MEETING MANAGEMENT

Khoirul Hasyim STKIP PGRI Jombang 2011

Pengertian • Pertemuan yang direncanakan

untuk menghasilkaan suatu kesepakatan

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

MEETING MANAGEMENT

Tahap Penyusunan Model Proses Pengambilan Keputusan

Studi Lingkungan

Formulasi dari Representasi Masalah

Penyusunan Formulasi dalam Simbol Matematik

Tujuan Pembuatan Model dalam Proses Pengambilan Keputusan

1. Menentukan Tujuan dan asumsi dengan tegas

2. Mengidentifikasi Variabel keputusan yang mempengaruhi tujuan

3. Mengidentifikasi dan mencatat interaksi yang relevan antar variabel keputusan

4. Mencatat Kendala dan nilai variabel yang diasumsikan

Spektrum Situasi Keputusan

1. Keputusan Terstruktur. Terprogram

2. Keputusan Semi Terstruktur/ Semi Terprogram

Jenis Keputusan vs Tingkatan Manajerial

First-Line Manager

MiddleManager

Top Manager Tidak

Terstruktur

Terstruktur

SemiTerstruktur

Sumber : RHM

JENIS KONDISI MASALAH1. Kondisi Pasti (Certainty)2. Kondisi Resiko (Risk)3. Kondisi Tak Pasti

(Uncertainty)

GAYA PENGAMBILAN

KEPUTUSAN

Decisive Style

Flexible Style

Hierarchical StyleIntegrative Style

SystematicStyle

SIX THINKING HATS

RAPAT YANG EFEKTIF • Peraturan Rapat / Tata tertib• Penanganan Acara Rapat • Peran dan fungsi setiap yang

terlibat• Proses pengambilan keputusan

• Aktivitas Sebelum Rapat • Peranan Saat Rapat Berlangsung • Aktivitas Pasca Rapat

PERAN PEMIMPIN

Aktivitas Pemimpin Rapat Sebelum Rapat

• Merumuskan Tujuan dan Sasaran Rapat• Menetukan Agenda Rapat yang Jelas• Menentukan Jadwal yang Jelas• Mengirim Agenda Kepada Peserta• Mengirim Informasi Pendukung• Mempersiapkan Laporan Rapat

Peranan Saat Rapat Berlangsung-1

1. Memulai Rapat Tepat Waktu2. Pastikan Kehadiran peserta Sah untuk

Mengambil Kesepakatan (Quorum)3. Meninjau Ulang Agenda Rapat4. Mengontrol jalannya rapat agar

pembicaraan tetap terfokus pada masalah5. Peserta Untuk Aktif dalam Rapat

(Partisipasi)

Peranan Pemimpin Rapat-2

6. Mengemukakan masalah yang akan dibahas secara jelas

7. Memberikan kesempatan seadil-adilnya kepada peserta untuk memberikan pemikiran pada masalah yang dibahas.

8. Menetralisir keadaan jika pembicaraan telah mengarah kepada konflik

9. Melakuakan pendekatan agar konflik tersebut dapat diselesaikan.

10. Memancing peserta untuk tetap berminat kepada jalannya persidangan

11. Menjaga agar pembicaraan terus maju

Peranan Saat Rapat Berlangsung-3

12. Mengarahkan untuk mengambil keputusan

13. Menyimpulkan keputusan14. Membuat Rencana Aksi (follow up)15. Merancang agenda untuk pertemuan

berikut16. Mengevaluasi Jalannya Rapat

Aktivitas Pasca Rapat1. Mendistribusikan Notulen/Risalah

Rapat2. Mengarsip Keseluruhan Dokumen

Rapat3. Mengontrol Pelaksanaan Keputusan

Rapat

BEBERAPA MASALAH DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT1. Menyudahi Rapat Tepat Waktu2. Tidak dapat membuat Keputusan3. Peserta yang dominan 4. Peserta yanng pasif5. Keputusan yang dimentahkan kembali 6. Berkutat pada masalah spele bukan yang

utama7. Ketidak hadiran orang yang berperan  

Peranan Peserta Rapat 1. Aktif memberikan kontribusi pemikiran2. Mengemukakan pendapat seijin pemimpin rapat3. Berpendapat dgn tepat, tegas dan penuh retorik4. Berpendapat secara meyakinkan 5. Mengengar pendapat orang lain dengan penuh

perhatian6. Memotong pembicaraan atau menyanggah

dengan sopan dan bijaksana 7. Semua proses harus seijin pimpinan rapat.8. Berusaha untuk memahami pandangan orang

lain.

BEBERAPA PETUNJUK PRAKTIS1.Clarifying aims and purposes2.Creating an actionable agenda3.Allotting time for topics4.Getting started on time5.Ending on time6.Agree on ground rules7.Assigning key meeting roles8.Creating a visual record9.Evaluating your meetings periodically

HAL-HAL YANG PERLU DIHINDARI

• Kehadiran yang tidak perlu• Kurang Persiapan• Taktik yang buruk• Komunikasi yang tidak efektif• Masalah-masalah pribadi• Kesalahan prosedural

Most meetings need people playing four roles

1. Leader convenes the meeting2. Facilitator keeps discussion and

decision-making process moving along3. Recorder takes notes on paper, laptop

or on flip charts4. Timekeeper reminds leader when time

almost up for a given item.

PENUTUP• Rapat yang efektif diukur pencapain target dari

rapat tersebut• Keberhasilan ditentukan oleh pemimipin dan

partisipasi anggota• Peranan Pemimpin mulai dari persipan,

pelaksanaan sampai monitor hasil keputusan• Kemampuan mengelola rapat akan menghasilkan keputusan yang produktif, efektif dan implementatif