Maria Emilia AracemaAC2 - Aracema Consultoria e Capacitação
Farmacêutica Bioquímica
Belém - 9 de fevereiro de 2015
“Não se gerencia o que não se mede;
Não se define o que não se entende;Não há sucesso no que não se
gerencia!”
“Não se gerencia o que não se mede;
Não se define o que não se entende;Não há sucesso no que não se
gerencia!”
INDICADORESINDICADORES
Implantar um Sistema de Medição
Relembrar conceitos.
O QUE ENTENDEMOS O QUE ENTENDEMOS POR SISTEMA?POR SISTEMA?
Etapas para a implantação de um Sistema de Medição de Desempenho Organizacional - SMDO
SISTEMASISTEMA
Forma de organização;
Redutor de erros;
Um todo formado por partes que funcionam de forma padronizada;
Pode ser criado em resposta a necessidade específica;
Ferramenta principal: a informação
INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO
O que definimos/consideramos por/como INFORMAÇÃO?
Diferenciar: Dado e Informação.
INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO
Resultado de um processamento;
Manipulação e organização de dados;
Contribui para o conhecimento de um sistema.
INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO
Ligada conceitualmente a:
Comunicação; Padronização;
Controle; Dados;
Percepção e representação do conhecimento.
EVITAR A BUROCRACIA DESNECESSÁRIAEVITAR A BUROCRACIA DESNECESSÁRIA
FACILITAR E NÃO ENGESSARFACILITAR E NÃO ENGESSAR
INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO
Importante!!!! Acertividade!!!Importante!!!! Acertividade!!!
A informação deve ser clara e não deixar margem de dúvidas para quem a recebe!
INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO
Uma professora de piano e órgão, solteirona convicta, muito admirada por ser a única pianista na cidadezinha, recebe uma chamada telefônica do padre, avisando-a da sua visita para a felicitar pelo seu 85º aniversário.
Quando o padre chega à casa da velhinha, dá-se conta que, sobre o órgão, há uma jarra de vidro cheia de água com uma camisinha flutuando lá dentro.
O padre não consegue acreditar no que vê e tenta disfarçar o seu assombro diante da professora.
Após alguns momentos de conversa, falando sobre a vida da anciã, e de já ter tomado dois cafezinhos, o padre continua atônito olhando aquela camisinha flutuando na jarra de vidro. Não aguentando mais, decide matar a sua curiosidade.
- Perdoe-me, filha, mas poderia explicar-me o que é aquilo?
(Apontando a jarra com a camisinha…)
“Ah, claro que sim,padre, uma coisa maravilhosa. O ano passado estava eu caminhando pela cidade e, de repente, vi um envelopinho no chão que dizia em letras muito pequenas: “Coloque-o sobre o órgão, mantenha-o úmido e prevenirá qualquer enfermidade”. E desde então, nem gripe me tem dado!!”
O que é um INDICADOR?O que é um INDICADOR?
Mas, afinal.......
DefiniçãoDefinição
Nome = Valor a ser analisado
TotalX N / descrição
“N” número = base 10
OBS: Sempre descrever o resultado: %, /mês, /horas aula, etc ...
DefiniçãoDefinição
Indicador é uma variável, construída à partir de dados que se descreve dentro de um contexto apropriado – uma determinada realidade, podendo ser utilizado como ferramenta para avaliar mudanças nos processos que definem essa situação.
DefiniçãoDefinição
Indicadores se constituem uma ferramenta que dá solidez ao gerenciamento.
Para que servem?Para que servem?
Instrumento de planejamento
◦Traçar ( e rever) metas
Para que servem?Para que servem?
Instrumento de gestão
◦Avaliar;
◦Acompanhamento de processo;
◦Tomada de decisões ( à partir de cenários)
Para que servem? Onde utilizar?Para que servem? Onde utilizar?
Instrumento de gestão
◦Um indicador é uma INFORMAÇÃO que permite: indicar, apontar, anunciar as tendências de estado de alguma coisa.
Onde utilizar os indicadores?
32Onde utilizar?Onde utilizar?
Organização
Processo
Trabalho/Executor
33
OrganizaçãoOrganização
Grego = “ORGANON”
Instrumento, utensílio, órgão ou aquilo com que se trabalha.
-Forma como um sistema se dispõe para atingir resultados específicos;
- Entidade social formada por 2 ou mais pessoas que trabalham de forma coordenada em um determinado ambiente, visando um objetivo coletivo.
resultados
produtos serviços
matéria-prima
insumos
PROCESSOPROCESSO
ENTRADAS SAÍDAS
itens de controle e verificação
Trabalho/ExecutorTrabalho/Executor
36
3 níveis 3 níveis (utilizam (utilizam fontes de dados fontes de dados diferenciadas) diferenciadas)
Quadro Estratégico Comum
Manual da Organização
Manual da Qualidade
Procedimentos
Fonte de dadosFonte de dados
CONHECER A ORGANIZAÇÃOCONHECER A ORGANIZAÇÃO
Conhecimento do passado;
Momento atual;
Direcionamento do futuro
VISÃO ESTRATÉGICAVISÃO ESTRATÉGICA
Missão;
Visão;
Valores;
◦Fatores Críticos de Sucesso;
◦Macro e Micro processos.
MISSÃO VISÃOMISSÃO VISÃO
Quem nós somos?◦Crenças, convicções
Qual o nosso propósito?
O que desejo ser?
Aonde quero chegar?
FATORES CRÍTICOS DE SUCESSOFATORES CRÍTICOS DE SUCESSO
O que devemos focar?
◦Macro Processos Relacionados diretamente com o cliente/usuário e
fornecedores; Compõe-se de micro processos.
◦Micro processos;
◦Melhoria da qualidade dos serviços.
VALORES INSTITUCIONAISVALORES INSTITUCIONAIS
Elementos motivadores que direcionam as ações.
Ex: excelência, inovação, respeito pelo indivíduo, participação, parceria, transparência... ...
... Qualificação!
Agência Nacionalde Vigilância Sanitária www.anvisa.gov.br
QUALIFICAÇÃO
FORMAÇÃOFORMAÇÃO TREINAMENTOTREINAMENTO
EXPERIÊNCIAEXPERIÊNCIA HABILIDADESHABILIDADES
Vamos ver como funciona?Vamos ver como funciona?
MISSÃO – LACEN/PAMISSÃO – LACEN/PA
“Prestar atendimento laboratorial, científico e tecnológico como referência estadual, à Vigilância em Saúde, garantindo qualidade nos serviços oferecidos à sociedade.”
VISÃO (de futuro) – LACEN/PAVISÃO (de futuro) – LACEN/PA
“Ser referência regional em Laboratório de Saúde Pública, com reconhecimento nacional.”
Política da Qualidade e BiossegurançaPolítica da Qualidade e Biossegurança
LACEN-PA assegura a qualidade dos ensaios e a credibilidade e confidencialidade dos seus resultados, visando atender e satisfazer os seus usuários, mediante a correta aplicação dos métodos analíticos preconizados, do cumprimento dos requisitos da legislação e das normas nacionais, das políticas e da documentação do Sistema de Gestão da Qualidade e Biossegurança e do compromisso com a melhoria contínua das práticas laboratoriais e de biossegurança.”
VALORESVALORES
Compromisso com o trabalho seguro: trabalhar com segurança e responsabilidade objetivando a prevenção de acidentes e doenças decorrentes do trabalho.
Satisfação dos clientes: busca atender as expectativas dos clientes internos e externos.
VALORESVALORES
Aprimoramento contínuo: colaboradores e unidade buscando a excelência profissional.
Compromisso com o SUS: respeitar e cooperar para o pleno funcionamento do sistema, considerando seus princípios: universalidade, integralidade, equidade, descentralização, regionalização, hierarquização e da participação popular.
VALORESVALORES
Responsabilidade social: cumprir os deveres e obrigações dos indivíduos e empresa para com a sociedade em geral.
Ética: Conhecer os limites. Conhecer onde termina o seu direito e inicia o do outro. Conjunto de valores que devem orientar a vida do profissional e a do cidadão.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOSOBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Capacitar 100% dos colaboradores em suas respectivas áreas de atuação;
Contemplar 100 % dos equipamentos em um plano de gestão que inclua manutenção preventiva e corretiva, aferição, qualificação, calibração e certificação quando necessário;
OBJETIVOS ESTRATÉGICOSOBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Acreditar o laboratório de acordo com os requisitos da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025, aplicável a laboratórios de calibração e de ensaio em pelo menos 2 setores (HIV na Biologia Médica e Medicamentos em Produtos);
ETAPAS DE ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO IMPLANTAÇÃO
ETAPASETAPAS
Definir a unidade de implantação;
Conceituação, definir a MISSÃO, VISÃO e OBJETIVOS ESTRATÉGICOS;
Elencar os Fatores Críticos de Sucesso FCS;
Formatar indicadores preliminares;
Apresentar à Alta Direção para aprovação;
Definir os Indicadores a serem implantados;
ETAPASETAPAS
Após a escolha dos Indicadores a serem implantados é necessário definir responsabilidades:
◦Coleta, formatação, análise e divulgação.
Quem fará? Onde fará (fontes de dados), quem analisa? Com que periodicidde? Como e para quem será divulgado? ...
Tipos de indicadoresTipos de indicadores
Existe apenas um tipo de indicador?
TIPOS DE INDICADORESTIPOS DE INDICADORES
INDICADORES ESTRATÉGICOSINDICADORES ESTRATÉGICOS
Informam o “quanto” a organização se encontra na direção da consecução de seus objetivos estratégicos.
Refletem o êxito alcançado na implantação da Missão, Visão, Valores, Fatores críticos de sucesso
INDICADORES ESTRATÉGICOSINDICADORES ESTRATÉGICOS
Perguntas a serem respondidas:
1.Missão: 1. Por que a Instituição existe?2. Para quem?3. O que faz?4. Como faz?
2.Visão:1. O que a Instituição pretende no futuro? (ambição,
objetivo)
INDICADORES ESTRATÉGICOSINDICADORES ESTRATÉGICOS
Perguntas a serem respondidas:
3.Fatores Críticos de Sucesso:1. Quais são as atividades (ações)
absolutamente necessárias para alcançar o proposto na Missão/Visão?
2. Quais são as áreas a serem priorizadas?
Macroprocessos
INDICADORES DE PRODUTIVIDADEINDICADORES DE PRODUTIVIDADE
Medem:
◦Grau de utilização de recursos utilizados para a geração de produtos e serviços;
◦Permitem uma avaliação do esforço empregado para gerar produtos e serviços.
INDICADORES DE PRODUTIVIDADEINDICADORES DE PRODUTIVIDADE
Indicador relacionado à EFICIÊNCIA:
◦A comparação do resultado obtido na medição de um INDICADOR DE PRODUTIVIDADE contra o valor de referência definido pela Instituição para um determinado processo é chamado de EFICIÊNCIA.
-Foco no processo;- Fazer certo a coisa;
- Otimização de recursos.
INDICADORES DE QUALIDADEINDICADORES DE QUALIDADE
Focam as medidas de satisfação dos clientes/usuários e as características do produto/serviço;
Medem/refletem:◦Como o serviço é percebido pelo cliente/usuário;◦A capacidade de um processo em atender as
exigências dos clientes/usuários;
Fornecedores.
INDICADORES DE QUALIDADEINDICADORES DE QUALIDADE
Indicador relacionado à EFICÁCIA:
◦A comparação do resultado obtido na medição de um INDICADOR DE QUALIDADE contra o valor de referência definido pela Instituição para um determinado processo é chamado de EFICÁCIA.
-Foco no produto;- Fazer a coisa certo;
- Otimização de recursos.
EQUILÍBRIO ORGANIZACIONALEQUILÍBRIO ORGANIZACIONAL
INDICADORES DE IMPACTOINDICADORES DE IMPACTO
Indicador relacionado à EFETIVIDADE:
Uma Instituição, para ser EETIVA, precisa antes ser EFICIENTE e EFICAZ.
-Foco nas “consequências”;- Fazer a coisa certo da
maneira certa;- Apresenta resultados globais;- Revisão e análise de metas.
INDICADORES DE CAPACIDADEINDICADORES DE CAPACIDADE
Medem:
◦a capacidade de resposta de um processo por meio da relação entre as saídas produzidas por unidade de tempo.
CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES
CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES
Por que criar um sistema de medição organizacional com base em indicadores?
CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES
Auxiliar na medição e controle do desempenho organizacional;
Apontar a direção para melhorias;
Identificar e comunicar o que é importante na Organização;
Motivar, influenciar o comportamento dos funcionários/servidores
CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES
Como fazer?
Quais os cuidados a serem tomados?
Escolher com atenção.
CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES
Derivar da Visão Estratégica;
Reduzir o número de dados a serem analisados;
Atender os atributos do indicador.
ATRIBUTOS DO INDICADORATRIBUTOS DO INDICADOR
Mensurável◦Poder de ser medido, quantificado;
Viabilidade◦Disponibilidade de fontes, custo, esforço;
Sensível◦Capacidade de refletir mudanças – controle do
processo;Compreensível
◦Entendido pelo grupo
CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES
Fundamental...
◦Que os indicadores sejam diretamente direcionados para a tomada de decisões, servindo de base para a revisão de metas já estabelecidas.
CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES
Fundamental...
◦Não agreguem mais trabalho no dia a dia, nem tempo excessivo para serem coletados e obtidos;
◦ Permitir a análise de forma prática e objetiva;
◦Que haja participação dos envolvidos em sua elaboração.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOSOBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Estabelecer/Construir indicadores Estratégicos, de Qualidade, de Produtividade, de Efetividade e/ou Capacidade em 100% das Seções do Laboratório;
PONTOS A DEFINIRPONTOS A DEFINIR
SISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃOSISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃO
Padrão de referência/meta a ser alcançada;
◦ Históricos: desempenho anteriores;
◦ Conhecido/Aceito: base científica;
◦ Proposto/Colocado: resposta à um programa;
◦ Concorrência/Comparativo: entre instituições
Geraldo Lopes de Souza JuniorGeraldo Lopes de Souza JuniorMestre em EstatísticaMestre em Estatística
Geraldo Lopes de Souza JuniorGeraldo Lopes de Souza JuniorMestre em EstatísticaMestre em Estatística
Geraldo Lopes de Souza JuniorGeraldo Lopes de Souza JuniorMestre em EstatísticaMestre em Estatística
SISTEMA DE INDICADORESSISTEMA DE INDICADORES
SISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃOSISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃO
Necessita ...
◦Definição de “O que medir”;◦Identificação da fonte de dados (coleta);◦Padrão de referência/meta a ser alcançada;◦Sistema de informação;◦Gerenciamento do processo como um todo
(definições de atribuições);◦Criar “sistema de alerta”
SISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃOSISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃO
Fatôres Críticos de Sucesso;
◦ Quais são as atividades cujo atendimento é ABSOLUTAMENTE necessário para o êxito na implantação da MISSÃO e VISÃO?
◦ Quais são as áreas que devem ser priorizadas?
SISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃOSISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃO
Necessita ...
◦Definição de “O que medir”;◦Identificação da fonte de dados (coleta);◦Padrão de referência/meta a ser alcançada;◦Sistema de informação;◦Gerenciamento do processo como um todo
(definições de atribuições);◦Criar “sistema de alerta”
SISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃOSISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃO
Necessita ...
◦Criar “sistema de alerta”
São mecanismos,maneiras de dar visibilidade ao resultado atingido em comparação à meta estipulada.
ALERTASALERTAS
0 A 60 % - Crítico
61 A79 % - Alerta
80 A 100 % - Desejável
SISTEMA DE INDICADORESSISTEMA DE INDICADORES
Limitações...
◦Um indicador não diz o que fazer para melhorar, ele apenas oferece relações numéricas que refletem um cenário específico.
◦Parece impossível?
LEMBRE-SE:O IMPOSSÍVEL É
FREQUENTEMENTE O QUE NÃO TENTAMOS…