Building Competence. Crossing Borders.
Praxisbeispiele im Kontext des e-Business & Projektmanagements
Franziska-Juliette Klebôn
[email protected]@ufk.ch
Dateiname_Datum 2
Wer bin ich…?
Franziska-Juliette Klebôn Dozentin für Wirtschaftsinformatik, Zurich University of Applied Sciences
Fächer: Wirtschaftsinformatik I & IIGeschäftsprozessdesign (insb. BPMN, UML, EPK)Enterprise Solutions (insb. CRM, SCM, ERP)MAS WirtschaftsinformatikMAS Business AnalysisKolloquium Wirtschaftsinformatik
Management Consultant, Kunz & PartnerThemen: Business Transformation Global
Business Requirements Engineering (TQM, SixSigma, BPMN)Go-To-Market StrategiesICT Management (IT Strategy, IT Organization, IT Assessments)Banking Operations
Franziska-Juliette Klebôn, lic.oec; MBAStudium: Freiberg University of Technology and Economics,
Budapest University of Technology and Economics
Dateiname_Datum 3
...und wer sind Sie?
• ...Betriebswirtschaftler oder Informatiker?
• ...Anwender oder Hersteller?
• ...Praktiker oder Theoretiker?
• ... haben Sie bereits Erfahrungen in der Prozessmodellierung gemacht?
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AGENDA
Business Process Modelling
Business Process Management (BPM)
Verbindung BPM und PM Projektstudie
BPM
Definition, BPM Life-Cycle, strategische Ziele, Vor- und Nachteile
Geläufige Anwendungen
BPMN
Definition und Entstehungsgeschichte
Business Process Diagrams
Notationselemente
Geläufige Anwendungen
Geschäftsprozessmodellierung
Einführung ins Thema
- Gemeinsame Definition von Kern- und Unterstützungs- Prozessen
- Gemeinsame Definition von Zielen und strategischen Stoßrichtungen
- Wettbewerbs- und Marktbeurteilungen (Reports, Tools und Methoden)
Projektmanagement
Bekannte Methoden und Konzepte (Prince 2)
Phasen des Projektmanagement (Projekt-Life-Cycle)
Akquise
BPMN Repeater
Standardisierung
Best Practice Ansätze
Ausblick und Zukunft
Enterprise Solutions
ERP Systeme
- CRM
- DM
- SCM
ERP Evaluation
Best Practice Ansätze
Marktführer
Wiederholung & Aufrischung Notationen, Anwendungen, Best Practices und Projektstudie
Praxisteil II
Modellierung
- Bewerbungsprozess
- Rechnungsverarbeitung
Praxisteil III
Akquise: Sie begeben sich selbst in die Rolle des Consultants sowie in die des Unternehmens-vertreters
Praxisteil I
Modellierung
- Stellenanzeige 1-4
- SB Vertrieb
Praxisteil IV
CasaMia & RepAG
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Business Process Management (BPM)
Dateiname_Datum 6
Was ist ein Prozess?
Gespräch
Dateiname_Datum 7
Prozessdefinition
Ein Prozess ist eine Struktur, deren Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Informationen sind, die durch logische Folgebeziehungen verknüpft sind. Der Prozess hat einen definierten Input und Output und dient dazu, einen Wert für Kunden zu schaffen.
Vorstand
Vertrieb Kredit
SB Post
SB Vertrieb
Berater BauFi
Berater …
Leiter Kredit
PKF
SB BauFi Bew.
SB BauFi Abw.
Kunde
Input
Output
Dateiname_Datum 8
Was bedeutet BPM?
Gespräch
Dateiname_Datum 9
Definition und Anspruch von BPM
„Business Process Management (BPM), dt. Geschäftsprozessmanagement, ist ein ganzheitliches Rahmenkonzept, das alle Methoden verbindet, die darauf ausgerichtet sind, Prozesse konsequent mit der Unternehmensstrategie abzustimmen sowie einzelne Prozesse effizient zu gestalten, einzuführen und kontinuierlich zu optimieren.“
Quelle: BPM Body of Knowlegde der Gesellschaft für Organisation e.V.
Rahmenkonzept für eine Reihe von Methoden
Prozesse mit Unternehmensstrategie abstimmen
Prozesse effizient gestalten, einführen, optimieren
1
2
3
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Leichtgewichtiges BPM im LifeCycle
Unternehmensstrategie als Grundlage Prozessorientierung etablieren
Verbesserungsfähige Prozesse identifizieren BPM-Projekte planen und priorisieren
Strategisches Prozessmanagement
Projektziele als Grundlage Ist-Prozesse erheben und modellieren Ist-Prozesse analysieren, Prozessziele
definieren Soll-Prozesse entwerfen
Prozessentwurf
Fachliche Prozessmodelle als Grundlage Change Management
Human Workflow Management Systemintegration mit EAI und SOA
Prozessimplementierung
Gemessene Kennzahlen als Grundlage (BAM)
Abgleich mit Prozesszielen, Feedback zur Strategie
Absicherung der Prozesse (Monitoring, Eskalation)
Kontinuierliche Verbesserung (KVP)
Prozesscontrolling
KVP
Dateiname_Datum 11
Fazit: Mit BPM erreichen wir…
Geschäftsprozesse, die der Unternehmensstrategie entsprechen
Schlanke, standardisierte Geschäftsprozesse
Transparente, beherrschbare Geschäftsprozesse
Abgesicherte Geschäftsprozesse
Bewertbare Geschäftsprozesse
… eine effektive Gestaltung von SOA
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Motivation & Methodik
Dateiname_Datum 13
Motivation fachliche Modellierung
Was?
• Ablauforganisation
• Aufbauorganisation
• Datenorganisation
• IT-Organisation
Warum?
• Traditionell: QM, Optimierung, Planung, …
• BPM-Sicht: Grundlage für IT-gestützte Umsetzung, Ausführung und Monitoring
Wie?
• Traditionell: Visio, Word, Excel, (ARIS)
• BPM-Sicht: Integriert mit Ausführung und Monitoring
Alle “traditionellen” Punkte werden auch durch eine BPM-Suite unterstützt!
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Prozessmodelle…
… sind das Ergebnis von IST-Erhebungen oder SOLL-Konzeptionen
… bilden die Realität ab oder beschreiben die angestrebte Realität
… arbeiten als Bindeglied zwischen strategisch determinierten Projektzielen und operativer Umsetzung
… bilden einen Orientierungsrahmen für die Definition von Kennzahlen für das Prozesscontrolling
… existieren für verschiedene Zielgruppen (z.B. Management, fachliche Mitarbeiter, IT-Mitarbeiter, Partner)
… sind ein kritischer Erfolgsfaktor für BPM !
Dateiname_Datum 15
Methoden der Prozesserhebung
InterviewsExistierende Dokumente
FragebögenEigene
Beobachtungen
Strukturierung anhand der fünf „W“s
Ablauforganisation
Unstrukturiertes Wissen über betriebliche Abläufe
WAS: Was ist zu tun? Nicht wie!WANN: Zu welchem Zeitpunkt?
WER: Welche Stellen/Parteien führen aus?(WOMIT: Welche Daten, Systeme?)
WEITERES: Dokumente, Zeiten, Kosten, …
Workshops
DatenorganisationAufbauorganisation IT-Organisation
Dateiname_Datum 16
Prozesserhebung: Workshops
Mind-Mapping-DiagrammeUrsache-Wirkungs-Diagramme
ListenFormlose Flussdiagramme
Keine DetailerfassungProzess im Fokus, nicht Tagesablauf
Kein Abdriften in DiskussionenNicht werten – Mängel nur notieren
Welche Kunden erwarten welche Leistungen vom Prozess?Welche Qualitätsmerkmale sind relevant für die Zufriedenheit der Kunden?
Welche Aufgaben sind in welcher Reihenfolge wahrzunehmen?Wer trägt für einzelne Aufgaben die Verantwortung bzw. führt sie durch?
Welche Instrumente werden verwendet, welche Medienbrüche sind vorhanden?Wo herrscht Uneinigkeit bzw. Klärungsbedarf?
Dateiname_Datum 17
Prozesserhebung: Interviews
GesprächsleitfadenGeschlossene und Offene Fragen
Interviewer und Protokollant
Vertrauen bildenNicht anzweifeln oder werten
Mehrere Perspektiven einholenProzess im Fokus, nicht Tagesablauf
Unbewusste Tätigkeiten abfragen
Welche Kunden erwarten welche Leistungen vom Prozess?Welche Qualitätsmerkmale sind relevant für die Zufriedenheit der Kunden?
Welche Aufgaben sind in welcher Reihenfolge wahrzunehmen?Wer trägt für einzelne Aufgaben die Verantwortung bzw. führt sie durch?
Welche Instrumente werden verwendet, welche Medienbrüche sind vorhanden?Wo herrscht Uneinigkeit bzw. Klärungsbedarf?
Dateiname_Datum 18
Risiko: Modelle werden nicht gelebt
Daily Doingändert sich
SchwerVerfügbare
Modelle
Fehler in derErhebung
UnklareModelle
FalscheModelle
VeralteteModelle
UngenaueModelle
Schrank-ware
MangelndeAkzeptanz
„Prozess-Tapeten“
UnbekannteModelle
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Grundlagen
Dateiname_Datum 20
AufbaumodellierungDie Aufbaustruktur eines Unternehmens wird in der inubit BPM-Suite
mittels Organigrammen dargestellt
Organisationseinheit: Steht z.B. für eine Abteilung, wie Vertrieb oder Forschung, oder für eine Zweigstelle, wie„Niederlassung in Stadt ABC“, oder für den Vorstand
Rolle: Zusammenfassung der Aufgaben einer Person, z. B. „Entwickler“
Rolle Vorgesetzter : Zum Darstellen von Leitungsfunktionen, z. B. „Entwicklungsleiter“
Person: Repräsentiert konkrete Mitarbeiter einerOrganisationseinheit, z. B. „Erika
Mustermann“
Stellvertreter: Ist ein konkreter Mitarbeiter, der zusätzlichStellvertreter für eine Rolle ist
Dateiname_Datum 21
Aufbaumodellierung
Organisationseinheiten verweisen auf
• Organisationseinheiten
• Rollen
• Vorgesetzte
Rollen/Vorgesetzte verweisen auf
• Personen
• Stellvertreter
Dateiname_Datum 22
Aufbaumodellierung (Beispiel 1)
Dateiname_Datum 23
Aufbaumodellierung (Beispiel 2)
Dateiname_Datum 24
Organigramm-Verlinkungen
Pools und Bahnen können mit Organigrammen per Drag & Drop verlinkt werden
• Pool: Organisationseinheit; Bahn: Rolle
Tabulator “Verlinkung” am rechten Rand
Dateiname_Datum 25
Einfache Prozessmodellierung
Bei der einfachen Prozessmodellierung werden (ausgewählte) interne
Abläufe einer Organisationseinheit dargestellt
Zielgruppen:
• Geschäftsführung
• Fachabteilung
• Qualitätsmanagement
Notation:
• Business Process Modeling Notation (BPMN, OMG Standard)
• Stark eingeschränkte Menge der Elemente
• Flow Chart - ähnlich
Dateiname_Datum 26
Business Process Modeling Notation (BPMN)
Dateiname_Datum 27
Zwei Welten – Zwei Sprachen
Wir brauchen die maximale awareness über visible benefits
in der business agility.
Ohne loosely coupled layers und services ist
das einfach nicht straight forward!Business
IT
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Aber wieso eine neue Modellierungsnotation?
Requirements für eine erfolgreiche Prozessmodellierungssprache:
• Spezifisch entworfen für die Modellierung von Geschäftsprozessen
• Intuitive Verständlichkeit für Business-User (dadurch hohe Akzeptanz)
• Choreographien gleichermaßen wie Orchestrierungen darstellbar
• Große Ausdrucksfähigkeit durch spezifische Elemente (Prozess-Kontext)
• Basiskonstrukte zur Modellierung sind dennoch leicht erlernbar
• Standardisierung um Nachhaltigkeit zu sichern
• Zusätzlich: Optisch ansprechende Diagramme
BPMN (Business Process Modeling Notation)
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Die Entwicklung von BPMN
Die Historie:
• Entwicklung 2002 durch Steven A. White (IBM)
• Veröffentlichung durch Business Process Management Initiative (BPMI)
• 2005 Übernahme der BPMI durch die Object Management Group (OMG)
• Seit 2006 offizieller Standard der OMG (BPMN 1.0)
• Februar 2008: Release von BPMN 1.1
• März 2009: Release von BPMN 1.2
• Januar 2010: Release von BPMN 2.0
Dateiname_Datum 30
Wachsender Support
Sonstige Darstellung
UML Aktivitätsdiagramme
Tabellen
BPMN
EPK
Prozesslandkarten
0 20 40 60 80 100 120 140
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BPMN – ein Hype-Thema?
EPK Swimlane UML 1 UML 2 BPMN BPEL 1 BPEL 2 XPDL0
50
100
150
200
250
300
350
400
Interesse Kenntnisse Praxiserfahrung
Dateiname_Datum 32
Kernelemente der BPMN
Dateiname_Datum 33
Aufgaben
Eine Aufgabe ist ein atomarer Arbeitsschritt in einem Prozess
Muss genau einer Bahn zugeordnet werden (Wer führt die Aufgabe
aus?)
Beschriftung: Verb + Substantiv (Was soll womit getan werden?)
• z.B. erstellen, prüfen, bearbeiten, veröffentlichen, …
• z.B. Rechnung, Anfrage, Antwortschreiben, Quartalsbericht
Dateiname_Datum 34
Ereignisse
Ein Ereignis ist etwas, das während der Ausführung eines Prozesses geschieht
• Ist im Unterschied zu Aufgaben nicht aktiv, d.h. erfordert keine ArbeitBeeinflußt den Ablauf eines Prozesses
• Startereignis: Startet einen Prozess
• Zwischenereignis: Hält einen Prozess an, bis das Ereignis eintritt
• Endereignis: Beendet einen ProzessBeschriftung: Substantiv + VerbJeder Prozess sollte genau ein Start- und mindestens ein Endereignis haben
Dateiname_Datum 35
Weitere Ereignisse
Häufige Ereignistypen
• Nachrichtenereignis
• Timer-Ereignis
Dateiname_Datum 36
Gateways
Gateways entscheiden den Sequenzfluss
• Ein bestimmter Pfad wird ausgewählt (XOR-Gateway)
• Alle Pfade werden ausgewählt (AND-Gateway)
Entscheidungen müssen an den ausgehenden Kanten beschrieben werden
Gateways sollten immer paarweise (öffnend und schließend) verwendet werden
Dateiname_Datum 37
Verbreitung im Tool Markt
Dateiname_Datum 38
Basis-Notationselemente
Dateiname_Datum 39
BPMN – einfacher Task
Dateiname_Datum 40
BPMN – Prinzip interagierender Prozesse
Dateiname_Datum 41
BPMN – Mehrstufige EskalationNachrichten, Timer und Unterprozesse
Dateiname_Datum 42
Fehlerbehandlung und Terminierung
Dateiname_Datum 43
Typischen IntegrationsszenarioBPMN und EAI / SOA
Dateiname_Datum 44
Prozessmodelle und Geschäftsregeln
Dateiname_Datum 45
BPMN Repeater
Verwendungszweck: Geschäftsprozessmodellierung BPMI Idee veröffentlicht Standardisierung einfache und komplexe Prozesse Notation, die von allen Teilnehmern verstanden wird Verständnisbrücke zwischen Prozessentwurf und der technischen Ausführung einfacher Kommunikationsaustausch zwischen „business actors“
Dateiname_Datum 46
Business Prozess Diagramme (BPD)
Diagramme in der BPMN heißen Business Process Diagrams (BPD)
unterstützen die Abbildung oder Entwicklung von Prozessen unter menschlichen Experten
dienen der Veranschaulichung von Prozessabläufen
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3 prinzipielle Business Prozess Diagramme
Private (internal)
Abstract (public)
Collaboration (global)
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Private (internal) Process
innerhalb einer organisatorischen Einheit
am ehesten mit einem „Workflow“ vergleichbar
einzelner private Process könnte einem BPEL Document entsprechen
[Vgl. Inubit 5.0: Manual]
Dateiname_Datum 49
Abstract (public) Process
[Vgl. Inubit 5.0: Manual]
stellt die Interaktion zwischen einem private Process und einem externen, nicht näher spezifizierten Prozess (bzw. Akteur) dar
lediglich die Reihenfolge des Nachrichtenaustausches wird dargestellt
Dateiname_Datum 50
Collaboration (global) Process
[Vgl. Inubit 5.0: Manual]
konkrete Darstellung der Interaktion zwischen zwei Abstract Processes
es werden lediglich die zur Interaktion notwendigen Aktivitäten angezeigt
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Praxisteil I
Dateiname_Datum 52
Software
Bitte laden Sie sich den Bizagi Process Modeler
unter www.bizagi.com herunter und installieren
Sie dieses Programm auf Ihrem PC
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Beispiel 1: Prozessmodellierung
Aufgabe: Stelle ausschreiben
Es ist ein Unternehmen mit einer Fachabteilung und der Personalabteilung dargestellt.
Der Prozess "Stelle ausschreiben" beginnt, wenn ein Mitarbeiter benötigt wird. Die Fachabteilung meldet diesen aufgetretenen Mitarbeiterbedarf der Personalabteilung. Daraufhin verfasst die Personalabteilung eine Stellenausschreibung. Die Fachabteilung prüft diese Stellenausschreibung.Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder die Stellenausschreibung ist okay oder sie ist nicht okay. Ist sie nicht okay, wird sie von der Personalabteilung überarbeitet. Hierauf folgt erneut die Prüfung durch die Fachabteilung, wobei das das Ergebnis wiederum okay oder nicht okay sein kann. Es kann also vorkommen, dass die Stellenausschreibung mehrfach überarbeitet werden muss. Ist die Stellenausschreibung okay, so wird sie von der Personalabteilung veröffentlicht. Damit ist die Stelle ausgeschrieben, womit das Ende des Prozesses erreicht ist.
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Beispiel 2: Prozessmodellierung
Aufgabe: Stelle ausschreiben
Es soll ein Business Process Diagramm erstellt werden, in welchem zuerst eine Stellenausschreibung verfasst wird. Anschliessend soll die Stelle sowohl intern als auch extern ausgeschrieben werden. Die Aktivitäten "Stelle intern ausschreiben" und "Stelle extern ausschreiben" müssen also beide durch geführt werden. Allerdings gibt es keine bestimmte Reihenfolge, d.h. es kann erst die interne und dann die externe Ausschreibung erfolgen, oder umgekehrt - oder aber die die beiden Aktivitäten werden zeitgleich durchgeführt.
• Aufgabe 1: Stellen Sie diesen Prozess in einem BPMN- Diagramm dar.• Aufgabe 2: Erläutern Sie wie die "Token" (Marken) verschiedener Instanzen durch
den Sequenzfluss geleitet werden.
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Beispiel 3: Prozessmodellierung
Aufgabe: Medienauswahl für Stellenanzeige
In einem BPMN - Business Process Diagramm soll ein Sequenzfluss dargestellt werden, bei welchem darum geht, die Medien auszuwählen, in denen eine Stellenanzeige erscheinen soll. Zur Auswahl stehen die Homepage des Unternehmens, die Zeitung und eine Internet-Stellenbörse. Es können beliebig viele dieser Optionen gewählt werden, mindestens aber eine, denn sonst würde die Stellenanzeige überhaupt nicht veröffentlicht.
Dateiname_Datum 56
Beispiel 4: Prozessmodellierung
Öffnen Sie das das Business Process Diagramm "Kollaborationsprozess bei einer
Bewerbung".
Besprechen Sie in Kleingruppen das Diagramm.
Dateiname_Datum 57
Vergleich EPK & BPMN
Dateiname_Datum 58
Beispiel 5: Prozessmodellierung
Der SB Vertrieb erfasst den Auftrag mit Hilfe der Bestelldaten. Der erfasste Auftrag
wird durch den Leiter Produktion gesichert, um den voraussichtlichen Liefertermin zu
schätzen. Der SB Vertrieb avisiert darauf dem Kunden die Lieferung. In einzelnen
Fällen kann der Termin zum jetzigen Zeitpunkt jedoch noch nicht abgeschätzt werden,
in diesen Fällen unterbleibt die Avisierung vorerst.
Modellieren Sie diesen Prozess mit Hilfe von Aktivitäten, Sequenzflüssen, Gateways,
Ereignissen, Datenobjekten, Assoziationen, Pools und Lanes im Tool Bizagi. Stellen
Sie dabei die Interaktion zwischen Kunde, Vertrieb und Produktion dar! Speichern Sie
Ihr Ergebnis in der Gruppe: Aufgabe 5_Kürzel.
Dateiname_Datum 59
Fortgeschrittene Modellierung
Dateiname_Datum 60
Fortgeschrittene Modellierung
Die fortgeschrittene Modellierung führt die folgenden Themen ein:
Wiederholungen (Schleifen)
Verschiedene Aufgabentypen
Unterprozesse
Signale
Ausnahme-/Fehlerbehandlung
Datenmodellierung (Resource-Diagramm und Datenobjekte)
Metadaten
Prozessviewer
Prozesshandbuch
Zielgruppen:
Vorgaben für Anwendungsentwicklung
QM-Handbucherstellung
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Wiederholungen
Falls Aufgaben mehrfach ausgeführt werden müssen, so gibt es drei verschiedene Varianten:
Mehrfache sequentielle Ausführung
Mehrfache parallele Ausführung
Sequentielle Ausführung einer Aufgabengruppe
Dateiname_Datum 62
Aufgabentypen
Die BPMN unterscheidet verschiedene Typen von Aufgaben
Dienst: Die Aufgabe wird als Dienst (z.B. Web-Service) realisiert
Empfangen: Eine Nachricht wird empfangen Senden: Eine Nachricht wird gesendet Benutzer: Die Aufgabe wird über eine Taskliste mit
Formularunterstützung bereitgestellt Skript: Die Aufgabe wird als Skript realisiert Manuell: Die Aufgabe wird extern
realisiert
Die Aufgabentypen können auch durch das Kontextmenü geändert werden
Dateiname_Datum 63
UnterprozesseTeile eines Prozesses können zu Unterprozessen zusammengefasst werden
• Kapselung von Funktionalität
• Definition von Gültigkeitsbereichen (Scopes)
• Modularisierung und Wiederverwendung
Drei verschiedene Typen
• Eingebunden: Ein eingebundener Unterprozess enthält eine Prozessdefinition
• Wiederverwendbar: Ein wiederverwendbarer Unterprozess verweisst auf einen Prozess in einem anderen Diagramm
• Referenz: Ein referenzierter Unterprozess verweisst auf einen eingebundenen Unterprozess in einem anderen Diagramm
Dateiname_Datum 64
Unterprozess-Verlinkungen Unterprozesse können per Drag & Drop verlinkt werden
Tabulator “Verlinkung” am rechten Rand
Dateiname_Datum 65
Signal-EreignisseSignal-Ereignisse synchronisieren verschiedene Punkte in parallelen Prozessen
• Signal-Startereignis: Startet einen Prozess beim Eintreten eines Signals
• Signal-Zwischenereignis (einfangend/auslösend): Wartet auf oder generiert ein Signal
• Signal-Endereignis: Beendet einen Prozess mit einem Signal
Signale synchronisieren sich über gleiche Namen
Dateiname_Datum 66
AusnahmebehandlungAusnahmen werden in BPMN durch angeheftete Zwischenereignisse dargestellt
• Sobald eine Ausnahme auftritt wird die aktuelle Aktivität abgebrochen
• Sowohl an Aufgaben als auch an Unterprozessen
• Möglich für unspezifizierte, Nachrichten-, Timer-, und Signal-Zwischenereignisse (einfangend)
• Anheftbare Zwischenereignisse werden per Drag & Drop auf Aufgaben oder Teilprozesse gezogen – sobald ein blauer Rahmen erscheint kann das Ereignis angeheftet werden
Dateiname_Datum 67
Fehlerbehandlung
Die Fehlerbehandlung in BPMN ist eine Sonderform der Ausnahmebehandlung
Zwei verschiedene Ereignisse:
• Fehler-Endereignis (erzeugt einen neuen Fehler)
• Fehler-Zwischenereignis (fängt einen Fehler ein)
Dateiname_Datum 68
Datenmodellierung
Datentypen werden in Ressource-Diagrammen beschrieben
Klasse: Datentyp
Generalisierung: Spezialisierung zwischen Klassen
Assoziation: Beziehung zwischen zwei Klassen
Aggreation: Enthalten-sein Beziehung zwischen zwei Klassen
Komposition: Besteht-aus Beziehung zwischen zwei Klassen
Dateiname_Datum 69
Multiplizitäten
Assoziationen, Aggregationen und Kompositionen können Multiplizitäten enthalten Bezieht sich auf Anfang oder Ende Name: Bezeichner Multiplizität:
1: Genau einmal 1..*: Mindestens einmal 0..1: Maximal einmal *: Beliebig
Navigability: Stellt eine explizite Navigierbarkeit
dar (die Klasse am Anfang kennt dieKlasse am Ende)
Dateiname_Datum 70
Datenattribute
Klassen können Attribute enthalten Diese enthalten:
Name: Bezeichnung Typ: Frei definierbar oder XML-Schema
(über Bearbeiten/Typen aus Schemadatei importieren)
Multiplizitäten
Dateiname_Datum 71
Beispiel Datenmodellierung
Dateiname_Datum 72
Datenobjekte und -Verlinkungen
Klassen aus Ressource-Diagrammen können mit BPMN- Datenobjekten per Drag & Drop verlinkt werden
Ein BPMN-Datenobjekt repräsentiert einen Datentyp, z.B. Beleg
Eine eingehende BPMN Assoziation bedeutet, dass die Daten geschrieben werden Eine ausgehende BPMN Assoziation bedeutet, dass die Daten gelesen werden
Dateiname_Datum 73
Metadaten
Organigramm und BPMN-Elemente können mit Metadaten angereichert werden z.B. Texte, Zahlen, Datum, externe Dokumente (Word, Excel, etc.)
Die Konfiguration der Metadaten erfolgt im Metadaten Manager (unter Configuration)
Die Zuweisung der Metadaten erfolgt in den Eigenschaftsdialogen der Elemente
Die Ablage externer Dokumente sollte in einem Web-basierten Repository erfolgen (URL)
Dateiname_Datum 74
Prozessviewer
Über das Kontextmenü im Designerbaum können Zugriffsrechte zum Einsehen der Prozesse im Portal vergeben werden
Diese Prozesse können über das Portlet “Process Viewer” unternehmensweit bereitgestellt werden (inkl. Metadaten)
Dateiname_Datum 75
Prozesshandbuch
Über Datei/Prozessmodell-Report erstellen kann ein Prozesshandbuch
erzeugt werden
Auswahl der enthaltenen Diagramme
Eingabe eines Titels
Konfiguration der Elementeliste
Erstellung als PDF
Dateiname_Datum 76
Interaktionsmodellierung
Dateiname_Datum 77
Interaktionsmodellierung
Die Interaktionsmodellierung führt die folgenden Themen ein:
• Schnittstellendefinitionen (IT-Organisation)
• Modellierung mehrerer Organisationseinheiten und Systeme in verschiedenen Pools
• Nachrichtenfluß zwischen Organisationseinheiten und Systemen
• Abstraktionsstufen
• Ereignis-gesteuerte Entscheidungen
Zielgruppen:
• Fachabteilungen
• Kunden
• Partner
• Vorgaben für Anwendungsentwicklung (Schnittstellen)
Dateiname_Datum 78
IT-Organisation
Die IT-Organisation wird in der inubit BPM-Suite mittels Systemdiagrammen erfasst
Wichtige Elemente:
• IS: inubit Integration Server
• Externes System
• Benutzerinteraktion
• Kommunikationswolke:
Partnermanagement
• Firewall
Dateiname_Datum 79
Beispiel IT-Organisation
Dateiname_Datum 80
Mehrere Pools
Die BPMN ermöglicht die Darstellung von Interaktionen zwischen verschiedenen Teilnehmern, so genannte ChoreographienEin Teilnehmer kann dabei eine Organisationseinheit oder ein System seinJeder Teilnehmer wird in einem eigenen Pool dargestelltKommunikation zwischen den Pools wird als Nachrichtenfluß dargestellt:
• Quelle: Aufgabe (Senden), Nachrichten-Zwischenereignis (auslösend) oder Nachrichten-
Endereignis, Poolgrenze
• Ziel: Aufgabe (Empfangen), Nachrichten-Startereignis oder Nachrichten-Zwischenereignis
(einfangend) , Poolgrenze
Dateiname_Datum 81
Choreographie-Beispiel
Dateiname_Datum 82
Ereignis-gesteuerte Entscheidung
Entscheidungen in Prozessen können auf zwei Arten getroffen werden:
Daten-basiert (intern; dargestellt als XOR-Gateway)
Ereignis-basiert (extern; dargestellt als Ereignis-basiertes Gateway)Wenn auf verschiedene Ereignisse (Nachrichten, Timer) gewartet wird, jedoch nur eines eintreten kann, dann muss das Ereignis-gesteuerte Gateway verwendet werden!
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Praxisteil II
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Beispiel 1: Bewerbungsprozess
„Unser Personalvermittler sammelt eingehende Bewerbungen aus dem Hauptprozess Bewerbungsverfahren und stellt eine Liste der möglichen Kandidaten in Excel bereit, die er uns per Email zukommen lässt. Für jeden Kandidaten wird automatisch ein gesonderter Vorgang angelegt. Es muss durch den Sachbearbeiter HR (ManfredMeier) geprüft werden, ob der Kandidat für uns grundsätzlich in Frage kommt. Wenn ja (i.d.R. in 20% der Fälle), soll eine Email verschickt werden, die den Kandidaten zum Gespräch einlädt. Wenn nein (80%), muss er eine freundliche Ablehnung erhalten.
Wir gehen davon aus, dass die Prüfung des Kandidaten ca. 30 Minuten Bearbeitungszeit in Anspruch nimmt. Eine Ablehnung nimmt zusätzlich 10 Minuten in Anspruch, da sie kurz begründet werden soll“
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Beispiel 1: Bewerbungsprozess
• Überführen Sie die verbale Beschreibung des Prozesses „Kandidatenprüfung“ in ein Business Prozess Diagramm
• Modellieren Sie die relevante Aufbauorganisation der Musterfirma GmbH, und ordnen Sie die Stelle „Sachbearbeiter HR“ den entsprechenden Aktivitäten im Business Workflow zu
• Erstellen Sie ein Systemdiagramm, das das Zusammenspiel der technischen Systeme im Prozess beschreibt
• Verknüpfen Sie die drei Diagramme sinnvoll miteinander
Dateiname_Datum 86
Dateiname_Datum 87
Beispiel 2: Rechnungsverarbeitung
Aufgabe: Rechnungen verarbeiten
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Evaluation & Akquise
Dateiname_Datum 89
Lernziele
Wir unterscheiden mindestens drei Ziele eines ERP-Projektes
Wir identifizieren die ERP-Anforderungen mit fünf Methoden
Wir analysieren eine Auftragserfassung und konstruieren dazu ein stellenorientiertes
Ablaufdiagramm.
Wir verschaffen uns eine Marktübersicht durch eine Online Grobevaluation.
Wir bestimmen die Zukunftssicherheit eines ERP-Anbieters aus:
• Gewinn zu Eigenkapitalquote
• Gewinnwachstum zu Umsatzwachstum
Dateiname_Datum 90
Snap-On verliert $50 Millionen UmsatzDas neue Auftragserfassungssystem von Baan verzögert Bestellungen, inventarisiert die Lager falsch, und führt zu 40% höheren Kosten.
FoxMeyer geht Konkurs.Klagen von $1 Milliarde sind hängig.FoyMeyer klagt, dass eine schlechte SAP Installation mitgeholfen habe, die Firma in den Konkurs zu treiben, nun klagt FoxMeyer gegen sie SAP AG, SAP America und Anderson Consulting.
Folgen einer „schlechten Evaluation“ ?!
Dateiname_Datum 91
Spektakuläre Fälle fehlgeschlagener Projekte…
Das PKW-Zulassungsprojekt des Staates Kalifornien mit einem Verlust von 54
Millionen Dollar nach 6 Jahren
Das Autovermietungs- und Hotelvermittlungsprojekt der American Airlines mit
165 Millionen Dollar Verlust nach 7 Jahren
Das Gepäckverteilungssystem auf dem Flughafen Denver, das nie fertig
wurde und der Stadt Denver einen täglichen Verlust von 1,1 Millionen Dollar
bescherte
Das zentrale Steuerverwaltungssystem der U.S. Internal Revenue Service,
das schon seit 8 Jahren entwickelt wird, mehr als 200 Millionen Dollar
gekostet hat und immer noch nicht funktioniert.
Dateiname_Datum 92
ERP-Projekt
GrobevaluationFeinevaluationAnforderungenInvestitionsrechnungBeurteilungDarstellung der Anforderungen
Dateiname_Datum 93
Ziele eines ERP-Projektes
Beschaffung des „optimalen Systems“ gemessen an den Anforderungen
Kostenziele (Budget)• Einführungskosten• Unterhaltskosten• Kosteneinsparungen
Organisatorische Ziele• Reduktion manuelle Abläufe• Optimierung der Prozesse• Beschleunigung der Durchlaufzeit• Sicherstellung der Wartung
Terminziele• Evaluation 6 Monate• Einführung 9 Monate• Tests & Schulung 3 Monate• Gesamtdauer 18 Monate
Dateiname_Datum 94
Methoden zu Identifikation von Anforderungen
Beobachtung
Dokumente analysieren
Interviews
Umfrage
Workshops
Dateiname_Datum 95
Methoden zu Identifikation von Anforderungen: Beobachtung
• Wie?
Rundgang durch das Unternehmen
Sachbearbeiter bei der Auftragseingabe beobachten
Produktion beobachten
Nachteile:
Aussenstehenden fallen wichtige Details nicht auf.
Die aufwändigen Ausnahmefälle treten in der Beobachtungszeit
nicht auf.
Dateiname_Datum 96
Methoden zu Identifikation von Anforderungen: Dokumentanalysen
• QS-Handbuch (ISO-9000)
Prozessdokumentation
Verantwortlichkeiten
Dokumente
Bestellunterlagen, Produktionspapiere, Rechnungen, …
Nachteile:
Oft veraltet
Anderer Fokus
Dateiname_Datum 97
Methoden zu Identifikation von Anforderungen: Workshops
• Vorbereitung
Leitfaden für Interviews
Getesteter Fragebogen und Auswertungskonzept für Umfragen
Resultat:
Persönliche, gegenteilige Meinungen
Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen
Dateiname_Datum 98
Methoden zu Identifikation von Anforderungen: Workshops
Vorteile:
Ermöglicht Diskussion
Gemeinsame Lösungsfindung
Nachteile:
aufwändig
gute Moderation wichtig!
Dateiname_Datum 99
Darstellung von Anforderungen
Funktionen, Checklisten
Stellenorientiertes Ablaufdiagramm
Dateiname_Datum 100
Darstellung von AnforderungenFunktionen Checklisten
• Häufig• Unübersichtlich, Lange• Begriffe unbekannt, unklar• Zu viel wird angekreuzt (im Zweifelsfall "ja")
Dateiname_Datum 101
Anforderungen an die Grobevaluation:Killerkriterien
• Wichtige Module / Funktionen• Integrationsmöglichkeiten• Betriebssysteme / technische Anforderungen• Manchmal Preisobergrenze
• …
Lösungen, welche die Killer-Kriteriennicht erfüllen, werden nicht weiterberücksichtigt !!!
Dateiname_Datum 102
Anforderungen an die Grobevaluation:KANN Kriterien
• Oft gewichtet• Oft auch nicht-direkt greifbare Kriterien wie
Beziehung zum Hersteller• Werden in die Nutzwertanalyse übernommen• Keine Preis-Elemente (Investitionsbeurteilung ist separat)
Dateiname_Datum 103
Beurteilung: Nutzwertanalyse
NUR KANN Kriterien
Beurteilungskriterien
Gewichte
Kosten-Nutzwert Diagramm
Navision - IntusData
SAP EasyFertiger
Abacus
avista.ERP
MMS
SageKHK OfficeLine
b2AXIS (DUSTRY)
europa3000
Brain
Navision - Dialcom
SAP SOMA
Baan
P2plus
IN:ERP
PSI
AXIS (BSOFT)
Navision - KCS
Winware
IFAS V4
0
100
200
300
400
500
10 15 20 25
Nutzwert
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Gewicht 3 2 3 2 2 1 1 1
Navision - IntusData 1 3 3 3 3 1 3 31IFAS V4 2 +1 2 2 3 0 3 27
SAP EasyFertiger 0 3 3 3 3 3 27Navision - Dialcom 0 3 3 3 3 3 27
Abacus 2 2 2 3 1 3 26SAP SOMA -1 +1 3 3 3 3 3 26avista.ERP 3 -1 1 2 3 3 2 25
Baan 1 +1 1 3 3 3 2 25MMS 1 2 3 2 3 3 25
P2plus 1 2 3 2 3 3 25SageKHK OfficeLine 2 -1 2 2 2 3 3 24
IN:ERP 2 1 2 3 1 3 23b2 2 1 3 1 3 3 23PSI 1 2 3 1 3 3 23
AXIS (DUSTRY) 2 1 2 3 1 3 23AXIS (BSOFT) 2 1 2 3 0 3 22Navision - KCS -1 +1 3 3 2 3 1 22
europa3000 3 -1 1 2 2 0 3 21Winware 3 1 1 2 0 1 19
Brain 2 -1 0 3 3 3 0 19TOSCA 2 1 1 1 0 1 14
Dateiname_Datum 104
Beurteilungskriterien:Zukunftssicherheit
• Firmengrösse (Umsatz, Mitarbeiter)• Firmenkennzahlen (Börsenkotierte Firmen sind transparenter)• Zukünftige Anforderungen
• Gewicht Hoch
Dateiname_Datum 105
Beurteilungskriterien: Bedienung
Bedienung
Wichtig für die Akzeptanz der Benutzer
Intuitive Bedienung spart Schulungskosten.
Gewicht: Mittel
Dateiname_Datum 106
Beurteilungskriterien: Technologie
Hat Auswirkungen auf…
Zukunftssicherheit
• Nächster Technologiewechsel
• Proprietäre Datenbank
Kosten
• Webclient, Citrix, Normale Clients, Fat Client
• Kosten für unterstützte Plattformen
Bedienung
• Benutzerspezifische Anpassungen
Dateiname_Datum 107
Feinevaluation
• Präsentation• Workshop• Testinstallation
Dateiname_Datum 108
Feinevaluation: Präsentationen
Vorteil:
Einfach
Kostenlos
Geringer Aufwand
Nachteil:
Verkäufer zeigt nur die Positiven Seiten
Mit zunehmendem Wissen wird man kritischer.
Vorbereitung
Drehbuch
Beurteilungskriterien
Dateiname_Datum 109
Feinevaluation: Workshops mit Herstellern
Vorteil:
Pflichtenheft wird zusammen mit dem Hersteller erarbeitet. PH kann sicher weiterverwendet werden.
Gegenseitiges kennenlernen
Nachteil:
meist kostenpflichtig
Bindung an den Hersteller vor Endauswahl
Dateiname_Datum 110
Feinevaluation: Testinstallation
Vorteil:
in Ruhe testen, ohne dass Hersteller beeinflusst.
Reale Situationen können nachgespielt werden.
Mehr Personen können am Test beteiligt werden.
Nachteil:
Kann nicht mit allen Produkten gemacht werden.
Aufwand nötig, um Testsystem einzurichten.
Dateiname_Datum 111
Investitionsbeurteilung: Übersicht
Kosten
Nutzenelemente (vor allem quantifizierbarer Nutzen)
TCO (alle Kosten)
Dateiname_Datum 112
Investitionsbeurteilung: Nutzenanalyse
Qualitativ
Grössere Ausfallsicherheit
Besserer Kundendienst
Bessere Informationen
Kürzere Lieferfristen
Dateiname_Datum 113
Investitionsbeurteilung: Kosten
SW
HW
Dienstleistungen
(Beratung, Installation, Schulung, …)
Unterhalt (Intern, Extern)
Interne Kosten bei Einführung werden meist nicht
berücksichtig, weil das Tagesgeschäft normal weiterläuft
und keine zusätzlichen Ausgaben getätigt werden.
Dateiname_Datum 114
Projektarbeit: “CasaMia RepAG”
Dateiname_Datum 115
REP AG
• Die REP AG liefert und repariert Grosshaushaltsgeräte (Kühlschränke, Geschirrspülmaschinen, Waschmaschinen, Wäschetrockner, etc.). Seit den Sechzigerjahren vertreibt sie das gesamte Waschmi-Sortiment.
Dateiname_Datum 116
Kunden
Fachhandel: Hier fungiert die REP AG als Zwischenhändler für Waschmi
Haushaltgeräte.
Endverbraucher: Die REP AG beliefert diese Kunden direkt und
übernimmt den Unterhalt der Geräte.
Immobilienverwaltungen: Auch hier werden die Geräte geliefert bzw.
unterhalten (Reparaturen, Ersatzteile), wobei nicht nur das Waschmi-
Sortiment angeboten wird, sondern sämtliche Geräte von A wie AEG bis
Z wie Zug. Es wird ein Komplettservice unabhängig vom Hersteller
angeboten.
Objektbereich: Architekten, Bauherren werden speziell im Neubau- und
Sanierungsbereich durch die REP AG in Form von Beratung, Planung
und Verkauf betreut.
Dateiname_Datum 117
Marktsituation
Durch die konsequente Ausrichtung auf die Marke Waschmi (die REP AG
ist der zweitgrösste Waschmi-Händler in der Schweiz) besteht für die
REP AG eine Abhängigkeit von diesem Lieferanten.
Die gesamte Branche befindet sich in einem ausgeprägten
Verdrängungswettbewerb.
• Andere Hersteller, aber auch der Fachhandel, der für die REP AG sowohl
Kunde als auch Mitbewerber ist, prägen diese Konkurrenzsituation.
Dateiname_Datum 118
Marktsituation
Der Markt ist weitestgehend gesättigt, da der grösste Teil der Haushalte
bereits über die angebotenen Haushaltsgeräte verfügt.
• Kostenstruktur von RepAG sehr wichtig!
Sowohl Wachstum als auch Konsolidierung wird in erster Linie über
Verdrängung erreicht.
• Meistens über Preis unter der Voraussetzung, dass Qualität stimmt.
Insbesondere um Wachstum zu generieren, ist REP AG auf neue,
innovative Produkte der Hersteller angewiesen.
Integration mit Grosskunden (bspw Immobilienverwaltungen) als Garant
für die Haltung von Marktanteilen.
Dateiname_Datum 119
Dienstleistung
Das Sortiment der REP AG umfasst circa 2'000 verschiedene
Modelltypen aller Hersteller sowie sehr viele Ersatzteile
• allein bei Waschmi Geräten existieren ca. 50'000 Ersatzteile
Der Kunde erwartet eine Vorort-Reparatur spätestens innerhalb von 48
Stunden (abhängig vom Haushaltgerät).
Dateiname_Datum 120
Auftragsabwicklung bei REP AG
AuftragsabwicklungAuftragsabwicklung
ZahlungseingangZahlungseingang
ErfassungErfassung
PrüfungPrüfung
VerrechnungVerrechnung
RechnungsstellungRechnungsstellung
Störungsmeldung per Telefon, Fax, Mail, etc
Techniker
Reparaturrapport in Papierform
Übermittlung als Briefpost
Geldüberweisung
Dateiname_Datum 121
CasaMia AG
Die CasaMia AG verwaltet viele Liegenschaften in der Schweiz und hat einen
Rahmenvertrag für den Unterhalt von Haushaltgeräten mit der REP AG.
Um die Abwicklung von Reparaturen zu vereinfachen, verlangt die CasaMia AG
von der REP AG eine Automatisierung des Dienstleistungsprozesses.
Immobilienunterhalt
Störungs-MeldungMieter
Störungs-MeldungMieter
Störungs-Meldungan REP
Störungs-Meldungan REP
Rapportund
Rechnung
Rapportund
Rechnung
Zahlungs-auslösung
Zahlungs-auslösung
Dateiname_Datum 122
Zahlen zum Unterhalt
Anzahl Störungsmeldungen pro Jahr: ~3500
Administrativer Aufwand
• Störungsmeldung empfangen und weiterleiten an REP AG: 45‘/Meldung
• Prüfung Rapport und Rechnung: 30‘/Fall
• Auslösung Zahlung: 10‘/Fall
Durchlaufzeit bis Zahlungsauslösung: 45 Tage
Fehlerrate: 5% (Folgekosten = 5x Normalkosten)
Personalkosten Sachbearbeiterin: 110‘000CHF/Jahr
Dateiname_Datum 123
Auftrag 1: Business Prozess Modellierung
Zeichnen sie den Auftragsabwicklungsprozess in BPMN von der REP AG!
Zeichnen Sie einen unternehmensübergreifenden Prozess in BPMN mit inubit!
Welche organisatorischen Einheiten berücksichtigen sie? Zeichnen Sie ein
entsprechendes Organigramm!
Welche Schnittstellen ergeben sich hierbei auf
• organisatorischer Ebene?
• applikatorischer Ebene (zeichnen Sie ein Systemdiagramm)?
Welche zusätzlichen Angaben brauchen sie für die vollständige Beantwortung
der obigen Fragestellungen?
Verlinken Sie die erstellten Elemente entsprechend miteinander?
Dateiname_Datum 124
Auftrag 2: Fragestellung
Welche finanziellen Randbedingungen muss ein Business Integration
Projekt aufweisen, um eine PayBack-Dauer von 2 Jahren aufzweisen.
Welche Annahmen müssen sie treffen bzw welche zusätzlichen
Informationen brauchen sie?
Mit welchem Scope soll das BI-Projekt ausgeführt werden?
Welche Unsicherheiten sind zu berücksichtigen?
Verwenden sie die Gestaltungsobjekte zur systematischen
Beantwortung der obigen Fragen.
Dateiname_Datum 125
Auftrag 3: Inhalte
Basierend auf den definierten Schnittstellen von Aufgabe 2 definieren
sie
• die semantische Ebene
• die syntaktische Ebene
• die technische (protokollarische) Ebene
Resultat:
• XML-Schema Dateien mit semantischen Annotationen
Dateiname_Datum 126
Auftrag 4: Schnittstellen
Die technischen Schnittstellen basieren auf Webservices.
Ergänzen sie das vorhandene Systemdiagramm um weitere
Schnittstellen gemäss ihrer Architektur.
Erstellen sie die nötigen System-Konnektoren.
Verlinken sie die System-Konnektoren mit dem Systemdiagramm.
Dateiname_Datum 127
Auftrag 5: Ableitung der techn. Workflows
Basierend auf den Business Prozessen müssen nun die technischen
Workflows abgeleitet werden.
Vorgehensweise:
• Gemäss Business Prozess, d.h.
• Eingabemaske für Mieter als Task definieren
• Störungsfall generieren und weiterleiten
• …
Dieser Auftrag ist komplex und braucht einige Zeit!
Dateiname_Datum 128
Auftrag 6: Präsentation des Prototypen
1. Business Challenge
1. Ist-Situation und Leidensdruck / Motivation
2. Marktsituation
3. Partner / Stakeholder
4. Skizzierung der Lösung, Vorgehensplan
5. Finanzzahlen
2. Realisierung / Lösung
1. Business Prozesse, Verantwortlichkeiten, Organisation
2. Systemlandschaft, Architektur der Lösung
3. Technische Umsetzung in Workflows
4. Demonstration
3. Rückblende / Lessons Learned
Dateiname_Datum 129
Kontakt
Franziska-Juliette Klebôn, lic.oec. MBA
(Dozentin ZHAW)
Stadthausstrasse 14Büro SC 03.43 8401 [email protected]/934 68 39
Building Competence. Crossing Borders.
Vielen Dank für IhreAufmerksamkeit!