PELUPUSAN REKOD
APA ITU PELUPUSAN REKOD Akta Arkib Negara 2003 (629)
Cara menguruskan pengasingan rekod
dengan tujuan;
(i) pemusnahan;
(ii) pemindahan ; atau selainnya
3
KAEDAH PELUPUSAN REKOD
TIDAK MEMPUNYAI
JADUAL
PELUPUSAN REKOD
(JPR)
JADUAL PELUPUSAN
REKOD (JPR)
JPR URUSAN AM
(HOUSEKEEPING)
JPR FUNGSIAN
(Operasi)
- Bergantung
dengan agensi
yang telah ada
JPR
JPR (KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN)
4
JPR – Rujuk www.arkib.gov.my
5
PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN
(JPR Pelupusan Rekod Kewangan Dan Perakaunan
Terbitan Arkib Negara Tahun 2008)
6
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD URUSAN FUNGSIAN
7
Rekod awam yang tidak aktif hendaklah dibuat pengasingan dan permohonan pelupusan hendaklah menggunakan format borang yang telah ditetapkan
P.U. (A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan Rekod Awam 2008) diwartakan pada 13 Oktober 2008
TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM
PEMISAHAN
(PEMISAHAN PERTAMA – asing dulu)
Penutupan Fail – 100 lampiran @ 4 sm tebal
Bilik Registri
Lebih 3 bulan (daripada tarikh tutup) pindah daripada bilik fail ke bilik rekod Bilik Rekod
Susun rekod mengikut tahun ditutup, siri, no. seturut, masuk dalam kotak (labelkan) dan disusun di rak
Sediakan senarai induk (kedudukan)
(Daftar Fail Tutup)
9
(PEMISAHAN KEDUA – untuk pelupusan)
BILIK REKOD
PENGASINGAN REKOD LEBIH 5
TAHUN DARIPADA TARIKH PENUTUPAN
DAN TIDAK AKTIF
@
CUKUP TEMPOH SIMPANAN (JPR)
10
Kumpulan Rekod
1)Urusan Am (Housekeeping)
2)Urusan Fungsian
Pelupusan
M S SJ
Siri Rekod
100 – Pentadbiran
200 – Tanah, Bangunan & Infrastruktur
300 – Aset
400 – Kewangan
500 – Sumber Manusia
600 ke atas – Fungsian
JPR
Urusan Am 2012
-sda-
-sda-
Kewangan 2008
Urusan Am 2012
Fungsian (jika ada)
PELUPUSAN REKOD –
Jadual Pelupusan Rekod (JPR)
11
Pelupusan
M S SJ
Musnah
ISO
Mesyuarat Seksyen
Profil syarikat
Bil
Waran
Senarai perjawatan
Iklan perjawatan
Simpan Jabatan
Arahan dan
Perintah Pejabat
Awam
Buku pelawat VIP
Kertas Jemaah
Menteri berkaitan
Jabatan
PELUPUSAN REKOD –
Jadual Pelupusan Rekod (JPR)
Simpan Arkib
Laporan Tahunan
Soalan/Jawapan Parlimen
Keratan Akhbar
Buku Rekod Perkhidmatan
Mesyuarat Pengurusan
Jabatan
Siri Rekod
100
200
300
400
500
600 ke atas
Musnah
2/08 & 12/08
2/08 & 12/08
2/08 & 12/08
4/08 & 13/08
2/08 & 12/08
2/08 & 12/08
5/08 & 12/08
Simpan
11/08
11/08
11/08
-
11/08
11/08
-
PELUPUSAN REKOD –
Penggunaan Borang
JPR
Urusan Am 2012
-sda-
-sda-
Kewangan 2008
Urusan Am 2012
Fungsian (jika ada JPR)
Fungsian (jika tiada JPR)
Menandatangani dan mengecap di setiap muka surat borang
14
FAIL YANG TELAH DITUTUP/TAMAT TINDAKAN DAN TELAH MEMENUHI TEMPOH
SIMPANAN YANG DITETAPKAN DALAM JADUAL DIKUMPUL MENGIKUT SIRI
DAN DIIKAT BUNDLE
14
15
KAJIAN dan PENILAIAN
PRIMARY (UTAMA)
SECONDARY (KEDUA)
16
PRIMARY (UTAMA)
(Daripada sudut agensi pewujud)
samada telah tamat tindakan;
samada masih dirujuk;
samada masih diperlukan ataupun tidak;
NILAI PENTADBIRAN
NILAI KEWANGAN
NILAI PERUNDANGAN
KEGUNAAN AM
“Hanya jauhari yang kenal manikam”
17
NILAI KEDUA (SECONDARY VALUE)
(DARIPADA SUDUT PANDANGAN ARKIB) NILAI KEKAL/BERTERUSAN
SEJARAH
PENYELIDIKAN
PERUNDANGAN
HAK INDIVIDU
18
1. Rekod pada dan sebelum 31 Disember 1948 (Semenanjung Malaysia) & pada dan sebelum 30 September 1963 untuk Sabah dan Sarawak – pengecualian pelupusan
-Keputusan Lembaga Penasihat Arkib Negara 2. Rekod yang dipersetujui dalam Jadual Pelupusan
Rekod Jabatan 3. Rekod yang dipersetujui oleh KP ANM (Telah melalui proses ulangkaji)
REKOD-REKOD YANG BOLEH DIPINDAHKAN
19
1) Rincih 2) Jual 3) Padam 4) Tanam 5) Bakar
KAEDAH
PELUPUSAN REKOD
20
PELUPUSAN
REKOD TERPERINGKAT
-Dilaksanakan selaras dengan Akta Rahsia
Rasmi 1972 [Akta 88] dan Arahan
Keselamatan
-Khidmat nasihat boleh didapati daripada
Pejabat Ketua Keselamatan Kerajaan
Malaysia (CGSO)
PELUPUSAN
REKOD TERPERINGKAT
Tempoh ikut JPR (jika ada)
Proses – rujuk Arahan Keselamatan
Jika dokumen sendiri – rujuk Buku Daftar Surat
Rasmi Am 492A untuk kelas semula dan
kemaskini dalam Buku Daftar Surat Rasmi Am
492B (bagi dijadikan rekod terbuka)
Jika dokumen milik Jabatan lain – mohon
kebenaran melupus
Rekod terperingkat PERLU dikelas semula
menjadi rekod terbuka bagi tujuan pelupusan 21
22
Pejabat awam perlu beritahu KP Arkib Negara dengan mendeskripsikan rekod yang hendak dimusnahkan
Penalti ke atas pejabat awam yang tidak patuh kepada perundangan Arkib
LARANGAN PEMUSNAHAN
REKOD AWAM
23
Penalti Seksyen 25 (5) Akta Arkib Negara:
didenda tidak lebih RM5,000.00
ATAU
1 tahun penjara
ATAU
kedua-dua
24
Menepati tempoh simpanan yang
ditetapkan selaras dengan keperluan
undang-undang dan peraturan
Memastikan rekod yang diperlukan sahaja
disenggara bagi mudah dikawal, diakses dan
dipelihara.
Mengurangkan ruang simpanan rekod dan
penjimatan kos ruang, peralatan dan penjagaan
rekod
Tanggungjawab sosial:
Rekod bernilai kekal dipindahkan segera ke
ANM sebagai khazanah warisan negara