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Hojas de cálculoImprimir  

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Autor 

Rupert Parsons

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Fecha de Publicación y Versión de Software

Publicado Agosto de 2011Basado en OpenOffice.org 3.3

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Introducción y objetivos de aprendizaje

Recuerde que las hojas de cálculo son útiles para lo siguiente:

Cargar y Organizar datos

Analizar datos desde simples sumas hasta complejos cálculos matemáticos

Presentar datos

Para presentar datos deberá entender cómo configurar una hoja de cálculo paraimprimir, cómo hacer un encabezamiento y un pie de página y cómo imprimir 

Este capítulo explica cómo hacerlo

Los objetivos de aprendizaje y secciones de este capítulo son los siguientes:

✔ Cómo configurar una hoja de cálculo para imprimir 

Sección: Formato de papel y márgenes

Sección: Definir el rango de papel

Sección: Vista Preliminar 

Sección: Salto de página

Sección: Ajustar la escala de impresión

✔ Cómo hacer un encabezamiento y un pie de página

Sección: Encabezamiento

Sección: Pie de página

✔ Cómo imprimir 

Sección: Imprimir 

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Formato de papel y márgenes

Seleccione los siguientes puntos en secuencia:

Menú FormatoSeleccione Página...

Aparece la ventana Estilo de hoja: PredeterminadoSeleccione la pestaña Página

Seleccione el formato de papel que desea (debajo del título “Formato de papel”) Seleccione los márgenes que desea (debajo del título “Márgenes”) Pulse Aceptar 

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Definir el rango del papel

Seleccione el rango de celdas que desea imprimir:

Menú FormatoSeleccione Imprimir rangoSeleccione Definir 

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Vista preliminar 

En la vista preliminar se podrá visualizar en pantalla lo que ha seleccionado para imprimir y cómo estará impreso.

Seleccione los siguientes puntos en secuencia:

Menú ArchivoSeleccione Vista preliminar 

En el ejemplo se puede observar que no cabe la información y el gráfico en unamisma página:

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La solución a éste problema:

Si desea imprimir datos y gráfico en hojas separadas deberá insertar un salto de página  

Vaya a la sección: Salto de página para entenderlo

Si desea imprimir datos y gráficos en una misma hoja deberá ajustar la escala

Vaya a la sección: Ajustar la escala de impresión para entenderlo

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Salto de página

Cómo insertar un salto de página

Seleccione la columna o fila donde quiere insertar el salto de página(en el ejemplo la columna que separa los datos del gráfico)

Menú Insertar Seleccione Salto manualSeleccione Salto de columna o Salto de fila

Automáticamente aparecerá el salto de página en la forma de una línea de color azul, enel caso del ejemplo separando los datos del gráfico:

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Para verificar la impresión, véala en Vista preliminar 

En el caso del ejemplo, después de realizar el salto de página, los datos aparecen en laprimera página y el gráfico aparece en la segunda página.

Página 1:

Página 2:

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Cómo insertar un salto de página

Seleccione de nuevo la columna o la fila en la cual realizó un salto de página

Menú Editar Seleccione Eliminar salto manualSeleccione Salto de columna o Salto de fila

Automáticamente la línea de color azul (que representa el salto de página)

desaparecerá :

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Ajustar la escala de impresión

Para reducir o aumentar el tamaño de la impresión deberá ajustar la escala de impresión

Seleccione los siguientes puntos en secuencia:

Menú FormatoSeleccione Página

Aparece la ventana Estilo de hoja: PredeterminadoSeleccione la pestaña Hoja

Ajuste el Factor de escala (%) para reducir o aumentar el tamaño de la impresiónPulse Aceptar 

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Para verificar la impresión, véala en Vista preliminar 

En el caso del ejemplo, después de cambiar la escala de impresión (de 100% a 80%), losdatos y el gráfico aparecen en la misma página:

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Encabezamiento

Seleccione los siguientes puntos en secuencia:

Menú Editar Seleccione Encabezamientos y pies de página...

Aparece la ventana Encabezam./Pie de páginaSeleccione la pestaña Encabezamiento

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Hay tres áreas: área izquierda, área central y área derecha

Deberá ubicar el cursor en el área que quiere escribir y luego escriba

Por defecto el nombre de la hoja aparece en el área central (vea la imagen de laventana en la página anterior) pero se lo puede eliminar 

Puede utilizar los iconos de Encabezados personalizados para formatear y agregar datos para el encabezamiento (vea abajo para mas detalles)

Cuando haya terminado de escribir:

Pulse Aceptar 

Los iconos de Encabezados Personalizados más utilizados son los siguientes:

para cambiar los atributos de texto (la fuente, el estilo y el tamaño de la letra)

para agregar el nombre de archivo

para agregar el número de la página

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Lo escrito para el encabezamiento no aparecerá en la hoja, pero se puede verlo en vistapreliminar o cuando imprima la hoja:

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Pie de página

Seleccione los siguientes puntos en secuencia:

Menú Editar Seleccione Encabezamientos y pies de página...

Aparece la ventana Encabezam./Pie de páginaSeleccione la pestaña Pie de página

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Hay tres áreas: área izquierda, área central y área derecha

Deberá ubicar el cursor en el área que quiere escribir y luego escriba

Por defecto el número de página aparece en el área central (vea la imagen de laventana en la página anterior) pero se lo puede eliminar 

Puede utilizar los iconos de Pie de página personalizado para formatear y agregar datos para el pie de página (vea abajo para mas detalles)

Cuando haya terminado de escribir:

Pulse Aceptar 

Los iconos de Pie de página personalizado más utilizados son los siguientes:

para cambiar los atributos de texto (la fuente, el estilo y el tamaño de la letra)

para agregar el nombre de archivo

para agregar el número de la página

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Lo escrito para el pie de página no aparecerá en la hoja, pero se puede verlo en vistapreliminar o cuando imprima la hoja:

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Imprimir 

Cuadro de diálogo Imprimir  

Menú ArchivoSeleccione Imprimir...

Aparece el cuadro de diálogo de Imprimir 

En el cuadro de diálogo hay 4 cosas que se necesitan antes de imprimir:

✔ La impresora que quiere usar ✔ Propiedades de la impresora✔ Hojas / hoja / celdas que quiere imprimir ✔ Páginas que quiere imprimir 

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La impresora que quiere usar 

Verifique que la impresora que se seleccionó sea la impresora que quiere usar:

Si la impresora que se seleccionó no es la impresora que quiere usar seleccione laimpresora correcta de la lista de impresoras:

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Propiedades de la impresora

Pulse Propiedades...

Aparece la ventana Propiedades

Busque en las pestañas para encontrar la lista desplegable para el tamaño de papel

Asegúrese que el tamaño de papel que se seleccionó corresponde al tamaño de papelque se seleccionó para la hoja (vea la sección: Formato del papel y márgenes ).

Si el tamaño de papel que se seleccionó en la ventana Propiedades no corresponde altamaño de papel que se seleccionó para el documento, use la lista desplegable paraseleccionar el tamaño de papel.

Pulse Aceptar 

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Hojas / hoja / celdas que quiere imprimir 

En el cuadro de diálogo de imprimir, debajo del título “Intervalo y copias”, hay varias

opciones para imprimir:

Si quiere imprimir todas las hojas que tienen datos marque Todas las hojas

Si quiere imprimir la hoja que se selecciona marque Hojas seleccionadas

Si quiere imprimir sólo un rango de las celdas que se selecciona marque Celdasseleccionadas

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Páginas que quiere imprimir 

En el cuadro de diálogo imprimir, debajo del título “De éstas, imprimir”, se puede

imprimir todas las páginas o solamente un rango de las páginas del Intervalo (hojas /hoja / celdas):

Si quiere imprimir todas las páginas marque Todas las páginas

Si quiere imprimir solamente un rango de las páginas marque Páginas 

Ejemplos de rangos de páginas:

Si necesita imprimir la página 3 deberá escribir 3

Si necesita imprimir las páginas 3 al 5 deberá escribir 3-5

Si necesita imprimir las páginas 2,5,6 deberá escribir 2,5,6

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¡A imprimir!

Prenda la impresora

Coloque papel que corresponde al tamaño de papel para el documento que quiereimprimir 

Pulse Imprimir 

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