Themasessie De businesscase: kosten en baten van e-learning
Programma
• Wie zijn wij?
• Basisprincipes businesscase
• Specificeren naar e-learning
• Valkuilen en tips
Wie zijn wij?
Michiel Baldal
- 10- 2- 60.000
Janine van Zoest
- 1986- 20- 5000
Basisprincipes Businesscase
• Het gaat om inschattingen van effecten die moeilijk te kapitaliseren zijn
• Het dwingt de beslissers om de verwachte uitkomsten te expliciteren
• HRM maakt haar activiteiten toetsbaar
Waarom een business case?
Stappenplan
1. Werk het beleidsvoornemen uit in een stappenplan2. Bepaal de kosten van het beleid:
• Materiële kosten• Personeelskosten
3. Bepaal de verwachte effecten4. Gebruik kengetallen om verwachte effecten (financieel)
meetbaar te maken5. Vergelijk kosten
en batenJa
arlijk
se c
ashf
low
Tijd
‘Niets doen’-scenario
Project-scenario
Busines s case
Investeringsfase Exploitatiefase
Inhoud van een business case
Doelstelling: Het vertalen van een planin een financieelhaalbaarheidsmodel
• Doelstelling en relatie met organisatiestrategie
• Risico’s en randvoorwaarden
• Tijdshorizon en –planning met mijlpalen
• Kosten en batenConclusie & aanbevelingen
Risico’sFinanciële consequenties &
Verwachte opbrengsten
Verwachtekosten&
Doel en scope
Commercieel plan Operationeel plan
inhoud business case
Strategische verkenning Business case Beslissing
Welke financiële consequenties spelen vaak een rol in HRM business cases?
• Eenmalige materiële investeringskosten (bijvoorbeeld bij software, systemen, cursussen)
• Terugkerende materiële onderhoudskosten (licenties, updates, systeemonderhoud)
• Eenmalige personele kosten (tijdsbesteding bij voorbereiding en implementatie)
• Terugkerende personele kosten (tijdsbesteding bij uitvoering)
• Directe besparingen op bestaande materiële kosten (stopzetten licenties, externe inhuur)
• Lange termijn besparingen (kapitalisatie van opbrengsten tav materieel en personeel: bijv. lagere uitstroom, kortere inwerktijd, minder verzuim, hogere kwaliteit, meer inkomsten)
Specificeren naar e-learning
• Beperkt gestart met e-learning
• Ontwikkelingen volgen zich in sterk tempo op
• Overtuigingskracht nodig bij Raad van Bestuur
• Methode om financiele resultaten inzichtelijk te maken
• Draagvlak binnen de organisatie creeren
Waarom een e-learning businesscase?
• Grote flexibiliteit niet plaats- en tijdgeboden
• Leeraanbod per persoon functie, niveau en het tempo
• Hoog rendement wisselend onderwijsaanbod
• Kennis delen gebruik van logs, chat, forumdiscussie
• Leerstof makkelijk wijzigen up-to-date, één versie
• Aansturing en controle portfolio’s en managementrapportages
Voordelen van e-learning
• leer- en opleidingsklimaat versterken
• stimulerende en creatieve arbeidsomgeving creëren
• bewustwording dat leren een continu proces is
• continu reflecteren op eigen handelen om leerervaringen te borgen
• snel reageren op ontwikkelingen in vakgebieden
• Tijdsinvestering begeleiders beperken en oefenen van vaardigheden niet ten koste van productie
Doelstelling bepalen
• Werk een aantal klassikale scholingen uit in kosten• Bereken de besparing die e-learning had kunnen opleveren• Bepaal de kosten voor de project implementatie• Bepaal de financiële opbrengsten van e-learning
Gemiddelde kosten scholing theorie en praktijk € 50.000 Besparing € 25.000
Implementatie e-learning eerste jaar €100.000
Na 4 scholingen al uit de kosten
Verwachte kosten en opbrengsten
Verwachte oplevering en risico’s
Wat levert e-learning op?
• Verkorten klassikaal onderwijs door voorkennis
• Betere beklijving
• Lerende zelf verantwoordelijk: opbouw portfolio en bespreken in jaargesprek
• Gemakkelijke rapportage: weinig administratieve werkzaamheden
Wat zijn de risico’s?
• Draagvlak in beide organisaties onder verschillende doelgroepen
• Beschikbare capaciteit om digitale omgeving op te zetten, aan te vullen en te gebruiken
• Beschikbare apparatuur
Valkuilen en tips
• Business Case wordt uitsluitend als ‘sales’ instrument gebruikt
• Toch afmaken als het niet blijkt te werken: ‘Fallacy of Sunk costs’
• Vergeten van variabele en terugkerende kosten (beheer, onderhoud, nascholing, etc.)
• Niet-realistische uitgangspunten (extrapolatie, onmogelijke randvoorwaarden)
• Oneigenlijke argumentatie• Kloppend maken van de business case• Liegen met statistiek• Keuze en volgorde van alternatieven
• Na het project de follow-up vergeten
Valkuilen
• Houd het kort en daarmee vooral krachtig
• Bespreek voor met belangrijke betrokkenen
• Controleer cijfers regelmatig (voor indienen)
• Denk goed na wat je precies wilt bereiken
• Begin er alleen aan als doel helder is en voldoende middelen aanwezig zijn
• Gebruik voorbeelden en kennisvan omgeving!
Tips
• Doelstelling bepalen
• Kosten en opbrengsten berekenen
• Businesscase schrijven en ter besluitvorming indienen
• Na positieve besluitvorming– Plan van aanpak schrijven– Keuze voor aanbieder software– Evaluatiecriteria opstellen– Projectgroep vormen– Organisatie informeren en vooral enthousiasmeren!
Aanpak
Wat ga jij maandagochtend doen?