document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 1/28
Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzaniaKsięgowania ogólneObszar biznesowy FI
Wersja 1.0
1
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 2/28
1 Spis treści
1 Spis treści........................................................................................................22 Wprowadzanie dokumentu..............................................................................32.1 Wprowadzanie dokumentu przy użyciu transakcji FV50.............................42.2 Wprowadzanie dokumentu przy użyciu transakcji FV60.............................7
2.2.1 Bez operacji specjalnej...........................................................................72.2.2 Z operacją specjalną............................................................................112.2.3 Wprowadzanie faktury inwestycyjnej...................................................13
2.3 Wprowadzanie dokumentu przy użyciu transakcji FV70...........................172.4 Księgowanie dokumentu............................................................................24
2
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 3/28
2 Wprowadzanie dokumentu
W koncepcji wdrożenia modułu FI przyjęto, że większość dokumentów będzie wprowadzana wstępnie na poziomie Działów Gospodarczych, a następnie księgowana w Kwesturze. Do wprowadzania wstępnego służą transakcje dwóch rodzajów – tak zwane transakcje jednoekranowe oraz transakcje ogólne. Transakcje jednoekranowe służą do prostego wprowadzania dokumentów bezpośrednio na kontach KG. Występują trzy zasadnicze transakcje (jednoekranowe) do wstępnego wprowadzania dokumentów w interfejsie: FV50, FV60, FV70.
3
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 4/28
2.1 Wprowadzanie dokumentu przy użyciu transakcji FV50
Transakcja FV50, służy do wstępnego wprowadzania dokumentów. Jest dedykowana dla księgowań bezpośrednio na kontach KG lub przeksięgowań między kontami KG.
Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga Główna” „Księgowanie” „FV50 – Wprowadzanie wstępne lub przetwarzanie dokumentu konta KG”
Przykład
Do wypełnienia są następujące polaNazwa pola
Opis Wartość
Data dokumentu
Należy wpisać datę dokumentu 15.06.2015
Data Należy wpisać datę księgowania (podpowiada się 15.06.2015
4
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 5/28
księgowania domyślnie data bieżąca)Waluta Pole wypełnia się domyślnie PLNReferencja Należy wpisać symbol operacji, nr referencyjny
dokumentu jeśli istnieje lub krótki opisODPIS
Tekst nagłówka
Pole jest opcjonalne ODPIS
Rodzaj dokumentu
Należy wybrać właściwy rodzaj dokumentu MI
Numer dziennika
Należy wybrać z listy lub wpisać ręcznie numer dziennika
9433030001
Konto KG Należy wpisać numer konta KG 2590000001/2570000001
W/M Wybieramy właściwą stronę księgowania (Winien lub Ma)
Winien/Ma
Kwota wal. dokum.
Wpisujemy kwotę odpisu 108 227, 16
Opis Opis wprowadzanej operacji Odpis na cele ogólnouczelniane
Dział Gospodarczy
Należy wpisać lub wybrać z listy właściwy Dział Gospodarczy
D121
5
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 6/28
Tak wypełnione pola zatwierdzamy przyciskiem ENTER, a następnie
przyciskiem . W dolnym lewym rogu ekranu pojawi się komunikat :
6
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 7/28
2.2 Wprowadzanie dokumentu przy użyciu transakcji FV60
2.2.1 Bez operacji specjalnej
Transakcja FV60, służy do wstępnego wprowadzania dokumentów. Jest dedykowana dla księgowań z księgą pomocniczą Dostawców.
Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga Główna” „Dostawcy” „Księgowanie” ”Wprowadzanie wstępne” ”FV60 – Wstępne wprowadzanie lub przetwarzanie faktury”
Przykład
Zakładka „Dane podstawowe”
Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa Opis Wartość
7
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 8/28
polaOperacja W przypadku wprowadzenia Faktury lub Nota
uznaniowa w przypadku wprowadzenia faktury korygującej.
Faktura
Data dokumentu
Należy wpisać datę dokumentu 07.08.2015
Data księgowania
Należy wpisać datę księgowania (podpowiada się domyślnie data bieżąca)
07.08.2015
Referencja Należy wpisać numer faktury zakupu FV 12/08/2015Rodzaj dokumentu
Wybieramy z listy rodzaj dokumentu Rejestr zakupu
Kwota Wpisujemy kwotę brutto 150Oblicz. podatku
Jeśli chcemy, żeby system automatycznie obliczył podatek zaznaczamy
Opis Krótki opis czego dotyczy księgowanie Materiały biurowe
Numer dziennika
Należy wybrać z listy lub wpisać ręcznie numer dziennika
9433030001
Konto KG Należy wpisać lub wybrać z listy konto KG 4010010000W/M Storna Winien wyświetla się domyślnie, jeśli
chcemy zmienić stronę należy wybrać z listy drugą opcję (Ma)
Winien
Kwota wal.dok.
Wpisujemy wartość brutto; system automatycznie wyliczy wartość podatku i zaksięguje na kontach prawidłowe wartości.
150
Kod podatku
Wybieramy z listy kod podatku S1
Element PSP
Wpisujemy lub wybieramy z listy Element PSP; system automatycznie wyprowadzi Dział Gospodarczy, MPK i Numer Zlecenia.
551-D943-00-9430000
8
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 9/28
Zakładka „Płatność”System wypełnia pola automatycznie, korzystając z danych podstawowych Dostawcy. Jeśli jest taka potrzeba można zmienić „Warunki płatności” ręcznie oraz „Formę płatności”.UWAGA: Wybór operacji specjalnej na zakładce „Dane podstawowe” determinuje układ wyświetlanych pól na zakładce „Płatność” (więcej w podrozdziale 2.2.2)
9
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 10/28
Data podst. – to data od której wyprowadzana jest data terminu płatności tj.:-Jeśli przykładowo warunek płatności ustawiony jest na ZP14 (Płatne przelewem w ciągu 14 dni od dn. wyst. Fakt) to termin płatności ustawiany jest na zasadzie: Data podst.(na przykładzie 07.08.2015) + 14 dni = 21.08.2015 (Pole „Płatne dn.)-Jeśli warunek płatności byłby ustawiony na ZP00 (Zapłacono przelewem) – to termin płatności będzie tożsamy z datą wpisaną w polu „Data pods.”
Zakładka ”Szczegół”Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola
Opis Wartość
Dział Gospodarczy
Należy wpisać lub wybrać z listy Dział Gospodarczy.
D943
10
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 11/28
Wracamy do zakładki „Dane podstawowe” .
Jeśli chcemy obejrzeć dokument przed zapamiętaniem klikamy na . Wyświetli nam się podgląd dokumentu:
Następnie zapisujemy dokument klikając na . W dolnym lewym rogu ekranu pojawi się komunikat:
2.2.2 Z operacją specjalną
Wybór operacji specjalnej na zakładce „Dane podstawowe” determinuje układ wyświetlanych pól na zakładce „Płatność”
11
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 12/28
Na powyższym przykładzie wybrany został kod operacji specjalnej „I”: Rozr. z tyt inwestycji: Zakładka „Płatność prezentuje się w następujący sposób:
Data podst. – to termin płatnościFor. Ppłat. – Podajemy formę płatnościRef. Fakt. – wypełniamy, jeśli tworzymy dokument w referencji do innego dokumentuBank partnera – wybieramy rachunek kontrahenta, na który powinien być dokonany przelew.
12
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 13/28
Blok. Pł. – Można ustawić blokadę płatnościBank własny – Podajemy rachunek z którego mają zostać przelane środki
Taki układ zakładki „Płatność” jest wyświetlany dla następujących operacji specjalnych: F - Żądanie zaliczkiA - ZaliczkaP - Żądanie płatnościD - WadiaU – Kwoty zatrzym. z tyt należytegC - KaucjeS - Rozliczenie wyjazdów zagr.I – Rozr. z tyt inwestycji
-------------------------------------------
Z kolei dla operacji specjalnych:J - GwarancjeK – Karty płatniczeN – Akty NotarialneR – Pożyczki z ZFŚST – Konto techn. WNT i IUV – Płatność kartamiW – WekselZ – Zaliczka na wyjazd zagraniczny
Zakładka płatność wygląda w następujący sposób:
Data podst. – to termin płatności
13
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 14/28
Ref. Fakt. – wypełniamy, jeśli tworzymy dokument w referencji do innego dokumentuBank partnera – wybieramy rachunek kontrahenta, na który powinien być dokonany przelew.Bank własny – Podajemy rachunek z którego mają zostać przelane środki
2.2.3 Wprowadzanie faktury inwestycyjnej
Transakcja FV60
Zakładka „Dane podstawowe”
Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola
Opis Wartość
Operacja W przypadku wprowadzenia Faktury lub Nota uznaniowa w przypadku wprowadzenia faktury korygującej.
Faktura
Data dokumentu
Należy wpisać datę dokumentu 09.11.2015
Data księgowania
Należy wpisać datę księgowania (podpowiada się domyślnie data bieżąca)
09.11.2015
Referencja Należy wpisać numer faktury zakupu FVAT/0800/INWRodzaj Wybieramy z listy rodzaj dokumentu Rejestr zakupu
14
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 15/28
dokumentuKwota Wpisujemy kwotę brutto 1000Opis Krótki opis czego dotyczy księgowanie Faktura
inwestycyjnaNumer dziennika
Należy wybrać z listy lub wpisać ręcznie numer dziennika
1103030005
Konto KG Należy wpisać lub wybrać z listy konto KG 0800000000W/M Storna Winien wyświetla się domyślnie, jeśli
chcemy zmienić stronę należy wybrać z listy drugą opcję (Ma)
Winien
Kwota wal.dok.
Wpisujemy wartość brutto; system automatycznie wyliczy wartość podatku i zaksięguje na kontach prawidłowe wartości.
10000
Element PSP
Wpisujemy lub wybieramy z listy Element PSP; system automatycznie wyprowadzi Dział Gospodarczy, MPK i Numer Zlecenia.
0801-D111-00011-01
Zakładka „Płatność”System wypełnia pola automatycznie, korzystając z danych podstawowych Dostawcy. Jeśli jest taka potrzeba można zmienić „Warunki płatności” ręcznie oraz „Formę płatności”.UWAGA: Wybór operacji specjalnej na zakładce „Dane podstawowe” determinuje układ wyświetlanych pól na zakładce „Płatność” (więcej w podrozdziale 2.2.2)
15
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 16/28
Zakładka ”Szczegół”Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola
Opis Wartość
Dział Gospodarczy
Należy wpisać lub wybrać z listy Dział Gospodarczy.
D111
16
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 17/28
Wracamy do zakładki „Dane podstawowe” .
Jeśli chcemy obejrzeć dokument przed zapamiętaniem klikamy na . Wyświetli nam się podgląd dokumentu:
Następnie zapisujemy dokument klikając na . W dolnym lewym rogu ekranu pojawi się komunikat:
17
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 18/28
2.3 Wprowadzanie dokumentu przy użyciu transakcji FV70
Transakcja FV70, służy do wstępnego wprowadzania dokumentów. Jest dedykowana dla księgowań z księgą pomocniczą Odbiorców.
Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga Główna” „Odbiorcy” „Księgowanie” „Wprowadzanie wstępne” „FV70 – Wstępne wprowadzanie lub przetwarzanie faktury”
Przykład
Zakładka „Dane podstawowe”Do wypełnienia są następujące pola:Pole Komentarz WartośćOperacja W przypadku wprowadzenia Faktury lub Faktura
18
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 19/28
Nota uznaniowa w przypadku wprowadzenia faktury korygującej.
Odbiorca Numer odbiorcy 1000000101Data faktury Data wystawienia dokumentu 01.07.2015Data księgowania
Data pod którą powstanie zapis trwały na kontach Księgi Głównej
01.07.2015
Rodzaj dokumentu
Wybór rodzaju dokumentu ze słownika w zależności od rodzaju księgowania
RS Rejestr Sprzedaży
Referencja Numer dokumentu sprzedaży lub opis FV 23/15Kwota Kwota brutto faktury sprzedaży 400Kod podatku Wybrana stawka podatku należnego ze
słownika23%
Wskaźnik obliczenia podatku
A system automatycznie obliczył kwotę podatku VAT, wskaźnik powinien być zaznaczony
Zaznaczony
Opis Opis dokumentu, podany przez użytkownika
Opłaty za parkometr
Numer dziennika
Numer dziennika utworzonego wcześniej 9186010002
19
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 20/28
Zakładka „Płatność”Do wypełnienia są następujące pola:Pole Komentarz WartośćData podstawy
Data, którą system pobiera jako podstawę do obliczenia terminu płatności na podstawie warunków płatności
01.07.2015
Warunki płatności
Wybór wartości ze słownika, ZP14 oznacza 14 dni od daty wystawienia dokumentu, czy w przykładzie 14 dni od daty podstawy - 01.07.2015
ZP14
Forma płatności
Forma płatności wypełnia się automatycznie na podstawie podanych warunków płatności
E (przelew elektroniczny)
20
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 21/28
Zakładka „Szczegół”
Do wypełnienia są następujące pola:Pole Komentarz WartośćDział Gospodarczy
Należy podać dział gospodarczy, którego operacja dotyczy
D918
21
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 22/28
Kolejny krok to wypełnienie pozycji przychodowej dokumentu, w tym przypadku jest to strona Ma konta wynikowego 7020120025 wraz ze szczegółami dekretacji.
Do wypełnienia są następujące pola:Nazwa pola Komentarz WartośćKonto KG Numer konta Księgi Głównej 7020120025
(Pozostałe wpływy)Kwota w walucie dokumentu
Kwota brutto faktury 400
Kod podatku Wybieramy z listy kod podatku 11 (należny 23%)Element PSP Numer elementu PSP, którego dotyczy
przychód/koszt jako dodatkowa analityka wymagana do podania przy kontach zespołu "7", "4" oraz niektórych kontach zespołu "8"
550-D918-00-9180000
Dział gospodarczy
Wypełnia się automatycznie na podstawie danych z elementu PSP
D918
22
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 23/28
MPK (Miejsce Powstania Kosztów)
Wypełnia się automatycznie na podstawie danych z elementu PSP
9180000
Po wypełnieniu nagłówka oraz pozycji dokumentu sprzedaży można zobaczyć symulację dokumentu, która pokaże jak dokument zostanie zaksięgowany w
Księdze Głównej. W tym celu należy kliknąć na przycisk u góry ekranu:
Dekret dokumentu opłaty sprzedażowej będzie wyglądał następująco:Strona księgowania
Konto Uwagi
WN Konto odbiorcy (numer odbiorcy w systemie)
Konto zbiorcze 2000000000
23
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 24/28
1000000101 – Biuro ds. Nieruchomości „Powiśle” (BNP)
MA 7020120025 (Pozostałe wpływy)
Dekretacja na element PSP, Dział Gospodarczy i MPK wyprowadzone zostaną na podstawie podanego numeru elementu PSP
MA VAT należny Konto 2220000000. Pozycja dokumentu zawierająca kwotę podatku jest tworzona automatycznie na podstawie wyliczonej kwoty ze stawki podatku VAT.
Po przeprowadzeniu symulacji dokument można wstępnie wprowadzić do
systemu przy pomocy przycisku - Wstępne wprowadzanie. System wówczas poinformuje o tym, iż dokument został wstępnie wprowadzony:
24
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 25/28
2.4 Księgowanie dokumentu
Aby zaksięgować dokument wstępnie wprowadzony należy skorzystać z transakcji FBV0.
Ścieżka dostępu: „Rachunkowość” „Rachunkowość finansowa” „Księga Główna” „Dokument” „Dokumenty wstępnie wprowadzone” „FBV0 – Księgowanie/Usuwanie”
25
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 26/28
Na ekranie początkowym system podświetla ostatnio przetwarzany przez użytkownika dokument:
Natomiast jest możliwość wyszukania wszystkich wstępnie wprowadzonych dokumentów poprzez kliknięcie na przycisk Lista dokumentów
:
26
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 27/28
W parametrach wyboru istnieje możliwość wyszukania dokumentu wg dowolnych kryteriów, w przykładzie aby wyszukać dokumenty sprzedaży wybór został ograniczony do rodzaju dokumentu RS. Po wprowadzeniu ograniczeń
należy kliknąć przycisk . Wówczas pojawi się lista wstępnie wprowadzonych, ale nie zaksięgowanych dokumentów w systemie:
Aby sprawdzić oraz zaksięgować dokument należy dwukrotnie kliknąć na wiersz z numerem dokumentu. W przykładzie będzie to dokument o nr 6010000380.
27
document.docx, 2015-11-09 15:56:00Rachunkowość podręcznik użytkownika – rachunkowość zewnętrzna
Strona 28/28
Po dwukrotnym kliknięciu na dokument system otwiera ekran do edycji dokumentu:
Na tym etapie istnieje możliwość zmiany zawartości poszczególnych pól oraz zaksięgowania dokumentu sprzedaży. Po weryfikacji, aby zaksięgować dokument należy użyć przycisku
u góry ekranu. System wyświetli komunikat o zaksięgowaniu dokumentu, czyli powstaniu zapisu trwałego na kontach Księgi Głównej:
28