JHON JAIRO GÓMEZ ESCOBARProfesional en Salud Ocupacional - Uniquindio.
Especialista en Auditoria Médica. Universidad CES.
Especialista en Gerencia de la Salud Pública- Universidad CES.
Entrenador certificado Trabajo seguro en Alturas. SENA.
Auditor en Sistemas Integrados de Gestión. Universidad Autónoma.
Docente Universitario – Uniminuto.
Instructor Profesional - SENA.
Evaluador de Competencias Laborales en Salud Ocupacional. SENA.
ANALISIS DE
PROCESOS EN EL
TRABAJO
1. RECEPCION.
2. PREPARACION
3. ANALISIS de calidad
4. EVALUACION y control de la muestra
5. REPORTE del análisis y la salida.
FASES
Qué se hace, Cómo se hace y con qué se hace
Ambiente de trabajo seguroVerificar orden aseo y
limpieza del areaVisita a planta
Identificar y Evaluar los procesos peligrosos del
laboratorio octanometro
Se visita el area de
laboratorio y del area del
octanometro
Con matriz de riesgo
Elaborar análisis del puesto trabajo de
laboratorista ingeniero químico.
Identificar area de mayor
peligro
Elaborar mapa de proceso y
riesgo
Establecer y verificar materias prima peligrosa. Identificar producto químico Verificando los btx
Analizar característica de epp. Verificando eppDe acuerdo a los riesgo
identificado como significativo
PARALEOS ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO
Análisis de la organización y división del trabajo
En función del tiempo de trabajo
1.-Tiempo y horario de trabajo
a.- Duración de la jornada diaria y semanal
b.- Presencia o no de horas extras, de doblada de turno.
c.- Tipo de turno
d.- Sistema de rotación de turnos.
e.- Duración y frecuencia de las pausas (Horarios)
Análisis de la organización y división del trabajo
2.-Cantidad e intensidad del trabajo
En función de la cantidad e intensidad del trabajo
a.- Grado de atención que exige la tarea
Ej: experiencia, procedimientos para cada análisis.
b.- Tiempos y movimientos
Ej: Biomecánica.
c.- Repetitividad de tarea
d.- Ritmo es intermitente
En función de la vigilancia y control del trabajo
3.- Sistemas de control y vigilancia
a.- Forma salarial (salario fijo) salario homologado
b.- Formas de control (productos, control de calidad,
supervisión)
c.- Niveles de supervisión
En función del tipo de actividad
4.- Características de la actividad, tipo.
a.- Posturas o posición en el trabajo (perfil específico deprocesos peligroso para la salud)
b.- Tipo de esfuerzo físico
En función de la calidad del trabajo
5.- Calidad del trabajo
a.- Grado de conjunción entre la concepción yejecución de tareas
b.- Monótono cambiante
c.- Posibilidad de desplazamiento (perfil específico deprocesos peligroso para la salud
Procesos peligrosos
o riesgo de trabajo
La identificación de los peligros debe ser adaptada ala especificidad de la actividad económica y del centro detrabajo.
Con la información recogida de esta manera se tendría unbuena caracterización del centro laboral.
Medidas de higiene y seguridad de la empresa
Medidas de protección colectiva
Extractores, ventiladores, , aire acondicionado,
aislamientos, mallas de seguridad, atiba, guardas de
seguridad, señalización, extintores, rotación del
personal.
Crear medidas de prevención y protección
Salida de los carros de frente para salir en caso de
Emergencia, puertas bamboleantes
hacia fuera entre otros.
Medidas de higiene y seguridad de la empresa
Medidas de protección personal
Protectores de cabeza, ojos, vías respiratorias, manos, extremidades inferiores, tronco, reducción tiempo
Medidas de higiene y seguridad de la empresa
Medidas de prevención
Detectar si se hace análisis
de higiene.
Registrar si se
realiza capacitación permanente,
información de nuevassustancias, equipos
y de procedimientos peligrosos.
ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
• Concepto.
• Alcance de la Técnica.
• Ventajas de su utilización.
• Aplicación de la Técnica.
• Sistemas de graficación de cursogramas.
• Características.
• Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficación más usuales.
• Tendencias modernas para la mejora de procesos.
• Metodología de análisis.
• Manual de procedimeintos.
• Elaboración y presentación.
CONCEPTO
• Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencialde operaciones. Mediante procedimientos se cumplen lastareas que se llevan a cabo en una organización.
• Procedimiento: que es un conjunto de operacionesgeneralmente secuencialmente vinculadas y su método oforma de ejecución.
• Procedimiento: que es un conjunto de operacionesrelacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinadométodo.
APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA
• Utilidad del Diagrama de Procedimientos:
Relevar información o sistematizar información
relevada “actual o vigente”,
Analizar un procedimiento y detectar problemas,
Diseñar propuestas de cambio “propuesto”,
Comparar realidades administrativas en diferentes
momentos históricos.
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN
DE CURSOGRAMAS
• No existe universalidad de criterios respectoa los sistemas de graficación y existe grandiversidad de lenguajes.
• Todos los sistemas tienen: símbolos y unconjunto de reglas. El símbolo es elelemento o figura que sirve para representarlos hechos que suceden en losprocedimientos.
OPERACIÓN
Simboliza toda acción de creación, cambio o adición
de algún elemento en el proceso
TRANSPORTE o TRASLADO
Simboliza el movimiento de un punto a otro.
CONTROL o INSPECCIÓN
Simboliza el cotejo o la verificación contra un criterio
determinado
DEMORA o ESPERA
Simboliza las detenciones transitorias del proceso
durante las cuales no se realiza operación alguna.
ARCHIVO o ALMACENAMIENTO
Simboliza el archivo de portadores de información o el
almacenamiento de objetos.
Símbolos
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE
CURSOGRAMAS
Reglas de diagramación:
Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los códigos se relacionan mediante líneas.
• Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados sidesviaciones.
• Describir cada paso: breve en columna descripción.
• Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.
• Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de líneas rectas.
• Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras yarchivos, y también tiempos y distancias establecidas.
• La American Standard Asociation (ASA), símbolos estandar para ladescripción y análisis de problemas de procesamiento deinformación.
• Resalta la importancia de la información dentro de los procesosadministrativos.
• Con la información se pueden hacer cinco operaciones:
Registrar: anotar un dato en un portador de información;
Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;
Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no;
Computar: obtener un nuevo conocimiento;
Archivar: guardar información para recuperarla en otromomento.
Símbolos
REGISTRACIÓN
Grabación de información en un portador
COMUNICACIÓN
Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia
del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas
Transferencia de información sin portador (verbal, personal o telefónica)
CONTROL
Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir
COMPUTO
Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida
ARCHIVOAcumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
determinado criterio de clasificación.
Símbolos referidos a los portadores de información
FORMULARIO
Todo portador de información sea en papel o cartulina.Donde se registran datos en forma manual, mecánica oeléctrica.
LISTADO o INFORME
Listados producto del procesamiento electrónico de datos y
los informes producto de elaboraciones humanas.
PROCESO PREDEFINIDOSe realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente.
( )CONECTOR "DENTRO DE HOJA"
Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación enla misma hoja.
CONECTOR "FUERA DE HOJA"
Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación enotra hoja.
Reglas de diagramación:
Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, poniéndose en el encabezamiento nombre de unidad o puesto.
• Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.
• No se representan hechos físicos, sino operaciones con lainformación.
• El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha yde arriba hacia abajo. No líneas quebradas ni diagonales.
Reglas de diagramación:
•Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, una de ellas debeformar un codo.
•Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculos
graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación.
•Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior
del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superiordel símbolo siguiente.
• Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentrodel símbolo de registración, los datos que se registran.
•Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo delsímbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicaciónsin portador.
1
Nombre,
apellido
domicilio
Reglas de diagramación:
•Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte
de los datos de un formulario "TODO menos..."
•Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez, luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario
y las copias que circulan por la línea del flujo.F 32/0/1
•Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en elángulo superior izquierdo y el nombre en el centro.
•Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la
parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....
Si se desconoce la cantidad de copias (n).
0: CAJA•Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.
1: CONTADURÍA
TODO
F 23
RECIBO
0 1
0 1
Reglas de diagramación:
•Destrucción de un formulario.
• Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina
la selección.
•Cuando de un control más de dos opciones.
•Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.
•Proceso predefinido, se pone la denominación y si es
necesario los pasos comprendidos.
•Dentro del símbolo de archivo se anota la denominaciónA la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.alfabético
Precio Total
Precio unitario x
cantidad
¿Cuál es el monto?
Rutina 3
Deudores
Símbolos
OPERACIÓNToda acción de elaboración, modificación o incorporación de información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro).CONTROL
Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación,comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc.DEMORA
Detención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.
ARCHIVO TRANSITORIOAlmacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos de portadores información (formulario y archivos magnéticos).Debe existir un criterio de ordenamiento.
ARCHIVO DEFINITIVOAlmacenamiento sistemático en forma permanente de elementosportadores de información.DESTRUCCIÓNEliminación de la información, ya sea que se destruya o no
el elemento portador de la misma.
Símbolos
ALTERNATIVA
Frente a una consulta, pueden originarsedistintos cursos de acción.
FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN
Elemento portador de información que se traslada a trávesde las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,soporte magnéticos (diskettes, CD,etc).
PROCESO NO REPRESENTADO
Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesarepresentar.
TRASLADO
Desplazamiento físico del elemento portador de información.La flecha indica el sentido de la circulación.
TOMA DE INFORMACIÓN
Desplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de loselementos que intervienen en el procedimiento.
La "toma de información" significa la incorporación de datos alprocedimiento que se extraen de archivos o listados.
CONECTOR
Nexo entre procedimientos o procesos.
Reglas de diagramación:
• Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda aderecha.
• Ubicación de los símbolos: multicolumnar, cada columna unaunidad funcional.
• Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectascontinuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de líneas“puentes”. Entrada de líneas por parte superior o lateral del símbolo,salida por parte inferior o lateral.
• Ubicación de los símbolos: posición inicial, media o final.
• Generación de información impresa: emisión de documentos einformes: símbolo operación a continuación de símbolo deformulario.
• Etc.
METODOLOGÍA DE ANÁLISIS
• Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/losresponsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados.
• Preguntas:
Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué sehace?, qué sucedería si no se hace?, ...
Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?,por qué lo hace?, tiene la capacitación y experienciaadecuadas?,....
Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en eselugar?,....
Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en esemomento?, es correcto el orden en que se efectúa?,...
Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esamanera?,....
METODOLOGÍA DE
ANÁLISIS
• Ese sistema de preguntas permite describir elprocedimiento, realizar su diagnóstico y verlas posibilidades de mejorarlo.
• Alternativas del análisis:
Eliminar el trabajo innecesarioCombinar o reordenar operacionesSimplificar las operaciones.
METODOLOGÍA DE
ANÁLISIS
• Algunas deficiencias:
Número excesivo de etapas,
“desandar lo andado”,
falta de unificación,
demasiado movimiento de personas,
exceso de registros para fines de referencia o anotación,
elevada cantidad de documentos.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
• Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutaren forma cronológica y secuencial para realizar una tarea.
• Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los órganos ypuestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan.
• Ventajas:
normatizan y estandarizan la ejecución,
facilitan la toma de decisiones programadas,
capacitan al nuevo personal,
elementos de consulta en caso de duda,
jefes no participan en decisiones programadas.
• Desventajas:
enlentecen el trabajo,
difícil mantenimiento actualizado,
pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamaño, rotación del personal.
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
• El manual debe contener una relación ordenada y sistematizadade los procedimientos, por eso clasificados por sistemas,procedimientos principales y procedimientos accesorios.
• Contenido:
IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre delprocedimiento, número y/o código del procedimiento, fechade elaboración, fecha de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué sedesarrolla.
TEXTO: es la forma narrativa donde enumera lasoperaciones en orden cronológico, en qué consiste cadaoperación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde.
PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplardel portador y las instrucciones del método de llenado.
CURSOGRAMA.
TENDENCIAS MODERNAS PARA
LA MEJORA DE PROCESOS
• Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo:
Los manuales son un instrumento de análisis y también elproducto final de un trabajo de mejoramiento administrativo.
No han perdido vigencia como instrumento, pero su formaevolucionó hacia medios informáticos, permitiendoactualización permanente, y consultas interactivas del usuario.
La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesosde mejoramiento administrativo como: la MejoraContinua/Calidad, las normas ISO 9000 y la Reingeniería.
PROCESOS
CONCEPTO
1. Conjunto de actividades mutuamenterelacionadas o que interactúan, las cualestransforman entradas en salidas (ISO 9000:2000).
2. Conjunto de actividades mutuamenterelacionadas o que interactúan, que tienen elpropósito de agregar valor a los inputs (elementos de
entrada), transformándolos en un grupo de outputs(elementos de salida; resultados) valiosos para uncliente.
PROCESOS
• Las organizaciones tradicionales se gestionan por
funciones
• Las concepciones administrativas modernas indican
que la eficacia aumenta cuando se identifican los
procesos
• Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la
adopción del enfoque basado en procesos
MAPA DE PROCESOS
Actividad 1.1.1Sub-proceso 1.1
Sub-proceso 1.n
Actividad 1.1.n
Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.2
rea 1.1.1.n
Proceso 1
–Diferencia entre proceso y procedimiento
•Proceso: “¿Qué se hace?”
•Procedimiento: “¿Cómo se hace?”
GESTIÓN POR PROCESOS
• Toda la organización tiene identificados, clasificados e interrelacionados, através de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan .
• La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesoscentrales y de apoyo, así como de la red de procesos para lograr lacapacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes.
PERMITE
• Optimización de los procesos
• Simplificación de los procesos
• Mejora continua de los procesos
LA MEJORA CONTINUA
DE PROCESOS ES...
Un proceso sistemático y continuo para conseguir el
mejor producto (bien o servicio) en opinión de los
clientes y con el mínimo costo de recursos.
MEJORA CONTINUA DE PROCESOS
PAUTAS A SEGUIR:
1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE
Delimitar el proceso, estableciendo el principio y elfin; Identificar insumos; Identificar a los clientes yproveedores del proceso. Identificar problemas
2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelosestándar de diagramación que permitan emplearun lenguaje común y realizar comparaciones;
3. ANALIZAR EL PROCESO
4. MEJORAR EL PROCESO 42
DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS
AYUDA A:
• Identificar y comunicar las características de los
procesos.
• Formar al personal.
• Compartir conocimiento y experiencia.
• Efectuar la medición de los procesos.
• Llevar a cabo auditorías.
• Analizar, revisar y mejorar los procesos.
DIAGRAMA DE FLUJOEs la herramienta que permite representar la operativa de la empresa,observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica delcliente, con independencia de los límites funcionales y organizativos de lasunidades que intervienen en el mismo
PERMITE:• Ver un proceso o parte de él
• Detectar “cuellos de botella”
• Detectar ausencia o duplicación de controles
• Racionalizar la documentación
• Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor
• Determinar la secuencia de los procesos de realización
• Facilitar la elaboración de la documentación
• Otros.
EJEMPLOS DE SOFTWARE
DE PROCEDIMIENTOS Y
PROCESOS
• WIZSPRO: es una herramienta de documentación de informaciónempresarial en línea, especialmente desarrollada para diseñar ydocumentar procesos de negocios, en forma lógica,estructurada, y secuencial.
Utilidades:
Graficación automática de procesos (Flow Charts).
Descripción resumida de tareas y acceso a documentaciónampliada.
Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución.
Simulación automática de procesos.
Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.
http://www.wizspro.com/
EJEMPLOS DE SOFTWARE DE
PROCEDIMIENTOS Y
PROCESOS
• MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos, quepermite describir los mismos en un formato , uniforme y fácilmenteactualizable
Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base)dentro de otro proceso (proceso padre).
Ejemplo:
Proceso padre: Recursos Humanos
Subproceso: Selección de personal
http://www.nevant.com/en/metocube.php
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