Oleh
Untung Widodo, SE, MM
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi Sebagai alat bantu yang bisa digunakan oleh
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi
Sebagai suatu alat untuk menyatukan semua anggota organisasi menjadi satu kesatuan yang kohesif
Pengelompokan komunikasi organisasional berdasar formalitasnya Komunikasi informal : merupakan proses komunikasi
yang terjadi diantara para anggota organisasi tanpa menggunakan jalur komunikasi formal yang berlaku di organisasi.
Komunikasi formal : merupakan suatu arus komunikasi yang terjadi secara formal sesuai dengan struktur organisasi
Ditinjau dari arahnya komunikasi formal dikelompokkan menjadi 3
Komunikasi ke bawah (downward communication) : komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan bawahannya dalam satu organisasi.
Berupa : memo, kebijaksanaan, perintah, presentasi, rapat, majalah perusahaan, surat, buletin.
Lanjutan…. Komunikasi sejajar (lateral communication ) :
merupakan diantara orang-orang yang mempunyai jabatan yang selevel tapi berbeda departemen.
Lanjutan…. Komunikasi ke atas ( upward communication )
merupakan komunikasi dari bawah ke atasan, dan biasanya dalam bentuk laporan, baik tertulis maupun tidak.
Pengelompokan komunikasi organisasional berdasarkan polanya
Pola roda ( wheell network ) pola ini seseorang bertindak sebagai titik pusat semua proses komunikasi.
Pola rantai ( chain network ) pola ini merupakan suatu pola yang terpusat . Anggota lain dalam pola ini juga berfungsi sebagai alat untuk menyalurkan informasi.
Lanjutan…. Pola lingkaran ( circle network ) , dalam pola ini
semua semua anggota group mempunyai kesempatan yang sama untuk melakukan komunikasi. Setiap orang bisa berbicara dengan dua orang lainnya.
Pola bintang ( star network ), dalam pola ini setiap anggota mempunyai kesempatan untuk berbicara dengan semua anggota lainnya.
Suasana Komunikasi Pola komunikasi yang digunakan
Gaya manajemen
Etika komunikasi
Pola komunikasi ALAT UKUR Pola roda Pola rantai Pola
lingkaran Pola bintang
Kecepatan Sangat cepat cepat lambat Lambat/cepat
Akurasi Baik Baik Jelek Bagus/Jelek
Moral Sangat rendah Rendah Tinggi Sangat tinggi
Kejelasan peranan
Sangat jelas Jelas Tidak ada Tidak ada
Stabilitas Sangat stabil Stabil Tidak stabil Tidak stabil
Kreativitas Sangat rendah Rendah Tinggi Sangat tinggi
Kemampuan beradaptasi
Rendah Rendah Tinggi Tinggi
Gaya Manajemen Directive style
Pimpinan mengambil sendiri semua keputusan
Pimpinan berasumsi bahwa bawahan tidak bisa dipercaya / tidak mempunyai kemampuan
Pimpinan berasumsi bahwa bawahan cenderung untuk menghindari pekerjaan, kurang inisiatif, serta kurang bertanggung jawab
Lanjutan…. Coaching style
Manajemen berasumsi bahwa para pekerja merupakan anggota tim yang bersedia untuk mengerjakan tugas-tugasnya demi demi tercapainya tujuan organisasi.
Lanjutan…. Supportive style
Pimpinan berasumsi bahwa para pekerja mempunyai kemampuan dan motivasi kerja yang tinggi.
Lanjutan…. Delegating style
Pimpinan puncak memberikan kebebasan kepada pegawai untuk mengambil keputusan dan menjalankan pekerjaan masing-masing.
Etika komunikasi Kode etik yang berlaku di perusahaan
Lakukan dengan membuat asumsi seakan-akan anda berada dipihak yang lemah
Pertimbangkan apakah komunikasi yang akan anda lakukan dapat menguntungkan kedua belah pihak
Sebaiknya mengkomunikasikan informasi secara jujur, tidak menyembunyikan informasi penting
Gunakan argumentasi yang rasional dan manusiawi
Lanjutan…. Apakah pesan yang anda sampaikan mementingkan
kepentingan organisasi ?
Apakah penyampaian pesan sudah dilakukan dengan menggunakan teknik yang baik ?
Pengelolaan komunikasi dalam organisasi Mengurangi jumlah pesan semaksimal mungkin
Memberikan instruksi yang jelas
Mendelegasikan tanggung jawab
Melatih ketrampilan menulis dan membaca
Trimakasih…. Semoga bermanfaat
Soal latihan Jelaskan klasifikasi komunikasi berdasarkan pola dan
formulasinya !
Jelaskan kelebihan dan kelemahan dari masing-masing pola komunikasi yang ada !
Dalam berkomunikasi kita perlu memperhatikan etika komunikasi. Jelaskan apa yang dimaksud dengan etika komunikasi dan beri contoh.
Lanjutan…. Apabila anda akan melakukan beberapa kegiatan
berikut ini , jelaskan pola yang sesuai untuk masing-masing kegiatan berikut : Menginformasikan kebijakan perusahaan yang baru
kepada para pekerjanya
Mengumpulkan informasi dan seluruh pegawai cara untuk mengatasi masalah parkir
Mengkoordinasikan para pekerja untuk pindah ke kantor yang baru
Membuat strategi perusahaan untuk menghadapi perubahan lingkungan yang sangat mendadak.
Lanjutan…. Jelaskan gaya manajemen yang sesuai dengan pola
komunikasi yang ada.
Apabila anda menghadapi , pilihlah gaya manajemen yang sesuai :
Melatih para pekerja untuk menggunakan internet
Mempromosikan produk baru anda
Menghadapi pemogokan para pekerja
Lanjutan…. Jelaskan bagaimana ketrampilan komunikasi dapat
membantu anda menjadi seorang manajer yang efektif.
Dalam berkomunikasi kita harus mempertimbangkan pendengar kita. Jelaskan apa saja yang perlu diketahui tentang pendengar / audien kita sebelum kita memulai komunikasi.
Seringkali para pekerja sulit menerima apa yang dikomunikasikan oleh atasannya. Jelaskan mengapa komunikasi top down gagal.
Bagaimana memperbaiki kesalahan komunikasi yang terjadi karena adanya suatu rumor yang beredar dalam organisasi ?