OLEH :
EN. KHAIROL ANUAR B. MASUAN
Definisi Penyelia
Seseorang yang diberi kuasa dan tanggungjawab untuk merancang dan mengawal tugas-tugas dalam sesuatu organisasi di bawah pengawasan beliau.
Elemen-elemen asas :- Membina dan
mengekalkan satu organisasi yang cekap
Mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan
Mengawal tugas-tugas tersebut
Merancang objektif organisasi Memastikan orang bawahan faham objektif organisasi Mengekalkan hubungan organisasi dan orang bawahan Menjelaskan, mengarah dan mengawal segala aktiviti organisasi Kumpulan perlu dalam organisasi Mencadangkan perubahan dalam organisasi - jika perlu Gunakan kepakaran sewajarnya Menyelaras semua aktiviti kumpulan bagi
mencapai objektif
Hubungan yang baik di kalangan pekerja Ujudkan komunikasi yang baik Maklumat yang tepat dan lengkap - polisi,misi,visi,objektif Pertingkatkan moral kakitangan Kekalkan tindakan tatatertib Kursus orientasi / Induksi Latihan pekerja baru / baru bertukar Menyelaras hal berkaitan pertukaran, naik pangkat atau tatatertib Kenaikan gaji
Penurunan kuasa / tanggungjawab Keputusan yang baik dan tepat Peraturan dalaman Motivasi Kawalan kualiti
Tanggungjawab kepada :-◦Pengurusan Atasan◦Kakitangan Lain◦Kakitangan Unit / Seksyen Lain◦Penyelia Lain◦Kesatuan Sekerja
Perancangan :- Tetapkan objektif Tentukan andaian/anggapan / sasaran Menyemak segala kemungkinan perancangan /
strategi Kenalpasti plan tindakan yang sesuai / plan
kotegensi Pilih pilihan plan terbaik Tukar plan kepada tindakan dan laksanakan Tindakan susulan
Organising / Mengelola :- Kerja dijelaskan mengikut objektif organisasi Membahagikan tenaga kerja dengan sewajarnya Kumpul aktiviti tertentu dalam satu kumpulan
tertentu Pilih mekanisma yang sesuai / pilih anggota sesuai Memantau keberkesanannya dan buat
penyelarasan jika perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut
Staffing (Menyelaras) :- Tentukan pekerja diletakkan mengikut
kepakaran Latihan dan Perkembangan Staf Penempatan Program Orientasi Persekitaran Yang Produktif
Leading (Mengetuai) :- Menentukan pekerja membuat mengikut apa yang
telah ditetapkan Berkaitan kualiti pemimpin/penyelia atau gaya,
kuasa dan aktiviti komunikasi, kepimpinan, motivasi dan disiplin
Aktiviti ‘Directing’ / Mengarah :- Komunikasi Membuat Keputusan Penyelesaian Masalah Motivasi Kepimpinan Penugasan (Delegation)
Kawalan / Mengukur (Controlling) :- Proses untuk memastikan matlamat / objektif
organisasi tercapai
Proses Kawalan / Pengukuran Menetapkan sasaran atau indikator Mmengukur pencapaian prestasi berdasarkan
standard Analisa dan mengukur prestasi dan
mengambil tindakan pembetulan berdasarkan standard yang telah ditetapkan.
“Organising” ialah “mengumpulkan aktiviti-aktiviti yang perlu untuk mencapai objektif organisasi dan menugaskan tiap-tiap kumpulan aktiviti kepada seseorang berserta dengan autoriti untuk menguruskannya”
Melibatkan 3 langkah utama :-1.Menetapkan kerja yang hendak dibuat
2.Membuat struktur
3.Memperuntukkan sumber-sumber
Gunakan prinsip “Persamaan Tugas”
Carta Organisasi - menunjukkan kedudukan kerja dan kepada siapa ia bertanggugjawab.
Memberi panduan kepada ‘superior’ dan ‘surbordinat’ arah sebenar yang hendak ditujui.
Menolong menyelesaikan masalah
Kunci kepada penyusunan semula.
Manusia dan peralatan - pekerja dipertugaskan dengan kerja yang boleh dilaksanakannya.
Kebolehan, minat dan kecenderungan pekerja perlu diambilkira.
Menyediakan peralatan dan mesin yang sesuai dengan kerja (dan pekerja).
MENGETAHUI OBJEKTIF
? ? ?
KERJA-KERJA YANG TERLIBAT
JENIS KAKITANGAN
BILANGANNYA
TEMPAT DAN BENTUKNYA
ALAT-ALAT DAN KELENGKAPAN YANG DIPERLUKAN
WANG YANG DIKEHENDAKI
A. SENARAIKAN AKTIVITI-AKTIVITI YANG TERLIBAT
A. BENTUK STRUKTUR CARTAORGANISASI
- PANDUAN ARAHAN- BIDANG KAWALAN
B. PERHUBUNGAN KERJA, KUASADAN TANGGUNGJAWAB
- TINGGI / RENDAH- SENIOR / JUNIOR- PENGALAMAN TAK
PENGALAMAN
C. TETAPKAN PERATURAN-PERATURAN CARA-CARA STANDARD
D. SEDIAKAN SENARAI TUGAS
DAPATKAN SUMBER : TEMPAT MANUSIA ALAT-ALAT BAHAN MESIN WANG
PASTIKAN PEMBEKALAN
MEMPERUNTUKAN SUMBER : MANUSIA -
SESUAI DENGAN KERJA
ALAT-ALAT - SESUAI DENGAN PEKERJA DAN KERJA
Dapatkan keyakinan / hormat dari staff Kerapkali berbincang dgn individu / ahli kumpulan Penyertaan ahli kumpulan dalam perancangan Perjelaskan sebarang perubahan perancangan segera Ujud cadangan dalam setiap tindakan Gunakan pengetahuan ahli kumpulan dan kenalpasti personaliti
ahli kumpulan
Beri penghargaan kepada ahli yang menyumbang Kawal sensitiviti tingkahlaku ahli kumpulan Beri pengiktirafan jika perlu Kritikan membina Be consistent (tetap dalam tingkahlaku) Tentukan matlamat jelas dan berkesan Demonstrate pride (maruah kumpulan)
Penyelia yang baik perlu kepada penugasan kerja.
Penugasan kerja bukan bermaksud memberi kuasa memimpin secara total kepada orang bawahan atau orang yang dipimpin.
Penugasan adalah memberi kepercayaan kepada pekerja bawahan agar mereka bertanggungjawab terhadap kerja dengan memberikan sedikit kuasa.
Ada beberapa sebab baik dan buruk, jika pekerja baru kepada tugas atau tiada kemahiran atau memerlukan latihan.
Kakitangan tidak mempunyai masa / sumber
Penugasan hanya menyebabkan kerja penyelia ringan
Penyelia rasa dia sahaja yang tahu tentang kerja itu
Tidak yakin kepada orang lain Tidak mahu ambil risiko Suka berahsia dan tak percaya staff Takut silap Takut hilang kuasa/penghargaan Tidak yakin kepada pengurusan atasan Tidak yakin kepada penyelia dalam penugasan
kerja berdasarkan pengalaman lepas Kurang yakin terutama pekerja baru, takut
dikritik atau takut gagal Penolakan dari pihak bawahan sebab pihak
atasan tidak beri pengiktirafan Kurang yakin pada keupayaan diri sendiri
Anda tidak boleh membuat semua kerja Kerja anda adalah untuk mengurus Mereka yang hampir dengan masalah lebih mudah
menyelesaikannya Penugasan menjurus kepada kepercayaan,
penghormatan dan pengiktirafan kepada individu / kumpulan
Penugasan menjurus kepada pengembangan dan pembangunan staff
Sebagai penyelia, tidak semua kuasa dan tanggungjawab boleh diturunkan. Tidak boleh menurunkan semua tanggungjawab dan kuasa yang ada.
Kepercayaan, keyakinan dan pengetahuan staff adalah penting dalam penentuan penugasan kerja.
Latihan adalah perlu. Pemahaman staff adalah elemen penting dalam
penugasan kerja iaitu sebagai garis pemisah setiap kuasa.
Bila tidak ada masa untuk melaksanakan sesuatu tugas yang diserahkan kepada anda
Bila penyelesaian masalah yang lebih bersifat domestik / bawahan
Bila penyelia mementingkan pembangunan staff
Bila ahli kumpulan sanggup menerima sebarang obligasi untuk melakukannya demi kejayaan organisasi
YANG BAIK DAN SEMPURNA DARI ALLAH
YANG LEMAH DAN KEKURANGAN DARI SAYA SENDIRI
SEKIAN TERIMA KASIH.