Download pdf - OpenOffice Calc Avanzado - BILIB...OpenOffice Calc: Avanzado 1.1.2. Barra Buscar Gracias a esta barra, podremos localizar el contenido que queremos en nuestra hoja de cálculo. Tan

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OpenOffice Calc Avanzado

HOJAS de CÁLCULO

OpenOffice Calc: Avanzado

Índice del curso

1. CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO .......................................... 3

1.1. Agregar / quitar barra de herramientas ................................................. 3 1.1.1. Barra Estándar ................................................................................. 3

1.1.2. Barra Buscar ................................................................................... 4

1.1.3. Barra de Formulas ............................................................................ 4

1.2. Personalizar barras de herramientas ..................................................... 4 1.2.1. Barra de herramientas de OpenOffice Calc ........................................... 5

1.2.2. Contenido de la barra de herramientas ............................................... 6

1.3. Ampliar / disminuir tamaño del entorno ................................................ 7

2. MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS ............................................................... 8

2.1. Insertar filas, columnas y celdas .......................................................... 8 2.1.1. Insertar filas .................................................................................... 8

2.1.2. Insertar columnas ............................................................................ 9

2.1.3. Insertar celdas ............................................................................... 11

2.2. Modificar el tamaño de filas y columnas .............................................. 12

3. FORMULAS ............................................................................................. 13

3.1. Que es una fórmula .......................................................................... 13

3.2. Insertar una fórmula ........................................................................ 13

3.3. Propagar una formula ....................................................................... 14

3.4. Modificacion De fórmulas .................................................................. 15

4. FUNCIONES ............................................................................................ 16

4.1. Que es una funcion .......................................................................... 16

4.2. Asistente de funciones ...................................................................... 16

4.3 Rango de celdas ................................................................................ 17

4.4. Introducción de funciones ................................................................. 18

4.5. Combinacion de formulas y funciones ................................................. 19

5. GRÁFICOS .............................................................................................. 22

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1. Configuración del entorno de trabajo

1.1. AGREGAR / QUITAR BARRA DE HERRAMIENTAS

A nuestro entorno de trabajo le podremos agregar o quitar botones según nuestras

necesidades. Estos botones se encuentran agrupados en barras de trabajo las

cuales contienen herramientas especificas para una tarea en especial como puede

ser, copiar, cortar y pegar, opciones de impresión, insertar grafica…

Si vamos al menú Ver, Barra de Herramientas , se despliega una lista con todas las

barras existentes que se pueden agregar a nuestro entorno de trabajo. En

Personalizar , podremos personalizar las barras de herramientas y también

programar las funciones de las teclas.

De estas barras las que comúnmente estarán siempre presentes serán la Barra

Estándar, la Barra Buscar y la Barra de Formulas. A continuación presentamos las

barras más habituales.

1.1.1. Barra Estándar Contiene las herramientas principales, donde encontramos botones para crear un

nuevo documento, abrir, guardar, cortar, pegar, deshace r, imprimir, vista

preliminar.

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Uso avanzado de OpenOffice Calc.

Conocer las posibilidades de configuración .

Usar nuevas funcionalidades: formulas, funciones, graficos…


1.1.2. Barra Buscar Gracias a esta barra, podremos localizar el contenido que queremos en nuestra

hoja de cálculo. Tan solo debemos escribir el contenido a buscar en el campo de

texto que nos facilita.

1.1.3. Barra de Formulas

La barra de fórmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que

introducimos en cada una de las celdas.

1.2 . PERSONALIZAR BARRAS DE HERRAMIENTAS

En este capítulo nos referiremos a la modificación de barras existentes quitando o

agregando botones a las mismas como así también crear nuestras propias barras

personalizadas de herramientas.

Haciendo clic en el menú Ver, Barra de Herramientas, Personalizar podremos ver el

cuadro de diálogo Personalizar, él cual podrá ser activado también presionando

Personalizar del menú Herramientas .

Si presionamos en la etiqueta Barra de Herramientas podremos notar que se divide

en dos partes, Barra de Herramientas OpenOffice Calc y Contenido de la barra de

herramientas como se ve y describe a continuación.

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1.2.1. Barra de herramientas de OpenOffice Calc

Aquí podremos elegir la barra a personalizar o crear una nueva (pinchando sobre el

botón Nuevo ).

En el botón Barra de Herramientas podremos cambiar el nombre a las barras

creadas por nosotros y también tendremos la opción de eliminarlas. Además

podremos cambiar el modo en que se ven los comandos de las barras de

herramientas. Las opciones de vista que podremos elegir serán:

1. Solo texto

2. Solo iconos

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3. Iconos y texto

En caso necesario, también podemos restaurar los valores predeterminados

presionando en Restaurar Configuración Predeterminada .

1.2.2. Contenido de la barra de herramientas

Aquí se podrán quitar los botones. Para ello simplemente tendremos que

deschequearlos o haciendo clic en el botón Modificar y luego en la opción Borrar .

También se podrá agregar algún otro comando que se requiera de cualquier otra

categoría o barra de herramientas presionando en el botón Agregar .

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Volviendo al cuadro de diálogo Personalizar, en el botón Modificar podremos

cambiar el nombre al comando seleccionado y asimismo a su correspondiente

icono.

También podremos crear nuevos grupos de comandos dentro de la barra de

herramientas seleccionada y, como ya mencionamos antes, podremos eliminar

comandos. En el caso de querer volver a la configuración por defecto de los

comandos podremos hacerlo presionando en Restaurar Comandos Predeterminados

Una vez terminada la personalización de las barras, podremos guardar los cambios

realizados presionando en Aceptar . También podremos volver a la configuración

original de OpenOffice Calc presionando en el botón Restablecer .

1.3. AMPLIAR / DISMINUIR TAMAÑO DEL ENTORNO

Para ampliar o disminuir la escala de visualización del entorno tendremos que

dirigirnos al menú Ver , y seleccionar la opción Escala con lo cual se activará el

cuadro de dialogo que podemos ver a continuación.

El mismo cuadro podrá ser activado con el botón de la Barra Estándar o desde la

Barra de Estado haciendo doble clic con el Botón Izquierdo del ratón sobre el

porcentaje, tal y como se muestra a continuación.

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2. Manejo de filas y columnas

2.1. INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS

Para poder realizar las operaciones que se muestran en este apartad o, debemos

situarnos en la fila, columna o celda desde la cual se desea realizar la inserción .

2.1.1. Insertar filas

Al insertar una nueva fila, esta se posicionara sobre la fila a la que pertenece la

celda seleccionada. Para realizar esta operación debemos realizar cualquiera de las

opciones que se especifican a continuación:

• Hacer clic derecho sobre el numero de fila que queremos tomar como

referencia para insertar la nueva fila. En el menú contextual que se nos

muestra, seleccionaremos la opción Insertar filas .

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• Posicionarnos en la celda que queremos tomar como referencia para la

inserción de la fila. A continuación, en la barra de menú seleccionaremos la

opción Insertar/Filas .

• En caso de que deseemos insertar más de una fila, bastara con seleccionar

desde la celda que queremos tomar como ref erencia hacia abajo, tantas

celdas como filas queremos insertar. A continuación, en la barra de menú

seleccionaremos la opción Insertar/Filas .

2.1.2. Insertar columnas

Al insertar una nueva columna, esta se posicionara a la izquierda de la columna a la

que pertenece de la celda seleccionada. Para realizar esta operación debemos

realizar cualquiera de las opciones que se especifican a continuación:

• Hacer clic derecho sobre la letra de columna que queremos tomar como

referencia para insertar la nueva fila. En el menú contextual que se nos

muestra, seleccionaremos la opción Insertar columnas .

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• Posicionarnos en la celda que queremos tomar como referencia para la

inserción de la columna. A continuación, en la barra de menú

seleccionaremos la opción Insertar/columnas .

• En caso de que deseemos insertar más de una columna, bastara con

seleccionar desde la celda que queremos tomar como referencia hacia la

derecha, tantas celdas como columnas queremos insertar. A continuación, en

la barra de menú seleccionaremos la opción Insertar/Columnas .

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2.1.3. Insertar celdas

Si deseamos insertar un conjunto de celdas, y desplazar los datos que contienen

esas celdas , deberemos seleccionarlas y realizar una de las acciones que se

muestran a continuación:

• En la barra de menú seleccionaremos la opción Insertar/Celdas .

• Pulsaremos sobre la selección con el botón derecho del ratón, y en el menú

contextual seleccionaremos la opción Insertar .

Tras realizar cualquiera de las dos acciones anteriores, se mostrara el siguiente

cuadro de dialogo:

Cuando decidimos insertar un conjunto de celdas, debemos decidir que queremos

hacer con las celdas seleccionadas, ya que las nuevas celdas ocuparan dicha

posición.

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2.2. MODIFICAR EL TAMAÑO DE FILAS Y COLUMNAS

Por defecto, OpenOffice Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. En

cambio, el ancho de la columna se mantiene fijo, y si el contenido no cabe en la

celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, de lo contrario los

datos quedarán ocultos.

Para cambiar el tamaño de una fila, acercaremos el cursor a la zona en la que

aparece la numeración de las filas, o bien al margen superior, donde aparecen las

letras que identifican las columnas, para cambiar el ancho de una columna. A

continuación situaremos el cursor entre dos filas o dos columnas hasta que cambie

de apariencia (flecha doble). Luego, clicaremos con el botón derecho del ratón y sin

soltarlo, lo arrastramos hasta lograr el alto de fila o ancho de columna deseado.

Si conocemos el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna,

deberemos posicionarnos sobre la fila o columna sobre la que deseemos realizar los

cambios. En caso de querer modificar el tamaño de varias filas o columnas,

seleccionaremos todas ellas. En el menú Formato , elegiremos la opción Fila/Alto o

Columna/Ancho . A continuación se nos mostrara un cuadro de dialogo, en el que

debemos introducir el valor del alto o ancho de la fila.

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3. Formulas

3.1 . QUE ES UNA FÓRMULA

Las fórmulas son operaciones que nos permites obtener conclusiones de los datos

que hay en las tablas. De esta manera obtendremos resultados totales o parciales

que nos podrán servir para un posterior análisis.

3.2. INSERTAR UNA FÓRMULA

Para introducir fórmulas en u na celda debemos utilizar el símbolo “=”. Si

quisiéramos realizar la suma entre dos celdas (A1 y B1), y que se nos muestre el

resultado en otra celda (C1), deberíamos realizar los siguientes pasos.

1. Nos posicionaremos sobre la celda en la que queremos que se nos muestre el

resultado (C1).

2. Escribiremos el símbolo igual (=).

3. A continuación, escribiremos el identificador de la primera de las celdas que

se quiere sumar (A1).

4. Después el símbolo del operador (+)…

5. Y el identificador de la segunda de las celdas a sumar (B1) .

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6. Para terminar pulsaremos Intro .

Otra manera de hacerlo es escribir “=” en la celda en la que queremos que se nos

muestra el resultado y hacer clic sobre las celdas que nos interesen. Es decir,

escribiremos el símbolo igual (=), haremos clic en la primera celda a sumar (A1)

que quedara marcada con un recuadro rojo, pulsamos +. Después hacemos clic

sobre la segunda celda a sumar (B1).

Finalmente pulsa la tecla Intro para que se nos muestre el resultado.

Si modificáramos el valor numérico de las celdas a sumar, veríamos cómo el

resultado de la celda F3 cambia. Hemos definido una fórmula que no opera con los

números directamente, sino que opera con el contenido de las celdas.

Al igual que hemos creado una fórmula que realiza la suma de dos celdas,

podríamos crear otra qu e realice operaciones de suma, resta… entre más de dos

celdas.

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3.3. PROPAGAR UNA FORMULA

En caso de que queramos sumar el resto de los valores de las columnas A y B,

podriamos escribir la formula correspondiente a cada fila o podriamos propagar la

formula. Para ello, clicaremos sobre la celda que contiene el resultado de la formula

(C1).A continuación, clicaremos con el boton izquierdo del raton sobre el recuadro

inferior derecho de la selección y lo arrastraremos hasta la celda que nos interese

para obtener el resultado de las sumas de las columnas A1 y B1.

3.4. MODIFICACION DE FÓRMULAS

Si hacemos doble clic sobre la celda que contiene el resultado de la formula (C1),

las celdas que componen la fórmula se marcan de color azul y rojo (A1 y B1).

Al pasar el ratón por encima de estas celdas (A1 y B1) aparece una mano. Si

clicamos con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo, podremos desplazar el

recuadro de color a otra celda.

Desplazamos el recuadro azul a la celda A3. Pulsaremos enter y comprobaremos

como el valor de la celda que contiene el resultado (C1) cambia ya que ahora el

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valor del operando de color azul a cambiado. Antes el valor que contenía era el de

la celda A1 y ahora contiene el valor de la celda A3.

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4. Funciones

4.1. QUE ES UNA FUNCIÓN

Una función es la relación entre varias celdas, ya sea una suma, una resta, un

promedio… Estas relaciones ya estan predefinidas y para invocarlas basta con hacer

referencia al nombre de la funcion que deseamos utilizar. Además las formulas de

una hoja de calculo pueden estar formadas por diferentes funciones.

4.2. ASISTENTE DE FUNCIONES

La forma de para acceder a las funciones es muy sencilla. En primer

lugar debemos clicar en una celda vacía y a continuación pulsamos

sobre el botón “ Asistente: Funciones ” de la barra de fórmulas, o bien

pulsaremos la combinación de teclas Ctrl+F2 . De esta manera se nos mostrará la

siguiente ventana.

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Aquí podremos filtrar las funciones disponibles por categoría: Bases de Datos,

Finanzas, Matemáticas, etc.

4.3 RANGO DE CELDAS

Otro concepto importante es el doble punto (:), que sirve para definir un rango de

celdas. Si, por ejemplo, quisiéramos aplicar una función entre las celdas A1 y A10,

escribiríamos A1:A10, y así nos ahorraríamos escribir las referencias de todas las

celdas que entre medias.

En el siguiente apartado veremos el uso de los rangos de celda.

4.4. INTRODUCCIÓN DE FUNCIONES

La mejor manera para comprendar la introduccion de funciones es mediante un

ejemplo . Vamos a realizar la suma entre un rango de celdas (A1:A10). El resultado

aparecerá en la celda A12.

En primer lugar clicamos sobre la celda A12 y escribimos el símbolo igual (=) y a

continuación el nombre de la función seguido de un paréntesis abierta: =SUMA(.

En caso de no saber cuál es el nombre de la función, la buscaremos en el asistente

de funciones.

A hora deberemos de escribir el rango de celdas entre las cuales se desea realizar la

suma (A1:A10). En estos momentos estamos en la siguiente situación:

=SUMA(A1:A10. También podríamos clicar sobre la celda A1 y arrastrar el ratón

hasta la celda A10.

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Para terminar pulsaremos la tecla Intro. Podemos observar como en la celda A12 se

nos muestra el resultado.

Si clicamos sobre la celda A12, vemos como en la barra de formulas no aparece el

resultado sino la formula. Esta fórmula podríamos modificarla en cualquier

momento.

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4.5. COMBINACIÓN DE FORMULAS Y FUNCIONES

Pueden darse ocasiones en las que nos interese realizar alguna operación

matemática entre varias funciones. Imaginemos que necesitamos calcular la resta

entre la suma y la media de las celdas A1:A10. Seguiremos los siguientes pasos:

• En primer lugar escribiremos la función correspondiente a la suma:

SUMA(A1:A10).

• A continuación el símbolo de la resta “–“.

• Y finalmente la función correspondiente a la media: PROMEDIO(A1:A10)

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• Para terminar y ver el resultado pulsaremos la tecla Intro.

El resultado es 63 ya que la suma de las celdas A1A:10 es 70 y la media es

7. La resta entre la suma y la media es 63 (70-7=63)

Se pueden realizar diferentes combinaciones entre formulas y funciones

dependiendo de nuestras necesidades. Hay que recordar que también tenemos a

nuestra disposición el asistente de funciones.

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5. Gráficos

OpenOffice Calc, nos permite representar la información que se nos muestra en la

hoja de cálculo en gráficos de diferentes estilos. Para ello deberemos de seguir los

siguientes pasos:

• Seleccionamos las celdas que deseamos que se nos muestren en la grafico.

• En el menú Insertar elegiremos la opción Gráfico y se nos muestra la gráfica

creada y el siguiente cuadro de dialogo:

En este cuadro dialogo podremos elegir entre diferentes tipos de graficos:

Por Columna, Circulo…

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