Felhasználói kézikönyv
Office 365 bevezetés
1.2 verzió
Eötvös Loránd Tudományegyetem
SNT.ELTE.O365
Dokumentum történet
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
Ügyfél: Eötvös Loránd Tudományegyetem Fájl: O365_Felhasznaloi kezikonyv_v1_2 Verzió: 0.2.131 2/23
DOKUMENTUM TÖRTÉNET
Dokumentum jellemzők
TÉTEL JELLEMZŐ
Projekt SNT.ELTE.O365
Szerző Kapás Máté
Létrehozás dátuma 2018.11.13.
Verzió v0.1
Státusz Draft
Módosította
DÁTUM NÉV VERZIÓ LEÍRÁS
2018.11.13. Kapás Máté V0.1 Dokumentum létrehozása
2019.03.22 Kapás Máté V0.3 Dokumentum módosítás
2019.11.22 Pálinkás Szabolcs v1.1 Dokumentum módosítása
2020.03.11. Pálinkás Szabolcs v1.2 Dokumentum módosítása
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
1. Bevezetés Jelen dokumentum célja, hogy összefoglalja az Eötvös Loránd Tudományegyetemen bevezetendő Office365 rendszernek a felhasználókra vonatkozó információit.
A dokumentum javaslatokat tartalmaz, az itt leírtakat a Megrendelő kiegészítheti az általa szükségesnek ítélt további információkkal.
2. Levelezőrendszer webes felülete (Régi kinézet) Az új webes felület az outlook.elte.hu címről érhető el (Ha nem működik az elte.hu-s link, akkor elérhető az outlook.office.com weblapon is).
Belépéshez a felhasználónevet a [email protected] formában kell megadni.
Bejelentkezés után az alábbi képernyőkép látható.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
ÚJ LEVÉL LÉTREHOZÁSA
Új levél írásához kattintson a fenti oldalon az Új gombra. Ekkor a jobb oldali ablakban megnyílik az üres levél.
A levélhez kapcsolódó beállítások (pl. fontosság) a „…” gombbal tehetők meg.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
A címzettek hozzáadása úgy történhet, hogy nevének gépelésekor a rendszer prediktív módon megjeleníti a ELTE címtárában szereplőket, ezekre klikkelve beilleszthetők az elemek.
MAPPAMŰVELETEK
Új mappa létrehozása a bal oldali mezőben a „+” ikon megnyomásával lehetséges. A mappastruktúra alján megjelenő mezőbe lehet írni az új mappa nevét.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
KERESÉS
Keresni levél címében, tartalmában, valamint a felhasználók közt lehet. A keresőkifejezést a bal oldali mező tetején található Levelek és személyek keresése mezőben lehet megadni.
2.1.1. Beállítások
A levelezéssel kapcsolatos általános beállítások a jobb felső sarokban található fogaskerékre, majd a jobb oldalt megjelenő sáv alján található Posta menüpontra klikkelve a bal oldalt megjelenő sávban a Posta pontban tehetők meg.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
SZŰRŐK HASZNÁLATA
A korábban használt levelezőben beállított szűrési szabályok nem kerülnek át automatikusan az új felületre, ezért ezeket a szabályokat újra be kell állítani.
A szűrők a Levelezési és takarítási szabályok pontban állíthatók be.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
Új szabály középső mezőben található „+” gomb megnyomásával hozható létre. Itt be kell állítani a szűrő nevét, azt, hogy a levél melyik értékét vizsgálja a szűrő, továbbá azt, hogy mit csináljon a szűrő a megjelölt objektummal. Ha be lettek állítva a paraméterek, a szabály az OK gombbal menthető el.
AUTOMATIKUS VÁLASZ (SZABADSÁGÜZENET) BEÁLLÍTÁSA
Az Automatikus válaszok pontra kattintva adható meg a kezdő- és a záró dátum, illetve az üzenet tárgya.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
AUTOMATIKUS TOVÁBBÍTÁS BEÁLLÍTÁSA
A levelek automatikus továbbítása az Átirányítás menüpontban érhető el. Ebben a menüpontban állítható be, hogy a levelezőrendszer hová küldje az üzeneteket, illetve megtartsa-e az eredeti helyén az átirányított üzenetet.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
3. Levelezőrendszer webes felülete (Új kinézet) Webes felületen lehetőség van az új és a régi kinézeteket közötti változtatásra.
Utasítások a Webes Outlook új verziójához:
E-mail üzenet megírása és elküldése
E-mail üzenet továbbítása
E-mail üzenet megválaszolása
Címzettek felvétele a Másolatot kap és Titkos másolat sorba
E-mail üzenet piszkozatának elvetése
https://support.office.com/hu-hu/article/e-mailek-l%C3%A9trehoz%C3%A1sa-megv%C3%A1laszol%C3%A1sa-vagy-tov%C3%A1bb%C3%ADt%C3%A1sa-a-webes-outlookban-ecafbc06-e812-4b9e-a7af-5074a9c7abd0#bkmk_beta
E-mail aláírás létrehozása a Webes Outlook új verziójában:
https://support.office.com/hu-hu/article/e-mail-al%C3%A1%C3%ADr%C3%A1s-l%C3%A9trehoz%C3%A1sa-%C3%A9s-%C3%BCzenetekhez-ad%C3%A1sa-a-webes-outlookban-5ff9dcfd-d3f1-447b-b2e9-39f91b074ea3#bkmk_beta
Automatikus „házon kívül” válaszok küldése a Webes Outlook új verziójában:
https://support.office.com/hu-hu/article/automatikus-%E2%80%9Eh%C3%A1zon-k%C3%ADv%C3%BCl-v%C3%A1laszok-k%C3%BCld%C3%A9se-a-webes-outlookban-0c193ab0-b9e1-4058-84be-a5b014242290#bkmk_beta
Törölt elemek helyreállítása a Webes Outlook új verziójában:
https://support.office.com/hu-hu/article/t%C3%B6r%C3%B6lt-e-mailek-helyre%C3%A1ll%C3%ADt%C3%A1sa-a-webes-outlookban-a8ca78ac-4721-4066-95dd-571842e9fb11#bkmk_beta
Szabályok kezelése a Webes Outlook új verziójában:
https://support.office.com/hu-hu/article/alkalmazza-a-bej%C3%B6v%C5%91-e-mailekre-vonatkoz%C3%B3-szab%C3%A1lyokat-a-webes-outlookban-8400435c-f14e-4272-9004-1548bb1848f2#bkmk_beta
További hasznos linkek a Webes Outlook új verziójához:
https://support.office.com/hu-hu/article/seg%C3%ADts%C3%A9g-az-%C3%BAj-a-webes-outlookban-017014cd-2ad0-41ab-8473-6bd8c349d4f8
4. Elérés levelező programokból
4.1. Outlook beállítása Az Outlook az IIG által támogatott kliens az új levelezés használatához.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
Outlook beállításához az alábbi lépéseket kell elvégezni.
4.1.1. Új fiók felvétele
Új fiók felvételénél javasolt az Exchange típust használni. Az alábbiak ezt írják le.
Outlook esetén a fenti ablakot kell kitölteni, ezután a program automatikusan felismeri az Office365 szervert és megteszi a szükséges beállításokat.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
Outlook első indításakor ismét meg kell adni a jelszót, majd sikeres kapcsolatfelvétel után megjelennek a levelek.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
4.1.2 Gyorsítótáras Exchange üzemmód használatának kikapcsolása A kliens gyorsítótár – sajnos – több gondot okoz, mint hasznot, így azt ajánljuk, hogy mindenki kapcsolja ki!
Fájl – Információ – Fiókbeállítások
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
A felvett postafiók módosításánál, a „gyorsítótáras Exchange üzemmód használata” pipát ki kell venni
Tovább – Befejezés.
4.2. Thunderbird beállítása – a támogatott kliens az outlook!! A támogatott kliens az outlook!
Az új levelezőrendszert Thunderbird esetén az alábbi módon kell beállítani:
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
Postafiók beállításokat az alábbi adatokkal kell kitölteni. A felhasználói nevet a <vezetéknév>.<keresztnév>@<kar neve>.elte.hu formában kell megadni.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
A levélküldéssel kapcsolatos beállítások a Levélküldő kiszolgáló (SMTP) pontban a Szerkesztés gombra klikkelve az megjelenő ablakban tehető meg. Az ablakot az alábbi adatokkal kell kitölteni. A felhasználói nevet itt is a <vezetéknév>.<keresztnév>@<kar neve>.elte.hu formában kell megadni.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
Levelek letöltésekor és küldésnél a program kéri a jelszót. A jelszó megjegyzése a Jelszókezelő használata a jelszó megjegyzésére kapcsoló beállításával tehető meg.
4.3. Egyéb levelező kliensekhez adatok Egyéb levelezőkliensek beállításához az alábbi adatok használhatók fel:
Protokoll Szervernév Port Titkosítás szükséges
IMAP outlook.office365.com 993 Igen
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
Protokoll Szervernév Port Titkosítás szükséges
SMTP smtp.office365.com 587 Igen
További információ:
https://support.office.com/en-us/article/POP-and-IMAP-settings-for-Outlook-Office-365-for-business-7fc677eb-2491-4cbc-8153-8e7113525f6c
4.4. Mobil eszközök Mobil eszközökön a jelenlegi beállítások módosítását a 4.3 Egyéb levelező kliensekhez adatok fejezetben található alapján kell elvégezni.
Új eszközök, valamint új mobil alkalmazások beállításáról az alábbi oldal ad információt:
https://support.office.com/en-us/article/Set-up-Office-apps-and-email-on-Android-6ef2ebf2-fc2d-474a-be4a-5a801365c87f?ui=en-US&rs=en-US&ad=US
5. Megosztott postafiókok kezelése
5.1. Outlook kliens Megosztott postafiók az Outlook kliensben automatikusan megjelennek. Outlook kliensbe további teendő nincs.
5.2. Webes felület (OWA) Webes felületen automatikusan nem jelennek meg a megosztott postafiókok, ezeket manuálisan kell felvenni. Webes felületre való bejelentkezést követően az alábbi lépésekkel lehet felvenni a megosztott postafiókot:
Kattintson a jobb gombbal az elsődleges postaláda nevére (például Kapás Máté) a bal oldali navigációs panelen, majd válassza a Megosztott mappa hozzáadása (Add shared mailbox) lehetőséget.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
A Megosztott mappa hozzáadása párbeszédpanelen írja be egy olyan személy nevét vagy e-mail-címét, aki megosztott Önnel egy postaládát, és kattintson a Hozzáadás gombra. Vagy azt is megteheti, hogy beírja annak a megosztott postaládának a nevét, amelynek a tagja, például [email protected]
Ezután megjelenik a megosztott postaláda a mappalistában a Webes Outlookban. A megosztott postaláda mappáit ugyanúgy kibonthatja és összecsukhatja, mint az elsődleges postaládáéit.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
További hasznos információk:
https://support.office.com/hu-hu/article/megosztott-postal%C3%A1da-hozz%C3%A1ad%C3%A1sa-a-webes-outlookhoz-98b5a90d-4e38-415d-a030-f09a4cd28207?ui=hu-HU&rs=hu-HU&ad=HU
5.3. Outlook mobil eszköz A telefonos alkalmazásokba a megosztott postafiók elérése is támogatott:
https://support.office.com/en-us/article/add-a-shared-mailbox-to-outlook-mobile-f866242c-81b2-472e-8776-6c49c5473c9f
5.4. Thunderbird Thunderbird-be automatikusan nem jelennek meg a megosztott postafiókok, ezeket manuálisan kell felvenni.
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
Új megosztott postafiók felvétele az alábbi lépésekkel lehetséges:
Your Name: megosztott postafiók neve
Email Address: megosztott postafiók email címe
Password: felhasználói postafiókhóz tartozó jelszó
„Continue”-t követően hibát kapunk, de ezt követően a Manual Config megnyitását követően az alábbi beállítások szükségesek:
Incoming:
IMAP
Server hostname: outlook.office365.com
Port: 993
SSL: SSL/TLS
Outgoing:
Server hostname: smtp.office365.com
Port: 587
SSL: STARTTLS
Username:
Incoming: <felhasználói postafiók>/<megosztott postafiók alias> pl: [email protected]/org_iig_szabiteszt
Outgoing: <felhasználói postafiók> pl: [email protected]
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
Ezt követően Thunderbird-ben is elérhető a megosztott postafiók.
6. Migráció során át nem vitt adatok A migráció során technikai okokból az alábbi adatok nem lettek áthozva a régi rendszerből:
Feladatok
Aláírás
Szabályok
A 35 MB-nál nagyobb levelek
7. Linkgyűjtemény Ebben a fejezetben találhatóak a felhasználók számára hasznos linkek.
Alapműveletek az Outlookban:
https://support.office.com/hu-hu/article/alapm%C5%B1veletek-az-outlookban-192eb102-2ee2-4049-b7f5-aa0eb4231fbb
E-mail-fiók felvétele:
https://support.office.com/hu-hu/article/e-mail-fi%C3%B3k-felv%C3%A9tele-az-outlookba-6e27792a-9267-4aa4-8bb6-c84ef146101b
E-mail profilok:
https://support.office.com/hu-hu/article/%C3%81ttekint%C3%A9s-az-outlook-programban-haszn%C3%A1lhat%C3%B3-e-mail-profilok-9073a8ac-c3d6-421d-b5b9-fcedff7642fc
Naptár használata:
https://support.office.com/hu-hu/article/els%C5%91-l%C3%A9p%C3%A9sek-az-outlook-napt%C3%A1r-a0b513e8-cd30-4f04-bc80-70374c92c535
https://support.office.com/hu-hu/article/outlook-napt%C3%A1r-megoszt%C3%A1sa-m%C3%A1sokkal-353ed2c1-3ec5-449d-8c73-6931a0adab88
Eötvös Loránd Tudományegyetem Office 365 bevezetés
https://support.office.com/hu-hu/article/bevezet%C3%A9s-az-outlook-napt%C3%A1rba-d94c5203-77c7-48ec-90a5-2e2bc10bd6f8
Naptár importálása:
https://support.office.com/hu-hu/article/a-google-napt%C3%A1r-import%C3%A1l%C3%A1sa-az-outlookba-098ed60c-936b-41fb-83d6-7e3786437330
https://support.office.com/hu-hu/article/napt%C3%A1r-import%C3%A1l%C3%A1sa-vagy-feliratkoz%C3%A1s-napt%C3%A1rra-a-webes-outlookban-503ffaf6-7b86-44fe-8dd6-8099d95f38df
Feladatok használata:
https://support.office.com/hu-hu/article/a-feladatok-megjelen%C3%ADt%C3%A9se-2146bc92-2d5c-407f-a619-2b2e372b2ca2
https://support.office.com/hu-hu/article/a-feladatok-%C3%A1ttekint%C3%A9se-89f8064f-2516-4036-845c-a6953e166fe0
Megosztott postafiókhoz szabály létrehozása:
https://support.office.com/hu-hu/article/szab%C3%A1lyok-felv%C3%A9tele-egy-megosztott-postal%C3%A1d%C3%A1hoz-b0963400-2a51-4c64-afc7-b816d737d164?ui=hu-HU&rs=hu-HU&ad=HU
Webes Outlook használata:
https://support.office.com/hu-hu/article/seg%C3%ADts%C3%A9g-a-webes-outlookhoz-cf659288-35cc-4c6c-8c75-e8e4317fda11
További anyagok itt találhatóak:
https://support.office.com/hu-hu