Jaarwerkplan A2 gemeenten I&A 2012 - 2013: Optimale I&A dienstverlening door efficiënte en effectieve inzet van mensen en middelen
Ambities colleges 2011-2014
� Jaarlijks een sluitende begroting. Vanaf 2014 een sluitende
meerjarenbegroting
� Middelen zijn nodig om het financiële pakket te updaten, waardoor
registratie, toegankelijkheid, gebruiksvriendelijkheid drastisch toeneemt.
Invoeren van verplichtingenadministraties en digitale facturering geeft inzicht
in voortgang en toekomst van uitgavenpatroon.
� Voldoen aan de wettelijke verplichtingen op gebied van elektronische
dienstverlening.
� Verbeterpunten dienstverlening: terugdringen aantal balies door integratie
van producten, werken op afspraak, invoeren gemeentelijk servicenummer,
vergroten telefonische bereikbaarheid, website verbeteren, e-dienstverlening.
� Verzoeken van burgers worden snel en tijdig beantwoord
� Binnen de gemeente moet voor alle burgers duidelijk zijn wie welke
contactpersonen zijn voor het melden van klachten
� Het college verzorgt periodiek een voortgangsrapportage over de
uitvoering
� Verbetering van de efficiency, effectiviteit en dienstverlening van de
organisatie zal plaatsvinden. O.a. door terugdringen/verkorten van
procedures, automatisering en/of uitbesteding
� De (digitale) bereikbaarheid van Valkenswaard wordt versterkt. Ingezet
wordt op een adequate gemeentelijke dienstverlening met een centraal
aanspreekpunt voor het bedrijfsleven
� Herbezinning op gemeentelijke taken
� Doelstelling is om de voorzieningen en dienstverlening voor de burgers van
Cranendonck zo veel mogelijk op peil te houden
� Een klantvriendelijke website zal zo snel mogelijk moeten worden
gerealiseerd. De komende jaren zal ook het digitale loket verder worden
doorontwikkeld.
� Waar mogelijkheden zijn, zal er verder moeten worden gedereguleerd. In
ieder geval zal de procedure met betrekking tot het verlenen van
bouwvergunningen onder de loep worden genomen.
� Er wordt gestreefd naar een jaarlijks sluitende begroting.
Missie en doelen
Inspelen op trends en ontwikkelingen� Het Nieuwe Werken
� Social Media (Twitter, Facebook, Yammer etc.)
� Cloud Computing, hosting en webservices
� Digitaal werken, papierluw vergaderen
� Bring Your Own Device (iPad, iPhone etc.)
� Generatie Y, Einstein-generatie
� Vergrijzing
� Mondige, goed geïnformeerde burger
� Duurzaam ondernemen
� Co-creatie
� Bindend leiderschap
Wetgeving, decentralisatie, bezuiniging� Wet Werken naar Vermogen, overheveling AWBZ-taken en Jeudzorg
� Regiegemeenten, RUD’s, GSD’s, Shared Service Center, Outsourcing
� Korting gemeentefonds, Economische tegenwind
� Concept Antwoord© , Klant Contact Centrum (KCC), Burgerservicecode,
Kwaliteitshandvest
� i-NUP: Nationaal Uitvoerings Programma (20 bouwstenen waaronder DigiD,
Antwoord voor bedrijven, mijnoverheid.nl, basisregistraties, digikoppeling)
� Gemeentelijke basisregistraties (BAG, GBA, WOZ, RNI), gebruik overige
basisregistraties (BRK, BGT, NHR, Kentekens, BRO, BLAU, BRI), ruimtelijkeplannen.nl,
WKPB, Webrichtlijnen, Wet elektronische bekendmakingen, Wet electronische
handtekening)
Concept Versie 1.2 4-06-2012 Jaarplan A2 gemeenten
Efficiëntere en effectievere informatie-
voorziening door samenwerking
3. Digitaal werken op orde
Fase in de bedrijfsvoering Afspraken bedrijfsvoering
1. Planning en Organisatie • We vertalen de strategische beleidsdocumenten naar tactische en operationele plannen
• We hebben een duidelijke taakverdeling en verantwoordelijkheden tussen de I&A functies en de functioneel
beheerders
• De toekomstige exploitatie-kosten van projecten worden meegenomen binnen de projectbudgetten.
• De gebruikersorganisatie is optimaal betrokken bij de uitwerking van strategische doelen t.a.v. IT.
• We borgen de relatie tussen IT projecten en operationele doelstellingen d.m.v. het informatiebeleid
• We gaan projectmatig werken en borgen dit ook
• Project budgetten zijn altijd actueel en worden geïndexeerd op basis van veranderende omstandigheden en
keuzes.
2. Aanschaf en implementatie • Er is een optimale afstemming van de eisen/wensen van de gebruikersorganisatie bij de aanschaf van nieuwe
software
• We zorgen ervoor dat er voldoende en actuele documentatie beschikbaar is rondom systemen
(inrichtingsdocumentatie, trainingsmateriaal, werkinstructies, etc.)
• We zorgen voor voldoende documentatie en borging van de specifieke kennis van (functioneel) beheerders
over de systemen
3. Levering en Onderhoud • We beschikken over een centrale registratie met daarin alle configuratie items (hardware en software)
• We beschikking over een dienstverleningsovereenkomst ICT met de gebruikersorganisatie
• We maken gebruik van een periodieke monitoring van de geleverde dienstverlening door de I&A functie.
• We zorgen ervoor dat de I&A functie is vertegenwoordigd in de MT’s van de 3 gemeenten
• Uitdienstmeldingen gaan we consequent doorgeven.
• Beveiligingsincidenten worden gerapporteerd en geëvalueerd.
4. Opvolging en evaluatie • We zullen regelmatig monitoren op de naleving van beleid, procedures, werkinstructies rondom IT.
• De performance van de I&A functie zal regelmatig worden geëvalueerd en we zullen gebruik maken van
specifieke KPI's
• We zorgen voor de rapportering richting de 3 gemeenteraden, niet alleen aan de hand van financiële gegevens
maar ook t.a.v. de kwaliteit van de geleverde dienstverlening
• We zorgen ervoor dat we voldoende know how in huis hebben m.b.t. de specifieke wet- en regelgeving waar
de gemeente aan moet voldoen
4. Klant Contact Centra op orde
Toekomstige Informatie- en Applicatie architectuurDoelstellingen bedrijfsvoering I&A
Criteria prioritering en randvoorwaarden
1. I&A dienstverlening op orde 2. Informatie op orde
1a. Hardware en beveiliging ICT op orde: alles op 1 centrale plek, snelle verbindingen
1b. I&A organisatie orde: planning, servicedesk, systeembeheer, gegevens- en applicatiebeheer, inkoop, architectuur en informatiebeleid, juridisch, financieel, teamintegratie, communicatie, service-levels, huisvesting, projectmatig werken
2a. Documentenstroom op orde: implementatie nieuwe generatie DMS
2b. Informatiestroom op orde: Inrichting midoffice en aansluiting op backoffice voor 3 gemeenten
2c. Competenties gebruik informatiesystemen op orde
3a. Digitaal vergaderen Raad-College-MT
3b. Telewerken 3 gemeenten op orde
3c. Invoering papierloos werken voor 3 gemeenten (optimaliseren gebruik DMS)
3d. Sturen met managementinformatie d.m.v. dashboard
Q1 2012 – Q4 2012 Q2 2012 – Q2 2013 Q3 2012 – Q3 2013 Q4 2012 – Q4 2013
- Optimale bezetting van werkplekken
- Flexibel in werktijden en werklocatie
- Resultaatgericht werken
- Inzet van ICT hulpmiddelen voor
effectievere communicatie en samenwerking
- De burger krijgt snel antwoord
- 1 loket dus de burger is altijd bij het juiste adres
- Medewerkers KCC beschikken over de meest
relevante informatie over de burger
- Met telefoon, internet of balie krijgt de burger
hetzelfde antwoord
- Gegevens eenmalig vragen, meervoudig gebruiken
Externe Ontwikkelingen, Interne Ambities Graduele aanpak
Ontwikkelingen & Doelen Optimale inzet door gefaseerde, iteratieve en projectmatige aanpak Planning, Uren en Investeringen
4a. Doorontwikkeling websites 3 gemeenten
4b. Herinrichting realisatie dienstverlening
4c. Implementatie Zaakgericht werken
4d. Implementatie KCS en aansluiting op Midoffice
De missie van de samenwerking van de drie A2 gemeenten op I&A gebied is om de
informatievoorziening efficiënter en effectiever te organiseren met een betere kwaliteit.
Daarbij wordt de kwetsbaarheid verminderd door samenvoeging van expertises en
kunnen tegelijkertijd de gemeenten hun zelfstandigheid behouden.
Door een gezamenlijke aanpak van de verschillende projecten waarbij informatisering
een grote rol speelt en t.a.v het beheer van de informatievoorziening kan aanzienlijk op
de kosten bespaard worden. De A2 gemeenten zijn dienstverlenend, met het oog op
kwaliteitsverbetering en kostenbeparing.
Concrete doelen A2 gemeenten I&A1. Realiseer een regionale I&A-dienst voor de gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard.
2. Zorg voor het integreren van het personeel en centrale servers in Valkenswaard en voor een goede
uitwijkvoorziening.
3. Implementeer een dienstverleningsconcept I&A dat zich kenmerkt door flexibiliteit, openheid en
klantgerichtheid.
4. Bied medewerkers een uitdagende en passende werkomgeving waarin ruimte is voor ontwikkeling van
kennis en vaardigheden als competenties.
5. Realiseer een gezamenlijke inkoopfunctie voor alle hardware, software en ICT-Diensten
6. Draag zorg voor verbindingen tussen alle locaties die 100% betrouwbaarheid zo dicht mogelijk
benaderen en een voor alle gemeenten acceptabele snelheid bieden.
7. Lever diensten die zich kenmerken door professionaliteit, kennis van zaken en toegevoegde waarde.
8. Ontwikkel een uniforme gezamenlijke en gedeelde functionele en technische architectuur die als
toetsingskader dient bij alle investeringsbeslissingen. Maak afspraken onder welke voorwaarde en over de
mate waarin afwijkingen van deze architectuur beperkt zijn toegestaan. Deze architectuur strekt zich uit
over systemen, verbindingen, applicaties, gegevens en processen.
9. Zorg er voor dat de functionele en technische architectuur gebaseerd is op functionele en technische
standaarden. Leg alle relevante aspecten voor de inrichting van de informatievoorziening in de
deelnemende gemeenten vast in een meerjaren-informatiebeleidsplan inclusief informatiebeveiliging en
zorg voor acceptatie daarvan in de gemeenten.
10. Zorg voor ruim voldoende kennis en vaardigheden om gemeenten op het vlak van administratieve,
documentaire en ruimtelijke informatievoorziening op strategisch en tactisch niveau adequaat te adviseren
- Huidige ICT middelen werken optimaal
- Verbetering van het serviceniveau I&A
- Projecten worden effectief en efficiënt uitgevoerd
- Kortere besluitvormingsprocessen A2 – 3 gemeenten
- Start implementatie basisregistraties
- Niveau informatievoorziening gemeenten gelijk
- Verbetering kwaliteitsniveau van de gegevens
- Uitvoering van wettelijke taken m.b.t. basisregistraties
Per
iod
eW
etModernisering GBA
Koppeling basisregistratiesP
rog
ram
ma
Ou
tpu
t
Basisregistratie Grootschalige Topografie BGT
Doorlooptijd ->
Intensiteit
(uren / FTE)
1 2 3 4
De graduele aanpak zorgt ervoor dat enerzijds er rekening wordt gehouden met een basisvolgorde voor een efficiënte uitvoering
(eerst organiseren, dan de ICT basis op orde, dan verder informatiseren) anderzijds met het belang en urgentie van de
doelstellingen van de organisatie en daarmee de effectiviteit (KCC, Nieuwe Werken, Digitaal vergaderen etc.). Iedere fase (1 t/m
4) ondersteunt weer de volgende fase, en op die manier groeit de volwassenheid van de informatievoorziening.
Niveau volwassenheidsgraad informatievoorziening
eHerkenning bedrijven
Aansluiting op Nationaal Handelsregister (NHR)
Criteria die gebruikt zijn ter bepaling van de prioriteit van het project:
1. De uitvoering van een wettelijke bepaling (bijv. BGT)
2. Het organiseren van de I&A voor efficiënte en effectieve uitvoering van de projecten
3. Afdelingsoverstijgende activiteiten (bijv. DMS)
4. Het efficiënter maken van de gemeentelijke processen
5. Een urgent project bij de individuele gemeente
6. Een quickwin c.q. een al lopend project
7. Ondersteuning van het digitaal werken
8. Verbetering van de klantgerichtheid
Daarnaast zijn de volgende randvoorwaarden geformuleerd:
� Zoveel mogelijk projecten worden in gezamenlijkheid van de 3 gemeenten opgepakt
zodat de kostenvoordelen optimaal worden benut
� Afschrijftermijn van hard- en software voor 5 jaar
� De softwarelicentie en hardware incl. implementatie wordt zoveel mogelijk onder lease
gebracht, i.v.m. spreiding van de kosten
Gemeentelijk Model Architectuur (GEMMA): Standaardisering van informatiestromen ter
bevordering van klantgerichtheid en efficiënte dienstverlening
Groeimodel van de informatiearchitectuur van de 3 gemeenten gezamenlijk: Stapsgewijze
integratie van de verschillende informatiesystemen en architecturen naar 1 centrale
informatie architectuur, waarbij wordt uitgegaan dat iedere gemeente zelfstandig haar
eigen dienstverlening en processen blijft verzorgen. Dit zorgt voor verlaging van de kosten
(=minder meer kosten) en verbetering van de beheerbaarheid.
Visie op informatiebeleid
• We willen slim investeren en doen geen
desinvesteringen
• Basisgegevens worden ontsloten en gebruikt
binnen de gehele organisatie
• Er wordt aangesloten op de e-
overheidsvoorzieningen (volgens iNUP);
• We zullen aansluiten op de keten (bijv. SUWI)
• Wat betreft de architectuur gaan we uit van
het midoffice concept
• In ons ICT beleid houden we rekening met
zaakgericht werken
• We gaan uit van zo min mogelijk leveranciers
t.b.v. de beheerbaarheid en kostenreductie
• Document management professionaliseren
• We zullen dubbeling in systemen en/of
functionaliteiten zoveel mogelijk tegen gaan
• Gegevens die al bekend zijn bij de overheid
worden hergebruikt en niet opnieuw aan de
klant gevraagd
• De gemeente voert de intake zodanig uit dat
voor een bepaald proces, ongeacht het
intakekanaal, altijd dezelfde gegevens worden
verzameld
• Onze gemeente past de landelijk vastgestelde
gemeentelijke en landelijke standaarden voor
basisgegevens toe
• Klanten kunnen aanvragen 24 uur per dag
digitaal indienen, de status volgen en
ontvangen
• Er is een vergaande digitalisering van
documenten en gebruik van workflow
• Een document wordt eenmalig digitaal
opgeslagen, ook al hoort het bij meerdere
zaken
• Onze gemeente communiceert met andere
overheidsorganisaties zoveel mogelijk via de
Digikoppeling
Copyright © Native Consulting BV, Beesd, 2012