Ministerio de Educación Nacional República de Colombia
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia
ProyectoModernización de Secretarías de Educación
ProyectoModernización de Secretarías de Educación
Implantación del Sistema de Información de Recursos
Humanos para Secretarías de Educación
Febrero - 2008
Implantación del Sistema de Información de Recursos
Humanos para Secretarías de Educación
Febrero - 2008
Ministerio de Educación Nacional República de Colombia
Objeto: Suministrar un software de apoyo a los procesos de gestión de recursos humanos para las Secretarías de Educación y prestar los servicios de consultoría especializada para ajustar, migrar datos, implantar y dar soporte al software suministrado.
Nro Secretarías: 67.
Plazo: 14 Meses.
Fecha de Inicio: 16 de octubre de 2.007
Contratista: Soporte Lógico Ltda.
Interventoría: DIA Ltda.
LO CONTRACTUALLO CONTRACTUAL
30 %
33 %
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Licitación Pública LP – MEN – 14 DE 2007 resultando elegido Soporte Lógico Ltda, quien cumpliendo los requisitos mínimos ofreció una herramienta con un nivel de cubrimiento de los requerimientos del sector educativo superior al 85% lo cual redunda en menores tiempos de inicio en producción con las Secretarías de Educación.
Se indicaba implantar en primer lugar el módulo de administración de nómina y planta de personal en las 15 SE cuyo software de nómina se contrató en modalidad de arriendo, con el fin de no incurrir en mayores costos y para afinamiento de metodologías de implantación, por cuanto se contaba con una fuente de datos con la misma estructura.
LO CONTRACTUALLO CONTRACTUAL
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VISIÓNVISIÓN
¿Quienes son?
¿Cómo se les paga?
¿Dónde están?
Cuantitativo
CualitativoGerencia de RRHH
Procesos repetitivosProcesos de verificaciónAlta demanda en tiempo para preparar informesVulnerabilidad de los procesos
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PREMISASPREMISAS
Para los módulos de administración de nómina y planta de personal una implantación tipo se demora aproximadamente 6 meses, para las SE se tiene la meta de 2 meses.
El tiempo es crítico y se decidió implantar primero las SE con arriendo, las SE con mayores necesidades, SE con mayor interés y zonificación geográfica.
Capacitaciones centralizadas e intensivas con el objetivo de poner en producción la nómina
7 de las 22 SE ya implantadas son de tamaños comparables al de las 25 empresas más grandes del país.
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PREMISASPREMISAS
Las 25 más grandes
0
5
10
15
20
25
30
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MAGDALENA
NORTE SANTANDER
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GUAJIRA
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PREMISASPREMISAS
Modelo incremental de implantación con el fin de permitir adquirir una curva de aprendizaje adecuada para ampliar la capacidad operativa del equipo del proyecto.
Para los demás módulos de Recursos Humanos se decidió implantar en grupos de SE utilizará una estrategia de zonificación geográfica para permitir la creación de grupos de apoyo que mejoren los tiempos de implantación
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Poner al Poner al servicioservicio de las Secretarías de de las Secretarías de Educación el sistema de RRHH logrando Educación el sistema de RRHH logrando su su utilización masiva y autónoma utilización masiva y autónoma por por parte de la SE.parte de la SE.
OBJETIVOOBJETIVO
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GRUPO OBJETIVOGRUPO OBJETIVO
7.5millones de alumnos
275 mil funcionarios
21.400Instituciones
67SE
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EL SISTEMA EL SISTEMA DE INFORMACIÓNDE INFORMACIÓN
SeguridadSeguridad
ParámetrosParámetros
ReportesReportes
Planta de Planta de PersonalPersonal
Selección Selección e e
InducciónInducción
BienestaBienestar y r y
Capacita Capacita -ción-ción
AdministrAdministra-ción de a-ción de CarreraCarrera
NóminaNómina Historias Historias LaboralesLaborales
SIGCE
SINEB
SIMAT
AlumnosEE
MEN
SE
EE
PPTO y TES
FOMPREMAG
DAFP
CNSC
OTROS
Definición y Modificación de Planta
Administración de Novedades de Planta
Administración de novedades
Liquidación de nómina
Certificaciones salariales
Actualización de base de datos
Certificaciones laborales
Concursos docentes y administrativos
Nombramiento de personal
Inducción de personal
Evaluación de desempeño
Capacitación y Bienestar
Inscripción
Ascenso
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PLANEACIÓN
SUMINISTRO
INSTALACIÓN
SOPORTE
PUESTA EN PRODUCCIÓN
MIGRACIÓN CAPACITACIÓN
PARAMETRIZACIÓN
PLAN DE PROYECTOPLAN DE PROYECTO
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Piloto
6 SE
Planeación
Nov Dic Ene Feb MarOct
Gestión del Cambio
Suministro del Software
Instalación
Parametrización
Migración
Capacit.
Soporte
•Magdalena•Norte de Santander•Meta•Guainía•San Andrés•Itagüí
ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE PROYECTOPROYECTO
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Primer Bloque
10 SE
Planeación
Nov Dic Ene Feb MarOct
Gestión del Cambio
Suministro del Software
Instalación
Parametrización
Migración
Capacit.
Soporte
•Magdalena•Norte de Santander•Meta•Guainía•San Andrés•Itagüí
•Chocó•Quibdó•La Guajira•Uribia
ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE PROYECTOPROYECTO
Ministerio de Educación Nacional República de Colombia
Segundo Bloque
12 SE
Mar Abr May Jun JulFeb
Gestión del Cambio
Suministro del Software
Migración
Capacit.
Soporte
•Caldas•Pasto•Turbo•Cartagena•Villavicencio•Casanare
Instalación
Parametrización
•Girón•Tumaco•Tuluá•Magangué•Vichada•Barrancabermeja
ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE PROYECTOPROYECTO
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Tercer Bloque
8 SE
Mar Abr May Jun JulFeb
Gestión del Cambio
Suministro del Software
Migración
Capacit.
Soporte
•Tolima•Boyacá•Cartago•Risaralda•Quindío•Manizales•Florencia•Caquetá
Instalación
Parametrización
ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE PROYECTOPROYECTO
Ministerio de Educación Nacional República de Colombia
Cuarto Bloque
4 SE
Mar Abr May Jun JulFeb
Gestión del Cambio
Suministro del Software
Migración
Capacit.
Soporte
•Sogamoso•Fusagasugá•Girardot•Soacha
Instalación
Parametrización
ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE PROYECTOPROYECTO
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Quinto Bloque
8 SE
Mar Abr May Jun JulFeb
Gestión del Cambio
Suministro del Software
Migración
Capacit.
Soporte
•Bucaramanga•Floridablanca•Buenaventura•Cali•Palmira•Armenia•Valledupar•Cesar
Instalación
Parametrización
ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE PROYECTOPROYECTO
Ministerio de Educación Nacional República de Colombia
Sexto Bloque
8 SE
Jun Jul Ago Sep OctMay
Gestión del Cambio
Migración
Capacit.
Soporte
•Neiva•Huila•Putumayo•Nariño•Cauca•Bello•Envigado•Maicao
Instalación
Parametrización
ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE PROYECTOPROYECTO
Ministerio de Educación Nacional República de Colombia
Séptimo Bloque
7 SE
Jun Jul Ago Sep OctMay
Gestión del Cambio
Migración
Capacit.
Soporte
•Ibagué•Cundinamarca *•Valle del Cauca *•Pereira•Dosquebradas•Córdoba•Montería
Instalación
Parametrización
ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE PROYECTOPROYECTO
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Octavo Bloque
8 SE
Jun Jul Ago Sep OctMay
Gestión del Cambio
Migración
Capacit.
Soporte
•Antioquia•Atlántico•Barranquilla•Bolívar•Sincelejo•Sucre•Sahagún•Lorica
Instalación
Parametrización
ESTRATEGIA DE ESTRATEGIA DE PROYECTOPROYECTO
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SOLICITUDDE
INFORMACIÓN A SECRETARIAS
ANÁLISISY DEPURACIÓN
DE LA INFORMACIÓN
RECIBIDA
TALLERTEÓRICO
PRÁCTICO DELA INFORMACIÓN
MIGRADA
IMPLANTACIÓNDE LA FASE 1
PROCESO DE IMPLANTACIÓN FASE I
Ministerio de Educación Nacional República de ColombiaVENTAJAS Y BENEFICIOS DE LA
IMPLANTACIÓN FASE I
1. Depuración Planta de Personal
2. Ajustes a la Estructura Organizacional
3. Manejo integrado de los procesos de Gestión de Recursos Humanos
4. Costeo de Estructura aprobadas y/o proyectadas
1. Conceptos de Ingreso, aporte y deducciones de ley.2. Cargos y grados
3. Establecimientos Educativos
4. Tablas Generales:-Codificación DANE
-Información Súper bancaria
-Ministerio de Protección Social
-Resolución 166
ORGANIZACIONALES NORMATIVAS
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HALLAZGOS FASE I
PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS
INTERPRETACIÓN DE LA NORMA
1. Dispersión de nomina a través de terceros NO Bancarios
2. Nombramientos y encargos no procedentes
3. Proceso de Homologación inconcluso
4. Excedentes frente a planta autorizada
5. Tipo de Vinculación no adecuada
6. Información de fondos incompleta
7. Docentes sin afiliación a F.P.M.
1. Horas Extras (Recargo Nocturno a Docentes, Asignación a cargos Directivos Limite de horas que se sobrepasan en Administrativos.2. Reconocimiento adicional a cargo Directivos. Asignación sin sustento legal Variación del porcentaje de asignación3. Vacaciones: Pagos proporcionales a docentes, pago de vacaciones sin fechas de disfrute.4. Vulneración del mínimo legal por descuentos.
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