Módulo Practice Management
FOCUS FIVE
Cinco passos para o sucesso do escritório Acountia:
1. Crescimento
2. Produção Pontual
3. Recebimentos
4. Contacto Mensal Significativo com os Clientes
5. Relatórios Mensais de acompanhamento da unidade Fiducial
1. Crescimento
Mínimo:
2 novos clientes/mês -> 1º e 2º Ano
1,5 novos clientes/mês -> 3º e 4º Ano
1 novo cliente/mês -> 5º em diante
Ou, em alternativa, um objetivo em termos de valor
500€/mês -> 1º e 2º Ano
350€/mês -> 3º e 4º Ano
250€/mês -> 5º em diante
2. Produção Pontual
Uma vez vendido o nosso serviço, o próximo passo é produzir o trabalho
A regra é:
“No mínimo 90% dos clientes deverão receber os relatórios de gestão até ao
dia 25 do mês seguinte aquele que os relatórios digam respeito”
2. Produção Pontual
6 passos a seguir para que os nossos clientes tenham direito a um serviço de
elevado profissionalismo:
1. Após a venda, realizar a instalação num prazo máximo de 48 horas
2. Fazer compreender aos RH a importância da entrega pontual da informação
aos clientes
3. Agendar reuniões semanais com os Supervisores e/ou Administrativos de
Contabilidade para discutir os problemas que possam ter sentido na recolha dos
dados a tempo para serem processados
4. Frequentemente a reinstalação é necessária
5. Acompanhar a “ Folha de Trabalho Mensal”
6. Perguntar a si próprio “Eu sei o nível de produção de cada administrativo de
contabilidade no dia X?”
2. Produção Pontual
3. Recebimentos
A regra é:
Deverá ter-se no mínimo 85% dos clientes a pagar via transferência bancária
A Meta é 100%
4. Contacto Mensal Significativo com o Cliente
A regra é :
Deverá contactar-se no mínimo 85% dos clientes de forma
significativa uma vez por mês
A Meta é 100%
Estes contactos são registados no “Relatório Mensal de Contactos
com Clientes”
5. Relatórios Mensais
Relatórios de Gestão Mensais de Acompanhamento da Própria Unidade Fiducial
Orçamento e Plano de Negócios Vs RealizadoRelatório Focus Five
Qual é o meu resultado ?
Confira mensalmente o seu resultado nos Focus Five
Se atingirem os resultados mínimos em cada área, o sucesso do seu negócio está
garantido
Focus Five Mensal Objct. Realizado
1. Novos clientes mês/fact. 2/500 € _______
2. % clientes com RG entregue 90% ______
3. % clientes a pagar TB 85% _______
4. % clientes contactados 85% _______
5. Relatório Financeiros
5.1 Orçamento vs Realizado Revisto _______
5.2 Relatórios Focus Five Enviado _______
até dia 10
Qual é o meu resultado ?
Douglas Mcgregor (1906-1964), Abraham Maslow (1908 -1970)
Recursos Humanos
N. siais
n. criativas ou de valores ou ideais
n. ciência e prestigio social
n. ciência e prestigio social
n. segurança económica
n. saúde
Recursos HumanosJ.A. PÉREZ LÓPEZ (1934-1996)
Motivação Extrínseca
Vinculo de Interesse
Incentivos Políticas de Retribuição
Motivação Intrínseca
Vinculo de atracão
Oportunidades Políticas de Promoção
(Desenvolvimento Profissional)
Motivação Transcendente
Vinculo de lealdade
Apelo a Valores Políticas de participação:
trabalho em equipa, etc
Recursos Humanos
Tipo de Empregado N.º de Clientes
1º Administrativo 5
2º Administrativo 20
1º Comercial 20
1º Supervisor 30/40
Administrativo Exp. Geral 30/40
3º Administrativo 60
2º Supervisor 60
Dinâmica de Contratação
Recursos Humanos
Qualidades num colaborador
Existem certas qualidades que são comuns a todos os colaboradores. Na decisão de contratar um novo
empregado, existem vários fatores a considerar, tais como:
– Responsabilidade– Proatividade– Rigor– Disponibilidade– Capacidade para trabalhar em equipa– Espirito de serviço
Recursos Humanos
Responsabilidades do Cargo
Partner
Administrativo de Contabilidade
Administrativo Expediente Geral
Supervisor
Consultor
Comercial
Partner
1. Gestão Comercial Captação de clientes Manutenção de Clientes
2. Gestão de Recursos Humanos Mediação e controlo da actividade produtiva Avaliação, motivação e formação de colaboradores
3. Gestão administrativa e financeira do seu próprio negócio Plano de negócios, Orçamento e Desvios Pagamentos e recebimentos Manutenção e melhoria do sistema de gestão da qualidade
Administrativos de Contabilidade
Quando se contrata um administrativo de contabilidade, um dos principais objectivos será
encontrar indivíduos que possam permanecer na empresa por um longo período de tempo
Perfil ideal: Jovem e formação média (12º ano) com curso profissional de contabilidade
Introduzir os dados no software da forma mais eficiente e rápida possível
Obter todos os elementos e dados do cliente
Preencher a “Folha de Trabalho Mensal” na parte que diz respeito aos elementos recebidos
dos clientes
Processar toda a contabilidade e inerentes obrigações fiscais dos clientes ( IVA, S. Social,
etc.)
Ser capaz de responder às questões dos clientes
Ser capaz de lidar com 20 clientes em média, completando todas as obrigações acima
descritas
Administrativo Expediente Geral
Não lida diretamente com o processo produtivo nem com o cliente
Atender o telefone
Escrever cartas
Organização e Arquivo
Serviços externos
Ajudar na introdução de dados, quando necessário
Supervisor
Perfil ideal: Ser TOC, a experiência é importante, Sentido de responsabilidade
1. Ser responsável por todas as questões contabilisticas e fiscais de + de 30 clientes em média
Supervisor
Administrativos
Contratar, formar e supervisionar os Administrativos
Acompanhar todo o processo produtivo
Responder a todas as questões técnicas de contabilidade e do seu
respetivo processamento
Rever toda a informação para o cliente
Rever a “Folha de trabalho mensal” e a “Folha de controlo da
avença mensal/tempo gasto”
Preparar e rever os incentivos mensais aos administrativos
Supervisor
B. Cliente atuais
Contactar mensalmente com os clientes
Rever todos os relatórios de gestão antes de os apresentar ao cliente
Lidar e resolver questões dos clientes
C. Novos clientes
Instalar novos clientes
Completar e processar o trabalho em atraso
Processar dois meses de trabalho para clientes novos e rever a
contabilidade com o administrativo
D. Referências Ativamente solicitar referências aos clientes
2. Preparar os impostos e o trabalho de final de ano
3. Correspondência do clienteA. Inquéritos do cliente
B. Inquéritos das Autoridades Fiscais
Supervisor
4. Manter semanalmente uma reunião com o
Gestor/Franchisado para revisão de todas as
questões: produção, contabilidade, problemas de
clientes, staff, etc
Supervisor
Consultor
Perfil ideal: Formação em Gestão/Economia, experiencial profissional relevante
em análise financeira
Planos de negócio e orçamento
Estudos de Viabilidade
Projetos de Investimento
Avaliações de Empresas
Incentivos
Administrativo de Contabilidade:
Deve existir um incentivo de 25% do total da faturação dos clientes sob alçada do
administrativo, cujo trabalho tenha sido acabado até final de cada mês
Exemplo:
O Administrativo é pago a €5/hora para um horário de trabalho de 40h semanais.
O valor base será de €800
No final do mês o administrativo completou o trabalho para 20 clientes, com um
total de faturação de €4.000
O incentivo é calculado: €4.000*25%=1000
Menos a base de =800
Incentivo do mês=200
Comercial
Perfil ideal: Espírito comercial/consultor, pessoa que inspire confiança e credibilidade,
de preferência com alguns conhecimentos nesta área
Trabalhar por objetivos
“Beber” a filosofia Acountia
Trabalhar ativamente na prospeção de clientes
Trabalhar sistematicamente de forma a atingir os níveis de vendas estabelecidos:
Assinar acordos de prestação de serviços
Entregar relatórios de forma regular como requisitados pelo Gestor/Franchisado
Inserir todos os dados no CRM
IncentivosComercial:
Nos primeiros 3 meses de atividade, deve-se pagar um valor fixo de por exemplo €1.000.
Após esse período devemos ter o seguinte esquema de retribuição:
Retribuição de 2 x o valor da avença mensal, para contactos gerados por nós
Retribuição de 4 x o valor da avença mensal, para contactos gerados pelo comercial
O valor de 2 avenças inclui todos os custos relacionado com deslocações, embaixador
andante, telemarketing, etc.
Exemplo:
Supondo que o comercial angaria 2 novos clientes por mês, com uma avença média de
€200. Se esses contactos tiverem sido gerados por ele, terá direito a uma retribuição de
= 2*200*4= €1.600
Medição e Controlo
Relatórios Controlo da Atividade
São instrumentos de medição para avaliar a perfomance e controlar a atividade
O objetivo é o maior crescimento e produtividade possível
Todos os escritórios necessitam de registar o seu crescimento e a sua atividade
usando sistemas que possam ser duplicados e delegados
Relatórios de Controlo Interno
Folha de controlo da avença mensal/tempo gasto
É um relatório usado pelo staff para documentar o tempo despendido diariamente com
o processamento do cliente
No final de cada mês o relatório está completo
O responsável revê se a informação está a ser processada a X ( 75 €/ hora )
Por ex. Cobra-se 150 €/mês ao cliente, todo o processo não deverá demorar mais de
duas horas a processar e a rever toda a informação do cliente
Se o processo demorar mais que duas horas em média, está-se a perder € com o
cliente
Relatórios de Controlo da Atividade
Relatório de Contactos Mensais com Clientes:
É um relatório onde deverão ser registadas o nº de chamadas mensais para cada
cliente, e sempre que possível o respetivo tempo gasto
Relatório de Trabalho Administrativo:
Este relatório serve como uma comparação interna do trabalho dos administrativos.
Este relatório poderá servir como fator de motivação para si e para a sua equipa
Relatórios de Controlo Interno
Folha de Trabalho Mensal
Reflete por administrativo o estado (produtivo) do trabalho com cada cliente a cada
momento. O relatório deve ser preenchido por cada individuo que tiver clientes na
sua alçada
Fecho e Apresentação de Contas
Fecho de Contas: Dossier Fiscal