Mesa 1: Experiencia y Consolidación en la Implementación de Sistemas Archivísticos
Mejora en la Transparencia y Acceso a la Información a través de la implementación de un
Sistema Integral de Archivos en la SCT
Noviembre 2009
I Normatividad Archivística
II Fases del Proyecto
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
III Resultados
IV Estandarización en la operación de los archivosde trámite y concentración en la SCT
I.- Normatividad aplicable en materia archivística
� Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
� Ley Federal de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública.
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
� Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso ala Información Publica Gubernamental.
� Lineamientos Generales para la Organización y Conservaciónde los Archivos de las Dependencias y Entidades de laAdministración Publica Federal.
Actividades Realizadas
�Designación por parte del C. Secretario del Ramo delCoordinador de Archivos de la SCT.
�Los titulares de las unidades administrativas tanto a nivel central
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
como en los 31 Centros SCT, designarán al CoordinadorAdministrativo como enlace de las actividades en materia dearchivos.
�Establecimiento de un programa de trabajo que incluyacapacitación en aspectos técnicos y visitas a las diferentesunidades administrativas.
Fase I: Diagnóstico, Revisión y Análisis de los Instrumentos deConsulta y Control Archivístico.
Fase II: Instalación de los expedientes en las 30 UnidadesAdministrativas Centrales y en los 31 Centros SCT en función de
II.- Fases del Proyecto
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT en función delos Instrumentos de Consulta y Control Archivístico y Valoraciónde los Archivos de Concentración, tanto de áreas centrales comode los 31 Centros SCT.
Fase III: Estandarización de la operación de los archivos detrámite y concentración en la SCT.
Fase 1:
1. Diagnóstico archivístico
2. Revisión y análisis de los instrumentos de consulta y controlarchivísticos
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
3. Asesoría y capacitación en la elaboración y complementaciónde los instrumentos de consulta y control archivístico
4. Integración de los instrumentos actualizados de consulta ycontrol archivístico (SICCA), en el sistema automatizado deintegración del IFAI
I: Diagnóstico archivístico
Se realizó un análisis situacional, a través de las visitas a lasunidades administrativas centrales y a los 31 Centros SCT, enlos procesos de clasificación, organización y administración enmateria de archivos de trámite, concentración e histórico,estableciendo y cuantificando las estrategias.
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
y g
II: Revisión y análisis de los instrumentos de consulta ycontrol archivísticos
De acuerdo a los “Lineamientos Generales para la Organizacióny Conservación de los Archivos de las Dependencias yEntidades de la Administración Pública Federal” se hará unarevisión y análisis de los instrumentos de Consulta y Control:
III: Asesoría y capacitación en la elaboración ycomplementación de los instrumentos de consulta y controlarchivístico
Se realizó la asesoría y capacitación en cada unidadadministrativa para la elaboración o complementación de losinstrumentos de consulta y control archivístico.
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
st u e tos de co su ta y co t o a c st co
IV: Integración de los instrumentos actualizados deconsulta y control archivístico (SICCA), en el sistemaautomatizado de integración del IFAI
Incorporación del Cuadro General de Clasificación, Catálogo deDisposición Documental, Inventario de Series Documentales y laGuía Simple de Archivos al SICCA.
Resultados Fase I: Diagnóstico, Revisión y Análisis de losInstrumentos de Consulta y Control Archivístico
El diagnóstico archivístico consistió en dos vertientes:
Aplicación de un cuestionario a las unidades administrativascentrales y a los 31 Centros SCT que consideró a los archivos detrámite y de concentración.
El cuestionario evaluó las siguientes categorías:
C i i t A hi í ti I t l i
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
Conocimiento Archivístico Instalaciones
Expedientes Consecutivos
Carpetas Contables Cuadro de Clasificación
Inventarios Ficha de Préstamos
Fotocopias Catálogo de Disposición Documental
La segunda vertiente, a través de las visitas a las UnidadesAdministrativas.
% de opinión del responsable
52%
74%
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43% 44%
31%
54%
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Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
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Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
10%
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Nivel de Cumplimiento Archivístico Unidades Administrativas Centrales
50 0
60.0
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Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
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Cumplimiento
Po
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Opinión responsable
Opinión de la Coordinación
Unidades Administrativas Centrales visitadasUnidades Administrativas Centrales visitadas
SECRETARIO
Coordinador General del Sist. e-México
Unidad de Apoyo al Cambio Estructural
Subsecretaria de Transporte
Subsecretaria de Infraestructura
Subsecretaria de Comunicaciones
Coordinación General de
Planeación y Centros SCT
Coordinación General Puertos y Marina Mercante
Oficialia
Mayor
Problemática detectada
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
Dirección General de Planeación
Dirección General de Evaluación
Dirección General de Carreteras Federales
Dirección General de
Conservación de Carreteras
Dirección General de Servicios Técnicos
Dirección General de Desarrollo Carretero
Dirección General de
Aeronáutica Civil
Dirección General de
Autotransporte Federal
Dirección General de Transporte
Ferroviario y Multimodal
Dirección General de Protección y
Medicina Preventiva en el
Transporte
Dirección General de Políticas de
Telecomunicaciones
Red Privada del Gobierno Federal
Dirección General de
Puertos
Dirección General de
Marina Mercante
Dirección General de Fomento y
Administración Portuaria
Dirección General de
Programación, Organización y Presupuestos
Dirección General de Recursos Humanos
Dirección General de Recursos Materiales
Unidad de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones
Dirección General de
Asuntos Jurídicos
Dirección General de
Comunicación Social
Resultados de las encuestas
Chihuahua
Coahuila
Sonora
Nuevo
León
31 Centros SCT31 Centros SCT
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
Michoacán22
Jalisco
Durango León
SanLuisPotosí
Colima DF
Guerrero
OaxacaChiapas
TabascoPuebla
Tlax.
Mor.
�El Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo deDisposición Documental, están incompletos y no cumplen conlos lineamientos establecidos.
�Con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística, nose elabora la guía simple de archivos en su totalidad, se
Problemática detectadaProblemática detectada
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
reportan 19 archivos de trámite faltando 44.
�En los archivos de trámite, sólo se relaciona e integra ladocumentación cuando es necesario transferirla al archivo deconcentración o a una bodega y no para cumplir con susobligaciones y funciones.
�Se solicitan bajas sin que los expedientes, carpetas y documentoscumplan con su período precaucional en el Archivo deConcentración.
�Existen áreas que prefieren agrupar su documentación enbodegas, que enviarlas al archivo de concentración, ya que
…Problemática detectada…Problemática detectada
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
g , q , y qconsideran excesivos los requisitos de transferencia primaria.
�Los expedientes se conforman de manera arbitraria, existeconfusión de carátulas, falta homogeneidad y carencia de foliosen los expedientes.
�Existen problemas de espacio, falta de mobiliario, archiveroscerrados con documentación que desconocen, así como falta deiluminación.
Fase II: Instalación de los expedientes en las 30 UnidadesAdministrativas Centrales y en los 31 Centros SCT en función delos Instrumentos de Consulta y Control Archivístico y Valoraciónde los Archivos de Concentración, tanto de áreas centrales comode los 31 Centros SCT.
Contar con un sistema de archivos que garantice el acceso
Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
Objetivo
q goportuno a la información, transparente la gestión pública yfavorezca la rendición de cuentas en cumplimiento a la LeyFederal de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaGubernamental y a las disposiciones normativas en materia deorganización y conservación de archivos.
Archivo de Trámite:
La instalación consiste en organizar y ubicar físicamente y demanera ordenada los expedientes en el Archivo de Trámite,generando topografía para la localización expedita de losdocumentos, observando lo dispuesto en los instrumentos deconsulta y de control archivístico.
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
Una vez que los expedientes fueron instalados, se capacitó a losresponsables e involucrados del Archivo de Trámite, paracapturar los expedientes en el Sistema Automatizado deIntegración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico(SICCA), del IFAI.
Archivo de Concentración:
Valoración de las series documentales que se encuentran enproceso de guarda, determinando los plazos de conservaciónpara determinar el destino final.
Se requiere conocer las caducidades de cada uno de los
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
expedientes de las series documentales resguardadas en elarchivo de concentración y que serán sujetas al análisis deldestino final.
Se capacitó a los responsables del Archivo de Concentraciónpara la aplicación del proceso de valoración de expedientesresguardados para su organización física y su destino final, parael Archivo de Concentración a nivel central y los 31 Archivos deConcentración de los Centros SCT.
Metas en el registro de expedientes
Registro de Expedientes activos en el SICCA
(Que no han cumplido su periodo de resguardo en archivo de trámite según el catálogo de disposición
documental)
Meta 2009
E di t d l ñ 2008 30 d
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
Expedientes del año 2008 30 de marzo
Expedientes del año 2007 29 de mayo
Expedientes del año 2006 30 de julio
Expedientes del año 2005 30 de septiembre
Expedientes del año 2004 30 de noviembre
Expedientes del año 2003 30 de diciembre
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
UNIDAD ADMINISTRATIVAEXPEDIENTES CAPTURADOS
3 DE NOV 2008
12 DE ENE 2009
30 DE MAR 2009
30 DE JUN 2009
Oficina del C. Secretario 165 254 327 354
Subsecretaría de Infraestructura y susDirecciones Generales 171 389 1,777 2,269
Subsecretaría de Transporte y susDirecciones Generales 76 516 1,629 2,680
Subsecretaría de Comunicaciones y sus
Registro de Expedientes en el Sistema de Administración de archivos del IFAI
Subsecretaría de Comunicaciones y susDirecciones Generales 97 118 252 277
Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales 409 549 3,720 7,987
Coordinación General de Puertos y MarinaMercante y sus Direcciones Generales 358 697 2,642 3,564
Coordinación General de Centros SCT y susDirecciones Generales 68 116 214 627
Centros SCT (31 unidades) 1,748 4,282 48,948 71,987
Total de expedientes capturados por laSecretaría 3,092 6,921 59,509 89,745
Atributo Indicador Status
Conocimiento del Catálogo deDisposición Documental y del CuadroGeneral de Clasificación Archivística
Los conocen y los aplican
Los conocen y no los aplican
No los conocen
�
Levantamiento topográfico (Ubicaciónfísica de los expedientes)
En su totalidad Parcialmente En proceso de definir
�
Mobiliario suficiente y adecuado Bueno Regular Malo
�
Transferencias primarias al archivo de Realizadas En proceso Nunca realizadas
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
pconcentración
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Depuración de papel de trabajo para sudestino final
Realizadas En proceso Nunca realizadas
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Captura de expedientes en el IFAI(cumplimiento de metas)
80% al 100% 60% al 79% Menos del 60%
� 12 de 25
Ocupación documental en las áreas detrabajo
Organizado y depurado Al límite y en proceso de depuración
Sobresaturado y riesgoso
�
Imagen percibida en las áreas encuanto a su organización de archivos
Buena Regular Mala
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IV Estandarización en la operación de los archivos de trámite y concentración en la SCT.
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
�Descripción de las actividades y definición del alcance del proceso
�Mapeo de los procesos.
�Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo detrámite y concentración
Principales Actividades para la Estandarización Principales Actividades para la Estandarización
Organización y mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT
�Designación de los responsables
�Documentación conforme a la norma ISO 9001:2008
�Pre- auditoria de calidad
�Auditoria para la incorporación al alcance del Sistema de Gestiónde Calidad del proceso “Organización y Mantenimiento de losArchivos de Trámite y Concentración en la SCT”.
Gracias
Lic. Roberto Loyo Cárdenas Director de Proyectos de Calidad y Coordinador de
Archivos de la SCT Correo [email protected]