PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEGIATAN DIREKTORAT
SINKRONISASI URUSAN PEMERINTAHAN DAERAH IV
DITJEN BINA PEMBANGUNAN DAERAH
KEMENTERIAN DALAM NEGERI
BERBASIS WEB
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III)
FIRDAUS
NIM: 12161769
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Bina Sarana Informatika
Jakarta
2019
ii
iii
iv
v
vi
vii
viii
ABSTRAK
Firdaus (12161769), Perancangan Sistem Informasi Kegiatan
Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri.
Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri membutuhkan
sistem digital melayani yaitu aplikasi website yang mempermudah
dalam memberikan informasi, memudahkan pengguna melihat
perkembangan data yang ditampilkan, menyediakan fitur tambahkan,
cetak, lihat kegiatan,dan sekilas info. aplikasi website yang digunakan
admin untuk melihat informasi keterangan/disposisi kepada masing-
masing subdit, untuk memudahkan pengguna dalam memberikan
informasi kegiatan yang lebih efisien dan efektif untuk mendukung
kinerja dari intansi tersebut. Tugas Akhir ini mengunakan metode
pengumpulan data yaitu wawancara,obervasi,dan studi Literatur.Dari
hasil yang di dapatkan maka Direktorat Sinkronisasi Urusan
Pemerintahan Daerah IV masih menggunakan sistem Microsoft Excel
dan Microsoft Word. Perancangan sistem Kegiatan dibuat agar dapat
memberikan kemudahan dalam Informasi Kepada Karyawan ataupun
Pengunjung Di Direktorat Sinkroniasi Urusan Pemerintahan Daerah IV.
Kata Kunci: Informasi Kegiatan, Basis Data, Sistem Informasi.
ix
ABSTRACT
Firdaus (12161769), Design of Activity Information System for the
Directorate of Synchronization of Regional Government Affairs IV,
Directorate General of Regional Development of the Ministry of Home
Affairs.
The Directorate of Synchronization of Regional Government Affairs IV of
the Directorate General of Regional Development of the Ministry of Home
Affairs requires a digital system that serves a website application that
makes it easy to provide information, makes it easy for users to see the
development of data displayed, provides features to add, print, see
activities, and at a glance of info. website application used by the admin to
view information information / disposition to each subdit, to facilitate
users in providing information activities more efficiently and effectively to
support the performance of the agency. This Final Project uses data
collection methods, namely interviews, observation, and literature studies.
From the results obtained, the Directorate of Local Government Affairs
Synchronization IV still uses the Microsoft Excel and Microsoft Word
systems. The design of the activity system is made in order to provide
convenience in information to employees or visitors in the Directorate of
Synchronization of Regional Government Affairs IV.
Keywords: Activity Information, Database, Information Systems.
x
DAFTAR ISI
Lembar Judul Tugas Akhir ................................................................................. i
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ..................................................................... ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................................ iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhiri ........................................................ v
Lembar Konsultasi Tugas Akhir .......................................................................... v
Kata Pengantar ........................................................................................................... ....... vi
Lembar Abstrak .. ....................................................................................................... ....... viii
Daftar Isi..................................................................................................................... ........ x
Daftar Simbol............................................................................................................... ...... xii
Daftar Gambar .................................................................................................................... xvii
Daftar Tabel ........................................................................................................................ xviii
Daftar Lampiran ................................................................................................................. xix
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1
1.2. Tujuan dan Manfaat .................................................................. 3
1.3. Metode Penelitian...................................................................... 4
1.4. Ruang Lingkup .......................................................................... 6
BAB II LANDASAN TEORI ...................................................................... 7
2.1. Konsep Dasar Sistem ................................................................. 7
2.1.1. Pengertian system ........................................................... 7
2.1.2. Karakteristik Sistem ........................................................ 7
2.1.3. Klasifikasi Sistem ........................................................... 10
2.1.4. Sistem Informasi ............................................................. 11
2.1.5. Rancangan Dasar Program .............................................. 12
2.1.6. Basis Data ....................................................................... 13
2.1.7. Model Pengembangan Perangkat Lunak ........................ 14
2.2. Teori Pendukung (Tool System) ............................................... 15
2.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD) ............................... 15
2.2.2. Logical Recond Structure (LRS)..................................... 17
2.2.3. Unifeid Modeling Language (UML) .............................. 17
BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN ................................................ 20
3.1.Tinjauan InstitusiPemerintahan .................................................. 20
3.1.1. Sejarah Institusi Pemerintahan ........................................ 20
3.1.2. Struktur dan Organisasi dan Fungsi ................................ 22
3.2. Prosedur Sistem Berjalan .......................................................... 24
3.3. Activity Diagram ....................................................................... 26
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan .................................... 26
3.5. Permasalah Pokok ................................................................... 28
3.6. Pemecahan Masalah ................................................................ 34
xi
BAB IV Perancangan Sistem Usulan .......................................................... 31
4.1.Tahapan Perancangan Sistem ..................................................... 31 4.1.1. Analisis Kebutuhan .................................................................. 31
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case ................................................. 32
4.1.3. Rancagan Diagram Aktivitas ................................................... 37
4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan ....................................... 38
4.1.5. Rancangan Prototype ............................................................... 40
4.2.Rancangan Perangkat Lunak ...................................................... 47 4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD) ........................................ 47
4.2.2. Logical Recond Structure (LRS) .............................................. 48
4.2.3. Spesifikasi File ......................................................................... 50
4.2.4. Class Model / Class Diagram ................................................... 54
4.2.5. Sequence Diagram.................................................................... 55
4.2.5. Spesifikasi Hardware dan Sofware .......................................... 56
4.2.Jadwal Implementasi .................................................................. 58
BAB V PENUTUP ......................................................................................... 59
4.1. Kesimpulan ............................................................................... 59
4.2. Saran ......................................................................................... 60
Daftar Pustaka .................................................................................................. 62
Daftar Riwayat Hidup ...................................................................................... 63
Surat Keterangan PKL ..................................................................................... 64
Lampiran-Lampiran ......................................................................................... 65
xii
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)
Komponen & Simbol Keterangan
Entitas/Entity
nama_entitas
Entitas merupakan data inti yang akan disimpan, bakal
tabel pada basis data, benda yang memiliki data dan
harus disimpan datanya agar dapat diakses oleh aplikasi
komputer. Penamaan entitas biasanya lebih ke kata
benda dan belum merupakan nama tabel.
Atribut
nama_atribut
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam
suatu entitas.
Atribut Kunci Primer
nama_kunci_primer
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam
suatu entitas dan digunakan sebagai kunci akses
record yang diinginkan, biasanya berupa id. Kunci
primer dapat lebih dari satu kolom, asalkan
kombinasi dari beberapa kolom tersebut dapat bersifat unik (berbeda tanpa ada yang sama).
Atribut Multi Nilai
nama_atribut
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam
suatu entitas yang dapat memiliki lebih dari satu.
Relasi
nama_relasi
Relasi yang menghubungkan antar entitas, biasanya
diawali dengan kata kerja.
Asosiasi
N
Penghubung antara relasi dan entitas dimana di kedua
ujungnya memiliki multiplicity kemungkinan jumlah
pemakaian. Kemungkinan jumlah maksimum
keterhubungan antara entitas satu dengan entitas yang
lain disebut dengan kardinalitas. Misalkan ada
kardinalitas 1 ke N atau sering disebut dengan one to
many menghubungkan entitas A dan entitas B.
xiii
B. Simbol Use Case Diagram
Komponen & Simbol Deskripsi
use case Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai
unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit
atau aktor, biasanya dinyatakan dengan kata
kerja di awal frase nama use case.
Aktor/actor
Orang, proses, atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang
akan dibuat di luar sistem informasi yang akan
dibuat itu sendiri, walaupun simbol dari aktor
adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu
merupakan orang, biasanya dinyatakan
menggunakan kata benda di awal frase nama aktor.
Asosiasi/association Komunikasi antara aktor dan use case yang
berpartisipasi pada use case atau use case memiliki interaksi dengan aktor.
Ektensi/extend
<< extend >>
Relasi use case tambahan ke sebuah use case
dimana use case yang ditambahkan dapat
berdiri sendiri walaupun tanpa use case
tambahan itu, mirip dengan prinsip
inheritance pada pemrograman berorientasi objek
Generalisasi/generalization Hubungan generalisasi dan spesialisasi
(umum-khusus) antara dua buah use case
dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari yang lainnya
Menggunakan/include/uses
<< include >>
Relasi use case tambahan ke sebuah use case
dimana use case yang ditambahkan
memerlukan use case ini untuk menjalankan
fungsinya atau sebagai syarat dijalankan use
case ini.
xiv
C. Simbol Activity Diagram
Simbol Deskripsi
Status awal
Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram
aktivitas memiliki sebuah status awal.
Aktivitas
Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas
biasanya diawali dengan kata kerja.
Percabangan/decision
Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan
aktivitas lebih dari satu.
Penggabungan/join
Asosiasi penggabungan dimana lebih dari satu
aktivitas digabungkan menjadi satu.
Status akhir Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah
diagram aktivitas memiliki sebuah status
akhir.
Swimlane Memisahkan organisasi bisnis yang
bertanggung jawab terhadap aktivitas yang
terjadi.
xv
D. Simbol Class Diagram
Komponen & Simbol Deskripsi
Kelas
Kelas pada struktur sistem.
Antarmuka/interface
Sama dengan konsep interface dalam
pemrograman berorientasi objek.
Asosiasi/association Relasi antar kelas dengan makna umum,
asosiasi biasanya juga disertai dengan multiplicity.
Asosiasi berarah/directed
association
Relasi antar kelas dengan makna kelas yang
satu digunakan oleh kelas yang lain, asosiasi
biasanya juga disertai dengan multiplicity.
Generalisasi
Relasi antar kelas dengan makna generalisasi-
spesialisasi (umum khusus).
Kebergantungan/dependency
Relasi antar kelas dengan makna
kebergantungan antar kelas.
Agregasi/aggregation Relasi antar kelas dengan makna semua-
bagian (whole part).
xvi
E. Simbol Sequence Diagram
Simbol Deskripsi
Aktor
Orang, proses, atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang
akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri
Garis hidup/lifeline
Menyatakan kehidupan suatu objek.
Objek
Menyatakan objek yang berinteraksi pesan.
Waktu aktif Menyatakan objek dalam keadaan aktif dan
berinteraksi, semua yang terhubung dengan
waktu aktif ini adalah sebuah tahapan yang
dilakukan di dalamnya.
Pesan tipe create
Menyatakan suatu objek membuat objek yang
lain, arah panah mengarah pada objek yang
dibuat.
Pesan tipe call Menyatakan suatu objek memanggil
operasi/metode yang ada pada objek lain atau
dirinya sendiri
Pesan tipe send
Menyatakan bahwa suatu objek mengirimkan
data/masukan/informasi ke objek lainnya, arah
panah mengarah pada objek yang dikirimi.
Pesan tipe return
1: keluaran
Menyatakan bahwa suatu objek yang telah
menjalankan suatu operasi atau metode
menghasilkan suatu kembalian ke objek
tertentu, arah panah mengarah pada objek
yang menerima kembalian.
Pesan tipe destroy
Menyatakan suatu objek mengakhiri hidup
objek yang lain, arah panah mengarah pada
objek yang diakhiri, sebaiknya jika ada create
maka ada destroy
xvii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar II.1. Karakteristik Suatu Sistem .......................................... 9
Gambar II.2. Model Prototyping .......................................................... 15
Gambar III.1. Stuktur Organisasi Direktorat SUPD IV ..................... 22
Gambar III.2. Stuktur Subbag Tata Usaha Direktorat SUPD IV ....... 23
Gambar III.3. Activity Diagram ........................................................... 26
Gambar IV.1. Rancangan Usulan Use Case Diagram ........................... 33
Gambar IV.2. Rancangan Activity Diagram Bagian Admin .................. 37
Gambar IV.3. Rancangan Activity Diagram Bagian Pengunjung .......... 38
Gambar IV.4. Rancangan Halaman Login ............................................. 41
Gambar IV.5 Rancangan Halaman Menu Utama Admin ..................... 41
Gambar IV.6. Rancangan Halaman Kegiatan.........................................42
Gambar IV.7. Rancangan Halaman Tambahkan Kegiatan .................... 42
Gambar IV.8. Rancangan Halaman Lihat Kegiatan .............................. 43
Gambar IV.9. Rancangan Sekilas Info .................................................. 43
Gambar IV.10. Rancangan Halaman Cetak Kegiatan ............................. 44
Gambar IV.11 Rancangan Halaman Periode Kegiatan ..................... 44
Gambar IV.12 Rancangan Cetak Kegiatan ......................................... 45
Gambar IV.13. Rancangan Menu Utama Pengunjung ............................ 45
Gambar IV.14. Rancangan Halaman Kegiatan Pengunjung ................... 46
Gambar IV.15. Rancangan Halaman Pengunjung Sekilas Info ............... 46
Gambar IV.16. Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) ........ 48
Gambar IV.17. Rancangan Logical Record Structure (LRS) .............. 49
Gambar IV.18. Rancangan Class Diagram ........................................... 54
Gambar IV.19. Rancangan Sequence Diagram untuk Login ............... 55
Gambar IV.20. Rancangan Sequence Diagram untuk Pengunjung ..... 56
xviii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel IV.1. Deskripsi Use Case Login ...................................................... 33
Tabel IV.2. Deskripsi Use Case Mengelola Surat Masuk ......................... 34
Tabel IV.3. Deskripsi Use Case Mengelola Agenda Surat ....................... 34
Tabel IV.4. Deskripsi Use Case Mengelola Rekap Kegiatan ................... 34
Tabel IV.5. Deskripsi Use Case Disposisi ................................................ 35
Tabel IV.6. Deskripsi Use Case Laporan……………………………….. 35
Tabel IV.7. Deskripsi Use Case Melihat Kegiatan ................................... 36
Tabel IV.8. Deskripsi Use Case Melihat Sekilas Info .............................. 36
Tabel IV.9. Deskripsi Use Case logout .................................................... 36
Tabel IV.10. Spesifikasi File User .............................................................. 50
Tabel IV.11. Spesifikasi File Surat Masuk ................................................. 51
Tabel IV.12. Spesifikasi File Agenda Surat ............................................... 52
Tabel IV.13. Spesifikasi File Rekap Kegiatan ............................................ 52
Tabel IV.14. Spesifikasi File Laporan ........................................................ 53
Tabel IV.15. Jadwal Implementasi ................................................................. 58
xix
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran A-1. Surat Masuk………………….………………………………......65
Lampiran A-2. Agenda Surat Masuk....………………………………….........68
Lampiran A-3. Rekap Kegiatan………………………………………….........68
Lampiran B-1. Disposisi……………………………………….………................69
Lampiran B-2. Laporan…...…………………………………………...................77
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Surat merupakan salah media komunikasi yang sangat penting dalam
suatu intansi, perusahaan maupun bentuk organisasi yang lain, baik
berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar organisasi (ekstenal) maupun untuk
berkomunikasi secara internal.setiap hal yang menyangkut kegiatan organisasi
yang bersifat resmi selalu diwujudkan dalam bentuk surat keputusan,surat
peraturan, surat permohonan dan jenis-jenis surat lain yang berhubungan
dengan kegiatan keorganisasian (Sapto Aji, Migunani.& Fitro Nur Hakim
2014).
Saat ini sangat umum kita perhatikan suatu papan informasi yang ada di
perkantoran, di gedung perkuliahan,di bandara udara,maupun stasiun kereta api
yang berupa suatu monitor layar datar yang dikendalikan oleh suatu komputer.
Dari satu sisi hal ini lebih mudah dioperasikan daripada menggunakan metode
lama menggunakan papan pengumuman konvesional ataupun papan penunjuk
arah. Dengan menggunakan komputer, informasi lebih dinamis dan media yang
ditampilkan lebih beragam. Papan Pengumuman digital berbasis komputer
tersebut saat ini biasanya memanfaatkan komputer yang terhubung jaringan dan
mampu untuk dikendalikan secara jarak jauh untuk mengatur apa yang akan
ditampilkan. (Bimo Sunarfri Hantono & Guntur Dharma Putra, 2014)
Pemerintah eletronik (e-Goverment) adalah penggunaan teknologi
informasi untuk meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak – pihak
yang terkait. Pemerintahan Elektronik (e-Goverment) mengacu pada
2
penggunaan teknologi informasi dilingkungan instansi pemerintah, antara lain
melalui intranet dan internet, yang mempunyai kemampuan penyelenggaraan
pemerintahan melalui sistem jaringan intranet yang lebih dikenal dengan situs
(world wide web).
Oleh karena itu Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah
IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri
membutuhkan sistem digital melayani yaitu aplikasi website yang
mempermudah dalam memberikan informasi, memudahkan pengguna melihat
perkembangan data yang ditampilkan, menyediakan fitur tambahkan, cetak,
lihat kegiatan,dan sekilas info. aplikasi website yang digunakan admin untuk
melihat informasi keterangan/disposisi kepada masing-masing subdit, untuk
memudahkan pengguna dalam memberikan informasi kegiatan yang lebih
efisien dan efektif untuk mendukung kinerja dari intansi tersebut. Salah satu
cara yang dapat di tempuh adalah dengan menggunakan jaringan internet, yaitu
aplikasi website.
Dengan demikian, pemerintah dapat mengumpulkan data dan informasi
yang diperlukan menggunakan aplikasi website yang dapat di akses oleh
seluruh cabang bidang terkait secara langsung.
Kegiatan memiliki sistem informasi dan teknologi telah menjadi
komponen yang sangat penting bagi keberhasilan pemerintahan dan organisasi
dimana sistem informasi dan teknologi dapat membantu segala jenis kegiatan
untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses pemerintahan,
pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama kelompok kerja hingga
dapat memperkuat posisi kompetitif pemerintahan dan organisasi dalam dunia
digital saat ini yang cepat sekali berubah. Sistem informasi dan teknologi tidak
3
hanya dapat mendukung kegiatan organisasi tetapi juga dapat mendukung
kegiatan bidang pemerintahan yang bersifat akademik maupun non akademik
Dalam dunia pemerintahan teknologi komputer memberikan banyak
manfaat untuk menunjang kegiatan administrasi tata usaha pemerintahan.
Saat ini, masih banyak dijumpai sistem administrasi tata usaha pemerintahan
yang menggunakan Microsoft excel maupun Microsoft word. Sistem yang
demikian dapat menyebabkan terjadinya data yang tidak konsisten dan
ketersediaan data dan informasi yang tidak tepat pada waktunya.
Pemodelan sistem informasi administrasi Tata Usaha Direktorat
Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan
Daerah Kementerian Dalam Negeri menyediakan langkah-langkah yang
sistematis yang dibutuhkan manajemen yang dapat dijadikan sebagai arah dan
kontrol pengembangan sistem informasi ke depan.
1.2 Tujuan dan Manfaat
Penulis memiliki tujuan dan manfaat tertentu dalam penulisan Tugas Akhir
ini. Adapun tujuan penulisan laporan Tugas Akhir diuraikan sebagai berikut:
1. Membuat aplikasi website yang mempermudah dalam memberikan
informasi.
2. Menyediakan aplikasi website untuk memudahkan pengguna melihat
perkembangan data yang ditampilkan.
3. Menyediakan fitur upload untuk mempermudah dalam mengelola
laporan.
4. Menyediakan fitur aksi yang digunakan admin untuk edit atau hapus
dalam mengelola data kegiatan.
4
5. Menyediakan fitur tambahkan,cetak,lihat kegiatan dan sekilas info
untuk memudahkan pengguna dalam memberikan informasi.
Sedangkan manfaat penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Manfaat untuk penulis
Sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma III Program
Studi Manajemen Informatika di Universitas Bina Sarana
Informatika Jakarta.
2. Manfaat untuk objek penelitian
Sebagai bahan evaluasi terhadap sistem informasi kegiatan
Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri yang sedang
berjalan.
3. Manfaat untuk pembaca
Memberikan pemahaman mengenai konsep perancangan sistem
informasi Kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan
Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam
Negeri agar lebih optimal, efektif dan efisien dari segi waktu
pengolahannya.
1.3 Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan penulis dalam menyusun tugas akhir ini
adalah sebagai berikut :
1. Metode Kepustakaan
Metode Studi Kepustakaan yaitu penulis memperoleh,
mengumpulkan data-data dan informasi yang telah didapat dari
5
Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen
Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri dengan
referensi dari buku-buku, ebook, dan jurnal yang mengacu pada
bidang yang berkaitan dengan penyusunan tugas akhir.
2. Metode Penelitian Lapangan
Metode penelitian lapangan yaitu penulis langsung datang ke lokasi
pada Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV
Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri yang
diteliti. Data yang diperoleh merupakan data primer yang penulis
dapatkan melalui sebagai berikut :
a. Wawancara
Penulis melakukan wawancara dan mengajukan pertanyaan-
pertanyaan langsung terhadap Kaubbag Tata Usaha Direktorat
Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri, guna
mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan.
b. Observasi
Penulis melakukan pengamatan langsung ke Direktorat
Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri guna
mendapatkan data dan informasi serta mengetahui permasalahan
atau kendala yang dihadapi dalam proses yang sedang berjalan.
3. Metode Model Prototipe
Metode yang digunakan untuk pembuatan perangkat lunak berupa
sistem informasi Kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan
6
pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah
mengacu pada paradigma model prototipe.
Prototipe merupakan pengembangan sistem teknologi informasi
secara bertahap yaitu dengan mengembangkan suatu prototipe yang
sederhana dulu dan kemudian ditingkatkan dari waktu ke waktu
sampai sistem informasi selesai dikembangkan. Prototipe
dikembangkan oleh sistem analisis dan hasil dari sistem informasi
dioperasikan langsung oleh pemakai sistem.
1.4 Ruang Lingkup
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membatasi ruang
lingkup yang membahas mengenai analisa sistem informasi kegiatan
Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri, dimana di dalam
prosedur sistem ini hanya terdiri dari prosedur administrasi.
Kemudian merancang sebuah sistem usulan tentang informasi
Kegiatan pada Direktorat Sinkronisasi Urusasn Pemerintahan
Daerah IV. Rancangan sistem ini menggunakan Bahasa
pemrograman hypertext preprocessor (PHP), hypertext markup
language (HTML), cascading style sheet (CSS), MySQL sebagai
database dan apache server sebagai web server. Rancangan sistem
informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan
Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam
Negeri ini memiliki akses yang terdiri dari Admin yang mengelola
data, No,Hari/Tanggal,Kegiatan,Tempat,Waktu,Keterangan, aksi
7
untuk edit atau hapus, dan dapat mengelola tambahkan, cetak,lihat
kegiatan dan sekilas info.
7
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Organisasi atau perusahaan menggunakan sistem dan dijadikan sebagai
kunci keberhasilan. Sistem ini berguna dalam mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, melihat, dan menyalurkan informasi. Sistem terbentuk oleh
dorongan kebutuhan akan informasi yang terus meningkat dan digunakan
sebagai dasar dalam pengambil keputusan.
2.1.1. Pengertian Sistem
Sistem digunakan organisasi dan perusahaan sebagai sekumpulan entitas
yang memiliki hubungan dan menjamin kelancaran pengguna sistem tersebut. Sistem
memudahkan aliran informasi, materi dan keluaran sistem untuk mencapai tujuan
yang ingin dicapai. Menurut (Hutahean, 2014) ”sistem adalah suatu jaringan kerja
dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu”.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Sistem yang baik memiliki karakteristik atau cicri-ciri yang
mengidentifikasikan bahwa hal tersebut merupakan sistem. Karakteristik sistem
menurut (Hutahean, 2014) dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Komponen
Sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem
terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
8
2. Batasan sistem ( Boundary )
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
Lingkungan luar sistem (environment) adalah diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang
harus tetap dijada dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan,
kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem ( Interface )
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsitem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber
daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari
subsitem akan menjadi masukkan (input) untuk subsistem lain melalui
penghubung.
5. Masukan Sistem ( Input )
Masukkan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa
perawatan (maintenace input), dan masukkan sinyal (signal input). Maintenace
input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi. Signal
input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh dalam
sistem computer program adalah maintenance input sedangkan data adalah
signal input untuk diolah menjadi informasi.
9
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer
menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi
adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi
keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi,
sistem akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.
8. Sasaran Sistem (Objectives)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran
dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran
yang akan dihasilkan sistem.
Gambar II.1
Karakteristik Suatu Sistem
10
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan kumpulan komponen-komponen yang memiliki tujuan
tertentu menurut (Hutahean, 2014). Sistem juga dapat diklasifikasikan dalam
beberapa sudut pandang:
1. Sistem Abstrak (abstract system)
Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tampak secara fisik. Misalnya
sistem teologia, yaitu sistem pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia
dengan tuhannya.
2. Sisitem Fisik (physical system)
Sistem yang ada atau nampak secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem
akuntansi sistem produksi dan lain sebagainya
3. Sistem Alamiah ( natural system)
Sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem
perputaran bumi.
4. Sistem Buatan Manusia (human made system)
Sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia. Sistem buatan manusia yang
melibatkan menuasia dengan mesin disebut dengan human-machine atau man-
machine system.
5. Sistem tertentu (determinitic system)
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi,
sebagai keluaran sistem yang dapat diramalkan.
6. Sistem tak tentu (probalistik sytem)
Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung
unsur probabilistik.
11
7. Sistem tertutup (closed system)
Sistem yang tidak berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak
luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada
sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah sistem relative tertutup
(relatively closed system).
8. Sistem terbuka (open system)
Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem
ini menerima input dan output dari lingkungan luar atau subsistem lainnya.
Karena sistem terbuka terpengaruh lingkungan luar maka harus mempunyai
pengendali yang baik.
2.1.4. Sistem Informasi
Informasi sangat penting didalam suatu organisasi tetapi sistem yang kurang
mendapatkan informasi akan menjadi kurang efektif dan tidak tepat. Namun Sistem
Informasi yang berada pada organisasi yang didalamnya terdapat sekelompok orang-
orang, teknologi, media, fasilitas, prosedur-prosedur dan pengendalian data yang
digunakan untuk tujuan mendapatkan jalur komunikasi, memproses data secara rutin,
memberikan signal kepada manajemen mengenai kajadian-kejadian internal dan
eksternal dan menyediakan informasi yang dapat digunakan sebagai pengambilan
keputusan.
Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi organisasi atau
perusahaan sekarang perlu pembaruan sistem untuk bersaing, penggabungan antara
sistem dengan teknologi dinamakan dengan sistem informasi, menurut (Hutahean,
2014) “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi,
12
bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan”. sedangakan menurut
(Adiguna, Saputra Chandra, & Pradana, 2018) “sistem informasi merupakan suatu
sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian yang mendukung fungsi operasi oragnisasi yang bersifat manajerial”.
Kesimpulan sistem informasi dari beberapa ahli diatas adalah serangkaian kegiatan
yang melibatkan serangkaian proses dan mempertemukan kebutuhan suatu organisasi
demi mencapai sebuah tujuan
2.1.5 Rancangan Dasar Program
Perangkat lunak (software) adalah program komputer yang terasosiasi dengan
dokumentasi perangkat lunak seperti dokumentasi kebutuan, model desain, dan cara
penggunaan (user manual). “Sebuah program komputer tanpa terasosiasi dengan
dokumentasinya maka belum dapat disebut perangkat lunak (software). Sebuah
perangkat lunak juga sering disebut dengan sistem perangkat lunak” (Rosa 2016:2).
Program komputer dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:
1. Sistem operasi yaitu berisi perintah dasar untuk mengedalikan dan
mengkoordinasi kegiatan sistem komputer yaitu mulai dari komputer
dihidupkan sampai dimatikan.
2. Bahasa komputer yaitu Bahasa yang digunakan untuk membuat program
komputer dimana Bahasa tersebut digunakan untuk mnerjemahkan
intruksi-intrusi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa
mesin supaya dapat dimengerti oleh komputer.
3. Program aplikasi adalah program yang siap digunakan untuk mengolah
data menjadi informasi. Program aplikasi ini sering disebut dengan
program komputer yang sudah siap pakai.
13
4. Program utility adalah adalah untuk keperluan khusus seperti diagnosa
media penyimpanan, perawatan program, pengformatan, program anti
virus, program analisa jaringan, dan program tool lainnya.
2.1.6 Basis Data (Database)
Basis data sering disebut juga pangkalan data yang merupakan tempat
berkumpulnya data-data yang saling berhubungan dan terintegrasi mengenai
operasional perusahaan yang disimpan dan dikelola dengan cara yang sistematis
dengan tujuan agar dapat disimpan, dimodifikasi, dicari dan digunakan kembali
dengan cepat. Menurut (Rosa, 2016:43) “Sistem basis data adalah sistem
terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah
atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan. Pada intinya basis
data adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan
cepat”.
Ada beberapa perangkat lunak atau software open source yang disediakan untuk
membuat suatu basis data. perangkat lunak tersebut merupakan suatu pemrograman
yang dikategorikan sebagai bahasa pemrograman tingkat tinggi (high level language)
salah satunya adalah mySQL. Data base MySQL dapat dibuat menggunakan
tampilan phpmy admin atau menggunakan sebuah script dalam PHP. Menurut
(Gusrion, Kom, & Kom, 2018) “MySQL merupakan sebuah perangkat lunak
/software sistem manajemen basis data SQL atau DBMS Multithread dan multi user.
MySQL sebenarnya merupakan turunan dari salah satu konsep utama dalam database
untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data yang memungkinkan
pengoperasian data dikerjakan secara mudah dan otomatis”. Adapun kelebihan
MySQl dalam penggunaanya dalam database adalah:
14
1. Gratis sehingga MySQL dapat dengan mudah untuk mendapatkannya
2. MySQL stabil dalam pengoprasiannya
3. MySQL mempunyai sistem keamanan yang cukup baik
4. Sangat mendukung transaksi dan mempunyai banyak dukungan dari
komunitas
5. Sangat fleksibel dengan berbagai macam program
6. Perkembangan dari MySQL sangat cepat
2.1.7 Model Pengembangan Perangkat Lunak
Proses pengembangan sistem seringkali menggunakan pemodelan prototipe
(prototyping). Model ini sangat baik digunakan untuk menyelesaikan masalah
kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak mampu
mendefinisikan secara jelas kebutuhannya.
Prototyping adalah penegmbangan yang cepat dan pengujian terhadap model
kerja (prototyping) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang
yang bias digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis menurut (Rosa, 2016:32).
Prototyping disebut juga desain aplikasi cepat (Rapid Application Design/RAD)
karena menyederhanakan dan mempercepat desain sistem.
Berikut adalah tahapan-tahapan dalam proses prototipe secara umum:
1) Pengumpulan Kebutuhan
Developer dan klain bertemu lebih dahulu dan menentukan tujuan umum,
kebutuhan yang diinginkan dan bagian-bagian yang dibutuhkan nantinya.
2) Perancangan
Perancangan dilakukan dengan cepat dan rancangan tersebut mewakili aspek
software yang diketahui, dan rancangan ini menjadi dasar pembuatan
prototipe.
15
3) Evaluasi prototype
Klien akan mengevaluasi prototype yang dibuat dan menjelaskan kebutuhan
software.
Berikut ini adalah gambar dari model prototipe:
Gambar II. 2
Contoh Model Prototyping
2.2. Teori Pendukung ( Tools System )
Dalam mendesain atau merancang model sistem informasi yang diusulkan
dalam logical model, media ini merupakan alat yang tepat digunakan untuk
menggambarkan model dari sistem dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan
diagram-diagram menunjukan secara tepat arti fisiknya. Untuk memahami isi dari
tugas akhir ini, maka diperlukan beberapa pendukung mengenai definisi serta uraian
yang berkaitan dengan teori pendukung, sebagai berikut:
2.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Definisi diagram alir data menurut (Rosa, 2016:50) adalah “Pemodelan awal
basis data yang paling banyak digunakan, dikembangkan berdasarkan teori himpunan
16
dalam bidang matematika. ERD digunakan untuk pemodelan basis data relasional.
Jika menggunakan OODBMS maka perancang ERD tidak perlu digunakan”.
Simbol-simbol yang sering digunakan dalam Entity Relationship Diagram
sebagai berikut:
1. Entitas (entity)
Merupakan data inti yang akan disimpan, bakal tabel pada basis data, benda
yang memiliki data dan harus disimpan datanya agar dapat diakses oleh
aplikasi komputer, penamaan entitas biasanya lebih ke kata benda dan belum
merupakan nama tabel.
2. Atribut
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas.
3. Atribut kunci primer
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas dan digunakan
sebagai kunci akses record yang diinginkan, biasanya berupa id, kunci primer
dapat lebih dari satu kolom, asalkan kombinasi dari beberapa kolom tersebut
dapat bersifat unik (berbeda tanpa ada yang sama).
4. Atribut multinilai / multivalue
Field atau kolom dat yang butuh disimpan dalam suatu entitas yang dapat
memiliki nilai lebih dari satu.
5. Relasi
Relasi yang menghubungkan antara entitas, biasanya diawali dengan kata
kerja.
6. Asosiasi / associatiton
Penghubung antara relasi dan entitas di mana di kedua ujungnya memiliki
multiplicity kemungkinan jumlah pemakaian.
17
2.2.2. LRS (Logical Record Structure)
Logical Record Stucture (LRS) Mengimplementasikan table yang ada pada
database. Menurut Tabrani dalam Handayani et al. (2018:79) memberikan gambaran
“LRS adalah Logical Record Stucture dibentuk dengan nomor dari tipe recond
digambarkan oleh kotak empat persegi panjang dan dengan nama yang unik”
2.2.3. Unifeid modeling language (UML)
Sejarah UML ada beberapa usaha untuk menyatukan metode-metode
berorientasi objek yang bermunculan. Contohnya Fusion oleh Coleman dan kawan-
kawan (Coleman-94), yang memasukan konsep dari OMT (Object Modeling
Technique) (Rumbaugh-91),Booch (Booch-91), dan CRC (Wirfs-Brock-90). Karena
hal ini tidak melibatkan penulis asli, maka dianggap sebagai metode baru dan bukan
menggantikan berbagai metode-metode yang sudah ada. Usaha penggabungan yang
sukses pertamakali dan mengganti metode yang ada adalah ketika Rumbaugh
bergabung dengan Booch pada perusahaan Rational Software tahun 1994. Mereka
mulai mengkombinasikan konsep OMT dan metode Booch, yang menghasilkan
proposal pertama tahun 1995. Pada waktu itu, Jacobson juga bergabung di Rational
dan mulai bekerjasama dengan Booch dan Rumbaugh. Kerjasama mereka disebut
Unified Modeling Language (UML). Mereka merevisi metode masing-masing untuk
menghasilkan satu metode lengkap yang harmonis.Pada tahun 1996 Object
Management Group mengeluarkan permintaan untuk proposal-proposal untuk
pendekatan standar pemodelan berorientasi objek. Unified Modeling Language
diadopsi oleh anggota OMG sebagai standar pada November 1997. OMG
bertanggung jawab untuk pengembangan lebih lanjut dari standar UML menurut
(Akil, 2016).
18
Sedangkan menurut (Rosa, 2016:133) “UML (Unifeid modeling language)
adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk
mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan
arsitektur dalam pemrograman berorintasi objek”. Sedangkan menurut (Hendini,
2016) “UML (Unifeid modeling language) adalah bahasa spesifikasi standar yang
dipergunakan untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan dan membanngun
perangkat lunak. UML merupakan metodologi dalam mengembangkan sistem
berorientasi objek dan juga merupakan alat untuk mendukung pengembangan
sistem”. Alat bantu yang digunakan dalam perancangan berorientasi objek
berbasiskan UML adalah sebagai berikut:
1. Use Case Diagram
Use case diagram merupakan pemodelan untuk kelakuakn (behavior) sistem
informasi yang akan dibuat. Use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa
saja yang ada di dalam sistem informasi dan siapa saja yang berhak
menggunakan fungsi-fungsi tersebut.
2. Diagram Aktivitas (Activity Diagram)
Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari
sebuah sistem atau proses bisnis.
3. Diagram Urutan (Sequence Diagram)
Sequence Diagram menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan
mendeskripsikan waktu hidup objek dan pesan yang dikirimkan dan diterima
antar objek.
19
4. Diagram Kelas (Class Diagram)
Merupakan hubungan antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas
di dalam model desain dari suatu sistem, juga memperlihatkan aturan-aturan
dan tanggung jawab entitas yang menentukan perilaku sistem. Class Diagram
juga menunjukkan atribut-atribut dan operasi-operasi dari sebuah kelas dan
constraint yang berhubungan dengan objek yang dikoneksikan.
Class Diagram secara khas meliputi: Kelas (Class), Relasi
Assosiations, Generalitation dan Aggregation, attribut (Attributes), operasi
(operation/method) dan visibility, tingkat akses objek eksternal kepada suatu
operasi atau attribut. Hubungan antar kelas mempunyai keterangan yang
disebut dengan Multiplicity atau Cardinality.
20
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Institusi Pemerintahan
Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah
IV sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri
No.43 Tahun 2015 Pasal 571 huruf f, mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah di
bidang penyelenggaraan urusan pemerintahan dan sinkronisasi serta
harmonisasi pembangunan daerah lingkup Pendidikan,
Ketenagakerjaan dan Transmigrasi, Pemberdayaan Perempuan dan
Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana,
Kepemudaan, Olahraga, Perpustakaan dan Kearsipan. Untuk kantor
yang ada di Jl.makam pahlawan kaliabata 20. Jakarta Selatan ini masih
menggunakan teknik pembukuan dan di bantu dengan Ms. Excel dalam
pengolahan datanya.
3.1.1. Sejarah Institusi Pemerintahan
Diawali pada Zaman Hindia Belanda sampai tahun 1942,
Depdagri disebut Departement van Binnenlands Bestuur yang bidang
tugasnya meliputi Jabatan Kepolisian, Transmigrasi, dan Agraria.
Selanjutnya pada Zaman pendudukan Jepang (tahun 1942-
1945), Departement van Binnenland Bestuur oleh pemerintah Jepang
diubah menjadi Naimubu yang bidang tugasnya meliputi juga urusan
agama, sosial, kesehatan, pendidikan, pengajaran dan kebudayaan.
Naimubu atau Departemen Dalam Negeri berkantor di
21
Jalan Sagara nomor 7 Jakarta sampai Proklamasi tanggal 17 Agustus
1945.
Pada tanggal 19 Agustus 1945 Naimubu dipecah menjadi:
a. Departemen Dalam Negeri termasuk urusan agama, yang dalam
perkembangan lebih lanjut urusan agama dilepaskan dari
Departemen Dalam Negeri.
b. Departemen Sosial
c. Departemen Kesehatan.
d. Departemen Pendidikan, pengajaran dan kebudayaan.
Departemen Dalam Negeri yang dibentuk pada saat kabinet
presidensial yang pertama Negara Republik Indonesia pada tahun
1945. Nama Departemen dipakai berhubungan dengan
dikeluarkanya surat Edaran Menteri Pertama pada tanggal 26
Agustus 1959 No.1959 No.1/MP/RI/1959.
Departemen Dalam Negeri dalam Kabinet Pembangunan
dibentuk berdasarkan Keputusan R.I. No. 183 tahun 1968.
Pada Tahun 2010, nomenklatur Departemen Dalam Negeri
diubah menjadi Kementerian Dalam Negeri sesuai dengan Peraturan
Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2010 tentang Nomenklatur
Kementerian Dalam Negeri
Dan sejak berdirinya yang bermula dari Kabinet Presidensial
sampai dengan Kabinet Gotong Royong hingga Kabinet Kerja sudah
sering berganti beberapa menteri yang memegang jabatan di
Kementerian Dalam Negeri.
22
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Profesionalisme sangat diperlukan dalam intansi pemerintahan
sumber daya manusia untuk menggerakkan suatu pemerintahan. Maka
dari itu diperlukan spesialisasi kerja yang dituangkan ke dalam bentuk
struktur organisasi. Adapun struktur organisasi di lingkup Direktorat
Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri sebagai berikut.
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV
Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri
DIREKTUR
SINKRONISASI URUSAN PEMERINTAHAN DAERAH IV
SEKSI WILAYAH I
SEKSI WILAYAH II
SEKSI WILAYAH I
SEKSI WILAYAH I
WILAYAH I
SEKSI WILAYAH I
SEKSI WILAYAH I
SEKSI WILAYAH II
SEKSI WILAYAH II
SEKSI WILAYAH II
SEKSI WILAYAH II
STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF
KASUBBAG TATA USAHA
KASUBDIT
PERBERDAYAAN
PEREMPUAN DAN
PERLINDUNGAN ANAK
KASUBDIT
KETENAGAKERJAAN
DAN TRANSMIGRASI
KASUBDIT PENDIDIKAN
KASUBDIT
PENGENDALIAN
PENDUDUK DAN
KELUARGA
BERENCANAN
KASUBDIT
KEPEMUDAAN,
OLAHRAGA,PERPUSTAK
AAN DAN KEARSIPAN
23
Sedangkan struktur organisasi di lingkup Subbag Tata Usaha Direktorat
Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV sebagai berikut :
Gambar III.2.
Struktur Organisasi Subbag Tata Usaha Direktorat Sinkronisasi
Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah
Kementerian Dalam Negeri
Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV dalam
melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Permendagi No. 43
Tahun 2015 Pasal 687, menyelenggarakan fungsi-fungsi dari jabatan
tersebut diuraikan sebagai berikut:
1. Penyiapan perumusan kebijakan fasilitasi penyelenggaraan urusan
pemerintahan daerah;
2. Penyiapan perumusan kebijakan fasilitasi koordinasi, sinkronisasi dan
harmonisasi penyelenggaraan pembangunan daerah;
3. Pelaksanaan kebijakan fasilitasi penyelenggaraan urusan pemerintahan
daerah;
KASUBBAG TATA USAHA
STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF
TENAGA PENDUKUNG ADMINISTRASI
24
4. Pelaksanaan kebijakan fasilitasi koordinasi, sinkronisasi dan
harmonisasi penyelenggaraan pembangunan daerah dan antar-Daerah;
5. Pelaksanaan pembinaan umum fasilitasi penyelenggaraan urusan
pemerintahan daerah, sinkronisasi dan harmonisasi penyelenggaraan
pembangunan daerah;
6. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi penyusunan pemetaan urusan
pemerintahan;
7. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi penyusunan standar pelayanan
minimal penyelenggaraan urusan pemerintahan wajib yang berkaitan
dengan pelayanan dasar;
8. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi penyusunan norma, standar,
prosedur, dan kriteria penyelenggaraan urusan pemerintahan wajib yang
tidak berkaitan dengan pelayanan dasar;
9. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan fasilitasi
penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah, sinkronisasi dan
harmonisasi pembangunan daerah;
10. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang fasilitasi
penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah, sinkronisasi dan
harmonisasi pembangunan daerah; dan
11. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada Direktorat
Sinkronisasi Urusan Pemerintahan daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri untuk sistem
25
informasi kegiatan, penulis mengetahui prosedur sistem secara garis
besar. Adapun prosedur untuk sistem kegiatan tiap harinya terdiri dari:
1. Prosedur Surat Masuk.
Subbag Tata Usaha dan Sekretaris menerima surat masuk sebagai
tanda bukti surat telah masuk pada Direktorat Sinkronisasi Urusan
Pemerintahan Daerah IV.
2. Prosedur Agenda Surat.
Subbag Tata Usaha dan Sekretaris mengagendakan surat pada
Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV.
3. Prosedur Rekap Kegiatan
Sekretaris merekap kegiatan setiap harinya lalu diserahkan
kepada Direktur untuk disposisi.
4. Prosedur Disposisi.
Direktur memberikan perintah, arahan dan disposisi surat
tersebut diserahkan melalui Sekretaris kepada Staff Kasubbag
Tata Usaha dan diarsipkan. Kemudian diberikan kepada subdit –
subdit sesuai dengan perintah dan disposisi Direktur.
5. Prosedur Laporan Kegiatan
Berdasarkan surat dari Direktur yang telah disposisi maka
Sekretaris membuat rekapan kegiatan dan membuat laporan
harian.
26
3.3. Activity Diagram
Rancangan activity diagram menjelaskan berbagai kegiatan
dari pengguna untuk pengolahan sistem infomasi kegiatan. Berikut
ini adalah hasil rancangan activity diagram rancangan sistem
kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV
Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri.
Gambar III.3.
Activity Diagram
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Bentuk dokumen masukan merupakan bentuk dari dokumen-dokumen
yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah
uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem informasi kegiatan
27
pada Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri di Kalibata Jakarta
Selatan.
1. Surat Masuk
Nama Dokumen : Surat Masuk
Fungsi : sebagai Tanda Terima Surat
Sumber : Subbag Tata Usaha
Tujuan : Sekretaris
Frekuensi : Setiap surat datang
Jumlah : 1 surat per 1 kegiatan
Lampiran : A-1
2. Agenda Surat Masuk
Nama Dokumen : Agenda Surat Masuk
Fungsi : sebagai bukt tanda terima surat
Sumber : Subbag Tata Usaha
Tujuan : Sekretaris
Frekuensi : memberikan disposisi surat
Jumlah : 1 surat per 1 kegiatan
Lampiran : A-2
3. Rekapan Kegiatan
Nama Dokumen : Rekapan Kegiatan
Fungsi : Sebagai rekapitulasi
Sumber : Subbag Tata Usaha
Tujuan : Sekretaris
Frekuensi : Setiap akhir kerja rekap kegiatan
28
Jumlah : 1 -5 Lembar
Lampiran : A-3
4. Surat Telah Disposisi
Nama Dokumen : Surat telah disposisi
Fungsi : Sebagai perintah dan arahan
Sumber : Direktur SUPD IV
Tujuan : Kasubbag Tata Usaha Direktorat SUPD IV
Frekuensi : Setiap setelah disposisi
Jumlah : 1 Lembar
Lampiran : B-1
5. Laporan Sekretaris Perhari
Nama Dokumen : Laporan Sekretaris Perhari
Fungsi : sebagai laporan Kegiatan
Sumber : Sekretaris
Tujuan : Direktur SUPD IV
Frekuensi : setiap hari
Jumlah : 1-5 Lembar
Lampiran : B-3
3.5. Permasalahan Pokok
Sistem Informasi Kegiatan yang diterapkan saat ini oleh
Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri di Kalibata Jakarta
Selatan memiliki beberapa permasalahan. Adapun masalah- masalah
tersebut diuraikan sebagai berikut:
29
1. Admnistrasi Tata Usaha Direktorat Sinkronisasi Urusan
Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah
Kementerian Dalam Negeri masih menggunakan microsoft excel
dalam mengelola data surat masuk,Agenda surat,Rekap
Kegiatan dan Disposisi. Sehingga sering kali terjadi kesalahan
dalam memberikan informasi kegiatan.
2. Administrasi Tata Usaha Direktorat Sinkronisasi Urusan
Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah
Kementerian Dalam Negeri masih menggunakan microsoft word
dalam memberikan laporan kepada Direktur.
3.6. Pemecahan Masalah
Permasalahan yang terjadi pada Direktorat Sinkronisasi Urusan
Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah
Kementerian Dalam Negeri lebih fokus dan mendasar pada sistem yang
diterapkan dan sumber daya manusia yang ada di intansi tersebut,
sehingga pihak organisasi dari pemerintahan harus melakukan tindakan
pencegahan dan penanggulangan terhadap permasalahan yang terjadi,
sehingga pemerintahan dapat lebih maju dikemudian hari. Adapun
alternatif pemecahan masalah yang penulis sajikan terhadap masalah
yang dihadapi oleh Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan
Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam
Negeri yaitu:
30
1. Merancang sistem informasi kegiatan aplikasi website yang
mempermudah dalam memberikan informasi, memudahkan
pengguna melihat perkembangan data yang ditampilkan,
menyediakan fitur tambahkan, cetak, lihat kegiatan,dan sekilas info
2. Merancang sistem informasi kegiatan aplikasi website yang
digunakan admin untuk melihat informasi keterangan/disposisi
kepada masing-masing subdit, untuk memudahkan pengguna dalam
memberikan informasi kegiatan yang lebih efisien dan efektif untuk
mendukung kinerja dari intansi tersebut.
31
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Tahapan Perancangan Sistem
Setelah menganalisis dan menguraikan permasalahan yang
terjadi di sistem informasi Kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan
Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah
Kementerian Dalam Negeri, kemudian penulis merancang sistem
informasi kegiatan berbasis web. Sistem yang dirancang ini berisikan
usulan tentang analis kebutuhan, rancangan use case diagram,
rancangan diagram aktivitas dan rancangan dokumen usulan.
4.1.1. Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan merupakan tahapan awal yang dilakukan
penulis dalam penulisan Tugas Akhir. Dalam analisis kebutuhan ini
penulis membahas tentang perancangan sistem informasi kegiatan
Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri yang menjelaskan
tentang kebutuhan pengguna dan kebutuhan sistem.
A. Kebutuhan Pengguna
Pengguna dari sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi
Urusan Pemerintahan daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah
Kementerian Dalam Negeri ini memiliki dua (2) level akses yaitu
Admin dan Pengunjung. Masing-masing pengguna ini memiliki
kebutuhan fungsional yang berbeda- beda. Kebutuhan fungsional
32
menguraikan fungsi-fungsi dari sistem sesuai dengan level akses
untuk melakukan aktivitasnya.
A1 Skenario Kebutuhan Bagian Admin
a) Mengelola Surat Masuk
b) Mengelola Agenda Surat
c) Mencetak Rekap Kegiatan
d) Mengelola Disposisi
e) Mencetak Laporan
A2 Skenario Kebutuhan Pengunjung
a) Melihat sekilas info
b) Melihat kegiatan
B. Kebutuhan Sistem
1) Pengguna sistem harus mengisi username dan password
untuk melakukan proses login, jika berhasil maka pengguna
akan mengakses aplikasi sesuai dengan level aksesnya.
2) Pengguna harus melakukan logout setelah selesai menggunakan
aplikasi.
3) Laporan dapat diakses berdasarkan Periode tanggal dan tahun
kegiatan, rentang waktu pencarian cetak kegiatan.
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case
Rancangan sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi
Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah
Kementerian Dalam Negeri ini akan dimodelkan ke dalam bentuk
use case diagram. Hasil pemodelan rancangan menggunakan use
case diagram ini dapat dilihat pada halaman berikut.
33
Gambar IV.1.
Rancangan Usulan Use Case Diagram
Tabel IV.1.
Deskripsi Use Case Login
Use Case Name Login
Requirements User mengakses aplikasi admin
Goal Mengakses aplikasi utama admin sesuai level
akses masing-masing user
Pre-Conditions User mengisi username dan password
Post-Conditions Masuk ke dalam aplikasi kegiatan
Failed end Condition Salah mengisi username dan password
Actors Admin,
Main Flow/ Basic Path 1. User membuka aplikasi
2. User mengisi username dan password
3. User dapat mengakses aplikasi utama sesuai
dengan level akses
Alternate Flow/Invariant A -
Invariant B -
34
Tabel IV.2.
Deskripsi Use Case Mengelola Surat Masuk
Use Case Name Mengelola Surat Masuk
Requirements Admin dapat melihat surat masuk
Goal Admin dapat mengolah surat masuk
Pre-Conditions Admin harus mengisi data surat masuk
Post-Conditions Surat Masuk tersimpan di dalam aplikasi
Failed end Condition Surat Masuk yang diisi tidak lengkap
Actors Admin
Main Flow/ Basic Path 1. Admin Mengagendakan Surat
2. Admin menyimpan surat masuk
Alternate Flow/Invariant A A1. Data surat masuk tidak ada
A2. Data surat masuk tidak tersimpan
Invariant B B1. Data surat masuk ganda dan tidak tersimpan
Tabel IV.3.
Deskripsi Use Case Mengelola Agenda Surat
Use Case Name Mengelola Agenda Surat
Requirements Sekretaris Mengagendakan Surat
Goal Sekretaris
Pre-Conditions Sekretaris harus mengagendakan surat masuk
Post-Conditions Agenda surat tersimpan di dalam aplikasi
Failed end Condition Agenda Surat yang diisi tidak lengkap
Actors Sekretaris
Main Flow/ Basic Path 1. Sekretaris mengisi Mengaendakan Surat
2. Sekretaris Mengarsipkan surat
Alternate Flow/Invariant A A1. Surat tidak lengkap
A2. Surat tidak terarsipakan
Invariant B B1. Surat Rusak dan tidak tersimpan
Tabel IV.4.
Deskripsi Use Case Rekap Kegiatan
Use Case Name Mengelola Rekap Kegiatan
Requirements Sekretaris dapat melihat Rekap Kegiatan
Goal Sekretaris dapat mengolah Rekap Kegiatan
Pre-Conditions Sekretaris harus Merekap Kegiatan
Post-Conditions Rekap Kegiatan tersimpan di dalam aplikasi
Failed end Condition Rekap Kegiatan yang diisi tidak lengkap
Actors Sekretaris
35
Main Flow/ Basic Path 1. Sekretaris Rekap Kegiatan
2. Sekretaris menyimpan Rekap Kegiatan
Alternate Flow/Invariant A A1. Rekap Kegiatan tidak lengkap
A2. Rekap Kegiatan tidak tersimpan
Invariant B B1. Rekap Kegiatan ganda dan tidak tersimpan
Tabel IV.5.
Deskripsi Use Case Disposisi
Use Case Name Disposisi
Requirements Admin dapat melihat Disposisi
Goal Admin dapat mencetak Disposisi
Pre-Conditions Sekertaris telah Telah Merrekap Kegiatan
Post-Conditions Admin dapat melihat dan mencetak Kegiatan
Failed end Condition Rekap Kegiatan belum di isi oleh Sekretaris
Actors Admin
Main Flow/ Basic Path 1. Admin melihat Disposisi
2. Admin mencetak Disposisi
Alternate Flow/Invariant A A1. Rekap Kegiatan belum diisi oleh Sekretaris
Invariant B -
Tabel IV.6.
Deskripsi Use Case Laporan
Use Case Name Laporan
Requirements Sekretaris dapat melihat Laporan
Goal Sekretaris dapat Mencetak Laporan
Pre-Conditions Sekretaris harus Membuat Laporan
Post-Conditions Laporan tersimpan di dalam aplikasi
Failed end Condition Laporan yang diisi belum lengkap
Actors Sekretaris
Main Flow/ Basic Path 1. Sekeratris mengisi Laporan
2. Sekretaris menyimpan Laporan
Alternate Flow/Invariant A A1 Laporan tidak lengkap
A2 Laporan tidak tersimpan
Invariant B B1 Laporan ganda dan tidak tersimpan
36
Tabel IV.7.
Deskripsi Use Case Melihat Kegiatan
Use Case Name Melihat Kegiatan
Requirements Admin dan Pengunjung dapat melihat Kegiatan
Goal Admin dapat mencetak Kegiatan
Pre-Conditions Admin telah merekap Kegiatan
Post-Conditions Admin dapat melihat dan mencetak kegiatan
Failed end Condition Rekap Kegiatan belum diisi oleh Admin
Actors Admin dan Pengunjung
Main Flow/ Basic Path 1. Admin melihat Kegiatan
2. Admin mencetak Kegiatan
Alternate Flow/Invariant A A1. Rekap Kegiatan belum diisi oleh Sekretaris
Invariant B -
Tabel IV.8.
Deskripsi Use Case Melihat Sekilas Info
Use Case Name Melihat Sekilas Info
Requirements Sekretaris dan Pengunjung dapat melihat Sekilas
Info
Goal Sekretaris dapat mengolah Sekilas Info
Pre-Conditions Sekretaris harus mengisi data Sekilas Info
Post-Conditions Sekilas Info tersimpan di dalam aplikasi
Failed end Condition Sekilas Info yang diisi tidak lengkap
Actors Sekretaris dan Pengunjung
Main Flow/ Basic Path 1. Sekretaris mengisi data Sekilas Info
2. Sekretaris menyimpan data Sekilas Info
Alternate Flow/Invariant A A1 Sekilas Info tidak lengkap
A2 Sekilas Info tidak tersimpan
Invariant B B1 Sekilas Info ganda dan tidak tersimpan
Tabel IV.9.
Deskripsi Use Case Logout
Use Case Name Logout
Requirements Admin dapat melihat Kegiatan
Goal Admin dapat mengolah data Kegiatan
Pre-Conditions Admin harus mengisi data kegiatan
Post-Conditions Data Kegiatan tersimpan di dalam aplikasi
Failed end Condition Data Kegiatan yang diisi tidak lengkap
Actors Admin
37
Main Flow/ Basic Path 1. Admin mengisi data Kegiatan
2. Admin menyimpan data Kegiatan
Alternate Flow/Invariant A A1. Data Kegiatan tidak lengkap
A2. Data Kegiatan tidak tersimpan
Invariant B B1. Data Kegiatan ganda dan tidak tersimpan
4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas
Rancangan activity diagram menjelaskan berbagai kegiatan
dari pengguna untuk pengolahan sistem infomasi kegiatan. Berikut
ini adalah hasil rancangan activity diagram rancangan sistem
kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV
Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri.
1. Rancangan activity diagram bagian Admin
Gambar IV.2.
Activity Diagram Bagian Admin
38
2. Rancangan activity diagram bagian Pengunjung
Gambar IV.3.
Activity Diagram Bagian Pengunjung
4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan
Spesifikasi sistem berjalan merupakan perincian dari bentuk
dokumen- dokumen yang digunakan dalam sistem informasi kegiatan
Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kemeneterian Dalam Negeri. Bentuk dokumen
itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, dokumen masukan dan
dokumen keluaran.
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan merupakan bentuk dari dokumen-
dokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah
ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem
informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan
Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kemeneterian Dalam
Negeri.
39
1. Surat Masuk
Nama Dokumen : Surat Masuk
Fungsi : Sebagai tanda bukti surat masuk
Sumber : Admin
Tujuan : Basis Data
Frekuensi : Setiap pengolahan data surat masuk
Jumlah : 1 surat per 1 kegiatan
Bentuk : File
2. Agenda Surat
Nama Dokumen : Agenda Surat
Fungsi : Sebagai pengarsipan surat
Sumber : Admin
Tujuan : Basis Data - Admin
Frekuensi : Setiap ada surat masuk
Jumlah : 1 surat per 1 kegiatan
Bentuk : File
3. Rekap Kegiatan
Nama Dokumen : Rekap Kegiatan
Fungsi : Sebagai bukti surat telah masuk
Sumber : Admin
Tujuan : Basis Data
Frekuensi : 1 Surat 1 Kegiatan
Jumlah : 1-5 Lembar
Bentuk : File
40
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumen-
dokumen yang keluar atau dihasilkan oleh sistem. Dibawah ini adalah
uraian bentuk dokumen keluaran yang ada dalam sistem informasi
kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV
Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kemeneterian Dalam Negeri.
1. Disposisi /Keterangan
Nama Dokumen : Disposisi /keterangan
Fungsi : Sebagai perintah Direktur
Sumber : Direktur
Tujuan : Basis Data – Admin
Frekuensi : Setiap ada kegiatan
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : File
2. Laporan
Nama Dokumen : Laporan
Fungsi : Sebagai laporan kegiatan
Sumber : Basis Data
Tujuan : Direktur
Frekuensi : Setiap pengaksesan laporan kegiatan
Jumlah : 1-5 Lembar
Bentuk : File
4.1.5. Rancangan Prototype
Rancangan prototype atau rancangan tampilan antar muka untuk
sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan
41
Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Darah Kementerian Dalam
Negeri ini terdiri dari dua (2) level akses, yaitu Admin dan Pengunjung.
Masing-masing pengguna ini memiliki features yang berbeda.
A. Rancangan Prototype Level Admin
1. Rancangan Halaman Login
Gambar IV.4.
Rancangan Halaman Login
2. Rancangan Halaman Menu Utama Admin
Gambar IV.5.
Rancangan Halaman Menu Utama Admin
42
3. Rancangan Halamaan Kegiatan
Gambar IV.6.
Rancangan Halaman Kegiatan
4. Rancangan Halaman Tambahkan Kegiatan
Gambar IV.7.
Rancangan Tambahkan Kegiatan
43
5. Rancangan Halaman Lihat Kegiatan
Gambar IV.8.
Rancangan Halaman Lihat Kegiatan
6. Rancangan Halaman Sekilas Info
Gambar IV.9.
Rancangan Halaman Sekilas Info
44
7. Rancangan Halaman Cetak Kegiatan
Gambar IV.10.
Rancangan Halaman Cetak Kegiatan
8. Rancangan Halaman Periode Kegiatan
Gambar IV.11.
Rancangan Halaman Periode Kegiatan
9. Rancangan Cetak Kegiatan
45
Gambar IV.12.
Rancangan Cetak Kegiatan
B. Rancangan Prototype Level Pengunjung
1. Rancangan Menu Utama Pengunjung
Gambar IV.13.
Rancangan Menu Utama Pengunjung
2. Rancangan Halaman Kegiatan Pengunjung
46
Gambar IV.14.
Rancangan Kegiatan Pengunjung
3. Rancangan Halaman Pengunjung Sekilas Info
Gambar IV.15.
Rancangan Halaman Menu Sekilas Info
4.2. Perancangan Perangkat Lunak
47
Perancangan sistem informasi kegiatan Direktorat
Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri ini menjelaskan
tentang rancangan basis data yang terdiri dari entity relationship
diagram (ERD), logical record structure (LRS), spesifikasi file, class
diagram, sequence diagram, hardware dan software. Berikut ini
akan diuraikan tentang perancangan perangkat lunak sistem
informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan
Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam
Negeri.
4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship diagram (ERD) menampilkan basis data
yang menggambarkan hubungan atau relasi yang terjadi antar entitas
di dalam basis data untuk perancangan sistem informasi kegiatan
Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV Ditjen
Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri.
`
48
User
Memiliki
Surat Masuk
Memiliki
Agenda Surat
Rekap Kegiatan
Laporan
Password
Kode User
No Surat Masuk Jenis Surat Masuk Tanggal MasukTanggal Surat
Masuk
Asal Surat Masuk
Perihal
Keterangan
Acara
No surat Masuk
Jenis Surat
Tanggal Surat
Tanggal Surat Masuk
Asal Surat Surat Masuk
Perihal
Intruksi
Penyelenggaraan Jam KegiatanKeterangan Tanggal Kegiatan
Hari Kegiatan
Nama Kegiatan
No Kegiatan
Perihal
Keterangan No Laporan
Tahun
Hari
Waktu
Tanggal
Bulan
Nama User
User Name
Keterangan
Memiliki Memiliki
Gambar IV.16.
Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD)
4.2.2. Logical Record Structure (LRS)
Logical record structure (LRS) merupakan hasil kardinalitas
dari entity relationship diagram (ERD) yang telah digambarkan di
49
atas. Adapun logical record structure (LRS) yang dirancang untuk
sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan
pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah
Kementerian Dalam Negeri dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Surat Masuk
Agenda Surat Masuk
Rekap Kegiatan
User
Laporan
No Masuk
Asal Masuk
No Masuk
Perihal
No Kegiatan
Keterangan
Kode User
No Laporan
Keterangan
Perihal
Jenis Surat
Intruksi
Keterangan
Acara
Tanggal Surat Masuk
Nama user
Jenis Surat Masuk
Asal Masuk
Keterangan
Intruksi
Tanggal Masuk
Tanggal Surat Masuk
Penyelenggaraan
Pelaksanaan
Tanggal Kegiatan
Hari Kegiatan
Nama Kegiatan
Bulan
Tahun
Perihal
Waktu
Tanggal
Hari
Name User
Password
Gambar IV.17.
Rancangan Logical Record Structure (LRS)
50
4.2.3. Spesifikasi File
Penjelasan dari rancangan basis data diuraikan lebih lanjut
dalam bentuk spesifikasi file. Adapun spesifikasi file yang terdapat
pada basis data diuraikan sebagai berikut:
1. Spesifikasi file User
Nama File : User
Akronim : user.sql
Fungsi : untuk menyimpan data diposisi
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 80 byte
Kunci Field : userid
Software : MySQL
Tabel IV.10.
Spesifikasi File User
No Nama Field Tipe Panjang Ket
1 Kode User varchar 15 Primary Key
2 Nama User varchar 15
3 Name User varchar 10
4 Password varchar 50
2. Spesifikasi file Surat Masuk
Nama File : surat masuk
Akronim : suratmasuk.sql
Fungsi : untuk mengelola data surat
51
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 143 byte
Kunci Field : suratmasukid
Software : MySQL
Tabel IV.11.
Spesifikasi File Surat Masuk
No Nama Field Tipe Panjang Ket
1 Nomor Masuk varchar 20 Primary Key
2 Jenis Surat varchar 8
3 Tanggal Masuk varchar 15
4 Tanggal Surat Masuk varchar -
5 Asal Masuk varchar -
6 Perihal int 20
7 Intruksi varchar 40
8 Keterangan varchar 20
9 Acara varchar 20
3. Spesifikasi file Agenda Surat
Nama File : Agendasurat
Akronim : Agendasurat.sql
Fungsi : untuk menyimpan data agenda surat
Tipe File : File Master Organisasi
File : IndexedSequential
Akses File : Random
Media : Harddisk Panjang
record : 123 byte
52
Kunci Field : agendasuratid
Software : MySQL
Tabel IV.12.
Spesifikasi File Agenda Surat
No Nama Field Tipe Panjang Ket
1 Nomor Masuk varchar 20 Primary Key
2 Jenis Surat varchar 8
3 Tanggal Masuk varchar 15
4 Tanggal Surat Masuk varchar -
5 Asal Masuk varchar -
6 Perihal varchar 20
7 Intruksi varchar 40
8 Keterangan varchar 20
4. Spesifikasi file RekapKegiatan
Nama File : rekapkegiatan
Akronim : rekapkegiatan.sql
Fungsi : untuk menyimpan data kegiatan
Tipe File : File Master Organisasi
File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 205 byte
Kunci Field : rekapkegiatanid
Software : MySQL
Tabel IV.13.
Spesifikasi File Rekap Kegiatan
No Nama Field Tipe Panjang Ket
1 No Kegiatan varchar 20 Primary Key
2 Nama Kegiatan varchar 30
53
3 Hari Kegiatan date 10
4 Tanggal Kegiatan date 15
5 Jam Pelaksanaan date 60
6 Penyelenggaraan text 50
7 Keterangan text 20
5. Spesifikasi file Laporan
Nama File : laporan
Akronim : laporan.sql
Fungsi : untuk menyimpan laporan
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 125 byte
Kunci Field : laporanid
Software : MySQL
Tabel IV.14.
Spesifikasi File Laporan
no nama field tipe panjang Ket
1 No Laporan varchar 15 Primary Key
2 Hari varchar 15
3 Tanggal int 15
4 Bulan varchar 15
5 Tahun int 15
6 Waktu date 10
7 Perihal varchar 20
8 keterangan text 20
54
4.2.4. Class Model/Class Diagram
Class diagram menggambarkan struktur statis dari sebuah
sistem. Class diagram berupa gambar grafis mengenai struktur
objek statis dari suatu sistem, menunjukan class-class objek yang
menyusun sebuah sistem dan juga hubungan antara class objek
tersebut. Berikut ini adalah hasil rancangan class diagram untuk
perancangan sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi
Urusan pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah
Kementerian Dalam Negeri.
Gambar IV.18.
Rancangan Class Diagram
55
4.2.5. Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan urutan atau tahapan kegiatan
yang bersumber dari use case pada use case diagram yang telah
digambarkan di atas. Berikut ini adalah hasil rancangan sequence
diagram untuk perancangan sistem informasi kegiatan Direktorat
Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri.
1. Rancangan Sequence Diagram Login
Gambar IV.19.
Rancangan Sequence Diagram untuk Login
56
2. Rancangan Sequence Diagram Pengunjung
Gambar IV.20.
Rancangan Sequence Diagram untuk Pengunjung
4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software
Spesifikasi sistem komputer merupakan syarat sistem dalam
perancangan sistem ini, terbagi spesifikasi perangkat keras dan
perangkat lunak yang digunakan untuk merancang sistem informasi
kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV
Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri.
Adapun spesifikasi dari perangkat keras dan perangkat lunak akan
diuraikan sebagai berikut.
57
A. Perangkat Keras (Hardware)
Spesifikasi minimum dari perangkat keras yang diperlukan untuk
sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan
Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam
Negeri, yaitu:
1. CPU (Central Processing Unit)
a. Processor : 2 GHz
b. Memory : 4 GB
c. Harddisk : 500 GB
2. Monitor : Resolusi Layar Maksimum (1366 x 768)
3. Keyboard : 86 keys
4. Mouse : Optical
B. Perangkat Lunak (Software)
Spesifikasi minimum dari perangkat lunak yang diperlukan untuk
sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan
Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam
Negeri, yaitu:
1. Sistem Operasi : Windows 10 Pro
2. Web Server : Wamp Server 2.1
a. Apache : Apache 2.2.17
b. MySQL : MySQL 5.5.8
c. PHP : PHP 5.3.5
3. Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8.0
58
4. Web Browser
a. Mozzila Firefox : Versi 68.0.2
b. Google Chrome : Versi 76.0.3809.132
4.3. Jadwal Implementasi
Waktu yang dibutuhkan untuk merancang sistem informasi
kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV
Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri
terdiri dari empat (4) bulan. Adapun rincian kegiatannya dapat dilihat
pada tabel berikut ini.
Tabel IV.15.
Jadwal Implementasi
No
Tahapan Kegiatan
Waktu Kegiatan Per Minggu
April Mei Juni Juli
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Penelitian
2. Analisis Kebutuhan
3. Pengumpulan Data
4. Pembuatan Bab 1
5. Pembuatan Bab 2
6 Pembuatan Bab 3
7 Pembuatan Bab 4
8 Pembuatan Bab 5
9 Evaluasi
59
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Penulisan Tugas Akhir yang didasari oleh hasil riset pada
Direktorat Sinkronisai Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina
Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri tentang perancangan
sistem informasi kegiatan sampai pada tahapan akhir. Kesimpulan yang
dapat diambil dari penulisan laporan Tugas Akhir ini diuraikan sebagai
berikut:
1. Sistem yang diterapkan Direktorat Sinkronisai Urusan
Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah
Kementerian Dalam Negeri untuk informasi kegiatan masih
menggunakan sistem pembukuan dan Microsoft Excel dan
Microsoft Word yang mengandalkan media kertas yang
menyebabkan penumpukan data pada kantor tersebut terutama
dalam penumpukan surat masuk, agenda surat, rekap kegiatan,
disposisi dan laporan kegiatan maupun arsip pencatatan laporan
yang harus diserahkan pada pimpinan yang berupa catatan-
catatan pada kertas selebaran.
2. Sistem informasi kegiatan yang diusulkan dapat mengolah data
informasi dan dapat melihat langsung kegiatan yang akan di
laksanakan maupun yang telah dilaksanakan.
60
3. Sistem informasi kegiatan yang dirancang menyediakan fasilitas
berupa menghapus, menyimpan, mengubah, dan mengolah data
yang dibutuhkan.
4. Rancangan sistem usulan terdiri dari dua (2) level akses, yaitu
Admin dan pengunjung. Admin dapat mengelola data kegiatan,
tambahkan kegiatan, sekilas info,laporan, dan cetak kegiatan.
Pengunjung dapat melihat kegiatan, sekilas info dan mengakses
website.
5.2. Saran
Adapun saran yang dapat penulis berikan kepada Direktorat
Sinkronisai Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan
Daerah Kementerian Dalam Negeri tentang rancangan sistem informasi
kegiatan ini yang perlu dikembangkan lagi serta dilengkapi dalam ke
depannya antara lain:
1. Sistem informasi kegiatan yang telah diusulkan dapat dimanfaatkan
dan digunakan sebaik mungkin, sehingga dapat berguna dan
memberi manfaat yang baik bagi Direktorat Sinkronisai Urusan
Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah
Kementerian Dalam Negeri dengan cara mengevaluasi serta
merealisasikan sistem yang dirancang.
2. Perlu adanya pemeliharaan sistem serta keamanan secara bertahap
dengan tujuan agar menjaga keamanan data yang telah ada dan
validitas informasi.
61
3. Pengembangan secara berkala agar dapat lebih bermanfaat bagi
pihak Direktorat Sinkronisai Urusan Pemerintahan Daerah IV
Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri dari
segi keamanan, tampilan ataupun penambahan fungsi.
62
DAFTAR PUSTAKA
Adiguna, A. R., Saputra Chandra, M., & Pradana, F. (2018). Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang pada PT Mitra Pinasthika
Mulia Surabaya. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen
Gudang Pada PT Mitra Pinasthika Mulia Surabaya, 2(2), 612–621.
https://doi.org/10.1016/j.humimm.2008.04.008
Akil, I. (2016). Rekayasa Perangkat Lunak Dengan Model Unified Process Studi
Kasus : Sistem Informasi Journal. Jurnal Pilar Nusa Mandiri, 7(Maret), 11.
A. Suryadi dan yuli siti Zulaikhah, “Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip
Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall,” vol. VII, no. 1, hal. 13–
21, 2019.
B. S. Hantono dan G. D. Putra, “Analisis Unjuk Kerja Aplikasi Digital Signage Xibo pada
Single Board Computer Raspberry Pi,” Semin. Nas. Teknol. Inf. dan Multimed., hal. 23–
28, 2014.
Gusrion, D., Kom, S., & Kom, M. (2018). Membuat Aplikasi Penyimpanan Dan
Pengolahan Data Dengan Vb . Net. 5(1), 150–163.
Hendini, A. (2016). Pemodelan UML sistem informasi Monitoring Penjualan dan
stok barang. Pemodelan Uml Sistem Informasi Monitoring Penjualan Dan Stok
Barang (Studi Kasus: Distro Zhezha Pontianak), IV(2), 107–116.
Hutahean, J. (2014). Konsep Sistem Informasi. In Climate Change 2013 - The
Physical Science Basis (Vol. 53).
https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004
Rosa. (2018). Rekayasa Perangkat Lunak. Informatika Bandung.
S. Aji, Migunani, dan F. N. Hakim, “Rancang Bangun Sistem Informasi Disposisi Surat
Berbasis Web (Studi Kasus Kementerian Pekerjaan Umum),” Indones. J. Netw. Secur.,
2014.
63
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. Biodata Mahasiswa
NIM : 12161769
Nama Lengkap : Firdaus
Tempat/ Tanggal Lahir : Palembang 06 Juni 1985
Alamat lengkap : Jalan Asrama Zeni AD.06 RT/RW. 006/007
Kel.Lubang Buaya Kec. Cipayung, Jakarta Timur
II. Pendidikan
1. SDN Negeri Cahya Okus Sumatera Selatan, Lulus Tahun 1997
2. SLTP Muhammadiyah 12 Okus Sumatera Selatan, Lulus Tahun 2000
3. SLTA Bamadita Rahman Jakarta Timur, Lulus Tahun 2007
Jakarta, 5 Juli 2019
FIRDAUS
64
65
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran A-1. Surat Masuk
66
67
68
Lampiran A-2. Agenda Surat
Lampiran A-3. Rekap Kegiatan
69
Lampiran A-4. Disposisi
70
71
72
73
74
75
76
77
Lampiran A-5. Laporan