1.- INTRODUCCIÓN: ALGUNOS TÉRMINOS Y CONCEPTOS BÁSICOS

1.1.1. Significado de “significado”

En este capítulo voy a exponer una serie de cuestiones generales y a introducir ciertas distinciones que se darán por sentadas en todo lo que sigue.Quiero llamar la atención del lector especialmente en el hecho de que todo término que aquí se presente con una interpretación técnica será utilizado exclusivamente en este sentido, a lo largo de todo el libro, en tanto que sea empleado como termino técnico. Siempre que se introduzca en un sentido técnico, aquí o en los sucesivos capítulos, se escribirá en forma espaciada , lo mismo que más adelante, cuando convenga recordar al lector que el sentido técnico de un término no debe confundirse con ninguno de sus otros sentidos posibles. En todo caso, los términos espaciados se explican en el cuerpo del texto o en nota al pie.

En general, se define la semántica como el estudio del significado (en inglés, “meaning”), definición que acogeremos provisionalmente mientras no aclaremos con precisión lo que se entiende en este contexto por “meaning” <significado>. Desde que Ogden y Richards (1923) publicaron su obra clásica sobre esta cuestión, y de hecho mucho antes, los semantistas han destacado habitualmente el hecho (admitimos que se trata de un hecho) de que (en inglés) el nombre “meaning” y el verbo “to mean”, <<significar>>, contienen muchos significados discernibles. 1 Para hacernos una idea del campo que abarcan sus aceptaciones, consideremos las siguientes oraciones:

1 Leech (1974: 1 y ss.) apunta que la razón por la cual <<los semantistas parecen haber gastado a menudo una cantidad exagerada de tiempo desentrañando los “significados de meaning” como preámbulo presuntamente necesario para el estudio de su especialidad>> de debe a que han intentado “explicar la semántica a través de otras disciplinas”. A mi entender, hay algo más que esto. Pero cabe efectivamente sostener que no puede comprenderse o explicarse el significado lingüístico como no sea a partir de otros tipos de significados no lingüísticos.

ESTUDIO Y EVALUCACIÓN DEL CONTROL INTERNODEL CICLO DE INGRESOS

Generalidades

Introducción

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedido de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a los clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en el que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

Las funciones, los asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de ingresos que se describen más adelante, son aquellos que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberán efectuar para cada caso en particular.

Funciones típicas

Las funciones tipicas de un ciclo de ingresos podrían ser:

1.- Otorgamiento del crédito 2. Toma de pedidos 3. Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio4. Facturación 5. Contabilización de comisiones 6. Contabilización de garantías 7. Cuentas por cobrar

8. Cobranza9. Ingresos del efectivo 10. Ajuste a factura y/o notas de crédito 11. Determinación del costo de ventas

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:

Ventas Costo de ventas Ingresos de caja Devoluciones y rebajas sobre ventas Descuentos por pronto pago Provisiones para cuentas de pago dudoso Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables Gastos de comisiones Creación de pasivos por el impuesto a las ventas Provisiones para gastos de garantías

Formas y documentos importantes

Ejemplos de formas y documentos del ciclo de ingresos podrían ser:

Pedidos de clientes Órdenes de venta y embarques Conocimiento de embarque Facturación de venta Notas de crédito pro devoluciones y rebajas sobre ventas Avisos de remesas de clientes Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:

a) Bases de referencia: representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.

b) Bases dinámicas: representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se esta modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes:

Bases de referencia: Listas y/o archivos maestros de clientes y de crédito Catálogos de productos y listados o archivos de precios.

Bases dinámicas: Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir. Auxiliares de clientes Estadísticas de ventas Diarios de ventas.

Enlaces con otros ciclos

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

Ingresos de caja que se enlazan con otro ciclo de tesorería Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de producción Concentraciones de actividades (pólizas de registro contable) que se

enlazan con otro ciclo de informe financiero.

Objetivos específicos de control interno del ciclo de ingresos

Objetivos

Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 21 objetivos específicos de control interno, los cuales de acuerdo con los lineamientos establecidos en el boletín 3050, relativo al estudio y evaluación del control interno, que han sido clasificados en cuatro clases como sigue:

De autorización

De procesamiento y clasificación de transacciones De verificación y evaluación De salvaguarda física

o De autorización:

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que estos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

Los clientes deben autorizarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración

El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.

Las distribuciones de cuentas y los ajustes de ingresos, costo de ventas, gastos de venta y cuentas de clientes, deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.

o Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones:

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.

Deben requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios.

Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente. Todos y únicamente los embarques efectuados y servicios prestados deben

producir facturación Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su deposito Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y

oportunamente.

Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente

La información del efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

Los ajustes a los ingresos, costos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse concentrarse e informarse correcta y oportunamente

Las facturas, cobros y ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente

En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costo de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos

Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia

La información para determinar bases de impuestos deriva de las actividades de ingresos de producirse correcta y oportunamente.

o Objetivos de verificación y evaluación:

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, asi como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Este objetivo para el ciclo de ingresos es:

Deben verificarse y evaluarse en forma periódicas los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas.

o Objetivos de salvaguarda física:

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a los accesos a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimiento de proceso. Estos objetivos para el ciclo de los ingresos son:

El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería

El acceso a los registros de embarque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la gerencia

Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de ingresos, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la empresa

para lograr dicho objetivos, y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.

Lo anterior como se menciona en el Boletín 5030 “metodología para el estudio y evaluación del control interno”, tiene como objetivo determinar la naturaleza, el enlace y oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar a cabo el auditor.

El presente capítulo de esta guía pretende precisamente mostrar ejemplos de las técnicas de control interno que podría utilizar una empresa para lograr estos objetivos específicos, asi como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr parcialmente los mismos. En ningún caso se pretende que los ejemplos que aquí se proporcionan de técnicas de control sean todos los que puedan existir en una empresa, sino mas bien que estos ejemplos sirvan como guía para el auditor para identificar aquellas técnicas de control que realmente estén operando en al misma.

Los ejemplos de las técnicas de control interno que más adelante se mencionan incluyen en muchos casos, técnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando estas cuentan con un sistema de procesamiento electrónico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado ya que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas de PED en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar técnicas de control interno específicas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de técnicas puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluación del control interno de un ambiente de PED.

Objetivos de autorización

Objetivo 1: “Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración”

En los criterios de selección de clientes que utilizan las empresas, estas deben especificar estándares para los clientes potenciales respecto a asuntos tales como los siguientes:

Situación financiera y estabilidad económica Reputación Historia anterior y antecedentes de crédito Restricciones legales (ejemplos: limitaciones para efectuar exportaciones,

control de precios, etc.) Las políticas que tenga la empresa en relación con transacciones que se

celebren con compañías afiliadas, conflictos de interés, etc.

Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo 1: Políticas por escrito para la selección de clientes y aprobación de crédito

Bases de datos como: listas de clientes aprobados o archivo maestro de clientes

Procedimientos específicos para añadir, cambiar o eliminar datos de las bases de datos

Técnicas para probar la confiabilidad de la base de datos

Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito aprobados por personal autorizado.

Uso de formas estándar pre numeradas para documentar los cambios a las bases de datos, controles físicos sobre el acceso a dichas formas y conciliación de las formas usadas con los cambios realmente efectuados.

Revisión y aprobación por personal autorizado de los informes de cambios efectuados a las bases de datos.

Verificar periódicamente que los clientes registrados en las bases de datos sean los autorizados y se apeguen a los criterios de selección aprobados por la administración: por una persona independiente del proceso.

Pruebas periódicas por parte de auditoria interna de los archivos (verificación de crédito, confirmaciones etc.)

En un medio de PED: La revisión periódica de que los cambios a las bases de datos se hicieron

correctamente Conciliación de cifras control del registro del conmutador Limitaciones del acceso a la información contenida en las bases de datos Uso de dígitos de verificación sobre los códigos de los clientes para el

manteniendo de los archivos Comprobación de validez de datos importantes (número del cliente, límite

del crédito)Ejemplo de riesgos si no se logra el objetivo 1

Pueden efectuarse embarques a clientes no autorizados, lo cual podría resultar en posibles cuentas incobrables

Puede efectuarse ventas a personas o empresas en las que exista conflicto de intereses sin el conocimiento de la gerencia

Objetivo 2: “El precio y las condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben autorizarse de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración”.

Las políticas para fijar precios y condiciones de las mercancías y servicios ofrecidos por la empresa pueden especificar lo siguiente:

Métodos a utilizar para establecer los precios de venta (costo más un % de margen, competencia, compras para fijar precios a niveles estipulados, negociación, etc.)

Métodos a utilizar por la empresa para comunicar a los clientes potenciales sus precios de ventas (catálogos de precios, etiquetas de precios, etc.)

Condiciones para la venta que puede ofrecer la empresa tales como:o Puntos y fechas de entrega, puntos L. A. B. etc.

o Condiciones de crédito y pago

o Especificaciones de ingeniería y calidad

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 2:

Políticas por escrito donde se expongan claramente los criterios a este respecto

Archivos de precios de venta autorizados, condiciones para descuentos y embarques, etc.

Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar datos de las bases de datos

En el objetivo 1 se muestran ejemplos de técnicas que pueden usarse para proteger la confiabilidad de las bases de datos; las siguientes técnicas adicionales pueden usarse también con respecto a los archivos maestros que se identificaron en el inciso anterior.

Conciliación de los controles totales de comprobación sobre precios de venta en archivos maestros basados en el conmutador, con el registro de control preparado a mano o con el conmutador.

Comparaciones periódicas de precios marcados en las mercancías y catálogos, con el archivo maestro para establecer precios.

Revisión periódica de la información contenida en archivos maestros de precios por personal autorizado de producción y ventas.

Conciliación periódica del número de productos activos en el archivo maestro de precios y los registros de contabilidad de costos.

Listas de precios aprobados. Especificaciones de ingeniería y control de calidad. Condiciones aprobadas por escrito para el otorgamiento de crédito, entrega

y pago.

Comparación periódica por parte de personal independiente, de las condiciones autorizadas con las que aparece en las facturas de ventas.

Políticas escritas relativas a las garantías ofrecidas y revisión periódica de las transacciones relacionadas con dichas garantías, para verificar si estas se llevaron a cabo de conformidad con dichas políticas.

Procedimientos relativos a la revisión y aprobación de los contratos de venta antes de que estos se formalicen.

Procedimientos para revisar y aprobar las órdenes para surtir productos o prestar servicios que se ajusten a los deseos del cliente.

Ejemplo de riesgos si no logro el objetivo 2:

Pueden aceptarse pedidos de clientes o precios no autorizados y condiciones inaceptables para la garantía.

Pueden aceptarse pedidos para productos y servicios con estándares de calidad que la empresa no puede cumplir.

Pueden efectuarse entregas de mercancías L. A. B. destino sin haberse considerado los costos de entrega en los precios de venta.

Objetivo 3: “Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de venta y cuenta de clientes, deben autorizarse de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración”.

Como ejemplo de los ajustes antes mencionados tenemos los siguientes: Corrección de facturaciones Cancelación de cuentas incobrables Facturaciones especiales (ejemplos: facturas preparadas a mano en un

sistema de PED) Aplicaciones o reversiones de cargos por servicios o financiamiento Bonificaciones especiales Pueden efectuarse modificaciones a los programas para nulificar controles,

cambiar las políticas contables o reducir la salvaguarda física sobre los activos.

Pueden efectuarse alteraciones en el flujo de la información para ocultar datos a las personas que han de recibirlos o bien facilitar estos datos a personas que no deben de recibirlos.

Pueden perderse datos cuando se llevan a cabo conversaciones a nuevos sistemas.

En algunos casos pueden no procesarse transacciones, Las transacciones pueden procesarse incorrectamente por una persona a

quien no le corresponde dicho procesamiento.

Objetivos de procesamiento y clasificación de las transacciones

Objetivo 5: “Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancía o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración”.

Ejemplo de técnicas para logara el objetivo 5:

Procedimientos documentados para iniciar, revisar ay aprobar pedidos de clientes.

Uso y control de formas pre numeradas (para pedidos telefónicos, ordenes de embarques, etc.)

Archivo de firmas autorizadas para aprobar pedidos Inspección periódica de las formas usadas para ver que estén completas y

autorizadas Aprobación de funcionario autorizado para cada una de las clases de

transacciones Designación de parte de la administración o consejo de administración de

aquellas personas que puedan firmar ciertos documentos a nombre de la empresa

Comprobación de los detalles importantes de cada pedido que se recibe con los criterios establecidos por la gerencia. Esta comparación puede hacerse manualmente o con técnicas de validación del conmutador, por ejemplo:

Comparación de pedidos de clientes con los archivos maestros de clientes, precios de venta autorizados, condiciones para descuento y embarque, etc.

Verificación del crédito basado en el historial de pagos y del saldo de la cuenta del cliente.

Preparación de informes por excepción de todos los pedidos recibidos durante un periodo.

Aprobación de los pedidos de venta en cuanto a precios, condiciones de crédito otorgados por empleados que no sean los vendedores o las personas que preparen los pedidos de ventas.

Dígitos de verificación sobre el código de los clientes. Verificación de los detalles esenciales en los pedidos ( ejemplos: clave del

producto, precios , cantidades y código de la cuenta del cliente)

Limitaciones del acceso a los archivos o datos de pedidos, ya sean manuales o basados en el conmutador.

Informes por excepción de los pedidos que no sean aceptados.

Ejemplo de riesgos si no se logra el objetivo 5:

Los riesgos básico s de no lograr el objetivo 5 son los mismos de no lograr los objetivos 1 y 2 mencionados anteriormente.

Objetivo 6: “Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios”.

Objetivo 7: “Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente”.

Los objetivos 6 y 7 están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto, los riesgos si no se logran los objetivos, son iguales para los mismos.

Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo 6:

Acceso limitado a las mercancías que se tiene para la venta Preparación de órdenes de embarque o entrega pre numerados, por una

persona independiente de la función de embarque Autorización adecuada de las ordenes de embarque Políticas y procedimientos por escrito que definan que documentos se

requieren para despachar embarques. Acceso limitado a las formas de órdenes de embarque, de conocimiento de

embarque, y otras formas importantes Establecer áreas específicas de embarque Supervisión minuciosa de las actividades de embarque.

Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo 7:

Políticas y procedimientos documentados para programar losa embarque Procedimientos para informar e investigar oportunamente las mercancías

no embarcadas Comparación del número y los totales de las mercancías embarcadas

según la orden de embarque contra las mercancías que aparecen en los conocimientos de embarque

Verificación independiente de la mercancía embarcada por el transportador de la misma

Dobles conteos de los embarques

Sistema de computadora para preparar simultáneamente la orden de embarque, el conocimiento de embarque y la facturación de venta en la búsqueda (mediante el uso de rutinas fichadoras) del archivo de pedidos pendientes.

Supervisión y programación del personal que ejecuta los servicios del embarque.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 6 y 7:

Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios a quien no corresponde.

Pueden embarcarse mercancías o prestarse equivocados o bien puede embarcarse o prestarse una cantidad equivocada de mercancías o servicios

Las mercancías pueden embarcarse muy pronto o muy tarde o igual podría pasar con los servicios prestados

Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios a clientes que se han excedido en sus límites de crédito

Pueden absorberse costos de embarque que debieron haber sido facturados.

Objetivo 8: “Todos y únicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturación”.

Las técnicas de control y los riesgos de no cumplimiento del objetivo, están orientados hacia situaciones en que el reconocimiento del ingreso esta iniciado por una facturación. Sin embargo, en algunos casos la facturación no produce necesariamente el reconocimiento de un ingreso, por ejemplo tenemos aquellos en que una empresa factura según el progreso del servicio prestado facturaciones por honorarios anticipados, facturaciones contingentes a la aceptación de hechos futuros, embarques a un consignatario, etc. Cualquiera de estos ejemplos, representan hechos que pueden procesarse y controlarse a pesar de que se difiere el reconocimiento del ingreso.

En las empresas en que difiere la fecha de embarque o facturación con la del reconocimiento del ingreso, deben existir procedimientos y controles en el clico de ingresos para reconocer el ingreso como devengado de acuerdo con el método autorizado de contabilidad que se usa, (Ejemplos: el método de terminación de obra, método de la venta por el consignatario u otro método apropiado). En cualquier caso el ingreso reconocido debe conciliarse con elementos tales como facturaciones según el progreso, honorarios anticipados recibidos, etc.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 8:

Conocimiento de embarque y ordenes de embarque pre numerados y controlados de tal forma que posteriormente se pueda comprobar que los mismos se facturaron

Proporcionar simultáneamente los datos de embarque o entrega a una función de facturación y registro permanente de inventarios

Establecer requisitos de aprobaciones específicas para efectuar facturaciones de mercancías sin costo tales como promociones, muestras, garantías, consignaciones, etc.

Conteos de control y conciliaciones posteriores de: Numero de órdenes y partidas contenidas en cada orden y los

números de partidas facturadas posteriormente. Importe de las órdenes con los importes facturados posteriormente. Totales de comprobación de cantidades y número de las piezas

embarcadas o de las horas utilizadas con totales semejantes a las partidas facturadas.

Procedimientos para informar e investigar en forma oportuna los embarques no facturados y las facturaciones no embarcadas.

Informes periódicos de los atrasos en el surtido de pedidos. Políticas y procedimientos por escrito que definen los documentos que se

requieren para despachar los embarques. Comparación y conciliación en su caso, de las cantidades que salen de

inventario según se muestra en los registros permanentes, con las cantidades facturadas.

Investigación rápida y análisis periódico de las quejas que se reciban de los clientes.

Separación de funciones entre el personal que reciba las quejas de clientes y el que las analiza e investiga.

Inventarios físicos periódicos En un ambiente PED:

Comprobación de validez de campos de información (ejemplos: cantidad embarcada, clave del producto, numero del cliente y numero del pedido)

Control por lotes para cerciorarse de que todos los embarques fueron registrados en los archivos maestros o contabilizados en alguna otra forma.

Programas en la computadora que preparen automáticamente facturas de venta basadas en un archivo de embarques despachados, así como procedimientos que controlen este proceso, comparando los totales de cantidades embarcadas con las facturas y que produzcan informes por excepción de los artículos embarcados pero no facturados.

Ejemplo de riesgos si no se logra el objetivo 8:

Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios que nunca se facturen.

Pueden registrarse ingresos por mercancías no embarcadas o servicios no prestados.

Objetivo 9: “Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente”.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 9:

Verificación o validación de los datos contenidos en las facturas. Comprobación de los datos que aparecen en cada factura con el pedido,

documentación de embarques y listas de precios por un empleado que no esté involucrado en la preparación de la factura.

Recalculo manual o verificación por pruebas de las facturas preparadas a mano o producidas por el conmutador, por un empleado que no está involucrado en la preparación de la factura.

Separación de funciones entre el personal que recibe quejas de clientes y el que efectúa ajustes relativos a las facturas.

Proporcionar información de las ventas realizadas a los vendedores a comisión.

Ejemplo de riesgo si no se logra el objetivo 9:

El riesgo básico que existe si no se logra este objetivo es que pudieran emitirse facturaciones incorrectas y/o extemporáneas.

Objetivo 10: “Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción hasta su depósito”.

Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo 10:

Cajeros centrales Cajas registradoras (nota: las maquinas deben ser verificadas

rutinariamente por empleados que no tengan acceso al efectivo). Preparar conciliación diaria de los totales anotados en la cinta de la caja

registradora con fichas de depósito del banco. Contar con avisos de remesas de efectivo y documentos de cobranza pre

numerados y controlados, de tal forma que se pueda llevar cuenta de los mismos con posterioridad.

Contar con técnicas de control de efectivo, tales como arqueos frecuentes del efectivo en cajas, listas e informes de cobros, depósitos diarios, documentación y verificación de las transferencias de efectivo a bancos y análisis de las tendencias de los cobros.

Segregación de deberes entre el personal que maneja y relaciona los cobros recibidos y el personal que tiene la responsabilidad de:

Registrar los pagos de los clientes a las cuentas individuales de estos

Registrar el resumen de los cobros en las cuentas de mayor general.

Registrar los cobros en los libros de ingresos de caja Preparar los depósitos bancarios

Contar con un control contable independiente fuera el departamento de caja, sobre los ingresos de caja misceláneos (ejemplo: alquileres, intereses, dividendos, venta de desperdicio, etc.)

Llevar a cabo auditorias de fuentes originales de confianza para verificar que se han registrado todos los cobros en efectivo.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 10:

Extravió y malversación de fondos Pudiera existir no informarse de ventas de mercancías al contado o

ingresos misceláneos.

Objetivo 11: “las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente”.

Objetivo 12: “Los costos de las mercancías y servicios vendidos, asi como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente”.

Objetivo 13: “La información sobre objetivo recibido debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente”.

Objetivo 14: “los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes, deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente”.

Los objetivos 11 a 14 antes mencionados están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto, los riesgos, si no se logran los objetivos, son iguales para los mismos.

Ejemplo de técnicas para lograr los objetivos 11 a 14:

Procedimientos documentados para el proceso, corte y cierre de periodo.

Identificación y clasificación de las cuentas de clientes que estén documentadas.

Comprobación de los resultados reales con los presupuestos y análisis de variaciones.

El mantenimiento de registros cronológicos en los lugares de embarque o cobranza que pueden usarse para:

o Acumular ingresos en las fechas de la actividad, en vez de en las

fechas del procesamiento, oo Comprobar la forma en que fueron completados los registros o diarios o

ambas cosas. Investigación de la falta de continuidad en la secuencia numérica de las

formas utilizadas para el registro contable. Conciliación de las formas utilizadas con las registradas. Inventarios físicos periódicos de formas y su conciliación con los contables

establecidos. Revisión y seguimiento de los informes de excepción de formas pendientes

de procesar, tales como facturas, pedidos, etc. Revisión y seguimiento de los archivos que controlan los datos u

operaciones rechazadas hasta que estas se subsanen y procesen. Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad y los cortes de

procesamiento y producción de informes periódicos relativos. Contabilización simultanea de costos de venta y gastos relativos. En un ambiente de PED:

Totalizar los lotes y registrar los documentos de entrada (número de documentos e importes) y llevar a cabo una conciliación de los totales de lotes con el total resultante del registro, diario, informe o archivo actualizado.Totales de control e identificación de las fechas, encabezamientos, etc., en los informes.Dígitos de comprobación en los números de las cuentas de clientes.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos del 11 a14:

Los asientos en las cuentas de mayor general pueden ser incompletos e inexactos ocasionando diferencias entre estos y los auxiliares respectivos.

Se pueden registrar operaciones no autorizadas, duplicadas o erróneas. Pueden presentarse problemas de atraso por la obtención de información

contable y preparación de estados financieros.

Los informes que se preparen pueden ser incorrectos en cuanto a la clasificación de las transacciones o a los periodos en que ocurren los hechos.

Objetivo 15: “Las facturas, cobros y ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente”.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 15:

Efectuar una revisión minuciosa de los estados de cuenta que se envíen a los clientes y efectuar investigaciones de las facturas vencidas, créditos y cobros no aplicados en forma oportuna, etc.

Rotar las labores del personal de contabilidad. Efectuar comparaciones del detalle en las fichas de depósito con las

remesas y los créditos de las cuentas de los clientes. Conciliar en forma regular y periódica los saldos de auxiliares de clientes

con los saldos de mayor general u otros totales de control. En un ambiente de PED:

o Pruebas de validación para comprobar los asientos contables que

afecten cuentas de clientes y dígitos de control.o Formar lotes y conciliar los totales de entrada (ejemplos: los importes

de las facturas de venta y de las remesas de efectivo) con los totales del procesamiento y los nuevos saldos acumulados.

o Establecer controles de programas para prevenir o detectar

duplicidad en el pase de transacciones, así como la omisión de transacciones aceptadas.

o Establecer rutinas de comprobación de etiquetas de archivos de

computadora (fecha y versión) para reducir la posibilidad de pasar la versión equivocada de un archivo maestro o usar el archivo de actividades erróneo.

o Revisión de los informes de “ero y es” de la situación de la cuenta.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 15:

Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al mayor general.

Las operaciones con clientes pudieran pasarse incorrectamente a sus auxiliares.

Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta que se encuentra en el auxiliar o registro de un cliente.

Objetivo 16: “En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a la venta, efectivo recibido y ajustes relativos”.

Objetivo 17: “Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia”.

Los objetivos 16 y 17 están íntimamente relacionados entre sí por lo tanto, los riesgos, si no se logran, son iguales para los mismos.

Ejemplos de técnicas para lograr los objetivos 16 y 17:

Preparación de un catálogo de cuentas contenido en una descripción de cada cuenta, así como instrucciones de porque conceptos se deben afectar las mismas.

Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificación de las cuentas.

Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificación de cuentas y analizar las variaciones importantes entre los saldos reales y los presupuestados.

Procedimientos escritos de corte y cierre de periodo expresado por función, las fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables, cortes a efectuar, acumulaciones que deben hacerse y quien es el responsable de hacer cada cosa.

Comparaciones de periodo a periodo del monto de asientos contables recurrentes.

Revisión y aprobación de cada asiento contable por personal autorizado que non tenga participación activa en su preparación.

Registro de asientos contables fijos u otro control que pueda proporcionar certeza razonable de que se prepararon todos los asientos contables requeridos.

Formas pre numeradas de asientos contables y la verificación correspondiente de que todos los asientos fueron registrados en el periodo.

En un ambiente de PED:o Conciliación de los registros cronológicos manuales con los registros

contables producidos por el conmutador (ejemplo: comparación de los totales de cobro mensuales, según el departamento de caja en los créditos aplicados por el conmutador a las cuentas de clientes).

o Comparación con los números de cuenta de cada asiento contable

con el archivo maestro basado en el conmutador y rechazo e informe de los errores.

o Comprobación mediante el conmutador, de las partidas duplicadas.

o Preparación automática de los asientos contables por un sistema

basado en computador.

Ejemplo de riesgos si no se logran los objetivos 16 y 17:

los estados financieros podrían no ser preparados en forma oportuna. Los estados financieros puede presentarse incorrectamente debido a uno o

más de los siguientes factores: omisión en el registro de transacciones. omisión en el registro de algún asiento contable. Codificaciones incorrectas. Asientos contables duplicados. Cortes impropios.

Pueden debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones.

Objetivo 18: “La información para determinar bases de impuestos deriva de las actividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente”.

Como ejemplos de la información que pudiera requerirse de este objetivo se incluyen los siguientes:

Las bases que sirven para el pago del impuesto al valor agregado. El ingreso reconocido con propósito de las utilidades realizadas en ventas

en abonos, para efectos del impuesto sobre la renta. Determinación de reservas que no son deducibles para efectos del

impuesto sobre la renta y la participación de las utilidades a los trabajadores (ejemplos: reserva para garantías, reserva para devoluciones y rebajas sobre ventas).

Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo 18:

La existencia de procedimientos documentados para preparar, presumir o informar la información de impuestos requerida.

Revisión de las transacciones importantes por personal conocedor de los requisitos fiscales (ejemplos: contadores, abogados y especialistas de impuestos).

Una clasificación de ventas, en un plan de codificación u otros criterios para facilitar la clasificación, resumen y obtención automática de la información de impuestos requerida.

Políticas por escrito referentes a los métodos a usarse para calcular las reservas (reservas para garantías, cuentas de cobro dudoso, descuentos y rebajas, etc.) para los fines de impuestos, etc.

Revisiones por parte de auditores internos.

Ejemplo de riesgos si no se logra el objetivo 18:

Usar datos erróneos en los cálculos de impuestos Pagar multas y recargos Pagar impuestos en exceso

Objetivos de verificación y evaluación

Objetivo 19: “Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por cobrar, otras cuentas del ciclo de ingresos y las transacciones relativas”.

Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo 19:

Manuales de procedimientos y políticas graficas de organización y otra documentación que:

o Listen las cuentas, informes, actividades, políticas y procedimientos

que deben verificarse y evaluarse, cuando van a ser estos verificados y evaluados y por quien será supervisada la operación.

o Describan como debe ejecutarse la verificación y evaluación.

o Describan como deben documentarse los resultados de la visión y a

quien deben de comunicarse. Técnicas utilizadas para descubrir errores y omisiones:

o Conciliación de saldos y actividades registradas contra los saldos y

actividades, informados por los custodios (ejemplo: conciliación de los cobros registrados con los importes que muestran los estados bancarios).

o Conciliación con terceros.

o Actuación rápida sobre las quejas de los clientes.

o Verificación periódica de los informes de actividad con

documentación de respaldo.o Arqueos periódicos de la caja y la cartera de clientes y conciliación

de los importes registrados en libros. Técnicas usadas para proporcionar certeza razonable de que se valúan en

forma real los saldos registrados.o Análisis de índices tendencias y variaciones.

o Revisiones periódicas de los métodos y fórmulas utilizadas para las

acumulaciones, cancelaciones, etc.o Comparación de los resultados y estadísticas con las tendencias d e

la industria.o Ajustes por variaciones en el tipo de cambio de divisas.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 19:

Los informes preparados por la gerencia pudieran presentar información errónea.

-Inventarios físicos periódicos o conteos cíclicos para verificar los registros de inventario perpetuo e investigación de las diferencias mayores de una cantidad prefijada.

-Ordenes de trabajo prenumeradas y controladas.

Mecanismos de recolección de datos de mano de obra que proporcionen informes de tiempo, tanto para fines de la nómina como para costeo del inventario mediante un sistema integrado.

-Sistemas de computadora en línea para informar el material que entra en la producción y la producción terminada que se lleva a los almacenes de productos terminados.

-Revisión periódica de las órdenes de investigación de las órdenes antiguas pendientes.

-Limitación del acceso a los archivos de la computadora mediante contraseña o controles físicos sobre las terminales en línea.

-Balanceo por lotes, registro cronológico y totales de comprobación, para proveer certeza razonable de que todas las transacciones informables han sido registradas en los archivos maestros o contabilizadas de otro modo.

-Verificación a teclado o validación, o ambas, de los campos de datos esenciales.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 10 y 11:

-Pueden ponerse recursos en la producción, pero no registrarse hasta que se tome inventario físico y se compare con el importe según libros; esto pudiera ocasionar una presentación incorrecta de inventario y del costo de ventas.

-Puede completarse producción pero no registrarse como disponible para la venta (inventario de producto en proceso); esto pudiera resultar en pérdida de ventas o en solicitud de producción adicional (uso inexistente de recursos).

-Pueden anotarse en los registros de inventario permanente cantidades o descripciones incorrectas, causando pérdidas de ventas o dificultades en las operaciones.

-Pueden informarse salidas no autorizadas para ocultar faltantes, hurto, etc.

-Pueden manejarse incorrectamente los cortes.

Objetivo 12:

Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y oportunamente.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 12:

Las técnicas que pueden usarse para logar este objetivo son iguales a las que pueden emplearse para lograr el objetivo 7, sin embargo, las siguientes son aplicables especialmente al objetivo.

-Acceso limitado a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo residuos o desperdicios y formas de control.

-Almacenes centrales y lugares centrales de recolección de residuos y chatarra.

-Formas prenumeradas y controladas, de las que se rinde cuenta posteriormente.

-Preparación de formas de control (v. g., salidas de materiales, órdenes de producción, hojas de ruta y boletas de traslado o movimiento) por una función independiente de control de producción.

-Verificación del material que entra a los almacenes centrales y que sale de estos.

Ejemplo de riesgo si no se logra el objetivo 12:

Puede disponerse de propiedades y desechos sin registrarlos.

Objetivo 13:

Los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción y la distribución contable de tales costos debe efectuarse correcta y oportunamente.

Objetivo 14:

Los costos de las mercancías compradas y la distribución contable de tales costos debe efectuarse correcta y oportunamente.

Objetivo 15:

La depreciación de inmuebles, planta y equipo y la amortización de los costos diferidos, y su distribución contable de tales costos deben efectuarse correcta y oportunamente.

Ejemplos de técnicas para lograr los objetivos 13 y 14:

-Revisiones periódicas y actualizaciones de los costos estándar utilizados para valuar el inventario y la producción.

a)Conciliación de las cantidades indicadas en las relaciones de materiales con las que realmente se usaron en la producción.

b)Comparación de los costos de los componentes en la relación de materiales con las facturas de proveedores, catálogo de precios, etc.

c)Estudios de tiempo.

d)Comparación de los tiempos de mano de obra estándar con los reales.

e)Comparación de los coeficientes estándar de gastos de fabricación con los coeficientes reales.

f)Análisis de las variaciones en los gastos de fabricación para determinar si los costos son del periodo o cargables al inventario.

g)Análisis de los gastos indirectos para determinar si incluyen todos los costos que se deben llevar al inventario (costos inventariables) en base uniforme con las del periodo anterior.h)Comparación de los volúmenes supuestos usados para distribuir los gastos indirectos fijos con los niveles de volumen realmente incurridos.

-Validación en la computadora y/o técnicas de verificación sobre los campos de datos esenciales tales como: clave del producto, cantidad, costos estándar, etc.

-Archivos de costos estándar computarizados, que transfieren automáticamente los costos del inventario de un lugar de trabajo a otro.

-Procedimientos estándar para los cortes o de final de periodo.

-Sistema computarizado para el control de materias primas o producción en proceso que este totalmente integrado con los sistemas de cuentas por pagar y nóminas; tales sistemas aplican automáticamente las compras o salidas de materiales y la mano de obra a órdenes de trabajo o a producción a medida que se va incurriendo en el costo de materiales o de mano de obra.

-Procedimiento establecido para añadir, cambiar o eliminar información de las bases de datos, y técnicas para proteger su integridad.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 15:

-Pudieran cargarse o acreditarse cantidades incorrectas a inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otras cuentas de costos diferidos presentado incorrectamente la situación financiera y los resultados de las operaciones.

-Las distribuciones contables pueden ser incorrectas (v. g., los costos de materiales, mano de obra y/o gastos de fabricación pueden cargarse a gastos cuando debieran cargarse al inventario y viceversa)

-Los coeficientes de gastos de fabricación usados para valuar los inventarios pueden ser incorrectos debido a:

a)Agrupación incorrecta de los gastos de fabricación,

b)Incluir en dicha agrupación gastos del periodo (que no deben llevarse al inventario) o

c)Rases inexactas para las distribuciones de costos fijos.

-Los precios de venta pudieran establecerse en base a información incorrecta de costos, afectando con ello adversamente los resultados de las operaciones.

Objetivo 16:

El valor neto en libros de inmuebles, maquinaria y equipo vendido y el costo y otras disposiciones de bienes, deben contabilizarse correcta y oportunamente.

Ejemplos de técnicas para logar el objetivo 16:

-Conciliación periódica de: a)las formas para disponer de equipo con las facturaciones y b) el importe de la facturación por disposición de equipo con los importes en los asientos contables.

-Conciliación periódica de las formas para disponer de equipo (para el equipo desechado o desarmado) con los incluidos en los asientos contables relativos.

-Inventarios físicos periódicos del equipo y conciliación con el registro analítico de propiedades para identificar para identificar cualquier disposición de equipo no informada.

-Conciliación periódica de las cantidades de residuos o desperdicio facturadas con los informes de residuos o desperdicios general generados.

Ejemplo de riesgo si no se logra el objetivo 16:

Las cuentas de propiedades pueden acreditarse con cantidades incorrectas, no acreditarse por las bajas ocurridas y puede disponerse del desperdicio indebidamente.

Objetivo 17:

Los costos de materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción y los ajustes relativos deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.

Objetivo 18:

Los costos de las mercancías producidas y los ajustes relativos deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.

Objetivo 19:

La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de costos diferidos y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse conrrecta y oportunamente.

Objetivo 20:

El costo de las operaciones relativas a ventas, retiros o bajas y otras disposiciones de bienes y las utilidades o pérdidas relativas deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.

Ejemplos de técnicas para lograr los objetivos 17, 18, 19 y 20:

-Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo.

-Documentación adecuada de la clasificación de cuentas.

…que controlan los datos rechazados hasta que se subsanan y se les da entrada de nuevo.-Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad y los cortes del procesamiento y producción de informes periódicos en la computadora.

-Totales de control e identificación de las fechas, encabezamiento, etc., en los informes.

-Dígitos de comprobación en los números de las cuentas

-Anexos (cédulas) de informe de producción y registros cronológicos de distribución en las operaciones de la computadora.

-Análisis de las variaciones de fabricación.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 17, 18, 19 y 20:

-Los asientos en las cuentas del mayor general pueden ser incompletos (por ejemplo, informes de producción específicos pueden excluirse de los resúmenes apropiados, intencionalmente o como resultado de errores).

-Los asientos en las cuentas de mayor general pueden ser inexactas (v.g., pueden cometerse errores en asientos o sumas)

-Datos no autorizados, duplicados, o erróneos pueden ser parte de un resumen (v.g. pueden incluirse en un resumen de peticiones de material duplicadas para cubrir un faltante de inventario).

-Pueden presentarse problemas de tiempo (v.g., un atraso de los informes de producción puede crear una presentación incorrecta de los saldos de las cuentas de inventario).

-Limitación del acceso a los archivos en línea a personal autorizado mediante el uso de contraseñas o de instalaciones de sistemas de administración de las bases de datos.

-Revisión de los informes de la situación de las mercancías en existencia e investigación o seguimiento de los saldos acreedores, elevados, etc.

-Rotación de funciones entre personal de contabilidad.

Ejemplos de riesgos si no se logar el objetivo 21:

-Que los saldos de auxiliares no coincidan con el mayor.

-Las transacciones pudieran registrarse incorrectamente en los auxiliares.

-Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta derivada de los auxiliares.

Objetivo 22:

En cada periodo contable deben prepararse asientos contable para los costos de los materiales, mano de obra y gastos utilizados en la producción; los costos de las mercancías producidas; depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y amortización de otros costos diferidos, ventas y otras disposiciones de propiedades y ajustes.

Objetivo 23:

Los asientos contables de producción deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con el plan de administración.

Ejemplos de técnicas para logar los objetivos 22 y 23:

-Uso de un catálogo de cuentas que contenga una descripción de las transacciones que deben afectar a cada cuenta.

-Instrucciones escritas de codificación.

-Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificación de cuentas.

-Asignación de la responsabilidad de cada cuenta a un empleo en particular.

-Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificación de cuentas.

-Planes escritos de corte y cierre detallados hasta el nivel de los asientos contables individuales.

-Procedimientos escritos de corte y cierre expresado, por función, las fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables, cortes a efectuarse, acumulaciones que deben hacerse y quién es responsable de hacer cada función.

-Comparaciones de periodo a periodo de las cantidades de las pólizas fijas.

-Revisión y aprobación de cada asiento por personal supervisor que no tenga participación activa en su preparación.

-Conciliación de los registros cronológicos manuales con los asientos contables producidos por la computadora.

-Uso de pólizas fijas y verificación de su total elaboración en cada periodo.

-Formas prenumeradas de asientos contables y verificación de que todos fueron registrados en cada periodo.

-Confrontación de los números de cuentas en cada asiento de diario con el archivo maestro basado en la computadora y rechazo e informe de errores.

-Comprobación mediante computadora, de las partidas duplicadas.

-Preparación automática de asientos contables por un sistema basado en computadora.

-Comprobación de la validez y verificación de los campos de datos esenciales de cada asiento contable.-Restricción a la entrada de asientos de diario mediante el uso de contraseñas o de controles programados, que permitan la entrada de asientos contables solamente en terminales en línea específicas.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 22 y 23:

-Los estados financieros pueden no ser preparados oportunamente.

-Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a una o más de las siguientes causas:

a)Omisión de registros en los resúmenes hachos para respaldar los asientos contables;

b)Omisión de un asiento contable;

c) Codificación incorrecta;

d) Asientos contables duplicados;; y

e) Cortes incorrectos

3.- Puede debilitarse el control presupuestal sobre las operaciones.

Objetivo 24:

La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de producción debe informarse correcta y oportunamente.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 24:

-Procedimientos documentados para preparar, resumir y comunicar la información requerida para cálculos de impuestos.

-Revisión de transacciones importantes por personal conocedor de los requisitos fiscales (v.g., contadores y/o especialistas del departamento de impuestos).

-Una clasificación de cuentas un plan de codificación u otros criterios para facilitar la clasificación, resumen y obtención automática de información de impuestos requerida.

-Políticas escritas respecto a métodos y vidas útiles a usarse para calcular la depreciación fiscal para evaluar el inventario para fines de impuesto, procedimientos pata transacciones entre compañías afiliadas, etc.

-Revisiones por auditores internos.

Ejemplo de riesgo si no se logra el objetivo 24:

Pueden usarse datos erróneos en los cálculos del impuesto y resultar en pagos en exceso o de menos de los impuestos.

Objetivos de verificación y evaluación

Objetivo 25:

Deben verificarse y evaluarse en forma periódica las bases de datos, los saldos de inventarios propiedades y otros costos diferidos y las actividades de transacciones relativas.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 25:

-Manuales de procedimientos y políticas gráficas de organización y otra documentación que:

a)Enumeren los saldos, informes, actividades políticas y procedimientos que van a verificarse y evaluarse, cuando van a ser verificados y evaluados y por quién será supervisada la actividad.

b)Describan como debe ejecutarse la verificación y evaluación y

c)Describan cómo deben documentarse los resultados de la revisión y a quién deben comunicarse.

-Técnicas usadas para descubrir errores y omisiones:

a)Conciliación de saldos y movimientos registrados con lo informado por los custodios.

b)Confirmación con terceros, incluso custodios.

c)Conciliación de los saldos del mayor con los saldos de auxiliar.

d)Verificación periódica de los informes de actividad con la documentación de respaldo.

e)Conteos periódicos de inventario y propiedades, y conciliación con los importes registrados en libros.

f)Comparación de los importes contabilizados con transacciones posteriores o con los importes preestablecidos.

g)Verificación periódica de los saldos en libros y los movimientos mediante confirmación de terceros.

-Técnicas usadas para evaluar los saldos registrados:

a)Análisis de índices, tendencias y variaciones (v.g., rotación del inventario, consumo comparado con ventas esperadas)

b)Comparación periódica de los valores registrados con los valores de mercado.

c)Revisiones periódicas de los métodos y fórmulas utilizadas para las realizaciones acumulaciones, cancelaciones (castigos), etc.d)Comparación de los resultados con las tendencias de la industria.

e)Servicios de informes legales y económicos.

f)Inspección periódica de la condición física de los inventarios y propiedades.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 25:

-Los informes pudieran presentar datos erróneos

-Las decisiones importantes pudieran basarse en información errónea.

Algunos errores y omisiones en la salvaguarda física, autorización y procesamiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos y sin corregirse.

-Aunque muestren con exactitud los hechos históricos, los saldo registrados pueden no reflejar la situación real de acuerdo con las condiciones existentes en una fecha determinada (v.g. los valores netos de realización de los inventarios pueden estar por debajo del costo)

Objetivo 26:

“Periódicamente debe revisarse la distribución de costos a inventario, propiedades y otras cuentas de costos diferidos”

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 26:

-Procedimientos documentados para la capitalización de costos

-Revisiones periódicas mediante auditoria interna de las cantidades capitalizadas

-Límites específicos de autorización para partidas que has de descapitalizarse.

-Evaluación de las variaciones en la fabricación y modificación de los costos estándar según sea necesario.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 26:

-Los costos de mantenimiento y reparaciones pudieran capitalizarse indebidamente.

-Pueden llevarse a inventarios o diferirse cargos que deben llevarse a gastos del periodo.

Objetivo de la salvaguarda física:

Objetivo 27:

El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse únicamente de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 27:-Servicios externos (v.g., servicio de guardias)

-Impedimentos físicos (v.g., puertas y gabinetes cerrados bajo llave, cercas, etc.)

-Restricciones para el acceso (v.g., dispositivos operados magnéticamente, carteles o letreros de no pasar, gafetes de identificación del empleado y registros de firma a la entrada)

-Dispositivos de detección y prevención (v.g., alarmas contra incendios, dispositivos electrónicos de vigilancia, y guardias o policías privados)

-Investigación inicial y periódica de los custodios

-Seguros de fianzas de fidelidad

-Archivos de firmas del personal autorizado

-Disposición de lugares de trabajo que permiten la visibilidad máxima a los supervisores, guardias, etc.

-Almacenaje oportuno de bienes.

-Personal independiente para control de faltantes.

-Control de llaves

-Procedimientos sistemáticos de almacenamiento

-Examen de los materiales de desperdicio y residuos antes de disponer de ellos.

Ejemplo de riesgos si no se cumple el objetivo 27:

Esos activos pueden sustraerse, perderse o destruirse.

Objetivo 28:

El acceso a los registros de producción, contabilidad y costos, de inventarios y propiedades, así como las formas y documentos de control, lugares y

procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo 28:

-Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, biblioteca de seguridad de cintas y discos magnéticos, almacenaje externo de reserva para registros y archivos de computadora, y para programas y otra documentación relativa.

-Custodia contratada y prenumeración de las formas de control (v.g., formas o modelos en blanco para producción, formas para cambios en el archivo maestro), incluso la rendición de cuenta periódica de dichas formas por personal independiente.-Segregación de responsabilidades y restricción al acceso, por ejemplo:

a)Segregación de las responsabilidades de la producción a almacenamiento del inventario de las actividades contables y responsabilidades de la custodia.

b)Segregación de las actividades de programación y documentación de las actividades a procesar.

c)Limitación del acceso en línea a los archivos de la computadora mediante el uso de contraseñas, cerraduras en las terminales o instalaciones de sistemas de administración de bases de datos.

-Auditorias internas, periódicas, de cumplimiento.

-Impedimentos físicos, restricciones al acceso y dispositivos de detección y documentos (véase objetivo 27)

-Seguros y fianzas de fidelidad, incluso cobertura de pérdida de registros y documentos.

-Disposición de lugares de trabajos que permitan la visibilidad máxima a los supervisores, guardias y auditores.

-Archivos de firmas del personal autorizado

-Providencias para la protección razonable contra incendio, explosión y la destrucción maliciosa de los registros y las instalaciones de procesamiento.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 28:

-Los registros pueden perderse o destruirse

-Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado en detrimento de la entidad, sus empleados, sus dueños o acreedores, proveedores o clientes.

-Los programas de computadora pudieran alterarse por personas no autorizadas.

-Las facultades de procesar, particularmente las de procesamiento con computadora, pudieran perderse, destruirse o alterarse por personas no autorizadas y pudieran resultar en:

a)Una incapacidad para informar

b)Una distorsión de las actividades informadas

Evaluación del control interno

Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno del ciclo de producción a través de la ayuda que le pueda proporcionar esta guía, deberá proceder como ya se menciono anteriormente, a identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control aplicables a cada función y preparar la documentación de los procedimientos en cada función.

Una vez efectuado el trabajo anterior, estará en posibilidad de determinar en su caso las técnicos de control interno que está usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y así estas logran total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodología sugerida por esta Comisión para el estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones se describe claramente en el boletín 5030 emitido para tal efecto.

ESTUDIO Y EVALUCION DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NOMINAS

Introducción

El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:

-La contratación y utilización de mano de obra-El pago de mano de obra-Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra.

El ciclo d nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales. como por ejemplo: nóminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.

En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, están relacionados como parte de este ciclo

las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos.

Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, deber tomarse en cuenta que las mismas deberán de servir tan sólo como una guía general para orientar al auditor que lleva a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada saco en particular.

Funciones típicas

Las funciones típicas de nóminas podrían ser:

-Reclutamiento y selección de personal-Contratación de personal-Llevar las relaciones laborales-Preparar reportes de asistencia-Registro, información y control de nómina -Desembolso de efectivo-Promoción y evaluación de personal

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos comunes:

-Pago de nóminas-Anticipo de sueldos y prestamos a personal-Distribuciones de mano de obra-Otras prestaciones al personal-Ajustes de nóminas

Formas y documentos importantes

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nóminas podrían ser:

-Solicitud de empleo-Contratos de trabajo-Informes de tiempo-Tarjetas reloj-Autorización de ajustes de nómina-Autorización de pagos especiales-Recibos de pago-Cheques

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo, o bien, información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue:

a)Bases de referencia: Representadas por información que se utiliza para el proceso de transacciones

b)Bases dinámicas: Representadas por información resultante del preseco de transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes:-Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc.-Registro de salarios a empleados.

Enlace con otros ciclos

Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

-Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería

-Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración.

-Los procedimientos del ciclo de nóminas deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

b)Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones

Estos objetivos tratan de todos aquellos que deben establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en la empresa, así como los ajustes de éstas. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:

-Se deben aprobar aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.

-La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y de forma oportuna.

-Los montos adecuados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.

-Todos los pagos relacionado con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.

-Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.

-Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.

-Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a cuentas apropiadas del personal.

-Deben prepararse asientos contables adecuados al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.

-Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

-La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.

c)Objetivos de verificación y evaluación

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:

-Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldo registrados de cuentas de nóminas y las transacciones relativas.

d)Objetivos de salvaguarda física

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Los objetivos para este ciclo son:

-El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento

Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de nóminas, es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.

Lo anterior como se menciona en el Boletín 5030 “Metodología para el estudio y evaluación del control interno”, tiene por objeto determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar a cabo el auditor.

El presente capítulo pretende precisamente mostrar ejemplos de técnicas de control interno que podría utilizar una empresa para lograr estos objetivos específicos, y el riesgo que existe de no lograrse o lograr parcialmente los mismos. En ningún caso se pretende que los ejemplos que aquí se proporcionan de técnicas de control interno sean todos los que pueden existir en un empresa, sino más bien que estos ejemplos sirvan de guía al auditor para identificar aquellas técnicas de control que realmente estén operando en la misma.

Los ejemplos de técnicas de control interno que más adelante se mencionan en muchos casos, técnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando estas cuenten con un sistema de procesamiento electrónico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado ya que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas PED en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar las técnicas de control interno especificas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de técnicas puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluación de control interno en un ambiente de PED.

Objetivos de la autorización

Objetivo 1:

El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.

Los criterios de selección de personal que utilizan las empresas deben especificar estándares para los empleados potenciales, respecto a asuntos tales como:

-Niveles planeados para el personal-Experiencia y habilidades-Edad, sexo y estado físico-Domicilio y ciudadanía-Afiliación sindical-Integridad personal-Educación-Restricciones legales-Políticas de la entidad acerca de conflicto de intereses y otros-Voluntad de viajar-Sueldo y prestaciones

Ejemplos de técnicas para logar el objetivo 1:

-Políticas por escrito para la selección y contratación del personal

-Bases de datos como archivo maestros de personal, lista de funcionarios y directivos, etc.

-Procedimientos específicos para añadir, cambiar o eliminar información de las bases de datos.

-Técnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos como las siguientes:

a)Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito por personal autorizado.

b)Uso de formas estándar prenumeradas para documentar los cambios a las bases de datos de personal, controles físicos sobre el acceso a dichas formas y conciliación de las formas usadas con los cambios realmente efectuados.

c)Revisión y aprobación, por personal autorizado, de los informes de cambios a las bases de datos.

d)Verificación periódica por una persona independiente del proceso que al personal registrado en las bases de datos sean los autorizados y se apegan a las políticas de selección aprobadas por la administración

e)Pruebas periódicas de los archivos por parte de auditoria interna (inventario de personal, etc.).f)En un modo de PED:

-La revisión periódica de que los cambios a las bases de datos se hicieron correctamente.

-Conciliación de las cifras de control con los registros del computador.

-Limitación del acceso a la información contenida en las bases de datos.

-Uso de dígitos de verificación sobre los números del personal para el mantenimiento del personal.

Pueden efectuarse desembolsos de efectivo por bienes, mercancías o servicios no recibidos o bien antes de recibirlos.Objetivo 11:Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.Objetivo 12:Los pagos y los ajustes relativos a compras deben, clasificarse e informarse correcta y oportunamente.Los objetivos 11 y 12 están íntimamente relacionados entre sí por lo tanto, las técnicas y los riesgos si no se logran los riesgos, son similares.Ejemplos de técnicas para lograr los objetivos 11 y 12:

Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo.Comparación de resultados reales con los presupuestados y análisis de las variaciones.Investigaciones de las interrupciones en la secuencia numérica de formas prenumeradas.Arqueos periódicos de formas prenumeradas y su conciliación con los controles establecidos para tal efecto.

Revisión y seguimiento de los informes de recepción sin comprobantes y órdenes de compra pendientes de surtir por los proveedores.Conciliación periódica y oportuna de los saldos de bancos en libros con los estados de cuenta bancarios.Investigación de cheques antiguos que figuran en la conciliación como no cobrados, o bien de cheques pendientes de entrega no recogidos.En un ambiente de P.E.D.:

a) Sistemas de escritura simultanea o sistemas comparables basados en el computador, en que se preparan al mismo tiempo, una forma (ejemplo: un comprobante) el correspondiente registro y los auxiliares y mayores de las cuentas por pagar.

b) Totalizar los documentos de entrada (número de documentos e importe) y conciliación de los lotes con el total del registro, diario, informe o archivo actualizado.

c) Conciliación de las formas utilizadas con las anotaciones en los registros.

d) División y seguimiento de los archivos de cuentas en suspenso que controlan los datos rechazados hasta que estos se subsanan y se les da entrada.

e) Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad de los cortes del procesamiento y producción de informes periódicos en el computador.

f) Dígitos de comprobación en los dígitos de las cuentas de los proveedores.

g) Conciliaciones de los totales de los lotes de comprobantes y totales de desembolso de efectivo con los cambios en los saldos del archivo maestro de cuentas por pagar.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 11 y 12:Pueden no procesarse intencionalmente o como resultado de errores, comprobantes pendientes de pago o desembolso de pago o desembolso de efectivo.Pueden cometerse errores en los asientos contables.Puede duplicarse la contabilización de comprobantes.Pueden ocasionarse serios problemas para cerrar oportunamente un periodo de operaciones.Pueden existir errores en la clasificación contable de los comprobantes a pagar y en desembolso de efectivo o bien no registrar los mismos en el periodo correspondiente.

Objetivo 13:Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correctamente y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada proveedor y acreedor.Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 13:

Conciliación en forma regular y periódica de los saldos de auxiliares de proveedores y acreedores, contra los saldos del mayor general u otros totales de control.

Revisión de la aplicación correcta de los códigos en los documentos fuente. Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta

que se encuentre en un auxiliar o registro de un proveedor.

Objetivo 14:Deben prepararse asientos contables por las cantidades adecuadas a proveedores y acreedores, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.Objetivo 15:Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración.Los objetivos 14 y 15 están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto, las técnicas y los riesgos, si no se logran los objetivos, son similares.Ejemplo de técnicas para lograr los objetivos 14 y 15:

Preparación de un catalogo de cuentas conteniendo una descripción de cada cuenta, así como instrucciones de que conceptos deben afectar a las mismas.

Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificación de cuentas.

Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificación de cuentas y analizar las variaciones importantes entre los saldos reales y los presupuestados.

Procedimientos escritos de corte y cierre de periodo, expresando, por funciones, las fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables, cortes a efectuar, acumulaciones que deben hacerse y quien es responsable de hacer cada cosa.

Comparaciones de periodo a periodo de los montos de asientos contables recurrentes.

Revisión y aprobación de cada asiento contable por personal supervisor que no tenga participación activa en su preparación.

Registro de asientos contables uniformes y otro control que pueda proporcionar certeza razonable de que se prepararon todos los asientos contables requeridos.

Formas prenumeradas de asientos contables y la verificación correspondiente de que todos los asientos fueron registrados en el periodo.

En un ambiente de P.E.D.:a) Conciliación de los registros cronológicos manuales con los asientos

contables producidos por el computador (ejemplo: comparación de los

totales de pagos mensuales, según el departamento de egresos, con los cargos aplicados por el computador a las cuentas de proveedores).

b) Comparación de los números de cuentas en cada asiento contable, con el archivo maestro basado en el computador y rechazo e informe de los errores.

c) Comprobación mediante el computador de las partidas duplicadas.d) Preparación automática de los asientos contables por un sistema basado

en el computador.e) Comprobación de la validez y/o verificación de los campos de datos de

cada registro de asiento contable.

Ejemplos de riesgo si no se logran los objetivos 14 y 15: Los estados financieros podrían no ser preparados en forma oportuna. Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a

uno o más de los siguientes factores:

a) Omisión en el registro de transacciones ( ejemplo: el registro de cheques de un día)

b) Omisión en el registro de un asiento contable.c) Codificaciones incorrectas.d) Asientos contables duplicados.e) Cortes impropios.

Puede debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones.Objetivo 16:La información para determinar bases de impuestos deriva de la actividad de compras o egresos debe producirse correcta y oportunamente.Como ejemplos de la información que pudiera requerirse de este objetivo se incluye la siguiente:

Las bases que sirven para el control y pago del impuesto al valor agregado. Las bases que sirven para el pago del impuesto sobre la renta por

conceptos de pagos a acreedores extranjeros (intereses, regalías, etc.) Gastos que por su naturaleza son no deducibles o bien, que deben

capitalizarse para efectos del impuesto sobre la renta. Desembolsos de efectivo que se difieren o capitalizan para efectos

contables, pero que son deducibles para efectos del impuesto sobre la renta en un periodo diferente (por ejemplo: diferencias cambiarias).

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 16: La existencia de procedimientos documentados para preparar concentrar y

reportar la información de impuestos requerida.

Revisión de las transacciones importantes por personal conocedor de los requisitos fiscales (ejemplos: contadores, abogados y especialistas en impuestos).

Una clasificación de cuentas, un plan de codificación y otros criterios para facilitar la clasificación, concentración y obtención automática de la información de impuestos requerida.

Políticas por escrito relativas a documentación requerida fiscalmente para justificar los gastos.

Revisiones por parte de auditores internos.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 16: Usar datos erróneos en los cálculos de los impuestos. Pagar multas y recargos. Pagar impuestos en exceso.

Objetivos de verificación y evaluación.Objetivo 17:Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transacción relativas.Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 17:

Manuales de procedimientos y políticas, graficas de organización y otra documentación que:

a) Liste las cuentas, informes, actividades, políticas y procedimientos que deben de verificarse y evaluarse; por quien será supervisada la actividad.

b) Describan como debe ejecutarse la verificación y evaluación. c) Describan como deben documentarse los resultados de la revisión y

a quien deben comunicarse.

Técnicas utilizadas para descubrir errores y omisiones:a) Conciliación de saldos y movimientos registrados, contra los saldos y

movimientos informados por terceros (ejemplo: conciliación de estados de cuenta recibidos de proveedores).

b) Actuación oportuna sobre las quejas de los proveedores.c) Conciliación de los saldos del mayor general con los auxiliares, ya sea

manualmente o a través del computador.d) Verificación periódica de los informes de actividad con la documentación de

respaldo (ejemplo: prueba de los asientos en los auxiliares de los proveedores mediante las facturas y documentación relativa).

e) Comparación de los importes contabilizados con transacciones posteriores o con importes preestablecidos (ejemplo: examen de pagos posteriores en busca de pasivos no registrados, comparación de los pagos reales con los pagos presupuestados, etc.)

f) Verificación periódica de los saldos en libros mediante confirmaciones.g) Valuación de pasivos en moneda extranjera al tipo de cambio corriente.

Técnicas para evaluar los saldos:a) Análisis de índices, tendencias y variaciones.b) Comparaciones de los resultados y análisis de las tendencias de la

industria.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 17: Los informes preparados para la administración pudieran presentar

información errónea. Las decisiones importantes que pudiera tomar la administración podrían

basarse en información errónea. Algunos errores y omisiones en la salvaguarda física, autorización y

procesamiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos y no ser corregidos.

Objetivo 18:El acceso a los requisitos de compras, recepción y pagos, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 18:Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, biblioteca segura de cintas y discos magnéticos, almacenaje externo de reserva para registro y archivo del computador, así como para programas y otra documentación relativa.Custodia controlada y prenumeracion de formas importantes (cheques en blanco, órdenes de compra, facsímil, etc.), incluso la rendición de cuentas periódicas de dichas formas por personal independiente.Segregación de responsabilidad y restricciones al acceso:

a) Segregación de las funciones de compras y selección de proveedores con las funciones de pago y contabilidad.

b) Segregación de las actividades de preparación, firma y envió o entrega de cheques.

c) Acceso restringido en los archivos del computador mediante el uso de contraseñas o cerraduras en las terminales.

Auditorías internas periódicas de cumplimiento.Seguros y fianzas de fidelidad, incluyendo la cobertura de pérdida de registros y documentos.Archivo de firmas del personal autorizado.Disposición de lugares de trabajo que permitan la visibilidad máxima a los supervisores.Tomar precauciones para la protección razonable contra incendios, explosión y la destrucción de mala fe de los registros y las instalaciones de procesamiento.Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 18:

Los registros pueden destruirse o perderse, lo cual pudieran resultar en:a) Imposibilidad para preparar informes financieros confiables.b) Incapacidad para efectuar pagos a proveedores por la pérdida de datos de

las cuentas por pagar, o hacerse pagos en forma indebida.

Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado, en detrimento de la empresa o de sus proveedores.Los programas del computador pudieran alterarse por personas no autorizadas.Los medios de proceso de información, particularmente los del computador, pudieran perderse, destruirse o alterarse, lo cual podía resultar en:

a) Una incapacidad para informar, ob) Una distorsión de las actividades informadas (ejemplo: una modificación no

descubierta de los programas del computador de las cuentas por pagar, podría ocasionar desembolsos no autorizados ni informados).

ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE PRODUCCION

GeneralidadesIntroducciónMuchos de los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, convierten, procesan, montan o ensamblan o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipo depreciable, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.En un negocio de manufactura, montaje o proceso la actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito; materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de producción de una empresa de esa clase, incluirá el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Los embarques a clientes son parte del ciclo de ingresos.Las industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de costos para evaluar los recursos que se ponen en producción, los artículos producidos y las mercancías vendidas.Otros utilizan in sistema de mercancías generales, basado en la comparación de inventarios físicos para determinar el costo producción y ventas.Funciones típicas de un ciclo de producción podrían ser:

Contabilidad de costos Control de fabricación. Administración de inventarios Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de producción podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:

Transferencias de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado).

Aplicación del costo de mano de obra Aplicación de gastos de fabricación Depreciación y armonización de inmuebles, maquinaria y equipo y otros

costos diferidos Variaciones ( incluyendo desperdicios) Cambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles, maquinaria, equipo

y otros costos diferidos. También se puede incluir como asiento contable común los retiros o venta

de inmuebles, maquinaria y equipo.

Formas y documentos importantesAlgunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de producción podrían ser:

Auxiliares de inventarios Hojas de costos Listado de valuación de inventarios Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo Análisis de otros costos amortizables

Enlaces con otros ciclosDentro del ciclo de producción podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

Recepción devienes, mercancías y servicios, con el ciclo de compras Embarques de productos, con el ciclo de ingresos Uso de mano de obra, con el ciclo de nominas Resúmenes de actividades ( asientos de diario) con el ciclo de informe

financiero Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras

Objetivos específicos de control interno del ciclo de producciónObjetivos Para efectos del ciclo de producción se han identificado objetivos específicos de control interno, los cuales de acuerdo con los lineamientos establecidos en el boletín 3050, relativo al estudio y evaluación del control interno, se han clasificado como sigue:

De autorización De procesamiento y clasificación de transacciones De verificación y evaluación De salvaguarda física

a) Objetivos autorizados

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo políticas adecuadas establecidas por la administración. Estos objetivos para el ciclo de producción son:

El plan de producción (v. g., que, cuanto, cuando y como se fabrica y los niveles de inventarios a mantenerse) debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

El método de valuación de inventarios y el sistema de costos a seguir debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

El método de valuación de inmuebles, maquinaria y el quipo y el sistema de actualización de valores debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Los métodos y periodos de depreciación de los inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de otros costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Las condiciones de las ventas u otras disposiciones de inmuebles maquinaria y equipo deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Los ajustes a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a estas. Los objetivos para el ciclo de producción son:

Establecer y mantener procedimientos de proceso del ciclo de producción de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Solo debe aprobarse aquellas solicitudes de venta o disposición de activos que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.

Solo deben procesarse aquellas solicitudes que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.

Los recursos utilizados en la producción deben informarse correcta y oportunamente.

La producción terminada debe informarse correcta y oportunamente.

Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y oportunamente.

Los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción así como su distribución contable deben calcularse correcta y oportunamente.

Los costos de las mercancías compradas y la distribución contable de tales costos deben calcularse correcta y oportunamente.

La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de otros costos diferidos y la distribución contable correspondiente deben calcularse correcta y oportunamente.

El valor neto en libros de inmuebles, maquinaria y equipo vendido y el costo, y otras disposiciones de bienes deben contabilizarse correcta y oportunamente.

Los costos de las mercancías producidas y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.

La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de costos diferidos y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informar se correcta y oportunamente.

El costo de las operaciones relativas a ventas, retiros o bajas y otras disposiciones de bines y las utilidades o perdidas relativas deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.

Los recursos utilizados, la producción terminada, embarques, ventas y otras disposiciones de bienes y los ajustes relativos deben aplicarse correctamente a las cuentas apropiadas de inventarios y a los auxiliares y registros de propiedades.

En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción, los costos de las mercancías producidas; depreciación de inmuebles, maquinaria y amortización de costos diferidos; ventas y otras disposiciones de propiedad y ajustes relativos.

Los asientos contables de producción deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con el plan de la administración.

La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de producción debe informarse correcta y oportunamente.

c) objetivos de verificación y evaluación.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de producción son:

deben verificarse y evaluarse periódicamente las bases de los datos, los saldos de inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, y otros costos diferidos y las actividades de transacciones relativas.

Periódicamente deben de revisarse la distribución de costos a inventarios, propiedades y otras cuentas de costos diferidos.

d) Objetivos de salvaguarda física

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de producción son:

El acceso el inventario y a las propiedades debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas, adecuadas establecidas por la administración.

El acceso a los registros de producción, contabilidad de costos, de inventarios de propiedades, así como a las formas y documentos de control, ligares y procedimientos de proceso, debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimientoUna vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de producción, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos y el riesgo que existe si dichas técnica no logran o logran parcialmente estos objetivosLo anterior como se menciona en el boletín 5030 Metodología para el estudio y evaluación de control interno, tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoría que va a llevar a cabo el auditor.El presente capitulo pretende mostrar ejemplo de técnicas de control interno que podría utilizar una empresa para lograr estos objetivos específicos, así como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr parcialmente los mismos. En ningún caso se pretende que los ejemplos que aquí se proporcionan de técnicas de control sean todos los que pueden existir en una empresa, sino más bien que estos ejemplos sirvan como guía al auditor para identificar aquellas técnicas de control que realmente estén operando en la misma.Los ejemplos de técnicas de control interno que más adelante se menciona incluyen, en muchos casos, técnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando estas cuentan con un sistema de procesamiento electrónico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado ya que dada la importancia que tiene actualmente los sistemas de PED en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar técnicas de control interno especificas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de técnicas puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluación del control interno en un ambiente de PED.

Objetivos de autorización Objetivo 1

El plan de producción (que, cuanto, cuando y como se fabrica y los niveles de inventario a mantenerse) debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.En los criterios de selección utilizados por las empresas, con frecuencia se especifican estándares con respecto a lo siguiente:

Pronostico de ventas Requisitos de servicio al cliente ( tiempo de preparación para surtir un

pedido, productos sobre pedido frente a productos estándar en existencia, etc.,)

Costo de mantener en inventario (costo financiero, costo de almacenaje, mermas de inventario, etc.) contra costos de no tener inventario disponible.

Capacidad de la planta (disponibilidad de maquinaria y equipo, personal obrero, materiales y suministros, etc.)

Rotación del inventario y riesgo de obsolescencia. Factores económicos en la decisión de fabricar o comprar Calidad del producto y estándares de ingeniería.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 1:Solo se mantendrá en inventarios aquellos productos terminados cuya venta se estime sobrepase un mínimo prefijado.Descripción de: (i) los documentos que han de emitirse para documentar cambios y (ii) las pruebas o verificaciones que han de hacerse a los documentos o información obtenida. La integridad de las bases de datos puede protegerse con técnicas tales como las siguientes:Especificar que los cambios deben aprobarse por escrito por ejecutivos o empleados supervisores (el gerente de contabilidad de costos para los cambios en los costos de productos o el jefe de ingeniería para los cambios en las relaciones de materiales, etc.)Formas prenumeradas estándar, con campos de claves precodificadas para documentar los cambios; controles físicos sobre acceso a las formas y conciliación de las usadas con una tabulación de los cambios efectuados.Revisión y aprobación de informes de cambios “era y es” después de cada actualización a las bases de datos preparados con la computadora. Además de estas técnicas para proteger la integridad de las bases de datos, pueden hacerse periódicamente revisiones de las características de los productos, propiedad y partidas de equipo enumeradas en los archivos maestros. Tales pruebas podrían incluir determinaciones periódicas (tal vez en forma cíclica) de si cada producto existente continua ajustándose a los criterios.Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 1:La empresa puede producir productos no autorizados o en cantidades que exceden los niveles autorizados; esto pudiera dar lugar a inventarios obsoletos, excesivos, de difícil realización.Puede incurrirse en costos excesivos o no previstos para mantener el inventario.Los niveles de inventario pueden exceder la capacidad de financiamiento; esto pudiera acarrear ventas forzadas de liquidación.

Puede ocasionar incumplimiento de servicios adecuados al cliente; esto pudiera resultar en clientes descontentos, inventarios de difícil realización o cuentas incobrables.Insuficiente utilización de la capacidad de la planta.La capacidad de la planta puede ser inadecuada, creándose así tiempo extra o incapacidad para satisfacer el servicio al cliente.Objetivo 2:El método de valuación de inventarios y el sistema de costos a seguir debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.Las políticas en esta área deben especificar cuáles son los objetivos que persiguen la administración y los resultados que espera de una información financiera que le dé una correcta valuación de inventarios y costos confiables, tanto para información externa como para control de las operaciones. Los criterios pueden incluir;Como se lograra que los inventarios estén constantemente valuados a costos actualizados.Como se lograra que le costo de ventas este a costo actualizados.

Si se establece un sistema de costos estándar, como se controlaran las variaciones.

Con que periodicidad se revisaran los costos estándar.

Ejemplos de técnicas para logra el objetivo 2:Establecer criterios de que pretende logra con el sistema de costos, tanto en valuación del inventario como en los controles de producción.Exposición clara de los criterios para establecer costos estándar, mencionando:Como se determinara el costo de materia prima (proyecciones del departamento de compras, Contratos de compara con precios sujetos a escalasión, materias primas de importación).Como se determinara el costo de mano de obra y gastos de fabricación, como se prepararan los presupuestos de horas hombre a incurrir, de sueldos a pagar, de gastos relativos a gastos de fabricación.Criterio para aplicar mano de obra y gastos de fabricación por departamentos productivos, etc.Periodicidad para revisar los costos estándar (evitar que las explicaciones de las variaciones sean el costo que se determino hace meses).Como se manejaran las variaciones de costos reales a estándar, con objeto de que tengan un significado y responsabilizar a la dirección de producción, compras, etc., de la misma.Clara especificación de las cuentas y registros a utilizar y como se utilizaran.Especificación de los formatos de los informes que generara el sistema de costos, a quien estarán dirigidos y quienes deben analizarlos y evaluarlos.Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 2:Los costos de inventario pueden ser irreales, distorsionando la situación financiera.

Los costos actuales de producciones desconocen y por lo tanto se ignora con que margen de utilidad se está vendiendo.No existe un control de la eficiencia de producción a través del sistema de costos.Objetivo 3: El método de valuación de inmuebles, maquinaria y equipo y el sistema de actualización de valores debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.En los criterios que se utilicen para establecer estas políticas habrá que dar consideración a:

Como se hará la valuación de construcciones en proceso Tomando en consideración si estas incluirán o no costo financiero. Cuál será la política de capitalización de adiciones. Cuál será la política de revaluación de inmuebles, maquinaria y equipo.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 3:Deben establecerse lineamientos de los costos que se consideraran como capitalizables en las construcciones en proceso talesRequisitos de que todas las solicitudes para desembolso capitalizables incluyan la vida útil y el método de depreciación sugeridos y que tales solicitudes, si exceden de una cantidad fijada, tengan aprobaciones múltiples.Revisiones periódicas por auditores internos de las vidas y métodos para depreciar y amortizar el valor de los activos y de las solicitudes para desembolsos capitalizables.Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 4:Puede estimarse inadecuadamente la vida que se espera para una propiedad determinada el fijarse un periodo razonable durante el cual se depreciara su valor; esto pudiera resultar en gastos de depreciación erróneos y presentar los inmuebles, maquinaria y equipo con valores incorrectos.Pueden depreciarse inmuebles; maquinaria y equipo por el método de línea recta aunque pierda su utilidad más rápidamente en la primera parte de su vida útil, o de lo contario puede seleccionarse un método de depreciación acelerada cuando se espera que la utilidad disminuya de manera uniforme durante la vida útil estimada.Las primas de seguros pueden aplicarse erróneamente a gastos.Objetivo 5:Las condiciones de ventas u otras disposiciones de inmuebles, maquinaria y equipo deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.Las políticas pueden especificar lo siguiente:

Alternativas actuales o potenciales para usar los activos dentro de la entidad.

Precios de venta y condiciones para la entrega y el pago. Situación crediticia del comprador. Uso que intenta dar el comprador a inmuebles, maquinaria y equipo (v. g.,

será utilizada para competir con la empresa) Restricciones legales.

Garantías expresas o implícitas que han de darse.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 5:Exposiciones claras de criterios por ejemplo:

a) No se permitirá que se disponga de maquinaria y equipo sin la aprobación por escrito de ejecutivos autorizados en una forma o modelo estándar prenumerado.

b) Prohibición de vender inmuebles y equipo a competidores.c) No se desarmara equipo para usar las partes como pieza de repuesto sin la

aprobación por escrito de ciertos ejecutivos en forma estándar prenumerada.

Archivos maestros de inmuebles, maquinaria y equipo y procedimientos establecidos para dar de baja datos del archivo.

Contratos escritos, incluso clausulas de garantía deseadas, para todas las ventas de inmuebles, maquinaria y equipo.

Ejemplo de riesgo si no se logra el objetivo 5:Pueden venderse o retirarse activos sin el conocimiento de la administración; esto pudiera crear cuentas de inmuebles, maquinaria y equipo sobrevaluados y pérdidas de ingresos o de capacidad de producción o ambas cosas, en un momento crucial.Puede disponerse de un activo o un precio que no es el apropiado.Puede crearse una obligación de garantía que no se tenía intención de crear, sometiendo con ello a la entidad a un pasivo real y contingente.Puede asumirse un riesgo de crédito impropio; esto pudiera producir una cuenta incobrable.Puede venderse activos que pudiera usarse en otras operaciones de la empresa.Objetivo 6Los ajustes a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y cuentas de costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas por la administración.Como ejemplo tenemos los siguientes:

Revaluación de ajustes al activo fijo. Ajustes del inventario en libros al inventario físico. Cambios en los costos estándar. Ajustes por obsolescencia, cantidades excesivas, instalaciones no

utilizadas, etc. Correcciones de clasificaciones contables ( v. g., partidas de inventarios

usadas para reparaciones y mantenimiento) Capitalización de variaciones en el costo estándar.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 6:Exposiciones claras de los criterios y políticas, por ejemplo:

a) Política escrita para determinar los ajustes por inventarios obsoletos o de lento movimiento; esto pudiera incluir índices de rotación, designación de un comité revisor del inventario, la oportunidad de las revisiones, etc.

b) Políticas para que se analicen, expliquen, revisen y aprueben todas las diferencias entre el inventario físico y libros, entes de que se contabilicen los ajustes.

c) Políticas de revisar y actualizar frecuentemente los costos estándar.d) Políticas para revisar y autorizar todos los cambios de los costos estándar

por más de un porcentaje fijado, por los supervisores de costos y fabricación antes de procesarse.

e) Políticas para analizar periódicamente las cuentas de variaciones y aprobar los ajustes para capitalizar las variaciones por anticipado.

Formas prenumeradas estándar y controladas para documentar los ajustes debidamente aprobados.

Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes.

Personal asignado especialmente, para investigar la necesidad de los ajustes y para proponerlos.

Autorización de los ajustes por un ejecutivo determinado en caso de que no existan, o se contradigan, las políticas establecidas por escrito.

Conciliación de los estados totales manuales de los ajustes aprobados con totales de los informes de ajustes preparados por la computadora.

Uso de contraseñas en las terminales para limitar el acceso a los archivos de computadora.Comprobaciones de validez sobre los campos de datos vitales y comprobaciones de límites en cuanto a importes o cantidades.Rutinas de computadora para: (a) analizar inventarios por antigüedad y generar listas de inventarios posiblemente obsoletos basándose en el uso y (b) preparar listas por excepción de modificaciones de costos estándar que excedan de un porcentaje fijado.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 6:

Pueden presentarse incorrectamente el inventario, los inmuebles, maquinaria y equipo y otras cuentas de costos diferidos debido a ajustes o reclasificaciones erróneas.Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administración (v. g., las variaciones del costo estándar pueden capitalizarse indebidamente, inventario vendible puede cancelarse impropiamente, etc.) esto pudiera ocasionar valuaciones incorrectas de los inventarios y afectar adversamente los resultados de las operaciones. Los estados financieros de periodos intermedios pueden alterarse para que dejen de reconocer oportunamente ajustes tales como mermas de inventarios, cambios en costos estándar y obsolescencia.Pueden registrarse ajustes para ocultar faltantes derivados del inventario físico.Pueden cambiarse los costos estándar sin el conocimiento del personal supervisor correspondiente; esto pudiera producir que se lleven al inventario, costos del periodo o limitar esfuerzos de la administración para detectar las variaciones de los costos estándar, o ambos.Objetivos de procesamiento y clasificación de transaccionesObjetivo 7Deben establecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de producción de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 7:

Claras exposiciones de los procedimientos, atreves de: Manuales de políticas Manuales de procedimientos Rutinas de entrenamiento Requisitos de supervisión Documentos de sistemas y programas Versiones de producción de programas de computadora

Verificación periódica de las aprobaciones de supervisión que se requiere para transferir responsabilidades, cambios en las formas, cambios en los sistemas de archivo, etc.Estándares aprobados para desarrollo de sistemas manuales o de PED, incluso estándares de programación y documentación.En un ambiente de PED:

a) Verificación periódica de las aprobaciones requeridas por las administración y usuarios para: (i) nuevos sistemas y pro

Todos los pagos de nominas deben efectuarse de acuerdo a las políticas establecida de acuerdo con las políticas de la administración.

Los procedimientos del ciclo de nominas deben de estar de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.

b) objetivos de procesamiento y clasificación de transaccionesEstos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de estas. Estos objetos para el ciclo de nominas son:

Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que ajusten a las políticas establecida por la administración.

La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.

Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.

Todos los pagos relacionados con la nomina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.

Los importes adeudados a la persona deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.

Los pagos y los ajustes relativos a nominas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.

Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.

Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.

Los asientos contables de nomina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.

La información para determinar las bases de impuestos derivada de las actividades de nominas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.

C) objetivo de evaluación y verificación

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan. Así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nominas son:

Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nominas y las transacciones relativas.

d) objetivos de salvaguarda físicaEstos objetivos tratan de aquellos controles relativos a acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso los objetivos para el ciclo son:

el accesos a los registros de personal, nominas, formas, documentos importantes y lugares de proceso deben permitirse únicamente de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.

Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimientoUna vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de nominas, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran parcialmente estos objetivos.Lo anterior, como se menciona en el boletín 5030 metodología para el estudio y evaluación del control interno tiene como objetivo determinar la naturaleza el alcance y la oportunidad de las pruebas de auditoría que va llevar a cabo el auditor.El presente capitulo pretende mostrar ejemplos de técnicas de control interno que podrá utilizar una empresa para lograr estos objetivos específicos así como los riesgos que existen en caso de no lograr parcialmente los mismos.Los ejemplos de técnicas de control interno que más adelante se mencionan en muchos casos, técnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando estas cuenten con un sistema de procedimiento electrónico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado ya que dada la importancia que tiene actualmente los sistemas PED, en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar técnicas de control interno especificas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de ese tipo de técnicas pueden ser de gran ayuda en el estudio y evaluación del control interno en un ambiente de PED.Objetivos de autorización Objetivo 1:El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.Los criterios de la selección de personal que utilizan las empresas deben especificar estándares para los empleados potenciales, respecto a asuntos tales como: niveles planeados para el personal experiencia y habilidades edad, sexo y estado físico domicilio y ciudadanía afiliación sindical

integridad personal educación restricciones legales políticas de entidad acerca del conflicto de intereses y otras voluntad para viajar sueldo y prestaciones

Ejemplos de técnicas para alcanzar el objetivo 1: políticas por escrito para la selección y contratación de personal. Bases de datos como archivo maestro de personal, lista de funcionarios y

directivos, etc. Procedimientos específicos para añadir cambiar o eliminar información de

la bases de datos. Técnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos como las

siguientesa) Especificar que los cambios en archivo sean aprobados por escrito por

personal autorizadob) Uso de formas estándar prenumeradas para documentar los cambios a

las bases de datos de personal, controles físicos sobre el acceso a dichas formas y conciliaciones de las formas usadas con los cambios realmente efectuados.

c) Revisión y aprobación, por personal autorizado, de los informes de cambios a las bases de datos.

d) Verificar periódica por una persona independiente del proceso, que al personal registrado en las bases de datos sean los autorizados y se apegan a las políticas de selección aprobadas por la administración.

e) Pruebas periódicas de los archivos por parte de auditoría interna f) En un medio de PED:

La revisión periódica de que los cambios a la bases de datos se hicieron correctamente.

Conciliación de las cifras de control con los registros del computador. Limitaciones del acceso a la información contenida en las bases de datos. Uso de dígitos de verificación sobre los números del personal para el

mantenimiento de los archivos.

Estudio y evaluación del control interno del ciclo de nominas El ciclo de nominas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:

La contratación y utilización de la mano de obra El pago de mano de obra Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra.

El ciclo de nominas contiene la contratación, y utilización del pago de servicios personales, como por ejemplo nominas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva administrativa etc.Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de nominas que se describen mas adelante, son aquellas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo deben tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que orienta al auditor cuando lleve cabo pedimentos y cambio de sistemas, procedimientos y programas.

a)b) Verificación periódica de las pruebas, aprobaciones y documentación y

documentación de los cambios a la lógica programada.c) Comparación periódica de los procedimientos con la documentación y la

autorización.d) Pruebas periódicas de razonabilidad que comparecen los resultados de los

procedimientos del resultado calculados de antemano.

Ejemplos de riesgos si no se logran el objetivo 7 Los departamentos pueden ser reorganizados y cambiarse las

asignaciones del personal de tal forma que se reduzca la segregación de funciones.

Pueden llevarse a la práctica procedimientos que eviten las técnicas de control interno existentes.

Pueden modificarse programas de computadora para evitar los controles, cambiar políticas contables reducir salvaguardas sobre los activos.

Pueden alterarse el flujo de la información para retener datos a quienes no deben recibirlos.

Pueden perderse datos durante las conversiones a nuevos sistemas. Pueden no procesarse transacciones. Las transacciones pueden procesarse incorrectamente por personas no

autorizadas. Pueden no ejecutarse procedimientos de control.

Objetivo 8 Solo deben aprobarse aquellas solicitudes para usar recursos que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo 8

Procedimientos documentales para indicar, revisar y aprobar solicitudes para usar recursos.

Formas importantes remuneradas y la correspondiente rendición de cuentas de tales formas.

Archivos de firmas autorizadas.

Inspección periódica de las formas usadas, para ver que estén debidamente completadas y con firmas autorizadas.

Aprobación de alto nivel para ciertas clases de usos de recursos.

Objetivo 9Solo deben procesarse aquellas solicitudes de venta o disposición de activos que se ajustan a políticas adecuadas establecidas por la administración.Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 9

Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar solicitudes para vender o disponer de los activos.

Formas importantes remuneradas y la correspondiente rendición de cuentas de tales formas.

Archivos de firmas autorizadas. Inspección periódica de las formas usadas para ver que estén debidamente

elaboradas y con firmas autorizadas. Limites de autorización para cada una de ciertas clases de venta y otras

disposiciones. Designar la administración de los funcionarios que puedan firmar ciertos

documentos a nombre de la empresa. Comparación de los puntos importantes de cada venta u otra disposición

que se propone, con criterios establecidos; esto puede hacerse manualmente o con técnicas de validación de computadora.

Inventarios físicos periódicos o conteos cíclicos para verificar los registros de inventarios perpetuos o la investigación de las diferentes mayores de una cantidad prefijada.

Sistemas de computadora en línea para informar el material que contra la producción y la producción terminada que se lleva a los almacenes de productos terminados.

Revisión periódica de las órdenes antiguas pendientes. Limitación del acceso a los archivos de la computadora mediante

contraseña o controles físicos sobre la terminación en línea. Verificación a teclado o validación, o ambas de los campos escenciales11

Ejemplos de los riegos si no se logran los objetivos 10 y 11 Pueden proponerse recursos en la producción, pero no registrarse

hasta que no se tome un inventario y se compare con el más importante según libros; esto pudiera ocasionar una presentación incorrecta del inventario y del costo de ventas.

Pueden completarse producción pero no registrarse como disponible para la venta esto pudiera resultar en perdida de ventas o en solicitud de producción adicional.

Pueden anotarse en los registros de inventario permanente cantidades o descripciones incorrectas causando perdidas de ventas o dificultades en las operaciones.

Pueden informarse salidas no autorizadas para ocultar faltantes hurto.

Pueden conectarse incorrectamente las cortes.

Objetivo 12 Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y oportunamente.Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 12

Acceso limitado a los inventarios, inmueble, maquinaria y equipo de residuos o desperdicios y formas de control.

Almacenes centrales y lugares centrales de recolección de residuos y chatarra.

Formas remuneradas y controladas, de las que se rinde cuenta posteriormente.

Preparación de formas de control por una función de control independiente de control de producción.

Verificación del material que entra a los almacenes centrales y que salen de estos.

Ejemplos de riesgos de propiedades y desechos sin registrarlos Objetivo 13 Los costos de los materiales mano de obra y los gastos indirectos utilizados en la producción y la distribución contable de tales costos deben efectuarse correcta y oportunamente.Objetivo 14 Los costos de las mercancías compradas y la distribución contable de tales costos deben efectuarse correcta y oportunamente.Objetivo 15La depreciación de inmuebles, planta y equipo y la amortización de los costos diferidos, y su distribución contable deben efectuarse correcta y oportunamente.

Revisión periódicas y actualizaciones de los costos estándares utilizados para valuar el inventarios y la producción.

a) Conciliación de las cantidades indicadas en las relaciones de materiales con la que realmente se usaron en la producción.

b) Comparación de los costos de los componentes en la relación de materiales con la facturas de proveedores catálogos de precios etc.

c) Estudio del tiempo.d) Comparación de los coeficientes estándar de los gastos de

fabricación con los coeficientes reales.

e) Análisis de las variaciones en los gastos de fabricación para determinar si los costos son del periodo o cargables al inventario.

f) Analizaste variaciones en los gastos de fabricación para la determinación si los costos son del periodo o cargables al inventario.

g) Análisis de los gastos indirectos para determinar si incluyen todos los costos que se deben llevar al inventario en base uniforme con la del periodo anterior.

h) Comparación de los volúmenes supuestos usados para distribuir los gastos indirectos fijos con los niveles de volumen realmente incurridos.

Archivos de costos estándar computarizados, que se transfieren automáticamente los costos de inventario de un lugar de trabajo a otro.

Procedimiento estándar para los cortes diarios o final de periodo. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar información de

las bases de datos y técnicas para proteger su integridad.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 15 Revisión y pruebas de los análisis de amortización y depreciación por

los auditores internos.

Ejemplo de riesgos si no se logran los objetivos 13 14 15 Las distribuciones contables pudieran ser incorrectas. Los coeficientes de gastos de fabricación usados para valuar los

inventarios pueden ser incorrectos debido a:a) Agrupación incorrecta de los gastos de fabricación.b) Incluir en dicha agrupación gastos del periodo c) Bases inexactas para las distribuciones de costos fijos.

Objetivo 16El valor neto en libros de inmuebles, maquinaria y equipo vendido y el costo y otras disposiciones de bienes, deben contabilizarse correcta y oportunamente.Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo 16

Conciliación periódica de las formas para disponer de equipo con los incluidos en los asientos contables relativos.

Inventarios físico periódico del equipo y conciliación con el registro analítico de propiedades para identificar cualquier disposición de equipo no informada.

Conciliación periódica de las cantidades de residuos o desperdicios general y generado.

Ejemplo de riesgo si no se logra el objetivo16

Las cuentas de propiedades pueden acreditarse con cantidades incorrectas, no acreditarse por las bajas ocurridas y pueden disponerse del desperdicio indebidamente.Objetivo 17Los costos de materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción y los ajustes relativos deben clasificarse, resumirse e informase correcta y oportunamente.Objetivo 18Los costos de las mercancías producidas y los ajustes relativos deben clasificarse resumirse e informarse correcta y oportunamente.Objetivo 19La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de costos diferidos y de los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.Objetivo 20El costo de las operaciones relativas a ventas, retiros y bajas y otras disposiciones de bienes y las utilidades o pérdidas relativas debe clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.Ejemplo de técnicas para lograr los objetivos 17 18 19 20

Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo. Documentación adecuada de la clasificación de cuentas. Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad y los cortes del

procesamiento y producción de informes periódicos en la computadora. Totales de control e identificación de las fechas, encabezamiento etc. Dígitos de comprobación en los números de las cuentas. Anexos de informe de producción y registros cronológicos de distribución

en las operaciones de la computadora. Análisis de variaciones de fabricación.

Ejemplos de riesgos si no se cumplen los objetivos 17 18 19 20 Los asientos en las cuentas de mayor general pueden ser incompletos. Los asientos en las cuentas de mayor general pueden ser inexactos. Datos no autorizados, duplicados o erróneos pueden ser parte de un

resumen. Pueden presentarse problemas de tiempo. Limitación del acceso a los archivos en línea personal autorizado mediante

el uso de contraseñas o de instalaciones de sistemas de la administración de la base de datos

Revisión de los archivos de era y es de la situación de la cuenta. Revisión de los informe del la situación de las mercancías en existencia e

investigación en seguimientos de los saldos acreedores, elevados etc. Rotación de funciones del personal de contabilidad.

Ejemplo de riesgo si no se cumple el objetivo 21

Que los saldos de los auxiliares no coincidan con el mayor. Las transacciones pudieran no registrarse correctamente en los auxiliares. Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta

derivada de los auxiliares.

Objetico 22En cada periodo contable deben presentarse asientos contables para los costos de los materiales utilizados en la producción, los costos de las mercancías producidas; depreciaciones de inmuebles, maquinaria y equipo y amortización de otros costos diferidos: ventas y otras disposiciones de propiedades y ajustes.Objetivo 23Los asientos contables de producción deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con el plan de administración.Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo 22 23

Uso de catalogo de cuentas que contenga una descripción de las transacciones que deben afectar cada cuenta.

Introducción escrita de codificación. Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificación

de cuentas, Asignación de la responsabilidad de cada cuenta a un empleo de lo

particular. Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificación de

cuentas. Planes escritos de corte y cierre detallados hasta en el nivel de los

asientos contables individuales. Procedimientos escritos de cierre expresado, por función, las fuentes que

en de usarse para preparación de los asientos contables. Cortes a efectuarse acumulaciones que deben hacerse quien es responsable de hacerse cada función.

Comparaciones de periodos a periodos de las cantidades de las pólizas fijas.

Revisión y aprobación de cada asiento por personal supervisor que no tenga participación activa en su preparación.

Conciliaciones de los registros cronológicos manuales con los asientos contables producidos por la computadora.

Uso de pólizas fijas y clasificación de su totalidad elaboración en cada periodo.

Formas premune radas de los asientos y verificación que todos fueron registrados en cada periodo.

Comprobación, mediante computadora, de las partidas duplicadas. Preparación económica de asientos contables basados en un sistema de

computadora.

Comprobación de validez y verificación de los campos de datos esenciales de cada asiento contable.

Restricción a la entrada de asientos de diario mediante el uso de contraseñas o controles programados, que permitan la entrada de asientos contables solamente en terminales en línea especificas.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 22 23 Los estados financieros pueden no ser preparados oportunamente. Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno

o más de las siguientes causas. a) Omisión de los registros en los resúmenes para respaldar los

asientos contables.b) Omisión de un asiento contable.c) Codificación incorrecta.d) Asientos contables duplicados e) Cortes incorrectos.

Objetivo 24La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de producción debe informarse correcta y oportunamente.Ejemplo de técnicas para lograr el objetivo 24

Procedimiento de documentación para preparar, resumir información requerida para cálculos de impuestos.

Revisión de las transacciones importantes por el personal conocedor de los requisitos fiscales.

Una clasificación de cuentas, un plan de codificación u otros criterios para facilitar la clasificación.

Políticas escritas respecto métodos y vidas útiles para calcularse la depreciación fiscal, para evaluar el inventario para fines de impuesto, procedimientos para transacciones entre cuentas.

Revisiones por auditores internos

Ejemplo de riesgo si no se logra el objetivo 24Pueden usarse datos erróneos en el cálculo de los impuestos y resultan en pagos en exceso o de menos de los impuestosObjetivo de verificación y evaluación.Objetivo 25Deben verificarse y evaluarse en forman periódica las bases de datos, los sados de inventarios, propiedades y costos diferidos y las actividades de transacciones relativas.Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 15

Manuales de procedimientos y políticas graficas de organización y otra documentación que:

a) Enumeren los saldos, actividades, políticas y procedimientos que van a verificarse y evaluarse y por quien será supervisada la actividad.

b) Describan como deben ejecutarse la verificación y evaluación.c) Describan como deben documentarse los resultados de la versión y

a quien deben comunicarse. Técnicas usadas para descubrir errores y omisiones.

a) Conciliación de saldos y movimientos registrados con lo informado por los custodios.

b) Confirmación con terceros, incluidos con terceros.c) Conciliación de los saldos de mayor con los saldos de auxiliar.d) Verificación periódica de los informes de actividades con la

información de respaldo.e) Conteos periódicos de inventarios, y propiedades, y conciliación con

los importes preestablecidos.f) Comparación con los importes contabilizados con transacciones

posteriores o con importes preestablecidos.g) Verificación periódica con libros y movimientos mediante,

confirmación de terceros. Técnicas para evaluar los saldos registrados.

a) análisis de índices, tendencias y variaciones.b) Comparación periódica de los valorares registrados con los de valor

de mercado.c) Revisión periódica de los métodos y formulas utilizadas para la

realizaciones, acumulaciones, cancelaciones.d) Comparación con los resultados con la tendencia de la industria.e) Servicios de informes legales y económicos.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 25 Los informes pudieran presentar datos erróneos. Las decisiones importantes pudieran basarse en información errónea. Aunque muestren con exactitud los datos históricos los saldos registrados

pudieren registrar no la situación real del acuerdo con las condiciones existentes en una fecha de informe determinada de las cuentas por pagar, podría ocasionar desembolsos no autorizados ni informados), evaluación del control interno

Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno de I ciclo

de producción a través de la ayuda que le pueda proporcionar esta guía deberá

proceder como ya se mencionó anteriormente, a identificar las funciones que

forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada función y

preparar la documentación de los procedimientos de proceso en cada función.

Una vez efectuado el trabajo anterior, estará en posibilidad de determinar en su

caso las técnicas de control interno que está usando la empresa en cada una de

las funciones identificadas y si éstas logran ("tal, parcialmente o no logran los

objetivos de control interno aplicables. La metodología sugerida por esta Comisión

para el estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones se

describe claramente en el Boletín 5030 emitido para tal efecto.

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE

TESORERÍA

ÍNDICE

PÁRRAFOS

Generalidades...........1 al 13

Objetivo específico de control interno del ciclo de

tesorería………………………….14 al 18

Identificación de

objetivo………………………………………………………………….19 al 22

Objetivo de autorización

Objetivo 1……………… …23 al 26

Objetivo 2......................……….27

Objetivo 3..................….....28 al 31

Objetivo 4..................…….32 al 35

Objetivo 5..................…….36 al 38

Objetivo 6......................………..39

Objetivo 7..................……..40 al 43

Objetivo 8......................………..44

Objetivo 9......................………..45

Objetivo 10....................………..46

Objetivo 11 ...............…….47 al 50

Objetivo 12....._............………...51

Objetivo 13................…….52 al 55

Objetivo 14................…….56 al 58

Objetivo 15....................……….59

Objetivo 16..............…....60 al 63

Objetivo 17....................………64

Objetivo 18................…..65 al 68

Objetivo 19....................……..69

Objetivo 20 ...............….70 al 73

Objetivo 21 ...............….74 al 77

Objetivo 22 ...............…78 al 80

Objetivo 23................…81 al 83

Objetivo 24................…84 al 86

Evaluación del control interno 87 al 88

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE

TESORERÍA

Generalidades Introducción

El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre

la estructura y rendimiento del capital.

Las funciones del ciclo de Tesorería ce inician con el reconocimiento 2 de las

necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las

operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo

a los inversionistas y a los acreedores

La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorería pueden

efectuarse en la Tesorería de la empresa. Sin embargo, la Dirección Financiera, la

Contrataría, Personal, por ejemplo, también pueden tener participación. Es

frecuente que algunas funciones de la alta dirección estén encaminadas a la

planeación y control financiero.

FUNCIONES TÍPICAS

Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser; 4

- Relaciones con sociedades financieras y de crédito

• Relaciones con accionistas

-

- Administración del efectivo y las inversiones

-

- Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos

• Custodia física del efectivo y los valores

• Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios

- Administración y vigilancia de la deuda (principal c intereses)

- Operaciones de inversión y financiamiento

- Administración financiera de planes de beneficio a empleados

- Administración de seguros

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes asientos

contables comunes:

- Obtención y pago de financiamiento

- Emisión y retiro de acciones

• Compra y venta de inversiones en valores

- Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos

- Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos, en relación con

deudas e inversiones

• - Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda

- Compra y venta de moneda extranjera

Formas y documentos importantes

Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorería

podrían ser:

- Certificados provisionales de acciones

- Acciones emitidas

- Obligaciones, bonos, papel comercial

- Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones

- Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito, etc.

- Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura

• - Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleados

- Pólizas de seguro.

Bases usuales de datos

Las bases usuales datos representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares,

etc., contienen aquella información necesaria para poder procesar transacciones

dentro de un ciclo o bien información que se producto como recitado del proceso

de las transacciones, Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da,

se pueden clasificar como sigue:

a) Bases de referencia • Representadas por información que se utiliza para el

proceso de las transacciones.

b)Bases dinámicas - Representadas por información resultante del proceso de

las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorería podrían ser las siguientes:

Bases de referencia''

• Archivo maestro de accionistas

- Cédulas de trabajo de intereses y dividendos

- Libro de registro de accionistas y utilidades

- Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de prestamos

Bases dinámicas

- Saldos de las cuentas bancarias

- Cartera de inversiones

- Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores.

Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de Tesorería

varían de una empresa á otra. Pueden usarse procedimientos detallados para

manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribución

dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y

ventas de inversiones. Existen otras transacciones que son un esporádicas que no

son necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo una

oferta de acciones al público o una colocación privada de bonos u obligaciones

que podrían registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o

más asientos contables diseñados para ello.

Enlaces con otros ciclos

Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre 10 las funciones

del ciclo de Tesorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o

desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de Tesorería, pero la

entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el

desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello, surge

una duda sobre si la función de los ingresos y egresos de efectivo es parte del

ciclo de Tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras.

Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo y

otra función de desembolsos de efectivo. En algún momento, tanto los ingresos

del ciclo de Tesorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse.

También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y del

ciclo de compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos de

efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de ingreso,

como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarse

bien con el ciclo de Tesorería o con el de compras. Una forma práctica para

decidir dónde situar una función común es considerar el volumen de las

transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportación a

esa función común.

En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorería, o

ambos, se procesan mediante sistemas singulares y nunca se unen a

transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En

estos casos, es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de

evaluar los controles internos.

Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes 13 enlaces

normales con otros ciclos:

• Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras

- Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos

- Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compra., e ingresos

- Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de

nóminas.

Objetivos específicos de control interno del ciclo de tesorería

Para efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos específicos 14 de

control interno, los cuales de acuerdo con el Boletín 3050 relativo al estudio y

evaluación del control interno, han sido clasificados en cuatro clases como sigue:

- De autorización

- De procesamiento y clasificación de transacciones

- De verificación y evaluación

- De salvaguarda física

a) Objetivos de autorización

Los objetivos de autorización, traían todos aquellos controles que deben

establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios

establecidos por la administración. Estos objetivos para este ciclo son:

Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con

políticas establecidas por la administración.

- Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital

deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

- Los importes, momento, entidades en que se invierte y las condiciones de las

inversiones en valores deben autorizarse de a-cuerdo con políticas

establecidas por la administración.

Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos báñennos,

intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos y primas

diferidos y la distribución contable deben autorizarse de acuerdo con políticas

establecidas por la administración.

• Los procedimientos de proceso del ciclo de Tesorería deben de estar de

acuerdo con políticas establecidas por la administración.

b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para

asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e

informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a

éstas. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son:

- Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega de recursos

que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.

- Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de compraventa de inversiones que

se ajusten a las políticas establecidas por la administración ,

Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con

exactitud y en forma oportuna.

Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a

inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.

Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma

oportuna.

Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en

forma oportuna.

Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, así como la

distribución contable de dichos adeudo* deben calcularse con exactitud y

registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.

Las cantidades adeudadas, o por entidades en que se invierte, corredores y otros,

así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse cm

exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma a oportuna.

Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se

efectúa» cambie* a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse

con exactitud y registrarse en forma oportuna,

Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se

invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse

e informarse correcta y oportunamente.

Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades

que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse,

concentrarse e informarse, correcta y oportunamente.

- Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y

dividendos), tas entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben

aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada

inversionista y acreedor.

- Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los

ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas

apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte.

- Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a

cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores

y otros, y por los ajustes relativos,

- Los asientos contables de Tesorería deben concentrar y clasificar las

transacciones, de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

- La información para determinar bases de impuestos derivados de las

actividades de Tesorería deben producirse correcta y oportunamente.

c) Objetivos de verificación y evaluación.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y

evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de

los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son:

- Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de

efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de

transacciones relativas.

d) Objetivos de salvaguarda física.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,

registros, formas importantes de proceso y procedimientos de proceso. Estos

objetivos para este ciclo son:

- El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con

políticas establecidas por la administración.

- El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de

inversiones, así como a las formas importantes, lugares y procedimiento de

proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por

la administración.

Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento

Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de

Tesorería, es necesario identificar que técnicas de control interno utiliza la

empresa para lograr dichos objetivos, y .él riesgo que existe si dichas técnicas no

logran o logran parcialmente estos objetivos.

Lo anterior, como se menciona en el Boletín 5030"Metodología para el estudio y

evaluación del control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el

alcance y oportunidad de las pruebas de auditoría que va a llevar a cabo el

auditor.

El presente capítulo de esta guía pretende precisamente mostrar ejemplos de

técnicas de control interno que podría utilizar una empresa para lograr estos

objetivos específicos, así como los riesgos que existen en caso de no lograr

parcialmente los mismos. En ningún caso se pretende que los ejemplos que aquí

se proporcionan de técnicas de control sean todos los que pueden existir en una

empresa, sino más bien que estos ejemplos sirvan como guía al auditor para

identificar aquellas técnicas de control que realmente estén operando en la misma.

Los ejemplos de técnicas de control interno que mas adelante 22 se mencionan

incluyen en muchos casos, técnicas de control que pueden utilizar las empresas

cuando éstas cuentan con un sistema de procesamiento electrónico de datos

(PED). Estos ejemplos se han proporcionado ya que dada la importancia que

tienen actualmente los sistemas de PED, en las empresas, el auditor se ve

obligado a evaluar técnicas de control interno especificas de los mismos, por lo

que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de técnicas puede

ser de gran a\uda en el estudio y evaluación del control interno en un ambiente de

PED.

Objetivos de autorización

Objetivo 1;

Lis fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con

políticas establecidas por la administración.

En los criterios de selección de fuentes de inversión y financiamiento 24

utilizados por la empresa, éstos deben especificar estándares, respecto a asuntos

tales como:

- Capacidad actual y potencial, y disposición para endeudar a la empresa o

para invertir en ella

- Integridad y confiabilidad

- Motivos para endeudar a la empresa o para invertir en ella

- Conflictos de intereses existentes y potenciales

- Restricciones legales

- Cesto de capital

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo I ; 25

- Políticas por escrito para la selección de fuentes de financiamiento.

- Bases de datos como archivos maestros de accionistas, bonistas, entidades

en que se invierte, etc.

- Procedimientos específicos para añadir, cambiar o eliminar información de las

bases de datos.

- Técnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos como las

siguientes:

a) Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito por

personal autorizado.

b)Uso de formas estándar pre numeradas para documentar los cambios a las

bases de datos de fuentes de inversión o financiamiento, controles físicos

sobre el acceso a dichas formas y conciliación de las formas usadas con los

cambios realmente efectuados.

c) Revisión y aprobación, por personal autorizado, de los informes de cambios a

las bases de datos.

d)Verificación periódica por una persona independiente del proceso, que las

fuentes de inversión y financiamiento registradas en las bases de datos sean

las autorizadas y se apeguen a las políticas de selección aprobadas por la

administración.

e) Pruebas periódicas de los archivos por parte de auditoría interna.

f) En un medio de PED:

- 1.a revisión periódica de que los cambios a Las bases de datos se hicieron

correctamente

- Conciliación de las cifras de control con los registros del computador

- Limitación del acceso a la información contenida en Las bases de datos

- Uso de dígitos de verificación sobre los números de los accionistas, bonistas y

de entidades donde se tiene inversión, para el mantenimiento de La base de

datos

• Comprobación de validez de datos importantes

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 1:

• La empresa puede verse impedida de satisfacer sus necesidades de capital a

medida que surgen.

- los inversionista» o los acreedores pueden tratar de obtener control de la

empresa o de alguno de sus activos.

- Los inversionistas o acreedores pueden retirarse en tiempo inoportuno.

- La empresa puede obtener financiamiento con condiciones no satisfactorias

(estipulaciones no autorizadas o excesivamente restrictivas).

- Puede incurrirse en altos costos de capital. Objetivo 2:

Los importes, momento y condiciones de las transacciones de financiamiento y

capital deben autorizarse de acuerdo con políticas

establecidas por la administración.

Objetivo 3:

Políticas establecidas por la administración.

Los objetivos 2 y 3 están íntegramente relacionados entre si y por lo tanto, las

técnicas y los riesgos si no se logran los objetivos, son similares.

Las políticas establecidas por la administración para el logro de estos objetivos

pueden. especificar lo siguiente:

- Cuando, en qué cantidad y en qué condiciones deben adquirirse recursos.

- Políticas de inversión de valores:

a) Rendimiento aceptable de Ir: inversión.

b)Niveles de riesgo aceptables.

c) Requisitos de liquidez.

d)Requisitos de diversificación

c) Requisitos de las reservas legales y operativas.

- Políticas de dividendos.

Ejemplos de técnicas para lograr los objetivos 2 y 3: 30

Políticas por escrito donde se expongan claramente los criterios a este respecto,

como pueden ser:

a) Mantener un índice determinado de pasivos a capital.

b)Ofrecer al público hasta un porcentaje determinado de las

acciones comunes de la empresa.

c) No firmar un contrato de préstamo que viole las estipulaciones de

los contratos existentes.

d)Todas las opciones de compra de acciones y derechos a comprar

acciones tendrían la aprobación previa de un comité directivo.

e ) Ningún préstamo a largo plazo excederá de un límite determinado, ni

devengará interés en exceso de la tasa de mercado más un número de puntos

de porcentaje, o contendrá el requisito de mantener un capital de trabajo mayor

de una cantidad determinada.

f) Sólo se adquirirán inversiones que se espere produzcan un crédito determinado.

g) La empresa no adquirirá un porcentaje mayor de otras empresas

a un límite previamente establecido.

h) Las inversiones en acciones de empresas se limitarán a los

i exultados de una evaluación financiera previa..

i) El departamento de Tesorería tratará de cubrirse contra ajustes

cambiarios de divisas, mediante la celebración de contratos de

compra de divisas con entrega futura.

- Bases de datos como archivo maestro de accionistas, bonistas, entidades en

que se tiene invertido, etc., y procedimientos específicos para añadir, cambiar o

eliminar información de las bases de datos.

- Proyecciones de efectivo que se actualicen constantemente.

- Tabla de fechas o tiempos para los préstamos que se desea obtener, para pago

de prestamos y a participantes en el capital, y para inversiones de fondos.

• Cuestionario de cumplimiento de fas estipulaciones y restricciones de los

préstamos.

- Lista de inversiones aprobadas.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 2 y 3:

- Puede omitirse el cumplimiento de restricciones y cláusulas legales o de los

préstamos (ejemplo: un índice de deuda a capital que se requiera).

- Puede tenerse una estructura de capital no apropiada (Ejemplo; una empresa

con altos pasivos a largo plazo que sufre una disminución significativa en sus

utilidades puede irse a la quiebra).

- Los recursos de capital pueden obtenerse a costos o en condiciones que no

son los autorizados y que son inaceptables para la administración.

- Pueden hacerse inversiones ilegal mente o que contravienen las políticas

establecidas por la administración.

Objetivo 4:

Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por

pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos y primas diferidos y la

distribución contable, deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por

la administración.

Como ejemplos de las distribuciones y ajustes antes mencionados, 33 leñemos los

siguientes:

- Ajuste a las deudas a largo plazo debido a las condiciones de renegociación

- Ajuste a los valores en libros de las carteras de inversión

- Ajuste del interés (o participación) en las utilidades de la entidad en que se tiene

inversión contabilizada según el método de participación cuando cambia la

estructura de capital de dicha entidad

- Cambios en el valor nominal o asignado de las acciones de capital

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 4

Exposiciones claras de criterios y políticas de la empresa relativas .i los ajustes

por cambios en la participación que se tiene invertido en una entidad o ajustes en

las cuentas del inversionista, acreedor o entidad en donde se tiene invertido.

- Uso y aprobación de formas pre numeradas estándar para llevar a cabo los

ajustes.

Investigación de ajustes que excedan una cantidad predeterminada.

Intuimos regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y

tipos de los ajustes.

Autorización específica de ajustes, cuando éstos no coinciden con las políticas

establecidas.

- En un ambiente de PED:

a) Conciliación de las cifras manuales de control de los ajustes aprobados, con los

totales según informes de ajustes preparados por el computador.

b)Uso de contraseñas en las terminales, para limitar el acceso a los archivos de la

computadora.

c) Comprobación de validez de los campos de datos importantes y verificación de

límites en cuanto a importes y número de ajustes preparados.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 4:

- Las cuentas pueden presentarse incorrectamente como consecuencia de

ajustes o reclasificaciones erróneas.

• Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administración.

Puede que no se reflejen adecuadamente en los estados financieros las utilidades

de entidades en que se tiene invertido y que se contabilizan por el método de

participación,

- Pueden infringirse estipulaciones de préstamos como consecuencia de

ajustes a cuentas de pasivo o capital.

Objetivo 5:

Los procedimientos de proceso del ciclo de Tesorería deben de estar de acuerdo

con políticas establecidas por la administración.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 5: 37

Claras exposiciones de los procedimientos a través de:

- Manual de políticas y procesamiento.

- Requisitos de supervisión, y

- Documentación de sistemas y programas.

- Verificación periódica de las aprobaciones que se requieren para transferir

responsabilidades, cambios en las formas, cambios en los sistemas de archivo,

etc.

- Estándares aprobados para el desarrollo de sistemas manuales o de PED,

incluyendo estándares de programación y documentación.

- En un ambiente de PED:

a) Verificación periódica de las aprobaciones requeridas por la administración y

usuarios para:

- Nuevos sistemas y procedimientos, y

- Cambios en sistemas, procedimientos y programas

b) Verificación periódica de las pruebas, aprobaciones y documentación de los

cambios a los programas.

c) Comparación periódica de los procedimientos reales de procesamiento con la

documentación y la autorización respectiva.

d)Pruebas periódicas de razonabilidad que comparen los resultados del

procesamiento con resultados calculados de antemano.

e) Acceso restringido a las áreas de procesamiento, a los proclamas y a In

documentación de los mismos.

f) Segregación de funciones entre los operadores del computador y los programas

de sistemas y de aplicaciones.

g) Procedimientos documentados y políticas obligatorias de

las pruebas que deben efectuarse de los programas y de los

sistemas.

h)Procedimientos que requieren que los programas del computador y todos los

cambios sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de PED, y el

jefe del departamento

usuario.

i) Sistemas programados en el computador que limiten el acceso a

los programas únicamente a personas autorizadas, y que registren e informen

todos los cambios a los programas a una persona

independiente de la que efectúa el cambio.

j) Revisión periódica de los nuevos sistemas y de los programas.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 5:

- Los departamentos pueden ser reorganizados y cambiarse las asignaciones

del personal de modo que se reduzca la segregación de funciones.

- Pueden llevarse a la práctica procedimientos que eviten las técnicas de

control interno existentes.

- Pueden modificarse programas de computadora para evitar los controlen,

cambiar políticas contables o reducir salvaguardas sobre los activos.

- Puede alterarse el flujo de la información para retener datos de quienes han1

de recibirlos o facilitarlos a quienes no deben recibirlos.

• pueden perderse datos durante las conversiones a nuevos sistemas.

Objetivo 9:

Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a

inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.

Objetivo 10:

Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma

oportuna.

Objetivo 11:

Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en

forma oportuna.

objetivos 8, 9, 10 y 11 están Íntimamente relacionados entre si y por lo tanto, las

técnicas y los riesgos si no se logran los objetivos son similares.

Ejemplos de técnicas para lograr los objetivos 8 a 11:

- Preparación oportuna de las actas de asamblea y consejo de administración.

- Revisión periódica de las actas de asamblea y consejo por personal de

tesorería para cumplir con los acuerdos de pagos de dividendos, compra de

acciones de tesorería, contratación de deudas a largo plazo, inversiones, etc...

,

- Informes manuales o con la computadora del estado que guardan los

préstamos, en cuanto a pagos, intereses, vencimientos, re documentaciones,

etc.

- Uso y control de formas pre numeradas importantes (ejemplo: 1 Certificados

de acciones de capital, bonos, obligaciones, pagarés, órdenes a corredores de

compra o venta de inversiones, etc.).

- Informes manuales o con computadora del estado que guardan las inversiones

en cuanto a rendimientos, plazos, vencimientos, etc.

- Informe» sobre los contratos de cambio de moneda extranjera para entrega

futura.

- En un medio de PED:

a)Limitación del acceso a la información contenida en las bases de

datos del computador, mediante un uso de contraseñas o controles físicos sobre

las terminales.

b)Uso de dígitos de verificación sobre los códigos de las inversiones, acreedores,

accionistas, etc.

c)Totales de control e identificación de fechas en los informes.

Ejemplos de riesgos sí no se logran los objetivos 8 a 11

- Podrían no registrarse pasivos en que se ha incurrido.

- Pueden registrarse incorrectamente o en un periodo equivocado el gasto de

intereses, los ingresos por dividendos c intereses, y las ganancias y pérdidas

en inversiones.

- Pueden distraerse, usarse indebidamente o hurtarse ingresos por intereses y

dividendos.

- Pueden no informarse cambios en la clasificación de inversiones o

financiamientos (ejemplos: inversiones de corto a largo plazo, re

documentaciones, etc.).

5. Las utilidades y pérdidas en moneda extranjera y los contratos de cambio

para entrega futura de divisas pueden informarse incorrectamente.

Objetivo 12:

Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, así como la

distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y

registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.

Objetivo 13:

Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y

otros, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con

exactitud y registrarse como active, o pasivos en forma oportuna.

Los objetivos 12 y 13 están Íntimamente relacionados entre si y por lo tanto, las

técnicas y los riesgos si no se logran los objetivos, son similares.

Ejemplos de técnicas para lograr los objetivos 12 y 13:

- Comparación de los acuerdos de las actas de Consejo de Administración con

las transacciones registradas por una persona independiente a quien registra

las pólizas de Tesorería.

- Comparación de las órdenes de compra y venta de valores a corredores con

los avisos de los corredores.

• Registro cronológico de órdenes de compra y venta de valores para

determinar que cada compra y venta se reconoce dentro del periodo de

tiempo apropiado.

• Conciliación del total de dividendos a pagar con las acciones en circulación.

- Conciliación de los intereses acumulados con las cantidades a pagar por

deudas o a cobrar por inversiones.

- Conciliación de las transacciones registradas con los estados de cuenta de los

corredores, bancos, fideicomisos, etc.

- En un medio de P.E.D., procedimientos establecidos para añadir, cambiar o

diminar bformación de bases de datos y técnicas para proteger la información

contenida en dichas bases de datos.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos 12 y 13:

- Pueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversiones créditos

bancarios, capital y de las cuentas por cobrar y pagar que le son relativas,

Objetivo 14:

Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se

efectúen cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse

con exactitud y registrarse en forma oportuna.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 14:

- Procedimientos documentados para las comparaciones periódicas de los

valores en libros con los valores de mercado.

- Revisión de los cambios en los valores por personal independiente a quién los

registró originalmente.

- Utilización de servicios externos, por ejemplo: comisión Nacional de Valores,

Comisión Nacional Bancaria

en el departamento fiduciario de un banco, para informar cambios en LOS valores

de mercado.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 14:

- Pueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversiones créditos

bancarios, capital y de las cuentas por cobrar y pagar que le son relativas.

Objetivo 15:

Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se

invierte, corredores y otros y los ajustes relativos, deben clasificarse, concentrarse

e informase correcta y oportunamente.

Objetivo 16:

Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades

que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos, deben clasificarse,

concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

Los objetivos 15 y 16 están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto, las

técnicas y los riegos si no se logran los objetivos, son similares

Ejemplos de técnicas para lograr los objetivos 15 y 16:

- Procedimientos documentados de proceso, corte y cierre de fin de periodo.

- Comparación de resultados reales con los presupuestados y análisis de las

variaciones.

- Investigación de las interrupciones en la secuencia numérica de formas pre

numeradas.

- Arqueos periódicos de firmas pre numeradas y su conciliación con los controles

establecidos para tal efecto,

- Revisión y seguimiento de los informes de transacciones de Tesorería

pendientes de procesar.

- Mantener registros cronológicos que puedan usarse para acumular o comprobar

transacciones de Tesorería,

- En un ambiente de PED:

a) Sistemas de escritura simultánea o sistemas comparables basados en el

computador, en que se preparan al mismo tiempo, en una forma (ejemplo: un

documento a pagar), el correspondiente registro y los auxiliares y mayores de

las cuentas por pagar,

b)Totalizar por lotes y registrar los documentos de entrada (número de

documentos e importes) y conciliación de los totales de lotes con el total

resultante del registro, diario, informe o archivo actualizado.

Conciliación de las formas utilizadas con las anotadas en los registros.

División y seguimiento de archivos de cuentas en suspenso que controlan los

datos rechazados hasta que éstos se subsanan y se les da nueva entrada.

e) Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad de los cortes de

procesamiento y producción de informes periódicos en d computador.

e) Revisión de los informes de "era y es" de la situación de la cuenta.

- Revisión de los estados de cuenta de los corredores, de valores o institución

bancaria, y pronta investigación o seguimiento de las partidas vencidas,

• Revisión y seguimiento de las listas de excepciones de las cantidades

adeudadas por entidades donde se tiene invertido pero no recibidas y de las

cantidades adeudadas a acreedores y no pagadas.

- Conciliación de los estados de cuenta recibidos con los auxiliares

correspondientes.

Ejemplos de riesgos si no se logren los objetivos 17 y 18:

Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los

movimientos pasados al mayor.

Las operaciones con instituciones financieras, corredores, etc., pueden pasarse

incorrectamente en sus auxiliares y si los desembolsos se efectúan con base

en estos auxiliares, puede ocasionar pagos equivocados.

- Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta que

se encuentre en un auxiliar o registro de una institución financiera o accionista.

Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a

cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y

otros, y por los ajustes relativos. .

Objetivo 20:

Los asientos contables de Tesorería deben concentrar y clasificar las

transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración,

Los objetivos 19 y 20 están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto, las

técnicas y los riesgos, si no se logran los objetivos, son similares.

Ejemplos de técnicas para lograr los objetivo 19 y 20: 72

- Preparación de un catálogo de cuentas conteniendo una descripción de cada

cuenta, así como instrucciones de qué conceptos deben afectar las mismas.

- Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificación de

cuentas.

- Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificación de cuentas y

analizar varias acciones importantes entre los saldos reales y los

presupuestados.

- Procedimientos, escritos do corte y cierre de periodo expresando por función

las fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables, cortes a

efectuar; acumulaciones que deben hacerse y quién es responsable de hacer

cada cosa.

- Comparaciones de periodo a periodo de los montos de asientes contables

recurrentes.

- Revisión y aprobación de cada asiento contable por personal supervisor que

no tenga participación activa en su preparación.

Registro de asientos contables uniformes y otro control que pueda proporcionar

certeza razonable de que se prepararon lodos los asientos contables requeridos,

Tomas pre numeradas de asientos contables y h verificación correspondiente de

que todos los asientos fueron registrados en el periodo,

En un ambiente de PED:

a) conciliación de los registros cronológicos manuales con los asientos contables

producidos por el computador (ejemplo: comparación de los totales de los

desembolsos de efectivo para pago de prestamos, con los cargos aplicados por

el computador a las cuentas de las instituciones financieras),

b) Comparación de los números de cuentas en cada asiento contable, con el

archivo maestro basado en el computador y rechazo e informe de errores.

c ) comprobación mediante el computador de las partidas duplicadas.

d)Preparación automática de los asientos contables por un sistema basado en el

computador,

e) Comprobación de la validez y/o verificación de los campos de datos de cada

asiento contable.

Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos Í9 y 20:

■ Los estados financieros podrían no ser preparados en forma oportuna.

- Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o

más de los siguientes factores:

a) Omisión en el registro de transacciones (ejemplo; el registro de inversiones de

una semana).

b)Omisión en el registro de un asiento contable.

c ) Codificaciones incorrectas.

d)Asientos contables duplicados,

c) Cortes impropios.

Objetivo 21:

La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de

Tesorería debe producirse correcta y oportunamente.

Como ejemplos de la información de impuestos que pudiera requerirse de este

objetivo se incluye la siguiente:

Las bases quo sirven para el control y pago del impuesto sobre la renta en materia

de dividendos.

- Las bases que sirven para el pago del impuesto sobre la renta en materia de

intereses pagados a bancos extranjeros.

- Las bases que sirven para el pago del impuesto sobre la renta en el caso de

enajenación de acciones.

- Gastos que por su naturaleza son no deducibles o que bien deben

capitalizarse para efectos del impuesto sobre la renta.

- Desembolsos de efectivo que se difieren o capitalizan para efectos contables,

pero que son deducibles para efectos del impuesto sobre la renta en un

periodo diferente.

Técnicas para lograr el objetivo 21:

La existencia de procedimientos documentados para preparar, concentrar y

comunicar la información de impuestos requerida.

Revisión de las transacciones importantes por personal conocedor de los

requisitos fiscales (ejemplos; contadores, abogados y especialistas en

impuestos).

- Una clasificación de cuentas, un plan de codificación y otros criterios para

facilitar la clasificación, concentración y obtención automática de la

información de impuestos requerida.

- Políticas por escrito relativas a la documentación requerida fiscalmente para

justificar los gastos,

- Revisiones por parte de auditores internos. Ejemplos de riesgos si no se logra

el objetivo 21:

- Usar datos erróneos en los cálculos de los impuestos.

- Pagar multas y recargos.

. Pagar impuestos en exceso. Objetivos de verificación y

evaluación

Objetivo 22:

Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de

efectivo, inversiones, financiamiento y capital y las actividades de transacciones

relativas,

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 22:

- Manuales de procedimientos y políticas, gráficas de organización y otra

documentación que:

a) Listen las cuentas, informes, actividades, políticas y procedimientos que han

de evaluarse; cuándo van a ser estos verificados y evaluados y por quién será

supervisada la actividad,

b)Describan cómo debe ejecutarse la verificación y evaluación.

c) Describan cómo deben documentarse los resultados de la revisión y a quién

debe comunicarse.

- Técnicas utilizadas para describir errores y omisiones:

a) Conciliación de saldos y movimientos registrados contra los saldos y

movimientos informados por terceros (ejemplo: conciliación de estados de

cuenta recibidos de corredores).

b)Actuación oportuna sobre las quejas de inversionistas y acreedores. "•

c) Conciliación de los saldos del mayor con los auxiliares, ya sea manualmente o

a través del computador.

d)Verificación periódica de los informes de actividad con la documentación de

respaldo (ejemplo: prueba de los aumentos de capital mediante referencia a

las actas de Asamblea).

e) Comparación de los importes contabilizados con transacciones ' posteriores o

con importes preestablecidos (ejemplo: examen de pagos posteriores en

busca de pasivos no registrados, comparación de los pagos reales con los

pagos presupuestados, etc).

registros y archivos del computador, así como para programas v oirá

documentación relativa.

■ Custodia controlada y pre numeración de formas importantes

(cheques en blanco, ordene^ de compra, facsímil, etc.), incluso

la rendición de cuentas periódicas de dichas formas por personal e

independiente.'

• Segregación de responsabilidades y restricción al acceso,

a) Segregación de las funciones de compra y venta de inversiones con las

funciones de pagos y contabilidad.

b)Segregación de las actividades de preparación, firma y er.vio o entrega de

cheques (intereses o dividendos) de la contabilización de esas operaciones.

i) Acceso restringido en los archivos del computador mediante el uso de

contraseñas o cerraduras en las terminales.

Auditorias internas periódicas de cumplimiento.

Seguros y fianzas de fidelidad, incluyendo la perdida de registros ilícitos

Procedimientos sistemáticos de archivos de información,

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 24:

Los registros pueden destruirse o perderse, lo cual pudiera resultar en:

a) Imposibilidad para preparar informes financieros confiables.

b) Incapacidad para realizar las inversiones en valores.

- Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado

en, detrimento de la empresa, los accionistas o acreedores.

Los medios de proceso de información, particularmente los del computador,

pudieran perderse, destruirse o alterarse, lo cual podría resultar en:

a) Una incapacidad para informar.

b)Una distorsión de las actividades informadas (ejemplo: una modificación no

descubierta de los programas usados para pagar dividendos puede originar

desembolsos no autorizados e injustificados).'

- Evaluación del control interno

Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno 8 7 del ciclo

de tesorería a través de la ayuda que le pueda proporciona esta guía, deberá

proceder como ya se mencionó anteriormente, a identificar las funciones que

forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada función y

preparar la documentación de los procedimientos de proceso en cada función.

Una vez efectuado el trabajo anterior, estera en posibilidad de determinar en su

caso las técnicas de control interno que está usando la empresa en cada una de

las funciones identificadas y si éstas logran total, parcialmente o no logran los

objetivos de control interno aplicables.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITCVA

59

GUÍA 6050