1
Milano, XX mm 2010
Questo materiale è servito come supporto scritto per una presentazione orale; non è quindi esaustivo senza i commenti che lo hanno accompagnato.
Dimensionamento organico di una struttura
2
“L’Area XX non è performante. E’ operativa da mesi: i volumi crescono le
risorse aumentano, cosa sta succedendo?”
La richiestaLa richiesta
3
La situazioneLa situazione
ieriieri oggioggi
…notizie dal fronte…
66
1515
+ 60%
Modello Operativo: “Devono essere come l’’area vecchia, con le peculiarità dell’area nuova”Modello Operativo: “Devono essere come l’’area vecchia, con le peculiarità dell’area nuova”
Processi: quelli ereditati dalla precedente struttura vecchi di anni!Processi: quelli ereditati dalla precedente struttura vecchi di anni!
Strumenti a disposizione: nel dubbio TUTTI con il massimo della profilazioneStrumenti a disposizione: nel dubbio TUTTI con il massimo della profilazione
Reportistica di produzione dell’area: manualeReportistica di produzione dell’area: manuale
Formazione: autogestita per “passa parola”Formazione: autogestita per “passa parola”
e intanto…
I giorni passano e i volumi aumentanoI giorni passano e i volumi aumentano
4
Le azioniLe azioni
1. Bisognava per prima cosa analizzare il “perimetro” e calare nella realtà la definizione di Modello Operativo avuta.
2. Dal Modello Operativo desumere i processi e quindi le attività
1. Bisognava per prima cosa analizzare il “perimetro” e calare nella realtà la definizione di Modello Operativo avuta.
2. Dal Modello Operativo desumere i processi e quindi le attività
1. Abbiamo iniziato affiancamenti alle persone dell’area e interviste puntuali ai responsabili;
2. Dopo qualche giorno abbiamo avuto un campione significativo di attività, rilevate sul campo da poter sottomettere a ai responsabili per capire se fossero davvero di competenza.
1. Abbiamo iniziato affiancamenti alle persone dell’area e interviste puntuali ai responsabili;
2. Dopo qualche giorno abbiamo avuto un campione significativo di attività, rilevate sul campo da poter sottomettere a ai responsabili per capire se fossero davvero di competenza.
Che fare?
Sì ma come?
Era necessario trovare la quadratura in brevissimo tempo tra:
Le attività che stavano facendo, come le stavano facendo e quante ne avrebbero dovute fare in futuro.
Era necessario trovare la quadratura in brevissimo tempo tra:
Le attività che stavano facendo, come le stavano facendo e quante ne avrebbero dovute fare in futuro.
Ma non era abbastanza…
Dimensionare la strutturaDimensionare la struttura
Era necessario
5
ROIROI
5 risorse impiegate nell’attività di analisi
+ 20 giornate di affiancamento alle risorse dell’Area
+ 503 rilevazioni effettuate
5 risorse impiegate nell’attività di analisi
+ 20 giornate di affiancamento alle risorse dell’Area
+ 503 rilevazioni effettuate
11 FTE/mese = 55.440 euro/mese
Anno 665.280 euro
11 FTE/mese = 55.440 euro/mese
Anno 665.280 euro
30.000 euro30.000 euro
Risparmio
Costo
6
Il dimensionamentoIl dimensionamento
Cosa? Quando?Come?
Attività VolumiTempi
Processi BusinessStrumenti
Il dimensionamento risponde in maniera puntuale a 3 domande fondamentali:Il dimensionamento risponde in maniera puntuale a 3 domande fondamentali:
Posto che i volumi, quindi il Business, sono una costante si può creare efficienza analizzando ed intervenendo sulle due variabili:
Attività efficienza nei processi
Tempi efficienza negli strumenti
Posto che i volumi, quindi il Business, sono una costante si può creare efficienza analizzando ed intervenendo sulle due variabili:
Attività efficienza nei processi
Tempi efficienza negli strumenti
7
Dimensionamento: “la ricetta”Dimensionamento: “la ricetta”
Volumi x Tempo attivitàVolumi x Tempo attività
Tempo lavorabileTempo lavorabile
== FTEFTE
Il dimensionamento si calcola su base: mensile, trimestrale o annua. Noi lo calcoliamo su base mensile.Il dimensionamento si calcola su base: mensile, trimestrale o annua. Noi lo calcoliamo su base mensile.
FTE - “Full Time Equivalent” significa Equivalente a Tempo Pieno, è l’unità di misura del dimensionamento. Indica quante persone che lavorano per tutto il tempo lavorabile sono necessarie per una attività.Ad esempio: 1 fte = 2 part time o 1 full time
FTE - “Full Time Equivalent” significa Equivalente a Tempo Pieno, è l’unità di misura del dimensionamento. Indica quante persone che lavorano per tutto il tempo lavorabile sono necessarie per una attività.Ad esempio: 1 fte = 2 part time o 1 full time
Ricordatevi che… sono persone!Ricordatevi che… sono persone!
8
Consolidamento dati Sviluppo tool
dimensionamento e verifica della consistenza risultati
Mappatura Macro-Micro attività e
Rilevazione dei Tempi
Definizione delle logiche di indagine e degli
strumenti
- Step 1 - - Step 2 - - Step 3 - - Step 4 -
Processi aziendali Ufficializzazione team di analisi Redazione scheda rilevazioni Regole del ‘gioco’
Cronometro Compilazione Scheda rilevazione Definizione micro attività
Raccolta schede Redazione Tool Raccolta volumi storici e volumi
attesi
Evidenze primi calcoli Controllo calcoli Condivisione risultati
I passi fattiI passi fatti
TT T + 2T + 2 T + 12T + 12 T + 14T + 14 T + 20T + 20
9
Le assunzioni di base per l’analisi del dimensionamentoLe assunzioni di base per l’analisi del dimensionamento
AMBITO
ANALISI
AMBITO
ANALISI
Fattore correttivo del 14%Fattore correttivo del 14%
Quanto lavora una risorsa: 7ore e 30 minuti per 20 gg/mese
Gli FTE sono multiskill
Quanto lavora una risorsa: 7ore e 30 minuti per 20 gg/mese
Gli FTE sono multiskill
Mese di riferimento Dati di consuntivo
Mesi di proiezione Dati di Budget
Mese di riferimento Dati di consuntivo
Mesi di proiezione Dati di BudgetDATI DI RIFERIMENTO
DATI DI RIFERIMENTO
DETERMINAZIONE FTE
DETERMINAZIONE FTE
RIVALUTAZIONE FTE
RIVALUTAZIONE FTE
Attività mappate ed oggetto del dimensionamentoAttività mappate ed oggetto del dimensionamento
I mesi NO: Giugno, Luglio, Agosto, Dicembre, GennaioI mesi NO: Giugno, Luglio, Agosto, Dicembre, Gennaio
1010
La struttura è composta da 15 FTE più il responsabile.
Settembre: 15 FTE
Ottobre: 18 FTE
Novembre: 19 FTE
Dicembre: 20 FTE
Gennaio: 20 FTE
Febbraio: 22 FTE
Marzo: 24 FTE
Dimensionamento: i numeri Dimensionamento: i numeri
actual actual mese1 mese1 mese2 mese2 mese3mese3 mese4mese4 mese5mese5 mese6mese6 mese7mese7
11
Gli interventi da fare Gli interventi da fare
Intervento Risparmio FTE
Intervento 1 0,42
Intervento 2 0,48
Intervento 3 0,84
Intervento 4 4,37
Intervento 5 1,57
Intervento 6 1,26
Intervento 7 0,14
1212
I benefici degli interventi I benefici degli interventi
mese1 mese1 mese2 mese2 mese3mese3 mese4mese4 mese5mese5 mese6mese6 mese7mese7