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PRESENTACIÓN Y AVANCE DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
PRACTICADA POR PRICEWATERHOUSECOOPERS
Como se dio a conocer a la opinión pública con oportunidad, por acuerdo de los
Comisionados Ciudadanos que integran la Comisión Estatal Electoral de Nuevo León,
durante el presente año este organismo sometió sus procesos administrativos a una
auditoría externa, en la que fueron revisados la totalidad de los gastos ejercidos durante el
período comprendido de enero de 2011 a julio de 2012.
Para este efecto, de una propuesta de cinco empresas fue seleccionada la firma
contable internacional PricewaterhouseCoopers, quien llevó a cabo los trabajos de
auditoría durante los meses de enero a junio del presente año.
Durante el periodo de tiempo mencionado, se auditaron los procesos de control
interno, padrón de proveedores y el control de gastos, revisándose cinco mil quinientos
cuarenta y cinco cheques emitidos por este organismo y el despacho auditor no observó
ningún gasto que no estuviese debidamente soportado o por los cuales exista la duda de
que los bienes o servicios no hayan sido estrictamente relacionados con la operación de
la Comisión, ni señaló actos de corrupción o desvío de recursos.
Una vez concluida la auditoría, se dio inicio al proceso de análisis y revisión de sus
resultados, llevándose a cabo a partir del mes de junio diversas reuniones de
presentación de los resultados a los Comisionados Ciudadanos y representantes de los
partidos políticos, las cuales estuvieron a cargo de los propios auditores, a solicitud de la
Presidencia de esta Comisión Estatal Electoral.
De manera paralela a la presentación y análisis, en el ámbito operativo se iniciaron
de manera inmediata las acciones tendentes a solventar las observaciones derivadas de
esta auditoría, a través de la revisión de sus procesos y la implementación de nuevas y
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mejores medidas de control, convirtiendo así las debilidades en áreas de oportunidad que
permitan el fortalecimiento de la institución.
Ahora bien, concluida la revisión y análisis de los resultados de la auditoría externa
y al compromiso y obligación que se tiene como organismo público de ejercer de manera
transparente los recursos asignados para su funcionamiento, el día de hoy la Comisión
Estatal Electoral pone a disposición de la ciudadanía, a través de su página web, el
documento que PricewaterhouseCoopers entregó con los resultados de la auditoría
practicada, los cuales se encuentran contenidos en tres rubros: control interno, análisis de
padrón de proveedores y control de gastos.
De manera adicional y con el propósito de informar respecto a las medidas que se
han adoptado derivadas de las observaciones emitidas por los auditores y de una auto
revisión crítica de nuestros procesos, se presenta un resumen ejecutivo y una
presentación amplia y detallada de dichas observaciones y las correspondientes acciones
que se están llevando a cabo para solventar las mismas.
Con ello, la Comisión Estatal Electoral, en congruencia con los principios rectores
que rigen su actuar, ratifica su compromiso con los ciudadanos y el estado de Nuevo
León, de transparentar el uso y destino de los recursos que le son conferidos para el
cumplimiento de su responsabilidad de preparar, dirigir, organizar y vigilar los procesos
electorales en el Estado.
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Comunicado de prensa 30/09/2013
Gracias por su asistencia a esta convocatoria.
El motivo de la misma es informarles sobre los avances y áreas de mejora que se
han dado a raíz de la realización de la auditoría por el despacho
PricewatherhouseCoopers en el período de enero del 2011 a junio del 2012.
En ese lapso se auditaron los procesos de control interno, padrón de proveedores
y el control de gastos, en su totalidad. No se tomó una muestra ni fue aleatoria.
Ejemplo de ello fue la revisión de 5,545 cheques emitidos por este organismo en el
período mencionado, donde el despacho auditor no observó ningún gasto que no
estuviese debidamente soportado o por los cuales exista la duda de que los bienes o
servicios no hayan sido estrictamente relacionados con la operación de la Comisión, ni
señaló actos de corrupción o desvío de recursos.
En contario, se reconocen algunas faltas u omisiones en cuanto a los procesos de
control interno y operación, lo que nos llevó, desde el pasado mes de marzo del presente
año a implementar y desarrollar un sistema de reingeniería en todos los procesos de
control interno y operación, incluso a nivel de estructura administrativa.
He de señalar que la aplicación del 99.97 del presupuesto ejercido en el período
en cuestión, fue utilizada conforme a la legislación y normativa vigente para la aplicación
de recursos del erario público; alcanzando los objetivos y metas trazados en nuestro fin
último que es garantizar la participación ciudadana en la elección democrática de sus
gobernantes.
En ese sentido, la Comisión Estatal Electoral cuenta con un aval de confiabilidad
ciudadana del 90 por ciento, hecho que logró la emisión del voto de cerca del 60 por
ciento del padrón registrado. Lo que permite el reconocimiento a la institución a nivel
regional, estatal e internacional a lo largo de su historia.
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A continuación les presentaré algunos de los puntos más relevantes que arrojó
como resultado la auditoría realizada por PricewaterhouseCoopers y los avances logrados
en esos rubros con la implementación del proceso de reingeniería comentado.
Esos resultados fueron presentados y analizados en 9 reuniones donde
intervinieron o estuvieron presentes representantes del despacho externo, comisionados,
representantes de partidos y personal directivo de la CEE. El desglose de fechas y
asistentes puede consultarse en el portal de la institución, www.ceenl.mx en el apartado
“Reuniones de los Comisionados Ciudadanos para la revisión de resultados de la
auditoría de PwC”
OBSERVACIONES RELACIONADAS A LOS GASTOS AUDITADOS
Falta de seguimiento a la recuperación de mamparas/bastidores, sillas y mesas.
Pago adicional por contratación tardía de servicios de instalación y retiro de toldos.
La jornada electoral en sí, amerita la atención total del personal de la CEE, mismo
que se avoca a propiciar y dar la más alta seguridad a las urnas y al conteo, por lo que
algunos insumos, como mesas, sillas y toldos utilizados en el proceso no son prioridad en
el momento.
Al intentar recuperar esos insumos, en muchas de las casillas, ya no se
encontraron.
Para evitar esa situación ahora se especificará la responsabilidad de la custodia, hecho
que quedará plasmado en la elaboración de nuevos lineamientos y procedimientos que
contendrán métodos de control más estrictos para su custodia y recuperación.
Demora en la gestión e impresión de lista nominal de exhibición.
Falla en el diseño de las bases de licitación de documentación electoral
Duplicidad en el costo de impresión de reconocimientos.
La revisión total de los procesos nos permite contar con una mejor visión del
estatus de los mismos, toda vez que lleva un orden que, reconocemos, no se dio y
propicio las observaciones del auditor externo.
Actualmente se revisan y diseñan nuevas especificaciones por parte de todas las
áreas de la institución involucradas para ser analizadas por la Coordinación Técnica e
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integrar, bajo una revisión más estricta, los insumos que se deben incluir en el Convenio
de Apoyo y Colaboración y sus respectivos anexos técnicos que se suscriban con el
Instituto Federal Electoral.
Esa misma revisión se realiza en la documentación electoral y materiales
didácticos a utilizar en la jornada y que deberán incluirse en las licitaciones
correspondientes.
Operaciones de compras a proveedores que no cumplen con algunos de los
requisitos de la Ley.
Del total de compras analizadas con la anterior observación –representa el 6% del
total de compras hechas- se encontró que el 100% de los proveedores, en su totalidad,
cubrían la normatividad de la Ley de Adquisiciones, ya que en su mayoría no
sobrepasaban el monto señalado por la misma.
Es importante resaltar que el origen de la observación corresponde a una falta en
el procedimiento de contratación de proveedores y no así a la naturaleza del gasto, es
decir, TODAS las compras de bienes y contratación de servicios contratadas por la
Comisión corresponden a requerimientos de bienes y servicios relacionados a la
operación del organismo y a la organización del proceso electoral, además de que cada
una de ellas cuenta con el soporte y la entrega del bien o servicio correspondiente.
Inexistencia de un rubro presupuestal para alimentos y bebidas.
Este rubro está contemplado en el apartado “Otros servicios”, de conformidad a la
Guía de cuentas contables y de presupuesto aplicable a los organismos y dependencias
del Estado. Para contar con mayor claridad, el apartado de “otros servicios” se contempla
ya en el presupuesto del año 2014 con desglose de los servicios adquiridos y está
considerado en una sub cuenta del Sistema Administrativo de Control SIAPAF
Realización de compras que no coinciden con el objeto legal del proveedor.
Las compras señaladas en esta observación corresponden a productos
perecederos, las personas físicas o morales prestadores de este tipo de productos no se
encuentran sujetas al registro en el padrón de proveedores, es decir los procedimientos
de adquisiciones para los productos perecederos es suficiente seleccionar a proveedores
que ofrezcan los artículos en cuestión a través de los diferentes medios de difusión.
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Para clarificar aún más ese tipo de adquisiciones, se creó el documento “Políticas
relativas a los expedientes de proveedores no obligados al registro”, donde se establece
mantener un expediente general de la persona física o moral no obligada al registro, con
la información general del proveedor.
La observación en este renglón corresponde al monto de $80,953.00 equivalente
al 0.03% de los gastos totales auditados, lo que pone en evidencia que esta observación
NO representa una práctica común en el organismo y arroja que en la CEE, el 99.97% de
los procesos de adquisiciones se asignan a proveedores que cumplen con los requisitos
legales para la prestación del bien o servicio.
Existen otras observaciones y sus respectivos avances relacionados con gastos
que podrán consultar ampliamente en el portal de la CEE.
OBSERVACIONES RELACIONADAS Al CONTROL INTERNO
Por instrucción de la Coordinación Técnica Electoral, desde el pasado mes de
marzo del presente año se inició una serie de análisis de los procesos de control interno y
administración del padrón de proveedores, que a la fecha arroja la creación de nuevos
procedimientos, documentos, acciones generales de mejora, nuevas instrucciones de
trabajo, modificación de formatos o registros existentes, creación de nuevos puestos y
diseños de nuevos procesos para la automatización e integración de los procesos de
adquisiciones con el pago a proveedores.
Las observaciones al control interno de los procesos administrativos se visualizan
en 6 grandes rubros: Relativas a los procedimientos de adquisición de bienes y servicios;
a la administración del padrón de proveedores; al proceso de elaboración y control
presupuestal; a la automatización integral y monitoreo de sistemas, y relativas a la
distribución de funciones y aspectos técnico-contables. A continuación presento algunas
de las más destacadas.
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1. Relativas a los procedimientos de adquisición de bienes y servicios
Limitaciones en el proceso de automatización de requisiciones y órdenes de
compra.
Se crea el procedimiento de recepción de bienes y servicios, estableciendo
controles para: la recepción de productos adquiridos, revisión de las especificaciones y la
generación del expediente para pago de proveedores.
La autorización de bienes y servicios solo será dada por los titulares de las
direcciones y unidades y ya no en el Coordinador Administrativo.
Implementación del control de autorización de orden de compra previa revisión del
analista de compras (responsables de la generación) y la autorización del Jefe de
Operación (responsable de la autorización)
Tolerancia en el proceso de cotizaciones
Se propone a la coordinación Técnica Electoral disminuir al 50% el monto límite
para la realización de adquisiciones por vía de asignación directa.
Responsabilidades no formalizadas en el procedimiento de recepción de bienes
Creación de la instrucción de Recepción y Entrega de Productos, que señala los
requisitos a verificar, para homologar la verificación por tipo de compra, dando así
seguimiento a cada orden de compra y el control de la recepción de bienes y servicios,
entrega de estos y la generación del expediente de pago.
2. Relativas al proceso de elaboración y control presupuestal
Modificación a la metodología utilizada para el proceso de elaboración del
presupuesto estableciendo procedimientos estándar para documentar de manera
clara la planeación operativa la cual es base para la elaboración del presupuesto,
implementando una plataforma homologada y automatizada entre las direcciones y
unidades.
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3. Relativas a la automatización integral y monitoreo de sistemas
Establecimiento de controles para garantizar la comunicación entre los sistemas
administrativos para el control presupuestal y los sistemas de registro contable,
por lo pronto manual hasta contar con un sistema integral a entregar por la
Secretaría de Finanzas y Tesorería del Estado (SAP)
OBSERVACIONES RELACIONADAS A PADRÓN DE PROVEEDORES
I. Relativas a la administración del padrón de proveedores
Administración del padrón de proveedores en hojas de cálculo
Depuración del padrón de proveedores reclasificando aquellas personas físicas o
morales que no se encuentran obligadas al registro de las que sí se encuentran obligadas
a éste conforme a la normatividad aplicables.
Se depuró el padrón de proveedores en el marco del periodo de refrendo
establecido por la Ley de Adquisiciones el cual comprendió el periodo de marzo-mayo de
2013, de un universo de 326 proveedores, después de la reclasificación, 34 proveedores
cumplieron con el 100% de la documentación requerida, al realizarse el refrendo. El
padrón actual de proveedores es de 39, entre personas físicas y morales que cumplen
con toda la normatividad.
Se elevó el grado de jerarquía sobre la responsabilidad de la administración del
padrón de proveedores asignando dicha responsabilidad a nivel de Jefatura esto además
de incrementa el control abona a la segregación de funciones
Para cumplir los tiempos límites establecidos en la normatividad aplicables, dar
certeza sobre las autorizaciones que se otorgan para integrar el padrón, se creó un
formato de Control de seguimiento de altas y refrendos de proveedores que genera
control y evita omisiones, permite la homologación en la actualización del padrón y evita
desfases.
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Además, se crea un sistema de automatización de la administración del padrón de
proveedores que impide se presenten las observaciones hechas por el auditor.
Se estableció que la publicación del padrón de proveedores se actualizará en el
portal de transparencia del organismo cada vez que se presente una modificación, ya sea
por alta, baja o modificación de información de los proveedores, lo cual permitirá
garantizar a la ciudadanía información en línea y actualizada de manera permanente y
automática.
Ante lo extenso de la documentación presentada en el reporte de resultados del
despacho PricewaterhouseCoopers, así como los avances realizados en los procesos de
control interno, padrón de proveedores y gastos de la Comisión Estatal Electoral, este
organismo publica y pone a consideración de los ciudadanos en su portal de Internet los
avances de mejora, realizados como área de mejora implementado, así como la consulta
de los cuadernos respectivos –copia PDF de los originales entregados por PwC-.
Reiteramos que el despacho auditor no observó ningún gasto que no estuviese
debidamente soportado o por los cuales exista la duda de que los bienes o servicios no
hayan sido estrictamente relacionados con la operación de la Comisión, ni señaló actos
de corrupción o desvío de recursos.
La Comisión Estatal Electoral ratifica su compromiso con los ciudadanos para
transparentar el uso y destino de los recursos que le son conferidos para el cumplimiento
de su responsabilidad de preparar, dirigir, organizar y vigilar los procesos electorales en el
Estado, lo cual se ha cumplido cabalmente en los cerca de 17 años como institución.
La consulta de toda esta documentación está a su disposición en la página web de la
CEE: www.cee-nl.org.mx, en el baner titulado “Resultados de Auditoría PwC 2012”
¡MUCHAS GRACIAS!
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OBSERVACIONES RELACIONADAS A LOS GASTOS AUDITADOS
1. Falta de seguimiento a la recuperación de mamparas/bastidores. Actualmente se lleva a cabo un análisis que permita determinar la utilidad que tuvieron los bastidores/mamparas adquiridos para la colocación de propaganda electoral de los partidos políticos, así como valorar la conveniencia de su colocación y explorar otras alternativas que permitan tener un control más estricto sobre los bienes de esta institución. 2. Falta de seguimiento a la recuperación de sillas y mesas. Derivado de que durante el recorrido realizado para la recuperación estos insumos en la mayoría de los casos ya no se encontraban en los domicilios en donde se ubicaron las casillas electorales, se elaborarán nuevos lineamientos y procedimientos los cuales contendrán métodos de control más estrictos para su custodia y recuperación. 3. Pago adicional por contratación tardía de servicios de instalación y retiro de toldos. Se llevará a cabo una planeación más eficaz y eficiente de los procesos electorales tendientes al equipamiento de las casillas electorales, en la cual se deberán determinar las tareas específicas para cada área, así como los tiempos necesarios para la adquisición de los insumos que finalicen con el buen funcionamiento de las casillas el día de la jornada electoral. 4. Demora en la gestión e impresión de lista nominal de exhibición. Se elaborará un procedimiento específico en el cual se involucre a las direcciones Jurídica y de Organización y Estadística Electoral, para que en conjunto con la Coordinación Técnica, se lleve a cabo una revisión más estricta que permita identificar oportunamente los insumos que se deben incluir en el Convenio de Apoyo y Colaboración y sus respectivos anexos técnicos que se suscriban con el Instituto Federal Electoral. 5. Falla en el diseño de las bases de licitación de documentación electoral. Se elaborará un procedimiento en el cual se involucre a las diferentes áreas relacionadas con este tema, las cuales, en conjunto con la Coordinación Técnica, realizarán una revisión más estricta de las bases técnicas y de la propia documentación electoral y materiales didácticos que se deben incluir en las licitaciones correspondientes.
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6. Operaciones de compras a proveedores que no cumplen con algunos de
los requisitos de la Ley.
Por lo que corresponde a esta observación hemos de destacar que desde el mes
de marzo del presente año se iniciaron los trabajos para el fortalecimiento de los
procedimientos y controles aplicables a la administración del padrón de
proveedores, a partir del 1 de junio del presente año, de conformidad con lo
establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de
Servicios del Estado de Nuevo León, la Comisión Estatal Electoral cuenta con un
padrón de proveedores actualizado, vigente y que atiende el 100% de los
requisitos que establece la normatividad aplicable.
Tal como se señaló en el apartado de acciones de mejora implementadas para
atender los procesos de control del padrón de proveedores, se han desarrollado
nuevos procedimientos que enmarcan el proceso de administración del padrón
evitando con esto las fallas presentadas durante el periodo 2011-2012, además se
ha diseñado un módulo electrónico que permite automatizar el proceso y advierte
diferentes niveles de autorización que dotan de transparencia y certeza al mismo.
Ahora bien, respecto a los montos señalados por el auditor respecto a cada una
de las observaciones emitidas, es conveniente señalar las siguientes aclaraciones.
Año 2012
Del monto observado en el año 2012, se advierten diferentes compras por un
monto total de $1,569,702.70 que, dada la naturaleza y monto no corresponden a
la observación que nos ocupa toda vez que los proveedores no se encontraban
sujetos al registro en el padrón de proveedores por los motivos que se señalan en
el cuadro el siguiente:
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Año 2011
Del monto observado en el año 2011, se advierten diferentes compras por un
monto total de $824,345.63 que, dada la naturaleza y monto no corresponden a la
observación que nos ocupa toda vez que los proveedores no se encontraban
sujetos al registro en el padrón de proveedores por los motivos que se señalan en
el cuadro el siguiente:
Proveedor Monto Argumento Fundamento/Motivación
ASOCIACION DE PROFESIONALES
EN CONTA. PUBLICA SCL
139,200.00$
Asesoría. Caso de excepción
Art. 28 fracc. VI Ley de
Adquisiciones,
Arrendamientos y
Contratación de Servicios del
Estado de Nuevo León
TECNICA APLICADA NACIONAL,S.A.
DE C.V.
12,718.24$
El monto adquirido no sobre pasa el
límite establecido en la Ley de
Adquisiciones para su registro en el
padrón.
Art. 28 fracc. III Ley de
Adquisiciones,
Arrendamientos y
Contratación de Servicios del
Estado de Nuevo León
NUEVO MILENIO EN
ADMINISTRACION,S.A. DE C.V.
113,908.28$
El monto pagado en cada compra en
lo individual no sobre pasa el límite
para su registro en el padrón
Art. 28 fracc. III Ley de
Adquisiciones,
Arrendamientos y
Contratación de Servicios del
Estado de Nuevo León
INGENIERIA Y EQUIPOS DEL
NORTE,S.A. DE C.V.
73,398.33$
El monto pagado en cada compra en
lo individual no sobre pasa el límite
para su registro en el padrón
Art. 28 fracc. III Ley de
Adquisiciones,
Arrendamientos y
Contratación de Servicios del
Estado de Nuevo León
INDUSTRIA DE REFRESCOS DEL
NORESTE S. DE R.L. DE C
182,250.66$
Perecederos. Caso de excepción para
el registro en el padrón de
proveedores
Art. 28 fracc. II Ley de
Adquisiciones,
Arrendamientos y
Contratación de Servicios del
Estado de Nuevo León
MAXI PRODUCTOS, S. DE R.L. DE
C.V.
630,352.10$
Perecederos. Caso de excepción para
el registro en el padrón de
proveedores
Art. 28 fracc. II Ley de
Adquisiciones,
Arrendamientos y
Contratación de Servicios del
Estado de Nuevo León
BCD TRAVEL, S.A. DE C.V.
320,817.23$
El monto pagado en cada compra en
lo individual no sobre pasa el límite
para su registro en el padrón
Art. 28 fracc. III Ley de
Adquisiciones,
Arrendamientos y
Contratación de Servicios del
Estado de Nuevo León
AXA SEGUROS,S.A. DE C.V.
97,057.86$
Seguros de vehículos particulares, no
es gasto para la CEE
No es un gasto de la
Comisión, el monto pagado
se descuenta vía nómina al
personal
Total 1,569,702.70$
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Aclarado lo anterior, es posible concluir que del monto total observado los años
2011 y 2012, debe deducirse la cantidad de $2,394,048.33 toda vez dichas
compras encuadran en los supuestos de excepción de registro en el padrón de
proveedores.
Así las cosas, las compras totales que son señaladas por el auditor en la
observación que se contesta ascienden $18,634,368.00 deben ser deducidas por
el monto de $2,394,048.33 resultando un total de $16,240,319.67.
El monto final que corresponde a la observación representa el 6% de los gastos
auditados en un periodo de 18 meses, es decir, el 94% de los gastos auditados
fueron aplicados atendiendo el 100% de los requisitos, procedimientos y políticas
aplicables a cada caso.
Es importante resaltar que el origen de la observación corresponde a una falta en
el procedimiento de contratación de proveedores y no así a la naturaleza del
gasto, es decir, TODAS las compras de bienes y contratación de servicios
contratadas por la Comisión corresponden a requerimientos de bienes y servicios
relacionados a la operación del organismo y a la organización del proceso
electoral, además de que cada una de ellas cuenta con el soporte y la entrega del
bien o servicio correspondiente.
Proveedor Monto Argumento Fundamento/Motivación
CRISTINA MARÍA LOZANO
DUARTE
31,488.20$
Asesoría. Caso de excepción
Art. 28 fracc.VI Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos
y Contratación de Servicios del
Estado de Nuevo León
COMUNICACIÓN VIMO,
S.A. DE C.V.
18,560.00$
El monto adquirido no sobre pasa el límite
establecido en la Ley de Adquisiciones
para su registro en el padrón.
Art. 28 fracc. III Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos
y Contratación de Servicios del
Estado de Nuevo León
RSM BOGARIN, ERHARD,
PADILLA, ALVAREZ,
MARTINEZ, S.C. 114,840.00$
Auditoría para dictaminar estados
financieros.
El proveedor es asignado por la
SFTGE no es proveedor del
organismo
RIVERA, VILLEGAS Y
ASOCIADOS, S.C.
52,200.00$
Asesoría. Caso de excepción
Art. 28 fracc.VI Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos
y Contratación de Servicios del
Estado de Nuevo León
QUIU GRAFICOS DE
MEXICO, S.A. DE C.V.
18,128.48$
El monto adquirido no sobre pasa el límite
establecido en la Ley de Adquisiciones
para su registro en el padrón.
Art. 28 fracc. III Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos
y Contratación de Servicios del
Estado de Nuevo León
AXA SEGUROS,S.A. DE
C.V.589,128.95$
Seguros de vehículos particulares, no es
gasto para la CEE
No es un gasto de la Comisión,
el monto pagado se descuenta
vía nómina al personal
Total 824,345.63$
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7. Desfases de tiempo en emisión de órdenes de compra.
En este rubro es importante destacar que no en todos los casos los desfases que
se observan son precisos, hemos advertido que de un total aproximado de 900
desfases, 200 no son correctos al tomar una fecha equivocada en alguno de los
documentos confrontados; en aproximadamente 10 casos el desfase observado
no es preciso existiendo error en el periodo de desfase señalado.
Aproximadamente 200 de los casos corresponden a servicios de desplegados en
medios de comunicación impresa, para lo cual fue utilizado un correo electrónico
institucional a través del cual este organismo pactó el servicio con el prestador del
mismo.
Por otro lado advertimos aproximadamente 70 casos que corresponden al servicio
de mantenimiento preventivo o correctivo a los vehículos oficiales, en tales casos
es utilizada una orden de servicio a través de la cual se confirma a los diferentes
talleres el servicio requerido.
Así mismo tenemos el caso de los boletos de avión y renta de habitaciones en
hoteles en cuyos casos la confirmación se realiza a través de la reservación en el
portal web de los diferentes proveedores del servicio.
Por otra parte se observan aproximadamente 85 desfases correspondientes a
servicios contratados a través de la celebración de un contrato por un periodo
determinado, en cuyos casos ese fue el instrumento legal utilizado para la
confirmación de la adquisición.
Así las cosas, podemos advertir que la orden de compra no es el único
instrumento legal a través del cual es posible pactar la compra de un bien o
servicio, existiendo documentos alternos para esos mismos efectos.
Con la finalidad de atender la observación emitida por el auditor, se han
establecido controles y candados en el sistema administrativo utilizado para la
administración de los procesos de adquisiciones con la finalidad de obligar a que
la orden de compra sea el único instrumento a través del cual se confirmen los
pedidos a los prestadores de servicios.
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8. Duplicidad en el costo de impresión de reconocimientos.
Se llevará a cabo una planeación más eficiente, en la cual se determinarán las tareas específicas para cada área, evitando la duplicidad de funciones. Asimismo, se elaborará un procedimiento específico en el que se involucre a las diferentes áreas, las cuales, en conjunto con la Coordinación Técnica, realizarán una revisión más estricta al diseño y contenido de la documentación electoral y materiales didácticos.
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9. Inexistencia de un rubro presupuestal para alimentos y bebidas.
Respecto a esta observación es preciso señalar que los gastos relacionados a
alimentos y bebidas para reuniones de trabajo y eventos SÍ se encuentran
integrados a una cuenta presupuestal específica y ésta corresponde a la
denominada “Otros servicios”, de conformidad a la Guía de cuentas contables y de
presupuesto aplicable a los organismos y dependencias del Estado, por otro lado
el señalamiento del auditor respecto a que el presupuesto se encuentra contenido
en la “cuenta operación ordinaria” es impreciso dado que la “operación ordinaria”
no corresponde a una cuenta sino a un proyecto que se integra por diversas
actividades ordinarias, así las cosas, cada dirección y unidad cuenta con un
proyecto de operación ordinaria y dentro de éste se integra la cuenta “otros
servicios” en donde se encuentra incluido el presupuesto en comento. Por lo que
es impreciso señalar la inexistencia de un rubro presupuestal para alimentos y
bebidas.
No obstante lo anterior, en atención a la recomendación vertida por el auditor, en
la planeación y presupuesto que será aplicable en el año 2014 los recursos
destinados a este tipo de gasto han sido etiquetados dentro de la cuenta de “otros
servicios” con un desglose particular para este tipo de gasto, generando en el
sistema administrativo de control (SIAPAF) una subcuenta específica, lo anterior
se pone en evidencia en los Lineamientos que enmarcan el proceso de
elaboración de presupuesto (D-DA-20) los cuales han sido aplicados ya en el
proceso de elaboración del presupuesto del año 2014.
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10. Realización de compras que no coinciden con el objeto legal del
proveedor.
Las compras señaladas en esta observación corresponden a productos
perecederos, las personas físicas o morales prestadores de este tipo de productos
no se encuentran sujetas al registro en el padrón de proveedores conforme al Art.
28 Fracc. II de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicio
del Estado de Nuevo León, por lo tanto no se encuentra esta Comisión en la
obligación de solicitar la documentación legal correspondiente que acredite el
objeto legal del proveedor, es decir, en los procedimientos de adquisiciones para
los productos perecederos es suficiente seleccionar a proveedores que ofrezcan
los artículos en cuestión a través de los diferentes medios de difusión.
En este caso en particular el proveedor al que se le adquirió los alimentos y
bebidas ofrece sus productos en su página Web en donde se puede constatar que
ofrece este tipo de productos y por ello fue seleccionado entre otros para contar
con una variedad más amplia de prestadores del servicio.
No obstante lo anterior, en el procedimiento de “Registro en el padrón de
proveedores” (P-DA-21), procedimiento de nueva creación, se incluye un apartado
de “Políticas relativas a los expedientes de proveedores no obligados al registro”,
en dichas políticas se establece mantener un expediente general de la persona
física o moral no obligada al registro, con la información general del proveedor,
estableciendo para ello el formato “Hoja de generales de la persona física o moral
no obligados a registro en el padrón de proveedores” (F-DA-139) así como la
“Carta protesta de proveedores no obligados al registro en el padrón de
proveedores” (F-DA-140). Con ello se tendrá información precisa sobre el objeto
legal del proveedor y quedará documentado en el expediente correspondiente.
Por último es importante señalar que la observación corresponde al monto de
$80,953.00 lo cual equivale al 0.03% de los gastos totales auditados, lo que pone
en evidencia que esta observación NO representa una práctica común en el
organismo y que fue generada por las condiciones señaladas en el primer párrafo
de este apartado, dicho de otra forma, en la Comisión el 99.97% de los procesos
de adquisiciones se asignan a proveedores que cumplen con los requisitos legales
para la prestación del bien o servicio.
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11. Ejercicio de proyecto que de acuerdo a su naturaleza corresponde a otra dirección. Se llevará a cabo una planeación y presupuestación más eficiente, en la cual se determinarán las tareas específicas para cada área, evitando la duplicidad de funciones. Asimismo, se elaborará un procedimiento específico en el que se involucre a las diferentes áreas, las cuales, en conjunto con la Coordinación Técnica, realizarán una revisión más estricta de las funciones de cada una.
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12. Compras con intermediarios
Las compras señaladas en esta observación corresponden a 9 compras de
teléfonos celulares, 7 compras de tablets y la contratación de 3 eventos, uno para
la toma de protesta de los Comisionados Ciudadanos Municipales y los otros dos
para la capacitación de estos mismos y del personal operativo de esos mismos
órganos municipales.
Fue preciso clasificar el tipo de compras porque para cada una de ellas procede
una explicación específica:
En el caso de las adquisiciones de equipo de telefonía celular, el equipo se
adquirió con Distribuidores autorizados Telcel, los cuales son los únicos
autorizados para realizar prestar los servicios en representación de esa empresa,
de otra manera Telcel no podría abastecer las necesidades de todos sus
potenciales clientes, por lo que consideramos que un distribuidor autorizado NO es
un intermediario sino precisamente el conducto oficial y formal a través del cual es
posible adquirir este tipo de productos.
Por lo que corresponde a la compra de las tablets, éstas fueron adquiridas con 4
empresas establecidas como personas morales cuyo giro principal es la venta de
equipo de cómputo y electrónico, por lo que NO consideramos en este caso que
estos correspondan a intermediarios, sino a proveedores especializados en este
tipo de productos que ofrecen las garantías y demás condiciones necesarias para
tener certeza de la calidad del producto adquirido.
Finalmente por lo que corresponde a la contratación de 3 eventos oficiales es de
precisarse que en dos de los casos se cuenta con un comparativo de propuestas
económicas de los cuales se desprende que el proveedor seleccionado presenta
una propuesta económica más baja en un 15% y 5% respectivamente respecto a
la propuesta presentada por el salón de manera directa; es decir fue posible tener
plena certeza sobre las condiciones óptimas en precio y servicio contratado.
No obstante lo anterior, se ha adicionado dentro del “Manual que contiene los
lineamientos de carácter administrativo aplicables durante el ejercicio del gasto
público” de esta Comisión Estatal Electoral, el numeral 66, en el cual se establece
la política relativa a la adquisición de equipo de telefonía celular señalando como
único proveedor la empresa proveedora del servicio, en este caso Telcel; así
mismo se ha establecido el numeral 79 la política relativa a la contratación de
salones para eventos en donde se señala la obligación de contratar directamente
a los salones proveedores del servicio en cuestión.
20
13. Análisis de riesgos para la elaboración e implementación de planes de
contingencia: Falta de relación entre prestador de servicios y empresa que
facturó.
Respecto a este punto el auditor señala cuatro observaciones:
La primera corresponde a la falta de evidencia formal de la solicitud de apoyo
técnico y capacitación a Protección Civil del Estado; se llevaron a cabo diversas
reuniones de trabajo con la Jefatura responsable de los procesos de planes de
contingencia adscrita a Protección Civil del Estado de Nuevo León, es decir, aún y
que no existió instrucción por parte de este organismo electoral para entablar una
comunicación formal por escrito, las gestiones para el proceso en cuestión se
llevaron a cabo y fue entregado por parte de esa autoridad el listado de
consultores certificados para la realización del programa de contingencia
incluyendo todas las etapas que lo integran.
La segunda y la tercera observación señalan que se asignaron los servicios de
elaboración de los planes de contingencia a dos consultores certificados por
Protección Civil y que para ello se contrataron dos empresas de las cuales cada
consultor es accionista y/o representante legal, en este sentido no es clara cuál es
la falla del procedimiento o en qué consistió la falta, toda vez que los consultores
contratados se encuentran registrados ante la autoridad correspondiente y
prestaron sus servicios a través de una persona moral de la cual son accionistas
y/o representante legal.
Por último señala el auditor como cuarta observación la asignación de los planes
de contingencia de una parte del Estado a un consultor que se encuentra
registrado como consultor certificado por Protección Civil del Estado y que prestó
sus servicios a través de una persona moral de la cual no se tiene claro el tipo de
relación que guarda con la misma, ya que el documento presentado por dicha
persona moral no fue considerado como suficiente dado que no contenía
claramente el tipo de relación laboral o legal. En es
En este último caso hemos de destacar que el consultor seleccionado prestó sus
servicios, presentó los planes de contingencia, el representante legal de la
persona moral manifiesta que el consultor seleccionado colabora con su empresa
en este tipo de servicios, inclusive manifiesta haber prestado ese mismo servicio a
otros clientes a través del consultor certificado, es decir, se tuvo plena certeza de
que el servicio se recibió de conformidad a lo establecido por la autoridad
correspondiente cumpliendo con los entregables contratados sin agravio para la
Comisión.
21
Sin embargo, atendiendo a las observaciones emitidas por el auditor en este
punto, se encuentra incluida en la planeación del organismo del año 2014, la
definición de unos Lineamientos aplicables para la selección, adecuación y puesta
en marcha de los inmuebles en los que se instalarán las Comisiones Municipales
Electorales y los Centros de Capacitación externos, en dichos lineamientos se
incluirá los relativos a la seguridad del inmueble en donde la partida de plan de
contingencia quedará atendida en su totalidad; dichos lineamientos inclusive serán
puestos a consideración del Pleno de la Comisión Estatal Electoral para la
aprobación en su caso.
22
14. Selección de locales arrendados. Conexión a red eléctrica no
contemplada en la selección de local para CME Monterrey
Es importante destacar que el gasto aplicado por la Comisión Estatal Electoral por
concepto de conexión a la red de electricidad de la Comisión Federal de
Electricidad no se contempló en el contrato de arrendamiento celebrado, toda vez
que se incurrió en este gasto a raíz de que la Comisión Federal de Electricidad
señaló la necesidad de proceder a una obra civil para conectar la alimentación
subterránea que se encuentra al pie del inmueble arrendado a la red de
electricidad de la CFE disponible a aproximadamente a una cuadra del inmueble
arrendado.
Sin embargo, atendiendo a las observaciones emitidas por el auditor en este
punto, se encuentra incluida en la planeación del organismo del año 2014, la
definición de unos Lineamientos aplicables para la selección, adecuación y puesta
en marcha de los inmuebles en los que se instalarán las Comisiones Municipales
Electorales y los centros de capacitación externos, en dichos lineamientos se
incluirá los relativos a los requisitos y especificaciones que tienen que reunir los
inmuebles para ser arrendados por la Comisión para la instalación de las
Comisiones Municipales Electorales y de los centros de capacitación externos;
dichos lineamientos inclusive serán puestos a consideración del Pleno de la
Comisión Estatal Electoral para la aprobación en su caso.
23
15. Contratación de servicios de asesoría vs. Utilización de recursos propios
de la Comisión.
No obstante que en este caso no se trasgrede disposición legal o administrativa alguna, en el presupuesto 2014 de este organismo electoral, solamente se considerará este tipo de servicios únicamente en proyectos en los que se requiera a un especialista en la materia de la que se trate.
16. Tolerancia en compras de comunicación social.
Las disposiciones vigentes establecidas en el Artículo 52 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios, señalan que se
podrán celebrar adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios
mediante el procedimiento de adjudicación directa, cuando se traten de compras
de comunicación social. Aun así, se han establecido acciones para solventar la
observación realizada por los auditores, consistentes en la creación de controles y
estableciendo mecanismos para determinar que las compras se realicen con la
mejor selección para el organismo electoral, así como una metodología que
establezca la evidencia de los mejores criterios. Asimismo, se propondrá la
creación de un comité de publicidad para que establezca las mejores
17. Plan de medios sin detalle de los proveedores seleccionados por
segmento de población.
La implementación de las campañas de difusión institucional se realizan con
base a investigaciones sociales, a través de las cuales se determina la
metodología para su desarrollo. Uno de los principales objetivos de la campaña
es promover la participación ciudadana y el voto en poblaciones de mayores de 18
años, hombres y mujeres. Para la selección de los medios apropiados, se han
establecido una serie de lineamientos que establezcan la documentación de los
diferentes medios publicitarios, para determinar su mercado meta, nivel
socioeconómico, y factores demográficos que abarcan, que permitan establecer
documentalmente que son los más apropiados para realizar la difusión de las
campañas del organismo.
18. Programación de adecuaciones sin considerar bitácora de avance.
Es importante tener claro que el proceso de adecuaciones de 68 inmuebles
arrendados por la Comisión sucede de manera simultánea, estar en posibilidades
24
de generar una bitácora de avance por inmueble como lo sugiere el auditor implica
contar con una estructura operativa con cierta especialización para atender y
documentar en todo el Estado el seguimiento que sobre las adecuaciones se
señala, además de que se debe considerar que las adecuaciones se ejecutan en
un periodo de tiempo muy breve lo cual eleva el nivel de complejidad del
seguimiento sugerido.
No obstante lo anterior, se ha incluido en la planeación y presupuesto del año
2014 una estructura operativa cuya responsabilidad será el seguimiento y
documentación de la bitácora de avance en las adecuaciones de los inmuebles,
dicha estructura representará un aumento en el presupuesto del organismo
considerado para la etapa pre electoral; los procedimientos y formatos que serán
aplicados en este proceso serán incluidos en unos Lineamientos aplicables para la
selección, adecuación y puesta en marcha de los inmuebles en los que se
instalarán las Comisiones Municipales Electorales y los Centros de Capacitación
externos los cuales serán puestos a consideración del Pleno de la Comisión para
la autorización en su caso.
19. Ejecución de compras por adecuaciones sin evidencia de dictamen
técnico.
La observación relacionada a las compras en las que no existe evidencia de
dictamen técnico es imprecisa, es considerada por el auditor en las adquisiciones
relacionadas a algunas adecuaciones de inmuebles arrendados para la instalación
de las Comisiones Municipales Electorales y de los centros de capacitación
externos, sin embargo, por el monto erogado en dichas adecuaciones
correspondía la aplicación del procedimiento de adjudicación directa, es decir, no
era necesario contar con más de una propuesta técnica y económica, sin
embargo, en aras de contar con una referencia respecto al valor de mercado y no
obstante que representó una carga de trabajo adicional e importante, en todos los
casos se contó por lo menos con una referencia adicional, asignando los servicios
al proveedor que presentara la mejor propuesta económica.
Esto es, no se emitió un dictamen técnico dado que la modalidad de compra
implementada no lo obligaba, sin embargo sí se contó con un comparativo de
referencia para tener la certeza de que los precios ofertados por los proveedores
se encontraban a valor de mercado.
No obstante lo anterior, los procedimientos y políticas que serán aplicados durante
el proceso de adecuación de inmuebles que serán arrendados por el organismo,
serán incluidas en unos Lineamientos aplicables para la selección, adecuación y
puesta en marcha de los inmuebles en los que se instalarán las Comisiones
25
Municipales Electorales y los centros de capacitación externos los cuales serán
puestos a consideración del Pleno de la Comisión para la autorización en su caso.
20. Descarte de cotizaciones sin criterios estandarizados.
La recomendación del auditor consiste en definir y estandarizar criterios aplicables
a lo establecido por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de
Servicios del Estado de Nuevo León en el Art. 90 Fracc. IV respecto al descarte
que prevé de propuestas económicas excesivamente altas o bajas, dicha
recomendación será atendida dentro de la elaboración del Reglamento Interno que
se genere derivado de la reciente reforma a la Ley, el cual se encuentra en
proceso por parte de la Dirección Jurídica para ser aplicable a partir del año 2014.
26
OBSERVACIONES CONTROL INTERNO
1. Metodología y bases no formalizadas en el procedimiento de preparación del presupuesto.
Situación actual / causa
Con base en la revisión efectuada al procedimiento “Elaboración y ajustes de la planeación”
(PPL10) y de acuerdo con los comentarios del personal a cargo de la administración del ejercicio
del presupuesto, observamos la falta de inclusión de los siguientes aspectos:
• Metodología para llevar a cabo la estimación del presupuesto en cada una de las
Direcciones.
• Referencias respecto a la documentación soporte del criterio y variables consideradas en
la estimación del presupuesto.
Posible riesgo / área de oportunidad
La ausencia de procedimientos estándar para la ejecución de las actividades implica:
responsabilidades no definidas y límites de autorización no establecidos, en consecuencia, una
falta de bases para un adecuado control y oportuna detección de desviaciones.
OBSERVACIÓN No. 1
CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A
LA OBSERVACIÓN No. 1
En principio es prudente aclarar que la observación que nos ocupa está dirigida
hacia el proceso de planeación operativa y no hacia el proceso de elaboración del
presupuesto como tal, lo anterior se pone en evidencia al incluir el auditor como
punto de referencia o de partida de la observación el procedimiento de
“Elaboración y ajustes de la planeación” P-PL-10, el cual se encuentra bajo la
responsabilidad de la Unidad de Planeación y del Servicio Profesional Electoral.
En la Comisión Estatal Electoral los procesos de planeación operativa y los
procesos de elaboración de presupuesto se encuentran separados bajo la
responsabilidad de dos áreas distintas, sin duda, el primero es insumo del
segundo para completar el ciclo y contar con un esquema adecuado que soporte
la proyección de los objetivos y su cumplimiento en el ejercicio que corresponda.
27
Sin menoscabo de lo anterior, esta Dirección coincide con el criterio vertido por el
auditor respecto a que no existe en el organismo una metodología adecuada que
permita documentar con certeza la estimación del presupuesto, sin embargo,
consideramos que esto deriva de una falta de documentación sobre la integración
de los proyectos durante la definición de la planeación operativa, para después
tener claro la justificación sobre los montos presupuestales en cada cuenta o rubro
de los proyectos y no del proceso de elaboración del presupuesto como tal,
diferencia que se reitera por la división de los proceso en las áreas operativas
como se señaló con anterioridad.
El detalle sobre el objetivo de los proyectos, sus indicadores de gestión, sus
entregables, etc., debiera documentarse durante el proceso de elaboración de la
planeación operativa, para posteriormente dar pie a la definición de los recursos
requeridos lo cual permite contar con una metodología que deje claro cuál es la
base de la estimación del presupuesto de cada proyecto, por lo que esta Dirección
considera que la observación podrá quedar totalmente solventada si se genera
evidencia de que los proceso de planeación operativa se encuentran definidos con
claridad y den certeza sobre aquello que se pretende presupuestar.
ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 1
La Dirección de Administración ha definido una nueva metodología para
descansar de manera efectiva el proceso de elaboración de presupuesto sin
menoscabo del soporte que se genere sobre el proceso de elaboración de la
planeación; dicha metodología consiste en documentar con el máximo detalle
posible la descripción de los proyectos, su objetivo, la justificación, los
entregables, etc para finalmente señalar el tipo (s) de recurso (s) que serán
necesarios para alcanzar los objetivos propuestos.
Para ello se procedió a la modificación de fondo del procedimiento de “Elaboración
del presupuesto” P-DA-05 señalando nuevas directrices que pretender enmarcar
el proceso de elaboración de presupuesto incluyendo lineamientos más
específicos y provocando que la interacción entre las diferentes direcciones y
unidades con la Coordinación Técnica Electoral se origine sobre una mecánica
homologada y genere evidencia de los niveles de autorización en el proceso en
cuestión.
La metodología implementada, que está siendo utilizada en el proceso de
elaboración del presupuesto para el año 2014, incluye la documentación siguiente:
28
a) Procedimiento de elaboración de presupuesto (P-DA-05) b) Lineamientos que enmarcan el proceso de elaboración de presupuesto (D-
DA-20) c) Guía de cuentas contables y de presupuesto (D-DA-21) d) Tarjeta informativa del proyecto (F-DA-131) e) Formato Revisión y ajustes al presupuesto por proyecto (F-DA-132) f) Formato de personal eventual (F-DA-133) g) Calendario del proceso de elaboración de presupuesto (D-DA-19) h) Referencia del gasto real por proyecto en el proceso electoral 2011-2012
Cada proyecto integrado a la planeación operativa contará con su documentación
soporte en donde se señala cuál es el origen y su estimación de cada una de las
cuentas y rubros presupuestales que se estiman incluir para el cumplimiento de
dicha planeación operativa.
En conclusión esta nueva metodología permite contar con un procedimiento
homologado o estándar para ser aplicado de manera generalizada por las
direcciones y unidades, delimita responsabilidades tanto en la documentación del
proceso como en las autorizaciones correspondientes en cada nivel y etapa del
mismo, permitiendo contar con un escenario que genera certeza en la autorización
que realice la alta dirección sobre el presupuesto de egresos del organismo.
29
2. Deficiencias en el proceso de la preparación y autorización del presupuesto
Situación actual / causa
En el curso del análisis efectuado sobre el proceso de preparación, elaboración y autorización del
presupuesto, identificamos lo siguiente:
• No se cuenta con una plataforma que permita administrar de manera electrónica las
bases, criterios, y variables consideradas en la estimación de las partidas presupuestales por
proyecto de cada Dirección o Unidad.
• No se considera el gasto real ejercido, salvo proyectos importantes.
• El soporte documental de las bases, criterios y variables consideradas en la estimación de
las partidas presupuestales por proyecto, es conservado individualmente por cada una de las
Direcciones o Unidades, lo que dificulta la adecuada supervisión por parte de la Coordinación
Técnica.
• Ausencia de soporte documental sobre la autorización por parte del Coordinador Técnico
del presupuesto individual por cada Dirección o Unidad.
Posible riesgo / área de oportunidad
•Exceso o insuficiencia de partidas presupuestales ocasionadas por la falta de bases objetivas en la
preparación del presupuesto de adquisiciones y servicios (ordinario y procesos centrales).
Establecimiento de límites financieros en la preparación del presupuesto de adquisiciones de
bienes y servicios sin considerar el gasto real ejercido o iniciativas estratégicas de la Comisión.
OBSERVACIÓN No. 2
CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A
LA OBSERVACIÓN No. 2
La observación No. 2 va directamente relacionada con la primera de ellas ya que
continúan señalando áreas de oportunidad, que a juicio del auditor, debieran
atenderse en el proceso de elaboración del presupuesto.
Señala el auditor que no se cuenta con una plataforma que permita administrar de
manera electrónica las bases, criterios y variables consideradas en la estimación
de las partidas presupuestales, para ello señalamos que la plataforma electrónica
que ha sido utilizada como herramienta para el proceso de elaboración de
presupuesto es el Sistema de Apoyo a los Procesos Administrativos y Financieros
30
(SIAPAF) en el cual se alimenta la planeación operativa para posteriormente inicie
la etapa de la estimación de recursos necesarios.
Señala también el auditor que no se cuenta con evidencia de la autorización por
parte del Coordinación Técnico Electoral respecto al presupuesto individual de
cada dirección o unidad, en este sentido es pertinente aclarar que el proceso de
elaboración de presupuesto tiene varias etapas o cortes para precisamente
documentar los niveles de autorización del presupuesto, cada dirección presenta
al Coordinador Técnico su propuesta de presupuesto por proyecto en los
diferentes cortes del proceso, inclusive, se cuenta con la evidencia de las
reuniones de trabajo de directores y jefes de unidad en cada uno de los cortes
sobre la revisión y autorización que realizó el Coordinador a los proyectos de cada
dirección.
Es importante aclarar lo anterior dado que la observación del auditor va en el
sentido de que no se cuenta con el “documento firmado” sin embargo SI existe
evidencia de las reuniones de trabajo en donde el Coordinador autorizó los
diferentes cortes presupuestales, además de que el Coordinador SÍ revisó de
manera individual el presupuesto por proyecto con cada director y jefe de unidad.
Por otro lado, señala el auditor que un riesgo que puede generarse de esta
observación es que se tenga exceso o insuficiencia de partidas presupuestales
ocasionadas por la falta de bases objetivas de preparación del presupuesto, a lo
que esta Dirección considera que dicho riesgo puede presentarse derivado de NO
contar con una planeación operativa clara y definida de manera generalizada que
permita tener esta base objetiva sobre la cual iniciar el proceso de elaboración de
presupuesto.
ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 2
Como parte de la metodología que se creó para atender el proceso de elaboración
de presupuesto, la cual fue señalada en las acciones de mejora implementadas
para solventar la observación No. 1, se definió el paquete de lineamientos
aplicables al proceso en cuestión en donde se señaló de manera clara la base y
estructura para la estimación de los recursos requeridos en cada proyecto,
primordialmente los procesos de elaboración de presupuesto se realizarán bajo la
mecánica de “base cero” documentando la justificación de cada una de las
cuentas a presupuestar en cada proyecto (lo anterior se pone en evidencia con la
creación de la “Tarjeta Informativa por proyecto”) y además dichos lineamientos
31
señalan en qué casos se tomará como referencia el gasto real aplicado en
procesos similares.
El soporte documental de las bases, criterios y variables consideradas en la
estimación de partidas presupuestales por proyecto se evidenciará en cada una de
las tarjetas informativas que se generen por cada uno de los proyectos propuestos
por las direcciones y unidades y será conservado de manera integral por la
Dirección de Administración contando con las firmas de autorización de la
Coordinación Técnica Electoral y Comisionados Ciudadanos según corresponda
así como del director o jefe de unidad responsable del proyecto propuesto.
32
3. Debilidades en el proceso de administración y seguimiento del presupuesto
Situación actual / causa
La Comisión sigue con la práctica de realizar un seguimiento financiero por parte de la Dirección
de Administración sobre el ejercicio del presupuesto autorizado, controlando de manera individual
las transferencias de presupuesto por proyecto y reclasificando los ahorros a una bolsa general, sin
embargo, el actual seguimiento no contempla lo siguientes elementos:
• El monitoreo por cada una de las Direcciones del gasto real ejercido contra el gasto
presupuestado por proyecto.
• Uso por parte de la Coordinación Técnica de indicadores cronológicos del desempeño por
proyecto (información financiera, cumplimiento con entregables y seguimiento de excepciones).
• Detalle mínimo requerido y documentación soporte que justifique la realización de
transferencias.
• Explicación de las variaciones del gasto real contra el presupuesto.
• Tendencias de ahorro por Dirección o Unidad.
Posible riesgo / área de oportunidad
Afectación de la operación de la Comisión ocasionada por el retraso en el ejercicio del presupuesto
por Dirección o Unidad.
Ineficiencias en las operaciones de compras y cuentas por pagar ocasionadas por la falta de
monitoreo continuo por parte de la Coordinación Técnica.
Manipulación o alteración del presupuesto original autorizado para ocultar retrasos o ineficiencias
en el ejercicio del presupuesto.
Exceso o insuficiencia en los límites financieros.
OBSERVACIÓN No. 3
CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A
LA OBSERVACIÓN No. 3
En esta observación declara el auditor una debilidad en el proceso de
administración y seguimiento del presupuesto al señalar que no se cuenta con el
monitoreo por cada una de las direcciones del gasto real ejercido contra el
presupuesto por proyecto; esta función NO recae en la Dirección de
Administración sino en cada una de las direcciones y unidades que tienen bajo su
33
responsabilidad proyectos autorizados, la responsabilidad de la Dirección de
Administración es generar una herramienta que permita a las direcciones y
unidades visualizar el ejercicio presupuestal por proyecto, esta función SÍ se
encuentra contemplada en el SIAPAF de tal manera que SÍ es posible que se
genere este tipo de monitoreo por dirección.
Por otro lado señala también el auditor que existe debilidad en el proceso de
administración del presupuesto dado que no hay evidencia del uso de indicadores
cronológicos en el monitoreo que realiza el Coordinador Técnico sobre el
desempeño de cada proyecto; en este sentido es pertinente aclarar que el
monitoreo al que se refiere el auditor recae nuevamente en el proceso de
seguimiento y revisión sobre la ejecución de la planeación operativa y no de la
administración del presupuesto como tal, es decir, no es un área de oportunidad
que pueda ser atendida por la Dirección de Administración.
Continuando con el detalle de esta observación, el auditor señala que no se
contempla un detalle mínimo y documentación soporte que justifique la realización
de transferencias presupuestales, sin embargo, nuevamente corresponde aclarar
que este punto de la observación NO recae en el proceso de administración del
presupuesto sino en el proceso de seguimiento y revisión sobre la ejecución de la
planeación operativa la cual no está a cargo de la Dirección de Administración;
esta Dirección mantiene evidencia de la autorización para cada una de las
transferencias que se generen en un proyecto determinado sin importar el monto
de dicha transferencia, dicha autorización está evidenciada con la firma del
Coordinador Técnico Electoral y del director que corresponda en señal de
solicitud, sin embargo con lo que no se cuenta es con una explicación que soporte
el movimiento de presupuesto de una cuenta a otra dado que no se cuenta con un
soporte del seguimiento referido, por lo tanto nuevamente no es un área de
oportunidad que pueda ser atendida por la Dirección de Administración
ACCIONES DE MEJORA A IMPLEMENTAR POR LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 3
Con la finalidad de generar una acción de mejora que permita solventar la
observación, al menos en el detalle que corresponde a la Dirección de
Administración, esta Dirección generará un procedimiento que enmarque el
proceso de revisión de variaciones de presupuesto por proyecto, dicho
34
procedimiento pretende que las direcciones y unidades justifiquen las diferencias
que se generen en el ejercicio presupuestal de cada proyecto respecto a lo
proyectado inicialmente.
Es muy importante recalcar que este ejercicio no proveerá la información total
dado que únicamente contará con las explicaciones sobre las variaciones de los
recursos económicos pero NO sobre la motivación de los cambios que generaron
las variaciones que resulten, lo anterior en virtud de que ello dependerá del
seguimiento que se documente sobre la revisión de la ejecución de la planeación
operativa, por tal motivo esta observación NO podrá ser solventada al 100%
únicamente con la intervención de la Dirección de Administración.
El procedimiento será definido a más tardar al cierre del mes de diciembre de
2013 y será aplicable en el ejercicio presupuestal del año 2014.
35
4. Ausencia de interfaz entre Contpaq y SIAPAF en relación al gasto real ejercido
Situación actual / causa
Actualmente, el control sobre el ejercicio del presupuesto se realiza a través de la colocación de
requisiciones y órdenes de compra por proyecto en el sistema SIAPAF; sin embargo, observamos
que no existe comunicación (interfaz) entre este sistema y los registros contables tanto de gastos
en Contpaq como del pago de facturas a proveedores en Cheqpaq.
Posible riesgo / área de oportunidad
• Errores, omisión o duplicidad en información de adquisición de bienes y servicios relacionada
con requisiciones de compras, órdenes de compra, recepción de bienes o servicios, recepción de
documentos (facturas), registro de provisiones y ajustes de cierre y programación de pagos.
• Establecimiento de límites financieros en la preparación del presupuesto de adquisiciones de
bienes y servicios sin considerar el gasto real de la Comisión.
OBSERVACIÓN No. 4
CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A
LA OBSERVACIÓN No. 4
Respecto a la observación del auditor en cuanto a que no se cuenta con una
interfaz entre el sistema contable y el sistema administrativo para el control
presupuestal (SIAPAF) hemos de comentar lo siguiente:
La estructura de cuentas presupuestales en la Comisión Estatal Electoral está
definida a partir de programas operativos y proyectos específicos, a partir de los
cuales se ejerce el presupuesto y se tiene un control respecto al avance en la
ejecución desde el punto de vista presupuestal de cada proyecto aprobado.
Existe un sistema en el mercado que podría solucionar el tema de la interfaz, el
denominado AdminPaq el cual forma parte de la “familia” Contpaq sistema que es
utilizado por el organismo para el registro contable y emisión de estados
financieros, sin embargo este sistema que señalamos tiene una estructura por
rubro y cuenta y no es posible adecuarlo para establecer una estructura por
proyecto lo que implicaría modificar la estructura presupuestal eliminando los
proyectos y manejando el presupuesto por rubro y cuenta como se operaba en el
organismo previo a la implementación de una estructura de planeación operativa.
36
Esta es la razón por la que fue diseñado el Sistema de Apoyo a los Procesos
Administrativos y Financieros (SIAPAF) a fin de establecer una estructura acorde a
las necesidades de la organización.
Los riesgos señalados por el auditor respecto a la ausencia de la interfaz ya
señalada se mitigan a través del desarrollo de controles en formatos manuales
para dar el seguimiento oportuno entre las requisiciones de bienes y servicios y lo
registrado en la contabilidad, dicho control se realiza con base a un reporte que se
emite directamente en el SIAPAF a partir del cual se monitorea cada una de las
órdenes de compra, cruzando dicha información con el Reporte de emisión de
requisiciones de bienes y servicios/Cédula de antigüedad de saldos (F-DA-143)
mencionada en las acciones de mejora para atender la observación No. 11, de
esta forma existe una relación entre la generación de la orden de compra al
proveedor y la información que se genera en la contabilidad su registro y el
proceso de pago a proveedores.
Esta acción inmediata que ya se encuentra operando estará vigente hasta que se
cuente con la automatización señalada en las acciones de mejora para atender la
observación No. 10 o bien una vez que se encuentre en operación el SAP.
37
5. Administración del padrón de proveedores en hojas de cálculo
Situación actual / causa
Como resultado de la evaluación del proceso de altas, modificaciones e inhabilitaciones al padrón
de proveedores identificamos lo siguiente:
• La administración se realiza a través de una hoja de cálculo.
• No se realizan revisiones periódicas sobre la integridad y exactitud del padrón de proveedores.
• Existen proveedores con los cuales se tienen operaciones y que, conforme a la Ley de
Adquisiciones, no están siendo registrados, y en consecuencia no cuentan con expediente sobre
los mismos.
• Las disposiciones vigentes aplicables consideran compras cuyo importe rebase la quinta parte
del monto establecido para adjudicación directa (2,400 cuotas), para considerar el alta del
proveedor en el padrón; sin embargo, para efectos de control no se contempla el análisis de
recurrencia de los proveedores.
• Falta de segregación entre las tareas operativas de administración del maestro de proveedores,
compras y recepción.
• Ausencia de identificación y análisis sobre solicitudes de proveedores rechazadas.
• El formato actual de evaluación a proveedores, no permite que los usuarios finales califiquen
técnicamente el desempeño de los proveedores.
Posible riesgo / área de oportunidad
• Errores, omisión o duplicidad en el registro de altas, bajas y modificaciones de datos en la base
de proveedores.
• Negociaciones con proveedores ficticios, de dudosa reputación, y/o sin suficiente capacidad
operativa, en perjuicio de la Comisión.
• Retrasos en el procesamiento de operaciones de compra de bienes y servicios ocasionados por la
falta de oportunidad en la identificación y análisis de registros en el maestro rechazados.
• Manipulación de datos en perjuicio de la Comisión debido a conflictos de interés.
• Afectación de la operación de la Comisión ocasionada por retrasos, incumplimientos o
ineficiencias de proveedores.
OBSERVACIÓN No. 5
CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A
LA OBSERVACIÓN No. 5
38
Dado que esta observación está relacionada a la revisión integral que se realizó
de manera particular al padrón de proveedores, las acciones de mejora
implementadas para solventarla se detallan en conjunto con las consideraciones y
explicaciones que se señalarán en el capítulo de observaciones al padrón de
proveedores, sin embargo en este capítulo señalaremos de manera general las
acciones implementadas.
ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 5
A continuación indicaremos de manera general la acción tomada en cada una de
los temas puntualizados por el auditor (señalado en letra cursiva) respecto a la
observación de control en la administración del padrón de proveedores.
La administración se realiza a través de una hoja de cálculo: se desarrolló
el diseño para la automatización del padrón de proveedores lo cual cancela
la utilización de hojas de cálculo. (se anexa al presente)
No se realizan revisiones periódicas sobre la integridad y exactitud del
padrón de proveedores: las revisiones periódicas se realizan cada vez que
procede el periodo de refrendo con base a la normatividad aplicable, lo
anterior se integró como política en el procedimiento de “Registro en el
padrón de proveedores” (P-DA-21), la revisión sobre la integridad y
exactitud es irrelevante una vez que se encuentra automatizado y
controlado los perfiles y accesos del sistema.
Existen proveedores con los cuales se tienen operaciones y que, conforme
a la Ley de Adquisiciones, no están siendo registrados y en consecuencia
no cuentan con expediente de los mismos: conforme a la Ley de
Adquisiciones las compras de bienes y servicios que se realicen por un
monto menor a la quinta parte de la asignación directa (aproximadamente
$30,000) quedan exentas a que los proveedores de dichos bienes y
servicios se encuentren registrados en el padrón de proveedores, por
consiguiente quedan éstos también exentos de contar con un expediente
integrado, es decir, NO se incumplió con disposición alguna, sin embargo,
en el procedimiento de “Registro en el padrón de proveedores” (P-DA-21),
procedimiento de nueva creación que será detallado en el capítulo de
observaciones relativas al padrón de proveedores, se incluye un apartado
de políticas Relativas a los expedientes de proveedores no obligados al
registro, en dichas políticas se establece mantener un expediente general
39
de la persona física o moral no obligada al registro, con la información
general del proveedor, estableciendo para ello el formato “Hoja de
generales de la persona física o moral no obligados a registro en el padrón
de proveedores” (F-DA-139) así como la “Carta protesta de proveedores no
obligados al registro en el padrón de proveedores” (F-DA-140)
Las disposiciones vigentes aplicables consideran compras cuyo importe
rebase la quinta parte del monto establecido par adjudicación directa (2,400
cuotas) para considerar el alta del proveedor en el padrón; sin embargo,
para efectos de control no se contempla el análisis de recurrencia de los
proveedores: Para el establecer el control observado por el auditor externo
tendría que definirse una política al respecto que incluya parámetros
aceptables de la recurrencia y acciones a implementar cuando un
proveedor exceda dichos parámetros, además de que no se cuenta con un
fundamente legal o soporte que permita dar certeza al tema dado que no es
un punto obligado por la normatividad aplicable. Por lo tanto tendría que
generarse una política y parámetros y que estos sean autorizados por el
Comité de Adquisiciones como órgano de control interno que compete
estos temas.
Falta de segregación entre las tareas operativas de administración del
maestro de proveedores, compras y recepción: a fin de atender este tema
observado por el auditor, la administración del padrón de proveedores se
elevó a la responsabilidad del Jefe de Operación de la Dirección de
Administración sustituyendo en esta función al Analista de Compras, lo
anterior se pone en evidencia al documentar su responsabilidad en el
procedimiento de “Registro en el padrón de proveedores” (P-DA-21), de
esta manera el Analista de compras quien tiene la tarea operativa de
comprar NO es quien tiene a su cargo la administración del padrón de
proveedores. Por otro lado en cuanto a la segregación de la función de la
recepción de bienes y servicios dicha tarea operativa ha sido retirada del
Analista de compras para asignarla al Analista de recepción de bienes y
servicios tal como se detalla más adelante en donde se describen las
acciones tomadas para solventar las observaciones No. 9 y 13 emitidas por
el auditor.
Ausencia de identificación y análisis sobre solicitudes de proveedores
rechazadas: en el diseño desarrollado para la automatización de la
administración del padrón de proveedores se ha incluido la identificación del
estatus de cada solicitud presentada por los proveedores, uno de los
40
estatus es el de “solicitud desechada” y se podrán obtener los reportes
correspondientes a discreción, es decir, también esta observación queda
atendida con la acción de mejora de automatización de la administración
del padrón de proveedores, ya que el propio sistema genera las alertas
correspondientes respecto a solicitudes desechadas y solicitudes completas
a través de notificaciones vía correo electrónico, todo esto será detallada en
el capítulo de observaciones hechas al padrón de proveedores.
El formato actual de evaluación a proveedores, no permite que los usuarios
finales califiquen técnicamente el desempeño de los proveedores: al
respecto señalamos que el tema de evaluación de proveedores es atendido
desde el año 2004 a través del procedimiento “Evaluación de proveedores”
(P-DA-09) en éste se establecen los formatos aplicables para la evaluación
que realizan las áreas solicitantes así como el personal responsable de la
compra definiendo los criterios a evaluar para cada uno; los aspectos que
evalúa el área solicitante son la calidad del producto y/o servicio, el cual
corresponde a la evaluación de las especificaciones técnicas solicitadas, el
servicio y amabilidad y entrega completa del pedido. Es decir, SÍ existe un
formato a través del cual los usuarios finales puedan evaluar técnicamente
el desempeño del proveedor.
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6. Limitaciones en el proceso de autorización de requisiciones y órdenes de compra
Situación actual / causa
De acuerdo con la verificación que efectuamos sobre el proceso de requisición y colocación de
órdenes de compra relacionadas con la adquisición de bienes y servicios, determinamos las
siguientes limitantes respecto a las autorizaciones:
• No se requiere autorización expresa por un funcionario de nivel apropiado en la
requisición de compras menores a 2,400 cuotas.
• Las órdenes de compra no están siendo autorizadas por un funcionario de nivel apropiado
antes de su envío al proveedor.
Posible riesgo / área de oportunidad
Compras de bienes y servicios con compañías o personas vinculadas, en perjuicio de la Comisión.
ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 6
Respecto a la observación en comento, se han implementado ya los siguientes
cambios:
a) Autorización expresa por un funcionario de nivel apropiado en la requisición
de bienes y servicios: La política relacionada a las facultades sobre la
autorización de requisiciones ha sido modificada; todas las requisiciones sin
importar el monto o el tipo de recurso que se solicite serán firmadas por los
directores y jefes de unidad, lo anterior con excepción de los requerimientos
que tienen que ver con los consumibles de artículos de oficina así como los
requerimientos de combustible para vehículos oficiales, en estos dos
últimos casos seguirá operando la facultad sobre el coordinador
administrativo el cual es nombrado y autorizado por cada titular de área. En
consecuencia las funciones autorizadas para los coordinadores
administrativos ha quedado acotada en los documentos respectivos.
Dichos cambios han sido implementados en los siguientes documentos:
o Procedimiento de recepción de la requisición de bienes y servicios
(P-DA-10)
o Funciones de coordinadores administrativos (D-DA-11)
o Listado de coordinadores administrativos (F-DA-39)
o Formato de altas, bajas y modificaciones de funciones de
coordinadores administrativos (F-DA-54)
42
o Formato de requisición de bienes y servicios (F-DA-01)
o Formato de requisición de valores (F-DA-07)
Estos documentos modificados se anexan al presente informe.
b) Las órdenes de compra no están siendo autorizadas por un funcionario de
nivel apropiado antes de su envío al proveedor: Se han modificado los
procedimientos que enmarcan todas las modalidades de compra
estableciendo la obligación para el Jefe de Operación de autorizar la orden
de compra previo a su envío, esto impacta también en una modificación al
formato de “Orden de compra” (F-DA-04) estableciendo campos con el
objetivo de controlar lo siguiente: generación de la orden de compra
(responsabilidad del analista de compras) autorización de la generación de
la orden de compra (responsabilidad del Jefe de operación) y dos controles
adicionales que se encuentran alineados a la segregación de funciones
respecto a la recepción de los bienes y servicios, de la cual se hablará en la
acción de mejora respecto a la observación No. 9.
Los cambios señalados para atender el inciso b) han sido implementados
en los siguientes documentos:
o Procedimiento de asignación directa (P-DA-11)
o Procedimiento de cotización por tres proveedores (P-DA-12)
o Procedimiento de concurso por invitación (P-DA-13)
o Procedimiento de licitación pública (P-DA-14)
o Formato de orden de compra (F-DA-04)
Estos documentos modificados se anexan al presente informe.
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7. Tolerancia en el proceso de cotizaciones
Situación actual / causa
La Comisión cuenta con la práctica, en apego a la Ley de Adquisiciones, de obtener un número
razonable de cotizaciones de proveedores (tres), sin embargo esta práctica solo se limita a
aquellas compras mayores a 2,400 cuotas, lo que representa que no se puede tener certeza de
que, sobre dichas compras se haya aplicado un proceso de selección basado en criterios objetivos
y consistentes, que asegure la mejor oferta considerando costos y otras factores tales como
calidad, plazos de entrega, crédito, etc.
Posible riesgo / área de oportunidad
• Realización de compras de bienes y servicios con precios desfavorables, baja calidad o desfases
en entregas, afectando el ejercicio del presupuesto autorizado de la Comisión.
• Compras de bienes y servicios con compañías o personas vinculadas, en perjuicio de la
Comisión.
OBSERVACIÓN No. 7
CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A
LA OBSERVACIÓN No. 7
La observación declarada por el auditor respecto al proceso de adquisiciones que
corresponden conforme a la Ley de Adquisiciones a la modalidad de asignación
directa va más allá de lo que establece la propia normatividad respecto a la
administración de las adquisiciones de este tipo.
Como antecedente es preciso comentar que la Ley de Adquisiciones (previa a la
reforma reciente) establece cuatro modalidades de adquisiciones las cuales van
ligadas a montos máximos establecidos en la Ley de Egresos del Estado de
Nuevo León, las modalidades son: asignación directa, tres cotizaciones, concurso
por invitación y licitación pública.
La modificación al procedimiento implicaría establecer una “modalidad adicional”
de adquisición derivado de la intención de incrementar el control de acuerdo a lo
que ha señalado el auditor externo, sin embargo, esta nueva modalidad deberá
ser presentada a la Coordinación Técnica Electoral a fin de someterla a su
aprobación.
Por otra parte, previo al establecimiento de un criterio distinto para la
administración de las adquisiciones que se realizan a través de la modalidad de
44
asignación directa, se debe tomar en consideración que la Ley de Adquisiciones
del Estado de Nuevo León ha sido recientemente reformada, por lo que se tendría
que analizar si en esta nueva normatividad se establecen cambios en las
modalidades de adquisiciones para posteriormente adecuar el control sugerido por
el auditor; el análisis se encuentra en proceso por parte de la Dirección Jurídica
del organismo.
MEJORA SUGERIDA POR LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA
SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 7
En el marco de la Ley de Adquisiciones anterior y hasta en tanto no se
implementen lo cambios derivados de la reforma a la citada Ley de Adquisiciones,
la sugerencia de mejora a implementar por la Dirección de Administración es la
siguiente:
Disminuir el monto límite por el cual se realizan las adquisiciones a través de la
modalidad de asignación directa, considerando para ello la mitad de salarios
mínimos que establece la Ley de Egresos como monto máximo para llevar a cabo
adjudicaciones por esta vía; lo anterior significaría que las compras a partir de
$70,000 aproximadamente contarían con un comparativo de tres propuestas
técnicas y económicas así como con el Acta administrativa correspondiente a la
compra, la cual es autorizada por el Comisionado Ciudadano Presidente, el
Director de Administración y el titular del área solicitante.
Esta propuesta deberá ser presentada ante el Coordinador Técnico Electoral para
evaluar los retrasos que ello pueda tener en la operación ordinaria así como en la
operación del periodo electoral.
45
8. Accesos y perfiles de usuarios carentes de monitoreo
Situación actual / causa
No se cuenta con una adecuada administración de los accesos y perfiles de los usuarios, ya que no
están siendo monitoreados, lo que representa que no se puede tener certeza sobre si los usuarios
pueden o no registrar operaciones y acceder a los menús de configuración que les permita, entre
otras operaciones las siguientes:
• Modificación y / o eliminación, ya sea en el periodo actual o pasados, de transacciones
(presupuestales o financieras) previamente autorizadas.
• Apertura de periodos contables anteriores para el registro de transacciones.
Posible riesgo / área de oportunidad
• Realización o modificación de registros no autorizados.
• Omisión o modificación de operaciones en perjuicio de la Comisión.
• Pérdida de la integridad de las transacciones registradas.
• Distorsión y/ o eliminación de la información.
OBSERVACIÓN No. 8
CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A
LA OBSERVACIÓN No. 8
En relación a esta observación que tiene que ver con los accesos y perfiles de los
sistemas administrativos y de contabilidad señalamos lo siguiente:
El tema debe ser atendido en conjunto con la Unidad de Tecnología y Sistemas en
aras del criterio de segregación de funciones y de la transparencia al proceso de
definición e inclusive para evaluar si ello tendrá impacto en la manera en que se
administran los sistemas en el organismo y no solo en aquellos que tienen que ver
con las operaciones administrativas y financieras.
Por otro lado también se debe considerar, que como ha sido del conocimiento de
la Comisión Estatal Electoral ha entrado en vigor la implementación de los nuevos
esquemas dictados por la contabilidad gubernamental, ello implica cambios de
fondo en la operación administrativa y financiera del organismo, para ello será
46
necesario contar con una herramienta que permita administrar los nuevos
esquemas con la automatización correspondiente.
Para ello la Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado proveerá a las
dependencias gubernamentales, organismos paraestatales y autónomos el
sistema denominado SAP, el cual es un sistema integral que comprende todos los
procesos administrativos, presupuestales, contables y financieros y que llegará a
marginar a los sistemas que actualmente operan en la Comisión, es decir, la
administración de accesos y perfiles de los que habla el auditor externo quedarán
sin efecto una vez que el SAP esté en funcionamiento.
ACCIONES DE MEJORA A IMPLEMENTAR POR LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 8
Se someterá a la aprobación de la Coordinación Técnica Electoral que sea la
Unidad de Tecnología y Sistemas el área que coordine la implementación de las
acciones para solventar la observación en comento, la Dirección de Administración
tendrá que definir los accesos y perfiles autorizados para cada uno de los módulos
integrados a los diferentes sistemas contables y administrativos o bien de aquello
que sea requerido por la Unidad señalada.
La fecha compromiso para la definición de la planeación de esta actividad y su
implementación sería al cierre del presente año.
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9. Responsabilidades no formalizadas en el procedimiento de recepción de bienes
Situación actual / causa
Los procedimientos y controles de recepción de bienes no delimitan claramente las
responsabilidades del Analista de Compras en relación a la verificación que debe realizar para
asegurar el cumplimiento de especificaciones, control de calidad de los bienes y otros
requerimientos particulares.
Posible riesgo / área de oportunidad
Afectación de la operación de la Comisión ocasionada por retrasos en la identificación de bienes
que no cumplen con las especificaciones requeridas.
OBSERVACIÓN No. 9
CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A
LA OBSERVACIÓN No. 9
La responsabilidad sobre la verificación de las especificaciones de los bienes y
servicios requeridos recae en el área solicitante, específicamente en el empleado
que ha sido definido como responsable de la verificación; es decir, sí se tiene
documentado el proceso de verificación y señalado de quien depende dicho
proceso sin embargo se han establecido modificaciones a los procedimientos de
recepción de bienes y servicios con motivo de una modificación integral para
solventar las observaciones relativas a la segregación de funciones en el proceso
de adquisiciones, colocación de órdenes de compra, recepción de bienes y
servicios, verificación de bienes y servicios recibidos, provisión contable del
pasivo, control de saldos de proveedores y finalmente el pago y su contabilización.
ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 9
La modificación nodal del procedimiento de recepción de bienes y servicios
consiste en cambiar al responsable de la recepción de los bienes y servicios en
aras de abonar a la segregación de funciones y generar mayor transparencia y
control al proceso.
Lo anterior se materializaría con la creación de la plaza de Analista de recepción
de bienes y servicios de la Dirección de Administración quien sería el responsable
de la recepción de los bienes y servicios, supliendo en esta función al Analista de
compras y tendrá la responsabilidad de realizar una verificación preliminar del bien
o servicio recibido, será éste quien posteriormente lo entregue al área solicitante y
de seguimiento al proceso de verificación definitiva que realiza la dirección o
unidad solicitante.
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Para ello se tomaron las siguientes acciones:
a) Se generó la instrucción de trabajo “Recepción y entrega de productos” (IT-
DA-19) la cual se encuentra a cargo del Analista de Recepción de bienes y
servicios de la Dirección de Administración y en la cual se delimitan sus
funciones, responsabilidades y las políticas que son aplicables al proceso
de recepción de bienes y servicios.
b) Se generó el documento “Documentos que integran el expediente de la
compra por tipo de modalidad” (D-DA-22)
c) Se generó el formato “Registro de productos recibidos” (F-DA-141)
d) Se generaron dos modificación más al formato “Orden de compra” (F-DA-
04) consistentes en:
Se agrega un apartado de verificación respecto a las
especificaciones incluidas en el orden de compra (las cuales derivan
de las especificaciones señaladas por las áreas solicitantes en el
formato de requisición de bienes y servicios)
Se agrega un apartado en donde el proveedor firma de entregado el
bien o producto, otro en donde el Analista de recepción de bienes y
servicios recibe y realiza la verificación señalada en el punto previo.
Estos documentos se anexan al presente informe.
Por otro lado se generará un diseño para la automatización de la administración
del proceso de recepción de bienes y servicios el cual iniciará una vez coloca la
orden de compra al proveedor y concluirá con la liberación del expediente de
compra para el pago correspondiente.
Esta automatización se integrará al SIAPAF a través de un módulo de nueva
creación el cual generará de manera automática los reportes que de manera
integral darán información oportuna para el control de la administración de las
órdenes de compra, el pago a proveedores y los procesos intermedios.
Sobre estos dos últimos párrafos se hablará de manera más detallada en las
acciones de mejora a implementar para solventar la Observación No. 10.
49
10. Función de compras y cuentas por pagar sin soporte adecuado de sistemas de información
Situación actual / causa
Las funciones de compras y cuentas por pagar están siendo administradas a través de sistemas
independientes para el manejo de órdenes de compra (SIAPAF), registros contables (Contpaq) y
pagos (Cheqpaq), sobre este tema observamos las siguientes debilidades de control:
• No se puede tener certeza sobre la exactitud, totalidad, oportunidad e integridad de los
registros de la información.
• Informe de recepciones de bienes y servicios.
• Informes de rechazos de bienes y servicios recibidos.
• Registro automático de las compras a partir de los registros de cantidades recibidas, resultados
del proceso de aseguramiento de calidad y precios autorizados, en las cuentas y auxiliares de
inventario y cuentas por pagar.
• Conciliación automatizada de las órdenes de compra y los informes de recepción, con el
propósito de identificar diferencias.
• Aplicación de anticipos otorgados contra las facturas correspondientes.
• Monitoreo continuo en relación a partidas antiguas o significativas de anticipos, para su
resolución en forma oportuna.
• Registro automático de cuentas por pagar y órdenes de pago a proveedores a partir de los
datos de recepción de bienes, y los precios y condiciones establecidas en las órdenes de compra.
• No se cuenta con un módulo de cuentas por pagar, lo cual impide contar con un reporte de
antigüedad de facturas por proveedor.
Posible riesgo / área de oportunidad
• Errores, omisión o duplicidad en el registro de cantidades de bienes y servicios recibidos,
ocasionando la programación de pagos por bienes y servicios no recibidos o prestados.
• Afectación de la operación de la Comisión ocasionadas por retrasos o falta de seguimiento
a rechazos en recepciones de bienes o servicios.
• Pago en exceso a proveedores ocasionado por errores o retrasos en la aplicación de
anticipos contra facturas pendientes de pago.
• Registro inexacto, incompleto, inoportuno y/o duplicado de facturas de proveedores.
• Realización de pagos por bienes o servicios no recibidos o recibidos en condiciones
distintas a las pactadas.
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CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A
LA OBSERVACIÓN No. 10
La observación que nos ocupa implica la automatización y generación de sistemas
de información diseñados para el control de la función de compras desde la
colocación del requerimiento hasta el pago de los compromisos contraídos por el
organismo, ello implica una modificación integral al SIAPAF siendo dicha
modificación dependiente de la Unidad de Tecnología y Sistemas y de su
calendario de cargas de trabajo.
No obstante lo anterior, tal cual fue señalado en las consideraciones respecto a la
Observación No. 8, una vez que sea liberada la entrega del SAP por parte de la
Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado a la Comisión Estatal
Electoral como herramienta que será utilizada para los procesos presupuestables
y contables, sistema integral que generará de manera automática las interfaces
señaladas por el auditor externo y que será aplicable a las nuevas reglas que dicta
la contabilidad gubernamental, las automatizaciones que se realicen al SIAPAF
quedarán sin efecto.
ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 10
Entre tanto es liberado por parte de la autoridad correspondiente la herramienta ya
señalada (SAP) como herramienta controladora de los procesos presupuestales y
contables, la Dirección de Administración atenderá la observación a través de dos
grandes campos de acción:
Campo de acción 1: Recepción de bienes y servicios
El primero comprende las primeras 5 debilidades de control señaladas por el
auditor ya que todas ellas tienen que ver con el proceso de recepción de bienes y
servicios, para lo cual como se ha detallado en acciones de mejora para atender la
observación No. 9, se ha generado una Instrucción de trabajo y se propone la
creación de la plaza Analista de Recepción de bienes y servicios con la finalidad
de atender además, el tema de segregación de funciones.
Adicionalmente a la generación de la instrucción de trabajo y al seguimiento que el
Analista de recepción de bienes y servicios deberá implementar para controlar el
proceso a partir del envío de la orden de compra hasta la liberación del expediente
para que se proceda al pago, esta observación requiere que se diseñe un módulo
para su automatización.
51
Para ello se generará un diseño a fin de que éste sea entregado a la Unidad de
Tecnología y Sistemas y que sea programado un módulo adicional en el SIAPAF,
en donde el Analista de recepción de bienes y servicios pueda monitorear cada
orden de compra enviada y darle seguimiento a la recepción del producto,
autorizaciones, firmas, verificaciones, integración de expedientes y finalmente la
liberación para pago.
La fecha límite para la generación del diseño comentado en el párrafo anterior
será el 30 de noviembre de 2013 con la finalidad de que se encuentre en
operación en el año 2014, lo anterior considerando la agenda disponible de la
Unidad de Tecnología y Sistemas.
En tanto este módulo se encuentre en proceso, se implementará este mismo
seguimiento de manera manual a través del “Registro de productos recibidos” (F-
DA-141) el cual resultaría en automático una vez que el proceso de seguimiento
se realice a través del módulo señalado.
De esta forma, se podrá tener certeza sobre la exactitud, totalidad, oportunidad e
integridad de los registros de la información (una vez que se cuente con el proceso
automatizado) y se obtendrán informes de recepción de bienes y servicios,
rechazos en su caso así como el registro automático de las compras y la
generación de la cuenta por pagar correspondiente.
Cada orden de compra será registrada en el “Registro de productos recibidos” (F-
DA-141) a cargo del Analista de recepción de bienes y servicios por lo que se
podrá tener una conciliación (primero manual y después automática una vez que
se encuentre en operación el módulo multicitado) entre las órdenes de compra y la
recepción de los bienes y servicios adquiridos.
Campo de acción 2: Proceso de cuentas por pagar
En la atención de las observaciones No. 11 y 13 se ha señalado la propuesta de
crear la plaza de Analista de cuentas por pagar así como la propuesta para el
monitoreo de los saldos de pasivos con proveedores.
Para atender todo el ciclo de cuentas por pagar, se propone además la creación
del procedimiento “Cuentas por pagar” (P-DA-22) en donde se establecen las
secuencias y responsabilidades para tener el control y seguimiento de los
diferentes aspectos que se generan en la administración de las cuentas por pagar,
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dicho procedimiento es posible ponerlo en práctica una vez que se autorice la
plaza señalada.
Es decir, el proceso de cuentas por pagar se atenderá de la siguiente manera:
a) Creación de la plaza de Analista de cuentas por pagar
b) Implementación del procedimiento Cuentas por pagar (P-DA-22) se anexa al
presente
c) Creación del formato “Orden de pago” (F-DA-142)
d) Reporte de emisión de requisición de bienes y servicios/Cédula de control y
monitoreo de antigüedad de saldos (F-DA-143) (señalado en la observación
No. 11 en tanto se encuentre en operación el módulo para su automatización).
e) Generación de diseño para la automatización y creación del módulo de
cuentas por pagar (fecha límite de generación del diseño 30 de diciembre de
2013)
En relación al monitoreo de partidas antigüas, las acciones de mejora
implementadas se señalan en el apartado correspondiente para atender la
observación No. 11.
El objetivo de la creación del Área de Cuentas por Pagar será establecer los
lineamientos metodológicos para la recepción de los documentos necesarios para
la generación de un pago, con la finalidad de establecer claramente el control y
manejo de dichos documentos por un área especializada.
Un principio básico que tendrá la función de Cuentas por Pagar es que todas las
transacciones que se registran deberán tener un control interno que salvaguarde
la integridad de las operaciones y permita un registro que deje información para
poder consultar sus movimientos y saldos en cualquier fecha, es decir cumplir con
la confiabilidad de la información de manera veraz y oportuna.
Además, crear una sinergia entre la función de Cuentas por Pagar, Contabilidad,
Recepción de bienes y servicios, Compras y Tesorería permitirá llevar de manera
coordinada y controlada el proceso desde que se inicia la compra hasta la
realización del pago al proveedor.
Con esta interrelación de actividades, generación de reportes y desagregación de
funciones entre las funciones involucradas (Cuentas por pagar, Recepción de
bienes y servicios, Contabilidad, Compras y Tesorería) se obtendrá un control
estricto para el pago de los pasivos de proveedores.
Dentro de la metodología de control de Cuentas por Pagar se estará dando
seguimiento con los siguientes formatos:
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Generación de Reporte automático a través del SIAPAF que muestre de manera
consecutiva cada una de las requisiciones de Bienes y Servicios, el seguimiento
hasta que se coloca la orden de compra, así como hasta concluir con el registro
del cheque con el que se estará pagando la requisición de bienes y servicios,
otra de las particularidades de este reporte es que aquellas requisiciones que no
se les asignen órdenes de compra, automáticamente serán canceladas en un
término de 5 días posteriores a la creación de la misma, como complemento al
reporte es que reflejara la antigüedad de todas y cada una de las requisiciones
que se les haya fincado orden de compra, ira mostrando la antigüedad hasta en
el momento que se les realice el pago al proveedor correspondiente.
Creación de un formato denominado “Orden de Pago” (F-DA-142), el cual será el
formato oficial para la generación de pagos a proveedores y contará con las
autorizaciones correspondientes que actualmente se manejan en el formato de
Requisición de bienes y servicios.
Además con el plan de la nueva de Ley de Contabilidad Gubernamental que está
llevando a cabo el Gobierno del Estado de Nuevo León a través de la Secretaria
de Finanzas, con la implementación del sistema integral (SAP); este sistema
abarca las áreas de Presupuestos, Recepción de bienes y servicios, Compras,
Contabilidad, Cuentas por pagar, Bancos y su interfaz entre todos y cada uno de
ellos es de manera automática, es decir no se genera un pago a proveedor, si no
existe presupuesto, o de otra manera, no se puede registrar un pasivo si no hay
presupuesto, con este sistema traerá grandes beneficios en la planeación
presupuestal, control de pasivos, emisión de pago a proveedores y flujo de
efectivo eficiente.
11. Antigüedad de saldos con proveedores sin soporte de monitoreo
Situación actual / causa
Observamos que no se cuenta con evidencia sobre el monitoreo continuo de los saldos del auxiliar
de cuentas por pagar, en particular en relación a partidas antiguas, pagos no identificados, saldos
deudores, saldos parciales de facturas, y otros indicadores de errores eventuales de
procesamiento.
Posible riesgo / área de oportunidad
Saldos con proveedores improcedentes ocasionados por errores u omisiones en la acumulación de
facturas y en la aplicación de pagos a proveedores.
OBSERVACIÓN No. 11
54
CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A
LA OBSERVACIÓN No. 11
La atención a esta observación relativa al monitoreo sobre antigüedad de saldos
de pasivos se dará de manera automática una vez que se encuentre en operación
el módulo de Cuentas por Pagar y el procedimiento que han sido detallados en las
acciones de mejora para atender la observación No. 10, ya que los saldos de
pasivos serán controlados automáticamente por el sistema evitando con ello
errores en la administración de éstos.
ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 11
No obstante las consideraciones señaladas en el párrafo que antecede, y con la
finalidad de generar una acción inmediata sobre el tema, a partir del segundo
trimestre del año 2013, la Jefatura de Contabilidad realiza un monitoreo continuo
de los saldos del auxiliar de cuentas por pagar a través de la implementación de
una cédula de control de pasivos, con monitoreo diario partiendo de la información
que se genera en el sistema contable a partir del auxiliar de pasivos (provisiones)
y la información que se genera en el SIAPAF a fin de llevar a cabo una revisión
permanente con la finalidad de informar a la Jefatura de Operación sobre los
saldos con mayor antigüedad y obtener seguimiento diario al respecto.
12. Aplicación incorrecta del Boletín C-9 (registro de provisiones contables)
Situación actual / causa
Identificamos que los registros actuales de provisiones de cuentas por pagar al cierre del periodo
se están realizando conforme a la obtención de la factura, sin considerar la aplicación del Boletín
C-9 de las Normas de Información Financiera (NIF), que establece las siguientes condiciones para
el reconocimiento de una provisión:
• Exista una obligación presente (legal o asumida) resultante de un evento pasado a cargo de la
entidad.
• Es probable que se presente la salida de recursos económicos como medio para liquidar dicha
obligación.
• La obligación pueda ser estimada razonablemente.
Posible riesgo / área de oportunidad
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Registro inexacto, incompleto, inoportuno y/o duplicado de provisiones relativas a bienes y
servicios no registrados al cierre del periodo.
OBSERVACIÓN No. 12
CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A
LA OBSERVACIÓN No. 12
Respecto a la observación que nos ocupa esta Dirección considera que es
inexacto la opinión del auditor externo al manifestar que esta Comisión Estatal
Electoral está incumpliendo con la aplicación del Boletín C-9 de las Normas de
Información Financiera, ya que el auditor señala que se tiene la práctica
inadecuada de registrar contablemente la provisión del pasivo con base a la
recepción de la factura que presenta el proveedor del servicio en lugar de que sea
registrada la provisión una vez que se coloca la orden de compra; nuestras
consideraciones se ponen en evidencia en los siguientes párrafos:
Tal como lo señala el auditor externo, el boletín C-9 “Pasivos, provisiones, activos
y pasivos contingentes y compromisos” expresa en su párrafo 78, que para el
reconocimiento y por lo tanto presentación y revelación de una obligación dentro
de los estados financieros de la entidad se debe de cumplir con las siguientes tres
condiciones:
a) Exista una obligación presente (legal o asumida) resultante de un evento
pasado a cargo de la entidad
b) Es probable que se presente la salida de recursos económicos como medio
para liquidar dicha obligación
c) La obligación pueda ser estimada razonablemente
Sin embargo debemos recordar que la orden de compra establece los derechos y
obligaciones de las partes, entre las obligaciones del proveedor de bienes y
servicios se encuentran: cumplir con la especificación del producto y servicio
solicitado, cumplir con el precio unitario pactado y cumplir con los plazos de
entrega.
Mientras que las obligaciones del comprador, que en este caso sería la Comisión
Estatal Electoral está el efectuar el pago cuando reciba a su entera satisfacción
los bienes o servicios solicitados.
Entonces en este sentido, la orden de compra no es el evento pasado efectuado
por la entidad como aquel contemplado como el primer requisito para el
56
reconocimiento de un pasivo (tal como se señala en el inciso a) del boletín C-9, ya
que la obligación de pago y por lo tanto de un compromiso surge cuando la
Comisión Estatal Electoral reciba a entera satisfacción los bienes y servicios, ese
evento pasado es el que generará la obligación y que deberá de ser pagado
mediante la salida de recursos futuros (inciso b del citado boletín) y es
perfectamente cuantificable al contar la orden de compra con la especificación del
precio unitario.
Por lo que consideramos que “el evento pasado efectuado por la entidad como
aquel contemplado como el primer requisito para el reconocimiento de un pasivo”
es cuando el producto se recibe a entera conformidad, que en este caso se genera
una vez que la factura es recibida.
Adicionalmente debemos tomar en consideración las reglas que establece la
contabilidad gubernamental referente a los “momentos contables”, dicha
normatividad establece que el reconocimiento de una obligación de pago a favor
de terceros debe registrarse una vez que el gasto es devengado es ahí cuando se
recibe de conformidad los bienes o servicios pactados con el proveedor que
corresponda, es en ese momento cuando se afecta presupuestal y contablemente
la transacción, es decir, es en ese momento cuando procede el registro de la
provisión correspondiente.
En ese mismo sentido podemos concluir que la emisión de la orden de compra per
se no es un elemento suficiente para proceder al registro contable de la provisión
del pasivo sino que es un elemento para afectar presupuestalmente el sistema
administrativo que corresponda, es decir, se asume un compromiso, lo cual es
concordante con el “momento contable” que se considera en el esquema de la
contabilidad gubernamental, sin embargo aún el gasto no se encuentra
devengado, sino que se mantiene con una etiqueta de “comprometido”.
Así las cosas, esta Dirección considera que la opinión emitida por el auditor
externo no puede ser considerada como una observación que haya que atenderse
como área de oportunidad, dado que este organismo electoral está obligado a
atender las disposiciones que sobre el tema establece la contabilidad
gubernamental.
Como soporte de esta visión se anexa al presente copia de la opinión del asesor
contratado por la Dirección de Administración en el presente año para atender las
consultas que se realicen en el temario financiero-fiscal-administrativo.
57
13. Inadecuada segregación de funciones en el proceso de compras y cuentas por pagar
Situación actual / causa
Durante la revisión que efectuamos sobre la segregación de funciones en los procesos de compras
y cuentas por pagar, observamos personal con responsabilidades operativas incompatibles
(conflictos de interés) sin controles alternos de mitigación:
• La recepción y devolución de bienes es llevada a cabo por personal de compras quien
adicionalmente realiza actividades de cuentas por pagar y actualización del maestro de
proveedores.
• La custodia y control físico de los cheques, es llevada a cabo por personal quien a su vez tiene a
cargo registros contables, cuentas por pagar y pagos.
• El registro de cuentas por pagar es realizado por personal quien a su vez tiene a cargo labores
contables y de pagos.
Posible riesgo / área de oportunidad
• Manipulación y alteración de datos y registros de recepciones, devoluciones y cuentas por
pagar de bienes y servicios adquiridos, en perjuicio de la Comisión debido a conflictos de interés.
• Uso indebido o alteración de cheques.
OBSERVACIÓN No. 13
CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A
LA OBSERVACIÓN No. 13
En atención a la observación emitida por el auditor en donde señala riesgo de
conflicto de intereses en ciertas actividades operativas derivado de una
inadecuada segregación de funciones en el proceso de compras y cuentas por
pagar, es preciso comentar lo siguiente:
La segregación de funciones que señala el auditor externo como el deber ser del
control administrativo implica, como mínimo, la ampliación de la estructura
administrativa dentro de la Dirección de Administración, lo anterior considerando
que el implementar la segregación de funciones en las actividades operativas
señaladas implicaría contar con tres posiciones de nueva creación en el catálogo
de puestos de la Dirección Administrativa, es decir, incrementar la plantilla base
del organismo.
58
Sin embargo esta solución NO atendería la observación de la segregación de
funciones en su totalidad, ya que, aunque las actividades operativas sean
reasignadas en aras de buscar precisamente la segregación sugerida por el
auditor, dichas actividades continuarían desarrollándose dentro de los mismos
departamentos de operación y de contabilidad pertenecientes ambos a la
Dirección de Administración.
ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 13
Sin menoscabo de lo anterior, el plan de acción propuesto por la Dirección de
Administración con la finalidad de atender la observación del auditor, desde la
Dirección Administrativa, es el siguiente:
a) Crear la plaza de Analista de Cuentas por Pagar
Dentro de la estructura de la Jefatura de Contabilidad se integraría la plaza en
mención la cual tendría bajo su responsabilidad realizar las gestiones necesarias
para la operación de los pagos a proveedores, las responsabilidades y las
funciones del puesto se describen en el Anexo denominado “Descripción del
puesto Analista de Cuentas por Pagar”.
b) Documentar el proceso de la segregación de funciones para la
administración de las cuentas por pagar a través del procedimiento
“Cuentas por pagar” (P-DA-22)
Este procedimiento tiene el objetivo de señalar con el mayor detalle posible las
políticas y flujo de actividades que llevaría a cabo el analista de cuentas por pagar
con su interacción con el resto de las funciones involucradas. El análisis a detalle
del procedimiento propuesto se señala en las acciones de mejora para atender la
observación No. 10.
c) Creación de la plaza Analista de Tesorería
Dentro de la estructura de la Jefatura de Contabilidad se integraría la plaza en
mención la cual tendría bajo su responsabilidad administrar los pagos, la emisión
de cheques, interfaz entre el Contpaq y el Cheqpaq, administración de bancos y
59
demás funciones que se detallan en el Anexo denominado “Descripción del puesto
de Analista de Tesorería”.
d) Documentar el proceso de la segregación de funciones para la
administración de los pagos, bancos y emisión de cheques a través de la
modificación de la IT “Elaboración de cheques” (IT-DA-10) y la creación de
la IT “Transferencias bancarias” (IT-DA-18)
Ambos documentos enmarcan las actividades y funciones que se controlan desde
el área de Tesorería a través de la creación de la plaza de Analista de Tesorería.
Ambos documentos se anexan a la presente.
e) Creación de la plaza Analista de recepción de bienes y servicios
Tal como se señaló en las acciones de mejora comentadas para solventar la
observación No. 9 emitida por el auditor externo, el proceso de recepción de
bienes y servicios se realizará a través de la creación de la plaza de Analista de
recepción de bienes y servicios quien tendrá la responsabilidad del proceso de
recepción de bienes y servicios y el control del seguimiento para tramitar los pagos
correspondientes, para ello se generó la instrucción de trabajo “Recepción de
productos” (IT-DA-19).
Con la finalidad de proveer mayor claridad a la propuesta de atención de la
observación vertida por el auditor, se acompaña el siguiente diagrama en donde
se señalan los procesos clave y los responsables de su ejecución, lo anterior en el
marco del plan de acción propuesto:
60
Los procesos señalados en los flujos de color azul son procesos dependientes de
la Jefatura de Operación, por otro lado, los procesos señalados en los flujos en
color café son procesos dependientes de la Jefatura de Contabilidad, ambos
integrados a la Dirección de Administración.
Una vez creadas las plazas sugeridas, la función del Analista de contabilidad sería
llevar a cabo los procesos de registro contable y finalmente el Jefe de Contabilidad
sería el responsable de la custodia de los cheques, quedando de esta forma
atendida la observación al 100%.
61
OBSERVACIONES PADRON DE PROVEEDORES
CONSIDERACIONES GENERALES
La integración del padrón de proveedores y los requisitos para su registro lo
establece la Ley de Adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios del
estado de Nuevo León previo a su reciente reforma.
Con la modificación a la citada normatividad el legislador eliminó de la Ley de
Adquisiciones los lineamientos que tienen que ver con la administración del
padrón de proveedores, señalando únicamente la obligación de contar con uno
pero sin definir cuáles son los requisitos y procedimientos que se deben atender,
lo anterior a diferencia de la Ley de Adquisiciones previa a su reforma.
Los procedimientos y requisitos a atender en el tema serán definidos en el
Reglamento que de la Ley de Adquisiciones emita el Gobierno del Estado a través
de la Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado, reglamento que
deberá ser analizado una vez sea emitido por la Secretaría a fin de tomar como
base los criterios que considere esa autoridad a nivel Reglamento.
En virtud de lo anterior, las definiciones que en este momento se realicen respecto
a la administración del padrón de proveedores podrá variar una vez que se hagan
públicos los nuevos criterios, tiempos y procedimientos a aplicar; en tanto esto se
materializa, la Dirección de Administración propone una serie de acciones de
mejora en el proceso a fin de contar con el control del 100% de las diferentes
etapas que tienen que ver con la administración del maestro de proveedores.
Por otro lado también se debe considerar, que una vez que la Secretaría de
Finanzas y Tesorería General del Estado proporcione el sistema que será utilizado
para la implementación de las nuevas reglas derivadas de la contabilidad
gubernamental (SAP), la función del padrón de proveedores del organismo deberá
ser analizado nuevamente, ya que la operación de las adquisiciones de bienes y
servicios sin importar el monto de las mismas deberán realizarse a través de dicho
sistema utilizando el padrón de proveedores central que maneja el Gobierno del
Estado el cual será el único habilitado para la operación, por lo que de esto se
podrían generar cambios nodales en la administración de las adquisiciones y
contrataciones de bienes y servicios inclusive culminando en la eliminación del
padrón de proveedores y su administración desde la Comisión Estatal Electoral.
62
ACCIONES DE MEJORA GENERALES IMPLEMENTADAS DE LA DIRECCIÓN
DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A LAS OBSERVACIONOES DERIVADAS
DE LA REVISIÓN AL PADRÓN DE PROVEEDORES
Derivado de las observaciones vertidas por el auditor externo respecto a la
revisión que se realizó al padrón de proveedores de la Comisión Estatal Electoral,
su administración, control y registro, esta Dirección de Administración implementó
cambios muy considerables que permitieron que actualmente el padrón de
proveedores se encuentre completo en su totalidad con la documentación
requerida así como la evidencia en el cumplimiento de los tiempos que marca la
Ley de Adquisiciones (previa a su reforma) en cada una de las etapas del registro
de proveedores en el maestro de proveedores.
A continuación señalaremos las acciones implementadas con el mayor detalle
posible para posteriormente agregar consideraciones y descripción de acciones de
mejora, en caso de que no haya quedado solventado algún tema, en cada una de
las observaciones vertidas por el auditor:
1. Depuración del padrón de proveedores re clasificando aquellas
personas físicas o morales que no se encuentran obligadas al registro
de las que sí se encuentran obligadas a éste conforme a la
normatividad aplicable.
En este sentido se re clasificó un total de 75 proveedores que dada la
naturaleza de los productos o servicios que prestan no se encuentran
obligados al registro en el padrón.
Ejemplo: proveedores de bienes perecederos, asesores, consultores,
proveedores de mostrador, proveedores de combustible, medios masivos
de comunicación (radio, periódicos, revistas, etc)
Esto es que de un total de 401 proveedores registrados en el padrón se re
clasificaron 75 quedando un universo de 326 proveedores sujetos al periodo
de refrendo.
Se anexa al presente informe:
El padrón de proveedores integrado por 401 proveedores.
El listado de los 75 proveedores reclasificados como proveedores no
obligados al registro.
El listado delos 326 proveedores obligados sujetos al periodo de refrendo.
63
2. Depuración del padrón de proveedores en el marco del periodo de
refrendo establecido por la Ley de Adquisiciones.
El periodo de refrendo del padrón de proveedores es definido por la Ley de
Adquisiciones para realizarse durante el periodo de marzo-mayo del año
que corresponda, los proveedores con registro vigente en el año 2013
estuvieron obligados a refrendarse en el periodo señalado, aquellos que no
presentaron su solicitud de refrendo y la documentación soporte
correspondiente perdieron continuidad y quedaron fuera del padrón de
proveedores vigente.
En ese orden de ideas, iniciamos el periodo de refrendo con un padrón de
proveedores sujetos a este proceso de 326 proveedores, de los cuales
únicamente cumplieron con el 100% de la documentación requerida un total
de 34 proveedores.
Se anexa al presente informe el listado de los 34 proveedores que
cumplieron con el proceso de refrendo y de los cuales se cuenta con la
integración del 100% de los expedientes.
A partir del periodo de refrendo y con corte al 28 de agosto del año 2013 se
han recibido y autorizado el alta de 5 proveedores los cuales han sido
registrados en el padrón de proveedores vigente.
Se anexa listado de los 5 proveedores con alta inicial en el periodo del 1
junio de 2013 al 28 agosto de 2013
Con esa fecha de corte se cuenta con un padrón de proveedores vigente de
39 proveedores entre personas físicas y morales.
Se anexa listado del padrón de proveedores vigente con fecha de corte de
28 de agosto de 2013 (mismo que se encuentra publicado en el portal de
transparencia del organismo)
3. Control para la integración completa de expedientes.
Los proveedores que forman parte del padrón vigente del organismo
cuentan con el 100% de los documentos que integran su expediente con
base a lo establecido por la Ley de Adquisiciones (previo a su reforma).
Para asegurar este control se establecieron documentos que contienen los
requisitos diferenciados por tipo de proveedor ya sea persona física o
persona moral y por tipo de trámite ya sea alta o refrendo, por otro lado se
dieron de alta documentos que permiten la revisión clara del cumplimiento
64
de dichos requisitos por parte de los proveedores al momento de presentar
su solicitud de alta o refrendo. Los documentos generados para este control
son los siguientes::
a) Requisitos de personas morales para efectuar el alta en el padrón de
proveedores (D-DA-12)
b) Requisitos de personas morales para efectuar el refrendo en el padrón
de proveedores (D-DA-13)
c) Requisitos de personas físicas para efectuar el alta en el padrón de
proveedores (D-DA-16)
d) Requisitos de personas físicas para efectuar el refrendo en el padrón de
proveedores (D-DA-17)
e) Check list de requisitos de alta de personas morales (F-DA-134)
f) Check list de requisitos de refrendo de personas morales (F-DA-135)
g) Check list de requisitos de alta de personas físicas (F-DA-136)
h) Check list de requisitos de refrendo de personas físicas (F-DA-137)
En los formatos denominados “Check List” se controla la recepción,
revisión preliminar y finalmente la autorización de la documentación
presentada por los proveedores en conjunto con la solicitud de
inscripción correspondiente.
4. Elevación del grado de jerarquía sobre la responsabilidad de la
administración del padrón de proveedores.
Actualmente la responsabilidad de la administración del padrón de
proveedores recae en el Jefe de Operación de la Dirección de
Administración sustituyendo en esta función al Analista de compras, esto
abona no solamente al tema de segregación de funciones, separando la
función de la administración del padrón de proveedores de quien realiza las
funciones de compras, sino que da mayor certeza al control sobre la
administración en comento ya que se implementa con ello un control
adicional al poner un nuevo “filtro” de revisión. Lo anterior se pone en
evidencia en el procedimiento de Registro en el padrón de proveedores (P-
DA-21)
5. Modificación a la documentación con la que se administra el padrón
de proveedores.
Se elevó a nivel de procedimiento el documento que enmarca las políticas y
secuencias para la administración del proceso, lo anterior en sustitución del
65
documento que se encontraba en el nivel de Instrucción de trabajo; por lo
que el procedimiento “Registro en el padrón de proveedores”(P-DA-21)
permite generar responsabilidades específicas y claras en cada una de las
etapas de la administración del padrón, su registro, la autorización, la
integración de expedientes y el seguimiento que se debe dar desde la
presentación de solicitud de inscripción por parte del proveedor hasta la
autorización para el registro en el maestro de proveedores.
Adicionalmente el procedimiento establece claramente la intervención del
Director de Administración, Coordinador Técnico Electoral y el Comité de
Adquisiciones en su caso.
6. Creación del formato Control de seguimiento de altas y refrendos de
proveedores (F-DA-138) para controlar el seguimiento del registro de
proveedores en el padrón.
Actualmente el Jefe de Operación controla el seguimiento en tiempo y
forma del proceso de registro de un proveedor en el padrón, de acuerdo a
lo que establece la Ley de Adquisiciones, ese formato evita omisiones en el
cumplimiento de los tiempos límites establecidos en la normatividad
aplicable así como provee certeza sobre las autorizaciones que se otorgan
para la integración del padrón.
Este formato permite al nivel jerárquico responsable de la autorización de
registro, en este caso el Director de Administración, tener certeza sobre la
integración del padrón de proveedores de manera permanente.
Adicionalmente la aplicación de este control permite contar con la
homologación en la actualización del padrón, evitando con ello los desfases
entre las fechas de la emisión de la constancia de alta o refrendo y el
registro en el referido maestro de proveedores.
7. Definición del diseño para la automatización de la administración del
padrón de proveedores.
El pasado mes de mayo, esta Dirección de Administración entregó a la
Unidad de Tecnología y Sistemas la solicitud de desarrollo de un módulo en
el SIAPAF a través del cual se pretende administrar de manera automática
el padrón de proveedores (Se anexa al presente informe).
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Las principales virtudes a destacar con el diseño emitido y la
automatización de la administración del padrón son:
El seguimiento desde la solicitud de inscripción que sea presentada
por un proveedor hasta su autorización podrá ser visualizada y
supervisada de manera automática por el Director de Administración
e inclusive por niveles de mayor jerarquía si así se decide.
Las fechas de solicitud de inscripción, de cada etapa del proceso de
autorización, del registro en el padrón y de la propia autorización de
registro se realizará de manera automática en el sistema lo cual
evitará errores en el proceso de registro.
Con la finalidad de contar con mayor transparencia y para abonar a
la segregación de funciones el módulo estará preparado para que la
Unidad de Tecnología y Sistemas pueda realizar revisiones sobre los
accesos y perfiles del sistema.
El sistema contará con el listado de proveedores así como con el
listado de proveedores reclasificados, esto permitirá atender el tema
que se explica a continuación.
El sistema no permitirá que se coloquen órdenes de compra a
proveedores no registrados en el padrón de proveedores, salvo
aquellas compras que por su naturaleza o monto, no se encuentra
contemplado por la normatividad para que sean adquiridos con
proveedores registrados en el padrón, utilizando a cambio el listado
de proveedores no obligados.
Se estima que el módulo se encuentre en funcionamiento en el mes de
octubre del año 2013, sin embargo todos los controles que se llevarán a
cabo en el sistema ya están siendo aplicados de manera manual
cumpliendo con todos los requisitos en tiempo y forma que establece la Ley
de Adquisiciones (previo a su reforma).
8. Administración del padrón de proveedores obligados a su registro y
de los no obligados.
Como se comentó en la acción de mejora No. 1 del presente capítulo se re
clasificaron los proveedores que no se encuentran obligados al registro, sin
embargo, se ha definido la obligación de mantener un expediente mínimo
de estos en custodia como parte de la administración de proveedores no
obligados.
67
Para ello se ha generado el formato de “Hoja de generales de la persona
física o moral no obligados al registro en el padrón de proveedores” (F-DA-
139) y la “Carta protesta de proveedores no obligados al registro en el
padrón” (F-DA-140) ambos documentos se integrarán al expediente de
cada proveedor no obligado que presten servicios de asesoría, consultoría
y medios impresos, electrónicos de radio y televisión y servicios de
capacitación.
De tal forma que se contará con un listado de proveedores no obligados
pero con un número consecutivo como control y por otro lado con el listado
de proveedores que sí se encuentran obligados al registro en los términos
señalados por la Ley de Adquisiciones.
9. Publicación del padrón de proveedores en el portal de transparencia
del organismo.
Dentro del procedimiento de “Registro en el padrón de proveedores” (P-DA-
21) señalado en la acción de mejora No. 5 del presente capítulo se agregó
un apartado de políticas relativas a la publicación en el portal de
transparencia de la Comisión, en dicho apartado se define que la
publicación se realizará cada vez que se tenga un movimiento en el padrón
ya sea por alta, baja o modificación.
Una vez que se encuentre en operación el módulo señalado en la acción de
mejora No. 7 la publicación se realizará en automático desde el módulo en
cuestión.
Lo anterior permitirá asegurar la actualización al día o “en línea” del padrón
de proveedores de la publicación que se haga en el apartado de
transparencia de la página Web de la Comisión.
68
1. Debilidades en el registro, supervisión y administración de expedientes del padrón.
El procedimiento actual para que un proveedor pueda ser registrado en el padrón incluye lo
siguiente: Llenado de solicitud de alta, entrega de documentación soporte, validación de
documentación, autorización y registro. Como resultado del análisis efectuado sobre la aplicación
de dicho procedimiento identificamos las siguientes debilidades de control:
• En la totalidad de los registros del padrón, no se incluye el día en la fecha de alta:
• No se contempla la verificación de que los estados financieros presentados
correspondan con el ejercicio inmediato anterior y de forma parcial del ejercicio
en curso.
• Falta de análisis sobre la congruencia entre las cifras de los estados financieros y
los ingresos manifestados en la declaración de experiencia comercial
• Inconsistencia de información generada por múltiples errores de captura y/o falta
de actualización de los datos (teléfono, contacto, correo).
• Observamos que 17 de 401 expedientes no contaban con el formato de solicitud
de alta original.
• Algunos expedientes presentan incongruencias entre la persona designada como
apoderado y/o representante legal y las personas que firman la documentación
soporte presentada.
• Existen 29 registros en el padrón de proveedores a los cuales no les fue solicitada
la documentación soporte mínima requerida.
CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN
No. 1
El padrón de proveedores vigente cuenta con fecha específica del registro
de cada proveedor así como de las diferentes etapas del proceso. Al
liberarse el módulo para la automatización de la administración del padrón,
esta situación quedará marginada al 100% ya que las fechas se
establecerán en automático por el sistema.
Los estados financieros integrados a los expedientes de cada proveedor se
encuentra al 100% incluyendo la firma del representante legal (excepto por
los presentados por el despacho PriceWaterhouse Coopers S.C. despacho
encargado de la auditoría externa practicada.
69
La información general del proveedor que se registra en el padrón cuenta
con tres filtros de revisión: nivel Analista de compras, nivel Jefe de
Operación y Director de Administración, con ello se tiene mayor certeza de
la información ahí incluida evitando la omisión y/o errores en la captura.
Los expedientes de proveedores que no contaban con el formato de
solicitud original, señalados por el auditor como 17 de 401 (4%)
corresponden a proveedores registrados al inicio de la integración del
padrón de proveedores (año 2004 en su mayoría) momento en el que no se
establecía la obligación de resguardar la solicitud original sino únicamente
los refrendos correspondientes.
Actualmente todos los proveedores obligados al registro en el padrón de
proveedores se encuentran registrados en éste y cuentan con su
expediente integrado al 100%.
2. Errores en el registro del RFC
La Comisión cuenta con la práctica de realizar una validación de los datos contenidos en la
solicitud de alta (formato FDA-65) contra la documentación soporte requerida (R1, cédula fiscal,
acta constitutiva), previo a la autorización y registro de los proveedores en el padrón, sin embargo,
conforme a la revisión de expedientes, identificamos 38 casos con errores en el RFC.
CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN
No. 2
Actualmente el 100% de los proveedores registrados cuentan con la evidencia de
la concordancia de la información señalada, los errores detectados por el auditor
corresponden a errores de captura por parte del Analista de compras.
3. Discrepancias en domicilios fiscales
Con base en nuestra validación, observamos 54 proveedores con diferencia en domicilios
registrados en el padrón contra la documentación soporte del domicilio fiscal contenida en los
expedientes.
70
CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN
No. 3
Actualmente el 100% de los proveedores registrados cuentan con la evidencia de
la concordancia de la información señalada, los errores detectados por el auditor
corresponden a errores de captura por parte del Analista de compras o bien a
cambios de domicilio que no fueron actualizados en el maestro de proveedores
pero sí en el expediente correspondiente.
4. Deficiencias en el proceso de supervisión de altas en el padrón
En el curso del análisis efectuado sobre el proceso de supervisión y autorización de altas en el
padrón, observamos que dicho procedimiento no contempla la verificación de la información
existente para la identificación de casos con mismos domicilios (12 casos), mismo representante
legal (22 casos), mismos accionistas (24 casos), mismo correo (12 casos) y/o mismo contacto (24
casos), previo a su registro.
CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN
No. 4
En este tema es muy importante señalar que no existieron en el periodo sujeto a
revisión ni en momentos posteriores concursos para la adjudicación de bienes y
servicios en donde participaran proveedores que mantuvieran alguna coincidencia
en alguno de los datos de su registro, de hecho en el 100% de los casos
señalados por el auditor externo, inclusive, los giros comerciales son distintos por
lo que no existe el riesgo de que se haya dado concursos que generen conflicto de
intereses como lo señala el auditor.
El diseño de automatización de la administración del padrón de proveedores
establece el control automático de aviso al Director de Administración cuando se
presenten casos en donde uno o varios datos coincida con la información de
proveedores registrados de manera previa, quedando sujeto a la liberación del
Director de Administración sobre la autorización del registro, dicha autorización
deberá ser soportada en el expediente del proveedor con copia del acta
administrativa de autorización por parte del Comité de Adquisiciones, lo cual
quedó plasmado en el procedimiento “Registro en el padrón de proveedores” (P-
DA-21).
71
5. Desfases de tiempo en autorizaciones y registros del padrón
Durante la revisión que efectuamos sobre el tiempo transcurrido entre la autorización de las
solicitudes de alta y su registro correspondiente en el padrón, se identificaron casos en los cuales
existen desfases en día considerables, observamos 18 casos con diferencias negativas entre la
fecha de registro y la fecha de autorización, lo que indica que el proveedor se dio de alta en el
padrón y posteriormente se autorizó, además identificamos 50 casos en los que la diferencia es
positiva, lo que indica que existe un retraso en el registro de los proveedores.
CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN
No. 5
Principalmente el desfase señalado por el auditor se origina al considerar que el
registro en el padrón de proveedores se realizaba al incluir solamente el mes y el
año de registro, dicha situación quedó totalmente solventada con la depuración
realizada, además de que al implementar las acciones señaladas en el punto 6 de
las acciones de mejora generales señaladas al inicio del presente capítulo, (la
aplicación de la cédula Control de seguimiento de altas y refrendos de
proveedores (F-DA-138), disminuye a su máxima expresión el registro de errores u
omisiones; dicho formato se está controlando de manera manual en tanto se libera
la automatización referida, una vez liberado el módulo, el sistema acotará las
fechas con los periodos autorizados para llevar a cabo cada una de las etapas lo
que haría que riesgo de error quede eliminado en su totalidad.
6. Proveedores que no cumplen con antigüedad conforme a Ley
La disposición legal vigente establece como requisito a las personas interesadas en registrarse en
el padrón, el acreditamiento a través de documentos legales de la experiencia como productor o
comerciante por lo menos 18 meses antes de su solicitud, sin embargo, conforme a la revisión
efectuada sobre los expedientes, constatamos que existen 25 casos en los cuáles se incumplió con
el requisito señalado.
CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN
No. 6
En el marco de esta observación es muy importante acotar que los proveedores
que se encuentran en esta tónica representan el 6% del padrón vigente en ese
momento, adicionalmente la Dirección de Administración no está en posibilidad de
72
realizar un análisis sobre la observación vertida por el auditor dado que no se
cuenta con el detalle de la integración de los proveedores señalados en la
presente observación.
Adicionalmente es importante señalar que NO se realizaron adquisiciones a la
totalidad de los casos señalados por el auditor, sin embargo el detalle específico
no es posible analizarlo dado que no se cuenta con el desglose presentado por el
auditor externo.
7. Personas físicas designadas como asesores y consultores externos
Actualmente 7 de los 32 proveedores con giro comercial relacionado con asesorías y consultorías
corresponden a personas físicas, de acuerdo al análisis efectuado sobre los mismos observamos lo
siguiente:
Ninguno contaban con copia de la cedula profesional que los acredite como personal apto para
prestar los servicios relacionados.
Dificultad para asegurar la objetividad en la selección de un asesor que tuvo una relación laboral
con la Comisión previamente.
Existen 6 casos en los que no se presentó toda la documentación requerida, tal como estados
financieros, declaración anual, declaración de experiencia comercial o referencias comerciales.
CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN
No. 7
Con base al Art. 28 fracc VI de la Ley de Adquisiciones, arrendamientos y
contratación de servicios del estado de Nuevo León, los prestadores de servicios
de asesorías y consultorías no se encuentran obligados a registrarse en el padrón
de proveedores, por consiguiente tampoco existe una obligación para la
integración de los expedientes correspondientes.
Tampoco señala la Ley de Adquisiciones como obligación de que la selección de
personas morales prevalezca sobre las personas físicas así como que se integre
un expediente para estos casos.
Los prestadores de este tipo de servicio fueron depurados del padrón de
proveedores obligados al registro y se incluyeron en el listado de proveedores no
obligados manteniendo en este momento el expediente con los datos generales
señalados en la acción general No. 8 incluida al inicio del capítulo que nos ocupa.
73
La atención a esta observación será sometida al Comité de Adquisiciones con la
finalidad de analizar si es un tema que desea ser atendido aún que no sea un
requisito obligatorio dictado por la Ley de Adquisiciones del estado de Nuevo
León.
8. Inconsistencia en la definición de giros comerciales
De acuerdo con el análisis efectuado al padrón de proveedores observamos que la definición de
los giros comerciales se está realizando sin considerar la estandarización de los mismos, esta
situación representa que se cuente con múltiples giros comerciales similares.
CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN
No. 8
Se ha procedido a generar una clasificación y sub clasificación de los giros
comerciales con el fin de dar mayor orden a la información que integra el padrón
de proveedores y aunque ello no representa una obligación que dicte la Ley de
Adquisiciones, se atendió como acción de mejora al proceso.
9. Expedientes con documentación soporte incompleta
Conforme a nuestra revisión de los 401 expedientes que integran el padrón de proveedores
observamos un grado considerable de incumplimiento sobre la documentación requerida.
8% Incumplimiento con RFC
21% Incumplimiento con Estados Financieros
9% Incumplimiento con Acta Administrativa
14% Incumplimiento con declaración de experiencia comercial
15% Incumplimiento con identificación del representante legal
CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN
No. 9
La integración de los expedientes de los proveedores registrados actualmente en
el padrón de proveedores cuentan con el 100% de los requisitos establecidos en la
74
normatividad aplicable, excepto por el que corresponde al despacho
Pricewaterhouse Coopers, S.C. el cual no presentó la firma del representante legal
en los estados financieros entregados, el resto de los expedientes se encuentran
integrados en su totalidad.
Adicionalmente es necesario conocer el detalle de la integración de esta
observación a fin de analizar los casos en particular.