducation
o Enfants et jeunes
o Environnement
o Exploration,
découverte et
voyages
o Famille et vie
personelle
o Femmes
o Forces armées
o Gouvernement
o Groupes culturels
o Immeubles et
structures
o Industries
o Main d’oeuvre
o Organisations
o Politique
o Premières Nations
o Religion
o Ressources
naturelles
o Santé et services
sociaux
o Sciences et
technologie
o Sports, récréation
et loisirs
o Terres, colonisation
et immigration
o Transport et
services publics
o Vie
communautaire