Download pptx - Nhập môn viết email hiệu quả

04/09/2023

Trước khi bắt đầu

1. Tắt chuông điện thoại

2. Nhường chỗ cho các bạn khó nhìn xa.

3. Mở máy tính, đăng nhập vào tài khoản mail Fpt.

4. Không mang thức ăn, nước uống vào trong phòng học.

5. Hạn chế download file, lướt web, nếu sử dụng

“mạng trường”.

04/09/2023JUST ASK TO LEARN 2

Chương Trình Liên Hiệp Tập HuấnLàm việc chuyên nghiệp, quản lí hiệu suất cao

với tài khoản mail Fpt• Mục đích:

• Nâng cao ý thức, năng lực các quản lí viên.

• Tăng cường chia sẽ thông tin,

• Xây dựng nền tảng phong cách làm việc chuyên nghiệp tại FU

• Đơn vị khởi xướng:

• Cóc Sài Gòn & Cóc Dám Code

• Lịch làm việc:

• Thứ hai (7/11) + Thứ năm (10/11) + thứ sáu (11/11) lúc 17h30 phòng 213.

• Kết quả mong muốn:

• Teambuilding mọi thành viên tham gia. Tăng cường giao lưu hiểu biết lẫn nhau.

• Website quản lí chính thức đến từng CLB. Liên kết Website.

04/09/2023

[email protected]

Tập Huấn ý thức email chuyên nghiệp

(QuanTH)

04/09/2023Just ask to learn4

Nội dung

* Email và email chuyên nghiệp: sự khác biệt

* To Cc và Bcc.

*** Tiêu đề, chữ kí và tập tin đính kèm

Bố cục email

** Truy cập email: online và offline Gmail, Outlook, Thunderbird

*** Thư mục, Nhãn, Bộ lọc và hiệu suất làm việc.


Chuyên nghiệp?

Informal Không quan trọng hình thức

Bạn bè với nhau

Ngắn gọn, không quan trọng lỗi câu từ

Giọng điệu thân thiện, có thể xuề xòa, đùa vui.

Lược bớt các thành phần thư không cần thiết: tiêu đề, chào hỏi, cảm ơn, hứa hẹn, chữ kí, …

FormalHình thức củng cố nội dung

Gửi đến tập thể, tổ chức, người quản lí, cấp trên.

Thông tin đầy đủ, rõ ràng, cẩn thận lỗi câu từ.

Giọng điệu thân thiện, nhưng nghiêm túc, xây dựng.

Đầy đủ các thành phần nội dung.


To, Cc, Bcc

Dear my love and my wife,

I am writing to let two of you know that I am going to the pagoda.

…

Yesterday, my families have said that ….

Regards,

QuanTH

TO: my love & my wife

CC: my family

BCC: my mastermind


Tiêu đề và chữ kí

Tiêu đề tốt cần có: Prefix của tổ chức, dự án

VD: [CSG], [CDC], [FVC] …

Đối tượng của cuộc trao đổi:

VD: Sự kiện ABC, Bạn NgThX, Tài liệu NCL, …

Hành động cần người nhận đáp ứng:

VD: Xác nhận, Lấy Ý kiến, thảo luận …

Độ cấp bách của thư:

VD: trả lời trong 24h, …

Ví dụ: [CDC] Xác nhận deadline project Green Mantist trước 12:00 26/12.

[CSG] Biên tập bài cóc buôn “Cóc Chém gió” trước 23:45 20/11

Xem thêm: http://www.chrishardie.com/2008/10/6-tips-for-good-email-message-subject-lines/

Một tiêu đề tốt sẽ

• giúp lấy được cảm tình người đọc,

• giúp công việc được xử lí nhanh, hiệu quả.

--------------------------

Một chữ kí tốt sẽ

• lấy được cảm tình người đọc,

• bảo vệ rủi ro cho người gửi,

• giúp liên lạc được tốt hơn

http://www.chrishardie.com/2008/10/6-tips-for-good-email-message-subject-lines/




Tiêu đề và chữ kí

Chữ kí tốt, ghi chú cuối thư: Tên đầy đủ của người viết

VD: Tô Hồng Quân

Chức vụ/ Vai trò trong tổ chức:

VD: Thành viên/ Sinh viên …

Thông tin liên lạc đến người gửi:

VD: Số điện thoại, email, Y!ID …

Ghi chú cuối thư, Tuyên bố bảo mật thư:

VD: … đây là thư nội bộ CLB CSG. Nếu bạn vô tình …

Xem thêm: http://www.sitepoint.com/creating-an-effective-email-signature/

http://www.timeforblogging.com/2007/05/30/proper-elements-of-an-email-signature/

Một tiêu đề tốt sẽ

• giúp lấy được cảm tình người đọc,

• giúp công việc được xử lí nhanh, hiệu quả.

--------------------------

Một chữ kí tốt sẽ

• lấy được cảm tình người đọc,

• bảo vệ rủi ro cho người gửi,

• giúp liên lạc được tốt hơn


Tập tin đính kèm

Tên tập tin tốt cần có: Prefix của tổ chức, dự án

VD: [CSG], [CDC], [FVC] …

Loại tập tin:

VD: Danh sách XYZ, Bảng kê, ….

Ngày gửi:

VD: 2011-11-07 …

Phiên bản/ Version tập tin:

VD: v1.0, …

Ví dụ: [CDC] Biên bản họp milestone 2011-11-07 v1.0

[CSG] Ảnh chụp biên lai thu tiền offline 2011-11-07 v1.0

Một option khác để đưa file đính kèm là chia sẽ link đến tài liệu online, VD google docs …

Một tập tin được đặt tên tốt sẽ giúp:

• Tránh thất thoát tập tin

• Tránh nhầm lẫn tập tin

• Tránh nhầm lẫn giữa các bản chỉnh sửa của cùng một tập tin

• Giảm thao tác mở file để xem nội dung không cần thiết.


Bố cục emailAnh Quân thân mến,

Em là Năng Siêng, SE042X đây!

Trước hết em có lời xin lỗi anh. Hai tuần qua em bận nhiều việc quá. Bài cóc buôn “Cóc Chém Gió” em của em không kịp deadline nên em quyết định hủy luôn không viết nữa.

Hiện tại, em đang triển khai ý tưởng một bài cóc luận về tình hình hợp tác các CLB tại FU. Em nghĩ việc này là cần thiết để thúc đẩy sự gắn kết cộng đồng.

Em cũng muốn làm một bài về vấn đề dùng source gian lận tại trường mình nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu.

Em cảm ơn các bạn đã tận tình giúp đỡ em trong 2 tuần rồi. Em chờ thư hồi âm của anh.

Thân chào anh,

Chào hỏi

• Giới thiệu

• Tình hình vừa qua

• Kết quả, lí do

• Hiện tại đang diễn ra

• Dự định/ Đề xuất.

• Sự chờ đợi nếu có

Cảm ơn và chia sẽ kết thúc thư


Thế là xong phần nội dung email

1 phút đặt câu hỏi …

Và chúng ta sẽ đi đến kĩ thuật


Email Online or Offline ?

Online:

+ Không cần cài đặt, cấu hình PM.

+ Vừa lướt web vừa gửi mail

+ Nhiều tiện ích

- Cần có kết nối Internet.

- Tốc độ chậm.

Offline:

+ Không cần kết nối Internet, đọc mail cũ offline.

+ Nhiều tiện ích.

+ Tốc độ nhanh

- Nhiều thiết bị, nhiều cấu hình, tốn công cài đặt.


Thư mụcNhãnBộ lọc

Thực hành:

1. Lọc thư với nhãn Gmail: Tạo 2 nhãn Cóc Sài Gòn và Cóc Dám

Code.

Tạo 2 bộ lọc

Lọc các thư có tiêu đề chứa [CSG] và gắn nhãn Cóc Sài Gòn

Lọc các thư có tiêu đề chứa [CDC] và gắn nhã Cóc Dám Code

2. Lọc thư vào thư mục (Yahoo/ Outlook): Tạo 1 thư mục để chứa thư cần lọc

Tạo một bộ lọc để lọc thư vào thư mục cần chứa theo mong muốn.

Xem thêm:

Nhãn:

http://www.youtube.com/watch?v=kNVbf5HYHHg&feature=list_related&playnext=1&list=SPD17454D30A363D61

Thư mục: http://www.youtube.com/watch?v=ZTCSWaNBelo

Email nhiều, chúng ta cần phân loại để dễ tìm. Có 2 cách:

1. Cho vào Thư mục: Outlook, Yahoo, …

2. Dán Nhãn cho thư: Thunderbird, Gmail, …

Thay vì làm bằng tay, ta

hãy để bộ lọc (Filter) làm giúp ta.


Bạn đã và muốn hiểu thêm về Email?

Lời khuyên cuối:

• Hãy hỏi tổ chức/ CLB của bạn có quy định gì về email hay không?

• Hãy xây dựng cho mình/ CLB của mình một phong cách email chuyên nghiệp.

Để biết thêm chi tiết xin gửi email về [email protected] hoặc [email protected]

với tiêu đề [Trainning] Trợ giúp vấn đề ###### với email.