61
BAB 3
ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI SAP MODUL SALES DISTRIBUTION
3.1 Gambaran Umum PT Blue Bird Indonesia
PT. Blue Bird Group didirikan pada tahun 1972 oleh Nyonya Mutiara
Djokosoetono, SH. Saat itu namanya belumlah Blue Bird, melainkan Chandra Taksi
dan target pasar yang dibidik adalah rental mobil khusus untuk para jurnalis dan
pengunjung dari atau ke hotel dan airport. Saat itu hanya terdapat 25 mobil yang
digunakan untuk beroperasi. Chandra Taksi inilah yang kemudian dikenal sebagai
Taksi Blue Bird.
Dari embrio taksi inilah berkembang sebuah perusahaan besar yang sekarang
membawahi sekitar 20 anak perusahaan yang bergerak tidak hanya di bidang
transportasi, tetapi juga merambah usaha manufaktur, properti, dan support services.
Khusus untuk bidang transportasi sendiri, PT. Blue Bird Group telah mengakuisisi
beberapa perusahaan taksi, beberapa di antaranya berada di bawah payung Pusaka
Group.
Untuk usaha transportasi khusus penumpang, PT. Blue Bird Group
mengkategorikan jasanya ke dalam beberapa anak perusahaan untuk target market
yang berbeda. Secara umum, taksi yang memiliki warna biru atau biru metalic
ditargetkan untuk segmen masyarakat umum. Dalam kategori ini, ada beberapa anak
perusahaan dimana setiap anak perusahaan memiliki nama dan logo yang berbeda.
62
Anak perusahaan tersebut antara lain Pusaka Satria, Pusaka Nuri, Pusaka Biru,
Pusaka Citra, Pusaka Lintas, Pusaka Prima, Morante Jaya, Lintas Buana,
Cendrawasih, dan Blue Bird sendiri. Mengapa semuanya tidak memiliki satu nama
Blue Bird saja? Masalah sebenarnya bukannya tidak bisa, melainkan terkait dengan
masalah perijinan yang menyebabkan sebuah perusahaan taksi tidak bisa
menjalankan banyak armadanya sekaligus.
Di segmen Eksekutif, PT. Blue Bird Group menyediakan Silver Bird dengan
armadanya yang berwarna hitam. Jauh berbeda dengan taksi reguler yang berwarna
biru, taksi eksekutif ini memberikan 3 keistimewaan utama, yaitu Comfort,
Convenience, dan Safety. Mobil yang dipergunakan pun terbilang lebih mewah dari
taksi reguler, tapi tentu saja masih ada lampu tanda taksi di atasnya. Dan yang
terakhir untuk segmen transportasi penumpang, yaitu kategori limousine yang di
dalam grup ini dikenal dengan Golden Bird. Masuk dalam kategori ini adalah mobil-
mobil mewah seperti Toyota Twin Cam, Opel Vectra, Corona Absolute, Volvo 740,
960, Mercedes C180, E220, E230 dan New Eyes, hingga van mewah Mazda E2000.
Berbeda dengan dua kategori taksi sebelumnya, taksi ini menggunakan plat nomor
kendaraan berwarna hitam, yang artinya tentu saja mobil pribadi. Taksi ini ditujukan
untuk orang-orang kelas atas atau VIP. Golden Bird yang disewakan ini sangat tepat
bagi perusahaan yang menginginkan mobil mewah dalam operasional kantornya,
mengingat biaya operasional dan depresiasi akan bisa diminimalkan.
Taksi Golden Bird ini memang tidak tampak seperti taksi pada umumnya.
Hanya ada tambahan label / stiker logo Blue Bird di bagian kaca depan sopir. Jadi
bila anda melihat sebuah mobil Mercy di depan anda, perhatikanlah dengan teliti
63
sebelum anda menilai penumpang yang ada di dalamnya, karena barangkali mobil
yang dinaiki bukanlah mobil miliknya sendiri, melainkan mobil Golden Bird.
Selain taksi, untuk jasa angkutan penumpang PT. Blue Bird Group juga
menyediakan sarana angkutan masal berupa bis carter, yaitu Big Bird. Dengan area
pelayanan transportasi meliputi Jawa, Bali, dan Sumatera. Big Bird juga melayani
transportasi bagi anak sekolah, di antaranya adalah British International School,
Jakarta Japanese School, Korean International School dan German International
School.
3.1.1 Produk dan Layanan
Empat divisi bisnis utama dari Blue Bird group terdiri dari:
1. Transportasi
a. Passenger : taksi, bus, limousine, eksekutif taksi
Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Blue Bird Taxi 1972 Golden Bird Limousine 1972 Big Bird Charter Bus 1979 Golden Bird Bali Limousine 1989 Gamya Taxi 1990 Silver Bird Executive Taxi 1993 Bali Taksi Taxi 1994 Morante Jaya Taxi 1995 Lombok Taksi Taxi 1996 Surabaya Taksi Taxi 1997 Cendrawasih Taxi 1997 Pusaka Nuri Taxi 1998 Lintas Buana Taxi 2000 Pusaka Satria Taxi 2000
Tabel 3.1 Produk PT Blue Bird kategori Transportasi Passenger
64
b. Non-passenger : container truck
Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Iron Bird Container Truck 1992 Angkutan Kontenindo Antarmoda Container Truck 1993
Tabel 3.2 Produk PT Blue Bird kategori Transportasi Non-Passenger
2. Manufaktur : automobile light, bus body building, fire & rescue truck
Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Everlite Automobile lights 1975 Restu Ibu Bus Body building 1981
Ziegler Indonesia Fire & Rescue truck manufacturing 1990
Tabel 3.3 Produk PT Blue Bird kategori Manufaktur
3. Properti-Holiday Resort in Lombok
Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Holiday Resort Lombok Hotel 1991
Tabel 3.4 Produk PT Blue Bird kategori Properti
4. Supporting Services: petrol and gas station, CNG Converter, IT Consultant,
integrated logistic services.
Perusahaan Service Tipe Tahun Berdiri Jasa Alam Petrol & gas station 1987 Gas Biru CNG converter 1987 Ritra Konnas Freight Centre
Container Depot & Warehouse 1996
Tabel 3.5 Produk PT Blue Bird kategori Supporting Services
3.1.2 Lokasi
• Kantor Pusat
Gedung Blue Bird
Jl. Mampang Prapatan Raya No.60
Jakarta 12790, Indonesia
Telp. (021) 7989000, 7989111
65
• Pool ( Jabodetabek )
Kemayoran, Mampang, Ciputat, Kramat Jati, Cimanggis, Raden Inten,
Penggilingan, Kelapa Gading, Daan Mogot, Puri Indah, Pondok Cabe I,
Pondok Cabe II, Bintaro, Halim, Narogong, Japos.
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
• Visi : Menjadi mitra transportasi yang terpercaya
• Misi :
o Mencapai kepuasan pelanggan
o Terus membangun dan mempertahankan posisi pertama sebagai
pemimpin pasar.
3.1.4 Strategi Bisnis Perusahaan
Perkembangan Blue Bird tidak cukup hanya di kota Jakarta dan sekitarnya saja,
melainkan di kota-kota besar lain di Indonesia. Di Bali, sejak tahun 1989 Blue Bird
Group telah menempatkan armada Golden Bird-nya, yang diikuti dengan armada taksi
regular Bali Taksi pada tahun 1994. Kemudian berturut-turut pada tahun 1996 dan 1997,
taksi regular memasuki Lombok dengan nama Lombok Taksi dan kota Surabaya dengan
nama Surabaya taksi.
Sekitar bulan November 2005, Blue Bird mulai menjamah kota Bandung dengan
75 armada taksi regulernya. Meskipun dengan jumlah armada yang masih sedikit,
Bandung Taksi ini mendapatkan pertentangan yang cukup keras dari operator-operator
taksi lainnya di Bandung. Harus diakui jika reputasi dan brand image yang telah
diposisikan oleh Blue Bird Group, cukup menjadi ancaman terhadap operator taksi
lainnya.
66
Gebrakan bisnis Blue Bird sepertinya tak cukup di jalur angkutan penumpang
saja. Jasa angkutan non-penumpang pun telah digeluti Blue Bird dengan menyediakan
jasa Truk Container, yaitu Iron Bird dan Angkutan Kontenindo Antarmoda. Di luar
usaha transportasi primer, Blue Bird juga telah mendirikan Holiday Resort Lombok,
dan perusahaan manufaktur otomotif seperti Everlite, Restu Ibu, Ziegler Indonesia, serta
usaha service lain seperti Jasa Alam, Gas Biru, dan Ritra Konnas Freight Centre.
Sebagai market leader, mempertahankan reputasi sebagai Mitra Transportasi
Yang Handal memang tidak mudah. Oleh sebab itu, untuk membentuk brand loyalty
para konsumen, Blue Bird menerapkan quality control terhadap seluruh lini usahanya,
dari technical support hingga customer service.
Basis usaha Blue Bird terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi.
Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah para pengemudi-nya.
Selain berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga berfungsi sebagai customer
service dan sales force, karena para pengemudi inilah yang akan berhadapan langsung
dengan penumpang / customer. Para pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus
dalam berbagai tahapan training. Dari para pengemudi inilah image Blue Bird dibangun.
Sehingga tidak heran bila masyarakat mengenal Blue Bird karena attitude para
pengemudinya.
Selain pengemudi, ada pula Call Center yang harus bekerja keras merespon
setiap permintaan pelanggan. Beruntung dengan adanya teknologi radio, GPS, MDT,
Internet, dan kini dengan SMS, order dari pelanggan dapat ditangani dengan cepat dan
mudah.
67
Keistimewaan lainnya dari pelayanan transportasi Blue Bird ini adalah
ketersediaan 24 jam sehari, 7 hari seminggu, sehingga jalanan tidak pernah sepi dari
armada taksi. Dengan model kerja shift karyawan, taksi? Taksi yang beredar di jalanan
ibukota ini diharapkan akan ada baik siang maupun malam hari, dari hari kerja biasa
hingga hari libur sekalipun.
Dari segi pricing, Blue Bird bukanlah perusahaan yang bermain-main di strategi
ini. Tarif yang dikenakan oleh Blue Bird mengikuti standar yang telah ditetapkan oleh
pemerintah daerah setempat. Bahkan untuk menjaga image-nya, setiap kali ada
perubahan tarif, Blue Bird langsung aktif merespon. Berbeda dengan operator taksi
lainnya yang argometernya dikenakan tarif sesuai kehendak pengemudi-nya.
Mungkin kebijakan mengenai tarif ini akan mengurangi jumlah konsumen yang
menggunakan Blue Bird. Namun justru dengan menerapkan tarif yang berlaku, Blue
Bird menjadi teladan dalam urusan pricing, dan tentunya tidak akan kebingungan
dengan biaya operasional. Bahkan, penerapan pricing ini bagi konsumen Blue Bird akan
menjadikannya sebagai operator taksi yang konsisten sehingga positioning Blue Bird
tetap terjaga.
3.1.5 SWOT Analysis dan SWOT Strategy
1. Analisa SWOT
Kekuatan/Strength yang dimiliki Blue Bird:
• 24 jam service station di semua depot
• 13 lokasi depot taksi dan bis yang strategis
• Service outlet yang berjumlah lebih dari 46 di hotel dan bandara
• Sistem reservasi dan database pelanggan
• Sigtec ANIbid system , security alarm, GPS
• Pengemudi yang handal dan terpercaya
68
• Telah mempunyai brand image yang baik
• Kenyamanan dan keamanan terjamin
Kelemahan/Weakness:
• Tarif yang lebih mahal
• Tidak mencakup seluruh daerah di Indonesia
Opportunity:
• Sudah mempunyai reputasi baik,
• Masyarakat membutuhkan taksi yang dapat dipercaya,
• Kemajuan teknologi
Threat:
• Naiknya harga bensin yang menyebabkan biaya operasional meningkat,
• Kriminalitas,
• Taksi lain yang menggunakan tarif lebih murah
• Armada taksi lain yang menggunakan lambang dan cat mobil yang menyerupai
taksi-taksi Blue Bird
69
2. Strategi SWOT
Strength Weakness
Opportunities
SO Strategy
Blue Bird telah mempunyai brand image yang
baik dan juga telah mempunyai loyalitas
pelanggan. Dengan hal tersebut blue bird
berusaha untuk meningkatkan pelayanan dan
kepuasan pelanggan dengan menggunakan
teknologi yang belum dimiliki oleh
perusahaan taksi lain seperti GPS, Sigtec
ANIbid system, sistem pemesanan melalui
SMS, dan database pelanggan. Hal ini guna
tetap mempertahankan blue bird sebagai
market leader dan mampu bersaing dengan
perusahaan lain. Selain itu, blue bird dapat
mengembangkan bisnisnya bukan hanya taksi
biasa, ada eksekutif taksi, limousine, carter
bus, hingga konsultan IT, hotel, dan
manufacturing.
WO Strategy
Dengan adanya kemajuan teknologi maka
blue bird dapat menutupi kelemahan dari
segi pelayanan kepada pelanggan, seperti
pembukaan website untuk pemesanan on-
line dan pengaduan pelanggan. Selain itu,
dengan reputasi yang telah dipercaya oleh
masyarakat luas maka blue bird tidak
goyah dengan adanya tarif lama yang lebih
murah. Blue Bird tetap menerapkan tarif
baru yang lebih mahal sehingga tidak
menimbulkan opini masyarakat bahwa
blue bird adalah taksi murahan. Dengan
kemajuan ekonomi masyarakat, Blue Bird
dapat merambah kota-kota besar lain di
Indonesia yang potensial.
Threat
ST Strategy
Blue Bird menggunakan armada taksi yang
berbahan bakar irit seperti Toyota Vios dan
Soluna untuk menekan biaya operasional yang
meningkat akibat naiknya harga bahan bakar.
Untuk ancaman keaman seperti kriminalitas,
taksi Blue Bird telah dilengkapi dengan sistem
keamanan Sigtec ANIbid system dan alarm
system yang dapat memberitahukan jika
terjadi masalah pada taksi tersebut. Blue Bird
juga telah memberikan informasi mengenai
ciri-ciri atribut taksi Blue Bird yang asli
melalui website dan iklan sehingga
masyarakat tidak terkecoh dengan taksi yang
menyerupai taksi Blue Bird.
WT Strategy
Dengan naiknya biaya operasional yang
meningkat, mempunyai keuntungan
tersendiri bagi Blue Bird karena cukup
banyak perusahaan taksi yang gulung tikar
atau mengurangi armada taksinya. Dengan
maraknya kriminalitas pula masyarakat
akan memilih taksi yang telah terpercaya
seperti Blue Bird dan enggan untuk
menggunakan jasa taksi yang belum
terkenal dan terpercaya brand nya.
Tabel 3.6 Hasil Analisa Strategi SWOT
70
3.1.6 SDM pada PT. Blue Bird Group
PT. Blue Bird Group mempekerjakan lebih dari 700 karyawan tetap pada awal
tahun 2006. Melalui kombinasi antara program pelatihan dan masa kerja, mereka telah
menjadi karyawan yang ahli dalam bidangnya dan merupakan kontributor besar dalam
efisiensi operasional perusahaan.
71
3.1.7 Struktur Organisasi Lengkap PT Blue Bird Group
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lengkap PT. Blue Bird Group
72
3.1.8 Struktur Organisasi Divisi IT / Business Development
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi IT PT. Blue Bird Group
73
3.1.9 Tugas dan Wewenang PT Blue Bird Group Secara Keseluruhan
Penjabaran tugas dan wewenang masing–masing bagian adalah sebagai
berikut:
1. Direksi (BOD)
a. Menyusun dan menetapkan sasaran / target penjualan
b. Menentukan visi dan misi perusahaan
c. Menentukan dan menetapkan berbagai kebijaksanaan perusahaan secara
umum terhadap pihak internal maupun eksternal serta mengusahakan agar
perusahaan dapat berjalan dengan baik
d. Bertanggung jawab terhadap dewan komisaris dan pemegang saham
e. Mengawasi perkembangan perusahaan.
2. Sekretaris
a. Membantu direksi dalam surat menyurat dan administrasi
3. Senior Audit Manajer
a. Mengawasi aliran cash flow dalam perusahaan
b. Mengawasi keabsahan data finansial perusahaan
4. VP Sales
a. Mengawasi pelaksanaan berbagai program dan strategi
5. Senior Business Development Manager
a. Penelitian, pengembangan, dan penerapan teknologi baru
b. Mengawasi infrastructure teknologi informasi
c. Kontrol dan manajemen utilisasi perangkat lunak dan basis data
6. VP Operation
a. Menyusun dan menetapkan pembagian jadwal antar–jemput
b. Menangani proses booking by call dan ketersediaan kendaraan
74
c. Mengkoordinasikan manajemen driver dengan kendaraan
d. Menangani keseluruhan aktivitas jasa layanan operasional di pool.
7. VP Administration
a. Membantu berbagai kegiatan pemasaran yang dilakukan
b. Melakukan berbagai kegiatan administrasi
c. Menyediakan berbagai laporan yang diperlukan.
8. VP Teknik
a. Menangani kebutuhan–kebutuhan teknis dan sparepart kendaraan
b. Mendukung operasional melalui perawatan kendaraan.
9. VP HR & GA
a. Menangani kegiatan personalia dan penggajian
b. Bertanggung jawab dalam kegiatan rekruitment, training, dan lain–lain
c. Bertanggung jawab menangani kesejahteraan karyawan.
3.1.10 Tugas dan Wewenang Divisi Business Development
Penjabaran tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai
berikut:
1. IT Manager
• Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT
• Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang
berada dibawah komandonya
• Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh
pengguna jasa IT dan penyelesaian masalahnya
75
• Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan
dalam kegiatan IT
• Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah
tanggungjawabnya
• Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk
kelancaran kegiatan IT
• Menentukan skenario arsitektur dan arsitektur IT yang paling efektif
dan efisien.
2. Development
• Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT yang berhubungan
dengan kegiatan pengembangan sistem perusahaan
• Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang
berada dibawah komandonya
• Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh
pengguna jasa IT dan penyelesaian masalahnya
• Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan
dalam kegiatan pegembangan sistem perusahaan
• Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah
tanggungjawabnya
• Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk
kelancaran kegiatan pengembangan sistem perusahaan
• Menentukan skenario software termasuk didalamnya adalah proses
maupun programming yang paling efektif dan efisien.
76
3. Operation
• Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT yang berhubungan
dengan kegiatan operasional harian perusahaan
• Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang
berada dibawah komandonya
• Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh
pengguna jasa IT dan penyelesaian masalahnya
• Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran kegiatan
operasional perusahaan
• Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah
tanggungjawabnya
• Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk
kelancaran kegiatan operasional IT
• Menentukan skenario perbaikan, peminjaman, dan pengajuan
perangkat komputer perusahaan.
4. Planning, Standart, and Security
• Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT yang berhubungan
dengan kegiatan perencanaan, keamanan dan standarisasi sistem
perusahaan
• Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang
berada dibawah komandonya
• Memeriksa dan mengontrol standarisasi sistem perusahaan
• Membuat perencanaan untuk strategi pengembangan sistem
perusahaan
77
• Mampu memberikan solusi terbaik bagi pengembangan sistem
perusahaan
• Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah
tanggungjawabnya
• Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk
kelancaran kegiatan operasional IT
• Merencanakan, melakukan, monitor, dan mengusulkan skenario/hasil
survey/study banding/tehnology baru yang lebih efektif dan efisien
bagi perusahaan.
3.2 Gambaran Umum Sistem Informasi Penjualan
Sistem Informasi Penjualan dikembangkan pada bagian Sales dan
Operational untuk membantu kegiatan operasional perusahaan yang berhubungan
dengan jasa penjualan layanan antar jemput terhadap pelanggan.
Sistem Informasi Penjualan di PT Blue Bird Group menggunakan modul
Sales Distribution dalam aplikasi SAP / R3 yang terintegrasi dengan berbagai sistem
informasi lainnya didalam perusahaan seperti sistem Keuangan, sistem Penggajian
dan sistem-sistem lainnya.
3.2.1 Proses Bisinis
Sistem informasi Penjualan yang diimplementasikan di PT. Blue Bird Group
bertujuan untuk menangani day-to-day proses penjualan mulai dari pembuatan price
quotation sampai dengan proses settlement pembayaran dari pelanggan.
Setelah menganalisa proses bisnis sistem penjualan yang berjalan, maka
didesain pemodelan bisnis yang dapat dilihat pada gambar 3.3. Diagram tersebut
menggambarkan alur kerja proses bisnis perusahaan Blue Bird dalam sistem
penjualan dan juga pihak-pihak mana yang menangani proses-proses tersebut.
78
Marketing
Finance
PriceQuotation
Journal
Billing Invoice
ServiceOperation Pool
SalesCustomer
Scheduling
Contract
Customer
Gambar 3.3 Rich Picture Proses Sales
Kemudian pada gambar berikut adalah diagram Use Case sistem penjualan.
Yang menggambarkan atau menjelaskan rincian aktifitas fungsi dari proses bisnis PT
Blue Bird saat ini. Berdasarkan fungsi–fungsi penting inilah nantinya akan dicermati
hasil investasi implementasi sistem penjualan dengan aplikasi SAP modul Sales
Distribution, menggunakan metode information economics.
79
Gambar 3.4 Diagram Use Case
Dalam kegiatan operasional sehari-hari departemen–departemen yang
berhubungan dengan sistem penjualan ialah departemen Sales dan departemen
Operational. Mereka terlibat dalam proses penjualan jasa kepada pelanggan sebagai
bentuk transaksi bisnis PT Blue Bird Group. Pada implementasi sistem aplikasi SAP
modul SD ini, setiap departemen dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan
secara terintegrasi.
80
Tahapan kegiatan utama bisnis yang dilakukan akan dijelaskan sebagai
berikut:
1. Price Quotation
Proses bisnis penjualan yang ada di PT Blue Bird Group dimulai dengan
pembuatan quotation (penawaran harga) oleh bagian Sales Marketing. Price
quotation dibuat berdasarkan permintaan dari pelanggan untuk menggunakan
layanan jasa PT Blue Bird Group. Didalam price quotation terdapat informasi
rincian jenis kendaraan yang hendak digunakan, lama pemakaian, serta harga
yang diberlakukan. Quotation kemudian diberikan kepada pelanggan untuk
disetujui. Dalam satu permintaan jasa dari pelanggan, proses pembuatan
quotation ini sendiri bisa lebih dari satu kali, sampai pihak pelanggan setuju
terhadap harga yang diberikan.
Gambar 3.5 Tampilan UI pembuatan Quotation
81
2. Contract
Pembuatan contract didasari oleh quotation yang telah disetujui, dan bagian
yang melaksanakannya adalah bagian Sales. Pembuatan contract dimaksudkan
untuk memberikan informasi secara mendetail berapa lama pemakaian pelanggan
terhadap jasa antar jemput PT Blue Bird Group. Informasi – informasi penting
lain didalam contract juga ikut disertakan, seperti jadwal hari dan jam selama
satu minggu, masa berlaku contract, serta informasi dari pelanggan.
Selain pembuatan, manajemen contract lainnya yang terdapat didalam
aplikasi dapat ditemui seperti menampilkan contract dengan status tertentu,
beserta rincian – rincian lainnya.
Gambar 3.6 Tampilan antarmuka pembuatan Contract
82
3. Create Sales Order
Setelah rincian contract selesai dibuat, maka proses selanjutnya ialah
membuat sales order untuk kepentingan bagian Sales. Sales order berfungsi
sebagai proses pelaksanaan contract yang disetujui. Informasi yang terdapat di
dalam sales order hampir sama dengan yang terdapat dalam contract namun juga
mencakup informasi penjualan lainnya seperti informasi perhitungan pajak, dan
lain – lain. Satu contract dapat memiliki banyak sales order, ini disebabkan oleh
pembuatan sales order yang dilakukan secara periodik, sampai masa contract
berakhir.
Gambar 3.7 Tampilan antarmuka pembuatan Sales Order
4. Planning Order
Planning order dibuat oleh bagian Operational. Bagian Operational dari
pool yang bersangkutan akan menangani pelaksanaan jasa layanan antar jemput
yang sudah didefinisikan dalam contract dan sales order, lalu kemudian
83
melakukan penjadwalan dan perencanaan sumber daya yang akan digunakan, ini
mencakup ketersediaan alat transportasi (bus, mobil, atau lainnya) serta
ketersediaan driver.
Dalam planning order juga dapat dilihat jadwal antar jemput yang akan
dilakukan sesuai contract dalam masa periode satu bulan, dan informasi siapa
driver yang bertugas, sehingga memudahkan driver yang ditugaskan untuk
melihat jadwal kerjanya.
Fungsi lainnya yang terdapat dalam manajemen planning order ialah user
dapat melihat status dari planning order dalam bentuk laporan riwayat planning
order. Status dari planning order akan terupdate didalam sistem apabila driver
telah melaksanakan proses ceklist (mobil keluar) dan pengendalian (mobil
masuk).
5. Ceklist
Ceklist berfungsi untuk menandai apabila seorang driver membawa keluar
mobil. Ceklist mengupdate status dari planning order sehingga bagian operation
pool dapat mengetahui lewat sistem, mobil mana yang sedang berada diluar pool
dan jam keberangkatan.
Ceklist didasari dari penugasan driver untuk melaksanakan layanan antar
jemput sesuai dengan planning order yang ditentukan sebelumnya oleh bagian
Operational.
6. Pengendalian
Sementara ceklist berfungsi mencatat mobil keluar, pengendalian berfungsi
untuk mencatat mobil yang masuk setelah melakukan layanan antar jemput, ini
mencakup informasi kepulangan mobil masuk pool, serta informasi overtime jika
ada.
84
Pengendalian mengupdate status dari planning order sehingga bagian
operation pool dapat mengetahui bahwa tugas antar jemput dari planning order
telah dilaksanakan.
7. Billing Invoice
Penagihan invoice kepada pelanggan dilakukan secara berkala. Penagihan
invoice dilakukan berdasarkan planning order yang sudah terpenuhi. Pada
dasarnya bagian Sales menagih sesuai dengan jumlah jam dan harga yang
ditetapkan sebelumnya dalam sales order. Namun demikian tidak selamanya
jumlah jam tertagih menjadi sama dengan sales order. Ini disebabkan jika
terdapat overtime dari pemakaian mobil oleh pelanggan, sehingga perlu
ditambahkan kedalam tagihan.
Informasi yang tertera lainnya didalam invoice seperti perhitungan pajak
untuk pelanggan – pelanggan yang telah memiliki nomor wajib pajak (NPWP),
alamat pengiriman atau alamat pelanggan, terms of payment, tata cara
pembayaran, dan data pendukung seperti nomor Sales order dan tanggal invoice.
Didalam aplikasi SAP. setelah invoice dibuat dan diverifikasi kebenaran
datanya, maka perlu dilakukan posting untuk membuat journal untuk keperluan
bagian finansial. Secara jurnal, posting invoice akan otomotis menambah
account payable untuk pelanggan yang ditagih sesuai jumlah invoice. Laporan
invoice yang juga dihasilkan pada saat posting akan muncul dilayar aplikasi
sehingga bagian Sales dapat mencetaknya untuk selanjutnya dikirim melalui
kurir kepada pelanggan.
85
Gambar 3.8 Tampilan antarmuka pembuatan Billing Invoice
8. Payment Settlement
Satu lagi proses penting yang dilakukan oleh bagian Sales adalah
pembuatan jurnal settlement. Dalam satu periodik bulan, jurnal settlement perlu
dibuat berdasarkan pembayaran yang telah diterima perusahaan dari para
pelanggannya.
Jurnal ini dimaksud untuk melalukan penyelesaian terhadap invoice –
invoice tertagih mana yang telah dibayar oleh pelanggan. Ini disebabkan dalam
satu pembayaran, pelanggan bisa saja membayar untuk beberapa invoice yang
ditagihkan kepadanya. Tentu saja pelanggan perlu memberitahu pihak Sales Blue
Bird, invoice – invoice mana saja yang dimaksud, yang biasanya tercatat dalam
Berita Acara transaksi pembayaran ke rekening bank yang dituju.
86
Gambar 3.9 Tampilan antarmuka proses Payment settlement
3.2.2 Infrastruktur aplikasi SAP di PT Blue Bird Group
3.2.3 Arsitektur teknolologi informasi PT Blue Bird Group
Gambar 3.10 Arsitektur teknologi informasi
87
3.2.4 Spesifikasi teknolologi informasi PT Blue Bird Group
Hardware
- Server
- Personal Computer (PC)
CPU/Processor, MainBoard, Memory, HDD, Monitor, Keyboard, Mouse,
Case, Graphic, LAN
- Handkey (Piranty)
- Printer Inkjet (Epson C45)
- Barcode Reader (HPP)
- Barcode Scanner (HPP VS800)
- Printer Dot Matrix (Epson LQ2180)
- Printer Dot Matrix (Epson TMMU2880B)
- Printer Dot Matrix (Epson LZ300)
- Switch (3 Com)
- Router (Cisco 1760)
- Modem Dial Up
- UPS (3KVA)
Software
Operating System:
- Microsoft Windows Server 2003 Service Pack 1
Utility Software:
- Safend Protector
- Firewall
- Norton Anti Virus
Bahasa Pemrograman
- ABAP
- Visual Basic
- Delfi
- Java
88
Data Base
- Database System : ORACLE
Database Release : 9.2.0.7.0
Addressability : 64 Bit
Database Size : 1000 GB
- Other Database System : Microsoft SQL Server 2000
3.3 Pembobotan Nilai dan Resiko Korporasi PT Blue Bird Group
Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisa cost
and benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilai–nilai perusahaan yang
tangible (nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan nilai (value)
kemudian disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya
investasi, kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam
perusahaan tsb, dan lain–lain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan
pembototan nilai perusahaan. Selain pembobotan nilai, resiko dan ketidakjelasan
juga perlu didapatkan sebagai faktor pengurang kesuksesan proyek sehingga
menentukan hasil akhir sebuah investasi implementasi sistem.
Faktor nilai dan resiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan
yang telah berbasiskan IT, dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki 2 sisi
yang menjadi acuan untuk mengembangkan bisnisnya. Dua sisi yang dimaksud
disini adalah sisi (domain) bisnis dan sisi (domain) teknologi.
89
3.3.1 Penilaian Faktor Domain Bisnis
3.3.1.1 Financial Value
3.3.1.1.1 Return on Investment (ROI)
Return on Investment (ROI) merupakan pengukuran terhadap tingkat
pengembalian suatu investasi kepada perusahaan (bisnis dan teknologi).
Manajemen organisasi memandang factor ini penting dalam mengetahui
layaknya investasi teknologi informasi yang diinvestasikan, sehingga dari sudut
pandang manajemen, faktor ROI ini diberi bobot yaitu +8.
3.3.1.2 Strategic Value
3.3.1.2.1 Strategic Match
Bagi PT. Blue Bird Group, teknologi informasi mempunyai peranan sangat
penting dalam membantu perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk
mencapai tujuan-tujuan bisnis yang ditetapkan oleh manajemen, misalnya
membuat rencana-rencana ke depan berdasarkan laporan yang dihasilkan dalam
jangka waktu yang lebih tepat. Untuk nilai strategic match ini, diberi bobot yaitu
+2.
3.3.1.2.2 Competitive Advantage
Bagi PT. Blue Bird Group, penerapan dan penggunaan teknologi informasi
yang baik merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang kinerja
perusahaan, yang nantinya dapat membuat perusahaan menjadi mampu bersaing
dengan para kompetitornya. Karena PT. Blue Bird Group melihat bahwa
penerapan teknologi informasi yang bagus hanya merupakan salah satu faktor
penunjang kinerja perusahaan, maka factor ini mendapatkan bobot +1.
90
3.3.1.2.3 Competitive Response
Sebelum perusahaan menerapkan teknologi informasi untuk menunjang
kegiatan bisnisnya, perusahaan masih menggunakan sistem manual dalam
melaksanakan kegiatan operasionalnya. Penggunaan sistem manual ini
menyebabkan kegiatan operasional tidak dapat berjalan dengan baik sehingga
perusahaan tidak dapat memberikan pelayanan secara maksimal bagi para
penlanggannya yang bisa berakibat beralihnya pelanggan ke pesaing.
Manajemen menyatakan bahwa perusahaan harus dapat merespon
kebutuhan pelanggan yang selalu berubah-ubah agar dapat memberikan
pelayanan yang maksimal kepada pelanggan. Maka dari itu, nilai ini mendapat
bobot yaitu +1.
3.3.1.2.4 Management Information for Critical Success Factors
Tujuan perusahaan menggunakan teknologi informasi adalah agar
manajemen mampu memperoleh informasi dengan lebih cepat dan akurat yang
nantinya akan digunakan untuk membantu manajemen dalam proses
pengambilan keputusan yang bersifat strategis. Untuk itu, PT. Blue Bird Group
sangat membutuhkan nilai-nilai tersebut untuk merancang rencana-rencana
strategis perusahaan, baik rencana jangka pendek maupun rencana jangka
panjang. Maka dalam hal ini, diberi bobot +2.
3.3.1.3 Stakeholder Value
3.3.1.3.1 Service and Quality
Penggunaan teknologi informasi pada PT. Blue Bird Group membuat
perusahaan mampu memberikan pelayanan (service) yang baik terhadap para
91
pelanggannya sehingga kepuasan pelanggan dapat dipertahankan. Penggunaan TI
juga diharapkan mampu menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas
sehingga mampu menunjang kegiatan operasional perusahaan. Faktor ini
mendapat bobot yang tinggi, bobot yaitu +2.
3.3.1.3.2 Agility, Learning, and Empowerment
Teknologi informasi yang diterapkan perusahaan untuk menunjang
kegiatan operasional menuntut user untuk cepat beradaptasi dengan baik. Hal ini
menyebabkan diperlukan adanya training bagi user yang akan mengoperasikan
TI tersebut supaya user dapat memanfaatkan TI secara maksimal, efektif, dan
efisien. Nilai dalam faktor ini diberi bobot yaitu +1.
3.3.1.3.3 Cycle Time
Teknologi informasi yang diterapkan oleh PT. Blue Bird Group diharapkan
dapat membantu semua pihak yang terkait guna mempercepat dan memperlancar
proses bisnis. Maka dari itu, factor ini diberi bobot yaitu +2.
3.3.1.4 Competitive Strategic Risk
3.3.1.4.1 Business Strategy Risk
Dalam menerapkan teknologi informasi pasti selalu ada risiko yang timbul,
misalnya risiko kegagalan dalam strategi bersaing. Bagi PT. Blue Bird Group,
risiko-risiko yang ada tidak terlalu dikhawatirkan karena perumusan strategi
bisnis selalu melibatkan teknologi informasi sebagai salah satu basis kekuatan
yang ada. Pengimplementasian teknologi informasi dapat membantu pihak
manajemen agar dapat lebih cepat menyusun rencana-rencana ke depan, baik
92
rencana dalam menyusun startegi bisnis maupun strategi lainnya. Oleh sebab itu,
risiko ini diberi bobot -2.
3.3.1.5 Organization Strategic Risk and Uncertainty
3.3.1.5.1 Business Organizational Risk
PT. Blue Bird Group telah memiliki rencana umum yang baik dalam
mengimplementasikan TI, serta memiliki manajemen yang memadai jika
sewaktu-waktu terjadi perubahan atas perencanaan bisnis. Akan tetapi, yang
belum dimiliki oleh perusahaan adalah perencanaan yang detail dalam
menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi. Oleh sebab itu, risikoini
diberi bobot -1.
3.3.2 Penilaian Faktor Domain Teknologi
3.3.2.1 Strategic Value
3.3.2.1.1 Strategic IT Architecture
Penerapan teknologi informasi pada PT. Blue Bird Group harus mampu
menunjang strategi sistem informasi secara keseluruhan untuk merefleksikan
rencana teknologi informasi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu
dengan melihat kondisi perusahaan, manajemen mendapat bobot yaitu +1.
3.3.2.2 Competitive Strategic Risk
3.3.2.2.1 IT Strategy Risk
Bagi PT. Blue Bird Group, perubahan strategi teknologi informasi jangka
panjang yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan diperkirakan dapat
mendatangkan nilai negatif dimasa yang akan datang (maksudnya jika sewaktu-
93
waktu terjadi perubahan terhadap struktur perusahaanatau proses bisnis, IT harus
bisa bersifat fleksibel dan cepat beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi).
Tetapi karena perusahaan sudah mampu menganalisa risiko dan solusi-solusinya,
maka bagi perusahaan risiko ini mendapat bobot yaitu -1.
3.3.2.3 Organization Strategic Risk and Uncertainty
3.3.2.3.1 IT Definitional Uncertainty
Bagi PT. Blue Bird Group, risiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian
akan kebutuhan, pasti dapat membuat para personil TI menjadi kesulitan
menyediakan jawaban dan solusi yang tepat bagi user. Kondisi seperti ini
dapat.mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan. Tetapi
karena kebutuhan dari user sudah dapat di identifikasi dengan baik, maka
manajemen mendapat bobot yaitu -1.
3.3.2.3.2 IT Technical and Implementation
Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk
pengimplementasian teknologi informasi secara teknis, begitu juga dengan PT.
Blue Bird Group. PT. Blue Bird Group mengimplementasikan teknologi
informasi untuk membantu pihak manajemen dalam menjalankan proses bisnis.
Pihak manajemen proyek telah merencanakan teknis dan
pengimplementasiannya dengan baik. Hanya saja pada saat implementasi awal
mungkin akan sedikit menyulitkan user, karena user belum terbiasa dan belum
bisa beradaptasi dengan baik terhadap pengimplementasian TI yang baru. Atas
kondisi ini, maka manajemen mendapat bobot yaitu -1.
94
3.3.2.3.3 IT Service Delivery
Pada saat TI baru diimplementasikan di PT. Blue Bird Group, perusahaan
langsung memberikan pelatihan kepada user agar user mampu menggunakan TI
secara benar sehingga dapat mengurangi risiko yang mungkin terjadi. Maka
risiko ini mendapat bobot yaitu -1.
3.3.3 Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat
Dari analisa penentuan bobot yang telah dilakukan, menghasilkan
ringkasan table bobot dan maksimum skor terhadap masing-masing nilai dan
risiko baik pada domain bisnis dan teknologi dapat dilihat pada tabel di bawah.
DOMAIN BISNIS Bobot Maximum Skor A. Financial Values Return On Investment (ROI) 8 40 B. Strategic Values Strategic Match 2 10 Competitive Advantage 1 5 Competitive Response 1 5 Management IS for CSFs 2 10 C. Stakeholders Values Service and Quality 2 10 Agility, Learning & Empowerment 1 5 Cycle Time 2 10 D. Competitive Strategy Risk Business Strategy Risk -2 -10 E. Organization Strategy Risk &
Uncertainty
Business Organization Risk -1 -5 DOMAIN TEKNOLOGI A. Strategic Values Strategic IT Architecture 1 5 B. Competitive Strategy Risk IT Strategic Risk -1 -5 C. Organization Strategy Risk &
Uncertainty
IT Definitional Uncertainty -1 -5 IT Technical and Implementation -1 -5 IT Service Delivery -1 -5 TOTAL VALUES +20 +100 TOTAL RISK AND UNCERTAINTY -7 -35
Tabel 3.7 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum skor untuk sistem
95
Dari table bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui
total nilai korporat yang didapat adalah 20 dan resiko 7. Dengan melakukan
metode perhitungan ranking per factor antara 0 – 5, mengartikan bahwa skor
maksimum yang bisa didapat adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor
nilai berjumlah 100 dan total resiko berjumlah 35.
3.3.4 Menentukan Nilai Korporat Kedalam Kuadran
Hasil analisa nilai–nilai korporat terhadap PT Blue Bird Group
membuktikan sisi bisnis perusahaan sangat kuat dan didukung oleh penggunaan
teknologi informasi yang sangat kuat pula. Infrastruktur sistem dan lalu lintas
komunikasi data memegang peranan penting dalam kelancaran penggunaan
aplikasi–aplikasi komputerisasi. Maka isu penting yang berlaku dalam
perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama diatas adalah
memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhadap perkembangan
perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah
ROI. Namun tetapi resiko–resiko korporat juga patut dicermati karena jika
memang terbukti ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian
proyek.
96
DOMAIN BISNIS Porsi Penilaian Bobot
1 Return On Investment (ROI) Highest 8
2 Strategic Match Medium 2
3 Competitive Advantage Low 1
4 Competitive Response Low 1
5 Management IS for CSFs Medium 2
6 Service and Quality Medium 2
7 Agility, Learning &
Empowerment
Low 1
8 Cycle Time Medium 2
9 Business Strategy Risk Medium -2
10 Business Organization Risk Medium -1
DOMAIN TEKNOLOGI
1 Strategic IT Architecture Low 1
2 IT Strategic Risk Medium -1
3 IT Definitional Uncertainty Medium -1
4 IT Technical and
Implementation
Medium -1
5 IT Service Delivery Medium -1
Total Value 20
Total Risk and Uncertainty -7 Tabel 3.8 Mapping nilai korporat kedalam kuadran
Berdasarkan rangkuman analisa dan tabel penentuan diatas, ditetapkan PT.
Blue Bird Group berada pada kuadran B, yaitu berada dalam kuadran Strategis.
Ini menjelaskan mengapa korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang
berbanding lurus, dimana sisi bisnis dan sisi teknologi saling mendukung dan
memegang peranan penting didalam strategi perusahaan.
97
Ini mengukuhkan PT. Blue Bird Group sebagai perusahaan yang
terkomputerisasi dimana kegiatan utama bisnis perusahaan sudah mendukung
dan menggunakan Teknologi Informasi.
Gambar 3.11 Penetapan posisi kuadran nilai korporasi PT Blue Bird Group
Garis Bisnis
Tingkat dimana dukungan bisnis menguntungkan,
kompetitif, sehat, dan kuat
Kuat
Lemah
Kuat Lemah
Kuadran A INVESTAS
Kuadran B STRATEGIS
Kuadran C INFRASTRUKTU
Kuadran D BREAKTHROUGH MANAGEMENT
Tingkat dimana dukungan computer saat ini kuat dan efektif
Dukungan Komputer