Download pptx - PENYIAPAN RAPAT

Transcript

PowerPoint Presentation

PENYIAPAN dan penyelenggaraan RAPATDIKLAT TEKNIS MANAJEMEN KESEKRETARIATANPUSDIKLAT KEBTKE

oleh :MUKTI YUNARSOKepala Bagian Protokol KESDM

Ciracas, 23 27 Juni 2014Jakarta

DAFTAR ISI1.PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT2.TAHAPAN PERSIAPAN PENYELENGGARAAN RAPAT 3.MENYELENGGARAKAN RAPAT4.TEKNIK BERTANYA DALAM RAPAT5.PENGENDALIAN RAPAT6.TIPE-TIPE PEMIMPIN RAPAT

(Lanjutan)7.TIPE-TIPE PESERTA RAPAT8.FUNGSI PEMIMPIN RAPAT9.FUNGSI PESERTA RAPAT10.SYARAT-SYARAT RAPAT11.FUNGSI RAPAT12.MACAM-MACAM RAPAT13.SIMPULAN

I. PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPATRapat merupakan sarana yang berguna dalam lembaga, organisasi, perusahaan, dan lain-lain yang dapat membantu manajemen karena melalui rapat dapat dipermudah tugas yang makin sulit untuk mengoordinasi kegiatan yang sifatnya beraneka ragam.

Pengertian rapat (meeting), yaitu berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Sharp v. Dawes, 1976).

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

(Lanjutan)Why ? Mengapa rapat perlu diselenggarakan ? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

What ? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat ? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

Who ? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut ? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

Where ? Di mana rapat akan diselenggarakan ? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

When ? Kapan rapat akan diselenggarakan ? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.

(Lanjutan)How ? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCDprojector, tape, videodan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena itu peran dan fungsi seorang Sekretaris sangat penting, Ia harus berhubungan dengan berbagai pihak yang terkait dengan rencana digelarnya suatu rapat.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat menjadi tanggung jawab Sekretaris.

II. TAHAPAN Persiapan penyelenggaraan rapat A. MEMBUAT AGENDA RAPAT DAN SUSUNAN ACARA RAPAT

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat.

Susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada Pimpinan Rapat.

Acara rapat harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

(Lanjutan)B. MENENTUKAN PESERTA RAPAT

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang.

Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan Pimpinan Rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

(Lanjutan)C. MEMBUAT UNDANGAN RAPAT

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu.

Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3. Mencantumkan perihal undangan rapat.

(Lanjutan)4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5. Mencantumkan : hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat, tersebut diselenggarakan.

6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

(Lanjutan)CATATAN PENTING :

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat.

Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut.

Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

(Lanjutan)D. MEMBUAT DAFTAR HADIR RAPAT

Ada dua macam daftar hadir, yaitu :

1. buku tamu, dan 2. daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas).

Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

(Lanjutan)E. MEMPERSIAPKAN BAHAN RAPAT

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

1. Agenda rapat.

2. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

3. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

(Lanjutan)CATATAN PENTING :

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai.

Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

(Lanjutan)F. MEMPERSIAPKAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN RAPAT

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat antara lain, sebagai berikut :

1. White boardlengkap dengan spidol dan penghapus.

2. Flip chartlengkap dengan spidolnya.

3. LCD Projector/OHP(Over Head Projector)lengkap dengan layarnya.(Lanjutan)4. Sound systemlengkap dengan mikroponnya.

5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6.Block notedenagn bolpointnya.

7. Name taguntuk peserta.

8. Laptopatau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

(Lanjutan)G. MEMPERSIAPKAN RUANG RAPAT

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat.

Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor.

Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan.

Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. (Lanjutan)Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :

1. Cahaya peneranganBila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2. Ventilasi udaraUsahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

(Lanjutan)3. Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.

Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a. Gaya klasikal/kelasGaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak.

b. Gaya konferensiGaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangatteam work.

(Lanjutan)3. Pengaturan tempat duduk

c. Gaya huruf U (U Shape)Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal.

d. Gaya workshopPengaturan tempat duduk di ruang rapat gayaworkshopcocok untuk diskusi kelompok.

CONTOH PENGATURAN TEMPAT DUDUK

THEATRE

CLASS/SCHOOL ROOM

HOLLOW SQUARE

U-SHAPE

ROUND TABLES

VIP

(Lanjutan)H. AKOMODASI DAN PENGINAPAN

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat.

Untuk itu, Sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

(Lanjutan)I. TRANSPORTASI

Jika suatu rapat tidak dapat dilaksanakan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan.

Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

(Lanjutan)J. KONSUMSI

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat.

Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat.

Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

(Lanjutan)1. Disajikan sebelum peserta rapat duduk.

2.Disajikan selama rapat berlangsung.

3.Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4.Disajikan secara kombinasi.

Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

(Lanjutan)K. KESEHATAN

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

L. PENGECEKAN PERSIAPAN TERAKHIR

Sebelum rapat dimulai atau pada H-1, Sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan.

(Lanjutan)Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat ?

2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat ?

3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik ?

4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map ?

(Lanjutan)5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan ?

6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan ?

III. MENYELENGGARAKAN RAPATDalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung jawab atas kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir.

Rapat biasanya langsung dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan rapat ang dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki posisi tertinggi pada suatu perusahaan/organisasi atau seseorang yang disegani.

1. Membuka Rapat

Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka sebuah rapat adalah sebagai berikut :

36(Lanjutan)a. Acara rapat.

b. Tata tertb rapat (bersifat fleksibel).

c. Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

d. Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.

e. Tujuan diadakannya rapat.

f. Tanggapan-tanggapan atau saran.

(Lanjutan)2. Berlangsungnya Rapat

Selama rapat berlangsung Pemimpin Rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar dapat berjalan dengan tertib dan lancar.

Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.

Selama rapat berlangsung Sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan Pempinan Rapat.

(Lanjutan)Terdapat dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :

a. Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda ditambahi ataupun dikurangi.

b. Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.

(Lanjutan)3. Menutup rapat

Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup.

Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan maka diakhir rapat, Pemimpin Rapat dapat membacakan hasil dari pertemuan/rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat. (Lanjutan)Setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat.IV. TEKNIK BERTANYA DALAM RAPAT1. Pertanyaan Umum

Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh peserta rapat. Semua diajak serta untuk berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.Contohnya : Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif ?

2. Pertanyaan Langsung

Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oleh Pemimpin Rapat.

(Lanjutan)Pertanyaan langsung diajukan dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat agar aktif dalam rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat. Selain itu, juga berguna untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab pertanyaan tesebut.Contohnya : Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang efektif ?

3.Pertanyaan Tidak Langsung/Dioperkan

Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.(Lanjutan)Contohnya : Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah Sadari tahu mengenai itu ?

4. Pertanyaan Terbuka

Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi atau bermacam-macam. Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya : apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.

Contoh : Siapakah yang akan mengepalai divisi ini ?(Lanjutan)5. Pertanyaan Mengembalikan

Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi.

Pertanyaan dari peserta rapat dikembalikan kepada peserta rapat yang bertanya atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga peserta rapat yang lain ikut aktif memikirkan jawabannya.

Pertanyaan yang dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan kepada peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara berpikir yang rasional serta menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat dengan seorang peserta rapat.

(Lanjutan)Contohnya : Saudara A bertanya kepada Pemimpin Rapat, Saudara Ketua mengapa promosi tidak dilakukan secepatnya dalam kurun waktu 1 bulan ini ? Dijawab oleh Pemimpin Rapat, menurut Saudara A sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini ?

6. Pertanyaan Faktual

Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain yang sesuai dengan kenyataan.

Contohnya: Berapa omzet penjualan kita bulan ini?

(Lanjutan)7. Pertanyaan Retoris

Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban, karena orang-orang sudah mengetahui jawabannya.

Contohnya : Bukankah dengan bekerja keras kita akan memperoleh hasil yang maksimal ?

8. Pertanyaan Penghargaan

Pertanyaan yang diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang telah menyatakan pendapat yang baik, sehingga akan memberikan semangat atau dorongan kepada peserta lain untuk lebih berani mengemukakan pendapat.(Lanjutan)Contohnya : Saudara Ihsan, Anda tadi telah mengemukakan pentingnya open management. Dapatkah anda menjelaskan hal itu lebih lanjut?

9. Leading Question

Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.

Contohnya : Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan ?

V. Pengendalian RAPATAgar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh Pimpinan Rapat.

Jenis-jenis pengendaliannya adalah sebagai berikut :

1. Pengendalian Bebas Terbatas

Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian.

(Lanjutan)Model pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat.

2. Pengendalaian Secara Ketat

Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya.

Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin Pimpinan Rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan.

(Lanjutan)Model pengendalian seperti ini terkesan otoriter dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan pendapatnya.

3. Pengendalian Gabungan Bebas Terbatas Dengan Ketat

Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali, Pimpinan Rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.VI. TIPE-TIPE PEMIMPIN RAPATDalam sebuah rapat, faktor Pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan sebuah rapat.

Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe Pemimpin Rapat :

1. Tipe Otoriter

Pemimpin otoriter adalah Pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.

(Lanjutan)Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.

2. Tipe Demokratis

Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.

(Lanjutan)Keputusan yang diambil oleh Pemimpin Rapat merupakan hasil musyawarah kelompok.

3. Tipe Laziess-Faire

Pemimpin laziess-faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat.

Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.

Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang diharapkan.

VII. TIPE-TIPE PESERTA RAPATPeserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat.

Seorang Pemimpin Rapat hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga mudah untuk memimpin rapat.

Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut :

1. Tipe Pemberi Informasi

Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan kamus berjalan.

(Lanjutan)Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai tipe ini.

2. Tipe Pemberi Semangat

Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain.

Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.

(Lanjutan)3. Tipe Inisiatif

Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk menyeleseikan masalah yang dibahas.

Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan dihadapi.

4. Tipe Pemersatu

Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai.

(Lanjutan)Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar.

5. Tipe Penyerang

Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta lain.

Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok.

Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru.

(Lanjutan)6. Tipe Perantara

Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda.

Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas.

Tipe peserta ini hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan dalam pelaksanaan rapat.

Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara lainnya.

(Lanjutan)7. Tipe Pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif.

Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik.

Ia hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya.

Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran dan lebih bersifat pendiam.

VIII. FUNGSI PEMIMPIN RAPATSeorang pemimpin rapat harus dapat menjalankan fungsinya, agar rapat dapat berjalan dengan tertib dan dapat mencapai tujuan.

Fungsi pemimpin rapat adalah sebagai berikut :1. SebagaiPengarah

Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai.

Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak menyebar ke topik/masalah yang lainnya.

(Lanjutan)2. SebagaiPenengah

Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.

3. SebagaiPenggerak

Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat.

Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.

(Lanjutan)4. SebagaiPencariSolusi

Seorang Pemimpin Rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.

Seorang Pemimpin Rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.

IX. FUNGSI PESERTA RAPATPeserta rapat juga harus mengetahui dan memahami fungsinya, sehingga rapat dapat berjalan dengan baik.

Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :

1. Sebagai Penyumbang Pendapat

Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi.

Peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama.

(Lanjutan)Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah.

2. Sebagai Penyumbang Data

Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional.

Sebagai penyumbang data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu Pimpinan Rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.

(Lanjutan)3. Sebagai Perumus Kesimpulan

Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh semua pihak.

Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam rumusan kesimpulan.

(Lanjutan)4. Sebagai Pembantu Pimpinan

Setiap peserta rapat harus mampu membantu Pimpinan Rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu Pimpinan Rapat dalam pengambilan keputusan.

(Lanjutan)5. Sebagai Penerima Hasil Keputusan

Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi.

Oleh karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.

X. SYARAT-SYARAT RAPATRapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Suasana Terbuka

Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun.

Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat.

Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat.

(Lanjutan)2. Tidak Ada Monopoli

Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh Pimpinan Rapat harus dihindari.

Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi).

Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.

3. Partisipasi Aktif Dari Peserta Rapat

Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat.

(Lanjutan)Peserta rapat hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.

4. Bimbingan Dan Pengawasan Dari Pimpinan

Pimpinan Rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat.

Seorang Pemimpin Rapat juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

(Lanjutan)5.Perdebatan Berdasarkan Argumentasi Bukan Emosi

Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat.

Oleh karena itu hindari perdebatan yang berkepanjangan.

Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.

(Lanjutan)6. Pertanyaan Singkat Dan Jelas

Pertanyaanpertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.

Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu.

Padahal dalam rapat, waktu sangat berharga sekali.

(Lanjutan)7. Disiplin Waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

XI. FUNGSI RAPATFungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :

1.Untuk memecahkan masalah.2.Untuk menyampaikan informasi.3.Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.4.Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.5.Sebagai sarana bernegosiasi.6.Ketentuan hukum.

XII. MACAM-MACAM RAPATRapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya.

Menurut Tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 (tiga) macam, yaitu:

a. Rapat Penjelasan

adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta.

Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

(Lanjutan)b. Rapat Pemecahan

merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah.

Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c. Rapat Perundingan

adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

(Lanjutan)Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam, yaitu :

a. Rapat Resmi (Formal Meeting)

adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.

Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

(Lanjutan)b. Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting)

adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.

Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.

c. Rapat Terbuka

adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

(Lanjutan)d. Rapat Tertutup

adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

1. Rapat Mingguan

adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

(Lanjutan)2. Rapat Bulanan

Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

3. Rapat Semesteran

adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

4. Rapat Tahunan

adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

(Lanjutan)Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

1. Rapat Rutin

adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.

2. Rapat Insidentil

adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.

(Lanjutan)Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu :

a. Rapat Vertikal

yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan.

Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

(Lanjutan)b. Rapat Horizontal

yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat.

Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

(Lanjutan)Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi 2 (dua) macam, antara lain :

a. Rapat Kerja Terpimpin

yaitu rapat dimana Pimpinan Rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat ber-langsung secara serentak dan seragam.

b. Rapat Kerja Terbuka

yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya.

Rapat semacam ini diselenggarakan untuk men-dapatkan sumbangan pikiran.

XIII. SIMPULAN1.Pengertian rapat (meeting), yaitu berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Sharp v. Dawes, 1976).

2.Rapat merupakan sarana yang berguna dalam lembaga, organisasi, perusahaan, dan lain-lain yang dapat membantu manajemen mempermudah tugas yang makin sulit, khususnya dalam mengkoordinasikan kegiatan yang sifatnya makin beragam.

(Lanjutan)3.Keuntungan rapat, antara lain yaitu : setiap anggota/peserta rapat diberikan kesempatan dan hak sama untuk menentukan sikap, mengajukan kepentingan, pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun bersama, banyak informasi yang tersedia yang dapat dikumpulkan anggota, wahana mengembangkan gagasan, sarana pemecahan baru, kepuasan kerja dan kinerja SDM dapat ditingkatkan sebab mereka merasa memberikan sumbangan untuk organisasi, pihak manajemen dapat memperoleh masukan tentang kesulitan, hambatan, dan keluhan sehingga dapat diambil tindakan yang tepat dan cepat guna mencegah terjadinya hal hal yang tak diinginkan, dan arus komunikasi horizontal terbina serta garis strukutral dapat berjalan.

(Lanjutan)4.Kekurangan rapat, antara lain yaitu : dapat menyebabkan adanya penundaan yang terjadi karena tidak adanya alasan yang jelas, dapat menimbulkan diskusi yang berlarut-larut dan tak relevan, adanya seseorang atau kelompok yang sering mementingkan diri dan kelompoknya, sering kali mengalami kesulitan mengumpulkan orang-orang yang relevan untuk hadir dalam rapat karena waktu yang singkat atau karena adanya kesibukan masing-masing individu yang diundang dalam rapat.

TERIMA KASIH (artinya : terima kasih)

SUMBER : BLOG SDR. RIDWAN JULI FITRIANTO 2010

Daftar Pertanyaan :1.Apa yang dimaksud dengan pengertian rapat (meeting) ?a.Berkumpulnya orang.b.Sekurang-kurangnya dua orang atau lebih.c.Bertujuan untuk memutuskan sesuatu.d.Kombinasi a, b dan c yang benar. (d)

2.Sebutkan fungsi seorang Pemimpin Rapat ?a.Sebagai Pengarah dan Penengah.b.Sebagai Penggerak dan Pencari Solusi.c.Sebagai wasit.d.Kombinasi a dan b yang benar. (d)

3.Sebutkan fungsi Peserta Rapat ?a.Sebagai Penyumbang Pendapat.b.Sebagai Penyumbang Data dan Perumus Kesimpulan.c.Sebagai Pembantu Pimpinan dan Penerima Hasil Keputusan.d.Kombinasi a, b dan c yang benar. (d)

4.Sebutkan fungsi Rapat ?a.Sarana memecahkan masalah sekaligus menyampaikan informasi.b.Wahana forum demokrasi dan alat koordinasi.c.Sebagai sarana bernegosiasi dan memenuhi ketentuan hukum.d.Kombinasi a, b dan c yang benar. (d)

5.Sebutkan macam-macam Rapat menurut sifatnya ?a.Rapat Penjelasan dan Rapat Pemecahan.b.Rapat Resmi dan Rapat Tidak Resmi.c.Rapat Terbuka dan Rapat Tertutup.d.Kombinasi b dan c yang benar. (d)


Recommended