Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
PROCESY W PROCESY W
FIRMIEFIRMIE
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Co to są procesy ?
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
W formie ogólnej…
Proces – uporządkowany w czasie ciąg zmian i stanów zachodzących po
sobie. Nośnikiem każdego procesu jest zawsze w
efekcie jakiś system fizyczny.
Każdy kolejny stan/zmiana systemu spowodowana jest przez stan/zmianę poprzednią albo przez oddziaływanie zewnętrzne na system.
Źródło: http://pl.wikipedia.org/wiki/Proces
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
W biznesie…
Proces biznesowy to zaplanowany przebieg działań mający na celu uzyskiwanie
określonych rezultatów.
Przebieg procesu jest najczęściej określany przez spisaną procedurę biznesową lub słowne
ustalenia kierownictwa.
Źródło: Portal Zarządzania http://biznet.gotdns.org/index.php?title=Proces_biznesowy
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
W biznesie…
Procedury, instrukcje, zasady itd.
PROCES XDziałanie
ADziałanie
BDziałanie
C
Wejście
Właściciel procesu
Klient procesu
Wyjście
Zdarzenie
kończące proces
Zdarzenie rozpoczynają
ce proces
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Czyli co to
dokładnie
oznacza ?
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
…że procesy są wszędzie…
…w każdym obszarze funkcjonowania firmy.
Wszystko co robimy każdego dnia, każde kolejne, nasze działanie, zmiana systemu
spowodowana jest przez nasze działanie, zmianę poprzednią albo
przez oddziaływanie zewnętrzne na firmę, dział, na nas…
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
…Często termin „podejście procesowe” traktowany jest
jedynie jako hasło.
Niejednokrotnie jest wykorzystany przy tym, jako argument dla budowania systemu zarządzania jakością w sposób dość dowolny, a
czasem chaotyczny…
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Zarząd
Dział Sprzedaży i Marketingu
Dział Finansów
…Dział
ProdukcjiDział
Personalny
Specjalizacja w ramach swojej funkcji
W wielu firmach na organizację patrzy się z perspektywy
realizowanych funkcji.
Organizacja funkcjonalna
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
W tym spojrzeniu na organizację stosowane jest podejście hierarchiczne, oparte na delegacji poleceń i kontroli.
Członkowie organizacji przypisani są do określonych funkcji,
a przedsiębiorstwo traktowane jest jak zbiór funkcji.
Organizacja funkcjonalna
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Zarząd
Dział Sprzedaży i Marketingu
Dział Personalny
Dział Finansów
Dział Produkcji
…
Proces - sprzedaż towarów i usług
Proces – zatrudnienie pracownika na produkcję
Proces CProces - windykacja należności
Organizacja funkcjonalna, a procesy
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Przedsiębiorstwo jest przede wszystkim zbiorem powiązanych ze sobą czynności / działań / procesów, które przenikają poprzez funkcjonalną strukturę organizacyjną.
Organizacja funkcjonalna, a procesy
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Każdy dział, każda jednostka, każda
funkcja mają inne cele i zadania, ale
łączy je dostarczanie produktów,
usług i informacji klientom
(w firmie i poza nią).
Organizacja funkcjonalna, a procesy
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
W działaniach firmy można
bazować na doświadczeniu,
intuicji, stosować metodę
„prób i błędów”,
jednak najbardziej
efektywne jest
systematyczne,
kompleksowe podejście
do tematu.
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Taką metodą jest właśnie
podejście
procesowe.
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
To dlaczego firmy tego nie robią ?
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Odpowiedź jest prosta:
Bo to trudne…
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Podejście procesowe powinno stanowić
podstawę tworzenia systemów zarządzania
jakością (zgodnych z wymaganiami
ISO) oraz Total Quality Management –
Kompleksowego Zarządzania jakością.
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Podejście procesowe przede
wszystkim umożliwia
rzetelną analizę
działalności organizacji
oraz umożliwia
konstruowanie systemu
zarządzania jakością
w organizacji.
Tym samym wpływa
na ciągłe
doskonalenie
funkcjonowania firmy.
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Działając zgodnie z
procesami, procedurami i
zarządzając nimi możemy
doprowadzić np. do
obniżenia kosztów,
zwiększenia przychodów,
uzyskania większej
satysfakcji klientów…
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
To wszystko przekłada się na
wzrastającą
efektywność naszego
biznesu.
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Warto także przeanalizować jak wyglądają poszczególne fazy dojrzałości procesowej firmy.
Faza zerowa
Faza inicjatyw
procesowych
Faza zarządzania
procesami
Faza procesowej
struktury
organizacyjn
ej.
1
2
3
4
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
W fazie zerowej procesy są niewidzialne.
Inaczej mówiąc, istnieją, ale nikt ich nie dostrzega.
Paradoks ten jest łatwy do wytłumaczenia. Firma w tej fazie koncentruje się na swojej
strukturze organizacyjnej, nawiasem mówiąc funkcjonalnej.
Struktura ta sankcjonuje i wzmacnia hierarchię podziału pracy oraz związane z
nią uprawnienia i zakresy odpowiedzialności w wymiarze pionowym.
Źródło: Portal Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman
Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Faza zerowa
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Faza zerowa
Źródło: Portal Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman
Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
W poszczególnych pionach znajdują się pracownicy, którym dobrze pracuje się razem, ze względu
na wspólne zadania, kwalifikacje i doświadczenia. Kierownicy natomiast koncentrują się
na zarządzaniu ich działaniami. Gorzej ze współpracą,
która przekracza granice pionów funkcjonalnych.
Odpowiedzialność za koordynację i integrację unosi się do góry, aż do szczebla Prezesa firmy.
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Jak wiadomo, procesy to ciągi skoordynowanych
działań zlokalizowanych w różnych miejscach.
Działania takie wykonywane są w każdej firmie. W fazie
pierwszej nie są one natomiast całościowo
postrzegane i zarządzane w sensie
operacyjnym.
Faza zerowa
Źródło: Portal Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman
Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Przekleństwem firmy funkcjonalnej jest nieuchronna
specjalizacja. W przypadku kadry
kierowniczej, znajomość zarządzanego obszaru zaczyna
się i kończy zazwyczaj na granicy podległej jednostki
organizacyjnej. Jest to zresztą znajomość ogólna, co jest
całkowicie zrozumiałe i usprawiedliwione. Im
niżej w hierarchii organizacyjnej, tym większa
znajomość szczegółów, ale tym węższe z kolei pole widzenia.
Faza zerowa
Źródło: Portal Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. GruchmanModel PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Mój Dział.
Moja
twierdza.
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
„Prowadziłem kiedyś analizę procesów w dużej firmie
produkcyjnej, międzynarodowej zresztą, na poziomie przepływów informacji.
W jednym z działów zapytałem o pochodzenie pewnego dokumentu.
„Ten dokument otrzymuję od Pani Katarzyny.” Czym zajmuje się Pani Katarzyna ? „Nie wiem, to nie moja sprawa.”
W jakim dziale pracuje Pani Katarzyna ? „Drugie piętro, trzecie drzwi po lewej stronie”.
Co się dzieje z przygotowywanym dokumentem ? „Zanoszę go do Pana Tomasza”.
Reszty pytań i odpowiedzi nie muszę dalej cytować”.
dr Grzegorz B. Gruchmandr Grzegorz B. Gruchman
Faza zerowa
Źródło: Portal Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. GruchmanModel PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
W fazie drugiej procesy są już widoczne. Jest to właściwie jedyna istotna różnica pomiędzy tą fazą i poprzednią.
Nadal obowiązuje ta sama tradycyjna struktura organizacyjna. Pojawiają się natomiast mapy procesów biznesowych, opracowane przy okazji jakiegoś przedsięwzięcia. Przedsięwzięciem tym może być: ·przygotowanie do wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego·wdrożenie systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO·reorganizacja (przeprojektowanie) procesu biznesowego
Faza inicjatyw procesowych
Źródło: Portal Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman
Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Warunkiem przejścia z fazy pierwszej do drugiej jest odpowiedni zakres map procesów.
Muszą one obejmować wszystkie procesy firmy lub przynajmniej te, które uznawane są
za kluczowe. Z map tych powinny wynikać poziome powiązania
i zależności działań w różnych, wyodrębnionych organizacyjnie
obszarach firmy. Dzięki mapom o takim właśnie zakresie w firmie
zaczyna rozwijać się świadomość i znajomość owych powiązań.
Faza inicjatyw procesowychŹródło: Portal www.gruchman.pl Źródło: Portal www.gruchman.pl
Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. GruchmanModel PDF czyli Procesowa Dojrzałość
Firmy
Źródło: Portal www.gruchman.pl Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman
Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Faza zarządzania procesami
W trzeciej fazie wszystkie procesy firmy są zinwentaryzowane i
opisane. Opisy procesów – co bardzo ważne – są na bieżąco aktualizowane. Słowo
„proces” znajduje się na ustach wszystkich pracowników.
Świadomość i praktyczna znajomość zależności działań w firmie jest powszechna. Przede wszystkim jednak, w fazie tej pojawiają się
osoby odpowiedzialne za procesy, zwane popularnie ich właścicielami lub liderami. Nazwa nie ma zresztą
większego znaczenia, ponieważ najważniejsza jest przydzielona
owym osobom odpowiedzialność. Dotyczy ona przede wszystkim
ciągłego doskonalenia i rozwoju procesów.
Źródło: Portal www.gruchman.pl Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman
Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Związane z procesami role lub nawet stanowiska organizacyjne są jednak same z siebie mało
skuteczne. Jak wynika z nazwy, zarządzanie procesami wymaga planowania,
organizowania, motywowania i kontroli działań wchodzących w ich skład.
Firma w której procesy są naprawdę zarządzane posiada:
·system wskaźników mierzących skuteczność procesów
·system motywacyjny, wiążący wynagrodzenie z efektywnością procesów
·środki zbierania i przetwarzania informacji o efektywności procesów
Faza inicjatyw procesowych
Źródło: Portal www.gruchman.pl Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman
Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Kolejność elementów firmy w trzeciej fazie dojrzałości nie jest przypadkowa.
Za zarządzanie czymkolwiek musi być ktoś odpowiedzialny.
Bez mierzenia nie ma zarządzania i realizacji. Wreszcie, do kontroli zjawisk za które jest się
odpowiedzialnym, potrzebne są informacje. W dzisiejszych czasach oznacza to
automatycznie odpowiednie oprogramowanie.
Źródło: Portal www.gruchman.pl Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman
Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Faza inicjatyw procesowych
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
W firmie zarządzającej swoimi procesami wszystkie wymienione elementy integrują
stosowne procedury planistyczne, realizacyjne i kontrolne, ujęte w tzw. regulaminie
organizacyjnym. Bardzo ważnym składnikiem firmy w owej fazie jest także odpowiednia kultura organizacyjna.
Bez wartości i postaw zachęcających do zmian, uczenia się i pracy zespołowej, formalne
elementy zarządzania procesami są równie pożyteczne jak niedźwiedzie w objęciach
zimowego snu.
Źródło: Portal www.gruchman.pl Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman
Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Faza inicjatyw procesowych
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Firma w ostatniej fazie zarządza swoimi procesami z takim samym
entuzjazmem, jak w poprzedniej. Instytucjonalizacja
procesów osiąga natomiast jeszcze wyższy poziom.
W wymiarze pionowym nadal rządzą dyrektorzy pionów funkcjonalnych.
W wymiarze poziomym natomiast rządzą dyrektorzy
procesów. W konsekwencji, procesy biznesowe są co najmniej tak samo ważne, jak
działy i komórki organizacyjne.Słowo „rządzą” jest użyte
nieprzypadkowo. W firmie o procesowej strukturze
organizacyjnej dochodzi do rozdzielenia zarządzania ludźmi i
wykonywaną przez nich pracą.
Faza procesowej struktury organizacyjnej
Źródło: Portal www.gruchman.pl Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman
Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Sankcjonują to rozdzielne stanowiska organizacyjne oraz przydzielone im zakresy
odpowiedzialności i niezbędna władza. Tak jest, władza w sensie możliwości wydawania poleceń
służbowych oraz nagradzania i karania zależnie od wyników.
Władza kierownicza w wymiarze pionowym jest wyraźnie
zmniejszona i koncentruje się na rozwoju umiejętności pracowników, alokacji zadań i realizacji cząstkowych
wskaźników dla procesów. Władza kierownicza w wymiarze poziomym związana jest natomiast z realizacją wskaźników dla całych procesów
oraz ich doskonaleniem.
Faza procesowej struktury organizacyjnej
Źródło: Portal www.gruchman.pl Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman
Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Wspomniane rozdzielenie zarządzania ludźmi i procesami jest związane z daleko idącymi zmianami strukturalnymi oraz zmianami w
systemach motywacyjnych, budżetowania i kontrolingu.
Tak rozumiana struktura procesowa jest podejrzanie bliska macierzowej, ma więc w zasadzie taki sam
bagaż zalet, jak i balast wad.
Z technicznego punktu widzenia, wprowadzenie procesowej struktury organizacyjnej umożliwiają
zintegrowane systemy informatyczne i inne technologie. Podstawową przeszkodą są natomiast
problemy ludzkie związane z niezbędnymi zmianami.
Łagodnie mówiąc, mało kto lubi dzielić się władzą.
Faza procesowej struktury organizacyjnej
Źró
dło
: Porta
l ww
w.g
ruch
man
.pl
Źró
dło
: Porta
l ww
w.g
ruch
man
.pl
Dr G
rzeg
orz B
. Gru
chm
an
Dr G
rzeg
orz B
. Gru
chm
an
Mod
el P
DF
czyli Pro
ceso
wa D
ojrza
łość
Firm
y
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
Gotowi na rozwijające zmiany ?
Na procesy marsz
Przygotował Artur Smolik & Joanna Plata
inspirations
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team
W prezentacji wykorzystano fragmenty opracowań z Portal’u www.gruchman.pl Portal’u www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. GruchmanDr Grzegorz B. Gruchman
Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy
Zdjęcia i ilustracje: www.istockphoto.com, www.microsoft.com
Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła.