PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 2008-2012
POLITICASPLAN ESTRATÉGICO
Durante el proceso de capacitación, formación y acompañamiento en Planeación Estratégica, se construyeron las políticas para la orientación de la Junta Directiva y el comité de Gerencia a través de los siguientes documentos: • Código de Ética de FONTEBO 2007-2012 • Plan de políticas directivas y anexo de objetivos estratégicos 2007 a 2012 • Documento de protocolo de comunicación, (código de convivencia) de Junta Directiva.
Estos documentos, constituyen los procedimientos preliminares del direccionamiento estratégico de la organización.
CODIGO DE ETICA PLAN ESTRATÉGICO
El siguiente es el código de Ética de FONTEBO, con base en el cual se establece el manual de convivencia en la gestión de la transformación hacia una cultura organizacional que facilita el liderazgo social de FONTEBO centrado en la calidad del servicio al cliente.
DEFINICIÓN DE POLITICAS
La ruta definida a seguir en el despliegue de políticas y valores corporativos, en el marco del desarrollo del Plan Estratégico y gestión de la cultura organizacional de servicio de 2007 a 2012 fue:
PLANEAMIENTOESTRATÉGICO2007–2012
Se precisan dos políticas transversales a todas las áreas de la organización, ya que integralmente, nos debemos a la misión de servicio a los clientes segmentados por FONTEBO y actualizados periódicamente. Los procesos de comunicación y atención en el servicio son competencia transversal para todas las áreas y personal de FONTEBO, tanto en la atención del cliente interno como externo.
POLÍTICAS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. TRANSVERSALES A LA ORGANIZACIÓN.
• Actualizar y hacer uso de la base de datos, segmentando la población e identificando perfiles propios, fundamentales para la creación y proyección de servicios y/o productos. • Promover y sostener comunicación y participación activa con entidades del sector solidario, financiero y con ETB, para estar a tono con las directrices emanadas desde el marco político, económico y social, y así, incentivar el desarrollo y producción de conocimiento en FONTEBO.
PLANEAMIENTOESTRATÉGICO2007–2012
EJES POLÍTICAS OBJETIVO ESTRATÉGICO
1. Lograr la satisfacción del cliente.
Política 1: - Lograr el establecimiento de nichos de mercado social en la población de asociados y sus beneficiarios, del sector de las telecomunicaciones, etc. - Satisfacer de forma asertiva las necesidades y expectativas de los asociados a FONTEBO - Conocer periódicamente las características cambiantes de la población e identificar indicadores para la evolución de resultados. - Política 2: - Identificar y definir marcos de referencia de acción del trabajo participativo para poder vislumbrar de forma más técnica y objetiva el desarrollo de la visión empresarial de FONTEBO. - Generar sistemas y métodos de información actualizada de ETB y así promover alianzas en proyectos orientados al desarrollo integral de los asociados y sus familias.
Garantizar la fidelidad de los clientes.
2. Establecer Apertura del vínculo
Política: Reformar el contrato social, para garantizar capacidad legal a la apertura del vínculo.
Lograr la reforma de Estatuto por consenso.
PLANEAMIENTOESTRATÉGICO2007–2012
EJES POLÍTICAS OBJETIVO ESTRATÉGICO
3. Optimizar portafolio de
servicios
Políticas:
- Lograr equilibrio financiero enfocado a fortalecer la ventaja competitiva del fondo frente al sector financiero y competencia. - Garantizar la rotación de cartera que genere los recursos necesarios, para la prestación de los servicios. - Incrementar las colocaciones para fortalecer la ventaja competitiva del fondo frente al sector financiero, con responsabilidad social.
Potenciar la calidad de los servicios.
4. Mejora continua
Política:
Establecer estrategia de servicio con altos índices de calidad, con base en criterios de dirección.
Reconocer el estado actual de FONTEBO.
PLANEAMIENTOESTRATÉGICO2007–2012
EJES POLÍTICAS OBJETIVO ESTRATÉGICO
5.Capacitación Políticas:
- Ser conscientes del mejoramiento en los conocimientos aplicados para generar las competencias en beneficio general de FONTEBO. - Formar liderazgo estratégico directivo en FONTEBO, para garantizar el mejoramiento continuo de sus directivos. - Generar un compromiso de desarrollo en los líderes de FONTEBO, para garantizar su posicionamiento a futuro. - Institucionalizar el programa de mentores que transfieran conocimiento y capital intelectual a los nuevos líderes. - Desarrollar la vocación del servicio en el cliente interno, para lograr el sentido de pertenencia del cliente externo.
Transformar cultura y generar
responsabilidad social.
PLANEAMIENTOESTRATÉGICO2007–2012
EJES POLÍTICAS OBJETIVO ESTRATÉGICO
5.Capacitación Políticas: - Diseñar y estructurar los procesos y desarrollo de competencias laborales y sociales en los asociados y sus familias. - Institucionalizar la cultura de la calidad y del trabajo en equipo, para lograr y proyectar el liderazgo social de FONTEBO. - Aplicar el reglamento Disciplinario a quienes incumplan los compromisos establecidos en el código de ética, en todos los niveles de la organización.
Transformar cultura y generar
responsabilidad social.
OBJETIVOSESTRATÉGICOS2007–2012
Eje Temático What Qué
Who Quién
How Cómo
When Cuándo
Where Dónde
Why Por qué – Para
qué
1. Satisfacción del Cliente
Dar respuesta al asociado en el menor tiempo posible
DEDS, Dir. Financiera,
Gerencia, Junta Directiva
Personalizada, orientada. Nuevos
productos
Permanentemente En todas la áreas de FONTEBO y ETB
Garantizar la fidelidad de clientes
2. Apertura del Vínculo
Definir estrategia mediática con Comisión de Reforma Estatutaria
Equipo de Trabajo
Brindando acompañamiento a la Comisión
Estableciendo un cronograma de reuniones
FONTEBO Lograr la reforma de Estatuto por consenso.
3. Optimización del Portafolio de Servicios
Identificar y aprovechar la cadena de valor
Dir. Financiera, Gerencia, JD,
DEDS.
Realizando un diagnóstico de producto cliente. Reposicionando a FONTEBO en ETB
Permanentemente (Trimestralmente)
FONTEBO y áreas de ETB
Potenciar la calidad de los servicios
Maximizar el valor agregado
Renovando y ampliando el portafolio de servicios. Migrar hacia una Gerencia de Mercadeo Social
Permanentemente (Sujeto a fecha de diagnóstico)
FONTEBO, Cliente interno y externo
OBJETIVOSESTRATÉGICOS2007–2012
Eje Temático What Qué
Who Quién
How Cómo
When Cuándo
Where Dónde
Why Por qué – Para qué
4. Mejora Continua Diagnóstico
d e C l i m a Organizacional
J u n t a Directiva y Administr a c i ó n (área de Gest ión Humana)
Aplicando un instrumento de medición y tabulación, elaborando informe
P r i m e r a s e m a n a d e junio
FONTEBO Reconocer e l e s t a d o a c t u a l d e Fontebo
5.Capacitación Creación de Formac ión d e Formadores
J u n t a Directiva y Administración
Adop tando un modelo pedagógico social
2º semestre de 2007
FONTEBO Transformar c u l t u r a y g e n e r a r responsabilidad social.
MISIÓNYVISIÓN
MISIÓN
Somos una organización solidaria del sector de las telecomunicaciones, con un amplio portafolio de servicios de calidad, comprometidos con la formación de líderes para generar bienestar y desarrollo económico sostenible, con responsabilidad social.
VISIÓN
Ser en el 2012 la Organización Solidaria líder del sector de las telecomunicaciones, con mayor inversión social y desarrollo humano sostenible con proyección en América Latina.
PROYECTOS DE PLANEACION ESTRATEGICA 2008- 2012
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PLANEACIÓNESTRÁTEGICA2008‐2012PROYECTO JUSTIFICACIÓN(LLUVIADEIDEAS) OBJETIVOGENERAL
1IMPLEMENTACIÓN,CERTIFICACIÓNYMANTENIMIENTODELSISTEMADEGESTIONDECALIDAD
ORGANIZAR,MEJORAR,ESTANDARIZAR,SOSTENIMIENTO,CONTROL,MEJORASERVICIO
IMPLEMENTARENFONTEBOUNSISTEMADEGESTIÓNDECALIDADBASADOENLANORMAISO9001
2DISEÑOEIMPLEMENTACIÓNDELMODELODEMERCADEOPROMOCIONAR,DIFUNDIR,SERVICIO,COSTOS,VENTAS,COMERCIALIZACIÓN,PUBLICIDAD
DEFINIRELMODELODEMERCADEOCONBASEENLASNECESIDADESDEFONTEBOPARAPROMOCIONARELPORTAFOLIODESERVICIOS
3DEFINICIONYFORTALECIMIENTODELPERFILDELCLIENTEINTERNO
CALIDAD,COMPETENCIAS,NECESIDADES,CAPACITACIÓN,BIENESTAR,RECONOCIMIENTO
DISEÑAREIMPLEMENTARPROGRAMASQUEPERMITANELDESARROLLOPORCOMPETENCIASYBIENESTARDELCLIENTEINTERNO
4DISEÑODELMODELODECOMUNICACIÓNINFORMACIÓN,IMAGEN,ORGANIZACIÓN,PUBLICIDAD,POSICIONAMIENTO
DEFINIRLASPOLÍTICAS,PROCEDIMIENTOSEINSTRUMENTOSDECOMUNICACIÓNCORPORATIVA,TANTOINTERNACOMOEXTERNA
5ESTRUCTURACIÓNEIMPLEMENTACIÓNDELMODELODESERVICIOALCLIENTE
SATISFACCIÓN,NECESIDADES,SERVICIO,OPORTUNIDAD,FIDELIZACIÓN,PERCEPCIÓN
CREARYMANTENERESTRATEGIASDESERVICIOQUEPERMITANMEDIRLAPERCEPCIÓNYSATISFACCIÓNDELASOCIADOSOBREELPORTAFOLIODESERVICIOSOFRECIDOSPORFONTEBO
6DISEÑOEIMPLEMENTACIÓNDELMODELODESEGURIDADINFORMÁTICA
RIESGO,CONTROL,CONFIDENCIALIDAD,PREVENCIÓN,ACTUALIZACIÓN,OPTIMIZACIÓN,PREVENCIÓN
DEFINIRLASPOLÍTICASEINSTRUMENTOSDESEGURIDADINFORMÁTICACORPORATIVA
7DIGITALIZACIÓNDELARCHIVOCENTRALCONFIDENCIALIDAD,ORGANIZACIÓN,INFORMACIÓN,IMAGEN,EIFICIENCIA,AGILIDAD,SERVICIOS
OPTIMIZARLOSPROCESOSDECONSERVACIÓNDOCUMENTAL
8IMPLEMENTACIÓNDEINTRANET IMPLEMENTARENFONTEBOUNAHERRAMIENTADECOMUNICACIÓNINTERNAQUEPERMITAUNAMAYORFLUIDEZDELAINFORMACIÓN
9ACTUALIZACIÓNDELAPÁGINAWEB FACILITARLACOMUNICACIÓNEXTERNAATRAVÉSDELAPÁGINAWEB
RESUMEN DE PROYECTOS
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ESTADO DE LOS PROYECTOS
PROYECTO ESTADO
IMPLEMENTACIÓN, CERTIFICACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MANTENIMIENTO
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE MERCADEO EJECUCION Y EVALUACION DE CAMPAÑAS
DEFINICION Y FORTALECIMIENTO DEL PERFIL DEL CLIENTE INTERNO EJECUCION
DISEÑO DEL MODELO DE COMUNICACIÓN EJECUCION DE ACCIONES DE MEJORA Y DIVULGACION
ESTRUCTURACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SERVICIO AL CLIENTE MANTENIMIENTO Y EJECUCION DE ACCIONES DE MEJORA
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SEGURIDAD INFORMÁTICA EN EJECUCION
DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL ETAPA FINAL DE ENTREGA
IMPLEMENTACIÓN DE INTRANET EJECUTADO
ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB EJECUTADO
IMPLEMENTACIÓN, CERTIFICACIÓN Y MANTENIMIENTO
DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
Este proyecto le permitirá a FONTEBO impulsar y orientar una Cultura de Calidad que propicie la mejora en los procesos, servicios, el desarrollo de capacidades del personal, fortalecimiento de la confianza de los Asociados y una gestión eficiente orientada a resultados.
JUSTIFICACION
OBJETIVO Implementar en Fontebo un Sistema de gestión de la Calidad basado en la Norma ISO 9.001.
Establecer las condiciones
Generales en que se Encuentra Fontebo
Definir y Desarrollar el plan de Sensibilización y
capacitación de la norma y empoderar al personal para que gestione efectivamente
el sistema.
Elaborar el Diagnóstico inicial de Fontebo vs. la
norma ISO 9.001
Desarrollar el plan de acción propuesto
Determinar el plan de Acción con el fin de dar
cumplimiento a la Norma.
Controlar y verificar el funcionamiento del Sistema de calidad
implementado Realizar auditorias al Sistema de Gestión
de Calidad
Obtener la certificación de Fontebo en ISO 9001 Realizar un seguimiento
al SGC después de la certificación. Realizar Auditorias
periódicas y efectuar los correctivos del
caso.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
FASES DE DESARROLLO
1. Sensibilización y
Capacitación
2. Diagnostico
y Plan de Acción
3. Implementación
4. Estabilización del sistema
5. Proceso de
Certificación
6. Mantenimiento del sistema y Auditorias de Seguimiento
ISO 9001 Versión
2008
CRONOGRAMA
Abril 28 de 2010 Bogotá D.C.
JUSTIFICACIÓN
La planificación es un requisito indispensable para ellogrode losobje6vosydeldesempeñosa6sfactoriode laorganización. Por tanto el Presupuesto de Caja comoherramienta fundamental para la proyección y control delos recursos de efec6vo de FONTEBO, debe reflejar sucomportamientoeconómico,aminorandolaincer6dumbre,ylosriesgosporasumir,coninformaciónen6emporeal.
OBJETIVO GENERAL
Sistema6zar la herramienta de previsión de Ingresos yGastos en efec6vo, el Presupuesto deCaja, comomódulode l soLware operac iona l , para d inamizar sufuncionamiento y así facilitar la toma de decisioneseconómicas,financierasysocialesdeFONTEBO,dentrodelascondicionesytemporalidad,previstas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
– Contarcon informacióndetalladade losflujosdeefec6vodelFondo,en6emporeal.
– Establecer un control permanente sobre los flujos deefec6vo,paraladisposicióndelossobrantesy/ófaltantes.
– Evaluar la razonabilidaddel comportamientode losflujosde efec6voproyectados, paraop6mizar la administracióndelosrecursos.
CRONOGRAMA
AjusteEstructuraModelo 3era.SemanaSep6embre2008
1era.SemanaOctubre2008
DefiniciónRequerimientosDesarrolloMódulo
2da.SemanaOctubre2008 2da.SemanaMarzo2009
DesarrolloMóduloempresaso9ware
3era.SemanaMarzo2009
DesarrolloElaboraciónyEjecuciónPresupuestal
Consolidada
3era.SemanaMarzo2009 4ta.SemanaAgosto2009
ValidaciónyPruebasDesarrolloPresupuestal
Consolidado
2da.SemanaSep6embre2009 4ta.SemanaFebrero2010
DesarrolloElaboraciónyEjecuciónPresupuestalpor
Áreas
2da.SemanaAbril2010 2da.SemanaJulio2010
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE MERCADEO
JUSTIFICACION Los servicios que ofrece actualmente FONTEBO, son para el bienestar y satisfacción de los asociados y sus beneficiarios, quienes cuentan con valores agregados y diferenciales que garantizan ventajas en los servicios de crédito, ahorro permanente y a la vista, auxilios, subsidios, convenios y el Centro Recreacional, sin embargo, no cuenta con estrategias para promocionar, difundir, comercializar y posicionar dichos servicios ante sus asociados, con el fin de aumentar la demanda de los mismos, crear sentido de pertinencia y satisfacción.
OBJETIVO
Definir un Modelo de Mercadeo con base en las necesidades de los asociados de FONTEBO, para promocionar el portafolio de servicio, instrumento que se medirá semestral y anualmente de conformidad a la demanda y variaciones del mercado.
OBJETIVO ESPECIFICOS • Definir el alcance y políticas del modelo de mercadeo. • Evaluar y definir el Portafolio de Servicios. • Definir campañas de mercadeo para cada uno de los servicios que tiene FONTEBO.
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PLAN DE ACCION
• Definir objetivos, políticas y estrategias del modelo de mercadeo • Hacer el análisis de la información arrojada por la encuesta realizada por FONTEBO en junio de 2008. • Recopilación y consolidación de históricos de comportamiento por servicio. • Evaluación de los proveedores de EDS. • Elaboración informe de resultados. • Diseño del portafolio de servicios. • Priorización de las campañas de mercadeo por servicio. • Ejecución de las campañas. • Seguimiento y evaluación de las campañas de mercadeo.
CRONOGRAMA 2.010
AREA O DEPARTAMENTO
CAMPAÑA
ACTIVIDADES
ENERO FEBRE
RO MARZ
O ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOST
O SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE PRESUPUEST
O 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
SERVICIO AL CLIENTE Y EDS
JORNADA CENTRALES
Reunión concertación y coord. Campaña -
Segmentación bases de datos - Diseño,
impresión y publicación de piezas publicitarias
- Convocatorias - Publicación en medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos
email y celular - Envío cartas - Seguimiento y evaluación campaña
30.000.000
BIENVENIDO A FONTEBO PENSIONADOS
NUESTRO PORTAFOLIO EN MELGAR
ENCUESTA DE ESTUDIO DE NECE. Y EVALUACION DE LA SATIS.
CREDITO
ASOCIADOS SIN CREDITO
Reunión concertación y coord. Campaña -
Segmentación bases de datos - Diseño,
impresión y publicación de piezas publicitarias
- Convocatorias - Publicación en medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos
email y celular - Envío cartas - Seguimiento y evaluación campaña
7,200,000
LINEA DE CREDITO IMPUESTOS
LINEA DE CREDITO COMPRA DE CARTERA
LINEA DE CREDITO VACACIONES
LINEA DE CREDITO VIVIENDA
LINEA DE CREDITO EDUCATIVO
CRONOGRAMA 2.010 AREA O
DEPARTAMENTO CAMPAÑA
ACTIVIDADES
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEM
BRE OCTUBRE NOVIEMB
RE DICIEMBR
E PRESUPUESTO 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
CARTERA
BRIGADA DE CONDONACIONES
Reunión concertación y coord. Campaña -
Segmentación bases de datos - Diseño,
impresión y publicación de piezas publicitarias -
Convocatorias - Publicación en medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos
email y celular - Envío cartas - Seguimiento y evaluación campaña
4.500.000
RECUPERACION DE CARTERA (MENSAJES DE EDUCACION)
Reunión concertación y coord. Campaña -
Segmentación bases de datos - Diseño,
impresión y publicación de piezas publicitarias -
Convocatorias - Publicación en medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos
email y celular - Envío cartas - Seguimiento y evaluación campaña
TESORERIA AVATF
Reunión concertación y coord. Campaña -
Segmentación bases de datos - Diseño,
impresión y publicación de piezas publicitarias -
Convocatorias - Publicación en medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos
email y celular - Envío cartas - Seguimiento y evaluación campaña
1.200.000
CRONOGRAMA 2.010
AREA O DEPARTAMENTO
CAMPAÑA
ACTIVIDADES
ENERO FEBRE
RO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOST
O SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
PRESUPUESTO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
EDS
SEMANA DE LA SALUD
Reunión concertación y
coord. Campaña - Segmentación
bases de datos - Diseño, impresión y publicación de
piezas publicitarias -
Convocatorias - Publicación en
medios (pág.web, carteleras, etc) - Envío correos
email y celular - Envío cartas - Seguimiento y
evaluación campaña
21,200,000
JORNADA DE SALUD VISUAL JORNADA DE SALUD ORAL
EL DÍA DEL AHORRO CUMPLEAÑOS DE FONTEBO
FERIA PROVEEDORES
FERIA NAVIDEÑA
CRF (PROMOCION NUEVOS PLANES)
DEPORTES
CULTURA
RECREACION
SALUD - PREVENCIÓN
CAPACITACIÓN OLIMPIADA DEPORTIVA INFATIL (FUT, BOL, XBOX, PATIN, FUTBOLIN, COCA)
CUMPLEAÑOS DE LOS ASOCIADOS
DEFINICION Y FORTALECIMIENTO DEL
PERFIL DEL CLIENTE INTERNO
JUSTIFICACION En estas épocas de cambios y proyección de producción y mercados con altos estándares de calidad y competencia, es importante contar con un recurso humano altamente evaluado y ponderado donde se puedan realizar programas de motivación y capacitación de acuerdo a las necesidades de Fontebo. Se hace necesario implementar una estrategia orientada a la productividad y efectividad en la gestión, teniendo una información permanente de los indicadores de gestión con el fin de mantener un control sobre la efectividad y calidad en la prestación del servicio y mejorando la imagen de la empresa en el mercado.
OBJETIVO
Diseñar e implementar programas que permitan el desarrollo por competencias y bienestar del cliente interno.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Validar perfiles y definir las diferentes funciones para los cargos en cada una de las áreas. • Elaborar políticas salariales teniendo en cuenta las competencias y niveles jerárquicos. • Implementar el modelo e instrumentos de la evaluación del desempeño por competencias. • Medir las necesidades de capacitación de los colaboradores de Fontebo.
CRONOGRAMA TALENTO HUMANO 2009-2010
DEFINICION Y FORTALECIMIENTO DEL PERFIL DEL CLIENTE INTERNO CRONOGRAMA ACTIVIDADES 2009 CRONOGRAMA 2010
ACTIVIDADES ENE FEBMAR
ABRMAYJUN JULAGOSEPOCTNOVDIC ENE FEBMAR
ABRMAYJUN JULAGOSEPOCTNOVDIC
1. Validación y aprobación de perfiles y descripciones de cargos (manuales de funciones)
2. Elaborar políticas salariales, de reconocimientos, compensaciones y sanciones
3. Evaluación integral 360 grados a los colaboradores de FONTEBO
4. MEDIR LAS NECESIDADES DE LOS COLABORADORES DE FONTEBO
4.1 Encuesta a los colaboradores sobre las necesidades de capacitación.
5. Medición de Clima Organizacional
6. Actualización al Reglamento Interno de Trabajo
7. Actualización al Manual de Convivencia
8. Implementar el Modelo e Instrumento de Evaluación de Desempeño por Competencias
DISEÑO DEL MODELO DE COMUNICACIÓN
JUSTIFICACION Para poder gestionar de forma eficaz las comunicaciones a FONTEBO, es necesario crear un marco de cultura institucional adecuado, en el que todas las personas aporten al proceso, a fin de que utilicen las herramientas
(tecnológicas o no) adecuadas, y se fomente el flujo de mensajes en todas las
direcciones. Esto ayudará a disminuir la incertidumbre, reforzar las metas de la organización y encaminar esfuerzos hacia una empresa ágil, efectiva y más competitiva. OBJETIVO Describir el proceso de la comunicación en FONTEBO; a fin de entender como se desarrolla según los contextos de interacción presentes en el FONDO.
OBJETIVOS ESPECIFICOS • Identificar herramientas y canales de comunicación que permitan la eficaz implementación de los proyectos de trabajo de FONTEBO.
• Identificar e implementar una estrategia que permita conocer y apropiar la misión, visión, valores políticos y objetivos de calidad institucionales en los trabajadores del FONDO y sus asociados.
• Definir y afianzar procesos que permitan conocer y adoptar los procedimientos e instructivos para las comunicaciones internas y externas
• Optimizar un mecanismo de difusión que permita mantener informado al personal sobre temas relacionados con sus tareas y desarrollo personal.
METODOLOGÍA • Recolección de información para el conocimiento del ciclo de comunicación. • Desarrollo y Aplicación de conceptos comunicativos al modelo de FONTEBO. • Revisión de matriz de comunicación, diseño de procedimientos y definición de medios. • Presentación de Desarrollo de Modelo. Divulgación y aplicación
PRESUPUESTO • Inversión: $ 1.600.000 Apoyo de Asesor de Comunicaciones.
CRONOGRAMA 2009 2010
ETAPA EJECUCIÓNOCTUBRE NOVIEMB.
DIC FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
ACTIVIDADES RESPONSABLE
ElaboracióndeMatrizdeComunicaciones DIRECTORAEDSLIDERDECALIDAD
APOYOCOMUNICACIONES
RecoleccióndeInformacióndelflujoycanalesdecomunicacióninternayexterna
DIRECTORAEDSLIDERDECALIDAD
APOYOCOMUNICACIONES
Consolidación y estructuración de información,diagramadeflujo
DIRECTORAEDSLIDERDECALIDAD
APOYOCOMUNICACIONES
Elaboración de Procesos y Procedimientos decomunicación.
DIRECTORAEDSLIDERDECALIDAD
APOYOCOMUNICACIONES
Definición de Modelo de Comunicación,estructura,diseñoycontenido
DIRECTORAEDSLIDERDECALIDAD
APOYOCOMUNICACIONES
PresentaciónaComitédeGerencia DIRECTORAEDSLIDERDECALIDAD
APOYOCOMUNICACIONES
AjustesdelModelo ASISTENTEDESERVICOALCLIENTEYMERCADEO
DIRECCIONEDS
Aplicación,divulgaciónysocialización ASISTENTEDESERVICOALCLIENTEYMERCADEO
DIRECCIONEDS
ESTRUCTURACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE
SERVICIO AL CLIENTE
Establecer un Modelo de Servicio al Cliente que permita analizar, sugerir y diseñar estrategias de servicio para satisfacer las diferentes y cambiantes necesidades del cliente externo, con altos niveles de calidad.
JUSTIFICACION Dentro de la filosofía organizacional en Fontebo, el tema de servicio se convierte en un factor diferenciador y de competencia. A través de la identificación y calificación del servicio por parte del asociado se asegura o no la permanencia significativa en el mercado, conservar los clientes a largo plazo y el crecimiento positivo, de acuerdo a la misión y visión de la empresa.
OBJETIVO
OBJETIVOS ESPECIFICOS • Establecer las políticas y estrategias del modelo de Servicio al Cliente. • Establecer las herramientas de medición de la calidad del servicio en FONTEBO. • Implementar los procedimientos y protocolos del modelo que aseguren una excelente calidad en el servicio y una alto grado de satisfacción del asociado.
PLAN DE ACCION • Diseño de Políticas de Servicio. • Elaboración de Procedimientos e Instructivos: Manual de Servicio Telefónico, PQRS y Medición de la Satisfacción y la Calidad del servicio. • Aplicación de Acciones de Mejora.
CRONOGRAMA 2.010
Encuestas de Seguimiento:
CRONOGRAMA SERVICIO AL CLIENTE 2.010
CRONOGRAMA SERVICIO AL CLIENTE 2.010
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SEGURIDAD
INFORMÁTICA
Actualmente el auge de la tecnología nos ha llevado a utilizarla como herramienta de comunicación, permitiendo de esta manera una mayor accesibilidad a la información.
Por esta razón se hace necesario crear un modelo de seguridad informática que nos ofrezca las herramientas para contrarrestar las vulnerabilidades a la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Este modelo tiene como propósito establecer cada uno de las normas de seguridad para que de esta forma se pueda garantizar el funcionamiento de la infraestructura y seguridad de la información almacenada en los equipos de computo y servidores.
JUSTIFICACION
Establecer y dar a conocer las normas para la utilización y cuidado de los recursos informáticos, con el propósito de proteger la infraestructura computacional y garantizar la seguridad de la información de FONTEBO.
OBJETIVO
• Identificar todos los componentes y funcionalidades de la ISO27000, Norma 052/07 capitulo 10 de la Superintendencia Financiera y la ley 1273 de Mayo 01 del 2009, basado en el desarrollo de nuevas estrategias de seguridad informática que se aplican actualmente. • Realizar diferentes estrategias basadas en la continuidad del negocio, la confidencialidad, además del análisis del riesgo y el manejo de incidentes. • Sensibilizar a los usuarios de la necesidad de proteger los recursos informáticos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
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CRONOGRAMA 2010
IMPLEMENTACIÓN VIRTUALIZACIÓN DE
APLICACIONES
JUSTIFICACIÓN
DebidoalcrecimientodeFONTEBOsehacenecesariobuscarlamejormaneradeges6onarnosololosaplica6vossinotambiénelaprovechamientodelainfraestructuraqueseposee.Actualmentelasoluciónmasviableeslavirtualizaciónporquenosayudaráhaconstruirunainfraestructuramasflexibleyorganizada.
OBJETIVO GENERAL
Diseñareimplementarunainfraestructuradevirtualización,que nos ayude a controlar los costos adicionales eincrementarlaagilidadenlaejecucióndeprocesos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Consolidar las aplicaciones que por sus caracterísicas puedantrabajarenmáquinasvirtuales.
• Ampliar accesibilidad a las aplicaciones ydatosparamanejarunbalanceoydeestaformalograrrapidezenlasaplicaciones.
• DesarrollarunapolíicaderecuperacióndeerroresparaevitarpuntoscríicosenlaredFONTEBO.
IMPLEMENTACIÓN PLAN DE CONTINGENCIA BASE DE
DATOS - ORACLE
JUSTIFICACIÓN
Para FONTEBOpoder garanizar la coninuidad delnegocio, se hace necesario crear un plan deconingencia que le ayude ha recuperarserápidamenteencasodedesastre.Porestarazónsedebeconfigurar labasededatosen modo rack para cuando falle un equipo, otramaquina se encuentre en igualdad de condicionespararestablecerelservicio.
OBJETIVO GENERAL
Implementar una solución de almacenamientocomparido para garanizar alto rendimiento , altadisponibilidad y balanceo de cargas en el servidor debasededatos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Diseñar un plan de coningencia para permiir elnormalfuncionamientoencasodeaccidenteinternooexterno.
• Cumplirlareglamentaciónexigidaenlacircular052delaSuperFinanciera.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2010
ESTUDIO E IMPLEMENTACION PLANTA
ELÉCTRICA
JUSTIFICACIÓN
FONTEBOnocuentaconunaplantaeléctricaquepermitagaranizarlaconinuidaddelaoperaciónencasodefallaseléctricaseneledificiooaccidentesenelsectorporunperíodonomayordeunahoraymedia.
OBJETIVO GENERAL
Adquirir una Planta Eléctrica que permita sostener elfuncionamiento de las áreas y dar la atención requerida alasociado.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• IniciarporfaseslaActualizacióneneláreadeInformáicayCuartodeRedes.
• ExtenderlaActualizardelcableadoestructuradoacategoríasadecuadasalmundoinformáicodehoyentodoFONTEBO.
• AgilizarlosprocesosdeconexióninternosentreCliente‐Servidorparaquelatransferenciadeinformaciónaumente
CRONOGRAMA
DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
JUSTIFICACION
OBJETIVO Digitalizar el archivo físico de FONTEBO, correspondiente a carpetas de asociados, exasociados, garantías, avalúos, pagares, y la información que lo requiera de cada una de las áreas y direcciones de la organización.
Luego de ejecutar la primera etapa del proceso de depuración de la documentación de FONTEBO, en la cual se organizó el archivo, se hace necesario dar continuidad, al mismo, a través de una segunda etapa que busca optimizar el medio de conservación y agilizar los procesos de consulta.
OBJETIVO GENERAL
Digitalizar el archivo central utilizando las técnicas reglamentadas por el archivo general de la nación.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Facilitar los medios de consulta del archivo central • Asegurar la información del Fondo, teniendo en cuenta que se constituye en uno de los activos más importantes de la organización • Lograr el avance tecnológico del área de archivo • Dar cumplimiento a uno de los requerimientos del sistema de gestión de calidad
ETAPAS DE DIGITALIZACIÓN
1. Elaboración Cronograma de Trabajo. 2. Recepción de Documentos. 3. Alistamiento de Documentos.
– Desencarpetar . – Retirar Ganchos Cosedora. – Desempaste de Libros.
4. Digitalización de Documentos. – Conversión de archivos físicos a digitales. – Control calidad de imágenes.
5. Empalmar documentos y realizar entrega a las respectivas áreas. 6. Creación de la estructura documental. 7. Indexación de imágenes. 8. Parametrización del aplicativo. 9. Migración bases de datos y repositorio de imágenes. 10. Capacitación. 11. Puesta en Marcha.
CRONOGRAMA
PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL (DIGITALIZACION)
2009 2010
OCTUBRE NOVIEMB. DICIEMB. ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
INSTALACIONDEEQUIPOS
RECEPCIONYALISTAMIENTODOCUMENTAL
DIGITALIZACIONDEDOCUMENTOS
CREACIONDEESTRUCTURADOCUMENTAL
INDEXACIONDEDOCUMENTOS
CONTROLDECALIDADDEIMÁGENES
PARAMETRIZACIONDEUSUARIOS
MIGRACIONDEIMÁGENESALSERVIDORDEFONTEBO
CAPACITACIONPERSONALFONTEBO
IMPLEMENTACIÓN DE INTRANET
Actualmente FONTEBO se encuentra en una etapa muy importante debido al crecimiento, flujo de la información y variedad de operaciones, por esta razón se hace necesario implementar una herramienta que facilite las comunicaciones, ayudando a mejorar el flujo adecuado de la información y de esta manera cumplir con cada unos de los objetivos propuestos. Las ventajas de utilizar una herramienta como la Intranet es facilidad para compartir archivos, utilización del correo electrónico y otros medios de comunicación.
Adicionalmente al utilizar de una forma adecuada la conexión a Internet se amplían las posibilidades, pues puede estar en contacto con las diferentes actividades de la empresa así no se encuentre en la oficina.
JUSTIFICACION
Implementar en FONTEBO una herramienta de comunicación interna que permita una mayor fluidez de la información.
OBJETIVOS
OBJETIVOS ESPECIFICOS
CRONOGRAMA 2.009
ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB
• Se hace necesario el cambio de la pagina web, teniendo en cuenta que la existente actualmente posee falencias a nivel de seguridad.
• La pagina no cumple con las necesidades y expectativas de los asociados en cuanto a presentación y contenido.
• A nivel de informática se requiere una plataforma mas generalizada para su actualización y manejo.
JUSTIFICACION
Facilitar a través de la pagina web la comunicación externa y la divulgacion de los servicios de FONTEBO.
OBJETIVOS
OBJETIVOS ESPECIFICOS • Diseñar e implementar la página web como herramienta de comunicación
que permita una interacción real entre los asociados y FONTEBO. • Modernización de los recursos comunicativos a nivel tecnol{ogico • Facilitar el acceso y consulta a la información del portafolio de servicios. • Actualizar permanentemente al asociado de cambios ocurridos al interior
del fondo. • Divulgación de la imagen corporativa. • Mejoramiento de la presentación de la imagen corporativa • Prestar servicios de comunicación al asociado.
METODOLOGIA
PRESUPUESTO Costo Total Proyecto: $ 9.268.400
CRONOGRAMA CRONOGRAMADEELABORACIONPAGINAWEB AGOSTO SEPTIEMB. OCTUBRE NOVIEMB DICIEMBRE
ETAPA EJECUCIÓN DIASHÁBILES1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
FIRMADELCONTRATO,POLIZASYTRÁMITEADMINISTRATIVO
FONTEBO‐SCRAV 5
DESARROLLOARQUITECTURAINFORMACIÓN FONTEBO‐SCRAV 3
COMPOSICIÓNGRÁFICAYDEFINICIÓNDEESTILOSINSTITUCIONALES
FONTEBO‐SCRAV 5
BOCETACIÓNYGENERACIÓNPROPUESTAS SCRAV 11
DESARROLLODEAPLICACIONES(SIMULADOR,ESTADOSDECUENTA,COTIZADORYGENERADOR
DECERTIFICACIONES)‐INGENIERIASWSCRAV 45
DEFINICIÓNPROPUESTAFINAL FONTEBO‐SCRAV 5
ELABORACIÓNDETEMPLATEDEACUERDOAREQUERIMIENTOSTÉCNICOS
FONTEBO‐SCRAV 3
MONTAJE,MIGRACIÓNDEINFORMACIÓN,PRUEBAS
SCRAV 30
ELABORACIÓNRECURSOSYADAPTACIÓNGRÁFICADEAPLICACIONES
SCRAVSEGÚN
CANTIDADAPROX5
PRUEBASYCORRECCIONESFINALES FONTEBO‐SCRAV 5
ENTREGADEMATERIALYARCHIVOSFINALES SCRAV 1
LANZAMIENTOPAGINAWEB FONTEBO 1