NMKG-event LEAN en SCRUM
De combinatie van LEAN en SCRUM binnen een
overheidsorganisatie 01-02-2018
1
Programma
• Welkomstwoord en introductie Wigo4it
Spreker - Hessel Westera
• LEAN en SCRUM binnen Wigo4it
Sprekers – Miriam Blommers en Frank Wubben
• Onze lessons learned en oplossingen
Sprekers – Frank Wubben
2
Introductie Wigo4it
3
Domeinen en applicaties:• Inkomen & Zorg: Socrates en Edison• Webservices: GALO.• Werk & Participatie: RMW (Edison)• Schuldhulpverlening: Allegro
Bedient +/- 5000 medewerkers van de sociale diensten en 33% van het totaal aantal bijstandsgerechtigden in Nederland.
Er werken +/- 250 medewerkers bij Wigo4it. Onder andere als ontwikkelaar, tester, architect, database-beheerder en business consultant.
…voor automatisering van de werkprocessen van het sociale domein…
…Wigo4it bundelt de ICT-vraag aan het aanbod en bouwt en beheert verschillende applicaties voor de domeinen Werk, Inkomen en Zorg.
Is het samenwerkings-platform van de G4 sociale diensten…
Sinds 2013 werkt Wigo4it samen met het Programma Professional Portal/Innovatie (PPI) aan de applicatie Edison.
Waarom een overheidscoöperatie?
6
Lagere kosten• Zowel voor de
uitvoering als de ICT• Zowel eenmalig als
structurele kosten.
Hogere kwaliteit• Door kennisdeling• Door betere ICT
ondersteuning
Implementatiesnelheid• Snel en flexibel van idee
tot implementatie (Scrum)
• Ruim 26 releases per jaar snel inspelen op verandering
Grotere invloed G4
Programma Professional Portal
/ Innovatie
Samenwerking G4, Wigo4it en PPI
Directeuren uitvoering
Informatiemanagers
(Hoofden) Functioneel beheer
Etc.
Wethouders G4
Algemeen directeuren sociale diensten en Wigo4it
Algemene deelnemersvergadering
Bestuur
Wigo4itAmsterdam, Den Haag,
Rotterdam, UtrechtPP/I
Afdelingen Regie, Supply
en Staf
Keten- en samenwerkingspartners
17
Bedenken Realisatie ProductieKiezen
BeleidProcesInformatieFunctionaliteit
Verkenning Definitie Ontwerp TestBouw BeheerUitrol & Nazorg
Sturing door DomeingroepSturing op
dienstverleningdoor ´B&D´
Pre-refinement
WATHOE
overleg demandvertegen-woordigers en
PO
planning
verkenning
pre refinement
(G3+PO+analist)
refinement
(team)
sprint Uitrol, nazorg en beheer
Een lean-organisatie herken je aan …
…alleen datgene doen wat waarde heeft voor de
klant…
…met respect voor een ieders vakmanschap en tijd…
…streven naar perfectie, maar er niet op wachten: stap
voor stap.
Lean voor de Overheid: Groep en individu
Overheid:GemeenteProvincieWaterschapRijk
Individu Groep:Buren, BuurtWijk, StadMaatschappij
8 dodelijke verliezen
8 verliezen in mailverkeer
Fouten/Gebreken
Herbewerken
Controle
Wachten
Voorraad
Verplaatsen
Overprocessing
Onderbenutting van talent
PROCESSEN
Traditionele visie op de organisatie
Verliezen leren zien
Hoe u denkt dat het is Hoe het werkelijk is Hoe het zou kunnen zijn
Waardestroomanalyse
Verplaats je in het binnenkomende materiaal, een binnenkomende aanvraag welke route volg het:
➢Wat gebeurt er onderweg allemaal met je?➢Waar lig je te wachten?➢Waar gebeurt er iets met je?➢Is het waarde creëren? Of zijn het verliezen?➢Hoe is de routing?
Waarde Stroom Analyse
Toyotamuseum, Toyota-shi
Verbeterkata
Begrijp deRichting
Begrijp deHuidigeSituatie
Verbeterenrichting doeltoestand
met PDCA
Bepaal het(Volgende)
Doel / Doeltoestand
De verbeterroutine gebruik je alleen bij proactief/gepland verbeteren!
Begrijp deRichting
Begrijp deHuidigeSituatie
Verbeterenrichting het
doel met PDCA
Bepaal hetDoel
Doeltoestand
De uitdaging
We streven naar perfectie (uitdagingen)
Begrijp deRichting
Begrijp deHuidigeSituatie
Verbeterenrichting het
doel met PDCA
Bepaal hetDoel
Doeltoestand
De doelenmatrix
Variantie
Het is niet alleen belangrijk om gemiddeld het doel te raken, maar ook de spreiding te beperken.
Betrouwbaar proces?
Frequentie(hoe vaak heb ik deze meetwaarde gevonden in mijn steekproef)
tijd
Instabiel proces
Stabiel proces Verbeteren
Stabiliteit en spreiding
Do
orl
oo
pti
jd
Onderzoeksplan
Het onderzoeksplan
1. Wat gaan we meten?
2. Hoe gaan we meten?
3. Wie gaat meten?
4. Hoeveel metingen?
5. De periode van meten?
Begrijp deRichting
Begrijp deHuidigeSituatie
Verbeterenrichting het
doel met PDCA
Bepaal hetDoel
Doeltoestand
A
A
D
B
C
B
Dagstart fasen
Definiëren
Normeren
Gamen
Analyseren
Presteren
• Dagstart ontwerpen:-PI’s selecteren-Agenda -Dagstartbord-Moment en tijdstip-Plaats-Deelnemers, rollen
• Zoektocht naar:-Definities van de PI’ster discussie stellen-Waar vind ik de info?-Info niet begrijpen-Gegevens kloppen niet•No Show
•Weten welke knoppen•De PI’s beïnvloeden•Focus•Windowdressing
• Op zoek gaan naar het waarom van het achterblijven van resultaten•Aanvullende cijfers ter onderbouwing
• Snel en grondig reageren op afwijkingen•Deelnemers brengen zelf nieuwe info aan•Verbeterideeen•Marktplaats
Teamprestaties
Individuele prestaties
Begrijp deRichting
Begrijp deHuidigeSituatie
Verbeterenrichting het
doel met PDCA
Bepaal hetDoel
Doeltoestand
De 2e Routine: Plan – Do – Check – Act
PROBLEEM
OPLOSSINGF
PROBLEEM
OPLOSSING
OORZAKEN
Begrijp deRichting
Begrijp deHuidigeSituatie
Verbeterenrichting het
doel met PDCA
Bepaal hetDoel
Doeltoestand
CheckPlan
1. Probleemstelling (wat is er aan de hand?)
©Yokoten
2. Beeldvorming (waar, wanneer, hoe vaak, hoeveel – grafieken, plaatjes, cijfers)
3. Basiscondities (is de basis op orde?) 4. Doelstelling (wat willen we
per wanneer bereiken? - SMART)
5. Bronoorzaken (waarom hebben we het probleem?)
Bronoorzaken 4 M’s
is iedereen voldoende opgeleid? zijn er actuele werkinstructies? worden die door iedereen nageleefd? is het op de afdeling netjes en geordend?
6. Actieplan (wie doet wat wanneer?)
7. De resultaten (wat is er bereikt? – grafieken, cijfers)
8. Borgingsplan en verdere opvolging (hoe borgen we de oplossingen en de resultaten?)
ActienemerWanneerGereed?Actie Gereed
ActienemerWanneerGereed?Actie Gereed
Datum:
Namen:
……/………./……….
……………………………
……………………………………….…
……………………………………….…