M A T É R I A D O E X C E L

Estrutura do Excel – Explicar as Barras de Menu, Padrão, Formatação e Fórmulas.

Pasta de Trabalho do Excel – É o conjunto das planilhas.Planilha – É a janela principal do Excel, uma tabela composta de 16.777.216 células.Células – É formado pelo cruzamento de Linhas e Colunas dentro de uma tabela.Linhas – São os segmentos horizontais de uma tabela, determinadas em ordem numérica (de 1 até 65536).

Colunas – São os segmentos verticais de uma tabela, determinada em ordem alfabética (de A até IV).

Ferramentas especiais do Excel

Botão Mesclar e centralizar – Serve para unir várias células e torná-las uma só.

Botão Separador de Milhares – Serve para aplicar um padrão de número nas células (1.000,00).

Botão Aumentar Casas Decimais – Aumenta o nº. de casas decimais.

Botão Diminuir Casas Decimais – Diminui o nº. de casas decimais.

Botão Estilo de Porcentagem – Aplica formato de porcentagem na célula.

Botão Estilo de Moeda – Aplica formato de moeda na célula (R$ 1,00).

Botão Classificação Crescente – Organiza as células selecionadas em ordem alfabética (A-Z)

Botão Classificação Decrescente – Organiza as células selecionadas em ordem alfabética inversa (Z-A)

REGRAS DO Excel Antes de iniciar uma fórmula no Excel, deve-se colocar o sinal de igualdade (=). Depois de digitar a fórmula, pressione a tecla ENTER para encontrar o resultado.

CÁLCULOS NO ExcelOperadores Básicos +................. Adição ( = valor 1 + valor 2 )-.................. Subtração( = valor 1 – valor 2 )*.................. Multiplicação ( = valor 1 * valor 2 )/................... Divisão (= valor 1 / valor 2 )Exemplos: Para iniciar a fórmula clique sobre a célula onde

deseja obter o resultado (D2), digite o sinal de igual (=), depois clique sobre a célula com o primeiro valor (45, célula A2), digite o sinal de adição (+) e clique sobre a célula com o segundo valor (55, célula B2) e pressione a tecla ENTER.

Operadores especiais%................. Porcentagem ( = Valor * Percentual)^................... Potência ( = Valor ^ Elevação)Raiz.............. Raiz Quadrada ( =RAIZ(número) )

FUNÇÕES DO Excel

Função Média – Calcula a media aritmética dos valores selecionados.SINTAXE - =média (intervalo)

Função Mínimo – Retorna o menor valor entre os valores selecionados.SINTAXE - =mínimo (intervalo)

Função Máximo – Retorna o maior valor entre os valores selecionados.SINTAXE - =máximo (intervalo )

Função Soma – soma os valores das células selecionadas.SINTAXE - =soma (intervalo)

Exemplos:TABELA – PESQUISA DE PREÇOS ( MEDIA, MINIMO, MAXIMO E SOMA)

Exercício:TABELA – BOLETIM ESCOLAR

O resultado da soma da célula A2 (45) com a célula B2 (55) é obtido na célula D2 (100).

Você deve selecionar as células para o cálculo médio dos valores, para isso clique e arraste sobre os valores.

Quando você clique e arrasta sobre as células irá aparecer o sinal de dois pontos ( : ) entre a primeira e a ultima célula selecionada, isso significa que está selecionado da primeira célula ATÉ a segunda célula.Exemplo: =MÉDIA (B4:D4) Está selecionado da célula B4 ATÉ a célula D4.

Função SE – Verifica se uma condição foi satisfeita e retorna um valor se for verdadeiro e um outro valor se for falso.

SINTAXE - =se ( teste lógico ; valor se verdadeiro ; valor se falso )

Exemplo:

Na função os sinais de ponto-e-vírgula ( ; ) servem para separar as informações dentro da função, e podem ser chamados de ENTÃO e SENÃO, respectivamenteExemplo: =SE (E5>1000; 50; 60)Se o valor da célula E5 for maior que 1000, ENTÃO o frete será 50, SENÃO o frete será 60.

O exemplo mostra uma função SE onde a Média Final sendo maior ou igual a cinco (5), o Conceito Final do aluno será “Aprovado”, senão, ou seja, se a Média Final for menor que cinco (5), o Conceito Final será “Reprovado”.

Quando a resposta da função SE for texto, deve-se digitar o texto entre aspas (“ ”).Em caso de resposta em número, NÃO se necessita a aspas (“ ”).

O exemplo mostra uma Função SE onde o Subtotal (E5) sendo maior que a Média (E11), o valor do ICMS será 5% do valor do Subtotal, senão, ou seja, se o Subtotal for menor ou igual à Média, o ICMS será de 4% do valor do Subtotal (E5).Note que no final da fórmula multiplica-se o resultado da função SE pelo Subtotal para encontrar o valor referente à Porcentagem encontrada.

O exemplo mostra uma função SE onde o Subtotal (E5)sendo maior que mil (1000), o valor do Frete será cinqüenta reais (50), senão, ou seja, se o Subtotal for menor ou igual a mil (1000), o valor do Frete será de sessenta e cinco reais (65).

Podemos também usar duas funções SE concatenadas para resposta em texto, como no exemplo acima. Não devemos esquecer de digitar o texto entre aspas (“ ”).

Exercícios:TABELA – COMPRA DE PRODUTOS

Função PROCV – Procura um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela, e retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada. Por padrão, a tabela deve estar em ordem crescente.

SINTAXE - =PROCV (valor procurado ; tabela matriz ; número da coluna)

Exemplo:TABELA – LOCADORA DE FILMES

O exemplo mostra uma fórmula com duas funções SE concatenadas (juntas), onde o Total de Vendas (B5) sendo menor que mil reais (1000), a Comissão será 4% do Total de Vendas, e se o Total de Vendas (B5) for maior que mil e duzentos reais (1200), a Comissão será 6% do Total de Vendas, senão, ou seja, se o Total de Vendas for entre mil (1000) e mil e duzentos reais (1200), a Comissão será 5% do Total de Vendas (B5).

O exemplo mostra a função PROCV onde o valor procurado é a célula A4 (102), dentro da tabela matriz, que é da célula A8 até a célula C11 (A8:C11, toda a Lista de Filmes), e a resposta procurada está na segunda coluna (2, o Nome do Filme).

O número da coluna (2) é onde está a resposta que você deseja encontrar (o Nome do Filme) e deve ser digitado.

No caso da função SE estar concatenada com outra função SE, deve no final da última função fechar parênteses o número de vezes que ele foi aberto.

Exercício:TABELA – FOLHA DE PAGAMENTO

Observação: Você deve especificar diferentes valores para as porcentagens de cada item discriminado.

Nesse exemplo mostramos uma função PROCV onde o valor procurado é a célula A4 (102), dentro da tabela matriz, que é da célula A8 até a célula C11 (A8:C11, toda a Lista de Filmes), e a resposta procurada está na terceira coluna (3, o Nome do Filme).

O exemplo mostra a função PROCV onde o valor procurado é a célula B5 (4), dentro da tabela matriz, que é da célula D10 até a célula E14 (D10:E14, toda a Tabela de FGTS), e a resposta procurada está na segunda coluna (2, a % do FGTS). O resultado da função PROCV deve ser multiplicado pelo Salário Bruto (1040) para encontrar o valor do FGTS.

A função PROCV, deve estar em ordem crescente, e o Excel irá definir como resposta o valor semelhante ou anterior ao valor procurado.Exemplo: Caso você procure pelo valor 5 na tabela ao lado, o PROCV irá determinar o valor de 3%, pois não tem o número 5 e o número anterior é o 4.

Concatenar função SE e PROCV – Podemos também usar funções diferentes dentro de uma mesma fórmula, como por exemplo a função SE e a função PROCV.

Exemplo:TABELA - PAGAMENTOS

Exercício:TABELA- PAGAMENTOS

Função Hoje – Retorna a data de hoje formatada como uma data.

SINTAXE - =HOJE()

Função Agora – Retorna a data e hora atuais formatada como data e hora..

SINTAXE - =AGORA()

O exemplo acima mostra uma fórmula concatenada de função SE e função PROCV, onde se a Data Pagamento (C4) for maior que a Data Vencimento (B4), haverá procura da Data Pagamento (C4), dentro da tabela matriz, que é da célula B8 até a célula C12 (B8:C12, toda a Tabela de Juros), e a resposta procurada está na segunda coluna (2). O valor da porcentagem encontrado será multiplicado pelo Valor da prestação (A4) para encontrar o valor do Juros, senão o valor do Juros será zero (0).

Não podemos esquecer de fechar os parênteses da função PROCV e da função SE.

Função CONT.NUM – Calcula o número de células que contém números e os números contidos na lista de argumentos.

SINTAXE - =CONT.NUM (intervalo; argumento)

Função CONT.SE – Calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a uma determinada condição.

SINTAXE - =CONT.SE (intervalo ; critério)

Exemplo:TABELA - ELEIÇÕES

Gráficos – Facilita a visualização e interpretação de informações contidas em uma tabela. Selecione a primeira coluna desejada; Mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione a segunda coluna desejada; Clique em Inserir > Gráfico; Selecione o tipo e subtipo de gráfico desejados > Avançar; Escolha as séries em linhas ou colunas > Avançar; Na guia Título, digite o título do gráfico e o nome dos eixos X e Y > Avançar; Selecione o posicionamento do gráfico “Como Nova Planilha” > Concluir.

Exemplo:TABELA - ELEIÇÕES

O exemplo mostra a função CONT.SE onde no intervalo entre a célula A4 e a célula A13 (A4:A13, coluna Serra) serão contadas as células com o valor “X”.

Devemos colocar aspas (“ ”) quando contamos células com texto ou valores diferentes ( como “>5”, ou “<7”). Quando contamos números não precisamos colocar as aspas.

Validação – Serve para aplicar Mensagens de Entrada nas células selecionadas Selecione as células desejadas; Clique em Dados > Validação…; Clique na guia Mensagem de Entrada e digite a mensagem desejada > OK.

Formatação Condicional – Altera a formatação da célula conforme o resultado obtido. Selecione as células desejadas; Clique em Formatar > Formatação Condicional; Defina as formatações desejadas (são permitidas apenas 3 formatações diferentes) > OK.

Auto Preenchimento – Serve para completar as células com base na informação da primeira célula selecionada. Consegue também copiar a formula utilizada na primeira célula, completando as demais células selecionadas. Para aplicar o Auto Preenchimento, clique sobre a célula selecionada, vá até a alça no canto inferior direito da célula e arraste-o até a célula desejada, ou dê um duplo clique sobre a alça e irá preencher as células no sentido vertical inferior até a ultima linha da tabela com informação.

Sentença – Trava a célula, permitindo que a célula não se altere durante o Auto Preenchimento.

A célula selecionada exibe a validação em uma caixa de mensagens.

O exemplo mostra uma Formatação Condicional onde se o valor das células selecionadas (B4:B8, coluna Nota) sendo menor que 5, a célula será formatada com preenchimento vermelho e fonte branco, e se o valor das células for maior ou igual a 5, a formatação será com preenchimento azul e fonte branco.

O exemplo mostra a Formatação Condicional aplicada às colunas Nota e Conceito.

Para sentenciar uma célula digite o sinal de cifrão ($) antes de letra da coluna (para travar a coluna onde ela se encontra) e/ou antes do número da linha (para travar a linha onde ela se encontra) dentro da Barra de Fórmulas.$A$1 Célula A1 travada.$A1 Coluna A travada.A$1 Linha 1 travada.

Nesse exemplo somente a Linha 2 está travada permitindo a alteração da coluna durante o Auto Preenchimento.

Nesse exemplo somente a Coluna A está travada permitindo a alteração da linha durante o Auto Preenchimento.

Possíveis Erros:

##### Ocorre quando uma coluna não é larga o bastante ou quando é usada uma data ou hora negativa.

#NÚM Ocorre com valores numéricos inválidos em uma fórmula ou função.

#REF Ocorre quando uma referência de célula não é válida.

#NOME Ocorre quando o Microsoft Excel não reconhece o texto em uma fórmula

#N/D Ocorre quando um valor não está disponível para uma função ou fórmula.

#DIV/0 Ocorre quando um número é dividido por zero (0).

#VALOR Ocorre quando é usado o tipo errado de argumento ou operando.

#NULO Ocorre quando você especifica uma interseção de duas áreas que não se interceptam. O operador de interseção é um espaço entre referências.

Atalhos:

O exemplo mostra a célula A2 travada, caso utilize-se o Auto Preenchimento todas as células preenchidas terão na fórmula a célula A2 somada a célula referente ao preenchimento.