PERTEMUAN 5 : SCOPE MANAGEMENT
Proyek Pengembangan Sistem Informasi
Apa itu Project Scope Management?
Scope merujuk pada semua pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk akhir dari sebuah proyek dan proses-proses yang digunakan.
Scope mendefinisikan apa yang termasuk dan yang bukan termasuk dalam proyek
Tim dan stakeholder proyek harus memiliki pemahaman yang sama tentang produk apa yang akan disediakan sebagai hasil akhir dari proyek dan proses-proses apa yang akan digunakan dalam membuatnya
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
2
Proses Project Scope Management
1. inisiasi2. Merencanakan scope (Scope planning)3. Menentukan scope (Scope definition)4. Membuat WBS5. Mengendalikan scope (Scope Control)6. Memverifikasi scope (Scope verification)
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
3
1. Inisiasi - metode untuk memilih proyek
a. Fokus pada kebutuhan organisasib. Mengkategorikan proyekc. Melakukan analisis keuangand. Menggunakan model pembobotane. Mengimplementasikan balanced
scorecard
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
4
a. Fokus pada kebutuhan organisasi
Kebutuhan organisasi yang berbeda-beda menentukan proyek apa yang akan diambil dan kapan proyek akan diambil
Memperhatikan tiga kriteria penting Organisasi membutuhkan proyek Ketersediaan dana untuk proyek Kemauan untuk mensukseskan proyek
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
5
b. Mengkategorikan Proyek
Pemilihan proyek dikategorikan berdasarkan Permasalahan : User mengalami masalah ketika
login ke dalam sistem karena kapasitas sistem sudah penuh
Kesempatan : Kesempatan untuk memperbaiki atau mengembangkan sistem
Directive : Dipengaruhi oleh pihak eksternal, seperti pemerintah
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
6
c. Analisis Keuangan
Tiga metode utama dalam memilih proyek berdasarkan nilai finansialnya1. Net present value (NPV)2. Return on investment (ROI)3. Payback analysis
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
7
c.1. Net Present Value AnalysisNet present value (NPV) analysis : untuk
menghitung keuntungan atau kerugian yang didapat dari suatu proyek dengan memperhitungkan faktor bunga dalam beberapa tahun kedepan
Jika nilai financial adalah kriteria utama untuk memilih proyek, maka proyek dengan NPV positif yang harus dipertimbangkan
Semakin besar nilai NPV semakin baik
Penghitungan NPV
Tentukan estimasi biaya dan keuntungan dari product life dan project life
Tentukan discount rate (faktor bunga)Hitung NPV
Net Present Value Example
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
10
Cont’d
c.2. Return on Investment
Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase keuntungan yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
12
BiayaTotalBiaya
TotalKeuntunganTotalROI
c.3. Payback Analysis
Digunakan untuk mencari tahu periode (dalam tahun) yang dibutuhkan untuk mengembalikan biaya investasi awal berdasarkan suku bunga tertentu
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
13
d. Model Pembobotan
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
14
IT Project Management, Third Edition Chapter 5
15
e. Implementing a Balanced ScorecardDrs. Robert Kaplan dan David Norton
mengembangkan pendekatan ini untuk membantu memilih dan mengelola proyek yang sejalan dengan strategi bisnis
Sebuah balanced scorecard mengubah value drivers organisasi, seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja keuangan menjadi serangkaian matriks yang telah didefinisikan
Lihat www.balancedscorecard.org Untuk informasi lebih lanjut
Project Charters
Setelah memutuskan apa proyek yang diambil, sangat penting untuk meresmikan proyek tersebut
Sebuah piagam charter adalah dokumen yang secara resmi mengakui keberadaan proyek dan memberikan arahan pada tujuan dan manajemen proyek
Stakeholder proyek utama harus menandatangani sebuah project charter untuk mengakui kesepakatan tentang kebutuhan dan tujuan proyek
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
17
2. Scope Planning dan Scope Statement
Scope planning meliputi penyusunan dokumen sebagai dasar keputusan proyek di masa mendatang, termasuk kriteria untuk menentukan penyelesaian proyek
Scope statement adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk menyusun dan mengkonfirmasi pemahaman umum dari ruang lingkup proyek
Termasuk: a project justification a brief description of the project’s products a summary of all project deliverables a statement of what determines project success
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
18
3. Scope Definition
Setelah terbentuk scope planning, step selanjutnya adalah mendefinisikan kerja dengan cara memecahnya menjadi satuan kerja yang dapat di manage
Menciptakan scope definition yang baik– Membantu meningkatkan akurasi
estimasi waktu, biaya dan sumberdaya
– Mendifinisikan baseline (acuan) untuk ukuran kinerja dan control proyek
– Membantu kelancaran komunikasi
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
19
4. Work Breakdown Structure (WBS)
WBS adalah dekomposisi hirarki yang berorientasi pada perolehan hasil pelaksanaan pekerjaan dari tim proyek untuk menyelesaikan tujuan proyek dan menciptakan hasil yang perlu diserahkan
WBS membagi-bagi pekerjaan proyek kedalam pekerjaan yang lebih kecil dan pengelolaan pekerjaannya lebih mudah. Tiap level turunan WBS mempresentasikan definisi pekerjaan proyek yang lebih detail
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
20
Contoh WBS disusun berdasarkan produk
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
21
WBS disusun berdasarkan tahapan
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
22
Intranet WBS in Tabular Form
1.0 Concept1.1 Evaluate current systems1.2 Define Requirements
1.2.1 Define user requirements1.2.2 Define content requirements1.2.3 Define system requirements1.2.4 Define server owner requirements
1.3 Define specific functionality1.4 Define risks and risk management approach1.5 Develop project plan1.6 Brief Web development team
2.0 Web Site Design3.0 Web Site Development4.0 Roll Out5.0 Support
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
23
Intranet WBS dan Gantt Chart pada Ms Project
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
24
Intranet WBS and Gantt Chart Organized by Project Management Process Groups
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
25
Pendekatan dalam menyusun WBSMenggunakan guidelines: beberapa organisasi
menyediakan guideline dalam mempersiapakan WBS
Pendekatan analogi: Review WBS yang serupa dan disesuaikan dengan proyek yang akan dikerjakan
The top-down: menuliskan pekerjaan yang paling besar kemudian dirinci ke pekerjaan terkecil
The bottom-up approach: Menuliskan detil pekerjaan kemudian menggabungkan beberapa pekerjaan ke level yang lebih tingg
Mind-mapping05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
26
Sample Mind-Mapping Approach
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
27
5. Scope change control
Pengendalian scope proyek berurusan dengan faktor-faktor yang dipengaruhi oleh pembuatan perubahan scope proyek dan pengaturan terhadap pengaruh dari perubahan itu sendiri.
Pengendalian scope memastikan semua permintaan perubahan (requested changes) dan tindakan perbaikan yang direkomendasikan telah diproses melalui proses pengendalian perubahan proyek yang terpadu.
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
28
6. Scope verification
Mencakup proses untuk mendapatkan formal acceptance dari stakeholder atas lingkup proyek yang telah diselesaikan dan yang berkaitan dengan perolehannya.
Memverifikasi scope berbeda dengan mengendalikan kualitas -- Quality Control (QC).
Pemverifikasian scope lebih memperhatikan penerimaan dari yang dihasilkan, sedangkan QC lebih mementingkan penemuan spesifikasi kebutuhan kualitas dari yang dihasilkan.
Catatan proses pemverifikasian scope diberikan secara lengkap untuk mendapatkan persetujuan
05/03/2023PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
29
Recommended